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RELATRIO DE ESTGIO EM GESTO E LOGSTICA HOSPITALAR

Ana Filipa Arajo Mendes

Relatrio de estgio apresentado Escola Superior de Sade do Instituto Politcnico de


Viana de Castelo para obteno do Grau de Mestre no Curso de Mestrado em Gesto das
Organizaes, Ramo de Unidades de Sade

Orientado: Professora Doutora Carminda Morais


Coorientado: Mestre Helena Lima

Este relatrio de estgio inclui as crticas e sugestes feitas pelo Jri.


Viana do Castelo, fevereiro de 2014

RELATRIO DE ESTGIO EM GESTO E LOGSTICA HOSPITALAR

Ana Filipa Arajo Mendes

Orientado: Professora Doutora Carminda Morais


Coorientado: Mestre Helena Lima

Viana do Castelo, fevereiro de 2014

Resumo
Na atualidade, impe-se s empresas ou instituies garantir ao cliente um servio com
diferencial competitivo, assegurando a disponibilidade de tudo aquilo que necessitam para
poderem laborar. Num sector com escassos recursos, grandes expectativas por parte dos
utentes, e nveis de despesa cada vez maiores, a abordagem para a realizao dos cuidados
de sade atravs da reduo dos custos assume grande relevo, e igualmente neste sentido
que a logstica um importante instrumento de gesto, de que cada vez mais instituies
hospitalares procuram tirar partido. Assiste-se assim, na sade em Portugal, a uma
mudana significativa na gesto orientada para modelos empresariais, que procuram reduzir
os custos e melhorar a qualidade dos cuidados de sade prestados. neste pressuposto que
surgem as parcerias pblico-privadas, constituindo uma abordagem inovadora de gesto
pblica que visa a realizao de infraestruturas e a prestao de servios pblicos, numa
lgica de otimizao das performances dos sectores pblico e privado.
Com o intuito de aprofundar os conhecimentos tericos adquiridos ao longo do percurso
acadmico, foi realizado um estgio curricular no departamento de gesto de logstica de
uma instituio hospitalar pblico-privada. Em conjunto com a equipa e com o apoio
prximo do diretor de departamento, foi realizado o diagnstico de necessidades, sendo
traadas as atividades que melhor se enquadravam com os objetivos do estgio e com as
necessidades da instituio.
Ao longo do relatrio de estgio apresentado detalhadamente todo o processo de acordo
com os pressupostos tericos apresentados, desde o planeamento ao assim como os
resultados que lhe so inerentes. Os desenvolvimentos foram de relevncia inquestionvel
para a aquisio de novas competncias, no mbito da gesto de stocks, nomeadamente em
termos da anlise de consumos, verificao e aquisio de material, organizao de
informao relativa aos materiais e aplicao de mtodos de gesto.
Palavras-chave: Mercado de Sade, Gesto de Logstica, Parcerias pblico-privadas,
Aprovisionamento hospitalar.

Abstract
Nowadays, it is imperative to companies or institutions to ensure customer service with
competitive advantage, ensuring the availability of all that they need in order to laboring. In
a sector with scarce resources, high expectations on the part of users, and expense levels
increasing, the approach to achieving health care by reducing costs assumes great
importance, and is also in this sense that logistics is an important management tool that
more and more hospitals seek to exploit. There has thus health in Portugal, a significant
change in the management-oriented business models, which seek to reduce costs and
improve the quality of care provided. It is this assumption that arise public-private
partnerships, providing an innovative approach to public management aimed at the
realization of infrastructure and public services, a logic optimization of the performance of
public and private sectors.
In order to deepen the theoretical knowledge acquired during the academic path, we
performed a traineeship in the department of logistics management of a public-private
hospital. In conjunction with the department director, was performed the diagnosis of
needs, and outlines the activities that would fit best with the objectives of the internship
and the needs of the institution.
Throughout the internship report is presented in detail the whole process according to the
theoretical assumptions presented, from planning to action as well as the results that are
inherent. The developments were undoubtedly important for the acquisition of new skills
in the management of stocks, particularly in terms of consumption analysis, verification
and acquisition of material, organization of information on materials and application of
management methods.
Key words: Health Market, Logistics Management, Public-Private Partnerships,
Procurement hospital.

ii

Resumen
Hoy en da, es imprescindible que las empresas o instituciones para asegurar el servicio al
cliente con una ventaja competitiva, asegurando la disponibilidad de todo lo que necesitan
con el fin de trabajadora. En un sector de escasos recursos, altas expectativas por parte de
los usuarios, y los niveles de gastos en aumento, el enfoque para lograr la atencin de la
salud mediante la reduccin de costes asume gran importancia, y es tambin en este sentido
que la logstica es un importante herramienta de gestin que cada vez ms los hospitales
tratan de explotar. Tiene por lo tanto la salud en Portugal, un cambio significativo en los
modelos de negocio orientados a la gestin, que buscan reducir los costos y mejorar la
calidad de la atencin prestada. Este es el supuesto de que se presenten las asociaciones
pblico-privadas, que proporciona un enfoque innovador para la gestin pblica orientada
a la realizacin de infraestructura y servicios pblicos, una optimizacin de la lgica de la
actuacin de los sectores pblico y privado.
Con el fin de profundizar en los conocimientos tericos adquiridos durante la trayectoria
acadmica, se realiz una pasanta en el departamento de gestin de la logstica de un
hospital pblico y el privado. Junto con el director del departamento, se realiz el
diagnstico de las necesidades, y describe las actividades que se adapten mejor a los
objetivos de las prcticas y las necesidades de la institucin.
A lo largo del informe de prcticas se presenta en detalle todo el proceso de acuerdo con
los supuestos tericos presentados, desde la planificacin a la accin, as como los
resultados que le son inherentes. Los acontecimientos fueron, sin duda, importante para la
adquisicin de nuevas habilidades en la gestin de las existencias, sobre todo en trminos
de anlisis de consumo, la verificacin y la adquisicin de material, organizacin de la
informacin en los materiales y la aplicacin de mtodos de gestin.
Palabras-clave: Mercado de la salud, la gestin logstica, alianzas pblico-privadas,
hospital de Adquisiciones.

iii

Abreviaturas, siglas e acrnimos


ACSS

Administrao Central do Sistema de Sade

APNOR

Associao de Politcnicos da Regio Norte

EDI

Electronic Data Interchange

EUA

Estados Unidos da Amrica

DQ

Departamento de Qualidade

MRP

Material Requirements Planning

NE

Nota de Encomenda

OMS

Organizao Mundial de Sade

PPP

Parcerias Pblico-privadas

SAP

Systems, Applications and Products in Data Processing

SI

Sistema de Informao

SNS

Servio Nacional de Sade

iv

ndice
Introduo ...........................................................................................................................................1
1.

Sistema de Sade em Portugal ................................................................................................3

2.

Gesto em sade .......................................................................................................................6

3.

4.

2.1.

Parcerias Pblico-privadas ...............................................................................................6

2.2.

As especificidades do mercado de sade .......................................................................9

2.3.

Gesto e logstica de unidades de sade...................................................................... 10

2.4.

Aprovisionamento hospitalar ....................................................................................... 13

Gesto de stocks .................................................................................................................... 20


3.1.

Stocks de segurana........................................................................................................ 23

3.2.

Sistemas de gesto de stocks ......................................................................................... 23

3.2.1.

Mtodo do ponto de encomenda ........................................................................ 24

3.2.2.

Mtodo do ciclo de reviso peridica ................................................................. 25

3.2.3.

Mtodo misto ......................................................................................................... 26

3.2.4.

Mtodo ABC........................................................................................................... 27

Gesto fsica de stocks .......................................................................................................... 29


4.1.

Atividades do armazm ................................................................................................. 31

4.1.1.

Receo dos materiais............................................................................................ 31

4.1.2.

Arrumao dos materiais ...................................................................................... 33

4.1.3.

Fornecimento interno de materiais ..................................................................... 34

4.1.4.

Servios Utilizadores ............................................................................................. 36

4.2.

Compra direta ................................................................................................................. 37

5.

Plano de ao .......................................................................................................................... 39

6.

Operacionalizao do plano realizado ................................................................................ 46


6.1.

Anlise mensal dos consumos ...................................................................................... 46

6.2.

Elaborao de procedimentos ...................................................................................... 50

6.3.

Elaborao de lista de material em falta para funcionamento dos servios ........... 51

6.4.

Elaborao de lista do material consignado ............................................................... 52

6.5.

Atualizao do Material Requirement Planning ............................................................... 53

Concluso ......................................................................................................................................... 55
Referncias Bibliogrficas .............................................................................................................. 57
Anexos .............................................................................................................................................. 60

ndice de figuras
Figura 1 Representao da circulao de informao e materiais em logstica................... 11
Figura 2 - Atividades logsticas de um hospital. ......................................................................... 13
Figura 3 - Variao dos diferentes tipos de procura em funo do tempo ............................ 22
Figura 4 Representao grfica do Mtodo do Ponto de Encomenda ................................ 25
Figura 5 Esquema representativo da anlise ABC .................................................................. 28
Figura 6- Esquema de um armazm com local diferenciado para a receo dos materiais . 32
Figura 7 Exemplo de cdigo de localizao de armazenagem .............................................. 34
Figura 8 Exemplificao do processo de picking ..................................................................... 35
Figura 9 Registo informtico da sada dos artigos .................................................................. 36
Figura 10 Armrio das arrecadaes dos Servios Utilizadores............................................ 37

vi

ndice de tabelas
Tabela 1- Dados mensais da unidade hospitalar obtidos em SAP........................................... 47
Tabela 2 - Rbrica com maior valor ............................................................................................. 48
Tabela 3 - Top 15 do material em outros consumos ................................................................. 48
Tabela 4 Representao da listagem de material em falta e pedido de oramento de um
servio ............................................................................................................................................... 51
Tabela 5 Representao da lista de material consignado elaborada ...................................... 52

vii

Introduo
O contexto hospitalar apresenta certas especificidades no mundo do trabalho. Os hospitais
congregam profissionais, saberes, tecnologias e infraestruturas com caractersticas
particulares. A sua configurao tcnica e social peculiar, caracterizada por uma diviso de
trabalho extremamente precisa, bem como por diferentes modelos de ao profissional,
sustentados nas competncias, saberes e mltiplas estratgias dos profissionais.
Segundo Kotler (2008, pg. 119), num sector com escassos recursos, grandes expectativas
por parte dos utentes, e nveis de despesa cada vez maiores, construir relaes duradouras
uma vantagem competitiva. Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a
obteno de uma vantagem competitiva em relao aos seus concorrentes, e a
oportunidade de atend-los prontamente, no momento e na quantidade desejada,
grandemente facilitada, muito concretamente com a gesto eficaz dos stocks.
Do ponto de vista competitivo cada vez mais importante assegurar que os produtos
certos, na qualidade e quantidade certa e ao preo certo, estejam no lugar certo, e no
momento certo. igualmente neste sentido que, a logstica um importante instrumento
de gesto. (Morgado, 2002, p. 34)
O relatrio de estgio apresentado foi desenvolvido tem por base o estgio realizado em
ambiente hospitalar no sistema da sade pblico-privada, no departamento de Gesto de
Logstica, tendo como principal objetivo desenvolver competncias no departamento de
aprovisionamento, diagnosticando e analisando a situao de gesto de stocks num
hospital. De acordo com o cronograma estabelecido a partir do nmero de horas
necessrias para a realizao do estgio, este teve incio a dia 6 de Dezembro de 2011,
tendo terminado no dia 23 de Fevereiro de 2012, com a durao total de 432 horas.
Com o intuito de promover um completo acompanhamento do perodo de estgio e das
metas traadas foram efetuadas vrias reunies de acompanhamento com o orientador da
APNOR e coorientador, representante da instituio. O relatrio das reunies consta do
dossier de estgio, disponvel para consulta, caso necessrio.
No incio do estgio foram delineadas, em conjunto com a direo do departamento, as
atividades a desenvolver, de acordo com a sua relevncia tanto para a instituio como para
os objetivos pretendidos para o desenvolvimento de competncia na rea.
O relatrio de estgio constitudo inicialmente por uma reviso bibliogrfica, fundamental
para contextualizar toda a ao desenvolvida. Deste modo, so explorados os conceitos e
aplicaes da gesto de stocks, logstica e aprovisionamento, enquadrados no contexto
1

hospitalar. ainda efetuada uma anlise breve dos servios de sade em Portugal, dando
particular nfase s parcerias pblico privadas. Numa fase posterior, so apresentadas as
atividades desenvolvidas no decorrer do estgio, bem como o seu enquadramento e
planeamento de acordo com os objetivos do estgio curricular.

1. Sistema de Sade em Portugal


A Organizao Mundial de Sade (OMS) foi fundada em 1948, definindo a sade como
um estado de completo bem-estar fsico, mental e social e no apenas um estado de
ausncia de doena.
Segundo Ferreira (2008, p. 606), para atingir estes objetivos, so necessrios meios, para
que todos os cidados recuperem ou mantenham o seu estado de sade. Esses meios,
compreendem um sistema de sade equitativo e uma estrutura de cuidados de sade, a que
todos tenham direito, por igual.
Numa perspetiva histrica, o Servio Nacional de Sade foi implementado em 1979 nos
termos da Lei de Bases da Sade. Como refere Barros e Simes (2007, pg. 15), baseia-se
numa cobertura universal de sade, de livre acesso e com um financiamento assente em
impostos. Em 1990, surge a nova lei de Bases da Sade que vem regular os servios
pblicos de sade. Desde o incio dos anos 90, ao abrigo da Lei de Bases da Sade1 e do
Estatuto do SNS, foram tomadas vrias iniciativas reformistas com maior incidncia no
sector hospitalar, mas na viragem do sculo cresceu o reconhecimento geral de que as
medidas at ento equacionadas eram marcadas pelo excesso de timidez e evidenciavam um
alcance prtico relativamente limitado.
Segundo Sousa (2009, p. 884), o sector da sade encontra-se num processo de
transformao, tanto na perspetiva da oferta como da procura, resultante da evoluo dos
tempos. As mudanas na procura condicionam e so condicionadas pela oferta dos
servios de sade. Cada vez mais, as organizaes desenvolvem de forma integrada e
sistemtica a sua capacidade de oferta, garantindo qualidade dos processos, assumindo o
objetivo de satisfao dos seus utentes.
Como frisado por Sousa (2009, p. 884), a sade tem vindo a assumir um valor cada vez
mais importante para a sociedade. O cidado abandonou a sua passividade face aos
servios de sade e procura uma prestao de cuidados de sade que responda s suas
necessidades e exigncias. Na deciso do prestador de cuidados de sade a que recorrer, a
qualidade dos servios prestados, o nvel de instalaes e equipamentos so fatores que
assumem uma importncia significativa. Aumentou o cuidado face opinio do cidado,
assistiu-se a uma melhoria nos sistemas de sade, implementao de novas tecnologias que
1 Lei n. 48/90, de 24 de Agosto. A proteo da sade constitui um direito dos indivduos
e da comunidade que se efetiva pela responsabilidade conjunta dos cidados, da sociedade e
do Estado, em liberdade de procura e de prestao de cuidados, nos termos da
Constituio e da lei.
3

ajudam no diagnstico e tratamento e melhoria na organizao dos servios. O utente


conquistou uma posio de primazia pois ele o cliente das organizaes prestadores de
cuidados de sade, posio privilegiada face a uma maior oferta de servios.
De acordo com Bertaglia (2009, p. 20), o aumento das expectativas dos cidados, a escassez
de recursos, a procura de maior eficincia e a introduo de novas tecnologias motivam o
sector da sade a constantes mudanas para possibilitar a sua sustentabilidade econmica e
financeira. Atualmente, o SNS tem um financiamento baseado em impostos, os
subsistemas atravs das contribuies dos trabalhadores e empregadores (incluindo o
Estado como entidade empregadora), e os prestadores de sade privados assentam em
financiamento privado.
Como referido no Relatrio de Primavera de 2009, o passado recente tem sido
caracterizado pela introduo de iniciativas, nomeadamente na gesto hospitalar. A
necessidade de reformar a gesto dos hospitais caracteriza-se pela introduo de
mecanismos de organizao e gesto internas e da adoo de modelos alternativos de
gesto.
O sistema de sade em Portugal caracterizado pela coexistncia de 3 sistemas: o SNS,
subsistemas de sade pblico-privado e seguros de sade voluntrios. Em Portugal, a
prestao de cuidados de sade baseia-se numa oferta pblica e privada (Barros, et al.,
2007, pag. 17).
O sector privado de cuidados de sade tem vindo a desenvolver-se e a ganhar um espao
cada vez maior no panorama da sade em Portugal, em diferentes vertentes. Grande parte
do desenvolvimento dos servios prestados pelos privados possvel tambm devido ao
aumento do nmero de pessoas abrangidas por seguros de sade, que assim recorre com
mais facilidade a estes cuidados. Apesar do livre acesso ao SNS, aproximadamente 20 a
25% da populao desfruta de cobertura de seguros de sade atravs de subsistemas de
sade (Barros, et al., 2007, pg. 17).
Em grande parte dos casos, a forma como o Estado est organizado para produzir os
servios de sade que d os contornos e a profundidade do sector privado. Este tende a
emergir quando ocorre uma perceo de que o sistema pblico oferece servios de baixa
qualidade, no permite possibilidade de escolha do prestador ou por cobrir apenas alguns
tipos de servios.
O aumento da despesa corrente privada em sade pode ser justificado pela insatisfao
com os servios pblicos hospitalares em Portugal. O estudo Sistema de Avaliao da
Qualidade Apercebida e da Satisfao dos Utentes nos Hospitais do SNS 2009 realizado
4

pelo ACSS, concluiu que apenas 70,1 % dos doentes assistidos nas urgncias em hospitais
portugueses se consideram satisfeitos com o servio prestado. Diversos motivos podem ser
apontados para o descontentamento com o SNS, tais como, a falta de meios de
diagnstico, falta de especialidades mdicas, atendimento inadequado, tempo de espera,
edifcios de sade em mau estado e falta de organizao por parte dos prestadores de
sade.
semelhana de outros pases europeus, os sucessivos governos procuraram desenvolver
iniciativas reformistas, tendo em vista conferir maior eficincia, autonomia e
responsabilidade s unidades hospitalares com o propsito mais amplo de melhorar a
performance do universo dos hospitais pblicos, quer na tica da obteno de ganhos
acrescidos de sade, quer na perspetiva da melhor utilizao dos fundos atribudos ao
sector, controlando o crescimento dos gastos pblicos.
Neste contexto, perante o reconhecido dfice de implementao de medidas robustas de
reforma, com a realizao das eleies legislativas de 2002, em matria de poltica pblica
de sade, assistiu-se convergncia dos programas polticos dos trs principais partidos
com representao parlamentar. As propostas polticas convergiam na necessidade de
introduzir um novo impulso reformista no sentido de revitalizar e modernizar o SNS,
conferindo-lhe maior eficincia e sustentabilidade financeira e aumentando a sua
produtividade, performance e eficcia, em termos de ganhos de sade. Para o sector
hospitalar, com cambiantes diferenciadas, previa-se o desenvolvimento gradativo de uma
reforma estrutural que operasse a transformao dos pilares burocrtico-administrativos e
da matriz monoltica em que assentava o modelo de gesto e financiamento da rede pblica
hospitalar.
Nesta linha, no mbito da reforma estrutural do sector hospitalar, duas importantes
iniciativas eram especialmente preconizadas: a introduo da abordagem das parcerias
pblico-privadas, promovendo a participao do sector privado na gesto e financiamento
de unidades hospitalares do SNS e a empresarializao da gesto hospitalar,
designadamente com a alterao das prticas pblicas de gesto e financiamento, bem
como com a mudana do estatuto administrativo dos hospitais, introduzindo um estatuto
de natureza empresarial, embora sob controlo acionista pblico, num nmero significativo
de hospitais. So as prticas de gesto adotadas na sade, devido s suas caractersticas
peculiares, que vo se seguida ser aprofundadas.

2. Gesto em sade
O facto de existir alguma falta de sucesso na rea da sade, poder ser atribuda em grande
parte existncia de inmeras barreiras que tem dificultado a implementao de prticas de
gesto da cadeia de abastecimento (Callender, 2007, pg, 5). Observando o sector da sade,
verifica-se que este operacionalmente diferente das outras empresas, sendo considerado
um sector ineficiente e enormemente fragmentado (Schneller e Smeltzer, 2006). A sade
em Portugal, apresenta uma mudana significativa na gesto orientada para modelos
empresariais, que procuram reduzir os custos e melhorar a qualidade dos cuidados de sade
prestados.
Recentemente, a indstria e os investigadores acadmicos comeam a explorar prticas de
gesto no sector da sade, tendo por objetivo, descobrir meios para uma melhor gesto.
Tendo por referncia esta questo, Rego e Nunes (2010, p. 188-189) descrevem uma
abordagem para a realizao dos cuidados de sade atravs da reduo dos custos que um
dos desafios da gesto de material hospitalar. Nesta abordagem, destaca-se o valor de
tomar uma atitude pr-ativa para responder ao desafio da transferncia de tecnologia entre
sectores de atividades.
, segundo Ferreira (2008, p. 607), neste pressuposto que surgem as parcerias pblicoprivadas, constituindo uma abordagem inovadora de gesto pblica que visa a realizao de
infraestruturas e a prestao de servios pblicos, numa lgica de otimizao das
performances dos sectores pblico e privado.

2.1.

Parcerias Pblico-privadas

Segundo o Observatrio Permanente da Justia Portuguesa 2007, o programa de PPP


surgiu com a Private Finance Initiative britnica, em 1992. Na Europa Continental, as PPP
tiverem um crescimento mais lento, no entanto, modernamente, um nmero crescente de
pases recorre sua abordagem para implementar polticas e projetos pblicos quer no
domnio das obras pblicas clssicas, quer do desenvolvimento dos servios de tipo scioinfra-estrutural, como os hospitais pblicos e outras unidades de prestao de cuidados de
sade.
Em regra, uma parceria em sade consubstancia-se numa associao duradoura entre um
ente pblico do SNS e um operador do sector privado e/ou social, sendo materializada
numa relao contratual de longo prazo com uma (ou mais) sociedades veculo de natureza
6

comercial enquanto entidade gestora , cujo objeto exclusivo o exerccio do objeto


ou objetos contratuais.
Segundo McQuaid (2000, p. 11), o recurso a parcerias com o sector privado no mbito do
SNS pressupe que cada projeto PPP seja vantajoso na tica do interesse pblico. Assim,
cada projeto PPP deve ser comportvel e sustentvel, em termos oramentais, e deve
traduzir-se em ganhos de valor para o errio pblico. Como refere Ferreira (2008, p.607)
[u]m dos principais objetivos desta iniciativa governamental o controlo e a
racionalizao da despesa pblica. Nesta perspetiva, o parceiro privado deve ser
selecionado no mbito de um processo concursal transparente e competitivo e, no
contexto do processo, importa manter um elevado grau de concorrncia, at o mais tarde
possvel, de forma a favorecer a obteno de ganhos de valor para o errio pblico. Por
outro lado, o processo concursal tpico de um projeto PPP , em regra, longo e complexo
e, por conseguinte, oneroso, quer para os concorrentes, quer para as entidades pblicas
contratantes.
De acordo com Simes (2004, p. 82), a primeira vaga de hospitais PPP foi primeiramente
anunciada em Julho de 2001 e posteriormente confirmada em Maio de 2002 pelo governo
recm-eleito, constituda pelos novos hospitais de Sintra e Loures e pelos hospitais de
substituio de Cascais, Vila Franca de Xira e Braga. Em Julho de 2002, o novo governo
anunciou o aprofundamento da abordagem das parcerias ao sector da sade, apresentando
uma segunda vaga de 5 hospitais PPP, sendo eles os de vora, Gaia, Pvoa/Vila do
Conde, Algarve e Guarda.
Como refere Ferreira (2008, p.607) [e]m 2003, o Governo Portugus reestruturou a gesto
hospitalar, visando a mudana da organizao nos hospitais pblicos em termos jurdicos e
administrativos. Simultaneamente, lanou as parcerias pblico-privado, como um dos
modelos de gesto hospitalar. Deste modo, o modelo PPP para os novos hospitais do
SNS baseia-se num contrato de gesto cujo objeto envolve a cadeia de atividades que vai
desde a conceo, construo, financiamento, conservao e explorao dos ativos
infraestruturais at gesto geral do hospital, incluindo a prestao de servios clnicos por
parte do operador privado.
Assim, em Portugal, no mbito do SNS, as PPP constituem um novo mecanismo de
proviso e contratao da prestao dos cuidados pblicos de sade, abrangendo no nosso
ordenamento jurdico tanto os cuidados diferenciados e especializados a nvel hospitalar
como os cuidados primrios e cuidados continuados de sade.

Para Simes (2004, p. 85), o modelo PPP assenta no binmio um concurso pblico-um
contrato de gesto, mas implementado atravs de duas sociedades gestoras, a saber:
A entidade gestora do estabelecimento hospitalar que, assume a gesto geral do
estabelecimento e a prestao dos servios clnicos durante um prazo de 10 anos,
prorrogvel de acordo com a observao de um conjunto de condies objetivas;
A entidade gestora do edifcio hospitalar que assume a prestao dos servios
infraestruturais durante um perodo contratual previsvel de 30 anos, sendo responsvel
pela conceo, construo e manuteno do edifcio e infraestruturas hospitalares, bem
como pelas atividades de hard facillities management.
Como referido no Observatrio Permanente da Justia Portuguesa 2007, a partilha de
responsabilidades constitui um dos aspetos mais complexos das PPP. Na tentativa de
assegurar uma adequada transferncia de riscos foi desenhado um mecanismo de
pagamento, tendo em conta as caractersticas especficas de cada operao, de modo a
estabelecer fluxos de pagamento distintos da parte da entidade pblica contratante para as
duas sociedades gestoras. Para a entidade gestora do edifcio hospitalar foi adotado um
mecanismo de pagamento baseado na disponibilidade do conjunto de servios
contratualizados, com penalizaes e dedues ao pagamento relacionadas com falhas de
servio e de qualidade. No tocante entidade gestora do estabelecimento hospitalar, o
respetivo pagamento pela entidade pblica contratante baseado na produo clnica, por
grandes linhas de atividade clnica (urgncia, internamento, ambulatrio), de acordo com
uma tabela de preos especfica, definida no mbito do processo concursal, contemplando
igualmente um sistema de penalizaes e dedues ao pagamento por incumprimento
(Simes, 2004, p. 85).
Deste modo, para Grimsay e Lewis (2005), as parcerias tm, de um modo geral, como fio
condutor o duplo objetivo de garantirem ganhos de sade para os utentes e de assegurarem
ganhos de valor para o errio pblico, no mtuo benefcio da sociedade e dos
contribuintes. Assim, baseiam-se no duplo princpio de transferirem risco para os
operadores privados e incorporarem a eficincia do sector privado no sector pblico.
Para que tais pressupostos sejam alcanados, importa focar importantes caractersticas do
mercado de sade que o tornam to especial e diferente de outros sectores de atividade.

2.2.

As especificidades do mercado de sade

O sector da sade, abrangido pelo conceito de servios, apresenta algumas especificidades


que no devem ser descuradas. Nele, verificam-se todos os fracassos de mercado, sendo de
salientar as fortes assimetrias de informao na relao prestador-utente (na base da
possibilidade de induo da procura pela oferta), na relao prestador-entidade gestora e na
relao entre gestores da prestao de cuidados-polticos. Estas conduzem a uma teia de
relaes de agncia com vrios problemas de seleo adversa e risco moral, como referido
por Barros (2009, p. 123).
De igual modo importante o facto da procura de servios em mbito hospitalar estar em
geral associado a uma fragilidade da integridade pessoal. A doena no apenas um risco,
mas um risco associado a um custo em si (diminuio ou perda de capacidade de trabalho,
mesmo que temporrio), distinto do custo especfico do atendimento mdico. A deciso
tomada em sade liga-se, frequentemente, a momentos de sofrimento pessoal e familiar:
uma doena, no limite, ameaa subtrair a vida prpria ou a de um ente querido. Por tal
razo, ao contrrio de outros consumos que podem ser adiados, neste caso o consumidor
far qualquer esforo e certamente no hesitar em consumir todas as alternativas
colocadas. Ou seja, o utente no reage significativamente s variaes de preo porque se
por um lado a sade um bem insubstituvel, por outro lado, a partilha do pagamento com
o Estado ou seguradora pode anular o efeito preo na deciso do utente. Isso quebra uma
das regras bsicas para que o mercado distribua adequadamente os recursos.
Segundo Barros (2009, p. 123), esta relao de agncia condiciona a procura de cuidados de
sade, tornando-a imprevisvel, no s quanto ao momento em que se necessitar de
cuidados de sade mas, tambm, quanto incerteza relativamente quer ao estado de sade
quer ao tratamento mdico mais adequado, em cada situao.
Outras diferenas em relao a outros sectores de atividades seriam a propaganda e
competio por preos que so atenuados entre mdicos. Os tratamentos devem ser
orientados pelas necessidades do caso e no limitados por consideraes financeiras.
Solnet e Paulsen (2006, p. 13), referem que na sade, os profissionais avaliam os servios
de sade em termos tcnicos e os utentes, por outro lado, utilizam critrios diferentes para
avaliar estes mesmos servios, dando, geralmente, nfase s componentes no-tcnicas da
prestao de servios, da qual esperam obter valores e benefcios, sendo essencial a
confiana no prestador dos cuidados de sade.

Segundo Eiriz e Figueiredo (2004, p. 24), num sector com escassos recursos, grandes
expectativas por parte dos utentes, e nveis de despesa cada vez maiores, construir relaes
duradouras uma vantagem competitiva. A forma mais fcil de prolongar o
relacionamento no tempo antes de mais oferecer ao cliente um valor claramente superior.
S quando o cliente est completamente satisfeito que as iniciativas para demonstrar
confiana e estreitar os seus laos com a empresa sero compensatrias do ponto de vista
dos custos.
Uma vez obtida uma relao slida com base no valor superior e na fiabilidade, tempo de
estreitar as relaes. O objetivo fazer com que permanecer fiel seja mais atrativo para o
cliente e lhe seja mais difcil mudar.
Zeithaml e Bitner (2003, p. 36) e Baker (2005, p. 422) sublinham que a qualidade em
servios uma avaliao focada, que reflete a perceo do cliente sobre as dimenses
especficas dos mesmos: confiabilidade, responsabilidade, segurana, empatia e
tangibilidade.
Para Kotler (2008, pg. 116), umas das principais formas de uma instituio se diferenciar
dos concorrentes prestar servios de alta qualidade. A finalidade atender ou exceder as
expectativas de qualidade do consumidor. As suas expectativas so formadas por
experincias passadas, por testemunhos de outros utentes e publicidade. Os consumidores
escolhem assim os prestadores de servios, aps serem atendidos, comparam o servio
recebido com o servio esperado. Se o servio recebido for inferior expectativa, perdem o
interesse pelo fornecedor. Se o servio atender ou exceder as expectativas, procuraro o
servio novamente.
Torna-se assim relevante conhecer as expectativas do cliente e a avaliao que este faz da
instituio, para obter elementos que permitam explorar as diversas fontes de vantagem
competitiva e aferir se o caminho escolhido est a ser efetivamente o melhor. Atualmente,
encontra-se na gesto e logstica uma das reas cada vez mais importante para a
diferenciao face concorrncia, como ser abordado em seguida.

2.3.

Gesto e logstica de unidades de sade

Em 1977, J. Heskett desenvolveu uma das perspetivas mais importantes do atual conceito
de logstica, a sua ligao estratgica. O professor de Harvard recomenda o abandono da
viso puramente operacional, passando a logstica a ser encarada como fonte de vantagem

10

competitiva. Na atualidade, impe-se s empresas ou instituies garantir ao cliente um


servio com um diferencial competitivo.
Como frisado por Bertaglia (2009, p. 11), do ponto de vista competitivo cada vez mais
importante assegurar que os produtos certos, na qualidade e quantidade certa e ao preo
certo, estejam no lugar certo, e no momento certo. igualmente neste sentido que a
logstica um importante instrumento de gesto, de que cada vez mais instituies
hospitalares procuram tirar partido.
Segundo a definio do Council of Logistics Management, descrita por Filho (2001, p. 3):
Logstica o processo estratgico de planeamento, organizao e controlo, eficaz e
eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais e de informao relacionada, desde a
origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao
das necessidades dos clientes, externos e internos.
A atuao de um Departamento de Logstica pode, deste modo, englobar, na empresa
produtora, as atividades de seleo e pr-qualificao de fornecedores, de planeamento
geral de operaes e de programao do aprovisionamento, da produo e da distribuio;
de compra, receo e armazenagem dos materiais, de movimentao e controlo dos
materiais at aos centros de produo e dos produtos finais atravs dos canais de
distribuio. E, ainda, toda a gesto e tratamento da informao associada.
Para Carvalho (2002, p. 31), a logstica um sistema de atividades relacionadas entre si com
o propsito de gerir a ordem dos fluxos materiais e do pessoal dentro e ao longo do canal
logstico para se produzir determinado bem ou servio.

Figura 1 Representao da circulao de informao e materiais em logstica. Morgado (2002)

11

Os cenrios que envolvem as organizaes esto voltados para custos cada vez mais
elevados, demandam cada vez mais por maior qualidade, bons servios e presso por
produtividade, ou seja, preciso prestar o melhor atendimento possvel a um nmero cada
vez maior de utilizadores com os recursos disponveis.
Os processos logsticos, na rea da sade, devido s suas caractersticas especficas, devem
ser encarados como uma abordagem orientada no s para a racionalizao de custos, mas
tambm como um elemento fundamental de apoio prestao de cuidados de sade.
Segundo Pereira (2002), a necessidade de se adotar inovaes no sistema de logstica em
qualquer hospital, em ltima instncia, est relacionada com um facto extremamente
sensvel: da eficincia e eficcia dessa atividade depende, muitas vezes, a prpria vida do
utente. Desta forma, Bittar (2000) sublinha que a logstica hospitalar tem como um dos
objetivos reduzir os custos gerais atravs de tcnicas adequadas de gesto de stock,
contrariando ao mximo a possibilidade da deteriorao da qualidade do servio de sade e
permitindo o tratamento de um maior nmero de utentes.
Para laboraram de forma eficiente, fundamental para os hospitais a reduo de custos
adicionais por meio da adoo de tcnicas modernas de gerir e controlar stocks. Para tal,
necessrio que haja um eficiente esquema de planeamento das atividades de compra,
armazenamento, gesto de materiais em stock, bem como na distribuio desses materiais
destinados ao uso em atividades hospitalares. Essa preocupao est relacionada,
principalmente, com os custos de materiais e medicamentos nas contas mdicas, com a
variedade dos itens disposio do profissional mdico e produtos com curto prazo de
validade. Por consequncia, um bom sistema de gesto dessas atividades deve procurar
minimizar os elevados custos com a manuteno desses stocks.
Uma boa gesto logstica hospitalar pode contribuir, efetivamente, para a reduo dos
custos dessas instituies e na qualidade de atendimento ao usurio do sistema de sade.
Como referem Schneller e Smeltzer (2006), feita uma anlise completa ao sistema de sade,
verificasse que esta uma das principais reas onde a reduo de custos alcanvel.
De acordo com Souza e al. (2012), a logstica hospitalar representa um dos maiores desafios
da administrao hospitalar, principalmente quando se avalia o tamanho da sua importncia
em atender s necessidades do hospital, seja do servio de apoio, higienizao, lavandaria,
manuteno, especialidades mdicas e tantos outros, como se pode constatar na figura
seguinte:

12

Logstica
Produo
Lavandaria
Esterilizao
Farmcia

Distribuio
Correio/Documentos/Exames
Artigos Materiais

Aprovisionamento
Controlo de stocks
Compras

Resduos

Alimentao
Figura 2 - Atividades logsticas de um hospital. Rego (2007)

Na figura 2 so apresentadas as atividades logsticas de um hospital, onde se verifica todas


as atividades ligadas logstica. Isto , tanto o aprovisionamento, como produo, como
distribuio esto englobados em todo o processo de logstica. O aprovisionamento tem a
si associado o servio de compras e gesto de stocks, j produo -lhe associado os
servios de lavandaria, esterilizao, alimentao e farmcia. Por fim, temos tambm a
distribuio que integra a disponibilizao dos diversos materiais pelo hospital, bem como
toda a correspondncia (correio) interna e externa, documentos mdicos e administrativos
e exames mdicos, sendo ainda de acrescentar a este servio a recolha e controlo dos
resduos hospitalares por este produzidos.
Em suma, a Logstica assenta numa viso abrangente, que vai da estratgia tecnologia
passando por temas de organizao e de processos, visando um relacionamento eficaz com
os fornecedores e um servio de qualidade aos clientes internos, encontrando-se em estreita
relao com o aprovisionamento hospitalar.

2.4.

Aprovisionamento hospitalar

Segundo Martins e Alta (2002, p. 279), as organizaes, seja qual for a sua importncia, tm
que assegurar a disponibilidade de tudo aquilo que necessitam (materiais, equipamentos,
servios, etc.), para poderem laborar e assegurar o abastecimento a todos os seus
departamentos/reas. Este abastecimento surge na organizao como uma necessidade a
satisfazer, e envolve naturalmente um dispndio de mais ou menos tempo de trabalho e a
utilizao de mais ou menos pessoas.
Nos hospitais, segundo a maioria dos autores que estudam a funo aprovisionamento, esta
tem por objetivo colocar disposio dos servios utilizadores os materiais e servios, de
13

que estes carecem, para a realizao dos seus fins. Este objetivo deve ser realizado em
tempo oportuno, nas quantidades e qualidades convenientes e ao menor custo.
Como refere Poeta, Ribeiro e Andrade (2000, p. 174), ocorre assim um abandono de uma
gesto puramente beneficente e paternalista, para uma estrutura em funo da procura.
Deste modo, as unidades de sade tm adotado conceitos de gesto inovadores que
permitam funcionar melhor e gastar menos.
Inicialmente podia-se entender o aprovisionamento como mero suporte administrativo de
organizao, competindo-lhe realizar os pedidos de compra procedendo ao seu
acompanhamento e contabilizando os movimentos de entradas e sadas de artigos em
quantidades. Atualmente, dados os elevados volumes financeiros que este servio
movimenta, ele obrigado a ir muito mais longe; designadamente, no mbito da procura e
seleo de mercados e fornecedores, na tomada de decises sobre a normalizao dos
produtos a consumir, no controlo e otimizao do nvel de existncias, bem como a
reduo dos custos de armazenamento e distribuio.
Como refere Morgado (2002, pg. 20), segundo estatsticas gerais cerca de 65% do valor
das vendas de empresas de produo referem-se a custo dos materiais, pelo que o
aprovisionamento tem vindo a destacar-se pela sua importncia e necessidade. Os
hospitais, como qualquer organizao, incorrem em custos que, de uma forma agrupada,
resultam no custo total e que tentam manter ao mais baixo nvel. De acordo com Bertaglia
(2009, p. 22), a importncia do aprovisionamento, pela importncia estratgica da funo,
no se resume ao valor do capital aplicado em stocks, uma boa gesto do aprovisionamento
pode ser uma fonte de vantagem competitiva para a organizao, na medida em que
contribui para:
Gerar diferenciao face concorrncia, atravs de uma seleo criteriosa de
fornecedores qualificados que asseguram a qualidade dos fornecimentos e servios
prestados;
Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens tangveis e servios)
fornecidos atravs de contratao adequada, de gesto econmica dos stocks, de
armazenagem e expedio convenientes.
O custo de aprovisionamento engloba um conjunto de outros custos como sejam o de
aquisio, mas tambm o de efetivao de encomenda e o de posse dos stocks, assim,
como poder englobar outro tipo de custos. Para controlar eficazmente os custos,
imprescindvel que estes sejam corretamente conhecidos. Assim, importante ter uma
perspetiva minimamente correta de como os custos se comportam.
14

Como refere Almeida e Loureno (2007, pg. 2), para assegurar o fornecimento de todos
os recursos, necessrio, por um lado, fazer compras nos mercados abastecedores, e por
outro, constituir stocks de determinados materiais ou produtos, que preciso ter
disponveis sempre que se verifique a sua necessidade. Desta forma, para garantir a
disponibilidade dessas existncias no momento certo necessrio ter um sistema logstico
de abastecimento eficaz e constituir stocks de artigos que, na sua falta, possam
comprometer o pleno funcionamento da empresa. Por outro lado, devem ser tomadas
medidas para evitar que se deteriorem e para reduzir ao mnimo os encargos devido sua
conservao.
Deste modo, para levar a bom termo o conjunto destas operaes, necessrio definir de
forma precisa, em quantidade, em qualidade e em prazos, as necessidades da organizao.
cada vez mais raro (devido principalmente ao desenvolvimento das exigncias tcnicas
especficas) que o mercado possa sempre oferecer, na quantidade e na qualidade desejada, o
que necessrio organizao, no momento preciso em que ela o necessita. Por diversas
razes, como quantidades mnimas de encomenda impostas pelos fornecedores,
quantidades econmicas de encomenda, lead time dos fornecedores, oscilaes de
consumo/procura, especulaes de mercado, entre outras, o aprovisionamento apenas
consegue colocar os materiais disposio da empresa, em tempo til, na quantidade e
qualidade desejadas mediante a constituio de stocks, o que implica, consequentemente a
sua gesto.
C compete ao servio de aprovisionamento dos hospitais o estabelecimento de uma poltica
de compras que v de encontro aos interesses da instituio e do prprio utente. Este
servio tem como objetivo abastecer o hospital dos artigos ou dos servios por ele
solicitados e tem como principais funes (Almeida e Loureno, 2007, pg. 2):
Comprar nas quantidades e qualidades convenientes, elaborando um estudo prvio da
compra, realizando-a e procedendo execuo e controlo do contracto;
Armazenar, desenvolvendo as reas de gesto material, administrativa e econmica dos
stocks, alm das recees qualitativa e quantitativa, e;
Distribuir os artigos quando so requeridos.
O aprovisionamento procura otimizar a estratgia de compra, armazenagem e distribuio
de bens e servios de forma a gerar vantagem competitiva reduzindo os custos da empresa.
A logstica interligada com a funo de compras, um fator crtico em qualquer
organizao de sade pois o processo que permite abastecer uma unidade de sade de
15

todos os bens e servios que carecem para a sua atividade e satisfao das necessidades dos
utentes.
O aprovisionamento compreende assim, as funes de compras e de gesto e organizao:
receo qualitativa e quantitativa e a gesto fsica, administrativa e econmica dos stocks.
O desempenho de uma unidade hospitalar est dependente de todos os bens e servios
necessrios para laboral, motivo pelo qual uma boa escolha dos fornecedores to
importante.
Fornecedores
Uma unidade hospitalar, na sua especificidade possui um elevado nmero de fornecedores
de forma a garantir todos os bens e servios que necessitam para a prestao de cuidados
de sade, sendo que a qualidade dos materiais entregues pelos fornecedores influenciam
diretamente a qualidade do produto final (Morgado, 2002, p. 24).
Nos mercados atuais, em que se procura uma vantagem competitiva, a concorrncia entre
fornecedores no assenta somente na qualidade dos produtos e no seu preo. Existe uma
poltica para melhoria do relacionamento entre cliente e fornecedores, exigindo programas
que orientem a deciso de compra para tornar a cadeira de aprovisionamento mais
competitiva.
O processo de aquisio de equipamentos e servios s pode ser realizado atravs de um
fornecedor, estabelecendo uma relao ganho ganho, na qual o fornecedor deixa de ser
visto como um adversrio e torna-se um parceiro da empresa.
De forma a agilizar todo o processo de gesto de fornecedores, Hoyle (2006) refere que
uma organizao deve avaliar e selecionar os fornecedores, com base na sua capacidade
para fornecer o produto de acordo com os requisitos exigidos pela organizao e
estabelecer critrios para seleo, avaliao e reavaliao dos fornecedores.
A avaliao do servio dos fornecedores merece uma dedicao constante do
Aprovisionamento. De acordo com Morgado (2002, p. 24), cada empresa dependendo da
atividade que desempenha e do tipo de equipamentos e servios que adquire para laborar
deve especificar os critrios que melhor descrevem os indicadores que pretendem analisar.
A seleo de fornecedores varia de acordo com o produto ou servio que se pretende
adquirir. Deste modo, a empresa no pode submeter todos os fornecedores ao mesmo
processo de seleo. A empresa deve desenvolver um programa de monitorizao dos
fornecedores definindo indicadores quantitativos e qualitativos que melhor descrevem o
desempenho alcanado pelo fornecedor mediante a aquisio que se pretende efetuar.
16

Compras
Como refere Morgado (2002, p. 23), o facto de se colocar disposio da empresa os
materiais necessrios conduz, numa primeira fase, compra, ou seja, o conjunto de
operaes que permitir a aquisio na altura certa, na quantidade certa e na qualidade
desejada e ao menor custo de todos os materiais necessrios ao desenvolvimento da
atividade comercial da empresa.
Para Veludo (2004, p. 170), as compras so um departamento do aprovisionamento ao qual
foi delegada a misso de negociar e comprar bens ou servios, representando a empresa
nos contatos formais com os fornecedores. No rgo compras executada a poltica de
aprovisionamento e o elo de ligao entre a empresa e o mercado na cadeia de
abastecimento ou cadeia logstica externa.
Segundo Weele (2010), compra a gesto de recursos a empresas externas para o
fornecimento de bens, servios, capacidades e conhecimentos, necessrios para a execuo,
manuteno e gesto da empresa e atividades primordiais de forma segura e nas mais
favorveis condies.
Considerando a cadeia de abastecimento, necessrio assegurar a satisfao de todas as
necessidades, quer de materiais quer de servios, sem afetar ou interromper o fluxo material
da cadeia logstica. Bruel (1986) refere que qualquer processo de compra tem origem na
necessidade de um determinado sector de uma empresa e termina quando esta for
satisfeita.
No caso especifico do aprovisionamento hospitalar, este procura desenvolver
procedimentos de compra que satisfaam no s os objetivos da instituio, mas tambm
os interesses do prprio doente. Num contexto hospitalar podemos dividir as compras por
tipo de artigo a adquirir ou por servio fornecido unidade hospitalar.
O objetivo fundamental das compras aprovisionar, nas melhores condies, as
quantidades indicadas no pedido de compra (requisio interna de compra), dos bens e
servios especificados, ao fornecedor selecionado.
Segundo Bruel (1986), os objetivos de um sector de compras podem ser resumidos no
seguinte:
Manter elevados padres de qualidade dos materiais, baseados na sua aplicao e
conceo;

17

A procura de materiais ao mais baixo custo, em consonncia com a qualidade e


servio pretendidos pela empresa;
A garantia de continuidade de fornecimento, de forma a cumprir o planeamento de
produo (no caso de empresas produtoras) ou os nveis de servios prestados
(empresas prestadoras de servios, distribuio, etc.);
Praticar os pontos atrs referidos com o mnimo investimento em stock de
materiais de forma segura e com vantagens econmicas;
Evitar duplicao, desperdcio e obsolescncia dos materiais;
Manter a posio competitiva da empresa, com uma constante motivao para os
resultados, principalmente no que se refere a materiais;
Analisar periodicamente outras possibilidades de fornecimento e custos de
aquisio dos artigos mais comprados;
Sondar continuamente o mercado em busca de solues, produtos e servios novos
e alternativas cuja adoo permita melhorar a eficincia da empresa e seus
resultados.
A deciso final de compras no depende isoladamente da gesto de compras. Alguns
parmetros de deciso, como quantidades, tipo de material, especificaes no caso de
equipamentos mdicos, englobam a participao dos tcnicos de sade, administradores e
todos os intervenientes envolvidos no processo de compra. A atividade de compra gera
competitividade entre empresas, uma vez que o custo do produto comprado tem um peso
significativo no custo do produto para o cliente.
Tanto em entidades privadas como em pblicas, que possuem um elevado nmero de
unidades de sade e um elevado volume de recursos financeiros destinados aquisio de
bens e servios, a gesto de compras pode ser centralizada para que o processo de
abastecimento seja mais eficiente e eficaz de forma a reduzir custos. A entidade em que se
encontra o hospital em que foi realizado o estgio autnoma mas resulta de uma
cooperao entre as diversas unidades hospitalares e departamentos, envolvendo todos os
profissionais de sade.

18

A segmentao e as centrais de compras


Por razes de competitividade, torna-se necessrio cada vez mais segmentar os mercados e
diferenciar os produtos, conduzindo algumas empresas industriais a evoluir, atravs de
mltiplas pequenas unidades estratgicas operacionais especializadas. (Veludo, 2004, p.
185).
Segundo Cunha, (1991) as compras efetuadas de forma centralizada pressupem a
existncia de um agrupamento, voluntrio ou no, de estabelecimentos, tendo como ncleo
central um servio que se encarrega de uma ou de todas as fases da compra de produtos de
uso comum, com o objetivo ltimo de obterem melhor qualidade e preo dos materiais.
Esta forma de agrupamento pode encontrar diferentes formas de centralizao, mais ou
menos pronunciadas e mais ou menos localizadas.
Como descrito por Veludo (2004, p. 186), tm sido constitudas centrais de compras,
comuns a vrias empresas com clientes dos mesmos fornecedores. Deste modo, as centrais
negoceiam, com os fornecedores pr-qualificados, contratos abertos por perodos
dilatados, com base em estimativas de consumo das vrias empresas associadas.
Consequentemente, os fornecedores, com garantias de mercado a prazo, podem
desenvolver esforos de melhoria dos respetivos sistemas produtivos, no sentido da
qualidade, da flexibilidade, do preo e do prazo de entrega.
As centrais de compras procuram colocar, regularmente, nos fornecedores, requisies no
mbito dos contratos abertos e pr-negociadas e, depois, repartem e distribuem pequenas
quantidades pelos diferentes clientes (empresas associadas). A fragmentao da atividade de
aprovisionamento acompanhando a segmentao dos negcios pode conduzir perda de
economias de escala, mas reduzir a burocracia e aumentar a responsabilizao das
pequenas unidades operacionais relativamente s aplicaes de fundo de maneio em
existncia.
A utilizao das centrais de compras pode levar a um pequeno aumento dos preos unitrio
de compra, muito provavelmente devido ao facto de a empresa associada assumir uma
parcela dos custos da central de compras, bem como do respetivo sistema de distribuio.
No entanto, esta desvantagem compensada pelo facto de cada empresa associada ao
cliente passar a receber apenas as quantidades necessrias de materiais, o que vai permitir a
libertao de recursos humanos relativamente a diversas atividades de aprovisionamento,
bem como reduo do capital aplicado em stocks. Uma gesto de stocks eficaz torna-se
assim de extrema relevncia instituio, como ser desenvolvido de seguida.
19

3. Gesto de stocks
Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obteno de uma vantagem
competitiva em relao aos seus concorrentes, e a oportunidade de atend-los
prontamente, no momento e na quantidade desejada, grandemente facilitada com a gesto
eficaz dos stocks.
Segundo Correa et al (2000, p. 45), stocks so o conjunto de materiais consumveis ou de
produtos ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou
menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando
necessrio.
O stock tem duas caractersticas principais: funciona como pulmo que garante as
oscilaes entre a produo e a procura no que diz respeito ao armazenamento dos
produtos, e garante o abastecimento dos materiais necessrios para servios e produo.
A gesto de stocks compreende a aplicao de um conjunto de aes que visam manter o
stock ao mais baixo nvel em termos quantitativos e de custo, garantindo simultaneamente
o fornecimento regular da empresa, sem roturas, e a melhor execuo das tarefas de
aprovisionamento e armazenagem. Alm disso, devem ser tomadas todas as medidas para
evitar que os stocks se deteriorem e para reduzir ao mnimo os encargos relativos sua
conservao.
Como refere Dalarmi (2010, pg, 87), para que isto se realize, torna-se fundamental criar
informaes adequadas. Para se obter estas informaes importante planear, controlar e
organizar as necessidades, porque normalmente os materiais devem ficar disponveis em
nveis adequados, evitando faltas e excessos que comprometam o capital e ainda resulte no
vencimento dos prazos de validade dos materiais. No caso de organizaes ligadas rea de
sade o cuidado dever ser ainda maior, uma vez que a falta poder colocar em risco vidas
humanas.
Os gestores hospitalares anteriormente tinham a sua ateno voltada para os cuidados
mdicos, descuidando os custos que lhe so associados mas, devido ao custo dos materiais
e ao constante aumento da concorrncia na rea da sade, a gesto de stocks de material
clnico tem tomado um papel importante nos hospitais, de tal modo que, atualmente, os
gestores e especialistas na rea da sade compreendem que uma gesto eficiente destes
materiais pode ter como resposta um aumento qualitativo no atendimento e uma
diminuio dos custos operacionais.
De acordo com Morgado (2002, p. 41), a gesto de stocks assume atualmente nas empresas
um papel fundamental, sendo uma das ferramentas mais importantes ao dispor da gesto
20

para maximizar os seus resultados lquidos. A manuteno de um nvel adequado de stocks


um desafio colocado aos gestores, j que e necessrio minimizar os seus custos, no
pondo em risco a operacionalidade de toda a logstica das empresas.
Atualmente, nas organizaes, a maximizao do lucro sobre o capital investido uma
prioridade no plano estratgico. Entre as diversas estratgias adotadas para o aumento da
rentabilidade sobre o capital investido, a gesto de stocks passa a ser um dos sectores mais
importantes para a organizao, entendendo-se que os stocks requerem um investimento
elevado.
Perante isto, tem-se procurado continuamente na gesto de stocks o desenvolvimento de
tcnicas eficazes que possibilitem o abastecimento necessrio nos servios utilizando o
mnimo de investimento.
Na gesto de stocks verificam-se dois importantes fatores a considerar, como adiante
veremos: a procura e os custos.
Procura
Do ponto de vista econmico, a procura definida pela inteno de compra desse
produto no mercado. As necessidades logsticas na empresa so desencadeadas pela
procura dos seus produtos no mercado. (Veludo, 2004, p. 22)
De acordo com Kotler (2008, p. 416), a procura o fator mais importante em todo o
planeamento de um sistema de gesto de stocks. O seu correto conhecimento e estudo
pode facilitar sobremaneira todo o processo, maximizando a eficcia desta funo da
empresa. A procura dos produtos ativa os fluxos de informao e de materiais em toda a
cadeia logstica.
A procura pode apresentar diferentes tipos, consoante a fase do ciclo de vida do produto e
consoante a incidncia de variveis que a afetam diretamente:
Procura perptua e contnua num futuro indefinido. As vendas encontram-se
estabilizadas, com pequenas oscilaes, o que permite prever o seu comportamento
temporal com elevada fiabilidade.
Procura sazonal: O produto tem maiores vendas em determinadas pocas do ano. Estas
vendas anormais so na realidade cclicas, mantendo-se ocasionais e fracas fora da
poca alta.

21

Procura em blocos: Influncia da procura de um outro produto. A procura resulta das


decises da empresa para a fabricao, estando delas dependente. A procura apresenta
algumas caractersticas particulares: no regular, na medida em que apresenta picos na
altura da entrada na fabricao. Quando as vendas so dispersas no tempo e nos
pontos de venda, no se podendo encontrar qualquer modelo estatstico que as
reproduza. Este comportamento das vendas tpico quando o produto se encontra na
fase de lanamento do seu ciclo de vida.

Procura

Padres de Procura

Perptua
Sazonal
Blocos

Tempo

Figura 3 - Variao dos diferentes tipos de procura em funo do tempo


As necessidades logsticas tm assim a sua principal origem na procura, repercutem-se a
toda a cadeia logstica, atravs do fluxo de informao.
Custos

De acordo com Morgado (2002, p. 44), num sistema de stocks, os custos relevantes podem
dividir-se em trs componentes:
Custos de aprovisionamento: Envolvem o valor que tem de ser pago aos fornecedores
pelos produtos e os custos associados ao processamento das encomendas. No caso de
encomendas colocadas ao exterior, podemos identificar a vigilncia do stock. No caso
de ordens de fabrico, podemos identificar a verificao da existncia em stock do
material necessrio, a elaborao de registos de fabricao, a mudana de ferramentas, a
preparao e afinao de mquinas (set-up).
Custos associados a existncia de stocks: Integram os custos associados a existncia dos
stocks, ou seja, os chamados Custos de Posse e tm vrias origens, desde a
armazenagem, amortizao das instalaes, rendas, equipamento mvel (empilhadores,
22

entre outros) e encargos com pessoal de armazm, seguro, perda de qualidade e


obsolescncia tcnica, custos de capital.
Custos associados a rotura dos stocks: Acontecem quando existe procura no satisfeita,
ou seja, no existem stocks suficientes para garantir as vendas a todos os clientes. Esta
situao pode dar origem a dois cenrios previsveis: para satisfazer a procura e
realizada uma encomenda especial, onde o custo adicional desta encomenda o custo
de rotura ou a procura no satisfeita (ou satisfeita mais tarde), nesta situao, os
custos so mais difceis de avaliar, em especial os custos na imagem da empresa e no
grau de fidelizao dos seus clientes.

3.1.

Stocks de segurana

Para Morgado (2002, p. 50), um dos grandes problemas na gesto de stocks reside na
determinao da altura em que devera ser feita uma nova encomenda, devido
principalmente ao carcter incerto da procura. Para alm disso, tambm a incerteza
residente nos fornecedores assume-se como um problema, devido aos produtos
defeituosos entregues e pelo no cumprimento dos prazos de entrega acordados.
Consequentemente, como modo de proteo contra a incerteza, constituem-se stocks de
segurana.
Assim sendo, e devido incerteza presente, aconselhvel um planeamento atravs de
dados passados, mdias, mtodos e tcnicas estatsticas. Apesar das inmeras razes para se
manterem stocks, estes no podem ser mantidos em excesso sem haver necessidade de o
fazer, porque estes para alm de poderem gerar desperdcio e levam ao empate de capital
que poderia ser aplicado em outros recursos rentveis.

3.2.

Sistemas de gesto de stocks

importante desenvolver modelos que permitam considerar explicitamente a aleatoriedade


das variveis que afetam o comportamento do sistema. Os sistemas de gesto de stocks so
de dois tipos:
Sistema de reposio de nvel de stock: que se define como o conjunto de
procedimentos (regras de deciso, mtodos de atuao e rotinas de registo) que visa
23

assegurar a disponibilidade fsica contnua de artigos de stock, face a uma procura


incerta.
Sistema de planeamento de necessidades: que envolve o conjunto procedimentos que
visa estabelecer uma calendarizao de reaprovisionamentos.
O sistema de gesto de stocks deve adaptar-se s flutuaes da procura variando o tempo
entre encomendas ou a quantidade a encomendar.
Existem trs mtodos de planeamento de necessidades de materiais, amplamente
difundidos, a que correspondem trs mtodos de aprovisionamento: mtodo do ponto de
encomenda ou de reviso contnua, mtodo do ciclo de reviso peridica e mtodo misto.
A escolha da poltica operativa tem normalmente mais a ver com as caractersticas
operacionais do sistema do que com consideraes econmicas de minimizao de custos.
Estas polticas pressupem a criao de stocks de segurana, que servem para proteger o
sistema contra tempos de reposio ou procuras superiores ao usual.

3.2.1. Mtodo do ponto de encomenda


A poltica do nvel de Encomenda requer um conhecimento contnuo das existncias, o
que implica um controle apertado de todos os movimentos. O tempo de reposio, vai
desempenhar um papel muito importante no bom ou mau funcionamento do sistema de
gesto de stocks e no valor de investimento em stock necessrio para proporcionar um
bom nvel de servio.
Segundo Morgado (2002, p. 48), este modelo tem como base o sistema de periodicidade
varivel e quantidade fixa (modelo Q). Quando o stock de um determinado produto atinge
determinado nvel - ponto de encomenda [Pe] encomenda-se uma quantidade fixa [Q].
Como refere Veludo (2004, p. 117), este mtodo baseia-se no clculo do ponto de
encomenda, que corresponde ao nvel de stock de um artigo que ao ser atingido, d
indicao gesto de stocks de que o momento de desencadear uma nova encomenda ou
um novo pedido de fornecimento, sendo solicitado um lote com a dimenso Q.
Esta prtica, de simples utilizao, requer que o inventrio seja continuamente
monitorizado e adotada fundamentalmente no caso de regularidade de consumos, caso
que os ciclos de reaprovisionamento apresentam tambm bastante regularidade, e
normalmente aplicada a certos artigos de consumos mdios ou fracos e de baixos valores
unitrios.
24

Figura 4 Representao grfica do Mtodo do Ponto de Encomenda. Veludo (2004)


No caso de consumos muito aleatrios de artigos a incorporar em produtos em fase de
introduo no seu ciclo de vida, este mtodo no resulta por no reagir a grandes oscilaes
dos consumos, podendo os materiais atingir rapidamente situaes de rotura de stock.
Uma vez que existe um intervalo de tempo, (a), entre o desencadear de um pedido de
reabastecimento e a receo em armazm dos artigos pedidos, este modelo simula de forma
mais prxima a realidade da grande maioria das situaes se, para alm da incerteza
associada procura, se considerar tambm a incerteza associada ao prazo de entrega.
Assim, define-se ponto de encomenda como a quantidade de material correspondente ao
stock de segurana adicionado aquela que previsvel ser consumida durante o prazo de
aprovisionamento do artigo, obrigando a um reaprovisionamento imediato logo que
atingido. (Veludo, 2004, p. 118)
Para se calcular a quantidade de material a reaprovisionar Q recorre-se ao balano do
disponvel terico total com o consumo terico total.

3.2.2. Mtodo do ciclo de reviso peridica


Para Veludo (2004, p. 120), no mtodo de reviso peridica, o conjunto de artigos em
armazm pode ser monitorado periodicamente e os pedidos de reabastecimento colocados
simultaneamente de forma a usufruir de economias de escala associadas.
Na realidade, este mtodo determina maiores nveis de stock para o mesmo nvel de servio
e, como tal, maiores custos de manuteno dos inventrios, mas frequentemente estes
maiores custos so compensados por menores custos administrativos e de transporte.
25

Como principal limitao desta mtodo aponta-se o caso de consumos e atrasos de


fornecimento superiores aos mximos previstos, podem surgir roturas de stock, apesar da
flexibilidade da metodologia.
No mtodo de reviso peridica o stock de segurana tem de ser definido de forma a
controlar a probabilidade de rotura durante o intervalo de tempo entre revises e o prazo
de entrega. (Morgado, 2002, p. 49)

3.2.3. Mtodo misto


Este mtodo baseia-se nos dois anteriores, conciliando as vantagens de cada um e ao
mesmo tempo atenua os respetivos inconvenientes. Para Bertaglia (2009), por se tratar de
um mtodo de ciclo de reviso constante, em que o prazo fixado e neste caso concreto,
o prazo econmico de encomenda, o reaprovisionamento do material pode ser integrado
tambm numa programao, com a grande vantagem de se beneficiar de menores custos
totais do stock.
O modelo misto tambm designado modelo de gesto Material Requirements Planning (MRP)
foi desenvolvido, na dcada de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao
clculo de necessidades logsticas independentes para um horizonte temporal de mdio
prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.
O MRP interatua com o ficheiro da lista de materiais, que contm a descrio completa do
produto listando no s os materiais para a sua produo, mas tambm a sequncia pela
qual o produto fabricado e os timings de produo. Este ficheiro frequentemente
designado por ficheiro de estrutura de produto ou rvores de produto. Serve
fundamentalmente para criar um plano diretor de produo que define o nmero de artigos
a ser produzidos durante perodos de tempo especficos e respetivas necessidades de stock.
Como referem Rego e Nunes (2010, p. 188-189), o MRP tem como principal objetivo
maximizar a eficincia das operaes de produo, fazendo chegar os materiais certos, nas
quantidades certas e no momento certo. A filosofia deste planeamento que os materiais
devem ser acelerados quando a sua carncia atrasa o plano de produo ou retardados
quando o plano sofre demoras adiando a necessidade dos produtos.
Como benefcios, um sistema M.R.P permite um eficaz controlo da produo e das vendas,
uma reduo de stocks, alteraes instantneas no plano diretor de produo e reduo dos
tempos de inatividade. Estes sistemas, computorizado avisa antecipadamente quando
retardar ou acelerar o lanamento das ordens de encomenda e de fabrico, altera as datas e
26

as quantidades das ordens de encomenda e permite uma monitorizao constante do


processo de fabrico.

3.2.4. Mtodo ABC


Como refere Koster et al (2007, pg. 11), os mtodos tradicionais de aprovisionamento em
que se calcula isoladamente para todos os itens as quantidades a reaprovisionar de cada vez,
conduzem a capital imobilizado em existncias elevado e a stocks desequilibrados.
Segundo Morgado (2002, p. 46), no possvel nem aconselhvel tratar todos os artigos da
mesma forma, a anlise ABC e uma ferramenta de gesto muito simples, mas com grande
eficcia na classificao correta dos stocks, criando trs nveis de prioridade distintos na
gesto dos mesmos.
O mtodo ABC ou lei de Pareto recomendvel pela sua simplicidade e eficcia, assegura a
manuteno de stocks mdios reduzidos e conduz incidncia do esforo do esforo de
gesto sobre os materiais importantes, tornando mais econmico o funcionamento
associado. Este mtodo baseia-se no princpio da anlise ABC.
Assim, este mtodo classifica os stocks em trs grandes: grupos, A, B ou C, de acordo com
a percentagem dos consumos anuais que cada grupo representa.
Atravs da anlise de Pareto, verifica-se que para cada grupo deve ser realizada uma
diferenciada:
O grupo A, constitudo pelos artigos do stock com cerca de 75 a 80% do valor de
consumo anual, representa aproximadamente 15 a 20% do nmero total de itens em
stock. Assim, este o grupo de artigos com maior valor de consumo anual, embora seja
representado por um pequeno nmero de artigos. Os artigos devem ser controlados
frequentemente de forma a manter existncias baixas e evitar roturas. (Carvalho, 2002).
O grupo B, situa-se a nvel intermdio. constitudo pelos artigos do stock
representando cerca de 20 a 30% do nmero total de itens, atinge 10 a 15% do valor do
consumo anual. Os artigos devem ser controlados de forma mais automatizada.
O grupo C, que abrange a maioria dos itens do stock, ou seja, cerca de 50% a 65%,
representa um valor de apenas 5% a 10% do consumo total. Assim, este grupo de
artigos possui o menor valor de consumo anual, embora represente elevado nmero de
referncias. Os artigos devem possuir regras de deciso muito simples e totalmente

27

automatizadas. Os nveis de stock de segurana podem ser elevados de forma a


minimizar os inconvenientes de eventuais roturas.

Figura 5 Esquema representativo da anlise ABC. Morgado (2002)

A utilizao do mtodo ABC para o reaprovisionamento, no deve ser impeditiva do


clculo do ponto de encomenda e de outros parmetros da gesto de stocks, que visam
prevenir as situaes de rotura.

28

4. Gesto fsica de stocks


Segundo Veludo (2004, p. 46), gesto fsica dos stocks compete assegurar que as
operaes realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa at sua at sua
sada de armazm, sejam executadas com eficincia.
Como refere Koster et al (2007, pg. 10), uma eficiente gesto de stocks de material clnico
envolve no s a encomenda e manuteno, mas -lhe exigido um correto armazenamento,
com a finalidade dos materiais clnicos chegarem nas melhores condies, ao menor custo e
em tempo oportuno.
Uma eficiente gesto fsica de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos (Henn et la.,
2011, pag. 21):
Proporcionar uma eficiente receo dos materiais:
o Boas condies para a execuo rpida e cuidada das funes administrativas da
receo;
o Espao adequado para a descarga, para a eventual desembalagem, e para os
controlos quantitativos e qualitativos;
o Sada facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento.
Dispor de meios adequados de movimentao e transporte interno:
o Pavimentos em bom estado;
o Corredores amplos;
o Meios de transporte interno adequados aos espaos disponveis para a
movimentao e aos artigos a movimentar.
Dispor de meios e espao devidamente adequado ao armazenamento e guarda:
o rea disponvel com condies de temperatura, humidade, arejamento, ajustado
conservao dos artigos armazenados;
o Equipamento de armazenamento adaptado aos locais e aos materiais;
o Pavimentos adequados ao eventual empilhamento dos artigos;
o Construo e dimenso que facilite a rotao dos artigos.
29

Possibilitar e facilitar a sada rpida dos artigos do armazm:


o Pouca buracaria;
o Itinerrios de sada desimpedidos;
o Espaos curtos a percorrer em especial para os materiais com maior
sada/rotao, volume ou massa;
o Sada fcil da pilha ou prateleira;
o Contagem local facilitada;
o Meios de movimentao rpidos e seguros;
o Localizao e acesso ao material armazenado facilitado.
Prever, organizar e manter a segurana de pessoas e bens:
o Instalaes passveis de ser facilmente limpas e higienizadas com apropriados
sistemas de drenagem (dos produtos de lavagem);
o Sistemas de exaustes (gases, fumos, cheiros), de renovao e/ou purificao
do ar, de climatizao (controlo e regulao da temperatura, humidade, );
o Sistemas de deteo de fugas de gases, poeiras, incndios, inundaes, derrames
de leos ou outros fluidos escorregadios ou perigosos;
o Sistemas de sinalizao dos perigos para pessoas e bens;
o Uso de cores de advertncia e cartazes com instrues de segurana;
o Sinalizao de sadas de emergncia desimpedidas.
Torna-se necessrio, para gerir os stocks, ter um conhecimento exato de cada item ou
artigos das existncias no s em quantidade fsica, valor, validade e qualidade, mas
tambm em dimenso, forma, peso e campo de aplicao. Estes objetivos apenas so
possveis com um eficiente planeamento das atividades do armazm.

30

4.1.

Atividades do armazm

O armazm todo o espao coberto ou descoberto, adequado e responsabilizado, para a


arrumao ordenada dos materiais da empresa stocks e outros necessrios ao circuito
produtivo, o qual dispe de todo o equipamento apropriado movimentao (meios de
manobra ou de transporte) e conteno (estruturas e recetculos adequados para guardar
os materiais com o mnimo risco de deteriorao. Como refere Morgado (2002, p.67),
pode-se entender armazm como um espao planeado para a eficiente arrumao e
manuseamento de mercadorias e materiais . Desta definio depreende-se que um
armazm tenta combinar a maximizao de espao de armazenamento, em termos de
volume, e a minimizao das operaes de manuseamento. (Sarkar A., 2007).
Na anlise e estudo dos armazns no pode ser dissociado o binmio espao/movimento,
visto ser ele que condiciona toda a dinmica da armazenagem, fundamentalmente a escolha
do local de arrumao mais conveniente o que induz menores custos logsticos. No se
pode alhear do facto destes custos irem influenciar os parmetros da gesto econmica de
stocks, contribuindo para a reteno de maiores ou menores quantidades.
Os materiais rececionados so entregues ao armazm de destino que os movimenta,
arruma, conserva e protege, distribui pelos servios dependentes e ocasionalmente os
expede ou prepara para o expedir, realiza, periodicamente, o saneamento das existncias
suprfluas que ocupam desnecessariamente espaos teis.
Para Carvalho (2002), armazenagem compete preservar em boas condies os materiais
armazenados e realizar o fornecimento interno rapidamente e nas melhores condies de
segurana.

4.1.1. Receo dos materiais


A funo da receo dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de
materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respetivas encomendas e com a
legislao e regulamentao aplicveis.
A receo dos materiais tem uma componente tcnica, nomeadamente no que se refere
verificao das caractersticas dos materiais fornecidos. O rgo receo dos materiais
dever dispor de espao prprio para a sua atividade, diferenciado do espao dos armazns,
com a capacidade suficiente para albergar todos os fornecimentos a rececionar e para
separar os materiais rejeitados at respetiva resoluo (devoluo ou correo de no31

conformidade). Este departamento dever dispor de recursos humanos habilitados para a


realizao competente da sua atividade a ritmo compatvel com os prazos dos programas
da produo.

Figura 6- Esquema de um armazm com local diferenciado para a receo dos materiais
Como refere Veludo (2004, p. 153), neste processo de receo que so determinadas as
faltas, as trocas de artigos e os excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que
devem ser comunicados aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi
encomendado. ainda, neste processo que se deve verificar se os rtulos das embalagens
cumprem a legislao e regulamentos aplicveis, para se poder aceitar o fornecimento.
A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses,
entre outros , segundo determinados critrios, padres e tolerncias. A verificao pode
realizar-se atravs de inspeo, testes e ensaios ou pela aceitao de certificados de
conformidade (de garantia de qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito.
Decorridas estas verificaes, chegado o momento crucial do processo de receo na
consecuo do seu resultado fundamental: a aceitao dos materiais ou a rejeio em
resultado, por exemplo, de no conformidades.
Se o resultado destas verificaes for positivo pode sancionar-se a guia de entrada
provisria, a qual passar a definitiva, confirmando a entrada dos materiais na empresa
(aceitao).
Chegado e descarregado o material, este dever ser colocado no espao disponvel da
receo, nos termos que de seguida abordaremos.

32

4.1.2. Arrumao dos materiais


O objetivo de qualquer sistema eficiente fazer o melhor uso possvel do espao
disponvel, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a qualidade destas
mercadorias. (Koster et la., 2007, pg. 4).
Como refere Veludo (2004, p. 54), na arrumao dos materiais, a utilizao do espao til
do armazm deve ser orientada no sentido da ocupao da sua capacidade mxima. Neste
sentido, a utilizao de todo o espao til e sobretudo em altura ocupao em volume
dentro dos limites estabelecidos pelas Normas de Segurana, algo que se revela
importante. A atividade de arrumao dos materiais deve consistir na disposio racional e
criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais prprios do armazm.
Para minimizar o trabalho e, consequentemente o custo logstico da armazenagem, devem
ficar mais prximos da sada os materiais de maior frequncia de movimentos e destes os
mais pesados, os de maior volume e os de difcil movimentao.
Para a arrumao criteriosa, h necessidade de se fazer um plano de arrumao. Para isso
deve realizar-se, em primeiro lugar, uma anlise ABC por frequncia de sadas para
minimizar os custos logsticos de armazenagem.
Nos locais mais afastados da sada sero colocados os materiais de fraca frequncia se
sadas; os monos e os que atravanquem as movimentaes interiores devido sua forma ou
tamanho. Na arrumao em altura, dever-se- seguir o critrio da razo inversa do peso.
Nas prateleiras os materiais mais pesados e de maior volume ocuparo os nveis inferiores.
Em cada local os materiais devero ser arrumados criteriosamente, de maneira que os
materiais mais antigos devero ser os primeiros a sair, prevendo assim a hiptese de no
ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade.
Segundo Koster et al (2007, pg. 5), administrativamente, o ponto mais importante da
arrumao assenta na correspondncia direta entre cada item e o seu local de arrumao.
Consegue-se resolver este problema, codificando segundo um critrio adequado todos os
locais e espaos do armazm. fundamental a introduo de sistemas de identificao
automtica de artigos, e registo em sistema informtico de toda a movimentao de artigos.
No local de arrumao, todos os itens devem ter o respetivo cdigo de material.

33

Figura 7 Exemplo de cdigo de localizao de armazenagem

Para armazenar as mercadorias dentro de um armazm existem vrios sistemas de


armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas vrias solues para o mesmo armazm. A
escolha do melhor mtodo de armazenagem prende-se com as caractersticas dos produtos
a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos associados a cada um e a
funcionalidade face ao espao disponvel.
Se os stocks so sazonais ou apresentam uma tendncia padro de procura, o
posicionamento aleatrio prefervel, enquanto para artigos estveis o posicionamento fixo
pode ser o sistema mais adequado.

4.1.3. Fornecimento interno de materiais


O fornecimento interno a atividade de entrega do material requisitado no local de
fornecimento interno ou o encaminhamento para o local de utilizao, em conformidade
com a programao. (Veludo, 2004, p. 59)
Para o fornecimento interno dos materiais necessrio haver uma solicitao especfica
(requisio) ou uma ordem de entrega (automtica) associada a um sistema de programao
de operaes. (Henn et la., 2011)
Pode considerar-se trs tipos de fornecimento interno:
Eventual: se o armazm solicitado aleatoriamente, durante as horas normais de
funcionamento, em resultado de uma necessidade fortuita de material.
Programado: se as entregas so escalonadas pela programao de operaes,
permitindo ao armazm tambm programar os fornecimento internos, com a finalidade
de entregar os materiais nos momentos certos, coordenadamente e sem interromper o
fluxo de material.

34

Urgente: se a solicitao do material (fortuita) visa resolver uma urgncia resultante de


um problema (erro de programao, no-conformidade, ), por forma a no
prejudicar o curso normal do fluxo de material.
Os fornecimentos internos eventuais e urgentes devem ser minimizados, pois normalmente
so antieconmicos. As solicitaes ao armazm devem ser formais, isto , acompanhadas
de um documento prprio. A requisio que o armazm recebe para proceder ao
processamento das sadas dos materiais requisitados, interpretada pela gesto de stocks
como consumos e a pela contabilidade como custos.
As necessidades de reposio dos Servios Utilizadores chegam ao Armazm nica e
exclusivamente pelo Sistema de Informao (SI), surgindo no Terminal Porttil de cada
operador que faz o picking a partir do mesmo.
No fornecimento interno, o armazm deve verificar a correo das requisies de materiais
no que respeita s quantidades, unidades de utilizao, cdigos dos materiais e, sobretudo,
nmeros de conta de centros de custos. Os erros que eventualmente forem detetados,
devero ser imediatamente corrigidos.

Figura 8 Exemplificao do processo de picking

A informao dos artigos a repor 100% automtica, sem pedidos de reposio ou


deslocaes de elementos do Armazm aos Servios.

35

Figura 9 Registo informtico da sada dos artigos

Entradas e sadas de artigos no necessitam de registo manual. O inventrio est


permanentemente atualizado, apoiado no registo vlido das entradas e sadas de todos os
materiais. Com o aparecimento do software de logstica, as empresas tm assim ao seu
dispor um grande nmero de dados do inventrio. Um inventrio permanente, permite-nos
obter informao das quantidades e preos unitrios, tal como o valor do consumo anual,
sendo estes elementos necessrios para se poder definir um perodo econmico de
encomenda, bem como a possibilidade de saber onde esto todos os artigos no hospital,
em que quantidades e a qualquer momento.
Como o material transferido para os servios com destino conhecido e controlado, o
stock de segurana menor no Armazm Central e o risco de roturas mnimo, devido
possibilidade de transferncia interservios.
Consumados os fornecimento internos, os documentos que os originaram devem ser
rubricados pelos funcionrios que os satisfizeram e imediatamente processados para que a
informao de inventrio esteja sempre atualizada.

4.1.4. Servios Utilizadores


As arrecadaes existentes nos Servios Utilizadores so organizadas com a colocao de
armrios profissionais especficos para armazenagem de artigos, com otimizao do espao
disponvel.

36

Figura 10 Armrio das arrecadaes dos Servios Utilizadores

Cada Servio estar equipado com um terminal porttil onde sero registados os artigos
retirados do armrio. Este mtodo utilizado permite a reduo de consumo na ordem dos
10% devido ao controlo proporcionado pelo sistema.
A localizao dos artigos em arrecadao fixa e nica em cada Servio, no dependendo
assim da experincia e conhecimento dos Utilizadores.

4.2.

Compra direta

Segundo Veludo (2004, p. 131), quando se detetam quebras significativas nos consumos, a
ponto de se tornarem irrelevantes ou apresentarem caractersticas de eventualidade, deve
colocar-se a questo de se ser econmico manter o stock desse material ou ser mais
vantajoso deixar esgot-lo e sempre que for necessrio efetuar uma compra direta.
Para a resposta a essa questo pondera para alm do fator econmico, outros fatores, tais
como:
Materiais de custo elevado e de reduzido consumo, cujos prazos de aprovisionamento
sejam compatveis com os programas de fabrico, podem no fazer parte da gama de
stock;
Materiais correntes de utilizao geral, de fcil aquisio e baixos consumos podem no
integrar o stock; inversamente, se estes mesmos materiais forem de aquisio difcil e
morosa, j devero pertencer gama de stock;
Materiais ou equipamentos de utilizao restrita, ou fabricados especialmente, ou seja,
no usuais no mercado corrente e por este facto com prazos de aprovisionamento
longos, devero ser do stock, mesmo que os consumos anuais sejam fracos;
37

Materiais de utilizao muito especfica, de consumos espordicos no devero constar


no stock, desde que os prazos de aprovisionamento sejam compatveis com os prazos
previstos para a utilizao.
Normalmente as compras diretas tm encargos adicionais em comunicaes, deslocaes e
transportes. Como se trata de material de consumo reduzido, deve ser do grupo C (anlise
ABC) e objeto de uma encomenda anual.

38

5. Plano de ao
Este captulo descreve detalhadamente as atividades desenvolvidas ao longo do estgio,
realizadas com base no planeamento e contextualizao da organizao. apresentado
todo o processo, desde o planeamento ao assim como o resultado dessas atividades.
O planeamento o processo que define os propsitos globais da interveno e a forma de
os alcanar. O plano de atividades, devido complexidade e incerteza em que est
envolvido o estgio, deve ser flexvel e ajustado, mantendo-se em constante construo.
Como intuito de definir quais as atividades desenvolvidas ao longo do estgio foi
necessrio proceder ao diagnstico de necessidades. Desta forma, foram inicialmente
definidas, em conjunto com o diretor de gesto logstica, quais as atividades que melhor se
enquadravam com os objetivos do estgio e com as necessidades da instituio. Ao longo
do estgio, e com todas as tarefas iniciais cumpridas, foram estabelecidas novas tarefas.
O estgio decorreu numa instituio que prima pelo bom clima organizacional, favorvel ao
processo de aprendizagem contnua, que valoriza o trabalho em equipa e encoraja
iniciativas de ao e deciso. Deste modo, o estgio curricular mostrou-se de extrema
importncia para a aquisio e desenvolvimentos de novas competncias.
O plano elaborado engloba as dimenses:
Anlise mensal dos consumos
Elaborao de procedimentos
Elaborao de lista de material em falta para funcionamento dos servios
Elaborao de lista do material consignado
Atualizao do Material Requirement Planning

Cada uma destas atividades foi planeada de forma detalhada na lgica de fichas projeto, que
se apresentam de seguida.

39

Designao
Anlise mensal dos consumos de material dos servios da instituio.
Fundamentao
Uma instituio desta natureza e abrangncia exige um conhecimento constante e atual dos
consumos. Importa perceber as especificidades dos diversos servios em articulao com o
perfil das suas necessidades, bem como com as caractersticas de mercado. Para o efeito,
importa verificar reas de consumo suscetveis, tendo em vista a tomada de medidas que
permitam a reduo de custos em articulao com o mercado concorrencial.
Objetivo
Analisar, mensalmente, os consumos de material, tendo em vista a reduo de custos.
Identificar oscilaes nos consumos por parte dos servios.
Caracterizar o perfil de consumos de cada servio, nomeadamente em termos de produtos
com maior sada e produtos prioritrios.
Identificar reas de consumo suscetveis de reduo de custos.
Estratgias
Comparao dos consumos com base em anos/meses anteriores e acumulado.
Comparao dos consumos entre os diversos servios.
Identificao do perfil de consumos e dos desvios.
Elaborao de relatrio, com base na anlise efetuada, propondo medidas conducentes
conteno de custos.
Estratgias de avaliao
Anlise da evoluo dos consumos bem como da eficcia das estratgias propostas em
relatrio.

40

Designao
Elaborao de procedimentos de execuo de atividades no mbito da gesto e logstica.
Fundamentao
Tratando-se de uma instituio em funcionamento recente, impe-se a necessidade de
harmonizar procedimentos a executar regularmente. De forma a uniformizar processos e
oficializar diversas atividades do departamento de logstica foi necessrio a elaborao de
procedimentos, nomeadamente de receo de mercadorias, pedido de material, inventrios,
comunicao de consumo de dispositivos mdicos implantveis, gesto das arrecadaes
em sistema de duplo lote, pedido de compra de material/emisso de Notas de Encomenda
(NE), devoluo de material ao armazm, encerramento das NE abertas e reposio das
arrecadaes e a relevncia das mesmas para o funcionamento dos servios.
Procura-se, assim, que independentemente da pessoa que desempenha a atividade, esta seja
sempre realizada da mesma forma e de acordo com os mesmos pressupostos.
Objetivo
Dispor de procedimentos promotores de uma gesto harmoniosa no mbito da gesto e
logstica da instituio.
Obter 100% dos procedimentos aprovados pelo Departamento de Qualidade (DQ).
Estratgias
Verificao do funcionamento das diversas atividades.
Verificao dos parmetros exigidos em cada atividade.
Reunio com os intervenientes no processo para descrio detalhada de todas as operaes
necessrias realizao das atividades.
Elaborao da verso final das propostas de procedimentos.
Submisso das propostas aprovao do departamento de qualidade.

41

Indicadores de resultados

Visa-se, assim, a aprovao de todos os procedimentos por parte do DQ.

42

Designao
Elaborao de lista de material em falta para funcionamento de novos servios
Fundamentao
Encontrando-se a instituio numa fase de abertura de vrios servios, urge que se proceda
identificao de equipamentos e materiais necessrios ao seu funcionamento Esta
identificao ter que ser efetuada de forma rigorosa para que no se registem falhas no seu
funcionamento. No decorrer do estgio, foram realizadas aes para a elaborao de
material em falta para a abertura dos servios de radioterapia e pediatria.
Objetivo
Identificar o material em falta para que o servio seja aberto ao pblico.
Assegurar as condies necessrias ao funcionamento dos servios.
Estratgias
Verificao, por parte de gestores e profissionais de sade, do material em falta em cada
servio, e dentro de cada servio em todas as salas.
Elaborao da lista de material necessrio.
Elaborao do oramento do material em falta.
Validao do pedido de oramento e respetiva compra de material.
Colocao do material no seu respetivo local.
Indicadores de resultados
Aprovao da listagem de material em falta para os novos servios.
Identificao de falhas evitveis, em termos de quantidade e qualidade.
Disponibilizao do material imprescindvel em quantidade e no timing previstos.

43

Designao
Elaborao da lista do material consignado.
Fundamentao
A elaborao da lista de material consignado foi necessria devido inexistncia de uma
base de dados na instituio sobre este tipo de material. O material consignado caracterizase como um produto altamente especfico, com um consumo espordico e com alto custo,
obtido junto ao seu fornecedor, no entanto, pago somente informao de uso. Tratando-se
de uma instituio recente surgiu a necessidade da elaborao de uma base de dados
detalhada sobre isto tipo de material, separados por especialidade e fornecedor.
Objetivo
Determinar o investimento efetuado em material consignado.
Estratgias
Diviso do material consignado por especialidade e fornecedores.
Elaborao da listagem do material consignado.
Contacto direto com os diversos fornecedores para anlise do valor do material
consignado.
Determinao detalhada do valor de material consignado na instituio, para cada
especialidade e fornecedor.
Indicadores de resultados
Existncia de uma lista detalhada de todo o material consignado na instituio e respetivo
custo por especialidades e fornecedores.

44

Designao
Atualizao do Material Requirement Planning.
Fundamentao
O Material Requirement Planning (MRP) um software de logstica hospitalar que permite
receber alertas para proceder compra de materiais. Constitui um recurso fundamental,
uma vez que um dos grandes problemas na gesto de stocks reside na determinao correta
da altura em que um dado material deve ser encomendado. Para o efeito, imprescindvel a
sua atualizao sistemtica e ajustado realidade da instituio. Uma vez que o sistema
utilizado se encontrava desatualizado, considerou-se pertinente a sua atualizao.
Objetivo
Assegurar a existncia de um sistema em que os pontos de encomenda e a quantidade a
encomendar dos produtos esteja adequada aos consumos do hospital.
Atualizar o sistema alerta do ponto de encomenda, para cada material, em funo da atual
realidade da instituio.
Otimizar a gesto de stocks da instituio.
Estratgias
Atualizao do sistema com base na informao dos consumos e encomendas dos
materiais efetuadas.
Identificao dos produtos que no constam no MRP a partir da triangulao da
informao dos materiais consumidos e dos, integrados no MRP.
Verificao, em conjunto com os compradores (internos), se o ponto de encomenda se
ajustava aos consumos efetivos do hospital.
Estratgias de avaliao
Anlise relativa ao ajuste realidade do hospital dos pontos de encomenda e quantidade do
lote com base nos consumos e encomendas efetuadas.

45

6. Operacionalizao do plano realizado


Nesta seco ser apresentado o trabalho desenvolvido em articulao com o planeado,
dando enfoque s competncias desenvolvidas. Numa primeira fase realizada uma
reflexo sobre a anlise dos consumos efetuados. De seguida sero apresentados os
procedimentos realizados e as estratgias utilizadas na sua elaborao. Ser ainda efetuada a
abordagem lista de material em falta para o funcionamento dos servios e material
consignado. Por fim, explicado o processo de atualizao do MRP, bem como as
estratgias adotadas.

6.1.

Anlise mensal dos consumos

Atualmente, estamos inseridos numa sociedade onde a oferta de prestadores de sade


cada vez mais alargada. Consequentemente, torna-se cada vez mais importante tomar
medidas que permitam a reduo de custos, de modo a obter vantagens face ao forte
mercado concorrencial em que nos encontramos.
Apenas com uma anlise detalhada e constante dos consumos de cada servio possvel
verificar onde e como so distribudos os recursos, como se pode reduzir custos, quais as
necessidades prioritrias, e deste modo obter dados para um eficaz e eficiente controlo e
distribuio de stocks e recursos.
Com este intuito, e na instituio hospitalar onde o estgio foi realizado, no incio de todos
os meses realizada a anlise dos consumos do ms anterior. Para esse efeito, necessrio
retirar os dados dos consumos do programa SAP, posteriormente os dados so tratados e
os parmetros mais pertinentes analisados. A obteno destes dados possvel, uma vez
que qualquer entrada e sada de material so registadas, tanto no armazm como nos
servios. Assim, os consumos dos materiais so determinados pelo registo de movimentos
atravs do software utilizado, e que vai permitir um maior e melhor controlo sobre os
mesmos.
Os dados obtidos, completados com o ms, tipo de conta, rubrica, descrio de centro de
custo, tipo de material, material especfico e data de lanamento, so:
Classe de custo;
Denominao da classe de custo;
46

Valor;
Quantidade total de entrada;
Unidade de medida lanada;
Tipo de conta de contrapartida;
Conta de lanamento de contrapartida;
Denominao da conta de contrapartida;
Material;
Texto breve material;
Centro custo.
Os dados referidos, aps tratados como demonstrados na tabela 1, vo permitir mltiplas
anlises quando cruzados, como a verificao com o centro de custo com maior valor, qual
o material com maior valor, anlise dos materiais com mais consumo. Esta anlise torna-se
importante pois atravs de comparaes, tanto em termos mensais como em termos de
acumulado, vai permitir obter a evoluo dos consumos e assim a anlise das estratgias
traadas e suas readaptaes caso necessrio.
Tabela 1 - Dados mensais da unidade hospitalar obtidos em SAP
Denom.classe
custo

Rubrica do
report de
contas

Valor

Qtd.entr.

UML

Descrio cc

Material

PF-Reag PDR

Reagentes

423,5

UND

AP - Anatomia
Patolgica

170000xxx

PF-Reag PDR

Reagentes

369

UND

AP - Anatomia
Patolgica

170000xxx

PF-Reag PDR

Reagentes

419,87 1

UND

AP - Anatomia
Patolgica

170000xxx

PF-Reag PDR

Reagentes

302,5

UND

AP - Anatomia
Patolgica

170001xxx

14,65

400

UND

AP - Anatomia
Patolgica

110003xxx

14,69

400

UND

AP - Anatomia
Patolgica

110003xxx

70,11

3000

UND

AP - Anatomia
Patolgica

110000xxx

1,08

10

UND

AP - Anatomia
Patolgica

120004xxx

CMVMC-MCCArt.Cirurg
CMVMC-MCCArt.Cirurg
CMVMC-MCCOutros MCC
CMVMCOut.Mat.Consm

Material de
Consumo
Clinico
Material de
Consumo
Clinico
Material de
Consumo
Clinico
Outros
Consumos

47

No caso especfico do departamento onde decorreu o estgio, os materiais que importam


analisar so os materiais de consumo clnico e os outros consumos, sendo feito o detalhe
dos centros de custo e, dentro destes, verificando quais os com maior consumo. Como
demonstrado na tabela 2, so nos materiais de consumo clnico que se encontram grande
parte dos custos.
Tabela 2 - Rbrica com maior valor
Rubrica do report de contas % Valor
Material de Consumo Clinico

87%

Outros Consumos

7%

Reagentes

6%

Total

100%

Dentro de cada rubrica, ainda possvel verificar quais os materiais com maior consumo e
qual o seu valor, tal como demonstrado na tabela 3:
Tabela 3 - Top 15 do material em outros consumos
Material

Soma de Valor

Soma de Qtd.entr.

CARTAO CART P/IDENT PESSOAL

xxx

1000

BALDE S/TAMPA 50 LTS.-PS 5060-CR BRANCA

xxx

260

DESINFECTANTE RAPICID PA

xxx

24

TOALHETES LIMPEZA SECOS

xxx

180

TONER HP CE285A P/IMPRESSORA HP 1102

xxx

43

TOALHETES PAPEL P/LIMPEZA MAOS.

xxx

4453

ALUGUER VENTILADOR

xxx

492

ALUGUER VENTILADOR PRESSO POSITIVA


ENVELOPE MOD.081-D (ENVELOPE COM
JANELA)
TONER HP CE505A PRETO
PAPEL MARQUESA 48CMX70MT.FOLHA DUPLA
PIC
JOGOS DE 5 SEPARADORES C/CINCO CORES - A

xxx

246

xxx

17750

xxx

16

xxx

492

xxx

3000

SABO LIQUIDO PH 5,5 500ML

xxx

737

PAPEL FOTOCOPIA A4-80 GRAMAS

xxx

300

SACO PRETO OPACO 650X700MM

xxx

568

Total Geral

xxx

261830

Sub-total

xxx

29561

% top 15

63%

11%

48

Deste modo, com a anlise dos diversos dados verifica-se facilmente que h artigos que
sofrem uma maior variao de consumo do que outros. Atravs desta anlise, consegue-se
facilmente perceber se existe algum custo anmalo, e consequentemente, verificar qual a
sua origem e posteriormente corrigir a situao.

49

6.2.

Elaborao de procedimentos

Uma vez que a instituio onde decorreu o estgio era recente, muitas das tarefas a executar
regularmente ainda no se encontravam padronizadas. De forma a uniformizar processos e
oficializar diversas atividades do departamento de logstica foi necessrio a elaborao dos
respetivos procedimentos.
Na elaborao dos procedimentos necessria uma descrio detalhada de todas as
operaes necessrias na realizao das atividades. No final o objetivo garantir que
mesmo que uma tarefa seja realizada por uma pessoa diferente, esta continue a ser realizada
da mesma forma.
Aps o procedimento se encontrar terminado, e para que seja vlido, tem primeiro que ser
aprovado pela qualidade.
Os procedimentos efetuados foram:
Organograma do departamento de logstica
Procedimento de Receo de mercadorias
Procedimento de Pedido de material
Procedimento de inventrios
Procedimento da Comunicao de consumo de dispositivos mdicos implantveis
Procedimento de gesto das arrecadaes em sistema de duplo lote
Procedimento de pedido de compra de material/ emisso de NE
Procedimento de devoluo de material ao armazm
Procedimento de encerramento das NE abertas
Procedimento de Reposio das arrecadaes
Todos os procedimentos podem ser encontrados em anexo, no Anexo 1.

50

6.3.

Elaborao de lista de material em falta para funcionamento dos


servios

Antes da abertura de um servio necessrio garantir que este se encontra em perfeitas


condies e pode funcionar corretamente. Desta forma, necessria a realizao de uma
visita ao servio onde se procura perceber qual o material em falta. Este no um processo
individual, deve ser feito em equipa, onde devem constar no apenas gestores como
tambm profissionais de sade. o trabalho de equipa que vai permitir detetar o mximo
de falhas possveis e assim minimizar os possveis erros aquando da abertura do servio.
Durante o processo, todas as salas devem ser verificadas e a listagem dos materiais em falta
realizada. Posteriormente, necessrio pedir um oramento do material e mobilirio em
falta.
Tabela 4 - Representao da listagem de material em falta e pedido de oramento de um servio
Equipamento necessrio
rea/espao

Descrio

Quantidades

Oramento ()

Quarto 1.01

Cadeiro

200,00

Quarto 1.03

Mesa de cabeceira

150,00

Quartos 1.07

Suporte papel

50,00

Quartos 1.08

Suporte Baktolin

100,00

300,00

50,00

350,00

Mesa de Apoio

100,00

Mesa de refeio

50,00

200,00

Carros de Pensos

350,00

700,00

1.000,00

Sala equipamento
Servio X

Necessidade

Sala de tratamento
(enfermagem)
Refeitrio

Baldes com tampa


para resduos

Frigorifico para a
medicao

Total

300,00

3.200,00

Aps o pedido de oramento ser validado a compra efetuada e o servio equipado para
que possa ser aberto. No decorrer do estgio, foram realizadas aes para a elaborao de
material em falta para a abertura dos servios de radioterapia e pediatria.

51

6.4.

Elaborao de lista do material consignado

A elaborao da lista do material consignado foi necessria uma vez que no existia uma
base de dados na instituio sobre esse tipo de material. A sua elaborao era importante
pois pretendia-se saber detalhadamente, para cada especialidade e fornecedor, qual o valor
de material consignado na instituio.
Um material consignado um produto obtido junto ao seu fornecedor, pago somente
mediante informao de uso. Existe ainda a possibilidade de devoluo do item a custo
zero se no for utilizado. Estes materiais caracterizam-se pelo seu alto custo e
especificidade, aliados a um baixo e espordico consumo.
Para a criao do ficheiro foi necessrio o contacto direto com os fornecedores das
diversas firmas, para anlise dos valores do material consignado. Este foi dividido por
especialidades e, dentro destes, separados por fornecedores. Os dados requeridos para a
sua elaborao foram o cdigo interno, descrio do material, nome do fornecedor,
referncia do material, quantidade e preo.
Tabela 5 - Representao da lista de material consignado elaborada
Cdigo
Ref
Descrio
Fornecedor
interno
Material

Quantidade

Preo

Total

()

()

Fio-guia de 3.2 mm
110000xxx com ponta roscada,

Synthes

00.292.xxx

30,00

120,00

Synthes

387.xxx

76,00

76,00

110000xxx Trocar para broca oca

Synthes

00.387.xxx

184,00

184,00

110000xxx Extractor para broca oca

Synthes

00.387.xxx

507,00

507,00

387.xxx

101,00

101,00

395.xxx

282,00

282,00

396.xxx

102,00

102,00

Total

1373

comprimento 215 mm
110000xxx

Vareta de extraco para


broca oca

110000xxx Centrador para broca oca Synthes


Punho em T para pinos
110000xxx de Steinmann e parafusos Synthes
de Schanz
Implante de teste
110000xxx

Cervios, cuneiforme,
tamanho 5 mm, azul-

Synthes

escuro

52

6.5.

Atualizao do Material Requirement Planning

O problema da gesto econmica dos stocks no se centra na aplicao de mtodos de


gesto, mas na seleo do melhor mtodo para cada artigo, conforme a sua identidade, as
suas caractersticas de consumo, de preo e prazo, tal como os custos associados ao
armazenamento, reabastecimento e rotura.
Um dos grandes problemas na gesto de stocks reside na determinao da altura em que
dever ser feita uma nova encomenda de um determinado material. Atravs do software de
logstica hospitalar instalado na instituio so recebidos os alertas para proceder compra
de materiais.
O ponto de encomenda representa o primeiro alerta para a colocao de uma nova
encomenda. Idealmente sempre que se atinge este ponto a empresa deveria proceder
colocao da encomenda (Gonalves, 2006).
O stock de segurana por sua vez o segundo alerta para a colocao de uma nova
encomenda. Pode ser visto como um alerta intermdio entre o ponto de encomenda e o
stock mnimo (Gonalves, 2006). Ou seja, o software de logstica hospitalar utilizado, de
acordo com os valores definidos pela instituio, deve alertar para a colocao de uma
determinada quantidade de material sempre que for atingido o ponto de encomenda.
Na instituio hospitalar onde o estgio foi realizado o software utilizado o MRP. O
software, apesar de possuir as funcionalidades apresentadas encontrava-se desatualizado,
sendo por isso de grande utilidade para a instituio a sua atualizao para uma otimizao
da gesto de stocks da instituio.
Desta forma, para constatar quais os produtos com consumos que no constam no MRP
foi necessrio confrontar a lista dos materiais com consumos com a lista dos materiais que
constavam at data em MRP.
Aps determinada a lista dos materiais em falta foi necessrio verificar qual o ponto de
encomenda. Assim, procedeu-se ao clculo da mdia de consumo dirio e posteriormente
ao clculo do stock de segurana (15 dias), sendo que o ponto de encomenda seria para 20
dias. Para finalizar o processo foi necessrio verificar no armazm, e para cada produto, a
quantidade presente em cada caixa. Este um passo fundamental pois para uma correta
atualizao do software necessrio ajustar os valores s quantidades da caixa do produto.
Uma vez que a instituio recente foi difcil para determinados produtos definir um
ponto de encomenda atravs das mdias dos consumos, pois no era ainda possvel obter
dados suficientes.

53

Para que o MRP funcione da forma mais fivel possvel, foi analisado com os
compradores, da instituio, se o ponto de encomenda se ajustava aos consumos efetivos
do hospital. Esta anlise fundamental uma vez que os compradores so os responsveis
pelas encomendas, estando desta forma numa situao privilegiada para verificar a
quantidade de material a encomendar.
Conhecidos os pontos de consumo, apenas necessrio atualizar o software com os
valores do stock de segurana, ponto de encomenda, entre outros, de forma a que sempre
que os valores introduzidos forem atingidos o software alerte, recomendando a quantidade
de encomenda estipulada para o produto. Este processo para alm de bastante simples
eficaz, uma vez que de fcil perceo, tornando possvel o controlo das existncias da
instituio a qualquer momento.
Importa realar que nem todos os materiais consumidos so introduzidos no MRP por
apresentarem um consumo espordico ou de menor relevncia, dependendo dos custos
unitrios de cada material. Tendo o material um custo elevado, no deve ser mantido em
stock quantidades superiores s estritamente necessrias visto que tudo que ultrapasse essas
quantidades acrescenta custos desnecessrios, como o custo de posse, ou custo de
obsolncia.
Por motivos internos instituio, a atualizao do MRP no foi realizada at ao perodo
do trmino do estgio.

54

Concluso
Aps a elaborao deste trabalho foi possvel concluir que o mercado da sade muito
complexo e tendencialmente ineficiente. Este apresenta algumas particularidades que no
se observam noutros mercados de bens, estando rodeado por falhas de mercado,
principalmente relacionadas com a assimetria de informaes, risco moral e seleo
adversa.
Neste contexto, somos confrontados com novos modelos de gesto, alguns dos quais
assente em pressupostos de que o mercado privado traz para o sector a questo da
eficincia, enquanto o governo seria responsvel por uma distribuio equitativa de bens de
sade essenciais. As parcerias representam, pois, uma abordagem inovadora de gesto e
financiamento de unidades pblicas de sade, pretendo associar, numa perspetiva de longo
prazo, o que h de melhor no sector pblico e no sector privado.
A oportunidade de desenvolver um estgio neste contexto, para alm de permitir
mobilizao de conhecimentos adquiridos na fase terica, permitiu-me desenvolver
competncias de gesto, em particular no que se refere ao domnio da logstica hospitalar.
Sendo os stocks responsveis por um elevado investimento por parte das instituies, a
gesto de stocks tem uma importncia elevada ao nvel dos custos globais do hospital. Uma
gesto eficaz tem grande influncia no correto funcionamento do hospital, uma vez que
dela est dependente o abastecimento de todo o hospital. A grande importncia da gesto
de stocks leva a que a sua constante melhoria seja de extrema importncia servindo como
fator de diferenciao em relao a outros hospitais, podendo resultar em inmeros
proveitos.
Um bom planeamento estratgico uma ferramenta poderosa para a adaptao ao
ambiente competitivo em constante mutao.
Claramente, a realizao deste estgio foi uma mais-valia para o desenvolvimento pessoal e
profissional, sendo um grande desafio pelo tema e pela ao desenvolvida. A elaborao do
projeto, num departamento de logstica de um grupo pblico-privado de sade, permitiu
uma aprendizagem profunda sobre os procedimentos para a aquisio de bens e servios
para os diversos servios, bem como da logstica interna e externa associada, uma vez que
foi possvel conhecer e contactar com os diversos servios e profissionais.
Analisando as atividades desenvolvidas, pode-se afirmar que estas foram realizadas com
sucesso, tendo ainda de se incluir novas atividades durante o decorrer do estgio.

55

Tendo em conta os resultados obtidos, fica em aberto alguns desenvolvimentos futuros.


Uma vez que a atualizao do MRP, e por motivos internos da instituio no foi
completamente efetuada, pode futuramente avanar-se com a atualizao e correto
abastecimento de materiais.
Uma das dificuldades encontradas prendeu-se com o armazenamento de materiais. O
armazm apresenta algumas limitaes fsicas, permitindo uma gesto de stocks eficiente
mas no a ideal, podendo por esse motivo ser melhorado.
Atravs de toda a anlise, pode-se concluir que os stocks apresentam uma significativa
parcela dos custos hospitalares, sendo por isso a gesto de stocks um fator primordial. A
gesto da cadeia de abastecimento torna-se uma das principais reas de melhoria, onde se
consegue impactos importantes no desempenho da instituio hospitalar.
Para que se construa um hospital cada vez mais competitivo, moderno e flexvel,
fundamental uma base slida desenvolvida e baseada no pressuposto que deve existir
espao e oportunidades de melhoria das vrias reas do hospital, tendo em mente que o
utente o avaliador final. necessria a formao de equipas proactivas, de forma a
antecipar decises e aes, atentas s constantes mudanas dos utentes e mercado.

56

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e da satisfao do utente dos hospitais EPE e SPA resultados globais de 2009. Relatrio dos
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59

Anexos

60

Anexo 1: Procedimentos elaborados no decorrer do estgio


Organograma do departamento de logstica
Administrador
Jos Lus Carvalho

Apoio Gesto
Hugo Ferreira

Dir Logistica
Tiago Rocha

Apoio Gesto
Helena Lima

Resp Aprovisionamento
Eullia Teixeira

Compra
Maria Jos
Jos Manuel Pinto
Paulo Carvalhal
Manuel Arajo
Manuel Sousa

Armazm
Joo Ribeiro
Antnio Costa
Joo Pereira
Jlia Oliveira
Pedro Lopes
Lusa Dias

Distribuio
Custdio Silva
Srgio Leito
Ruben Coelho

Arrecadaes
Antnio Silva
Rui Magalhes
Alexis Correia

Encarregada Rouparia
Conceio Castro

Gesto Hotelaria
Aline Vasconcelos

Transportes
Domingos Ferreira
Jos Matos

Encarregada - Maqueiros
Conceio Fernandes

Distribuio e Armazm
Costura
Fardas
Josefa Guedes
Lurdes Barroso Carolina Arajo
Maria Castro
Ludovina Faria
Jlia Amorim
Snia Ferreira
Cristina Veloso
Albina Gomes

Internos
Rui Lopes
Nuno Pinto
Juliana Ferreira
Joo Nogueira
Andr Teixeira
Armando Pinheiro

Bloco Operatrio
Lus Campos
Manuel Pereira
Manuel Miranda
Fernando Rodrigues
Alexandrina Gonalves
Rui Lopes
Rafael Silva

Encarregada - Limpeza
Maria do Cu Gomes

Encarregada - Resduos
Conceio Fernandes

Supervisora Iberlim
Conceio Cardoso

Supervisora Iberlim
Conceio Cardoso

Barbeira
Mnica Fernandes

Encarregada
Iberlim
Elsa Pereira

Gestor Gertal
Manuel Nunes

Encarregado Gertal
Eduardo Silva
Encarregada Iberlim
Conceio Queirs

Conceio Dias
Encarregada
Iberlim
Conceio Queirs

SAD
Elisabete Arajo

Encarregada
Iberlim
Raquel Pereira

Funcionrias
Limpeza

Encarregada
Iberlim
Anabela Alves

Funcionrios
Recolha

Assistentes Operacionais
Alice Ribeiro
Clara Ribeiro
Delfina Cao
Ftima Ferreira
Leonilde Figueiras
Maria Oliveira
Ftima Almeida

Funcionrias
Gertal

Cozinheiras
Lcia Rodrigues
Manuela Pereira
Rosa Pereira
Rosa Oliveira
Jacinta Rocha

PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS

1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de entrada de material de consumo clnico, hoteleiro, administrativo, manuteno e
equipamentos do Hospital.

2. MBITO
Este procedimento aplica-se equipa de logstica do Hospital.

3. RESPONSABILIDADES
Compete aos elementos destacados para a receo do armazm a implementao deste procedimento.

4. REFERNCIAS, DEFINIES E ABREVIATURAS


CM Consumo de Mercadorias
DL Diretor de Logstica
NE Nota de Encomenda
RM Receo de Mercadorias
SAP Systems, Applications and Products in Data Processing

5. DESCRIO DO PROCESSO
N. DOC

___.XXX.YY

ELABORADO

APROVADO

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS
Etapas

Responsvel

Chegada
do transportador

Existe NE
para aquele produto
e para aquele

Documentos de
Suporte

------------

------------

------------

Receo

------------

------------

Receo

Documento
em
suporte informtico
NE via SAP

------------

Receo

------------

------------

fornecedor?
5

Compradores

------------

5Salvo
situaes
autorizadas pelo DL no so
permitidas descargas de
mercadoria sem NE

------------

------------

------------

Compradores

------------

------------

------------

------------

------------

------------

9- Material colocado na
zona
de
material
em
arrumao
Transportador fica com o
triplicado do documento de
suporte carimbado com a
data de entrega e assinatura
como evidncia da receo
conforme do artigo, utilizando
o
carimbo
sujeito
a
conferncia
10- verificada a validade e
efetuada a contagem dos
volumes, em casos de no
conformidade o artigo deve
ser devolvido ficando no
Armazm em estado de
aguarda
devoluo.
A
equipa da Receo deve
comunicar com o fornecedor
e acordar com este a data de
devoluo. Deve ser emitida
uma Nota de Devoluo onde
se explica o motivo da
devoluo. O documento de
Receo de mercadoria em
no conformidade deve ser
preenchido.

S
Com
data prevista
de entrega para esse

Solicitar autorizao
de descarga ao
comprador

dia?
8

Emisso NE

Comprador

autoriza?
9

Transportador

No autorizao
de descarga
9

Autorizao de
descarga

Fim

10

Verificao qualitativa
e quantitativa do
material

11

12

Material de
armazm
A

Material de sada
directa
B

13

Material de
consignao
C

Observaes

10

Receo

Documento
em
suporte informtico
NE via SAP
Documento
em
suporte papel
Guia de transporte,
guia de remessa ou
fatura

11

------------

------------

------------

12

------------

------------

------------

13

------------

------------

14

------------

------------

-----------14- Processo de receo de


equipamentos (manuteno)

14

Equipamentos
D

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS

15

20

dada a entrada do
material em Glintt

Responsvel

Arquivada
guia de
consignao

em Glintt
21

Receo

------------

15- gerada RM

16

Receo

------------

16- So arquivadas por


fornecedor, por ano e por
data

17

Receo

Documento em
suporte
informtico NE
via SAP

------------

18

Funcionrio
armazm

------------

------------

19

------------

------------

------------

20

Receo

------------

20- gerada RM e CM

21

Receo

------------

------------

22

Receo

23

Receo

24

Transportadores
internos

25

------------

26

Receo

27

Receo

28

Transportadores
internos

29

------------

27

anexada sada

Material identificado
com o local de destino,
acompanhado com cpia
de guia de remessa, guia
de transporte ou factura

22

Guia de
transporte, guia
de remessa ou
factura so

arquivadas

17

arquivadas

Material arrumado
no armazm

do

28

Material
identificado com
cdigo e localizao
18

23

Material identificado com


o local de destino,
acompanhado com cpia de
guia de remessa, guia de

Material permanece
na recepo para ser
entregue
29

Fim

transporte ou factura
19

Material permanece na
recepo para ser
entregue
25

22- So arquivadas por


fornecedor, por ano e por
data
23- A cpia do documento
Documento em
deve ser assinado por
suporte
parte dos servios de
informtico NE
destino como confirmao
via SAP
de receo
24- Entregue com o
-----------restante material para
servio
------------

24

Fim

Observaes

15

A entrada

Guia de
transporte, guia
de remessa ou
factura so

Documentos de
Suporte

26

dada a entrada e
sada de materiais

16

Etapas

Fim

------------

------------

26- So arquivadas por


fornecedor, por ano e por
data
27- A cpia do documento
Documento em
deve ser assinado por
suporte
parte dos servios de
informtico NE
destino como confirmao
via SAP
de receo
28- Entregue com o
-----------restante material para o
servio
------------

------------

------------

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS

ANEXOS

N. DOC

___.XXX.YY

ELABORADO

APROVADO

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

RECEO DE MERCADORIA EM NO CONFORMIDADE

A mercadoria no se encontra em conformidade para ser efetuada a respetiva receo.

Nota de encomenda: __________________ __________________


Empresa Fornecedora: ____________________________________________

Razes de no conformidade:

No est de acordo com a nota de encomenda.


Os preos no esto corretos.
As embalagens no esto devidamente acondicionadas.
Outros motivos:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
___________________________________________________________
O Responsvel da Receo: ___________________________________________
N. Mec. _________________

Data: ____/____/____

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE MATERIAL
1. OBJETIVO
Descrever o funcionamento das requisies e entregas nos servios de material de Consumo Clnico.

2. MBITO
Requisies de Material, excluindo o material farmacutico.

3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica, Direo Clnica, Direo Enfermagem e Direo de produo implementar
este procedimento.

4. DESCRIO DO PROCESSO
1. exceo de material novo que obrigatoriamente dever vir acompanhado pela Solicitao de
Material de Consumo Clnico Extra Formulrio, todo o material tem de ser obrigatoriamente
identificado pelo cdigo interno.
2. O material de implante no abrangido pelo formulrio de material de consumo clnico e tem de
ser solicitado de acordo com o previsto neste procedimento.
3. Ao surgir a necessidade de material no servio, deve-se verificar se este existe na arrecadao.
4. No existindo na arrecadao, deve-se verificar se se trata de um produto normalizado ou no.
4.1. Para produtos no normalizados ou material de implante diferente do adjudicado pela central
de negociao necessrio realizar um pedido extra formulrio.
4.2. Para produtos normalizados realiza-se o pedido atravs da Glintt para o armazm.
5. No armazm verifica-se a existncia de stock do material solicitado.
5.1. Existindo stock do material, o armazm satisfaz o pedido.
5.2. No existindo stock, deve-se solicitar ao departamento de compras a aquisio do mesmo.
6. No caso de necessidade de introduo de um novo material na arrecadao do servio. Deve-se
efetuar um pedido de insero do material na arrecadao, para que o pedido seja satisfeito
atempadamente. (Ver procedimento)
7. Em situaes urgentes:

PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE MATERIAL
7.1. Considera-se urgente o pedido de material para menos de 72horas.
7.2. No caso de produtos normalizados, o pedido deve ser enviado por email com o cdigo do
produto e as quantidades necessrias e atravs da Glintt.
7.3. No caso de pedidos Extra formulrio ou no negociados, o pedido deve tambm ser enviado
por email com as referncias do fornecedor e as quantidades necessrias.

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE MATERIAL

Etapas
Necessidade de
Material

Existe stock na
arrecadao
do servio?

S
3
Fim

Trata-se de um
produto
normalizado?

4
S

5
Realiza-se um pedido
Extra Formulrio

Realiza-se um
pedido na Glintt

Verificar existncia em
Armazm

Utilizador

Documentos de
Suporte

Observaes

Mdico /
Enfermagem

Proposta Cirrgica

------------

------------

------------

------------

------------

------------

------------

Mdico /
Enfermagem

------------

------------

Mdico /
Enfermagem

------------

------------

Mdico /
Enfermagem

Documental em
Papel Solicitao
de Material de
Consumo Clnico
Extra Formulrio
(Imp. 023)

O Pedido deve ser feito


com 72 horas de
antecedncia
Obrigatrio a indicao
de cdigo / referncia do
fornecedor

Funcionrio
Armazm

------------

------------

------------

------------

------------

Funcionrio
Armazm

Proc. de
Distribuio do
Material

------------

10

Funcionrio
Armazm

Proc. de Compra
de Material

------------

11

Funcionrio
Armazm

------------

Procedimento de compra
de material/emisso de
NE

Existe em
armazm?

S
9

10
Entrega do
material no servio

Fim

Pedido de compra
do material

11

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
1. OBJETIVO
Regulamentar a periodicidade, mbito e processo de inventrio das existncias de mercadorias, material hoteleiro,
material administrativo e outros do Hospital.

2. MBITO
Este procedimento aplica-se ao armazm da logstica.

3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica a implementao deste procedimento.

4. REFERNCIAS, DEFINIES E ABREVIATURAS


SAP Systems, Applications and Products in Data Processing

5. DESCRIO DO PROCESSO
Para o bom funcionamento do Hospital necessrio a realizao de inventrios peridicos. Os inventrios
devero reger-se da seguinte forma:

5.1. Poltica de inventrios


1. Devem ser realizados 2 inventrios gerais ao longo do ano:
1.1 Um no final de Maio
1.2 Um no princpio de Dezembro
2. Deve ser realizado semanalmente o inventrio a cerca de 25 produtos, sendo estes:
2.1 Os 10 produtos com maior rotao
2.2 Os 10 produtos com maior peso financeiro
N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
2.3 5 produtos escolhidos aleatoriamente
3. O material consignado deve ser inventariado de 2 em 2 meses, 3 semana do ms. Este inventrio deve ser
realizado em conjunto com as empresas fornecedoras.
4. O material que se encontra nas arrecadaes deve ser inventariado 1 vez por ano.

5.2. Aes a desenvolver pr-inventrio:


1. Confrontar os sistemas Glintt HS e SAP de modo a garantir que o stock se encontra igual e no existe
problemas de interface que podem impossibilitar o registo das diferenas no final do inventrio.
2. Arrumar e identificar os materiais, bem como limpar as zonas a inventariar.
3. As existncias devem estar armazenadas de forma ordenada e disposta de modo a facilitar a contagem,
nomeadamente bem identificadas para evitar trocas de cdigos e diferentes unidades de medida.
3.1 A unidade de medida a colocar deve ser a unidade de medida parametrizada no sistema, a mesma em
que so efetuadas as sadas dos artigos.

5.3. Fases do inventrio:


1. Transmitir toda a Informao sobre o inventrio:
1.1 As instrues devem ser entregues a todos os intervenientes e deve existir uma reunio preparatria.
As instrues incluem pontos como:
1.1.1

Emisso e controlo das folhas de contagem;

1.1.2

Procedimento de contagem e equipas;

1.1.3

Locais a inventariar;

1.1.4

Movimentos de existncias durante a contagem;

1.1.5

Tratamento de existncias em zonas de receo ou expedio;

1.1.6

Superviso da contagem;

1.1.7

Tratamento de existncias obsoletas ou fora de prazo.

1.2 No permitido, aos colaboradores envolvidos no inventrio, sarem do armazm durante o


perodo do mesmo, sem autorizao prvia do responsvel ou coordenador do Inventrio.
N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
1.3 No caso de surgir qualquer dvida deve sempre ser esclarecida com o responsvel do Armazm ou
responsvel pelo inventrio.
2. Entregar a documentao:
2.1 As folhas devem ser numeradas, datadas, rubricadas pelas equipas; deve identificar-se o cdigo do
artigo, descrio, unidade de medida e quantidade inventariada.
2.2 O inventrio deve ser completo, correto e preciso. O preenchimento das folhas de inventrio deve
ser efetuado de forma legvel e com esferogrfica. No permitido apagar ou rasurar, qualquer
correo tem de ser rubricada e riscada com a utilizao de uma rgua de forma a ficarem legveis as
anotaes feitas. Os nomes dos elementos das equipas devem tambm ser legvel.
3. Iniciar as contagens:
3.1 A forma de contagem deve ser efetuada em zig-zag, comeando pelo topo da prateleira, da esquerda
para a direita e de cima para baixo. muito importante que cada equipa entenda onde comea e
termina a sua rea de contagem.
3.2 Deve ser deixada indicao (post-it) de que a prateleira se encontra inventariada, de modo a evitar
dupla inventariao e, aquando de paragens ou troca de equipas a fcil identificao do que se
encontra inventariado. Apenas deve ser colocada a etiqueta ou post-it quando a prateleira se
encontrar completamente inventariada.
4. Iniciar o inventrio:
4.1 O inventrio efetuado na sua totalidade por salas (contagem de todos os artigos a inventariar
dentro de cada sala) existindo para cada sala uma equipa composta por:
4.1.1

Um responsvel de verificao;

4.1.2

Um responsvel de anotao.

5. Registo do inventrio:
5.1 A pessoa que efetua a recontagem tem que ser diferente da pessoa que efetua a contagem. A
constituio das equipas tem como objetivo a existncia de um contador e de um
escrivo/recontador, isto significa que um elemento da equipa efetua a contagem fsica, o outro
elemento conta em simultneo mas mentalmente de forma a validar a quantidade contada pelo
colega e regista a informao. O contador refere a quantidade e o escrivo regista a quantidade na
listagem.

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
5.1.1

A formao das equipas dever ser efetuada com antecedncia de modo a que
entendam as instrues, os campos da listagem e tenham tempo para esclarecer todas as
suas duvidas.

5.2 Verificar sempre o estado de conservao dos bens, se forem detetados bens fora da validade ou
obsoletos os mesmos devem ser colocados em local criado para o efeito (Material obsoleto ou fora
de validade) que depois ser inventariado nos moldes especficos deste tipo de bens. Existir uma
listagem especfica para este efeito. Deste modo, caso detete artigos nestas condies no o
inventarie, coloque-o no local definido e o mesmo ser a ltima localizao a ser inventariada.
5.3 No caso de ser detetado material no existente nas listagens de inventrio existem listagens em
branco onde devem ser descritos esses artigos (cdigo, descrio, unidade de medida e quantidade
inventariada). Esta folha deve ser assinada e datada.
5.4 Perante a existncia de deteo de dois cdigos para o mesmo artigo ou outras situaes anmalas,
as mesmas devem ser descritas numa folha branca. Esta folha deve ser assinada e datada.
5.5 Qualquer material que seja rececionado durante o inventrio no pode ser registado, pelo que ter
obrigatoriamente de ficar em local separado e identificado com SEM RECEPO NO
INVENTARIAR e no pode ser contado. Para qualquer expedio pronta ter de ser por aviso de
COM SADA REGISTADA NO INVENTARIAR.
5.6 Qualquer movimento de material necessrio e que seja efetuado o respetivo registo dever ser
devidamente identificado, comunicado Direo de Logstica e entregues os documentos
comprovativos da sada do material, comprovativos estes rubricados e colocao da indicao se o
bem j estaria ou no inventariado.
5.7 Durante o inventrio o acesso ao sistema Glintt estar limitado, sendo apenas permitida a consulta
em caso de dvidas na unidade de medida de um determinado artigo e apenas efetuada por algumas
pessoas, nomeadas para o efeito.
6. Anlise das diferenas;
7. Recontagem para esclarecimento de dvidas;
7.1 No caso de a quantidade do contador no coincidir com a do escrivo, este ltimo deve pedir
imediatamente para efetuar nova contagem do artigo.
8. Contabilizao das diferenas;
9. Encerramento do inventrio;
9.1 No final deve-se auditar que no ficou nenhuma sala por inventariar.
N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
10. Elaborao de mapa resumo do inventrio, justificaes para o resultado, impacto contabilstico e pontos de
melhoria detetados.
11. A contagem do material consignado e das imobilizaes regem-se pelo procedimento das consignaes e
procedimento do imobilizado respetivamente.

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
COMUNICAO DE CONSUMO DE DISPOSITIVOS MDICOS IMPLANTVEIS
1. OBJETIVO
Descrever as orientaes para o preenchimento do formulrio IMP.017.00/12/2011 - Folha de Registo de
Consumo de Dispositivos Mdicos Implantveis.

2. MBITO
Esta instruo de trabalho aplica-se ao Bloco Operatrio, Hemodinmica e Imagiologia.

3. RESPONSABILIDADES
Compete ao Enfermeiro Chefe do Bloco Operatrio e da Hemodinmica, bem como ao Tcnico Coordenador
da Imagiologia a implementao desta instruo de trabalho.
Compete Direo Logstica a reposio de todo o material expresso na Folha de Registo.

4. DESCRIO DO PROCESSO
No Bloco Operatrio o Enfermeiro circulante da sala operatria deve preencher o formulrio
IMP.017.00/12/2011 - Folha de Registo de Consumo de Dispositivos Mdicos Implantveis sempre que
utilizado um dispositivo mdico implantvel. Na Hemodinmica o Enfermeiro presente na sala de polgrafo
que efetua o respetivo registo. Na Imagiologia esta responsabilidade cabe ao Tcnico Coordenador. Assim:
1. Cola a etiqueta de identificao do doente no campo respetivo;
2. Descreve o servio correspondente;
3. Assinala com X o tipo de interveno cirrgica (Ambulatrio ou Convencional) e a especialidade cirrgica
respetiva;
4. Descreve na tabela o cdigo interno, descrio, referncia e quantidade dos dispositivos aplicados;
5. Coloca no verso da folha os autocolantes dos implantes quando for o caso, com as respetivas referncias;
6. Assina, data e coloca o nome bem como o n mecanogrfico nos locais prprios;
7. Coloca no final da cirurgia este impresso no processo clnico do doente;
8. Entrega uma cpia ao Aprovisionamento. No caso do Bloco Operatrio entrega ao elemento destacado da
logstica que se encontra no servio.

PROCEDIMENTO ESPECFICO
COMUNICAO DE CONSUMO DE DISPOSITIVOS MDICOS IMPLANTVEIS

DOCUMENTOS RELACIONADOS:
IMP.017.00/12/2011 Folha de Registo de Dispositivos Mdicos Implantveis

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
GESTO DAS ARRECADAES EM SISTEMA DE DUPLO LOTE
1. OBJETIVO
Descrever de forma programada a montagem de uma arrecadao de consumo clnico e sua manuteno.

2. MBITO
Este procedimento aplica-se aos armazns e arrecadaes dos servios.

3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica e Direo de Enfermagem a implementao deste procedimento.

4. REFERNCIAS, DEFINIES E ABREVIATURAS


Enf. Enfermeira

5. DESCRIO DO PROCESSO
O processo de reaprovisionamento do Hospital assenta em duas metodologias
Sistema de reposio por duplo lote para servios grandes consumidores
Sistema de requisio de material para servios pequenos consumidores
Para bom funcionamento do Hospital necessrio uma boa gesto das arrecadaes. A gesto das arrecadaes
dever reger-se da seguinte forma:

1. Criao de nova arrecadao:


1.1. Proposta da enfermagem com nveis
1.2. Verificao da proposta face ao consumo histrico
1.3. Ajuste do material unidade de movimentao
1.4. Acordo com a Enf. Chefe
1.5. Montagem da arrecadao
1.5.1. Colocao dos contentores

PROCEDIMENTO ESPECFICO
GESTO DAS ARRECADAES EM SISTEMA DE DUPLO LOTE
1.5.2. Arrumao do material e colocao dos cartes com as etiquetas do produto
1.5.3. Formao em utilizao da arrecadao
2. Pedido de alterao de nveis de referncias existentes:
2.1. Proposta da enfermagem com pedido de alterao dos nveis de referncia
2.2. Verificao da proposta face ao consumo histrico
2.3. Acordo com a Enf. Chefe
2.4. Ajuste do material unidade de movimentao
2.5. Reorganizao da arrecadao
2.6. Encerramento do pedido por e-mail
3. Introduo/retirada de produtos
3.1. Proposta da enfermagem com pedido para introduo/retirada de produtos
3.2. Verificao da proposta face ao consumo histrico
3.3. Acordo com a Enf. Chefe
3.4. Material introduzido/retirado
3.4.1. Em caso de mudana de cdigo ou substituio do produto este diretamente
retirado/substitudo na arrecadao
3.5. Reorganizao da arrecadao
3.6. Encerramento do pedido por e-mail
4. Monitorizao da dotao das arrecadaes:
4.1. Indicao do consumo mdio dirio
4.2. A dotao da arrecadao confrontada com o consumo efetivo.
4.2.1. Todas as diferenas iguais ou superiores a 30% so alvo de proposta de alterao/adequao do
stock na arrecadao.

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL/EMISSO DE NE
1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de oramentao, aprovao e aquisio de pedidos extraordinrios de material, exceto
imobilizado.

2. MBITO
Aplica-se aos Enfermeiros Chefes, Diretores de Servio e Compradores.

3. RESPONSABILIDADES
da responsabilidade da Direo de Logstica a implementao deste procedimento.

4. REFERNCIAS, DEFINIES E ABREVIATURAS


CE Comisso Executiva
DL Diretor de Logstica
H Hospital
IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado
JMS Jos de Mello Sade
NE Nota de Encomenda
SAP Systems, Applications and Products in Data Processing

5. DESCRIO DO PROCESSO
1. O nico documento que formaliza a compra e responsabiliza o H perante os fornecedores a nota de
encomenda emitida por SAP, isto , o H no se responsabiliza por qualquer encomenda realizada de forma
diferente do estabelecido neste procedimento.
N. DOC

___.XXX.YY

ELABORADO

APROVADO

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL/EMISSO DE NE
2. As notas de encomendas so elaboradas pela equipa de compradores no H;
3. S possvel emitir NE para produtos devidamente registados na base de dados de produtos da JMS;
4. exceo do material de manuteno, a base de dados de produtos gerida pela estrutura de compra da
JMS;
5. As notas de encomenda s so emitidas aps aprovao superior (liberao);
6. No Hospital a estratgia de liberao :
6.1. Compradores at 500
6.2. Coordenador de logstica at 5.000
6.3. Dir de Logistica at 15.000
6.4. Um Administrador superior a 15 m .
7. A compra de imobilizado no est abrangida por este procedimento.
8. Em situao de exceo e devidamente autorizada de CE do H ou em quem esta delegue, a NE pode ser
substituda por uma forma de comunicao escrita e nesta devero constar os elementos chave da NE (nome
do fornecedor, preo de venda, taxa de IVA, prazo de entrega, prazo e forma de pagamento e local de
entrega, entidade a faturar e morada de envio da fatura. Esta comunicao dever ser transformada em NE
formal no mais curto espao de tempo.

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL/EMISSO DE NE

Etapas

Responsvel

Documentos de
Suporte

Observaes

1
1

Armazm

------------

------------

Comprador

------------

2- De acordo com as regras


em vigor na JMS

Comprador

------------

3- Por email para direo de


1 linha da linha de reporte
do
solicitante
com
conhecimento do DL

------------

------------

------------

------------

------------

5Por
email
conhecimento do DL

------------

------------

------------

------------

------------

------------

------------

------------

------------

Pedido de compra

2
Oramentar

3
Envio para
autorizao

5
4
Autorizada?

Informa
requisitante

com

Fim
Emisso de NE

8
Fim

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
DEVOLUO DE MATERIAL AO ARMAZM
1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de devoluo de material de consumo clnico, hoteleiro, administrativo, manuteno e
equipamentos ao armazm.

2. MBITO
Este procedimento aplica-se aos armazns e arrecadaes dos servios.

3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica e Direo de Enfermagem a implementao deste procedimento.

4. REFERNCIAS, DEFINIES E ABREVIATURAS


Enf. Enfermeira

5. DESCRIO DO PROCESSO
1. Material de reposio
1.1. da responsabilidade da logstica a devoluo do material excedente, com defeito ou fora de prazo nas
arrecadaes ao armazm.
1.2. O documento de devoluo de material deve constar em todas as arrecadaes para ser emitido quando
necessrio
2. Material especifico
2.1. No que concerne ao material solicitado pelos servios da responsabilidade da Enf. Chefe do servio o
preenchimento do documento de devoluo e entrega do material ao armazm.

N. DOC

___.XXX.YY

ELABORADO

APROVADO

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
ENCERRAMENTO DAS NE ABERTAS
1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de encerramento das NE abertas.

2. MBITO
Este procedimento aplica-se aos compradores do Hospital.

3. RESPONSABILIDADES
Compete aos compradores a implementao deste processo.

4. REFERNCIAS, DEFINIES E ABREVIATURAS


NE Nota de Encomenda

5. DESCRIO DO PROCESSO
1. Monitorizao das NE emitidas da responsabilidade dos compradores.
1.1. Este controle deve ser monitorizado para NE emitidas com mais de 3 meses
2. A NE s dever ser encerrada aps confirmao de que o material no foi efetivamente entregue ou no
necessrio.
3. Este procedimento no se aplica a equipamentos, acessrios, entre outros.

N. DOC

___.XXX.YY

ELABORADO

APROVADO

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
1. OBJETIVO
Descrever o processo de reposio de material de consumo clnico, hoteleiro e administrativo nos servios do
Hospital.

2. MBITO
Este procedimento aplica-se a todos os servios do hospital.

3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica a implementao deste procedimento.

4. REFERNCIAS, DEFINIES E ABREVIATURAS


AO Assistente Operacional
CE Consulta Externa
Enf. Enfermeira
H Hospital
MFR Medicina Fsica e Reabilitao
ORL Otorrinolaringologia
SH Servio Hoteleiro
UCIC Unidade de Cuidados Intensivos Coronrios
UCIP Unidades de Cuidados Intensivos Peditricos
UCISU Unidades de Cuidados Intensivos Servio Urgncia

5. DESCRIO DO PROCESSO
No H existem dois tipos de arrecadaes:

N. DOC

___.XXX.YY

ELABORADO

APROVADO

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
- Arrecadaes repostas por sistema de duplo lote
- Arrecadaes repostas por sistema de requisio

1. As arrecadaes so repostas segundo um calendrio de reposio semanal (ANEXO 1).


2. O material de consumo administrativo reposto em todos os servios por sistema de requisio e entregue
nos dias previstos no calendrio de reposio

Procedimento de reposio:
1. Sistema de duplo lote:
1.1. A dotao da arrecadao por referncia est dividida em 2 lotes (quantidade) iguais, acondicionada
em dois contentores
1.2. Para alm dos contentores de material existem dois contentores, um para cartes lidos e um para
cartes no lidos.
1.3. Quando o primeiro lote consumido o elemento do servio (Enf.; AO) coloca o carto no
contentor correspondente.
1.4. Um elemento da equipa de reposio faz a leitura dos cartes que se encontram no contentor No
lido e de seguida coloca-os no contentor Lido e envia a informao para o armazm por colocao
do PDT na base existente em cada piso.
1.5. O elemento da equipa de picking seleciona o servio a repor e executa a tarefa de picking, aps
atualizar a informao em sistema informtico, inicia em armazm a satisfao do pedido.
1.6. Com o servio finalizado em armazm, o transportador leva o material com a respetiva guia para o
respetivo servio. O material permanece nos servios at aos colaboradores do picking nos servios
procederem sua arrumao.
1.7. Durante a arrumao do material, o colaborador coloca o novo material em baixo ou atrs do
existente, verificando a sua data de validade. Pretende-se assim promover o consumo dos produtos
com validade mais antiga.

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
1.8. No caso de material fora de prazo este substitudo por material dentro do prazo e no imputado
consumo ao servio.
1.9. No final colocada a guia do material reposto atrs da porta da arrecadao, dentro de uma mica e
os cartes lidos so colocados no respetivos contentores.
2. Sistema de reposio:
2.1. O servio faz a requisio de material em Glintt HS
2.2. O armazm satisfaz o pedido com a respetiva guia
2.3. O transportador deixa o material nos servios sem proceder arrumao do mesmo

Lista de arrecadaes em sistema de duplo lote:


o

Obstetrcia

Ginecologia

Pediatria

Bloco Partos

Neonatologia

UCIP/Neurocriticos

Cardiologia

Medicina Interna

Ortopedia

Neurologia/MFR

Bloco operatrio

UCIC

Cirurgia Geral

Cirurgia Geral/ Gastro

ORL

Urologia

Urgncia geral

Urgncia peditrica

UCISU - Urgncia Intermdios

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
o

Psiquiatria

Neurocirurgia

Oncologia

Consulta Oncologia

Lista de arrecadaes em sistema de requisio:


o

Imagiologia Radiologia

MFR

Imunohemoterapia

CE Angiografia/Cirurgia vascular

CE Anestesiologia

CE Cardiologia

CE Cirurgia geral

CE Dermatologia

CE Endocrinologia/Nutrio

CE Estomatologia

CE Ginecologia

CE Gastrenterologia

CE Imunoalergologia

CE - MFR

CE Medicina Interna

CE Neurocirurgia

CE Neurologia

CE Obstetrcia

CE Oftalmologia

CE Oncologia mdica

CE ORL

CE Ortopedia

CE Pediatria

CE Pneumologia

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
o

CE Psiquiatria

CE Urologia

CE Consulta Externa Comuns

SH Morgue

SH Servio apoio geral

Esterilizao

Servios farmacuticos

Patologia Clnica

Sade Ocupacional

Hemodinmica

Anatomia Patolgica

Cinesoterapia

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES

ANEXOS

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES

Servio

Segunda

Tera

Quarta

Quinta

Obstetricia (B)

Obstetricia ( C)

Ginecolo (D)

Pediatria ( E)

Bloco Partos (F)

Neonato (F)

UCIP/Neurocriticos (F)

Cardio (B)

Medic. ( C)

Medic. (D)

Medic. ( E)

Sexta

Ortop. (B)

Ortop. (C )

Ortop. (D)

Neurologia/MFR (E )

Bloco oper. (F)

UCIC (F)

Cirurg. Geral (B)

Cirurg. Geral/ Gastro (C )

ORL (D)

Urologia (E )

Urgencia geral (F)

Urgencia pediatrica ( E)

UCISU - Urgncia Intermdios

Psiquiatria (A)

Neurocirurgia

OncOlogia

Consult. OncOlogia

x
x

IMAG-RADIOLOGIA
MFR-MED.FIS.REAB.(FISIO)

IMUNOHEMOTERAPIA

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA

PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
CE-ANG/CIR.VASCULAR

CE-ANESTESIOLOGIA

CE-CARDIOLOGIA

x
x

CE-CIRURGIA GERAL

CE-DERMATOLOGIA

CE-ENDOCRIN/NUTRIO

CE-ESTOMATOLOGIA

CE-GINECOLOGIA

CE-GASTRENTEROLOGIA

CE-IMUNOALERGOLOGIA

CE-MFR
CE-MED.INTERNA

CE-NEUROCIRURGIA

CE-NEUROLOGIA

CE-OBSTETRCIA

x
x

CE-OFTALMOLOGIA

CE-ONCOLOGIA MD

CE-ORL

CE-ORTOPEDIA

CE-PEDIATRIA

CE-PNEUMOLOGIA

CE-PSIQUIATRIA

CE-UROLOGIA
CE-CONS.EXT-COMUNS

SH-MORGUE

N. DOC

ELABORADO

APROVADO

DATA APROVAO

DATA REVISO

PG. N.

___.XXX.YY

Cargo
Nome

Cargo
Nome

DD/MM/AAAA

MM/AAAA