Metodologia

Tarefa Zero
Saiba como se organizar e ser produtivo!

Metodologia Tarefa Zero

Saiba como se organizar e ser produtivo

Introduo
J pensou em chegar s sextas-feiras com todas as suas tarefas da semana cumpridas?
Parece um sonho, n?! que nos dias de hoje, so tantos compromissos, reunies e
tarefas a serem executadas que, s vezes, nos perdemos, nos atrasamos, atrasamos a
vida de outras pessoas, enm, camos completamente enlouquecidos com tantas coisas
por fazer, sem saber por onde comear. Na verdade, no somos os nicos. A vida anda
to agitada, to exigente que, de alguma forma, se tornou comum car perdido,
atrasado, cheio de tarefas por fazer.
Mas voc j parou para pensar sobre como o acmulo de tarefas te prejudica? Das coisas
mais simples aos prejuzos mais desnecessrios, o acmulo de tarefas no realizadas
pode te custar muito. J parou para pensar, por exemplo, que enviar documentos com
atraso para seu contador pode te gerar multas salgadas? Pior que se prejudicar, voc j
se deu conta de como seus atrasos por falta de organizao podem afetar a rotina de
trabalho de alguns prossionais que dependem de voc? Estagirios, colegas de
trabalho, seu contador, despachantes e por a vai.
Sejam quais forem as consequncias, o fato que, quando nos planejamos, quando
estabelecemos prioridades e desenvolvemos mtodos de organizao de tarefas, a vida
ca muito mais fcil e produtiva. E, ainda que parea impossvel mudar radicalmente
essa dinmica da baguna muito mais fcil do que pode parecer, basta querermos nos
organizar e seguir alguns passos bsicos! difcil, mas chegar s sextas-feiras com todas
as tarefas da semana realizadas uma questo de disciplina e um pouquinho de
pacincia para reorganizar sua rotina.

Metodologia Tarefa Zero

Saiba como se organizar e ser produtivo

Prontos para largar os velhos e bagunceiros hbitos? Ento vamos comear trabalhando
a primeira tarefa:

Escolha uma agenda para seguir

Antes de comear a trabalhar na reorganizao da sua rotina, fundamental pensar

onde ela ser organizada para que voc possa enxergar ou ser lembrado de seus
compromissos de forma clara, frequente e pontual.
No importa o meio. Pode ser uma agenda tradicional, um aplicativo do celular, a agenda
do Google, no faz diferena. O fundamental aqui fazer uso da agenda que for melhor
para voc, que seja a mais adequada ao seu estilo de trabalho e sua personalidade.

Planeje-se

As palavras de ordem aqui so planejamento e, claro, organizao. Comece sua

segunda-feira planejando sua semana. Em primeiro lugar, anote todas suas tarefas,
dando a cada uma delas a prioridade que tem. Feito isso, estabelea os dias e horrios
em que cada uma deve ser realizada de acordo com o grau de sua prioridade. Pense em
faz-lo de maneira estratgica, levando tambm em considerao o tempo que ser
gasto em cada uma delas para que seu cumprimento no afete a qualidade do seu
trabalho.
No comeo, pode ser que essa reorganizao de rotina ocupe muito tempo do seu dia,
mas que tranquilo que ser s no comeo. Na medida em que voc for respeitando seu
planejamento, essa rotina ser internalizada e, portanto, realizada de maneira cada vez
mais rpida. Seja disciplinado, cumpra com seus horrios e tenha certeza de que vai
ganhar cada vez mais tempo e produtividade no seu dia-a-dia.

Metodologia Tarefa Zero

Saiba como se organizar e ser produtivo

Reserve tempo para tarefas rpidas e de ltima hora

Quando for organizar sua agenda e programar sua semana, reserve tempo para as
tarefas de ltima hora. No organize sua agenda encaixando atividades em todas as
brechas de tempo que houver no seu dia, ou o cumprimento da sua rotina ser invivel.
Sabemos que as rotinas de trabalho raramente so estticas. H sempre uma surpresa,
um compromisso novo, uma tarefa de ltima hora que deve ser realizada
imediatamente. claro que, dependendo da natureza do seu trabalho, isso pode
acontecer com mais ou menos frequncia e, conhecendo essa dinmica, ca mais fcil
saber quanto tempo extra reservar para essas atividades.
Sendo assim, disponibilize tempo para elas e, caso elas no aconteam, use o tempo que
seria delas para adiantar alguma outra atividade.

Elimine tarefas desnecessrias ou pouco importantes

Muitas vezes, perdemos um tempo enorme com tarefas quase sem utilidade. Isso
acontece porque comum que faamos as coisas no automtico, na ordem em que elas
aparecem, sem ao menos pensar no porqu estamos perdendo tempo com elas. Por
conta disso, muito importante conhecer o objetivo de cada tarefa para saber como
hierarquiz-la de acordo com nossos metas e objetivos.
Isso de extrema importncia porque, ao conhecer o objetivo de cada tarefa, muitas
vezes nos damos conta que elas tm pouqussima, ou as vezes, at, nenhuma
importncia. E quando esse for o caso, o mais recomendado que elas sejam
eliminadas. No tem porque perder tempo realizando atividades que no te traro
benefcio algum. muito mais produtivo dedicar esse tempo a atividades que te
ofeream uma vantagem concreta e agreguem valor ao seu trabalho.
Quando surgir uma tarefa nova, que no esteja programada no seu horrio, faa a
mesma anlise antes de tentar encaix-la no seu cronograma. Nem tudo que se pode
fazer deve ser feito.

Metodologia Tarefa Zero

Saiba como se organizar e ser produtivo

Adquira o hbito de delegar

Quando for analisar o objetivo de cada tarefa, pense tambm se elas dependem
exclusivamente de voc. Muitas pessoas, por preciosismo ou perfeccionismo, tendem a
querer resolver tudo quando, na verdade, muitas coisas poderiam ser delegadas sem
qualquer prejuzo para o seu resultado nal. Dedique seu tempo para o que depender
exclusivamente de voc.

Estabelea horrios para e-mails e redes sociais

Pode no parecer, mas checar e-mail e redes sociais o tempo todo uma das atividades
que mais contribuem para a improdutividade no ambiente de trabalho. Ainda que esse
acesso seja por motivos prossionais, estabelea horrios para checar tanto os e-mails
quanto as redes. Dependendo da sua rea, voc vai saber exatamente quanto cada um
deles demanda de voc para poder pensar quanto tempo dedicar a cada e com qual
frequncia.

Se possvel, faa uma coisa por vez

Estudos sugerem que pessoas que se dedicam a uma atividade por vez o fazem com
mais ecincia.

Divida tarefas grandes em pequenas tarefas

Geralmente, tarefas muito grandes assustam. As pessoas tendem a querer adi-las com
medo do tempo que perdero para resolv-las. O segredo, nesses casos, dividir as
grandes em pequenas tarefas, comeando a execut-las o quanto antes. Assim, tem-se
mais nimo para cumpri-las e, gradualmente, so resolvidas sem estresse, com mais
tempo e, ainda assim, dentro do prazo.

Metodologia Tarefa Zero

Saiba como se organizar e ser produtivo

Internalize sua rotina

Como j dito, reformular uma rotina, alm de trabalhoso, causa um certo estranhamento
no incio. Por conta disso, muita gente tende a abandonar a nova rotina criada voltando
a se comportar de acordo com os velhos hbitos. O problema que, como numa bola de
neve, as tarefas comeam a se acumular novamente.
Para que isso no acontea, voc deve respeitar sua nova rotina com rigor. claro que,
com o tempo, voc perceber que algumas mudanas podem ser feitas para melhor. Por
exemplo, criar mais tempo para tarefas de ltima hora, ou priorizar tarefas com base em
aspectos distintos. Mas seja como for sua rotina, respeita-a at que seja completamente
internalizada. At que todas as suas tarefas da semana sejam cumpridas at a sexta!

Gostou do Contedo?
Nos ajude compartilhando nas Redes Sociais!

Metodologia Tarefa Zero

Saiba como se organizar e ser produtivo

Sobre o Nibo
Fundado em 2012, o Nibo tem como objetivo ajudar empresas e escritrios de
contabilidade a organizarem e otimizarem suas rotinas, de forma simples e
intuitiva. Por meio de uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar, a
empresa permite que os prossionais possam gerenciar gesto nanceira, integrar
com a contabilidade e simplicar processos manuais.

AGENDE UMA DEMONSTRAO

www.nibo.com.br
Sobre o We Do Logos
A We do Logos a maior empresa de Concorrncia Criativa da Amrica Latina!
Oferecemos solues de design para pequenas e mdias empresas a um preo
justo e de maneira inovadora: o cliente escolhe o produto, dene o quanto deseja
investir a partir de um mnimo, recebe dezenas de opes, pede alteraes
ilimitadas e, ao nal, escolhe a opo ideal com garantia de satisfao!
A We do Logos a escolha certa tanto para o seu novo negcio quanto para PMEs
que procuram uma forma de ter uma identidade visual completa, bem trabalhada e
que retrata os valores e objetivos da marca.

www.wedologos.com.br