UFF - UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

IACS - INSTITUDO DE ARTES E COMUNICAO

GCI - DEPARTAMENTO DE CINCIA DA INFORMAO
DISCIPLINA: GESTO DE UNIDADES DE INFORMAO
PROFESSORA: PRISCILA FREITAS DE CARVALHO

VINICIUS RODRIGUES DE OLIVEIRA

TRABALHO FINAL DE GESTO DE UNIDADES DE INFORMAO

PLANEJAMENTO ESTRATGICO DE UMA UNIDADE DE INFORMAO

NITERI
2015

SUMRIO

INTRODUO.............................................................................................................03

1. ELABORAO DO DIAGNSTICO....................................................................03
1.1 A INSTITUIO MANTENEDORA.....................................................................03
1.2 A UNIDADE DE INFORMAO...........................................................................05
1.3 INFORMAES SOBRE O ARQUIVO.................................................................06
1.4 RECURSOS DISPONVEIS.....................................................................................09

2. PLANEJAMENTO ESTRATGICO.......................................................................l0
I. BREVE HISTRICO...................................................................................................10
II. MISSO ......................................................................................................................10
III. PRINCPIOS E VALORES ......................................................................................10
IV. VISO ........................................................................................................................12
V. OBJETIVOS ................................................................................................................12
VI. ANLISE DO MACROAMBIENTE .......................................................................12
VII. ANLISE DO MICROAMBIENTE .......................................................................13
VIII. QUESTES ESTRATGICAS...............................................................................14

CONCLUSO..................................................................................................................14

ANEXOS...........................................................................................................................15

REFERNCIAS.............................................................................................................17

INTRODUO
Este trabalho tem como propsito desenvolver o Planejamento Estratgico De Uma
Unidade De Informao, a CENDOC/SEDE, rgo pertencente Transportadora Brasileira
XX1. Para isso apresentaremos a seguir os elementos levantados ao longo da pesquisa que
possibilitaram a realizao de um diagnstico. A pesquisa foi realizada atravs de entrevistas
aos funcionrios e a consulta de documentos pblicos e internos da empresa.

1. ELABORAO DO DIAGNSTICO

1.1 A INSTITUIO MANTENEDORA

a) NOME: Transportadora Brasileira XX

b) ENDEREO: Praia do Flamengo, 200 - 25 andar - Rio de Janeiro RJ.
c) ENTIDADE A QUAL SUBORDINADA: A Transportadora Brasileira XX uma
sociedade annima brasileira de capital fechado2, subordinada a um Conselho Fiscal3.
d) MISSO/OBJETIVO: Operar, manter e implantar gasodutos de transporte com
segurana e sustentabilidade.
e) HISTRICO:
A Transportadora Brasileira XX se estabeleceu em 18 de abril de 1997, para
empreender a construo do lado brasileiro do Gasoduto e comear a oper-lo no menor prazo
possvel. Na Bolvia, formou-se a empresa Gs Transboliviano (GTB). O investimento total
da obra foi de cerca de US$ 2 bilhes.
1

Devido a questes jurdicas e estratgicas, o nome completo da empresa no poder ser citado em qualquer
trabalho ou apresentao sem a prvia solicitao formal aos seus representantes.
2
Sociedades Annimas de Capital Fechado so aquelas que possuem menos de 20 acionistas e a soma de seus
patrimnios menor do que o estabelecido pela CVM para o registro das S/As de capital aberto. A caracterstica
que a diferencia da outra espcie de sociedade annima que as aes desta no podem ser negociadas no
mercado. A sociedade, nesse caso, constituda por scios que so escolhidos pelos mesmos. Isso significa
restrio na aceitao de novos scios dentro do grupo j formado. A subscrio particular da empresa representa
menor liquidez nos investimentos. Disponvel em: <http://sociedade-anonima.info/tipos-de-sociedadeanonima.html>>. Acesso em: 12/10/2015.
3
Conselho fiscal um colegiado criado pelos associados, scios, ou de forma geral os participantes do e no
associativismo, com vistas a acompanhar o empreendimento ou o objeto do associativismo. Geralmente esses
objetos so de pequena monta e restritos nos seus pequenos objetos, quando realmente pequenos e sendo de fcil
controle. Os membros do Conselho Fiscal sero escolhidos na assemblia anual (ou em reunio, se prevista em
contrato social) pelo voto da maioria dos scios presentes. O fiscal pode exercer suas funes individualmente,
mas
responde,
por
abuso
dos
poderes
de
que
est
investido.
Disponvel
em:
<https://pt.wikipedia.org/wiki/Conselho_fiscal>. Acesso em: 12/10/2015.

O Gasoduto Bolvia-Brasil iniciou sua operao de transporte de gs natural em 1999.

Desde o incio da operao, a importncia da Transportadora Brasileira XX no
suprimento da demanda do gs natural no Pas vem crescendo a cada ano, garantindo o
abastecimento de distribuidoras de gs, termoeltricas e refinarias.
f) ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

1.2 A UNIDADE DE INFORMAO

a) NOME DO ARQUIVO: CENDOC/SEDE - Centro de Documentao Tcnica.

b) TIPO DO ARQUIVO: Especializado - Conjunto de documentos contendo informaes

tcnicas relativas aos diversos sistemas, instalaes e equipamentos operacionais da
Transportadora Brasileira XX, especialmente documentos ligados rea de Engenharia.

c) OBJETIVOS

Codificar os documentos tcnicos de engenharia atravs do Sistema GED;

Arquivar no Sistema GED os documentos codificados;
Receber e enviar documentos tcnicos s empresas projetistas ou construtoras;
Verificar se os documentos recebidos atendem s condies exigidas por este padro;
Manter os documentos em fase de migrao para o sistema GED em local de
fcil acesso;
Controle e recuperao dos documentos cadastrados no GED;
Controle de aprovao dos documentos atravs do "workflow".

d) HISTRICO: O CENDOC/SEDE foi criado no ano 2000, visando atender as demandas

do DMO (Diretor de manuteno de operao) e nunca interrompeu seu funcionamento.

e) ESTRUTURA ADMINISTRATIVA: O Centro de Documentao Tcnica, localizado na

Sede, est sob responsabilidade da Coordenao de Engenharia de Equipamentos
(DMO\GENG\CENE). Provavelmente pelo fato da atribuio do CENDOC/SEDE ser
realizada por funcionrios terceirizados, no h a representao do CENDOC/SEDE no
organograma principal da empresa. Porm, ao ler documentos internos da empresa,
percebe-se a seguinte hierarquia:

1.3 INFORMAES SOBRE O ARQUIVO

a) As principais espcies documentais que integram o arquivo so: Desenho, Parecer

Tcnico, Especificao Tcnica, Relatrio, Procedimento, Certificado, Folha de dados,

Folha de projeto, Cronograma, Laudo, Manual, Memria de Clculo, Lista, Memorial
Descritivo e Requisio de Material.

b)

Algumas das atividades desenvolvidas no arquivo so: codificao dos documentos

tcnicos de engenharia atravs do Sistema GED, arquivamento no Sistema GED dos
documentos codificados, recebimento e envio de documentos tcnicos s empresas
projetistas ou construtoras e a verificao dos documentos recebidos quanto ao
atendimento das normas.

c) Os documentos se encontram no formato digital: os documentos dos projetos de

engenharia , manuteno e operao so armazenados num servidor gerenciado por

um software de ECM (Entreprise Content Management) isto , Sistema de Gesto de
Contedo. O Sistema utilizado pela Transportadora Brasileira XX at o momento
chama-se SPESCOM, porm os responsveis estudam a substituio deste sistema

(prevista para o prximo ano), devido principalmente instabilidade deste sistema e

suas constantes quedas.

d)

Facilidade de acesso e recuperao de documentos: O acesso aos documentos se d

atravs da busca de seu cdigo ou assunto no sistema SPESCOM. Geralmente as
verses dos documentos so encontradas em dois formatos, um editvel (.doc ou
.dwg, por exemplo) e outro no formato mais estvel (.pdf, geralmente). Quando h a
necessidade de uma anlise mais profunda, realizao de reviso, retificao e feitura
comentrios ( de um desenho, por exemplo) esse documentos so impressos. Aps sua
utilizao, os documentos so novamente digitalizados, subindo no sistema como uma
nova verso. Os documentos em papel so recolhidos e armazenados por uma empresa
terceirizada, sendo apenas guardados, porm no tendo como foco sua consulta. O
documentocaminha preferencialmente no meio digital, isto , seu instrumento de
pesquisa encontra-se no sistema e voltado para a recuperao dos documentos no
prprio servidor e no num arquivo fsico.4

e)

Transferncia e eliminao:

No h poltica de eliminao ou Tabela de

temporalidade no CENDOC/SEDE. Parte-se do princpio que enquanto uma instalao

estiver em operao, os seus documentos estaro ativos, e mesmo quando estas forem
desativadas a documentao continuar arquivada para outros fins, como consulta, por
exemplo.

f)

O tratamento tcnico possuiu como referencial os documentos: N-1710 - Codificao

de Documentos Tcnicos de Engenharia e RTDT - Regulamento Tcnico de Dutos
Terrestres para Movimentao de Petrleo, Derivados e Gs Natural. So utilizados
como documentos complementares: PG-0TB-00003 - Gesto de Controle de
Documentos e de Registros da TBG e PG-1TB-00004 - Gesto de Mudanas.

g) Estrutura do cdigo do documento:

O cdigo do documento o conjunto

alfanumrico identificador do documento, sendo obtido pela associao ordenada dos

cdigos representativos de 7 grupos bsicos que o compem, ordenados como segue.

Ver em Anexos os fluxogramas dos procedimentos de Workflow.

Identificao do idioma: Devem ser utilizados caracteres para distinguir o idioma do

documento, diferente de portugus, exemplo: I ingls; A alemo; E espanhol e
etc...

A Transportadora Brasileira XX possui tabelas com cdigos formalizados para o

preenchimento de cada parte desta codificao. Visando manter este trabalho de
maneira enxuta no forma anexadas as tabelas na ntegra.

Exemplo de Codificao:

MA-5100-750-TDO-001: Manual de inspeo e operao do Sistema de Proteo

Catdica do Gasoduto, emitido em portugus pela Diretoria de Manuteno e
Operao (DMO).

MA - Categoria do documento (Manual)

5 - rea de atividade (Geral)
100 - Instalao (Linha tronco)
750 - Classe de servio (Proteo Catdica)
TDO - rgo emitente
001 - Sequencial
Durante a insero do documento no sistema so adicionadas pelo gestor outras
informaes visando facilitar sua recuperao, como, por exemplo: o ttulo, a data de
recebimento e entrega, a reviso, o nome do revisor, o status do documento e o
nmero de paginas.

h) O Pblico alvo do CENDOC/SEDE so os funcionrios (em sua maioria engenheiros)

subordinados Diretoria de Manuteno e Operao.

i)

O CENDOC/SEDE atende tambm ao pblico externo, no caso,

as empresas

contratadas para a efetivao dos projetos.

1.4 RECURSOS DISPONVEIS

a) Recursos humanos O CENDOC/SEDE composto por: 3 funcionrios e 1

estagirio.
b) Recursos materiais O CENDOC/SEDE

possui uma sala com: computadores,

impressoras, plotter, scanner, telefones, armrios e pastas.

c) Recursos financeiros (verba, oramento) A verba e o oramento do CENDOC/SEDE

no puderam ser revelados na entrevista.

10

d) Instalaes fsicas e armazenamento dos documentos: Os documentos digitais so

inseridos pelo sistema SPESCOM no Servidor, aonde so organizados em estrutura de

pastas. As cpias fsicas so encaminhadas para armazenamento a uma empresa
terceirizada, visando sua conservao, mas no possuindo como foco sua recuperao
para consulta.
2. PLANEJAMENTO ESTRATGICO
De posse das informaes do diagnstico e baseado nos modelos de planejamento
apresentados na disciplina o planejamento estratgico dever ser estruturado da seguinte
maneira:
I.

BREVE HISTRICO:

O CENDOC/SEDE- Centro de documentao Tcnica da Transportadora Brasileira

XX foi criado no ano 2000, visando atender as demandas do DMO (Diretor de manuteno
de operao) est sob responsabilidade da Coordenao de Engenharia de Equipamentos
(DMO\GENG\CENE).
A Transportadora Brasileira XX se estabeleceu em 18 de abril de 1997, para
empreender a construo do lado brasileiro do Gasoduto e comear a oper-lo no menor prazo
possvel. Na Bolvia, formou-se a empresa Gs Transboliviano (GTB). O investimento total
da obra foi de cerca de US$ 2 bilhes.
O Gasoduto Bolvia-Brasil iniciou sua operao de transporte de gs natural em 1999.
Desde o incio da operao, a importncia da Transportadora Brasileira XX no
suprimento da demanda do gs natural no Pas vem crescendo a cada ano, garantindo o
abastecimento de distribuidoras de gs, termoeltricas e refinarias.
II.

MISSO O CENDOC/SEDE tem como misso tratar dos documentos contendo

informaes tcnicas relativas aos diversos sistemas, instalaes e equipamentos
operacionais da Transportadora Brasileira XX, contribuindo para que esta consiga operar,
manter e implantar gasodutos de transporte com segurana e sustentabilidade.

III.

PRINCPIOS E VALORES O CENDOC/SEDE comunga dos mesmos Princpios e

Valores da Transportadora Brasileira XX, da qual faz parte, sendo estes:
Comprometimento

Com as diretrizes estratgicas e a governana corporativa, os requisitos legais e outros

compromissos assumidos pela organizao para o atendimento s demandas das partes
interessadas.

11

Na colaborao com todos os atores da cadeia produtiva do Gs Natural, atuando com

nveis internacionais de excelncia, de forma a ser para o mercado referncia e parceiro
preferencial, com o aproveitamento das sinergias existentes e buscando a gerao de
novas oportunidades de negcios.

Na adoo de recursos, prticas e mtodos necessrios para o alcance da melhoria

contnua do Sistema de Gesto Integrada.

Com a qualidade de vida, de forma individual e coletiva, buscando o equilbrio entre

os mbitos profissional e pessoal de todos os empregados da Transportadora Brasileira
XX , por meio das melhores prticas e aes de recursos humanos, segurana e sade no
trabalho para a preveno de incidentes, leses e doenas.

Com a busca da melhoria na gesto ambiental e em eficincia energtica nas reas de

atuao da Companhia.

Com o desenvolvimento profissional e aprendizado organizacional de seus

empregados, por meio de uma poltica de treinamento e reconhecimento, de forma a reter
talentos.

Com o fortalecimento e desenvolvimento nacional e regional da cadeia de

fornecedores, visando contedo local, qualidade e reduo de custos nas reas de atuao
da Companhia.
Respeito

vida, em todas as expresses da natureza, em suas situaes e manifestaes,

considerando ainda a diversidade e as diferenas humanas, sociais e culturais, atuando
sempre com tica, transparncia e princpios no pensar e agir com equidade e
impessoalidade.

Nas relaes internas e externas, baseadas no trabalho em equipe, no respeito mtuo e

no bom humor, fatores humanos imprescindveis para a qualidade de vida e decisivos na
resoluo dos problemas e conflitos inerentes s organizaes.
Entusiasmo

Na atitude proativa, na postura otimista e contagiante e no orgulho de fazer parte da

Transportadora Brasileira XX, conscientes de que todos contribuem para o
desenvolvimento da empresa, da sociedade e do pas, face importncia da Companhia
na base energtica do Brasil.

Em atuar nas diversas iniciativas e atividades organizacionais com o intuito de

promover o desenvolvimento ambiental, social, cultural e tico das sociedades onde a
empresa atua.

12

Simplicidade

Na busca da otimizao de seus processos e atividades procurando, por meio do

pensamento sistmico, formas mais simples e econmicas de trabalho nos vrios nveis
da organizao.

IV.

VISO O CENDOC/SEDE acredita que realizao plena de suas atribuies auxiliar a

Transportadora Brasileira a ser competitiva e crescer no mercado de transporte dutovirio
de gs natural.

V.

OBJETIVOS

VI.

Codificar os documentos tcnicos de engenharia atravs do Sistema GED;

Arquivar no Sistema GED os documentos codificados;
Receber e enviar documentos tcnicos s empresas projetistas ou construtoras;
Verificar se os documentos recebidos atendem s condies exigidas por este padro;
Manter os documentos em fase de migrao para o sistema GED em local de
fcil acesso;
Controle e recuperao dos documentos cadastrados no GED;
Controle de aprovao dos documentos atravs do "workflow

ANLISE DO MACROAMBIENTE

CENRIOS
Econmico, Tecnolgico e

O desenvolvimento econmico, tecnolgico e demogrfico

Demogrfico

brasileiro acompanhado pelo crescimento das demandas

energticas, algo que influencia diretamente na ampliao da
Transportadora Brasileira XX, com a criao de novos
projetos e conseqentemente na produo documental tratada
pelo CENDOC/SEDE.
A LAI Lei de Acesso Informao estabelece que rgos

Poltico/legal

controlados indiretamente pela Unio devem divulgar

informaes de interesse coletivo, salvo aquelas classificados
como estratgicas ou sigilosas. O servio prestado via o
hotsite do SIC no portal da Transportadora Brasileira XX e

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em balces para atendimento presencial nas unidades da

Petrobras no Rio de Janeiro e em Campinas. Os documentos
tratado pelo

CENDOC/SEDE no fazem

parte dos

considerados estratgicos, por isso no esto inclusos entre

os divulgados.
Social/cultural

VII.

XXXX

ANLISE DO MICROAMBIENTE

USURIOS REAIS

USURIOS POTENCIAIS

Usurios internos: Engenheiros e outros Estagirios: Estudantes de Engenharia

profissionais subordinados ao DMO.
Usurios externos: Engenheiros e outros
profissionais pertencentes s Empresas
que prestam servios Transportadora
Brasileira XX.

VIII.

QUESTES ESTRATGICAS
Quadro atual

Linha de ao

O Sistema SPESCOM da Iniciar

uma

Resultado esperado

pesquisa Substituio do SPESCOM,

empresa est numa verso profunda em relao aos por

desatualizada,

possuindo Sistemas

de

Gesto

bugs e instabilidades que Documentos

comprometem
funcionamento
CENDOC/SEDE.
Fraco)

o disponveis
pleno

um

sistema

mais

de moderno e que atenda de

Digitais maneira plena as demandas

no

mercado, da Transportadora Brasileira

do visando a implantao no XX.

(Ponto prximo ano. (Oportunidade)

14

H a necessidade de mudana Projetar a nova sala que Efetivar

da

sala

mudana

do

atual abrigar o CENDOC/SEDE, CENDOC/SEDE, de maneira

CENDOC/SEDE, j que o pensando numa organizao rpida eficiente, de maneira

andar onde se encontra ser funcional, com disposio que no comprometa seu
desmobilizado e devolvido fsica adequada dos moveis e funcionamento e no fique
para os proprietrios.

computadores
pelos funcionrios.

utilizados aqum

das

condies

anteriores.

CONCLUSO
Conclui-se que o carter do CENDOC/SEDE ( uma unidade de tratamento

de

documentos tcnicos, de fins estratgicos), interfere diretamente na elaborao de seu

Planejamento Estratgico, j que pelo fato da utilizao de seus documentos se darem de
maneira interna; no possuem, ao contrrio dos documentos administrativos, a necessidade do
desenvolvimento de estratgias de divulgao ao grande pblico.

15

ANEXOS

16

17

REFERNCIAS
ALMEIDA, Martinho Isnard Ribeiro de ; CANCELLIER, Everton L. P. L. . Anlise de
Stakeholders: Diretrizes para a Pequena e Mdia Empresas. In: XV Congresso Latino
Americano de Estratgia - SLADE, 2002, Montevidu. Anais do XV Congresso Latino
Americano de Estratgia - SLADE, 2002. v. 1
BUENO. S. B. PROPOSTA DE GESTO DE PESSOAS EM UNIDADE DE
INFORMAO ESPECIALIZADA: A FORA DA MOTIVAO E SUAS
IMPLICAES NO PROCESSO DE GESTO DE PESSOAS. Rev. ACB: Biblioteconomia
em Santa Catarina, v.10, n.1, p.124-130, jan./dez., 2005
CARDOSO, J.C.; LUZ, A.R. Os arquivos e os sistemas de
qualidade. Arquivstica.net, Rio de Janeiro, v.1, n.1, p.51-64, jan./jun. 2005.

gesto

da

MIGLIATO, Antonio Luiz Tonissi; ESCRIVO FILHO, Edmundo. Metodologias do

planejamento estratgico empresarial e do situacional: deficincias, comparaes e
contribuies. So Paulo: USP, 2003.
RAMOS, P. A. B. A gesto na organizao de unidades de informao. Cincia da
Informao, Braslia, DF, v. 25, n. 1, p. 15-25, jan/abr.1996.
ROCHA, Eliana da Conceio; GOMES, Suely Henrique de A. Gesto da qualidade em
unidades de informao. Cincia da Informao, Braslia, v. 22, n. 2, p. 142-52, maio/ago.
1993.
VITAL, Luciane Paula; FLORIANI, Vivian Mengarda. Metodologia para planejamento
estratgico e gesto de servios em unidades de informao. Revista Digital de
Biblioteconomia e Cincia da Informao, Campinas, v. 6, n. 2, p. 24-44, jan./jun. 2009.