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A Arte de Fazer Acontecer

A Arte da Produtividade sem Estresse


(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)
por David Allen
Penguin 2002, 267 pginas
Copyright David Allen, 2001. Utilizado por meio de acordo com a Penguin, um
membro da Penguin Group (EUA) Inc.

Foco
Gesto & Liderana
Estratgia
Vendas & Marketing
Finanas
Recursos Humanos
TI, Produo & Logstica
Carreira & Desenvolvimento
Pessoal
Pequenas e Mdias Empresas
Economia & Poltica
Indstria
Negcios Globais
Conceitos & Tendncias

Ideias Fundamentais
Geralmente as pessoas do muita ateno a tarefas pouco importantes e muito
pouca ateno aos objetivos crticos.
Uma mente livre de estresse reage a novas tarefas, como pedras caindo em uma
lagoa. As pedras grandes criam ondulaes grandes, as pequenas criam ondulaes pequenas.
Um bom sistema de organizao gera respostas adequadas a todas as tarefas.
Coloque todas as tarefas que voc precisa fazer agora, mais tarde ou no futuro em
um sistema lgico e organizado.
Transfira tudo que estiver em sua cabea para um sistema confivel que voc
possa rever regularmente.
Por saber que determinada tarefa est capturada em seu sistema, voc pode
parar de se preocupar com ela.
Armazene todas as suas coisas em cestas, caixas ou pastas designadas.
Utilize os controles horizontais para colocar tudo o que comanda a sua ateno
em uma estrutura organizada.
Utilize os controles verticais para planejar projetos de forma eficaz.
Para pr projetos em andamento, defina seus objetivos e princpios pessoais, visualize os resultados, faa brainstorming, organize e identifique aes.

Avaliao (mx. 10)


Geral

Aplicabilidade

Inovao

Estilo

10

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Este resumo de uso exclusivo de Natalia Castro (Natalia.Castro@br.ey.com)

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Relevncia
O que voc vai aprender
Neste resumo voc vai aprender: 1) Como dominar a produtividade de uma forma livre
de estresse; 2) Como priorizar tarefas de forma eficaz; 3) Quais so os cinco passos que
ajudaro voc a controlar seu fluxo de trabalho; e 4) Como pr novos projetos em andamento.
Recomendao
A metfora da mente livre de estresse como uma lagoa serena retrata bem a mensagem
deste bestseller de David Allen. Quando uma pedra atirada num lago, o tamanho das
ondulaes correspondem ao tamanho da pedra. Allen lembra que a essncia da vida
livre tem a ver com tornar as ondas da sua mente compatveis com o tamanho das tarefas existentes na sua lista. Mas voc no vai chegar lagoa serena de Allen atravs de
um caminho zen e silencioso. Em vez disso, voc vai acalmar as guas da sua mente
construindo e mantendo um rgido sistema de organizao que seja to eficiente que
voc nunca ter que se preocupar com tarefa alguma aps inserida na mquina. A popularidade deste livro provavelmente se deve tanto ao nvel de estresse do pblico como
ao nvel de inovao encontrado no mtodo de organizao do autor. Muitas vezes, as
tcnicas de gesto propostas por Allen so um pouco fantasiosas e envoltas em jarges.
Mas a getAbstract recomenda este manual cheio de boas ideias para promover uma vida
produtiva aos que procuram lidar com o estresse e a acumulao de afazeres na lista de
tarefas.

Resumo

Se algo estiver
em sua mente, sua
mente no est
livre.

Alm do Calendrio
Muitas pessoas hoje em dia assumem mais projetos do que conseguem lidar adequadamente, aumentando assim os seus nveis de estresse. Os prprios projetos so problemticos. Muitos so afetados pela mudana contnua e questes a resolver, por isso nem
sempre claro se o trabalho foi concludo ou no. Essa falta de fronteiras cria uma preocupao adicional nas organizaes e obriga a reunies e memorandos desnecessrios
sobre o trabalho em andamento.
Para realizar seus projetos de forma eficaz e eficiente, voc precisa atender a esses dois
objetivos:
1. Capturar tudo o que precisa ser feito agora, mais tarde ou em algum momento no
futuro atravs de sistema de confiana lgico e organizado que registre tudo fora de
sua prpria memria, para que voc no tenha que pensar sobre essas questes at
que esteja pronto para tal.
2. Discipline-se em tomar decises antecipadas sobre a quantidade de informaes e
instrues que voc permitir entrar em sua vida para que continue sempre apto a
planejar sua tarefa atual e mudar seus planos quando necessrio.
Sua agenda provavelmente j est cheia, mas ela no uma ferramenta de organizao
boa o suficiente, j que mostra apenas uma pequena parte do que voc tem que organizar.
Em vez disso, voc precisa de um sistema de organizao minucioso e abrangente. Isto
particularmente til para pessoas que sofrem muita distrao no dia-a-dia, ou de hora
em hora, o que torna difcil a concentrao ou atingir objetivos de forma eficaz.
A Arte de Fazer Acontecer

getAbstract 2012

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Tudo o que voc


considerar inacabado de alguma
forma deve ser
capturado em um
sistema convel
fora da sua mente,
ou o que chamo
de caixa de
entrada, para que
possa ser revisto e
classicado regularmente.

Os principais
ingredientes do
controle sem
estresse so: resultados claramente
denidos (projetos)
e as prximas
aes necessrias
para toc-los
adiante, bem como
lembretes inseridos
em um sistema
convel que
possam ser revistos
periodicamente.

Sua mente passa


por cinco etapas
para realizar praticamente qualquer
tarefa: denir
objetivos e princpios, visualizar os
resultados, fazer
brainstorming,
organizar (e) identicar as prximas
aes.

Um bom sistema de organizao tambm til quando voc precisa gerenciar trabalho de conhecimento, combinando os detalhes dirios com os resultados do panorama
geral.

Criando as Ondulaes Adequadas


Para que voc se mantenha no estado mental correto para fazer as coisas, imagine sua
mente como uma lagoa. Se voc atirar uma pedra, as guas reagem de forma adequada.
As ondas criadas na superfcie so proporcionais massa da pedra e fora do impacto.
Uma vez tendo absorvido este impacto, as guas retornam a um estado calmo e tranquilo.
Tente abordar suas tarefas de forma semelhante, dando a cada uma a quantidade adequada de ateno e esforo: nem reagindo a mais nem a menos. Para ser eficiente, devese gerir os compromissos de forma adequada, no prometendo demais e sem aumentar o
estresse. Siga estes trs princpios:
1. Se algo estiver inacabado, retire-o da sua mente Insira-o em um sistema de
confiana, ou uma caixa de entrada, que facilite o acesso quando for oportuno.
2. Saiba exatamente quais compromissos voc assumiu Saiba com exatido o que
tem que fazer para honrar cada compromisso.
3. Depois de decidir quais aes devem ser executadas, estabelea um sistema de
lembretes Revise seus lembretes regularmente para manter-se a par.
Para testar o funcionamento desta abordagem, anote o nome do projeto ou situao que
o preocupa mais no momento. Em seguida, escreva uma lista de tudo o que voc precisa
fazer para levar o projeto adiante: quais os passos que voc deve tomar, com quem voc
precisa entrar em contato, entre outros. Somente este exerccio j deve lhe trazer uma
maior sensao de relaxamento, controle e foco. Arquive suas preocupaes e aes em
um local seguro, fora da sua mente, at que esteja pronto para lidar com elas.

Gerenciando Suas Aes


Utilize bem o seu tempo limitado gerenciando suas aes. Para comear, identifique o
que voc precisa com antecedncia. Estude os passos de cada projeto antes de inici-los,
ao invs de avanar e ter que gastar mais tempo ainda lidando com eventuais problemas.
Embora muitas empresas partam da misso para os objetivos e da para os detalhes
menores de implementao, a maior parte das pessoas est to envolvida no dia-a-dia
dos compromissos que no tem tempo para respirar e se concentrar adequadamente na
viso do todo. Assim, um bom ponto de partida seria atualizar-se e assumir o controle
agora mesmo de todas as questes que dizem respeito a voc e depois trabalhar para
ampliar sua viso. possvel assumir as rdeas dos seus compromissos, projetos e aes
por meio de controles horizontais ou verticais. Os controles horizontais coordenam suas
aes em todas as atividades que envolvem sua participao. Os controles verticais
orientam o seu pensamento atravs de tpicos e projetos individuais, como a sequncia
de tarefas envolvidas em um projeto em particular. Se voc utilizar os controles horizontais e verticais efetivamente, vai ter condies de esvaziar sua mente e terminar o que
comeou com maior tranquilidade.
Dominando o Seu Fluxo de Trabalho
Para assumir o controle da sua vida, siga os cinco passos para dominar o seu fluxo de
trabalho. Esses cinco estgios vo ajudar voc a gerenciar o aspecto horizontal, combinando em um sistema organizado tudo o que merece a sua ateno em um determinado
momento:
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A maior parte das


pessoas atribuem
s coisas maior ou
menor ateno do
que seria necessrio, simplesmente
porque suas mentes
no funcionam
como as guas de
uma lagoa.

Como as guas
reagem? A resposta
totalmente
compatvel com a
fora e a massa do
input; em seguida,
retornam calmaria. No reagem
nem a mais nem a
menos.

Assim que decidir


sobre todas as
aes que precisam
ser executadas,
voc deve manter
lembretes organizados sobre elas
em um sistema que
possa ser revisto
regularmente.

Pensar nos
resultados um
dos meios mais
ecazes disponveis
para tornar seus
desejos em realidade.

1. Coletar Voc pode utilizar vrios tipos de ferramentas de coleta, tais como uma
bandeja para papis que sirva como caixa de entrada, um quadro ou dispositivo
eletrnico para anotaes, um dispositivo de gravao de voz ou uma mensagem de
e-mail. Tire da sua cabea tudo o que chame a sua ateno e insira nas ferramentas
o que for possvel. Esvazie suas ferramentas de coleta regularmente, descartando ou
processando as informaes.
2. Processar Com cada item, pergunte-se o que isto? e decida se vai arquiv-lo
para ser utilizado mais tarde ou descart-lo.
3. Organizar Estabelea um sistema de organizao, tal como a colocao de itens
que no exigem ao imediata em categorias. Se servirem para uma ao imediata,
coloque-os na categoria apropriada, tal como uma lista de projetos, planos de projetos e materiais, agenda, lista de lembretes das prximas aes ou lista de lembretes
de coisas que voc est espera. Encontre uma forma fsica para conter cada uma
dessas categorias de forma organizada, tais como uma caixa, um caderno ou um
arquivo suspenso.
4. Rever Estabelea um horrio para fazer uma reviso semanal. Em seguida, d uma
olhada em todas as suas aes e opes identificadas. Durante este tempo, processe
todos os itens, reveja o seu sistema e atualize suas listas.
5. Fazer Utilize quatro critrios para determinar o que fazer. Primeiro, considere o
contexto, que o local ou ferramentas necessrias para realizar uma ao (por exemplo, em casa com seu computador pessoal). Em segundo lugar, veja se tem o tempo
disponvel para tal. Em terceiro lugar, pergunte a si mesmo se tem energia fsica
ou mental suficiente para a tarefa. E, quarto, estabelea prioridades. Ou seja, se h
contexto, tempo e energia disponveis, qual a ao mais importante agora?

O Planejamento do Projeto
Para iniciar seus projetos com sucesso, utilize as cinco fases do planejamento. Estes
passos compem o componente vertical da gesto da produtividade. Os passos refletem
a maneira como as pessoas pensam e planejam de forma inconsciente, embora muitas
no os sigam necessariamente quando planejam de forma consciente. Por essa razo, o
planejamento informal e natural muitas vezes acumula melhores resultados. o tipo de
processo de pensamento ao qual voc se submete para resolver as tarefas dirias, como
vestir-se, almoar ou simplesmente ter uma conversa. Os cinco passos envolvem:
1. Definir seus objetivo e princpios Defina o que funciona para voc, concentre-se,
alinhe os seus recursos e motive-se para a ao.
2. Visualizar o resultado Ao criar esta viso, voc cria um foco que ajuda a gerar
ideias e padres de pensamento que de outra forma no teriam surgido. Essa clareza
ajuda voc a imaginar os resultados que deseja.
3. Fazer brainstorming Para lidar com mltiplas ideias, utilize ferramentas que
ajudem voc a pensar em opes, como desenhar mapas mentais (exibir graficamente sequncias de pensamento) ou anotar ideias e mantenha sua mente aberta para
no julg-las ou critic-las; enfatize qualidade e no quantidade. Mais tarde voc
poder analisar e organizar estas ideias.
4. Organizar Identifique as peas importantes essenciais para o seu projeto e as
separe e ordene de acordo com vrios componentes, processos ou prioridades.
5. Identificar as prximas aes Selecione a prxima ao para este projeto e para
outros no futuro. Sinalize as tarefas que voc est aguardando que outros cumpram.
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A verdadeira
questo como
tomar as decises
adequadas sobre o
que deve ser feito
em um determinado momento. A
verdadeira questo
como devemos
gerenciar as
aes.

O objetivo da
gesto horizontal e
da vertical o mesmo: tirar as coisas
da sua mente e
tocar os projetos
adiante.

Produtividade sem Estresse


Agora voc vai poder colocar todos esses princpios bsicos em prtica, implementando
seus projetos de acordo com as seguintes aes:
Configure o seu espao, tempo e ferramentas Crie um bloco de tempo e prepare uma estao de trabalho onde voc ter o espao, mobilirio e ferramentas
necessrias. Basicamente, voc precisa de uma superfcie de escrita e espao para
uma bandeja para papis, embora voc possa querer adicionar um fax, impressora e
outros. Mesmo que voc tenha um escritrio externo, coloque um pouco de espao
em casa com um sistema que seja idntico ao do seu escritrio, assim voc vai poder
trabalhar em dois lugares. Suas ferramentas devem incluir suprimentos do dia-a-dia,
como uma agenda, pastas de arquivos, fita adesiva e elsticos.
Colete a tralha Separe algumas horas para esta etapa. Comece procurando por
coisas que se encontram no lugar errado ou estejam incompletas. Coloque esses itens
na sua caixa de entrada. Posicione suprimentos, materiais de referncia, decorao e
equipamentos no local adequado. Se algo que necessite da sua ao for muito grande
para sua bandeja de papis, basta escrever uma nota que o represente em uma folha
de papel, coloque a data e o adicione ao seu sistema. Comece colocando as coisas
da sua mesa na sua caixa de entrada e depois repasse-as para outras partes do seu
espao de trabalho, incluindo gavetas, mesas de apoio, armrios, prateleiras entre
outros. Uma lista de aes incompletas pode ajudar voc a se lembrar de outras
coisas que deseja adicionar sua caixa de entrada, como uma lista de projetos que
voc precisa comear, projetos no concludos, compromissos que voc deve honrar,
obrigaes financeiras, comunicaes que precisam ser feitas, seminrios de treinamento que voc pretende frequentar e assim por diante.
Processe sua caixa de entrada Seu objetivo aqui esvaziar completamente sua
bandeja. Descarte qualquer coisa que no seja essencial, faa tudo que puder ser feito
em dois minutos, delegue tudo o que for possvel, coloque lembretes sobre aes
futuras em seu sistema de organizao e identifique os projetos maiores. Para ser
eficaz, processe primeiramente o item de cima, passe por um item de cada vez e
nunca coloque nada de volta na sua caixa de entrada.
Use etapas e ferramentas para ajud-lo a organizar o processo Crie listas e
grupos de itens que voc deseja organizar. Use pastas digitais ou fsicas para manter
suas listas e qualquer informao de referncia ou apoio que se aplique aos seus projetos.
Escolha as melhores opes de ao Agora que voc est organizado, vai conseguir determinar o que fazer a seguir, com base no contexto do projeto, no seu
tempo e energia disponveis a na prioridade de cada ao.

Sobre o autor
David Allen o presidente da David Allen & Company e tem mais de 20 anos de experincia como consultor de gesto, coach executivo e educador. Ele especialmente conhecido por seu trabalho sobre a produtividade, e tem sido convidado como palestrante e
facilitador em muitas organizaes, incluindo a Oracle, LL Bean, QVC e Banco Mundial.
Ele escreve uma newsletter quinzenal chamada Productivity Principles e seu trabalho
tem destaque em vrias revistas e jornais, incluindo Fast Company, Fortune e Los Angeles Times.
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