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Resumo
Na atualidade, impe-se s empresas ou instituies garantir ao cliente um servio com
diferencial competitivo, assegurando a disponibilidade de tudo aquilo que necessitam para
poderem laborar. Num sector com escassos recursos, grandes expectativas por parte dos
utentes, e nveis de despesa cada vez maiores, a abordagem para a realizao dos cuidados
de sade atravs da reduo dos custos assume grande relevo, e igualmente neste sentido
que a logstica um importante instrumento de gesto, de que cada vez mais instituies
hospitalares procuram tirar partido. Assiste-se assim, na sade em Portugal, a uma
mudana significativa na gesto orientada para modelos empresariais, que procuram reduzir
os custos e melhorar a qualidade dos cuidados de sade prestados. neste pressuposto que
surgem as parcerias pblico-privadas, constituindo uma abordagem inovadora de gesto
pblica que visa a realizao de infraestruturas e a prestao de servios pblicos, numa
lgica de otimizao das performances dos sectores pblico e privado.
Com o intuito de aprofundar os conhecimentos tericos adquiridos ao longo do percurso
acadmico, foi realizado um estgio curricular no departamento de gesto de logstica de
uma instituio hospitalar pblico-privada. Em conjunto com a equipa e com o apoio
prximo do diretor de departamento, foi realizado o diagnstico de necessidades, sendo
traadas as atividades que melhor se enquadravam com os objetivos do estgio e com as
necessidades da instituio.
Ao longo do relatrio de estgio apresentado detalhadamente todo o processo de acordo
com os pressupostos tericos apresentados, desde o planeamento ao assim como os
resultados que lhe so inerentes. Os desenvolvimentos foram de relevncia inquestionvel
para a aquisio de novas competncias, no mbito da gesto de stocks, nomeadamente em
termos da anlise de consumos, verificao e aquisio de material, organizao de
informao relativa aos materiais e aplicao de mtodos de gesto.
Palavras-chave: Mercado de Sade, Gesto de Logstica, Parcerias pblico-privadas,
Aprovisionamento hospitalar.
Abstract
Nowadays, it is imperative to companies or institutions to ensure customer service with
competitive advantage, ensuring the availability of all that they need in order to laboring. In
a sector with scarce resources, high expectations on the part of users, and expense levels
increasing, the approach to achieving health care by reducing costs assumes great
importance, and is also in this sense that logistics is an important management tool that
more and more hospitals seek to exploit. There has thus health in Portugal, a significant
change in the management-oriented business models, which seek to reduce costs and
improve the quality of care provided. It is this assumption that arise public-private
partnerships, providing an innovative approach to public management aimed at the
realization of infrastructure and public services, a logic optimization of the performance of
public and private sectors.
In order to deepen the theoretical knowledge acquired during the academic path, we
performed a traineeship in the department of logistics management of a public-private
hospital. In conjunction with the department director, was performed the diagnosis of
needs, and outlines the activities that would fit best with the objectives of the internship
and the needs of the institution.
Throughout the internship report is presented in detail the whole process according to the
theoretical assumptions presented, from planning to action as well as the results that are
inherent. The developments were undoubtedly important for the acquisition of new skills
in the management of stocks, particularly in terms of consumption analysis, verification
and acquisition of material, organization of information on materials and application of
management methods.
Key words: Health Market, Logistics Management, Public-Private Partnerships,
Procurement hospital.
ii
Resumen
Hoy en da, es imprescindible que las empresas o instituciones para asegurar el servicio al
cliente con una ventaja competitiva, asegurando la disponibilidad de todo lo que necesitan
con el fin de trabajadora. En un sector de escasos recursos, altas expectativas por parte de
los usuarios, y los niveles de gastos en aumento, el enfoque para lograr la atencin de la
salud mediante la reduccin de costes asume gran importancia, y es tambin en este sentido
que la logstica es un importante herramienta de gestin que cada vez ms los hospitales
tratan de explotar. Tiene por lo tanto la salud en Portugal, un cambio significativo en los
modelos de negocio orientados a la gestin, que buscan reducir los costos y mejorar la
calidad de la atencin prestada. Este es el supuesto de que se presenten las asociaciones
pblico-privadas, que proporciona un enfoque innovador para la gestin pblica orientada
a la realizacin de infraestructura y servicios pblicos, una optimizacin de la lgica de la
actuacin de los sectores pblico y privado.
Con el fin de profundizar en los conocimientos tericos adquiridos durante la trayectoria
acadmica, se realiz una pasanta en el departamento de gestin de la logstica de un
hospital pblico y el privado. Junto con el director del departamento, se realiz el
diagnstico de las necesidades, y describe las actividades que se adapten mejor a los
objetivos de las prcticas y las necesidades de la institucin.
A lo largo del informe de prcticas se presenta en detalle todo el proceso de acuerdo con
los supuestos tericos presentados, desde la planificacin a la accin, as como los
resultados que le son inherentes. Los acontecimientos fueron, sin duda, importante para la
adquisicin de nuevas habilidades en la gestin de las existencias, sobre todo en trminos
de anlisis de consumo, la verificacin y la adquisicin de material, organizacin de la
informacin en los materiales y la aplicacin de mtodos de gestin.
Palabras-clave: Mercado de la salud, la gestin logstica, alianzas pblico-privadas,
hospital de Adquisiciones.
iii
APNOR
EDI
EUA
DQ
Departamento de Qualidade
MRP
NE
Nota de Encomenda
OMS
PPP
Parcerias Pblico-privadas
SAP
SI
Sistema de Informao
SNS
iv
ndice
Introduo ...........................................................................................................................................1
1.
2.
3.
4.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Stocks de segurana........................................................................................................ 23
3.2.
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
Mtodo ABC........................................................................................................... 27
4.1.1.
4.1.2.
4.1.3.
4.1.4.
4.2.
5.
Plano de ao .......................................................................................................................... 39
6.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
Concluso ......................................................................................................................................... 55
Referncias Bibliogrficas .............................................................................................................. 57
Anexos .............................................................................................................................................. 60
ndice de figuras
Figura 1 Representao da circulao de informao e materiais em logstica................... 11
Figura 2 - Atividades logsticas de um hospital. ......................................................................... 13
Figura 3 - Variao dos diferentes tipos de procura em funo do tempo ............................ 22
Figura 4 Representao grfica do Mtodo do Ponto de Encomenda ................................ 25
Figura 5 Esquema representativo da anlise ABC .................................................................. 28
Figura 6- Esquema de um armazm com local diferenciado para a receo dos materiais . 32
Figura 7 Exemplo de cdigo de localizao de armazenagem .............................................. 34
Figura 8 Exemplificao do processo de picking ..................................................................... 35
Figura 9 Registo informtico da sada dos artigos .................................................................. 36
Figura 10 Armrio das arrecadaes dos Servios Utilizadores............................................ 37
vi
ndice de tabelas
Tabela 1- Dados mensais da unidade hospitalar obtidos em SAP........................................... 47
Tabela 2 - Rbrica com maior valor ............................................................................................. 48
Tabela 3 - Top 15 do material em outros consumos ................................................................. 48
Tabela 4 Representao da listagem de material em falta e pedido de oramento de um
servio ............................................................................................................................................... 51
Tabela 5 Representao da lista de material consignado elaborada ...................................... 52
vii
Introduo
O contexto hospitalar apresenta certas especificidades no mundo do trabalho. Os hospitais
congregam profissionais, saberes, tecnologias e infraestruturas com caractersticas
particulares. A sua configurao tcnica e social peculiar, caracterizada por uma diviso de
trabalho extremamente precisa, bem como por diferentes modelos de ao profissional,
sustentados nas competncias, saberes e mltiplas estratgias dos profissionais.
Segundo Kotler (2008, pg. 119), num sector com escassos recursos, grandes expectativas
por parte dos utentes, e nveis de despesa cada vez maiores, construir relaes duradouras
uma vantagem competitiva. Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a
obteno de uma vantagem competitiva em relao aos seus concorrentes, e a
oportunidade de atend-los prontamente, no momento e na quantidade desejada,
grandemente facilitada, muito concretamente com a gesto eficaz dos stocks.
Do ponto de vista competitivo cada vez mais importante assegurar que os produtos
certos, na qualidade e quantidade certa e ao preo certo, estejam no lugar certo, e no
momento certo. igualmente neste sentido que, a logstica um importante instrumento
de gesto. (Morgado, 2002, p. 34)
O relatrio de estgio apresentado foi desenvolvido tem por base o estgio realizado em
ambiente hospitalar no sistema da sade pblico-privada, no departamento de Gesto de
Logstica, tendo como principal objetivo desenvolver competncias no departamento de
aprovisionamento, diagnosticando e analisando a situao de gesto de stocks num
hospital. De acordo com o cronograma estabelecido a partir do nmero de horas
necessrias para a realizao do estgio, este teve incio a dia 6 de Dezembro de 2011,
tendo terminado no dia 23 de Fevereiro de 2012, com a durao total de 432 horas.
Com o intuito de promover um completo acompanhamento do perodo de estgio e das
metas traadas foram efetuadas vrias reunies de acompanhamento com o orientador da
APNOR e coorientador, representante da instituio. O relatrio das reunies consta do
dossier de estgio, disponvel para consulta, caso necessrio.
No incio do estgio foram delineadas, em conjunto com a direo do departamento, as
atividades a desenvolver, de acordo com a sua relevncia tanto para a instituio como para
os objetivos pretendidos para o desenvolvimento de competncia na rea.
O relatrio de estgio constitudo inicialmente por uma reviso bibliogrfica, fundamental
para contextualizar toda a ao desenvolvida. Deste modo, so explorados os conceitos e
aplicaes da gesto de stocks, logstica e aprovisionamento, enquadrados no contexto
1
hospitalar. ainda efetuada uma anlise breve dos servios de sade em Portugal, dando
particular nfase s parcerias pblico privadas. Numa fase posterior, so apresentadas as
atividades desenvolvidas no decorrer do estgio, bem como o seu enquadramento e
planeamento de acordo com os objetivos do estgio curricular.
pelo ACSS, concluiu que apenas 70,1 % dos doentes assistidos nas urgncias em hospitais
portugueses se consideram satisfeitos com o servio prestado. Diversos motivos podem ser
apontados para o descontentamento com o SNS, tais como, a falta de meios de
diagnstico, falta de especialidades mdicas, atendimento inadequado, tempo de espera,
edifcios de sade em mau estado e falta de organizao por parte dos prestadores de
sade.
semelhana de outros pases europeus, os sucessivos governos procuraram desenvolver
iniciativas reformistas, tendo em vista conferir maior eficincia, autonomia e
responsabilidade s unidades hospitalares com o propsito mais amplo de melhorar a
performance do universo dos hospitais pblicos, quer na tica da obteno de ganhos
acrescidos de sade, quer na perspetiva da melhor utilizao dos fundos atribudos ao
sector, controlando o crescimento dos gastos pblicos.
Neste contexto, perante o reconhecido dfice de implementao de medidas robustas de
reforma, com a realizao das eleies legislativas de 2002, em matria de poltica pblica
de sade, assistiu-se convergncia dos programas polticos dos trs principais partidos
com representao parlamentar. As propostas polticas convergiam na necessidade de
introduzir um novo impulso reformista no sentido de revitalizar e modernizar o SNS,
conferindo-lhe maior eficincia e sustentabilidade financeira e aumentando a sua
produtividade, performance e eficcia, em termos de ganhos de sade. Para o sector
hospitalar, com cambiantes diferenciadas, previa-se o desenvolvimento gradativo de uma
reforma estrutural que operasse a transformao dos pilares burocrtico-administrativos e
da matriz monoltica em que assentava o modelo de gesto e financiamento da rede pblica
hospitalar.
Nesta linha, no mbito da reforma estrutural do sector hospitalar, duas importantes
iniciativas eram especialmente preconizadas: a introduo da abordagem das parcerias
pblico-privadas, promovendo a participao do sector privado na gesto e financiamento
de unidades hospitalares do SNS e a empresarializao da gesto hospitalar,
designadamente com a alterao das prticas pblicas de gesto e financiamento, bem
como com a mudana do estatuto administrativo dos hospitais, introduzindo um estatuto
de natureza empresarial, embora sob controlo acionista pblico, num nmero significativo
de hospitais. So as prticas de gesto adotadas na sade, devido s suas caractersticas
peculiares, que vo se seguida ser aprofundadas.
2. Gesto em sade
O facto de existir alguma falta de sucesso na rea da sade, poder ser atribuda em grande
parte existncia de inmeras barreiras que tem dificultado a implementao de prticas de
gesto da cadeia de abastecimento (Callender, 2007, pg, 5). Observando o sector da sade,
verifica-se que este operacionalmente diferente das outras empresas, sendo considerado
um sector ineficiente e enormemente fragmentado (Schneller e Smeltzer, 2006). A sade
em Portugal, apresenta uma mudana significativa na gesto orientada para modelos
empresariais, que procuram reduzir os custos e melhorar a qualidade dos cuidados de sade
prestados.
Recentemente, a indstria e os investigadores acadmicos comeam a explorar prticas de
gesto no sector da sade, tendo por objetivo, descobrir meios para uma melhor gesto.
Tendo por referncia esta questo, Rego e Nunes (2010, p. 188-189) descrevem uma
abordagem para a realizao dos cuidados de sade atravs da reduo dos custos que um
dos desafios da gesto de material hospitalar. Nesta abordagem, destaca-se o valor de
tomar uma atitude pr-ativa para responder ao desafio da transferncia de tecnologia entre
sectores de atividades.
, segundo Ferreira (2008, p. 607), neste pressuposto que surgem as parcerias pblicoprivadas, constituindo uma abordagem inovadora de gesto pblica que visa a realizao de
infraestruturas e a prestao de servios pblicos, numa lgica de otimizao das
performances dos sectores pblico e privado.
2.1.
Parcerias Pblico-privadas
Para Simes (2004, p. 85), o modelo PPP assenta no binmio um concurso pblico-um
contrato de gesto, mas implementado atravs de duas sociedades gestoras, a saber:
A entidade gestora do estabelecimento hospitalar que, assume a gesto geral do
estabelecimento e a prestao dos servios clnicos durante um prazo de 10 anos,
prorrogvel de acordo com a observao de um conjunto de condies objetivas;
A entidade gestora do edifcio hospitalar que assume a prestao dos servios
infraestruturais durante um perodo contratual previsvel de 30 anos, sendo responsvel
pela conceo, construo e manuteno do edifcio e infraestruturas hospitalares, bem
como pelas atividades de hard facillities management.
Como referido no Observatrio Permanente da Justia Portuguesa 2007, a partilha de
responsabilidades constitui um dos aspetos mais complexos das PPP. Na tentativa de
assegurar uma adequada transferncia de riscos foi desenhado um mecanismo de
pagamento, tendo em conta as caractersticas especficas de cada operao, de modo a
estabelecer fluxos de pagamento distintos da parte da entidade pblica contratante para as
duas sociedades gestoras. Para a entidade gestora do edifcio hospitalar foi adotado um
mecanismo de pagamento baseado na disponibilidade do conjunto de servios
contratualizados, com penalizaes e dedues ao pagamento relacionadas com falhas de
servio e de qualidade. No tocante entidade gestora do estabelecimento hospitalar, o
respetivo pagamento pela entidade pblica contratante baseado na produo clnica, por
grandes linhas de atividade clnica (urgncia, internamento, ambulatrio), de acordo com
uma tabela de preos especfica, definida no mbito do processo concursal, contemplando
igualmente um sistema de penalizaes e dedues ao pagamento por incumprimento
(Simes, 2004, p. 85).
Deste modo, para Grimsay e Lewis (2005), as parcerias tm, de um modo geral, como fio
condutor o duplo objetivo de garantirem ganhos de sade para os utentes e de assegurarem
ganhos de valor para o errio pblico, no mtuo benefcio da sociedade e dos
contribuintes. Assim, baseiam-se no duplo princpio de transferirem risco para os
operadores privados e incorporarem a eficincia do sector privado no sector pblico.
Para que tais pressupostos sejam alcanados, importa focar importantes caractersticas do
mercado de sade que o tornam to especial e diferente de outros sectores de atividade.
2.2.
Segundo Eiriz e Figueiredo (2004, p. 24), num sector com escassos recursos, grandes
expectativas por parte dos utentes, e nveis de despesa cada vez maiores, construir relaes
duradouras uma vantagem competitiva. A forma mais fcil de prolongar o
relacionamento no tempo antes de mais oferecer ao cliente um valor claramente superior.
S quando o cliente est completamente satisfeito que as iniciativas para demonstrar
confiana e estreitar os seus laos com a empresa sero compensatrias do ponto de vista
dos custos.
Uma vez obtida uma relao slida com base no valor superior e na fiabilidade, tempo de
estreitar as relaes. O objetivo fazer com que permanecer fiel seja mais atrativo para o
cliente e lhe seja mais difcil mudar.
Zeithaml e Bitner (2003, p. 36) e Baker (2005, p. 422) sublinham que a qualidade em
servios uma avaliao focada, que reflete a perceo do cliente sobre as dimenses
especficas dos mesmos: confiabilidade, responsabilidade, segurana, empatia e
tangibilidade.
Para Kotler (2008, pg. 116), umas das principais formas de uma instituio se diferenciar
dos concorrentes prestar servios de alta qualidade. A finalidade atender ou exceder as
expectativas de qualidade do consumidor. As suas expectativas so formadas por
experincias passadas, por testemunhos de outros utentes e publicidade. Os consumidores
escolhem assim os prestadores de servios, aps serem atendidos, comparam o servio
recebido com o servio esperado. Se o servio recebido for inferior expectativa, perdem o
interesse pelo fornecedor. Se o servio atender ou exceder as expectativas, procuraro o
servio novamente.
Torna-se assim relevante conhecer as expectativas do cliente e a avaliao que este faz da
instituio, para obter elementos que permitam explorar as diversas fontes de vantagem
competitiva e aferir se o caminho escolhido est a ser efetivamente o melhor. Atualmente,
encontra-se na gesto e logstica uma das reas cada vez mais importante para a
diferenciao face concorrncia, como ser abordado em seguida.
2.3.
Em 1977, J. Heskett desenvolveu uma das perspetivas mais importantes do atual conceito
de logstica, a sua ligao estratgica. O professor de Harvard recomenda o abandono da
viso puramente operacional, passando a logstica a ser encarada como fonte de vantagem
10
11
Os cenrios que envolvem as organizaes esto voltados para custos cada vez mais
elevados, demandam cada vez mais por maior qualidade, bons servios e presso por
produtividade, ou seja, preciso prestar o melhor atendimento possvel a um nmero cada
vez maior de utilizadores com os recursos disponveis.
Os processos logsticos, na rea da sade, devido s suas caractersticas especficas, devem
ser encarados como uma abordagem orientada no s para a racionalizao de custos, mas
tambm como um elemento fundamental de apoio prestao de cuidados de sade.
Segundo Pereira (2002), a necessidade de se adotar inovaes no sistema de logstica em
qualquer hospital, em ltima instncia, est relacionada com um facto extremamente
sensvel: da eficincia e eficcia dessa atividade depende, muitas vezes, a prpria vida do
utente. Desta forma, Bittar (2000) sublinha que a logstica hospitalar tem como um dos
objetivos reduzir os custos gerais atravs de tcnicas adequadas de gesto de stock,
contrariando ao mximo a possibilidade da deteriorao da qualidade do servio de sade e
permitindo o tratamento de um maior nmero de utentes.
Para laboraram de forma eficiente, fundamental para os hospitais a reduo de custos
adicionais por meio da adoo de tcnicas modernas de gerir e controlar stocks. Para tal,
necessrio que haja um eficiente esquema de planeamento das atividades de compra,
armazenamento, gesto de materiais em stock, bem como na distribuio desses materiais
destinados ao uso em atividades hospitalares. Essa preocupao est relacionada,
principalmente, com os custos de materiais e medicamentos nas contas mdicas, com a
variedade dos itens disposio do profissional mdico e produtos com curto prazo de
validade. Por consequncia, um bom sistema de gesto dessas atividades deve procurar
minimizar os elevados custos com a manuteno desses stocks.
Uma boa gesto logstica hospitalar pode contribuir, efetivamente, para a reduo dos
custos dessas instituies e na qualidade de atendimento ao usurio do sistema de sade.
Como referem Schneller e Smeltzer (2006), feita uma anlise completa ao sistema de sade,
verificasse que esta uma das principais reas onde a reduo de custos alcanvel.
De acordo com Souza e al. (2012), a logstica hospitalar representa um dos maiores desafios
da administrao hospitalar, principalmente quando se avalia o tamanho da sua importncia
em atender s necessidades do hospital, seja do servio de apoio, higienizao, lavandaria,
manuteno, especialidades mdicas e tantos outros, como se pode constatar na figura
seguinte:
12
Logstica
Produo
Lavandaria
Esterilizao
Farmcia
Distribuio
Correio/Documentos/Exames
Artigos Materiais
Aprovisionamento
Controlo de stocks
Compras
Resduos
Alimentao
Figura 2 - Atividades logsticas de um hospital. Rego (2007)
2.4.
Aprovisionamento hospitalar
Segundo Martins e Alta (2002, p. 279), as organizaes, seja qual for a sua importncia, tm
que assegurar a disponibilidade de tudo aquilo que necessitam (materiais, equipamentos,
servios, etc.), para poderem laborar e assegurar o abastecimento a todos os seus
departamentos/reas. Este abastecimento surge na organizao como uma necessidade a
satisfazer, e envolve naturalmente um dispndio de mais ou menos tempo de trabalho e a
utilizao de mais ou menos pessoas.
Nos hospitais, segundo a maioria dos autores que estudam a funo aprovisionamento, esta
tem por objetivo colocar disposio dos servios utilizadores os materiais e servios, de
13
que estes carecem, para a realizao dos seus fins. Este objetivo deve ser realizado em
tempo oportuno, nas quantidades e qualidades convenientes e ao menor custo.
Como refere Poeta, Ribeiro e Andrade (2000, p. 174), ocorre assim um abandono de uma
gesto puramente beneficente e paternalista, para uma estrutura em funo da procura.
Deste modo, as unidades de sade tm adotado conceitos de gesto inovadores que
permitam funcionar melhor e gastar menos.
Inicialmente podia-se entender o aprovisionamento como mero suporte administrativo de
organizao, competindo-lhe realizar os pedidos de compra procedendo ao seu
acompanhamento e contabilizando os movimentos de entradas e sadas de artigos em
quantidades. Atualmente, dados os elevados volumes financeiros que este servio
movimenta, ele obrigado a ir muito mais longe; designadamente, no mbito da procura e
seleo de mercados e fornecedores, na tomada de decises sobre a normalizao dos
produtos a consumir, no controlo e otimizao do nvel de existncias, bem como a
reduo dos custos de armazenamento e distribuio.
Como refere Morgado (2002, pg. 20), segundo estatsticas gerais cerca de 65% do valor
das vendas de empresas de produo referem-se a custo dos materiais, pelo que o
aprovisionamento tem vindo a destacar-se pela sua importncia e necessidade. Os
hospitais, como qualquer organizao, incorrem em custos que, de uma forma agrupada,
resultam no custo total e que tentam manter ao mais baixo nvel. De acordo com Bertaglia
(2009, p. 22), a importncia do aprovisionamento, pela importncia estratgica da funo,
no se resume ao valor do capital aplicado em stocks, uma boa gesto do aprovisionamento
pode ser uma fonte de vantagem competitiva para a organizao, na medida em que
contribui para:
Gerar diferenciao face concorrncia, atravs de uma seleo criteriosa de
fornecedores qualificados que asseguram a qualidade dos fornecimentos e servios
prestados;
Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens tangveis e servios)
fornecidos atravs de contratao adequada, de gesto econmica dos stocks, de
armazenagem e expedio convenientes.
O custo de aprovisionamento engloba um conjunto de outros custos como sejam o de
aquisio, mas tambm o de efetivao de encomenda e o de posse dos stocks, assim,
como poder englobar outro tipo de custos. Para controlar eficazmente os custos,
imprescindvel que estes sejam corretamente conhecidos. Assim, importante ter uma
perspetiva minimamente correta de como os custos se comportam.
14
Como refere Almeida e Loureno (2007, pg. 2), para assegurar o fornecimento de todos
os recursos, necessrio, por um lado, fazer compras nos mercados abastecedores, e por
outro, constituir stocks de determinados materiais ou produtos, que preciso ter
disponveis sempre que se verifique a sua necessidade. Desta forma, para garantir a
disponibilidade dessas existncias no momento certo necessrio ter um sistema logstico
de abastecimento eficaz e constituir stocks de artigos que, na sua falta, possam
comprometer o pleno funcionamento da empresa. Por outro lado, devem ser tomadas
medidas para evitar que se deteriorem e para reduzir ao mnimo os encargos devido sua
conservao.
Deste modo, para levar a bom termo o conjunto destas operaes, necessrio definir de
forma precisa, em quantidade, em qualidade e em prazos, as necessidades da organizao.
cada vez mais raro (devido principalmente ao desenvolvimento das exigncias tcnicas
especficas) que o mercado possa sempre oferecer, na quantidade e na qualidade desejada, o
que necessrio organizao, no momento preciso em que ela o necessita. Por diversas
razes, como quantidades mnimas de encomenda impostas pelos fornecedores,
quantidades econmicas de encomenda, lead time dos fornecedores, oscilaes de
consumo/procura, especulaes de mercado, entre outras, o aprovisionamento apenas
consegue colocar os materiais disposio da empresa, em tempo til, na quantidade e
qualidade desejadas mediante a constituio de stocks, o que implica, consequentemente a
sua gesto.
C compete ao servio de aprovisionamento dos hospitais o estabelecimento de uma poltica
de compras que v de encontro aos interesses da instituio e do prprio utente. Este
servio tem como objetivo abastecer o hospital dos artigos ou dos servios por ele
solicitados e tem como principais funes (Almeida e Loureno, 2007, pg. 2):
Comprar nas quantidades e qualidades convenientes, elaborando um estudo prvio da
compra, realizando-a e procedendo execuo e controlo do contracto;
Armazenar, desenvolvendo as reas de gesto material, administrativa e econmica dos
stocks, alm das recees qualitativa e quantitativa, e;
Distribuir os artigos quando so requeridos.
O aprovisionamento procura otimizar a estratgia de compra, armazenagem e distribuio
de bens e servios de forma a gerar vantagem competitiva reduzindo os custos da empresa.
A logstica interligada com a funo de compras, um fator crtico em qualquer
organizao de sade pois o processo que permite abastecer uma unidade de sade de
15
todos os bens e servios que carecem para a sua atividade e satisfao das necessidades dos
utentes.
O aprovisionamento compreende assim, as funes de compras e de gesto e organizao:
receo qualitativa e quantitativa e a gesto fsica, administrativa e econmica dos stocks.
O desempenho de uma unidade hospitalar est dependente de todos os bens e servios
necessrios para laboral, motivo pelo qual uma boa escolha dos fornecedores to
importante.
Fornecedores
Uma unidade hospitalar, na sua especificidade possui um elevado nmero de fornecedores
de forma a garantir todos os bens e servios que necessitam para a prestao de cuidados
de sade, sendo que a qualidade dos materiais entregues pelos fornecedores influenciam
diretamente a qualidade do produto final (Morgado, 2002, p. 24).
Nos mercados atuais, em que se procura uma vantagem competitiva, a concorrncia entre
fornecedores no assenta somente na qualidade dos produtos e no seu preo. Existe uma
poltica para melhoria do relacionamento entre cliente e fornecedores, exigindo programas
que orientem a deciso de compra para tornar a cadeira de aprovisionamento mais
competitiva.
O processo de aquisio de equipamentos e servios s pode ser realizado atravs de um
fornecedor, estabelecendo uma relao ganho ganho, na qual o fornecedor deixa de ser
visto como um adversrio e torna-se um parceiro da empresa.
De forma a agilizar todo o processo de gesto de fornecedores, Hoyle (2006) refere que
uma organizao deve avaliar e selecionar os fornecedores, com base na sua capacidade
para fornecer o produto de acordo com os requisitos exigidos pela organizao e
estabelecer critrios para seleo, avaliao e reavaliao dos fornecedores.
A avaliao do servio dos fornecedores merece uma dedicao constante do
Aprovisionamento. De acordo com Morgado (2002, p. 24), cada empresa dependendo da
atividade que desempenha e do tipo de equipamentos e servios que adquire para laborar
deve especificar os critrios que melhor descrevem os indicadores que pretendem analisar.
A seleo de fornecedores varia de acordo com o produto ou servio que se pretende
adquirir. Deste modo, a empresa no pode submeter todos os fornecedores ao mesmo
processo de seleo. A empresa deve desenvolver um programa de monitorizao dos
fornecedores definindo indicadores quantitativos e qualitativos que melhor descrevem o
desempenho alcanado pelo fornecedor mediante a aquisio que se pretende efetuar.
16
Compras
Como refere Morgado (2002, p. 23), o facto de se colocar disposio da empresa os
materiais necessrios conduz, numa primeira fase, compra, ou seja, o conjunto de
operaes que permitir a aquisio na altura certa, na quantidade certa e na qualidade
desejada e ao menor custo de todos os materiais necessrios ao desenvolvimento da
atividade comercial da empresa.
Para Veludo (2004, p. 170), as compras so um departamento do aprovisionamento ao qual
foi delegada a misso de negociar e comprar bens ou servios, representando a empresa
nos contatos formais com os fornecedores. No rgo compras executada a poltica de
aprovisionamento e o elo de ligao entre a empresa e o mercado na cadeia de
abastecimento ou cadeia logstica externa.
Segundo Weele (2010), compra a gesto de recursos a empresas externas para o
fornecimento de bens, servios, capacidades e conhecimentos, necessrios para a execuo,
manuteno e gesto da empresa e atividades primordiais de forma segura e nas mais
favorveis condies.
Considerando a cadeia de abastecimento, necessrio assegurar a satisfao de todas as
necessidades, quer de materiais quer de servios, sem afetar ou interromper o fluxo material
da cadeia logstica. Bruel (1986) refere que qualquer processo de compra tem origem na
necessidade de um determinado sector de uma empresa e termina quando esta for
satisfeita.
No caso especifico do aprovisionamento hospitalar, este procura desenvolver
procedimentos de compra que satisfaam no s os objetivos da instituio, mas tambm
os interesses do prprio doente. Num contexto hospitalar podemos dividir as compras por
tipo de artigo a adquirir ou por servio fornecido unidade hospitalar.
O objetivo fundamental das compras aprovisionar, nas melhores condies, as
quantidades indicadas no pedido de compra (requisio interna de compra), dos bens e
servios especificados, ao fornecedor selecionado.
Segundo Bruel (1986), os objetivos de um sector de compras podem ser resumidos no
seguinte:
Manter elevados padres de qualidade dos materiais, baseados na sua aplicao e
conceo;
17
18
3. Gesto de stocks
Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obteno de uma vantagem
competitiva em relao aos seus concorrentes, e a oportunidade de atend-los
prontamente, no momento e na quantidade desejada, grandemente facilitada com a gesto
eficaz dos stocks.
Segundo Correa et al (2000, p. 45), stocks so o conjunto de materiais consumveis ou de
produtos ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou
menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando
necessrio.
O stock tem duas caractersticas principais: funciona como pulmo que garante as
oscilaes entre a produo e a procura no que diz respeito ao armazenamento dos
produtos, e garante o abastecimento dos materiais necessrios para servios e produo.
A gesto de stocks compreende a aplicao de um conjunto de aes que visam manter o
stock ao mais baixo nvel em termos quantitativos e de custo, garantindo simultaneamente
o fornecimento regular da empresa, sem roturas, e a melhor execuo das tarefas de
aprovisionamento e armazenagem. Alm disso, devem ser tomadas todas as medidas para
evitar que os stocks se deteriorem e para reduzir ao mnimo os encargos relativos sua
conservao.
Como refere Dalarmi (2010, pg, 87), para que isto se realize, torna-se fundamental criar
informaes adequadas. Para se obter estas informaes importante planear, controlar e
organizar as necessidades, porque normalmente os materiais devem ficar disponveis em
nveis adequados, evitando faltas e excessos que comprometam o capital e ainda resulte no
vencimento dos prazos de validade dos materiais. No caso de organizaes ligadas rea de
sade o cuidado dever ser ainda maior, uma vez que a falta poder colocar em risco vidas
humanas.
Os gestores hospitalares anteriormente tinham a sua ateno voltada para os cuidados
mdicos, descuidando os custos que lhe so associados mas, devido ao custo dos materiais
e ao constante aumento da concorrncia na rea da sade, a gesto de stocks de material
clnico tem tomado um papel importante nos hospitais, de tal modo que, atualmente, os
gestores e especialistas na rea da sade compreendem que uma gesto eficiente destes
materiais pode ter como resposta um aumento qualitativo no atendimento e uma
diminuio dos custos operacionais.
De acordo com Morgado (2002, p. 41), a gesto de stocks assume atualmente nas empresas
um papel fundamental, sendo uma das ferramentas mais importantes ao dispor da gesto
20
21
Procura
Padres de Procura
Perptua
Sazonal
Blocos
Tempo
De acordo com Morgado (2002, p. 44), num sistema de stocks, os custos relevantes podem
dividir-se em trs componentes:
Custos de aprovisionamento: Envolvem o valor que tem de ser pago aos fornecedores
pelos produtos e os custos associados ao processamento das encomendas. No caso de
encomendas colocadas ao exterior, podemos identificar a vigilncia do stock. No caso
de ordens de fabrico, podemos identificar a verificao da existncia em stock do
material necessrio, a elaborao de registos de fabricao, a mudana de ferramentas, a
preparao e afinao de mquinas (set-up).
Custos associados a existncia de stocks: Integram os custos associados a existncia dos
stocks, ou seja, os chamados Custos de Posse e tm vrias origens, desde a
armazenagem, amortizao das instalaes, rendas, equipamento mvel (empilhadores,
22
3.1.
Stocks de segurana
Para Morgado (2002, p. 50), um dos grandes problemas na gesto de stocks reside na
determinao da altura em que devera ser feita uma nova encomenda, devido
principalmente ao carcter incerto da procura. Para alm disso, tambm a incerteza
residente nos fornecedores assume-se como um problema, devido aos produtos
defeituosos entregues e pelo no cumprimento dos prazos de entrega acordados.
Consequentemente, como modo de proteo contra a incerteza, constituem-se stocks de
segurana.
Assim sendo, e devido incerteza presente, aconselhvel um planeamento atravs de
dados passados, mdias, mtodos e tcnicas estatsticas. Apesar das inmeras razes para se
manterem stocks, estes no podem ser mantidos em excesso sem haver necessidade de o
fazer, porque estes para alm de poderem gerar desperdcio e levam ao empate de capital
que poderia ser aplicado em outros recursos rentveis.
3.2.
27
28
30
4.1.
Atividades do armazm
Figura 6- Esquema de um armazm com local diferenciado para a receo dos materiais
Como refere Veludo (2004, p. 153), neste processo de receo que so determinadas as
faltas, as trocas de artigos e os excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que
devem ser comunicados aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi
encomendado. ainda, neste processo que se deve verificar se os rtulos das embalagens
cumprem a legislao e regulamentos aplicveis, para se poder aceitar o fornecimento.
A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses,
entre outros , segundo determinados critrios, padres e tolerncias. A verificao pode
realizar-se atravs de inspeo, testes e ensaios ou pela aceitao de certificados de
conformidade (de garantia de qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito.
Decorridas estas verificaes, chegado o momento crucial do processo de receo na
consecuo do seu resultado fundamental: a aceitao dos materiais ou a rejeio em
resultado, por exemplo, de no conformidades.
Se o resultado destas verificaes for positivo pode sancionar-se a guia de entrada
provisria, a qual passar a definitiva, confirmando a entrada dos materiais na empresa
(aceitao).
Chegado e descarregado o material, este dever ser colocado no espao disponvel da
receo, nos termos que de seguida abordaremos.
32
33
34
35
36
Cada Servio estar equipado com um terminal porttil onde sero registados os artigos
retirados do armrio. Este mtodo utilizado permite a reduo de consumo na ordem dos
10% devido ao controlo proporcionado pelo sistema.
A localizao dos artigos em arrecadao fixa e nica em cada Servio, no dependendo
assim da experincia e conhecimento dos Utilizadores.
4.2.
Compra direta
Segundo Veludo (2004, p. 131), quando se detetam quebras significativas nos consumos, a
ponto de se tornarem irrelevantes ou apresentarem caractersticas de eventualidade, deve
colocar-se a questo de se ser econmico manter o stock desse material ou ser mais
vantajoso deixar esgot-lo e sempre que for necessrio efetuar uma compra direta.
Para a resposta a essa questo pondera para alm do fator econmico, outros fatores, tais
como:
Materiais de custo elevado e de reduzido consumo, cujos prazos de aprovisionamento
sejam compatveis com os programas de fabrico, podem no fazer parte da gama de
stock;
Materiais correntes de utilizao geral, de fcil aquisio e baixos consumos podem no
integrar o stock; inversamente, se estes mesmos materiais forem de aquisio difcil e
morosa, j devero pertencer gama de stock;
Materiais ou equipamentos de utilizao restrita, ou fabricados especialmente, ou seja,
no usuais no mercado corrente e por este facto com prazos de aprovisionamento
longos, devero ser do stock, mesmo que os consumos anuais sejam fracos;
37
38
5. Plano de ao
Este captulo descreve detalhadamente as atividades desenvolvidas ao longo do estgio,
realizadas com base no planeamento e contextualizao da organizao. apresentado
todo o processo, desde o planeamento ao assim como o resultado dessas atividades.
O planeamento o processo que define os propsitos globais da interveno e a forma de
os alcanar. O plano de atividades, devido complexidade e incerteza em que est
envolvido o estgio, deve ser flexvel e ajustado, mantendo-se em constante construo.
Como intuito de definir quais as atividades desenvolvidas ao longo do estgio foi
necessrio proceder ao diagnstico de necessidades. Desta forma, foram inicialmente
definidas, em conjunto com o diretor de gesto logstica, quais as atividades que melhor se
enquadravam com os objetivos do estgio e com as necessidades da instituio. Ao longo
do estgio, e com todas as tarefas iniciais cumpridas, foram estabelecidas novas tarefas.
O estgio decorreu numa instituio que prima pelo bom clima organizacional, favorvel ao
processo de aprendizagem contnua, que valoriza o trabalho em equipa e encoraja
iniciativas de ao e deciso. Deste modo, o estgio curricular mostrou-se de extrema
importncia para a aquisio e desenvolvimentos de novas competncias.
O plano elaborado engloba as dimenses:
Anlise mensal dos consumos
Elaborao de procedimentos
Elaborao de lista de material em falta para funcionamento dos servios
Elaborao de lista do material consignado
Atualizao do Material Requirement Planning
Cada uma destas atividades foi planeada de forma detalhada na lgica de fichas projeto, que
se apresentam de seguida.
39
Designao
Anlise mensal dos consumos de material dos servios da instituio.
Fundamentao
Uma instituio desta natureza e abrangncia exige um conhecimento constante e atual dos
consumos. Importa perceber as especificidades dos diversos servios em articulao com o
perfil das suas necessidades, bem como com as caractersticas de mercado. Para o efeito,
importa verificar reas de consumo suscetveis, tendo em vista a tomada de medidas que
permitam a reduo de custos em articulao com o mercado concorrencial.
Objetivo
Analisar, mensalmente, os consumos de material, tendo em vista a reduo de custos.
Identificar oscilaes nos consumos por parte dos servios.
Caracterizar o perfil de consumos de cada servio, nomeadamente em termos de produtos
com maior sada e produtos prioritrios.
Identificar reas de consumo suscetveis de reduo de custos.
Estratgias
Comparao dos consumos com base em anos/meses anteriores e acumulado.
Comparao dos consumos entre os diversos servios.
Identificao do perfil de consumos e dos desvios.
Elaborao de relatrio, com base na anlise efetuada, propondo medidas conducentes
conteno de custos.
Estratgias de avaliao
Anlise da evoluo dos consumos bem como da eficcia das estratgias propostas em
relatrio.
40
Designao
Elaborao de procedimentos de execuo de atividades no mbito da gesto e logstica.
Fundamentao
Tratando-se de uma instituio em funcionamento recente, impe-se a necessidade de
harmonizar procedimentos a executar regularmente. De forma a uniformizar processos e
oficializar diversas atividades do departamento de logstica foi necessrio a elaborao de
procedimentos, nomeadamente de receo de mercadorias, pedido de material, inventrios,
comunicao de consumo de dispositivos mdicos implantveis, gesto das arrecadaes
em sistema de duplo lote, pedido de compra de material/emisso de Notas de Encomenda
(NE), devoluo de material ao armazm, encerramento das NE abertas e reposio das
arrecadaes e a relevncia das mesmas para o funcionamento dos servios.
Procura-se, assim, que independentemente da pessoa que desempenha a atividade, esta seja
sempre realizada da mesma forma e de acordo com os mesmos pressupostos.
Objetivo
Dispor de procedimentos promotores de uma gesto harmoniosa no mbito da gesto e
logstica da instituio.
Obter 100% dos procedimentos aprovados pelo Departamento de Qualidade (DQ).
Estratgias
Verificao do funcionamento das diversas atividades.
Verificao dos parmetros exigidos em cada atividade.
Reunio com os intervenientes no processo para descrio detalhada de todas as operaes
necessrias realizao das atividades.
Elaborao da verso final das propostas de procedimentos.
Submisso das propostas aprovao do departamento de qualidade.
41
Indicadores de resultados
42
Designao
Elaborao de lista de material em falta para funcionamento de novos servios
Fundamentao
Encontrando-se a instituio numa fase de abertura de vrios servios, urge que se proceda
identificao de equipamentos e materiais necessrios ao seu funcionamento Esta
identificao ter que ser efetuada de forma rigorosa para que no se registem falhas no seu
funcionamento. No decorrer do estgio, foram realizadas aes para a elaborao de
material em falta para a abertura dos servios de radioterapia e pediatria.
Objetivo
Identificar o material em falta para que o servio seja aberto ao pblico.
Assegurar as condies necessrias ao funcionamento dos servios.
Estratgias
Verificao, por parte de gestores e profissionais de sade, do material em falta em cada
servio, e dentro de cada servio em todas as salas.
Elaborao da lista de material necessrio.
Elaborao do oramento do material em falta.
Validao do pedido de oramento e respetiva compra de material.
Colocao do material no seu respetivo local.
Indicadores de resultados
Aprovao da listagem de material em falta para os novos servios.
Identificao de falhas evitveis, em termos de quantidade e qualidade.
Disponibilizao do material imprescindvel em quantidade e no timing previstos.
43
Designao
Elaborao da lista do material consignado.
Fundamentao
A elaborao da lista de material consignado foi necessria devido inexistncia de uma
base de dados na instituio sobre este tipo de material. O material consignado caracterizase como um produto altamente especfico, com um consumo espordico e com alto custo,
obtido junto ao seu fornecedor, no entanto, pago somente informao de uso. Tratando-se
de uma instituio recente surgiu a necessidade da elaborao de uma base de dados
detalhada sobre isto tipo de material, separados por especialidade e fornecedor.
Objetivo
Determinar o investimento efetuado em material consignado.
Estratgias
Diviso do material consignado por especialidade e fornecedores.
Elaborao da listagem do material consignado.
Contacto direto com os diversos fornecedores para anlise do valor do material
consignado.
Determinao detalhada do valor de material consignado na instituio, para cada
especialidade e fornecedor.
Indicadores de resultados
Existncia de uma lista detalhada de todo o material consignado na instituio e respetivo
custo por especialidades e fornecedores.
44
Designao
Atualizao do Material Requirement Planning.
Fundamentao
O Material Requirement Planning (MRP) um software de logstica hospitalar que permite
receber alertas para proceder compra de materiais. Constitui um recurso fundamental,
uma vez que um dos grandes problemas na gesto de stocks reside na determinao correta
da altura em que um dado material deve ser encomendado. Para o efeito, imprescindvel a
sua atualizao sistemtica e ajustado realidade da instituio. Uma vez que o sistema
utilizado se encontrava desatualizado, considerou-se pertinente a sua atualizao.
Objetivo
Assegurar a existncia de um sistema em que os pontos de encomenda e a quantidade a
encomendar dos produtos esteja adequada aos consumos do hospital.
Atualizar o sistema alerta do ponto de encomenda, para cada material, em funo da atual
realidade da instituio.
Otimizar a gesto de stocks da instituio.
Estratgias
Atualizao do sistema com base na informao dos consumos e encomendas dos
materiais efetuadas.
Identificao dos produtos que no constam no MRP a partir da triangulao da
informao dos materiais consumidos e dos, integrados no MRP.
Verificao, em conjunto com os compradores (internos), se o ponto de encomenda se
ajustava aos consumos efetivos do hospital.
Estratgias de avaliao
Anlise relativa ao ajuste realidade do hospital dos pontos de encomenda e quantidade do
lote com base nos consumos e encomendas efetuadas.
45
6.1.
Valor;
Quantidade total de entrada;
Unidade de medida lanada;
Tipo de conta de contrapartida;
Conta de lanamento de contrapartida;
Denominao da conta de contrapartida;
Material;
Texto breve material;
Centro custo.
Os dados referidos, aps tratados como demonstrados na tabela 1, vo permitir mltiplas
anlises quando cruzados, como a verificao com o centro de custo com maior valor, qual
o material com maior valor, anlise dos materiais com mais consumo. Esta anlise torna-se
importante pois atravs de comparaes, tanto em termos mensais como em termos de
acumulado, vai permitir obter a evoluo dos consumos e assim a anlise das estratgias
traadas e suas readaptaes caso necessrio.
Tabela 1 - Dados mensais da unidade hospitalar obtidos em SAP
Denom.classe
custo
Rubrica do
report de
contas
Valor
Qtd.entr.
UML
Descrio cc
Material
PF-Reag PDR
Reagentes
423,5
UND
AP - Anatomia
Patolgica
170000xxx
PF-Reag PDR
Reagentes
369
UND
AP - Anatomia
Patolgica
170000xxx
PF-Reag PDR
Reagentes
419,87 1
UND
AP - Anatomia
Patolgica
170000xxx
PF-Reag PDR
Reagentes
302,5
UND
AP - Anatomia
Patolgica
170001xxx
14,65
400
UND
AP - Anatomia
Patolgica
110003xxx
14,69
400
UND
AP - Anatomia
Patolgica
110003xxx
70,11
3000
UND
AP - Anatomia
Patolgica
110000xxx
1,08
10
UND
AP - Anatomia
Patolgica
120004xxx
CMVMC-MCCArt.Cirurg
CMVMC-MCCArt.Cirurg
CMVMC-MCCOutros MCC
CMVMCOut.Mat.Consm
Material de
Consumo
Clinico
Material de
Consumo
Clinico
Material de
Consumo
Clinico
Outros
Consumos
47
87%
Outros Consumos
7%
Reagentes
6%
Total
100%
Dentro de cada rubrica, ainda possvel verificar quais os materiais com maior consumo e
qual o seu valor, tal como demonstrado na tabela 3:
Tabela 3 - Top 15 do material em outros consumos
Material
Soma de Valor
Soma de Qtd.entr.
xxx
1000
xxx
260
DESINFECTANTE RAPICID PA
xxx
24
xxx
180
xxx
43
xxx
4453
ALUGUER VENTILADOR
xxx
492
xxx
246
xxx
17750
xxx
16
xxx
492
xxx
3000
xxx
737
xxx
300
xxx
568
Total Geral
xxx
261830
Sub-total
xxx
29561
% top 15
63%
11%
48
Deste modo, com a anlise dos diversos dados verifica-se facilmente que h artigos que
sofrem uma maior variao de consumo do que outros. Atravs desta anlise, consegue-se
facilmente perceber se existe algum custo anmalo, e consequentemente, verificar qual a
sua origem e posteriormente corrigir a situao.
49
6.2.
Elaborao de procedimentos
Uma vez que a instituio onde decorreu o estgio era recente, muitas das tarefas a executar
regularmente ainda no se encontravam padronizadas. De forma a uniformizar processos e
oficializar diversas atividades do departamento de logstica foi necessrio a elaborao dos
respetivos procedimentos.
Na elaborao dos procedimentos necessria uma descrio detalhada de todas as
operaes necessrias na realizao das atividades. No final o objetivo garantir que
mesmo que uma tarefa seja realizada por uma pessoa diferente, esta continue a ser realizada
da mesma forma.
Aps o procedimento se encontrar terminado, e para que seja vlido, tem primeiro que ser
aprovado pela qualidade.
Os procedimentos efetuados foram:
Organograma do departamento de logstica
Procedimento de Receo de mercadorias
Procedimento de Pedido de material
Procedimento de inventrios
Procedimento da Comunicao de consumo de dispositivos mdicos implantveis
Procedimento de gesto das arrecadaes em sistema de duplo lote
Procedimento de pedido de compra de material/ emisso de NE
Procedimento de devoluo de material ao armazm
Procedimento de encerramento das NE abertas
Procedimento de Reposio das arrecadaes
Todos os procedimentos podem ser encontrados em anexo, no Anexo 1.
50
6.3.
Descrio
Quantidades
Oramento ()
Quarto 1.01
Cadeiro
200,00
Quarto 1.03
Mesa de cabeceira
150,00
Quartos 1.07
Suporte papel
50,00
Quartos 1.08
Suporte Baktolin
100,00
300,00
50,00
350,00
Mesa de Apoio
100,00
Mesa de refeio
50,00
200,00
Carros de Pensos
350,00
700,00
1.000,00
Sala equipamento
Servio X
Necessidade
Sala de tratamento
(enfermagem)
Refeitrio
Frigorifico para a
medicao
Total
300,00
3.200,00
Aps o pedido de oramento ser validado a compra efetuada e o servio equipado para
que possa ser aberto. No decorrer do estgio, foram realizadas aes para a elaborao de
material em falta para a abertura dos servios de radioterapia e pediatria.
51
6.4.
A elaborao da lista do material consignado foi necessria uma vez que no existia uma
base de dados na instituio sobre esse tipo de material. A sua elaborao era importante
pois pretendia-se saber detalhadamente, para cada especialidade e fornecedor, qual o valor
de material consignado na instituio.
Um material consignado um produto obtido junto ao seu fornecedor, pago somente
mediante informao de uso. Existe ainda a possibilidade de devoluo do item a custo
zero se no for utilizado. Estes materiais caracterizam-se pelo seu alto custo e
especificidade, aliados a um baixo e espordico consumo.
Para a criao do ficheiro foi necessrio o contacto direto com os fornecedores das
diversas firmas, para anlise dos valores do material consignado. Este foi dividido por
especialidades e, dentro destes, separados por fornecedores. Os dados requeridos para a
sua elaborao foram o cdigo interno, descrio do material, nome do fornecedor,
referncia do material, quantidade e preo.
Tabela 5 - Representao da lista de material consignado elaborada
Cdigo
Ref
Descrio
Fornecedor
interno
Material
Quantidade
Preo
Total
()
()
Fio-guia de 3.2 mm
110000xxx com ponta roscada,
Synthes
00.292.xxx
30,00
120,00
Synthes
387.xxx
76,00
76,00
Synthes
00.387.xxx
184,00
184,00
Synthes
00.387.xxx
507,00
507,00
387.xxx
101,00
101,00
395.xxx
282,00
282,00
396.xxx
102,00
102,00
Total
1373
comprimento 215 mm
110000xxx
Cervios, cuneiforme,
tamanho 5 mm, azul-
Synthes
escuro
52
6.5.
53
Para que o MRP funcione da forma mais fivel possvel, foi analisado com os
compradores, da instituio, se o ponto de encomenda se ajustava aos consumos efetivos
do hospital. Esta anlise fundamental uma vez que os compradores so os responsveis
pelas encomendas, estando desta forma numa situao privilegiada para verificar a
quantidade de material a encomendar.
Conhecidos os pontos de consumo, apenas necessrio atualizar o software com os
valores do stock de segurana, ponto de encomenda, entre outros, de forma a que sempre
que os valores introduzidos forem atingidos o software alerte, recomendando a quantidade
de encomenda estipulada para o produto. Este processo para alm de bastante simples
eficaz, uma vez que de fcil perceo, tornando possvel o controlo das existncias da
instituio a qualquer momento.
Importa realar que nem todos os materiais consumidos so introduzidos no MRP por
apresentarem um consumo espordico ou de menor relevncia, dependendo dos custos
unitrios de cada material. Tendo o material um custo elevado, no deve ser mantido em
stock quantidades superiores s estritamente necessrias visto que tudo que ultrapasse essas
quantidades acrescenta custos desnecessrios, como o custo de posse, ou custo de
obsolncia.
Por motivos internos instituio, a atualizao do MRP no foi realizada at ao perodo
do trmino do estgio.
54
Concluso
Aps a elaborao deste trabalho foi possvel concluir que o mercado da sade muito
complexo e tendencialmente ineficiente. Este apresenta algumas particularidades que no
se observam noutros mercados de bens, estando rodeado por falhas de mercado,
principalmente relacionadas com a assimetria de informaes, risco moral e seleo
adversa.
Neste contexto, somos confrontados com novos modelos de gesto, alguns dos quais
assente em pressupostos de que o mercado privado traz para o sector a questo da
eficincia, enquanto o governo seria responsvel por uma distribuio equitativa de bens de
sade essenciais. As parcerias representam, pois, uma abordagem inovadora de gesto e
financiamento de unidades pblicas de sade, pretendo associar, numa perspetiva de longo
prazo, o que h de melhor no sector pblico e no sector privado.
A oportunidade de desenvolver um estgio neste contexto, para alm de permitir
mobilizao de conhecimentos adquiridos na fase terica, permitiu-me desenvolver
competncias de gesto, em particular no que se refere ao domnio da logstica hospitalar.
Sendo os stocks responsveis por um elevado investimento por parte das instituies, a
gesto de stocks tem uma importncia elevada ao nvel dos custos globais do hospital. Uma
gesto eficaz tem grande influncia no correto funcionamento do hospital, uma vez que
dela est dependente o abastecimento de todo o hospital. A grande importncia da gesto
de stocks leva a que a sua constante melhoria seja de extrema importncia servindo como
fator de diferenciao em relao a outros hospitais, podendo resultar em inmeros
proveitos.
Um bom planeamento estratgico uma ferramenta poderosa para a adaptao ao
ambiente competitivo em constante mutao.
Claramente, a realizao deste estgio foi uma mais-valia para o desenvolvimento pessoal e
profissional, sendo um grande desafio pelo tema e pela ao desenvolvida. A elaborao do
projeto, num departamento de logstica de um grupo pblico-privado de sade, permitiu
uma aprendizagem profunda sobre os procedimentos para a aquisio de bens e servios
para os diversos servios, bem como da logstica interna e externa associada, uma vez que
foi possvel conhecer e contactar com os diversos servios e profissionais.
Analisando as atividades desenvolvidas, pode-se afirmar que estas foram realizadas com
sucesso, tendo ainda de se incluir novas atividades durante o decorrer do estgio.
55
56
Referncias Bibliogrficas
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e da satisfao do utente dos hospitais EPE e SPA resultados globais de 2009. Relatrio dos
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57
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Observatrio Permanente da Justia Portuguesa. (2007). Parcerias Pblico-Privadas e Justia
Uma anlise comparada de diferentes experincias. Universidade de Economia Faculdade de
Economia.
58
Observatrio Portugus dos Sistemas da Sade (2009). Relatrio de Primavera - 10/30 anos: Razes para
continuar.
59
Anexos
60
Apoio Gesto
Hugo Ferreira
Dir Logistica
Tiago Rocha
Apoio Gesto
Helena Lima
Resp Aprovisionamento
Eullia Teixeira
Compra
Maria Jos
Jos Manuel Pinto
Paulo Carvalhal
Manuel Arajo
Manuel Sousa
Armazm
Joo Ribeiro
Antnio Costa
Joo Pereira
Jlia Oliveira
Pedro Lopes
Lusa Dias
Distribuio
Custdio Silva
Srgio Leito
Ruben Coelho
Arrecadaes
Antnio Silva
Rui Magalhes
Alexis Correia
Encarregada Rouparia
Conceio Castro
Gesto Hotelaria
Aline Vasconcelos
Transportes
Domingos Ferreira
Jos Matos
Encarregada - Maqueiros
Conceio Fernandes
Distribuio e Armazm
Costura
Fardas
Josefa Guedes
Lurdes Barroso Carolina Arajo
Maria Castro
Ludovina Faria
Jlia Amorim
Snia Ferreira
Cristina Veloso
Albina Gomes
Internos
Rui Lopes
Nuno Pinto
Juliana Ferreira
Joo Nogueira
Andr Teixeira
Armando Pinheiro
Bloco Operatrio
Lus Campos
Manuel Pereira
Manuel Miranda
Fernando Rodrigues
Alexandrina Gonalves
Rui Lopes
Rafael Silva
Encarregada - Limpeza
Maria do Cu Gomes
Encarregada - Resduos
Conceio Fernandes
Supervisora Iberlim
Conceio Cardoso
Supervisora Iberlim
Conceio Cardoso
Barbeira
Mnica Fernandes
Encarregada
Iberlim
Elsa Pereira
Gestor Gertal
Manuel Nunes
Encarregado Gertal
Eduardo Silva
Encarregada Iberlim
Conceio Queirs
Conceio Dias
Encarregada
Iberlim
Conceio Queirs
SAD
Elisabete Arajo
Encarregada
Iberlim
Raquel Pereira
Funcionrias
Limpeza
Encarregada
Iberlim
Anabela Alves
Funcionrios
Recolha
Assistentes Operacionais
Alice Ribeiro
Clara Ribeiro
Delfina Cao
Ftima Ferreira
Leonilde Figueiras
Maria Oliveira
Ftima Almeida
Funcionrias
Gertal
Cozinheiras
Lcia Rodrigues
Manuela Pereira
Rosa Pereira
Rosa Oliveira
Jacinta Rocha
PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS
1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de entrada de material de consumo clnico, hoteleiro, administrativo, manuteno e
equipamentos do Hospital.
2. MBITO
Este procedimento aplica-se equipa de logstica do Hospital.
3. RESPONSABILIDADES
Compete aos elementos destacados para a receo do armazm a implementao deste procedimento.
5. DESCRIO DO PROCESSO
N. DOC
___.XXX.YY
ELABORADO
APROVADO
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS
Etapas
Responsvel
Chegada
do transportador
Existe NE
para aquele produto
e para aquele
Documentos de
Suporte
------------
------------
------------
Receo
------------
------------
Receo
Documento
em
suporte informtico
NE via SAP
------------
Receo
------------
------------
fornecedor?
5
Compradores
------------
5Salvo
situaes
autorizadas pelo DL no so
permitidas descargas de
mercadoria sem NE
------------
------------
------------
Compradores
------------
------------
------------
------------
------------
------------
9- Material colocado na
zona
de
material
em
arrumao
Transportador fica com o
triplicado do documento de
suporte carimbado com a
data de entrega e assinatura
como evidncia da receo
conforme do artigo, utilizando
o
carimbo
sujeito
a
conferncia
10- verificada a validade e
efetuada a contagem dos
volumes, em casos de no
conformidade o artigo deve
ser devolvido ficando no
Armazm em estado de
aguarda
devoluo.
A
equipa da Receo deve
comunicar com o fornecedor
e acordar com este a data de
devoluo. Deve ser emitida
uma Nota de Devoluo onde
se explica o motivo da
devoluo. O documento de
Receo de mercadoria em
no conformidade deve ser
preenchido.
S
Com
data prevista
de entrega para esse
Solicitar autorizao
de descarga ao
comprador
dia?
8
Emisso NE
Comprador
autoriza?
9
Transportador
No autorizao
de descarga
9
Autorizao de
descarga
Fim
10
Verificao qualitativa
e quantitativa do
material
11
12
Material de
armazm
A
Material de sada
directa
B
13
Material de
consignao
C
Observaes
10
Receo
Documento
em
suporte informtico
NE via SAP
Documento
em
suporte papel
Guia de transporte,
guia de remessa ou
fatura
11
------------
------------
------------
12
------------
------------
------------
13
------------
------------
14
------------
------------
14
Equipamentos
D
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS
15
20
dada a entrada do
material em Glintt
Responsvel
Arquivada
guia de
consignao
em Glintt
21
Receo
------------
15- gerada RM
16
Receo
------------
17
Receo
Documento em
suporte
informtico NE
via SAP
------------
18
Funcionrio
armazm
------------
------------
19
------------
------------
------------
20
Receo
------------
20- gerada RM e CM
21
Receo
------------
------------
22
Receo
23
Receo
24
Transportadores
internos
25
------------
26
Receo
27
Receo
28
Transportadores
internos
29
------------
27
anexada sada
Material identificado
com o local de destino,
acompanhado com cpia
de guia de remessa, guia
de transporte ou factura
22
Guia de
transporte, guia
de remessa ou
factura so
arquivadas
17
arquivadas
Material arrumado
no armazm
do
28
Material
identificado com
cdigo e localizao
18
23
Material permanece
na recepo para ser
entregue
29
Fim
transporte ou factura
19
Material permanece na
recepo para ser
entregue
25
24
Fim
Observaes
15
A entrada
Guia de
transporte, guia
de remessa ou
factura so
Documentos de
Suporte
26
dada a entrada e
sada de materiais
16
Etapas
Fim
------------
------------
------------
------------
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
RECEO DE MERCADORIAS
ANEXOS
N. DOC
___.XXX.YY
ELABORADO
APROVADO
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
Razes de no conformidade:
Data: ____/____/____
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE MATERIAL
1. OBJETIVO
Descrever o funcionamento das requisies e entregas nos servios de material de Consumo Clnico.
2. MBITO
Requisies de Material, excluindo o material farmacutico.
3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica, Direo Clnica, Direo Enfermagem e Direo de produo implementar
este procedimento.
4. DESCRIO DO PROCESSO
1. exceo de material novo que obrigatoriamente dever vir acompanhado pela Solicitao de
Material de Consumo Clnico Extra Formulrio, todo o material tem de ser obrigatoriamente
identificado pelo cdigo interno.
2. O material de implante no abrangido pelo formulrio de material de consumo clnico e tem de
ser solicitado de acordo com o previsto neste procedimento.
3. Ao surgir a necessidade de material no servio, deve-se verificar se este existe na arrecadao.
4. No existindo na arrecadao, deve-se verificar se se trata de um produto normalizado ou no.
4.1. Para produtos no normalizados ou material de implante diferente do adjudicado pela central
de negociao necessrio realizar um pedido extra formulrio.
4.2. Para produtos normalizados realiza-se o pedido atravs da Glintt para o armazm.
5. No armazm verifica-se a existncia de stock do material solicitado.
5.1. Existindo stock do material, o armazm satisfaz o pedido.
5.2. No existindo stock, deve-se solicitar ao departamento de compras a aquisio do mesmo.
6. No caso de necessidade de introduo de um novo material na arrecadao do servio. Deve-se
efetuar um pedido de insero do material na arrecadao, para que o pedido seja satisfeito
atempadamente. (Ver procedimento)
7. Em situaes urgentes:
PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE MATERIAL
7.1. Considera-se urgente o pedido de material para menos de 72horas.
7.2. No caso de produtos normalizados, o pedido deve ser enviado por email com o cdigo do
produto e as quantidades necessrias e atravs da Glintt.
7.3. No caso de pedidos Extra formulrio ou no negociados, o pedido deve tambm ser enviado
por email com as referncias do fornecedor e as quantidades necessrias.
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE MATERIAL
Etapas
Necessidade de
Material
Existe stock na
arrecadao
do servio?
S
3
Fim
Trata-se de um
produto
normalizado?
4
S
5
Realiza-se um pedido
Extra Formulrio
Realiza-se um
pedido na Glintt
Verificar existncia em
Armazm
Utilizador
Documentos de
Suporte
Observaes
Mdico /
Enfermagem
Proposta Cirrgica
------------
------------
------------
------------
------------
------------
------------
Mdico /
Enfermagem
------------
------------
Mdico /
Enfermagem
------------
------------
Mdico /
Enfermagem
Documental em
Papel Solicitao
de Material de
Consumo Clnico
Extra Formulrio
(Imp. 023)
Funcionrio
Armazm
------------
------------
------------
------------
------------
Funcionrio
Armazm
Proc. de
Distribuio do
Material
------------
10
Funcionrio
Armazm
Proc. de Compra
de Material
------------
11
Funcionrio
Armazm
------------
Procedimento de compra
de material/emisso de
NE
Existe em
armazm?
S
9
10
Entrega do
material no servio
Fim
Pedido de compra
do material
11
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
1. OBJETIVO
Regulamentar a periodicidade, mbito e processo de inventrio das existncias de mercadorias, material hoteleiro,
material administrativo e outros do Hospital.
2. MBITO
Este procedimento aplica-se ao armazm da logstica.
3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica a implementao deste procedimento.
5. DESCRIO DO PROCESSO
Para o bom funcionamento do Hospital necessrio a realizao de inventrios peridicos. Os inventrios
devero reger-se da seguinte forma:
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
2.3 5 produtos escolhidos aleatoriamente
3. O material consignado deve ser inventariado de 2 em 2 meses, 3 semana do ms. Este inventrio deve ser
realizado em conjunto com as empresas fornecedoras.
4. O material que se encontra nas arrecadaes deve ser inventariado 1 vez por ano.
1.1.2
1.1.3
Locais a inventariar;
1.1.4
1.1.5
1.1.6
Superviso da contagem;
1.1.7
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
1.3 No caso de surgir qualquer dvida deve sempre ser esclarecida com o responsvel do Armazm ou
responsvel pelo inventrio.
2. Entregar a documentao:
2.1 As folhas devem ser numeradas, datadas, rubricadas pelas equipas; deve identificar-se o cdigo do
artigo, descrio, unidade de medida e quantidade inventariada.
2.2 O inventrio deve ser completo, correto e preciso. O preenchimento das folhas de inventrio deve
ser efetuado de forma legvel e com esferogrfica. No permitido apagar ou rasurar, qualquer
correo tem de ser rubricada e riscada com a utilizao de uma rgua de forma a ficarem legveis as
anotaes feitas. Os nomes dos elementos das equipas devem tambm ser legvel.
3. Iniciar as contagens:
3.1 A forma de contagem deve ser efetuada em zig-zag, comeando pelo topo da prateleira, da esquerda
para a direita e de cima para baixo. muito importante que cada equipa entenda onde comea e
termina a sua rea de contagem.
3.2 Deve ser deixada indicao (post-it) de que a prateleira se encontra inventariada, de modo a evitar
dupla inventariao e, aquando de paragens ou troca de equipas a fcil identificao do que se
encontra inventariado. Apenas deve ser colocada a etiqueta ou post-it quando a prateleira se
encontrar completamente inventariada.
4. Iniciar o inventrio:
4.1 O inventrio efetuado na sua totalidade por salas (contagem de todos os artigos a inventariar
dentro de cada sala) existindo para cada sala uma equipa composta por:
4.1.1
Um responsvel de verificao;
4.1.2
Um responsvel de anotao.
5. Registo do inventrio:
5.1 A pessoa que efetua a recontagem tem que ser diferente da pessoa que efetua a contagem. A
constituio das equipas tem como objetivo a existncia de um contador e de um
escrivo/recontador, isto significa que um elemento da equipa efetua a contagem fsica, o outro
elemento conta em simultneo mas mentalmente de forma a validar a quantidade contada pelo
colega e regista a informao. O contador refere a quantidade e o escrivo regista a quantidade na
listagem.
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
5.1.1
A formao das equipas dever ser efetuada com antecedncia de modo a que
entendam as instrues, os campos da listagem e tenham tempo para esclarecer todas as
suas duvidas.
5.2 Verificar sempre o estado de conservao dos bens, se forem detetados bens fora da validade ou
obsoletos os mesmos devem ser colocados em local criado para o efeito (Material obsoleto ou fora
de validade) que depois ser inventariado nos moldes especficos deste tipo de bens. Existir uma
listagem especfica para este efeito. Deste modo, caso detete artigos nestas condies no o
inventarie, coloque-o no local definido e o mesmo ser a ltima localizao a ser inventariada.
5.3 No caso de ser detetado material no existente nas listagens de inventrio existem listagens em
branco onde devem ser descritos esses artigos (cdigo, descrio, unidade de medida e quantidade
inventariada). Esta folha deve ser assinada e datada.
5.4 Perante a existncia de deteo de dois cdigos para o mesmo artigo ou outras situaes anmalas,
as mesmas devem ser descritas numa folha branca. Esta folha deve ser assinada e datada.
5.5 Qualquer material que seja rececionado durante o inventrio no pode ser registado, pelo que ter
obrigatoriamente de ficar em local separado e identificado com SEM RECEPO NO
INVENTARIAR e no pode ser contado. Para qualquer expedio pronta ter de ser por aviso de
COM SADA REGISTADA NO INVENTARIAR.
5.6 Qualquer movimento de material necessrio e que seja efetuado o respetivo registo dever ser
devidamente identificado, comunicado Direo de Logstica e entregues os documentos
comprovativos da sada do material, comprovativos estes rubricados e colocao da indicao se o
bem j estaria ou no inventariado.
5.7 Durante o inventrio o acesso ao sistema Glintt estar limitado, sendo apenas permitida a consulta
em caso de dvidas na unidade de medida de um determinado artigo e apenas efetuada por algumas
pessoas, nomeadas para o efeito.
6. Anlise das diferenas;
7. Recontagem para esclarecimento de dvidas;
7.1 No caso de a quantidade do contador no coincidir com a do escrivo, este ltimo deve pedir
imediatamente para efetuar nova contagem do artigo.
8. Contabilizao das diferenas;
9. Encerramento do inventrio;
9.1 No final deve-se auditar que no ficou nenhuma sala por inventariar.
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
INVENTRIOS
10. Elaborao de mapa resumo do inventrio, justificaes para o resultado, impacto contabilstico e pontos de
melhoria detetados.
11. A contagem do material consignado e das imobilizaes regem-se pelo procedimento das consignaes e
procedimento do imobilizado respetivamente.
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
COMUNICAO DE CONSUMO DE DISPOSITIVOS MDICOS IMPLANTVEIS
1. OBJETIVO
Descrever as orientaes para o preenchimento do formulrio IMP.017.00/12/2011 - Folha de Registo de
Consumo de Dispositivos Mdicos Implantveis.
2. MBITO
Esta instruo de trabalho aplica-se ao Bloco Operatrio, Hemodinmica e Imagiologia.
3. RESPONSABILIDADES
Compete ao Enfermeiro Chefe do Bloco Operatrio e da Hemodinmica, bem como ao Tcnico Coordenador
da Imagiologia a implementao desta instruo de trabalho.
Compete Direo Logstica a reposio de todo o material expresso na Folha de Registo.
4. DESCRIO DO PROCESSO
No Bloco Operatrio o Enfermeiro circulante da sala operatria deve preencher o formulrio
IMP.017.00/12/2011 - Folha de Registo de Consumo de Dispositivos Mdicos Implantveis sempre que
utilizado um dispositivo mdico implantvel. Na Hemodinmica o Enfermeiro presente na sala de polgrafo
que efetua o respetivo registo. Na Imagiologia esta responsabilidade cabe ao Tcnico Coordenador. Assim:
1. Cola a etiqueta de identificao do doente no campo respetivo;
2. Descreve o servio correspondente;
3. Assinala com X o tipo de interveno cirrgica (Ambulatrio ou Convencional) e a especialidade cirrgica
respetiva;
4. Descreve na tabela o cdigo interno, descrio, referncia e quantidade dos dispositivos aplicados;
5. Coloca no verso da folha os autocolantes dos implantes quando for o caso, com as respetivas referncias;
6. Assina, data e coloca o nome bem como o n mecanogrfico nos locais prprios;
7. Coloca no final da cirurgia este impresso no processo clnico do doente;
8. Entrega uma cpia ao Aprovisionamento. No caso do Bloco Operatrio entrega ao elemento destacado da
logstica que se encontra no servio.
PROCEDIMENTO ESPECFICO
COMUNICAO DE CONSUMO DE DISPOSITIVOS MDICOS IMPLANTVEIS
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
IMP.017.00/12/2011 Folha de Registo de Dispositivos Mdicos Implantveis
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
GESTO DAS ARRECADAES EM SISTEMA DE DUPLO LOTE
1. OBJETIVO
Descrever de forma programada a montagem de uma arrecadao de consumo clnico e sua manuteno.
2. MBITO
Este procedimento aplica-se aos armazns e arrecadaes dos servios.
3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica e Direo de Enfermagem a implementao deste procedimento.
5. DESCRIO DO PROCESSO
O processo de reaprovisionamento do Hospital assenta em duas metodologias
Sistema de reposio por duplo lote para servios grandes consumidores
Sistema de requisio de material para servios pequenos consumidores
Para bom funcionamento do Hospital necessrio uma boa gesto das arrecadaes. A gesto das arrecadaes
dever reger-se da seguinte forma:
PROCEDIMENTO ESPECFICO
GESTO DAS ARRECADAES EM SISTEMA DE DUPLO LOTE
1.5.2. Arrumao do material e colocao dos cartes com as etiquetas do produto
1.5.3. Formao em utilizao da arrecadao
2. Pedido de alterao de nveis de referncias existentes:
2.1. Proposta da enfermagem com pedido de alterao dos nveis de referncia
2.2. Verificao da proposta face ao consumo histrico
2.3. Acordo com a Enf. Chefe
2.4. Ajuste do material unidade de movimentao
2.5. Reorganizao da arrecadao
2.6. Encerramento do pedido por e-mail
3. Introduo/retirada de produtos
3.1. Proposta da enfermagem com pedido para introduo/retirada de produtos
3.2. Verificao da proposta face ao consumo histrico
3.3. Acordo com a Enf. Chefe
3.4. Material introduzido/retirado
3.4.1. Em caso de mudana de cdigo ou substituio do produto este diretamente
retirado/substitudo na arrecadao
3.5. Reorganizao da arrecadao
3.6. Encerramento do pedido por e-mail
4. Monitorizao da dotao das arrecadaes:
4.1. Indicao do consumo mdio dirio
4.2. A dotao da arrecadao confrontada com o consumo efetivo.
4.2.1. Todas as diferenas iguais ou superiores a 30% so alvo de proposta de alterao/adequao do
stock na arrecadao.
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL/EMISSO DE NE
1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de oramentao, aprovao e aquisio de pedidos extraordinrios de material, exceto
imobilizado.
2. MBITO
Aplica-se aos Enfermeiros Chefes, Diretores de Servio e Compradores.
3. RESPONSABILIDADES
da responsabilidade da Direo de Logstica a implementao deste procedimento.
5. DESCRIO DO PROCESSO
1. O nico documento que formaliza a compra e responsabiliza o H perante os fornecedores a nota de
encomenda emitida por SAP, isto , o H no se responsabiliza por qualquer encomenda realizada de forma
diferente do estabelecido neste procedimento.
N. DOC
___.XXX.YY
ELABORADO
APROVADO
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL/EMISSO DE NE
2. As notas de encomendas so elaboradas pela equipa de compradores no H;
3. S possvel emitir NE para produtos devidamente registados na base de dados de produtos da JMS;
4. exceo do material de manuteno, a base de dados de produtos gerida pela estrutura de compra da
JMS;
5. As notas de encomenda s so emitidas aps aprovao superior (liberao);
6. No Hospital a estratgia de liberao :
6.1. Compradores at 500
6.2. Coordenador de logstica at 5.000
6.3. Dir de Logistica at 15.000
6.4. Um Administrador superior a 15 m .
7. A compra de imobilizado no est abrangida por este procedimento.
8. Em situao de exceo e devidamente autorizada de CE do H ou em quem esta delegue, a NE pode ser
substituda por uma forma de comunicao escrita e nesta devero constar os elementos chave da NE (nome
do fornecedor, preo de venda, taxa de IVA, prazo de entrega, prazo e forma de pagamento e local de
entrega, entidade a faturar e morada de envio da fatura. Esta comunicao dever ser transformada em NE
formal no mais curto espao de tempo.
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL/EMISSO DE NE
Etapas
Responsvel
Documentos de
Suporte
Observaes
1
1
Armazm
------------
------------
Comprador
------------
Comprador
------------
------------
------------
------------
------------
------------
5Por
email
conhecimento do DL
------------
------------
------------
------------
------------
------------
------------
------------
------------
Pedido de compra
2
Oramentar
3
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autorizao
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Autorizada?
Informa
requisitante
com
Fim
Emisso de NE
8
Fim
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
DEVOLUO DE MATERIAL AO ARMAZM
1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de devoluo de material de consumo clnico, hoteleiro, administrativo, manuteno e
equipamentos ao armazm.
2. MBITO
Este procedimento aplica-se aos armazns e arrecadaes dos servios.
3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica e Direo de Enfermagem a implementao deste procedimento.
5. DESCRIO DO PROCESSO
1. Material de reposio
1.1. da responsabilidade da logstica a devoluo do material excedente, com defeito ou fora de prazo nas
arrecadaes ao armazm.
1.2. O documento de devoluo de material deve constar em todas as arrecadaes para ser emitido quando
necessrio
2. Material especifico
2.1. No que concerne ao material solicitado pelos servios da responsabilidade da Enf. Chefe do servio o
preenchimento do documento de devoluo e entrega do material ao armazm.
N. DOC
___.XXX.YY
ELABORADO
APROVADO
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
ENCERRAMENTO DAS NE ABERTAS
1. OBJETIVO
Regulamentar o processo de encerramento das NE abertas.
2. MBITO
Este procedimento aplica-se aos compradores do Hospital.
3. RESPONSABILIDADES
Compete aos compradores a implementao deste processo.
5. DESCRIO DO PROCESSO
1. Monitorizao das NE emitidas da responsabilidade dos compradores.
1.1. Este controle deve ser monitorizado para NE emitidas com mais de 3 meses
2. A NE s dever ser encerrada aps confirmao de que o material no foi efetivamente entregue ou no
necessrio.
3. Este procedimento no se aplica a equipamentos, acessrios, entre outros.
N. DOC
___.XXX.YY
ELABORADO
APROVADO
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
1. OBJETIVO
Descrever o processo de reposio de material de consumo clnico, hoteleiro e administrativo nos servios do
Hospital.
2. MBITO
Este procedimento aplica-se a todos os servios do hospital.
3. RESPONSABILIDADES
Compete Direo de Logstica a implementao deste procedimento.
5. DESCRIO DO PROCESSO
No H existem dois tipos de arrecadaes:
N. DOC
___.XXX.YY
ELABORADO
APROVADO
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
- Arrecadaes repostas por sistema de duplo lote
- Arrecadaes repostas por sistema de requisio
Procedimento de reposio:
1. Sistema de duplo lote:
1.1. A dotao da arrecadao por referncia est dividida em 2 lotes (quantidade) iguais, acondicionada
em dois contentores
1.2. Para alm dos contentores de material existem dois contentores, um para cartes lidos e um para
cartes no lidos.
1.3. Quando o primeiro lote consumido o elemento do servio (Enf.; AO) coloca o carto no
contentor correspondente.
1.4. Um elemento da equipa de reposio faz a leitura dos cartes que se encontram no contentor No
lido e de seguida coloca-os no contentor Lido e envia a informao para o armazm por colocao
do PDT na base existente em cada piso.
1.5. O elemento da equipa de picking seleciona o servio a repor e executa a tarefa de picking, aps
atualizar a informao em sistema informtico, inicia em armazm a satisfao do pedido.
1.6. Com o servio finalizado em armazm, o transportador leva o material com a respetiva guia para o
respetivo servio. O material permanece nos servios at aos colaboradores do picking nos servios
procederem sua arrumao.
1.7. Durante a arrumao do material, o colaborador coloca o novo material em baixo ou atrs do
existente, verificando a sua data de validade. Pretende-se assim promover o consumo dos produtos
com validade mais antiga.
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
1.8. No caso de material fora de prazo este substitudo por material dentro do prazo e no imputado
consumo ao servio.
1.9. No final colocada a guia do material reposto atrs da porta da arrecadao, dentro de uma mica e
os cartes lidos so colocados no respetivos contentores.
2. Sistema de reposio:
2.1. O servio faz a requisio de material em Glintt HS
2.2. O armazm satisfaz o pedido com a respetiva guia
2.3. O transportador deixa o material nos servios sem proceder arrumao do mesmo
Obstetrcia
Ginecologia
Pediatria
Bloco Partos
Neonatologia
UCIP/Neurocriticos
Cardiologia
Medicina Interna
Ortopedia
Neurologia/MFR
Bloco operatrio
UCIC
Cirurgia Geral
ORL
Urologia
Urgncia geral
Urgncia peditrica
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
o
Psiquiatria
Neurocirurgia
Oncologia
Consulta Oncologia
Imagiologia Radiologia
MFR
Imunohemoterapia
CE Angiografia/Cirurgia vascular
CE Anestesiologia
CE Cardiologia
CE Cirurgia geral
CE Dermatologia
CE Endocrinologia/Nutrio
CE Estomatologia
CE Ginecologia
CE Gastrenterologia
CE Imunoalergologia
CE - MFR
CE Medicina Interna
CE Neurocirurgia
CE Neurologia
CE Obstetrcia
CE Oftalmologia
CE Oncologia mdica
CE ORL
CE Ortopedia
CE Pediatria
CE Pneumologia
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
o
CE Psiquiatria
CE Urologia
SH Morgue
Esterilizao
Servios farmacuticos
Patologia Clnica
Sade Ocupacional
Hemodinmica
Anatomia Patolgica
Cinesoterapia
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
ANEXOS
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
Servio
Segunda
Tera
Quarta
Quinta
Obstetricia (B)
Obstetricia ( C)
Ginecolo (D)
Pediatria ( E)
Neonato (F)
UCIP/Neurocriticos (F)
Cardio (B)
Medic. ( C)
Medic. (D)
Medic. ( E)
Sexta
Ortop. (B)
Ortop. (C )
Ortop. (D)
Neurologia/MFR (E )
UCIC (F)
ORL (D)
Urologia (E )
Urgencia pediatrica ( E)
Psiquiatria (A)
Neurocirurgia
OncOlogia
Consult. OncOlogia
x
x
IMAG-RADIOLOGIA
MFR-MED.FIS.REAB.(FISIO)
IMUNOHEMOTERAPIA
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA
PROCEDIMENTO ESPECFICO
REPOSIO DAS ARRECADAES
CE-ANG/CIR.VASCULAR
CE-ANESTESIOLOGIA
CE-CARDIOLOGIA
x
x
CE-CIRURGIA GERAL
CE-DERMATOLOGIA
CE-ENDOCRIN/NUTRIO
CE-ESTOMATOLOGIA
CE-GINECOLOGIA
CE-GASTRENTEROLOGIA
CE-IMUNOALERGOLOGIA
CE-MFR
CE-MED.INTERNA
CE-NEUROCIRURGIA
CE-NEUROLOGIA
CE-OBSTETRCIA
x
x
CE-OFTALMOLOGIA
CE-ONCOLOGIA MD
CE-ORL
CE-ORTOPEDIA
CE-PEDIATRIA
CE-PNEUMOLOGIA
CE-PSIQUIATRIA
CE-UROLOGIA
CE-CONS.EXT-COMUNS
SH-MORGUE
N. DOC
ELABORADO
APROVADO
DATA APROVAO
DATA REVISO
PG. N.
___.XXX.YY
Cargo
Nome
Cargo
Nome
DD/MM/AAAA
MM/AAAA