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Ideias Fundamentais
Geralmente as pessoas do muita ateno a tarefas pouco importantes e muito
pouca ateno aos objetivos crticos.
Uma mente livre de estresse reage a novas tarefas, como pedras caindo em uma
lagoa. As pedras grandes criam ondulaes grandes, as pequenas criam ondulaes pequenas.
Um bom sistema de organizao gera respostas adequadas a todas as tarefas.
Coloque todas as tarefas que voc precisa fazer agora, mais tarde ou no futuro em
um sistema lgico e organizado.
Transfira tudo que estiver em sua cabea para um sistema confivel que voc
possa rever regularmente.
Por saber que determinada tarefa est capturada em seu sistema, voc pode
parar de se preocupar com ela.
Armazene todas as suas coisas em cestas, caixas ou pastas designadas.
Utilize os controles horizontais para colocar tudo o que comanda a sua ateno
em uma estrutura organizada.
Utilize os controles verticais para planejar projetos de forma eficaz.
Para pr projetos em andamento, defina seus objetivos e princpios pessoais, visualize os resultados, faa brainstorming, organize e identifique aes.
Aplicabilidade
Inovao
Estilo
10
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resumo pode ser reproduzida ou transmitida em qualquer forma ou por qualquer meio, fotocpia, eletrnico ou outro, sem autorizao prvia e por escrito da getAbstract Ltd (Sua).
Relevncia
O que voc vai aprender
Neste resumo voc vai aprender: 1) Como dominar a produtividade de uma forma livre
de estresse; 2) Como priorizar tarefas de forma eficaz; 3) Quais so os cinco passos que
ajudaro voc a controlar seu fluxo de trabalho; e 4) Como pr novos projetos em andamento.
Recomendao
A metfora da mente livre de estresse como uma lagoa serena retrata bem a mensagem
deste bestseller de David Allen. Quando uma pedra atirada num lago, o tamanho das
ondulaes correspondem ao tamanho da pedra. Allen lembra que a essncia da vida
livre tem a ver com tornar as ondas da sua mente compatveis com o tamanho das tarefas existentes na sua lista. Mas voc no vai chegar lagoa serena de Allen atravs de
um caminho zen e silencioso. Em vez disso, voc vai acalmar as guas da sua mente
construindo e mantendo um rgido sistema de organizao que seja to eficiente que
voc nunca ter que se preocupar com tarefa alguma aps inserida na mquina. A popularidade deste livro provavelmente se deve tanto ao nvel de estresse do pblico como
ao nvel de inovao encontrado no mtodo de organizao do autor. Muitas vezes, as
tcnicas de gesto propostas por Allen so um pouco fantasiosas e envoltas em jarges.
Mas a getAbstract recomenda este manual cheio de boas ideias para promover uma vida
produtiva aos que procuram lidar com o estresse e a acumulao de afazeres na lista de
tarefas.
Resumo
Se algo estiver
em sua mente, sua
mente no est
livre.
Alm do Calendrio
Muitas pessoas hoje em dia assumem mais projetos do que conseguem lidar adequadamente, aumentando assim os seus nveis de estresse. Os prprios projetos so problemticos. Muitos so afetados pela mudana contnua e questes a resolver, por isso nem
sempre claro se o trabalho foi concludo ou no. Essa falta de fronteiras cria uma preocupao adicional nas organizaes e obriga a reunies e memorandos desnecessrios
sobre o trabalho em andamento.
Para realizar seus projetos de forma eficaz e eficiente, voc precisa atender a esses dois
objetivos:
1. Capturar tudo o que precisa ser feito agora, mais tarde ou em algum momento no
futuro atravs de sistema de confiana lgico e organizado que registre tudo fora de
sua prpria memria, para que voc no tenha que pensar sobre essas questes at
que esteja pronto para tal.
2. Discipline-se em tomar decises antecipadas sobre a quantidade de informaes e
instrues que voc permitir entrar em sua vida para que continue sempre apto a
planejar sua tarefa atual e mudar seus planos quando necessrio.
Sua agenda provavelmente j est cheia, mas ela no uma ferramenta de organizao
boa o suficiente, j que mostra apenas uma pequena parte do que voc tem que organizar.
Em vez disso, voc precisa de um sistema de organizao minucioso e abrangente. Isto
particularmente til para pessoas que sofrem muita distrao no dia-a-dia, ou de hora
em hora, o que torna difcil a concentrao ou atingir objetivos de forma eficaz.
A Arte de Fazer Acontecer
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Os principais
ingredientes do
controle sem
estresse so: resultados claramente
denidos (projetos)
e as prximas
aes necessrias
para toc-los
adiante, bem como
lembretes inseridos
em um sistema
convel que
possam ser revistos
periodicamente.
Um bom sistema de organizao tambm til quando voc precisa gerenciar trabalho de conhecimento, combinando os detalhes dirios com os resultados do panorama
geral.
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Como as guas
reagem? A resposta
totalmente
compatvel com a
fora e a massa do
input; em seguida,
retornam calmaria. No reagem
nem a mais nem a
menos.
Pensar nos
resultados um
dos meios mais
ecazes disponveis
para tornar seus
desejos em realidade.
1. Coletar Voc pode utilizar vrios tipos de ferramentas de coleta, tais como uma
bandeja para papis que sirva como caixa de entrada, um quadro ou dispositivo
eletrnico para anotaes, um dispositivo de gravao de voz ou uma mensagem de
e-mail. Tire da sua cabea tudo o que chame a sua ateno e insira nas ferramentas
o que for possvel. Esvazie suas ferramentas de coleta regularmente, descartando ou
processando as informaes.
2. Processar Com cada item, pergunte-se o que isto? e decida se vai arquiv-lo
para ser utilizado mais tarde ou descart-lo.
3. Organizar Estabelea um sistema de organizao, tal como a colocao de itens
que no exigem ao imediata em categorias. Se servirem para uma ao imediata,
coloque-os na categoria apropriada, tal como uma lista de projetos, planos de projetos e materiais, agenda, lista de lembretes das prximas aes ou lista de lembretes
de coisas que voc est espera. Encontre uma forma fsica para conter cada uma
dessas categorias de forma organizada, tais como uma caixa, um caderno ou um
arquivo suspenso.
4. Rever Estabelea um horrio para fazer uma reviso semanal. Em seguida, d uma
olhada em todas as suas aes e opes identificadas. Durante este tempo, processe
todos os itens, reveja o seu sistema e atualize suas listas.
5. Fazer Utilize quatro critrios para determinar o que fazer. Primeiro, considere o
contexto, que o local ou ferramentas necessrias para realizar uma ao (por exemplo, em casa com seu computador pessoal). Em segundo lugar, veja se tem o tempo
disponvel para tal. Em terceiro lugar, pergunte a si mesmo se tem energia fsica
ou mental suficiente para a tarefa. E, quarto, estabelea prioridades. Ou seja, se h
contexto, tempo e energia disponveis, qual a ao mais importante agora?
O Planejamento do Projeto
Para iniciar seus projetos com sucesso, utilize as cinco fases do planejamento. Estes
passos compem o componente vertical da gesto da produtividade. Os passos refletem
a maneira como as pessoas pensam e planejam de forma inconsciente, embora muitas
no os sigam necessariamente quando planejam de forma consciente. Por essa razo, o
planejamento informal e natural muitas vezes acumula melhores resultados. o tipo de
processo de pensamento ao qual voc se submete para resolver as tarefas dirias, como
vestir-se, almoar ou simplesmente ter uma conversa. Os cinco passos envolvem:
1. Definir seus objetivo e princpios Defina o que funciona para voc, concentre-se,
alinhe os seus recursos e motive-se para a ao.
2. Visualizar o resultado Ao criar esta viso, voc cria um foco que ajuda a gerar
ideias e padres de pensamento que de outra forma no teriam surgido. Essa clareza
ajuda voc a imaginar os resultados que deseja.
3. Fazer brainstorming Para lidar com mltiplas ideias, utilize ferramentas que
ajudem voc a pensar em opes, como desenhar mapas mentais (exibir graficamente sequncias de pensamento) ou anotar ideias e mantenha sua mente aberta para
no julg-las ou critic-las; enfatize qualidade e no quantidade. Mais tarde voc
poder analisar e organizar estas ideias.
4. Organizar Identifique as peas importantes essenciais para o seu projeto e as
separe e ordene de acordo com vrios componentes, processos ou prioridades.
5. Identificar as prximas aes Selecione a prxima ao para este projeto e para
outros no futuro. Sinalize as tarefas que voc est aguardando que outros cumpram.
A Arte de Fazer Acontecer
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A verdadeira
questo como
tomar as decises
adequadas sobre o
que deve ser feito
em um determinado momento. A
verdadeira questo
como devemos
gerenciar as
aes.
O objetivo da
gesto horizontal e
da vertical o mesmo: tirar as coisas
da sua mente e
tocar os projetos
adiante.
Sobre o autor
David Allen o presidente da David Allen & Company e tem mais de 20 anos de experincia como consultor de gesto, coach executivo e educador. Ele especialmente conhecido por seu trabalho sobre a produtividade, e tem sido convidado como palestrante e
facilitador em muitas organizaes, incluindo a Oracle, LL Bean, QVC e Banco Mundial.
Ele escreve uma newsletter quinzenal chamada Productivity Principles e seu trabalho
tem destaque em vrias revistas e jornais, incluindo Fast Company, Fortune e Los Angeles Times.
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