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Equipe de Elaborao
Assessoria de Gesto Documental e Memria do Conselho Superior da Justia do
Trabalho
Grupo de Trabalho de Gesto Documental do Conselho Superior da Justia do Trabalho
Reviso
Felipe Augusto Castro Varella, Tribunal Superior do Trabalho.
Este documento foi elaborado a partir do Manual de Gesto Documental, desenvolvido pelo Comit do
Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio PRONAME, integrado por
representantes de todos os segmentos do Poder Judicirio, e aprovado pela Recomendao n. 37, de
15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justia. A adaptao para a Justia do Trabalho foi
feita pelo Grupo de Trabalho de Gesto Documental do CSJT e pela Assessoria de Gesto Documental
e Memria do CSJT.
SUMRIO
1. Introduo ............................................................................................................................................... 4
2. Apresentao .......................................................................................................................................... 5
3. Fundamentao legal ............................................................................................................................. 6
3.1. Responsabilidades ............................................................................................................................ 6
4. Gesto de documentos .......................................................................................................................... 8
4.1 Definio............................................................................................................................................. 8
4.2 Objetivos............................................................................................................................................. 8
4.3. Ciclo vital dos documentos (teoria das trs idades) .......................................................................... 9
5. Rotinas e procedimentos em arquivo corrente .................................................................................. 11
5.1. Produo e classificao de documentos........................................................................................ 11
5.2. Classificao da documentao judicial .......................................................................................... 11
5.3. Acesso e utilizao .......................................................................................................................... 12
6. Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais e dos Documentos da Administrao da
Justia do Trabalho .................................................................................................................................. 13
6.1. Tabela de Temporalidade da Documentao Judicial da Justia do Trabalho TTDU-JT ............. 13
6.2. Aplicao nos sistemas informatizados de distribuio ................................................................... 13
6.3. Fundamentos legais do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade............................. 14
7. Destinao e Arquivamento ................................................................................................................. 15
7.1. Destinao .................................................................................................................................. 15
7.2. Arquivamento .............................................................................................................................. 15
O arquivamento provisrio do processo de execuo, por no ter sido encontrado o devedor ou bens
penhorveis, corresponde suspenso da execuo de que tratam os artigos 40 da Lei n. 6.830/80
e 791, inciso III, do CPC (Ato GCGJT n. 17/201). .............................................................................. 16
O arquivamento definitivo do processo de execuo decorre da declarao, por sentena, da
extino da execuo, pela verificao de uma das hipteses contempladas nos incisos I, II e III do
artigo 794 do CPC, por se achar exaurida a prestao jurisdicional (Ato GCGJT n. 17/2011). ......... 16
8. Avaliao ............................................................................................................................................... 17
8.1. Comisso Permanente de Avaliao Documental CPAD ........................................................ 17
8.2. Seleo da documentao judicial .............................................................................................. 18
8.3. Eliminao................................................................................................................................... 22
9. Anexos ................................................................................................................................................... 24
9.1. Anexo I Formulrio para transferncia de processos e documentos ao arquivo .......................... 24
9.2. Anexo II Listagem de eliminao de documentos ........................................................................ 25
9.3. Anexo III Edital de Eliminao ...................................................................................................... 26
9.4. Anexo IV Termo de Eliminao .................................................................................................... 27
9.5. Anexo V Lista de Verificao para Baixa Definitiva ...................................................................... 28
9.6. Anexo VI Lista de Verificao para Eliminao ............................................................................ 29
9.7. Anexo VII Fluxograma para identificao de temporalidade......................................................... 30
9.8. Anexo VIII Fluxograma para destinao de documentos ............................................................. 31
9.9. Anexo IX Plano para Amostra Estatstica Representativa ............................................................ 32
9.10. Anexo X Mapeamento situacional da gesto documental .......................................................... 33
9.11. Anexo XI Conservao e preservao de documentos .............................................................. 35
9.12. Anexo XII Identificao do grau de maturidade em gesto documental ..................................... 39
9.13. Anexo XIII Plano para Seleo de Amostras Representativas ................................................... 40
Lista de figuras ......................................................................................................................................... 41
1.
Introduo .......................................................................................................................................... 42
2.
Metodologia........................................................................................................................................ 43
2.1
Escolha do plano amostral ........................................................................................................ 43
2.2
Clculo do tamanho da amostra ................................................................................................ 45
2.3
Escolha da margem de erro ...................................................................................................... 47
2.4
Alocao dos estratos ............................................................................................................... 47
2.5
Ponto de corte: quantidade mnima de processos arquivados para aplicar a amostra ............. 48
3.
Bibliografia ......................................................................................................................................... 49
4.
Anexo Planilha de Clculo .............................................................................................................. 49
10. Obras Consultadas ............................................................................................................................. 50
1. Introduo
A evoluo dos tempos e a modernizao tecnolgica da sociedade atual
trouxeram novas necessidades e exigncias para a Administrao da Justia do
Trabalho, oportunizando a racionalizao, modernizao e otimizao de seus
procedimentos para atender ao intenso crescimento das demandas de acordo com as
suas competncias.
Os documentos da Justia do Trabalho representam diversas matrizes de
interesses: a) os da prpria instituio que os produziu em sua atividade fim,
compondo o seu patrimnio, que pblico; b) os das partes que buscaram a jurisdio
ou tiveram sua situao jurdica afetada de alguma forma pela prestao jurisdicional
(os processos so elementos de exerccio da cidadania); e c) o interesse coletivo na
preservao da memria para fins histricos, culturais e de pesquisa.
A instituio de poltica nacional de Gesto Documental e Memria para a
Justia do Trabalho, coordenada pelo Conselho Superior da Justia do Trabalho, tem
como principal objetivo implantar aes voltadas integrao dos Tribunais com base
na padronizao e utilizao das melhores prticas de gesto documental, visando
acessibilidade e preservao das informaes contidas nos autos judiciais a fim de
melhor suportar a prestao dos servios jurisdicionais e a utilizao dos acervos
judiciais trabalhistas na construo da Histria.
.
O Manual um dos instrumentos da Poltica Nacional de Gesto Documental
da Justia do Trabalho, o qual visa a consolidar diretrizes para os trabalhos nos
Tribunais Regionais do Trabalho e nas Varas do Trabalho. Encontra-se disponvel no
portal do Conselho Superior da Justia do Trabalho (www.csjt.jus.br) e ser revisado,
atualizado e alterado periodicamente por Ato da Presidncia do Conselho Superior da
Justia do Trabalho.
2. Apresentao
Este Manual rene os diversos instrumentos de gesto documental previstos
nas normas arquivsticas vigentes, de modo a orientar a sua aplicao, constituindo-se
em material de consulta para os servidores e colaboradores dos Tribunais Regionais
do Trabalho na implementao dos respectivos programas de gesto documental.
Apresenta um conjunto de procedimentos de gesto de documentos
institucionais a serem observados desde a produo documental e pelo tempo de
guarda que houver sido definido, com o objetivo de racionalizar o ciclo documental,
isto : a produo ordenada; a tramitao segura; a localizao rpida e precisa; e a
eliminao sistemtica dos documentos que j perderam a sua importncia para a
instituio, com a preservao da documentao considerada permanente e histrica.
Essa racionalizao busca aperfeioar as atividades das unidades
arquivsticas, permitindo agilizar o acesso informao, viabilizar o exerccio de
direitos e deveres dos jurisdicionados e da Administrao e preservar a documentao
de valor permanente.
O Manual aplicvel a todas as unidades administrativas e judiciais, no se
restringindo s unidades especficas de gesto documental. As unidades em que so
produzidos os documentos so responsveis pela aplicao dos instrumentos de
gesto at o momento de sua remessa para o arquivo intermedirio, o que deve
ocorrer de forma sistemtica quando encerrada a funo primria1 dos documentos.
Os procedimentos deste Manual esto sujeitos s alteraes sugeridas pelo
Grupo de Trabalho e pela Assessoria de Gesto Documental e Memria que forem
aprovadas pelo Conselho Superior da Justia do Trabalho.
As dvidas acerca de qualquer procedimento de gesto documental
(contemplado ou no no presente Manual) podem ser esclarecidas por meio de
consulta Assessoria de Gesto Documental e Memria do Conselho Superior da
Justia do Trabalho.
3. Fundamentao legal
Os documentos da Justia do Trabalho so patrimnio pblico, tanto no sentido
administrativo quanto do ponto de vista cultural. dever da Justia zelar por esse
patrimnio e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito informao,
garantido pela Constituio Federal.
A Constituio Federal de 1988, no art. 216, 2, determina que cabe
administrao pblica, na forma da lei, tanto a gesto da documentao
governamental quanto as providncias para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem. O comando constitucional foi em parte regrado pela Lei n. 8.159/1991.
De acordo com a referida lei, constituem deveres do Poder Pblico a gesto
documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elementos de
prova e informao.
O Poder Judicirio integra o Sistema Nacional de Arquivos SINAR e participa
do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, criado pelo art. 26 da Lei n.
8.159/19912, regulamentada pelo Decreto n. 4.070/2002.
Alm das normas citadas, devero ser observadas as demais regras
especficas que tratam do assunto.
3.1. Responsabilidades
Constitui atribuio dos agentes pblicos a gesto da documentao produzida
ou recebida pela instituio, e o descumprimento da normatizao aplicvel gera
responsabilizao, destacando-se as seguintes sanes e penalidades previstas:
Lei n. 8.159/1991 Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e
social.
Lei n. 9.605/1998 Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente
protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II - arquivo, registro, museu,
biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato
administrativo ou deciso judicial: Pena - recluso, de um a trs anos, e multa.
Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de
deteno, sem prejuzo da multa.
Cdigo Penal Art. 153 - Divulgar algum, sem justa causa, contedo de
documento particular ou de correspondncia confidencial, de que destinatrio ou
detentor, e cuja divulgao possa produzir dano a outrem: Pena - deteno, de um
a seis meses, ou multa. 1 Somente se procede mediante representao.
(Pargrafo nico renumerado pela Lei n 9.983/2000) 1-A. Divulgar, sem justa
causa, informaes sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou
2
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a
poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho
Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste
artigo sero estabelecidos em regulamento.
4. Gesto de documentos
4.1 Definio
Considera-se gesto de documentos, nos temos do item II da Recomendao
n. 37/2011 do Conselho Nacional de Justia:
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
institucionais produzidos e recebidos pelas instituies do Judicirio
no exerccio das suas atividades, independentemente do suporte em
que a informao encontra-se registrada.
10
11
12
Ver descrio e atribuies das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos no item 8.2.
13
14
7. Destinao e Arquivamento
7.1. Destinao
Quando cessa a tramitao do documento, em virtude do cumprimento dos
objetivos imediatos para os quais ele foi produzido, devero ser adotados os seguintes
procedimentos:
7.2. Arquivamento
O envio de documentos s unidades de gesto documental5 arquivo central
ou arquivos setoriais deve ser precedido de alguns procedimentos de forma a evitar
o arquivamento indevido, como segue:
1 Classificao dos processos judiciais de acordo com o Plano de
Classificao dos Processos Judiciais (Tabelas Processuais Unificadas) e
enquadramento na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da
Justia do Trabalho (Resoluo CSJT n. 67/2010); classificao dos
documentos administrativos de acordo com o Plano de Classificao e
Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao do Poder
Judicirio PCTTDA (item IV, c, da Recomendao n. 37/2011 - CNJ),
enquanto no editada regulamentao prpria pelo CSJT;
2 Anlise dos itens da Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos
(Anexo V) para os processos judiciais;
3 Lanamento da fase de baixa definitiva nos processos judiciais.
Unidade de gesto documental aquela responsvel pelo gerenciamento dos documentos e processos judiciais e
administrativos em fase intermediria e permanente.
15
16
8. Avaliao
A avaliao a funo arquivstica que trata da anlise dos valores atribudos
aos documentos: primrio e secundrio.
O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo,
considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio
diz respeito potencialidade de o documento servir como prova ou fonte de
informao para a pesquisa.
A anlise desses valores torna possvel a definio dos prazos de guarda e da
destinao final da informao: eliminao ou recolhimento. a partir da avaliao
que se determina a destinao do documento dentro da instituio.
Os prazos de guarda e as aes de destinao (eliminao ou guarda
permanente) so estipulados de forma mnima nos instrumentos de classificao,
temporalidade e destinao do CSJT, estando os documentos produzidos sujeitos
avaliao pelas Comisses Permanentes de Avaliao Documental, que podem
aumentar a temporalidade ou alterar a destinao de eliminao para permanente.
8.1. Comisso Permanente de Avaliao Documental CPAD
A constituio de unidades de gesto documental e de comisses permanentes
de avaliao documental (CPADs) nos Tribunais Regionais do Trabalho um dos
requisitos para a Gesto Documental.
As Comisses Permanentes de Avaliao Documental (CPADs), de
composio multidisciplinar, so responsveis pela orientao e realizao do
processo de anlise, avaliao e destinao da documentao produzida e acumulada
na instituio, identificando, definindo e zelando pela aplicao dos critrios de valor
secundrio dos documentos.
Incumbe s CPADs, ainda, elaborar minutas de editais de eliminao de autos
e documentos, a serem submetidas deliberao pelo Pleno ou rgo Especial de
cada Tribunal Regional do Trabalho, nos termos do art. 114 da Consolidao dos
Provimentos da Corregedoria-Geral da Justia do Trabalho.
facultada aos magistrados a indicao de autos processuais considerados de
valor histrico ou relevncia social para a guarda permanente, os quais sero
avaliados pelas Comisses.
As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com
conhecimentos das funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos
rgos, podendo ser indicados magistrados para atuarem junto a elas.
A Recomendao n. 37/2011 CNJ (item VIII, d) prev a constituio das
comisses compostas, no mnimo, pelos seguintes tcnicos:
I servidor responsvel pela unidade de gesto documental;
II bacharel em Arquivologia;
III bacharel em Histria;
17
IV bacharel em Direito.
A critrio das Comisses, podero ser convidados a participar,
provisoriamente, dos trabalhos servidores das unidades organizacionais referidas nos
documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de
conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao.
8.2. Seleo da documentao judicial
A seleo da documentao judicial em arquivo intermedirio consiste na
separao dos processos de valor permanente daqueles passveis de eliminao
mediante critrios e tcnicas estabelecidos na Tabela de Temporalidade de
Documentos Unificada TTDU-JT. Para tanto devero ser utilizados a Lista de
Verificao para Eliminao de Autos Findos (Anexo VI), o Fluxograma para
identificao de temporalidade (Anexo VII) e o Fluxograma para destinao de
documentos (Anexo VIII).
Dever ser, ainda, ser feita a verificao de pendncias em relao aos itens
previstos na Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos (Anexo V). Caso haja
pendncias, estas devero ser remetidas unidade de origem. Para os processos
arquivados antes da aprovao deste Manual, a seleo dever incluir a verificao
dos itens previstos nos anexos V e VI.
I.
18
19
III.
20
IV.
V.
Observaes especiais
21
8.3. Eliminao
22
23
9. Anexos
9.1. Anexo I Formulrio para transferncia de processos e documentos
ao arquivo
Unidade de
arquivamento*
Nmero
Assunto
Cdigo de
classificao
Volumes
Data: _____/_____/______
Data: _____/_____/______
24
LISTAGEM N:______________
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
DATAS-LIMITE
LOCAL/DATA
________
___/___/___
QUANT.
ESPECIFICAO
OBSERVAO/JUSTIFICATIVA
LOCAL/DATA
________
___/___/___
LOCAL/DATA
________
___/___/___
AUTORIZO:
________________________
RESPONSVEL
PELA SELEO
________________________
PRESIDENTE DA COMISSO
PERMANENTE DE AVALIAO
__________________________
AUTORIDADE DO RGO A QUEM
COMPETE AUTORIZAR
25
N ______/____
26
27
CDIGO DE BARRAS
Comarca
Vara/rgo
Processo n
Ano
______
______
__________
_______________________
__________
___________________________
- H processos apensados? No
Sim. Quantos _____. Liste a classe e o nmero respectivo: _____________________
_____________________ _____________________ _____________________
CUMPRIMENTO DOS
PROVIMENTOS JUDICIAIS
NO SE
APLICA
PENDNCIA
SIM
FLS.
SANEADA EM
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
___/___/____
AVALIAO DOCUMENTAL
Na hiptese de GUARDA PERMANENTE, identifique o critrio:
Interesse Histrico
Tabela de Temporalidade
DATA
NOME LEGVEL
____________________________
ASSINATURA DO DIRETOR/MOME LEGVEL
____________________________________
MATRCULA:_________________________________________
28
Processo n ____________________________
Classe:_______________________________Assunto:____________________________
Verificao dos critrios de guarda permanente:
a) Processo anterior ao corte cronolgico? ( ) sim ( ) no
b) Classe de guarda permanente? ( ) sim ( ) no
c) Assunto de guarda permanente? ( ) sim ( ) no
d) Ao que constitua: Precedente de Smula, Incidente de Uniformizao de Jurisprudncia, Arguio de
Inconstitucionalidade, Recurso Repetitivo ou Repercusso Geral? ( ) sim ( ) no
e) Processo considerado relevante para a guarda permanente pela CPAD?* ( ) sim ( ) no
* Considerar requisitos definidos pela CPAD de acordo com critrios histricos.
Selecionado para guarda permanente? ( ) sim ( ) no
29
30
31
3. Gerar relatrio contendo os autos dos processos de cada estrato atribuindolhes numerao sequencial.
4. Lanar os dados na planilha excel de aplicao da frmula (anexo).
5. Separar os autos dos processos selecionados pela aplicao da frmula a
fim de integrarem o acervo permanente.
6. Os autos restantes seguiro o trmite do processo de eliminao e
descarte.
32
Designao de
Definio da poltica arquivstica:
responsabilidades
33
Implantao
do programa
de gesto
34
9.12.1.
Conservao e preservao
9.12.2.1. Localizao
O terreno destinado construo de um edifcio para o arquivo deve ser seco,
livre de risco de inundao, deslizamentos e infestaes de trmitas. Devem ser
Manual de Gesto Documental da Justia do Trabalho Verso 1.0 2011
35
Condies ambientais
Fotografias em preto e branco = T 12C +/- 1C e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor = T 5C +/- 1C e UR 35% +/- 5%
Registros magnticos = T 18C +/- 1C e UR 40% +/- 5%
9.12.3.
Segurana
36
9.12.4. Recomendaes
armazenamentoii
para
produo
37
legado cultural em formato digital, que se encontra em perigo de perda devido falta
de confiabilidade.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua
autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos e a intervenes no
autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio. Somente com
procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos
documentos arquivsticos digitais (institucionais).
i
Recomendaes para construo de arquivos. Copyright 2000 by Conselho Nacional de Arquivos Conarq.
Recomendaes para produo e o armazenamento de documentos de arquivo. Copyright 2000 by Conselho
Nacional de Arquivos Conarq, 2005.
iii
Citado em Arquivstica: Temas contemporneos: classificao, preservao digital, gesto do conhecimento/
Vanderlei Batista dos Santos, Humberto Celeste Innarelli, Renato Tarcsio Barbosa de Sousa, organizadores. Distrito
Federal: SENAC, 2007. Pg. 39.
iv
Fonte: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
ii
38
9.13.1. Objetivo
A identificao do grau de maturidade em gesto documental tem por objetivo
propor uma agenda comum a todos os rgos e entidades para que estabeleam os
seus procedimentos e prticas em gesto documental, com base nas diretrizes
estabelecidas pelos rgos competentes.
39
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIA DO TRABALHO
40
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIA DO TRABALHO
Sumrio
1.
2.
Introduo............................................................................................................ 40
Metodologia ....................................................................................................... 431
2.1
Escolha do plano amostral.......................................................................... 431
2.2
Clculo do tamanho da amostra ................................................................... 43
2.3
Escolha da margem de erro.......................................................................... 45
2.4
Alocao dos estratos .................................................................................. 46
2.5
Ponto de corte: quantidade mnima de processos arquivados para aplicar a
amostra ................................................................................................................... 46
3. Bibliografia ........................................................................................................... 49
4. Anexo Planilha de Clculo ................................................................................ 49
Lista de figuras
Grfico 1 Varincia de uma distribuio binomial de acordo com o parmetro p ..... 44
Grfico 2 Variao do tamanho da amostra em relao populao ...................... 46
41
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIA DO TRABALHO
1. Introduo
O presente documento tem por objetivo propor uma metodologia estatstica baseada
em tcnica de amostragem, com o intuito de criar uma estratgia de guarda amostral para
processos que sero eliminados.
Essa amostra deve permitir ao usurio do acervo preservado reconstruir
procedimentos, tcnicas e normas utilizadas poca da criao do documento, bem como dar
condies ao usurio de fazer pesquisas por meio da documentao preservada. A guarda
amostral tambm serve para representar as funes e atividades do rgo em determinado
perodo.
Como no possvel determinar com preciso usos potenciais futuros dos
documentos, a arquivstica utiliza o plano amostral como ferramenta para atender o futuro
usurio desse acervo.
Ao considerar a heterogeneidade dos acervos de todos os segmentos da Justia,
pretende-se obter um plano amostral simples, didtico, que contemple as especificidades dos
tribunais.
42
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIA DO TRABALHO
2. Metodologia
2.1
uma metodologia de fcil aplicao tanto do ponto de vista matemtico quanto do ponto de
vista das informaes que devero ser coletadas e utilizadas no clculo da amostra.
Isso no significa, entretanto, que este documento possa ser utilizado sem uma anlise
crtica dos dados de cada tribunal. Na verdade, como cada tribunal e cada justia possui
realidades distintas, pouco provvel que todas as populaes contenham o mesmo grau de
disperso. essencial que a aplicao da amostra seja acompanhada por um estatstico
responsvel.6
Some-se a isso a questo de que, qualquer que seja o plano amostral desenvolvido
para armazenamento de um acervo documental, no se sabe ao certo o objeto das pesquisas
que sero realizadas no futuro, ou seja, o parmetro que se quer estimar, um dos elementos
mais importantes na seleo da amostra, neste caso, no conhecido. Por esse motivo, a
proposta baseia-se na seleo de amostras para estimar propores, adotando valores que
gerem maior varincia possvel, o que ir gerar uma amostra baseada em um critrio mais
conservador.
H dois tipos de amostragem: as no probabilsticas e as probabilsticas. As amostras
feitas por julgamento do pesquisador so no probabilsticas. Nas amostras probabilsticas, a
probabilidade de seleo de cada item ou indivduo da populao conhecida, fazendo que
seja possvel estimar o nvel de erro. O grande diferencial das amostras probabilsticas que
43
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIA DO TRABALHO
seus resultados podem ser generalizados para toda a populao, enquanto nas no
probabilsticas isso no ocorre.
Outro ponto relevante que, para uma amostra ser probabilstica, essencial que o
pesquisador conhea todos os elementos de sua populao e que a seleo dos itens seja feita
utilizando critrios aleatrios, que independem da escolha do pesquisador. Por exemplo, se o
pesquisador escolher os processos que sero eliminados segundo sua opinio, a amostra
deixar de ser probabilstica, j que, no critrio de seleo, esto embutidos, mesmo que
indiretamente, critrios subjetivos que fogem aleatoriedade.
Nos casos em que h muita heterogeneidade dos dados da populao, a amostragem
estratificada se apresenta como uma metodologia indicada. A ideia desse plano amostral
consiste em dividir a populao que, neste caso, corresponde ao universo de todos os
processos arquivados passveis de eliminao em grupos homogneos (parecidos) entre si.
Como critrio de estratificao, optou-se por considerar o ano de distribuio do
processo. A opo pela adoo do ano de distribuio na construo dos estratos baseia-se na
premissa de que eventuais mudanas nas leis que modificam os trmites processuais so, em
geral, aplicadas sobre a data do incio do processo. Outro motivo que, como no h
obrigatoriedade de aplicar a amostragem periodicamente, pelo contrrio, , inclusive,
prefervel que os tribunais aguardem acumular um determinado nmero de processos j
que, com um universo pequeno, as estimativas amostrais podem perder preciso , natural
que, com o acmulo, haja mais processos antigos do que novos. Ao aplicar simplesmente uma
amostra aleatria simples, no se garante a seleo dos processos mais recentes, que podem
justamente ser objeto de estudo de um futuro pesquisador.
Sugere-se que, para evitar nmero excessivo de estratos, o ano de distribuio seja
agrupado em intervalos. Por exemplo, fazendo grupos de dois anos, o primeiro estrato poderia
ser formado pelos processos distribudos entre janeiro de 2008 a dezembro de 2010, o
segundo estrato seria formado pelos processos de janeiro de 2006 a dezembro de 2008 e
assim sucessivamente. Nos anos mais antigos, caso restem poucos processos, eles podem ser
agrupados em intervalos de tempo maiores. A determinao do intervalo de tempo ficar a
critrio de cada tribunal, que dever analisar o nmero de processos existente em cada ano e
verificar o nmero de estratos ideal.
44
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIA DO TRABALHO
relevante destacar que o nmero de estratos deve ser suficiente para separar a
heterogeneidade da populao, mas no deve ser um nmero excessivo a fim de no
segmentar demais a populao e obter muitos estratos com pequenas populaes em cada
um.
No caso especfico da Justia Federal TRT 2, constatou-se que cerca de 47% dos
assuntos dos processos distribudos durante o ano referem-se a direito previdencirio e que
52,4% das classes so de execuo fiscal, ou seja, grande parte da massa de processo abrange
apenas esses dois tipos de matrias. Retirando esses dois tipos de processo, restam,
proporcionalmente, poucos, mas so os mais relevantes para fazer a guarda amostral, j que
representam todos os demais tipos de processos que tramitam na Justia Federal.
Sendo assim, cada Justia elaborar uma amostra estratificada por ano de distribuio
do processo, sendo que, exclusivamente na Justia Federal, sero feitas duas amostras
estratificadas independentes: (a) a primeira considerando todos os processos de direito
previdencirio e de execuo fiscal, estratificada por ano de distribuio; (b) a segunda
considerando os demais feitos, tambm estratificada por ano de distribuio.
2.2
formulao matemtica:
(1)
,
, sendo B o erro mximo desejado e z o grau de confiana,
N o tamanho total da populao,
Ni o tamanho da populao no i-simo estrato,
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Este estudo est sendo considerado para o caso em que se deseja estimar a proporo
de uma populao. Nas estimaes por propores, considera-se que a distribuio de
probabilidade da varivel analisada segue uma distribuio binomial, cuja mdia dada por
E(x) = p e varincia por Var(x) = p(1-p). Tendo em vista que, neste caso, no se sabe o objeto
de estudo do pesquisador que, no futuro, venha a utilizar essa amostra, indica-se a atribuio
do valor de p igual a meio (p = 0,5), pois dessa forma se garante a maior varincia possvel.
O grfico 1, abaixo, ilustra como a varincia de uma distribuio binomial se altera de
acordo com a escolha do parmetro p e demonstra que, para a escolha p = 0,5, o mximo da
varincia encontrada (varincia igual a 0,25).
Varincia
0,25
0,20
0,15
0,10
0,05
0,00
0,0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0
Valor de p
(2)
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2.3
mximo desejado (B), que est relacionado com a magnitude do parmetro que se quer
estimar (p), e do grau de confiana (z ).
Para este estudo, sugerimos a utilizao do erro B = 0,03, com uma margem de
confiana de 97% (ou margem de erro de 3%), que gera um valor de z = 2,17. Para a amostra
de execuo fiscal e de direito previdencirio da Justia Federal, possvel usar uma margem
de confiana um pouco menor, igual a 95% (z = 1,96), j que toda a diversidade em relao ao
tipo de processo est em outra amostra.
Tendo em vista que p = 0,5 ser sempre fixo, possvel simplificar ainda um pouco
mais a frmula, conforme a equao 3, abaixo.
(3)
Anexo, foi inserido um arquivo Excel j contendo a frmula, que possui um campo para
inserir o tamanho da populao (nmero de processos que podem ser eliminados), onde as
opes de escolha do grau de confiana do erro mximo desejado so de livre escolha.
2.4
tamanho da amostra que ser selecionada em cada estrato. O critrio adotado baseia-se na
alocao proporcional, cujo procedimento consiste em distribuir proporcionalmente a amostra
de tamanho n em relao ao tamanho do estrato, isto :
47
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2.5
populao seja suficientemente grande, ou seja, o nmero de processos que esto arquivados
e so passveis de eliminao deve ser grande suficiente para garantir uma amostra adequada.
Verificou-se, para os parmetros p = 0,5 e B = 0,03, qual seria o tamanho da amostra de acordo
com o tamanho da populao. Os resultados esto apresentados no grfico 2.
Note-se que, a partir de 10.000 processos arquivados, a amostra atinge o quantitativo
964 e, mesmo aumentando o universo para 20.000 processos arquivados, a amostra calculada
fica igual a 1.013, ou seja, o dobro do tamanho da populao gera uma amostra apenas 5%
maior.
O objetivo de fazer essa anlise consiste em determinar um ponto de corte a partir do
qual possvel aplicar a amostra. Sendo assim, orientamos que, para os parmetros
escolhidos, acumulem-se no mnimo 10.000 processos para calcular a amostra. relevante
destacar que esse ponto de corte foi escolhido para uma margem de erro de B = 0,03 e que
esse valor muda sensivelmente a qualquer alterao do valor do erro escolhido.
Destaca-se, ainda, que o tamanho da populao refere-se apenas queles processos
passveis de eliminao e no incluem os de guarda permanente.
Grfico 2 Variao do tamanho da amostra em relao populao
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1.200
1.000
800
600
400
200
0
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
3. Bibliografia
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de
Terminologia
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