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FORMAO
OPENPROJ
TM
ndice
Parte 1 - Introduo ao OpenProj ................................................................................ 2
Mdulo 1 - Iniciar e Fechar......................................................................................... 3
Mdulo 2 - Navegando na vista de Gantt (Padro) ............................................ 5
Mdulo 3 - Folha de trabalho e Grfico ................................................................. 8
Utilizao do boto Ir para a tarefa ................................................................ 11
Alterar Modos de Exibio .................................................................................... 14
Mdulo 4 - Obter Ajuda............................................................................................ 16
Parte 2- Plano de Projeto ........................................................................................... 17
Mdulo 5 Criar um plano de projeto e cronograma ..................................... 18
Perceber a hierarquia da WBS (EAP) ................................................................. 18
Objetivos da WBS (EAP) ........................................................................................ 19
Decomposio top-down ..................................................................................... 20
Mdulo 6 - Estabelecer o calendrio do projeto ............................................... 21
Definir os parmetros globais do projeto......................................................... 24
Mdulo 7 - Adicionar e organizar tarefas ............................................................ 26
Organizar e agendar tarefas ................................................................................ 27
Uso de relaes entre tarefas do projeto ......................................................... 29
Latncias: Antecipaes e esperas ..................................................................... 31
Mdulo 8 - Introduzir informaes sobre recursos ........................................... 34
Mdulo 9 - Atribuir Recursos ................................................................................... 35
Parte 3- Finalizao de um projeto ......................................................................... 38
Mdulo 10 Guardar a linha de base do projeto (Baseline) .......................... 39
Mdulo 11 - Registo do trabalho concludo ........................................................ 41
Mdulo 12 Relatrios do projeto ........................................................................ 43
O Autor .............................................................................................................................. 45
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Se tiver feito alteraes em qualquer arquivo OpenProj aberto que ainda no tenha
gravado, o OpenProj solicita que o faa. No esquea de clicar SIM de cada vez que
o OpenProj exibe a mensagem para garantir que grava as alteraes em todos os
arquivos que tenha em aberto.
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Fechar (X) - Ao clicar neste boto na extremidade direita da barra de ttulo fecha o
programa OpenProj. Pode usar o Minimizar e Restaurar / Maximizar, botes que
permitem manipular o tamanho da janela do programa.
Barra de Menu Esta barra, logo abaixo do menu da barra de ttulo lista os
menus ou grupos de comandos que nos permitem trabalhar no OpenProj. Clique
num menu para exibir os seus comandos e, em seguida, clique num comando da
lista. Ao clicar num comando pode exibir um submenu a partir do qual poder
escolher comandos adicionais ou, uma caixa de dilogo onde poder especificar
opes adicionais para executar o comando.
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agrupamento de informaes.
Botes do painel superior. A rea situada no lado esquerdo da janela relaciona uma
srie de botes que representam as vistas disponveis. Por defeito, apenas um painel
aparece na tela, mas pode mudar para outro painel clicando num dos botes do
painel superior acima da rea do divisor.
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Figura 4 - Apresentar uma vista de baixo para ver mais detalhes sobre uma tarefa ou recurso
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A folha de trabalho contm uma coleo de linhas e colunas que formam as clulas,
e que se se assemelham muito a uma folha de clculo do Microsoft Excel. O nome
do campo ou coluna aparece na parte superior de cada coluna. Cada linha contm
as informaes para uma nica tarefa, e o nmero de identificao da tarefa
(nmero de tarefas) aparece esquerda do nome da tarefa.
Depois de comear a adicionar tarefas, uma barra de Gantt ser exibida para cada
tarefa no lado direito da folha de trabalho. O eixo do tempo na parte superior da
folha de trabalho mostra o cronograma de cada barra de Gantt.
Este estilo de grficos de Gantt tem sido o mtodo preferido de traar cronogramas
de projetos pois fornece uma maneira fcil de ver o progresso das tarefas. Por
defeito, o OpenProj inclui o nome do(s) recurso(s) atribudos a cada tarefa ao lado
da barra de tarefas de Gantt, tornando mais fcil identificar os recursos que precisa.
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Observe na Figura 4 que a folha de Gantt inclui trs barras: a barra vertical direita
e uma barra horizontal na parte inferior de cada lado. Pode usar a barra vertical
para rolar o plano do projeto para baixo e para cima. A folha de trabalho e de Gantt
vo aparecer em sincronia (em linha), sempre que se rolar a folha de trabalho para
cima e para baixo. Pode usar a barra horizontal para percorrer cada painel para a
direita e novamente esquerda.
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para a tarefa:
1. Desa o plano de projeto, se necessrio, e em seguida clique no nome da
tarefa a selecionar na folha (esquerda) do painel.
2. Clique no boto Ir para a tarefa na barra de ferramentas ou escolha Exibir,
selecione a tarefa.
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Figura 8 - V at Tarefas foi usado para mostrar Tarefa 10 de barra de Gantt (em baixo)
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Figura 9 - Encontrar fornece uma forma rpida de saltar para uma tarefa baseada em informaes da tarefa
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Ver na barra de menu para abrir o menu Exibir. As 10 primeiras escolhas no menu
Exibir representam a viso superior que voc pode mostrar.
Os prximos quatro opes aps a linha divisria a viso de fundo. Pode clicar em
qualquer dos modos de exibio listados para mostrar imediatamente. Pode
tambm usar o + Zoom e Zoom para ampliar ou diminuir o campo de viso
respetivamente.
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Serena. Na caixa de dilogo Ajuda Serena, clique em Ir para ajuda online. Voc
pode clicar no logotipo OpenProj na esquerda, se quiser ver uma lista de outras
lnguas nas quais a documentao est disponvel.
website. Pode tambm inserir um termo para procurar na caixa de texto Pesquisar,
localizado esquerda, e clicar no boto Procurar para encontrar a informao de
que necessita.
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projeto. Um pacote de trabalho pode ser agendado, ter seu custo estimado, ter um
risco associado, ser monitorizado e controlado. A WBS (EAP) pode ser totalmente
criada para um determinado projeto ou reutilizar partes de outra WBS (EAP) (de um
projeto similar anterior) ou com base em modelos existentes na organizao.
De modo a clarificar a definio de WBS (EAP), vamos ver a definio de alguns
conceitos associados:
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Para responder a esta questo, temos de nos focar no objectivo de uma WBS (EAP)
no mbito do projeto. Eu gostaria de salientar algumas razes para a sua utilizao:
1. Ajuda a especificar, definir e organizar o mbito do projeto, em termos de
entregas do projeto e na sua posterior decomposio em componentes
(WP).
2. Ajuda nas tarefas de atribuio de responsabilidades, alocao de recursos,
monitorizao e controlo do projeto.
3. Melhor estimao de tempo e custo para o projeto, porque se trabalha com
tarefas mais pequenas. A estimao do risco de projeto tambm
melhorada.
4. Permite rever os deliverables (e os objectivos do projeto) de uma forma
simples com todos os stakeholders e desta forma garantir que nada
esquecido ou que no se planeia trabalho no necessrio (GOLD PLATTING).
5. Um valioso input para outros processos de gesto de processos definio
de actividades, construo de diagramas de rede, cronogramas, relatrios de
performance, anlise de riscos, entre outros.
6. Trabalho no includo na WBS (EAP) no faz parte do mbito do projeto.
Decomposio top-down
A forma mais natural usar uma estrutura hierrquica em rvore, onde o trabalho
total do projeto sucessivamente decomposto em subtarefas. A construo assim
de cima para baixo (Top-Down).
Cada nvel da estrutura decompe os deliverables do projeto em blocos mais
especficos, precisos e mensurveis, de modo a que a equipa de projeto saiba
exactamente o que fazer para produzir cada deliverable - comea-se pelo objectivo
final a atingir e subdivide-se sucessivamente: programa, projeto, sistema,
subsistema, componentes, actividades, sub-actividades e elementos de trabalho.
A profundidade da WBS (EAP) varivel, sendo que o GP ter de ajustar a
profundidade da sua WBS (EAP) ao tamanho e complexidade do projeto e
necessidade de detalhe dos Work Packages.
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Agora, faa uma cpia do calendrio padro no OpenProj e poder fazer alteraes
no calendrio personalizado:
1. Clique em Ferramentas e clique em Alterar Perodo de Trabalho.
2. Clique no boto Novo no canto inferior esquerdo da caixa de dilogo.
3. Na caixa de dilogo Novo Calendrio Base que aparece, clique no boto
Criar uma copia do calendrio, certifique-se que o calendrio para copiar
selecionado da lista anexa (ver Figura 3.2). Se no estiver, clique na lista e, em
seguida, clique no calendrio que se deseja copiar, neste caso, o calendrio
padro.
4. Preencha o campo Nome. Esse o nome para o seu calendrio
personalizado.
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Para alterar o calendrio, clique nas data que se desejam alterar (Ctrl+ para
selecionar vrias) e clique no boto Perodo de folga do lado esquerdo.
No final cliquar em OK. O OpenProj ir gravar o calendrio no ficheiro.
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A barra de Gantt fica vermelha para qualquer tarefa que faz parte do caminho
crtico para o projeto.
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Por padro, os horrios OpenProj cada nova tarefa que voc adicionar tem como
data de inicio a data de incio do projeto, especificado na caixa de dilogo
Informao de Projeto.
Mas, primeiro, as tarefas devem ser organizadas em grupos lgicos de tarefas
relacionadas. Esse processo cria um tipo de tarefa chamada uma tarefa de resumo.
A tarefa de resumo agrupa a informao sobre todas as tarefas.
Para agrupar tarefas e criar uma tarefa de resumo deve-se usar os botes de atraso
ou adiantamento de tarefas (< e >).
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Depois de criar uma tarefa com mais de 0 de durao e com um recurso atribudo,
pode-se converter a tarefa em marco. Isso preserva a durao, horrio e
informaes sobre o trabalho associado tarefa, mas apresenta-o como um marco
no grfico de Gantt.
Para fazer essa alterao, d um duplo clique no nome da tarefa para exibir a caixa
de dilogo Informaes sobre Tarefas, clique em Avanado, clique na caixa de
seleo Marcar tarefas como marco e no final clique em Fechar.
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Para alterar este tipo de relao pode clicar-se no link do grfico de Gantt e
escolher a relao pretendida.
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Projeto.
O resultado o seguinte:
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scheduling, que assume que se forem adicionados mais recursos tarefa, a durao
da tarefa ir diminuir, pois natural que mais recursos possam fazer o trabalho em
menos tempo.
Para atribuir recursos a primeira coisa a fazer ser mudar a vista do OpenProj para a
vista padro (Gantt).
1. Selecione a tarefa pretendida.
2. Clique no boto Alocar Recursos na barra de ferramentas. (Atalho:. Alt + F10)
O boto tem uma imagem de uma pessoa. A caixa de dilogo Alocar
Recursos aparece.
3. Escolhendo 2 recursos para uma tarefa de 5 dias, a durao da tarefa
diminuiu para 2,5 dias.
4. Suponha que, neste caso, no queremos que a durao da tarefa diminua.
Para isso, deve-se usar Ctrl+ clique no nome dos recursos e clique em
Alocar. Desta vez, ambos os recursos aparecem ao lado da tarefa, mas a
tarefa mantm seus 5 dias de durao.
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Figura 32 - Use o campo Unidades para atribuir uma quantidade de um recurso material
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OpenProj ser depois capaz de mostrar como o cronograma real varia em relao
ao calendrio original (planejado).
Siga estes passos para configurar e visualizar a linha de base:
1. Clique em Ferramentas, aponte para a escolha Acompanhamento e clique
em Salvar Linha de Base no submenu que aparece.
2. Na caixa de dilogo Salvar Linha de Base (Figura 34), certifique-se que a linha
de base e Projeto Inteiro opes esto selecionadas e clique em OK para
salvar a linha de base.
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Figura 35 - As barras de Gantt antes de salvar a linha de base (em cima) e depois (inferior)
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A vista de Gantt oferece uma forma excelente para acompanhar o progresso, dado
que o seu conjunto de campos permite que voc insira informaes sobre a
concluso das tarefas e observar os clculos reais versus as estatsticas.
Para entrar percentagens de concluso, voc tambm pode usar a opo Actualizar
tarefas no menu Ferramentas. A barra de Gantt para a tarefa tem uma barra preta
pelo meio, indicando que ele est 100% concluda.
Figura 36 - O grfico de Gantt ilustra o progresso quando se marca o trabalho como completo
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Por defeito na vista de Gantt, aparece um indicador de check de cor verde nas
tarefas que se encontram 100% concludas.
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O Autor
Pedro Martins Pardelinha, PMP PRINCE2 ITIL
pedro@pardelinha.com
http://www.linkedin.com/in/pardelinha
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