Instituto de Educao Tecnolgica

Ps Graduao
Ps Graduao em Administrao de Compras - Turma n 21
18/08/2015

O impacto negativo das compras urgentes nas empresas

Lvia Galvo Ladeira

Especialista Jnior
livinhagalvao@yahoo.com.br

Denise Barbosa Vasconcelos

Compradora
de.bvasconcelos@yahoo.com.br

RESUMO

Em compras a palavra Urgente geralmente acarreta elevao de custos ao processo.

Urgente tem conotao de parar o que estiver fazendo para atender a urgncia, e com isso,
buscar a qualquer preo atender a solicitao. A palavra Urgente deve ser evitada e ao
invs dela, ser indicada uma data para que a compra seja executada. Os pedidos de
Compras com urgncia impem alteraes nas rotinas do trabalho de compras, de entrega e
at mesmo nos controles de aceitao do bem ou servio.

Palavras-chave: Compras. Compras Emergenciais.

INTRODUO

A todo o momento o setor de Compras se depara com algum na empresa na qual trabalha
pedindo por uma compra urgente, de um item ou servio, que por falta de planejamento, se
torna urgente para que a operao da empresa no seja prejudicada. Esta falta de
planejamento das reas impacta nos custos da empresa.

A compra urgente ocorre porque aquela pessoa ou departamento que no fez a solicitao
da compra no tempo correto no realizou um planejamento eficaz, e consequentemente o
setor de Compras vai ser prejudicado porque o tempo para efetuar uma boa negociao
 2

tambm ser prejudicado. Ocorrem diversos atropelos e o setor de Compras apenas

tirador de pedidos, de forma que o Comprador est frequentemente vendido no processo,
isto , no respeitado. As compras em carter de emergncia no fornecem muitas
alternativas aos Compradores em termos de procura e de negociao, ocasionando, preos
mais elevados.

DESENVOLVIMENTO

Para Chiavenato (2005), o rgo de compras, que constitui o elemento de ligao entre a
empresa e o seu ambiente externo, o responsvel pelo suprimento dos insumos e
materiais necessrios ao funcionamento do seu sistema produtivo. Na realidade, o rgo de
compras um elemento de interface entre o sistema empresarial e o ambiente externo, que
lhe fornece as entradas e insumos. Nesse sentido, o rgo de compras a porta de entrada
da empresa para o ingresso dos materiais e insumos necessrios ao seu funcionamento
cotidiano.

O conceito de compras envolve todo o processo de localizao de fornecedores e fontes de

suprimento, aquisio de materiais por meio de negociaes de preo e condies de
pagamento, bem como o acompanhamento do processo (follow-up) junto aos fornecedores
escolhidos e o recebimento do material comprado para controlar e garantir o fornecimento
dentro das especificaes solicitadas. Em alguns casos, o rgo de compras o
intermediador entre o sistema de produo da empresa e as fontes supridoras que existem
no mercado.

A rea de compras era vista como uma rea de suporte, meramente operacional,
preocupada com descontos e prazos de entrega. Mas conforme GUIMARES (2008)
acabou o tempo de que a melhor compra era aquela comprada pelo menor preo, o autor
continua dizendo que, quanto mais a competitividade do mercado cresce, maior a
exigncia por novas solues. Dada tamanha acelerao no processamento de dados
devido a evoluo dos softwares as compras passaram a ser reconhecidas como atividades
estratgicas cruciais por aqueles preocupados com a gesto da organizao.

Segundo BAILY (2009:16) a compra vista pela organizao bem sucedida de hoje como
uma atividade de importncia estratgica considervel. Atualmente o comprador busca o
 3

desenvolvimento de um bom fornecedor, no estabelecimento de relacionamentos em que

todas as partes saem ganhando. Est descaracterizado o aspecto de barganha das
negociaes". Os fatores quando, quanto e como comprar, passaram a ser determinantes
para a continuidade das empresas no mercado competitivo (MARTINS e ALT, 2001).

Com a mudana do perfil do departamento de compras, tambm muda o perfil de seus

profissionais. GUIMARES (2008) cita que o mercado contemporneo exige grande
capacitao do executivo [...]. So exigidos dos executivos de compras, conhecimentos nas
reas do Direito, Engenharia, Administrao, Economia, Finanas, Legislao tributria e
Cultura Internacional. Assim vital que a rea de compras seja bem informada sobre o
ambiente externo e suas influncias, podendo contribuir como parte da equipe de
planejamento e execuo, inteiramente integrada organizao.

O departamento de compras passivo a variaes do mercado, sada e surgimento de

fornecedores, e a variao de preos das commodities. Independente da estruturao
departamental e da qualificao de seus profissionais, o departamento de compras sofre
influncia de fatores externos e internos na consecuo de seus resultados.

Na sequncia sero apresentadas as principais e mais comuns dificuldades de compras:

a) Compras emergenciais

As deficincias no planejamento de compras tm como possvel consequncia a falta de

materiais que pode levar uma necessidade de compra a se tornar emergencial. As compras
em carter de emergncia no fornecem muitas alternativas aos compradores em termos de
procura e de negociao, ocasionando, preos mais elevados.

Segundo DIAS e COSTA (2003:21), compras emergenciais sempre existiro [...], pois no
h como uma organizao manter estoques disponveis de todos os itens para atender
aqueles que requisitam materiais em sua totalidade. Nesse sentido faz-se necessrio traar
estratgias que possibilitem trabalhar com um nmero capaz de no expor a operao da
empresa a alto risco, nem onerar o custo correspondente formao de estoques elevados.
 4

Conforme cita OLIVEIRA (2002), para reduzir a incidncia de pedidos em carter

emergencial faz-se necessria a adoo de algumas medidas, como:

Estabelecer Controles

Os responsveis pela rea de compras devem conhecer profundamente o que pedido,

quem pede, como pede etc.

Segundo DIAS e COSTA (2003:22) controles costumam revelar procedimentos errados,

passveis de correo, em benefcio do departamento de compras e da prpria organizao,
levando inclusive, a desburocratizar atividades. A implantao de controles possibilita,
ainda, a realizao de avaliaes de desempenho das atividades desenvolvidas pelo
departamento. Para minimizar as ocorrncias de emergncias, o controle mais importante a
ser implantado o da requisio de materiais. Por ele, ser possvel identificar claramente
quais as reas com maior incidncia de pedidos em carter emergencial e, a partir desse
ponto, dar incio ao trabalho efetivo de reduo dessas emergncias.

DIAS e COSTA (2003) complementa que, esse trabalho de reduo de emergncias segue
os seguintes passos:

Identificar os focos principais: por meio dos dados coletados pelo controle possvel
identificar quais os maiores focos solicitantes de materiais em carter de urgncia, de forma
a agir prioritariamente, primeiro nos principais responsveis pela situao e posteriormente
em casos pontuais de menor influncia.

Informar e conscientizar os responsveis: assim que identificados os principais focos

causadores de pedidos urgentes, deve-se agir em pr da conscientizao junto aos
solicitantes, com intuito de reduzir o nmero de solicitaes emergenciais. Compras
emergenciais geram custos extras e no planejados, que afetam diretamente o resultado
financeiro da organizao.

Criar manual de procedimento: a falta de maiores informaes sobre o funcionamento da

rea de compras um dos motivos da ocorrncia de requisies em carter emergencial,
tanto por parte do prprio negociador quanto de seu solicitante.

As vantagens da implantao de um manual de procedimentos so:

 5

Identificao de fluxo ou caminho a ser seguido para execuo de vrias atividades do

departamento de compras;

Padronizar atividades a fim de uniformizar as operaes;

Treinamento de pessoal para facilitar o desempenho dos profissionais envolvidos nas

atividades, principalmente, quando da contratao de novos colaboradores. Este
treinamento propicia o aprimoramento das funes e racionaliza fluxos de forma a tornar
processos cada vez mais eficientes e simplificados.

Deste modo deve-se considerar que no h necessidade de elaborar normas externas e

cansativas, mas sim retratar de forma sucinta os procedimentos desejados pela empresa.

Estabelecer prioridades de atendimento.

Muitas das requisies emergenciais que chegam ao departamento de compras no so

assim to urgentes. Segundo DIAS e COSTA (2003:26) existem varias razes para que
esse fato ocorra, mas uma delas o desejo prioridade no atendimento, desejo egosta e no
coorporativo que algumas pessoas carregam dentro delas.

Quanto mais elevado o nvel hierrquico, essa questo ganha ainda mais corpo, muito
embora nem sempre seja o prprio dirigente a insistir na soluo rpida de compra, muitas
vezes, algum subordinado faz uso do seu nome para pressionar compras a agir com maior
rapidez. O autor ainda complementa que neste ponto necessrio separar a importncia
das pessoas e dos problemas.

O fato de estabelecer uma hierarquia de prioridades se faz necessrio, a fim de atender

primeiramente os problemas de natureza mais importante para a empresa. Ainda segundo
DIAS e COSTA (2003) essa hierarquia de prioridades dever ser feita de acordo com o tipo
do material a ser comprado.

De modo a classificar a demanda provinda da rea usuria, para cada requisio de compra
criada ser atribuda pelo usurio solicitante responsvel pela criao da requisio, um
nvel de prioridade dentre os abaixo citados:

Normal: requisio de mnima prioridade; aguarda normalmente na fila seu processamento;

Urgente: requisio emergencial, com alto grau de importncia, tem prioridade sobre
requisies normais.
 6

Imediato: requisio crtica a qual necessita compra emergencial e tem prioridade sobre
qualquer outra requisio.

A hierarquia de prioridades a ser obedecida em cada situao necessria, a fim de

atender primeiramente os problemas de natureza mais importante para a empresa e
tambm, ser possvel identificar claramente quais os solicitantes com maior incidncia de
pedidos em carter emergencial e, a partir desse ponto, dar incio ao trabalho efetivo de
reduo dessas emergncias.

As requisies de prioridade imediata sempre existiro e devem ser tratadas imediatamente,

mas no podem ser encaradas como fato comum, ou seja, nmeros exagerados de
requisies urgentes ou imediatas devem ser questionadas pelo comprador, pois conforme
DIAS e COSTA (2003:26) existem varias razes para que esse fato ocorra, mas uma delas
o desejo de prioridade no atendimento, desejo egosta e no coorporativo que algumas
pessoas carregam dentro delas.

Alm disso, a priorizao das requisies permitir que a demanda total gerada pela rea
usuria seja desdobrada conforme prioridades. Este desdobramento permite estudo
detalhado do comportamento da demanda gerada, identificando possveis tendncias de a
maioria das requisies serem geradas em carter imediato ou urgente.

Quando esta tendncia ficar evidenciada, a partir dos fatos (a ocorrncia em si), dados (o
relatrio de demanda) e expectativas de atendimento predeterminadas (a partir dos fluxos
padres ou manuais de trabalho a serem definidos) o comprador poder, junto ao usurio,
agir para reduzir o grau de urgncia com que as requisies so geradas.

Participar do planejamento global da organizao com intuito de se antever o futuro e se

preparar contra ou a favor dele.

Os profissionais de compras, alm de planejarem as prprias aes, precisam fazer com

que as mesmas insiram-se tambm no planejamento global da instituio. O tradicional
modelo de planejamento empresarial requer a execuo ordenada dos planejamentos
estratgico, ttico e operacional.

Segundo DIAS e COSTA (2003:30) as vantagens para a organizao com a realizao do

planejamento so as seguintes:

Fora o envolvimento dos vrios elementos da empresa no cumprimento das diretrizes;

Objetivos e metas pr-estabelecidos;

 7

Facilita e agiliza o processo de tomada de decises;

Cria alternativas gerenciais;

Possibilita o comportamento sinergtico das vrias unidades organizacionais;

Oferece aos envolvidos no sistema, a oportunidade de afastarem-se da execuo de

atividade rotineira e passarem a pensar na organizao com um todo.

Possibilita a obteno de melhores resultados por todos os envolvidos.

Criar um canal de comunicao com os solicitantes no mbito empresarial.

A queixa que o pblico interno faz contra a rea de compras, relativamente a falta de
informaes sobre o andamento do processamento da compra o fator que justifica esta
ao. A falta de um canal de comunicao com os solicitantes alm de ser causa de grande
desgaste, um dos fatores que contribuem para a ocorrncia de cada vez maior nmero de
solicitaes em prioridade emergencial.

Dimensionar corretamente o quadro e elevar a qualidade do pessoal.

Os gestores do departamento de compra devem acompanhar permanentemente o nmero

de requisies que recebem, comparando-o ao contingente sua disposio.

Outro fator a ser observado a qualificao dos profissionais de compras das empresas.
Segundo DIAS e COSTA (2003:32) possvel constatar que eles no esto devidamente
preparados para o exerccio de to delicada funo, basicamente em razo de falta de
treinamento adequado para tal.

O constante treinamento dos profissionais ligados ao departamento de compras somente

far elevar o nvel do prprio departamento.

Analisar as qualidades das requisies emergenciais.

O comprador deve avaliar a qualidade do material pedido necessrio para o atendimento

imediato, se for o caso, somente essa qualidade ser adquirida em emergncia, mantendo o
 8

restante das aquisies dentro de um procedimento normal de compras, ou seja, definir

como constante onde, o que e quando comprar.

b) Especificaes incorretas

A especificao incorreta um dos mais frequentes problemas encontrados pelos

compradores. O material no definido corretamente pelo cliente e gera dvidas, tanto para
o comprador quanto para o fornecedor. A consequncia mais grave de uma especificao
mal elaborada a aquisio do material errado gerando prejuzos de tempo e dinheiro a
empresa.

Segundo OLIVEIRA (2002), as falhas mais comuns de especificao do item so: descrio
incompleta do material; fornecimento de cdigos errados; e unidades de medida errados.

c) Falhas dos fornecedores

Falhas de fornecedores um problema comum a todas as organizaes e que deve ter suas
causas estudas a fim de mitigar este problema.

Em grandes organizaes normal existir reas especificas dedicada no desenvolvimento

dos fornecedores, visando a garantia da qualidade do fornecimento, certificao de
fornecedores e gesto de consequncia (garantir que qualquer custo extra gerado por falha
do fornecimento seja ressarcido pelo fornecedor).

d) Burocracia excessiva

As atividades do departamento de compras envolvem sempre grandes quantias em dinheiro,

assim as empresas definem vrias etapas para concluso de uma compra de maneira a
minimizar vulnerabilidades que possibilitem fraudes e perda de dados no processo de
aquisio.

Alm de eliminar possveis pontos de fraudes preciso que os processos sejam geis o
bastante para vencer as inmeras dificuldades de composio e, at mesmo, de
sobrevivncia que o mercado competitivo impe. Assim deve-se buscar o ponto de
 9

equilbrio, que traga o controle e facilidade dos processos, mas que no onere o
desempenho do processo de forma a torn-lo muito burocrtico, sem a devida necessidade.

e) Ingerncias

Organizaes que no possuam fluxos padres de trabalho e definies de atribuies de

cada cargo tendem a conviver com este problema. Outras reas da empresa interferem
diretamente nas atividades do departamento de compras e acabam por tratar de decidir
assuntos da competncia compras ou vice-versa. De modo a minimizar este tipo de
problema, as organizaes utilizam-se de normas rgidas para no permitir a ocorrncia
dessas interferncias que ocasionam custos bastante elevados.

Da mesma forma que as atividades inerentes ao departamento de compras no devem ser

feitas por outras reas da empresa, o departamento de compras tambm no tem de
realizar trabalhos prprios de outras reas. Toda vez que um comprador faz trabalhos
alheios aos seus, est perdendo grandes oportunidades de realizar uma compra mais bem
elaborada, que resultar em ganhos para sua empresa.

RESULTADOS

Dentre as dificuldades de compras apresentadas acima a que mais acarreta o impacto

negativo nas empresas so as Compras emergenciais, que, sem dvida, elevam os custos
financeiros da companhia.

Afinal, o que uma compra urgente?

toda compra que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se no
for executa. Uma compra urgente no tem prazo, ela tem de ser feita j!

Uma compra emergencial caracteriza em um atendimento de urgncia, evitando uma

situao que possa ocasionar prejuzo ou comprometer a segurana de pessoas, obras,
servios, equipamentos e outros bens, visando afastar risco de danos a bens ou sade ou
vida de pessoas, com alto grau de importncia, tendo prioridade sobre as requisies
normais. Podem ser consideradas compras emergenciais:

Risco a segurana de pessoas e comunidade;

 10

Prejuzos financeiros significativos;

Risco o patrimnio da empresa;

Risco a imagem da empresa perante a comunidade;

Impactos ambientais.

Esse modelo de compra derruba todo o sistema montado para efetivao de uma aquisio
segura, com menor custo e com maior qualidade. Tudo em prol de "no parar a produo".
Quanto mais abrir exceo, maior a quantidade de compras emergenciais. Caso contrrio, a
empresa ficar dentro desse crculo vicioso.

A compra urgente sempre um pssimo negcio porque por mais que voc negocie e
consiga uma melhor condio comercial, a empresa do outro lado sabe da sua emergncia
e sua necessidade de comprar daquela empresa, naquele momento, porque a nica que
atende o prazo que voc precisa.

Alguns dos motivos das compras urgentes nas organizaes so:

- falta de disciplina das pessoas no cumprimento dos procedimentos, pois muitas vezes os
clientes simplesmente desconhecem os procedimentos bsicos para um bom trabalho do
setor Compras;

- falta de planejamento;

- falta de controle e gesto.

O setor de Compras cada vez mais estratgico e precisa estar envolvido em todos os
processos desde o incio para que o resultado seja sempre o melhor possvel de ser
alcanado. Assim, coloque no seu dia a dia, a rotina de dividir com as outras reas da
empresa o impacto negativo causado cada vez que uma urgncia aparece.
 11

CONCLUSES

Em uma grande empresa inevitvel ter de comprar com urgncia, apesar de toda a
manuteno preventiva e dos planejamentos a longo, mdio e curto prazos, mas devemos
cada vez mais evitar as compras emergenciais, que deveriam ser somente para resolver
imprevistos.

A necessidade emergencial sempre existir, mas precisa ser reduzida, pois ela encarece a
compra. Nos dias de hoje, o Comprador tem um papel fundamental nas empresas para
reduzir com as compras urgentes, tendo o objetivo de entender como nasceu essa
emergncia, encontrar a raiz do problema e agir em pr da conscientizao junto aos
solicitantes, com o intuito de reduzir o nmero de solicitaes emergenciais e minimizar
cada vez mais com o chamado Maverick Buying (compra no programada), estabelecendo
controles, identificando os principais focos dos problemas, disciplinar os clientes sobre os
procedimentos, criar um manual de procedimentos (quem, quando e como) e estabelecer
prioridades de atendimento (o que e o que no urgente).

O prejuzo das compras urgentes e apressadas de um modo geral geram custos extras e
no planejados, que afetam diretamente o resultado financeiro da organizao. Em geral
compra-se por maior preo e menor qualidade, favorecendo ao fornecedor no processo de
negociao.
 12

REFERNCIAS

BAILY, Peter et al. Compras Princpio e Administrao. So Paulo: Atlas, 2009.

CHIAVENATO, I.; Introduo Teoria Geral da Administrao. Rio de Janeiro:

Elsevier, 2015.

DIAS e COSTA, Mrio, Roberto Figueiredo. Manual do comprador conceitos,

tcnicas e prticas indispensveis em um departamento de compras. So Paulo:
Edicta, 2003.

FERNANDES, Jos Mauricio. O impacto negativo das compras urgentes na empresa

Disponvel em: <http://www.industriahoje.com.br/o-impacto-negativo-das-compras-
urgentes-na-empresa> Acesso em: 18 de agosto de 2015

GUIMARES, Antenor B.. A importncia atual do profissional de compras nas

organizaes. Publicado em: 2008

MARTINS e ALT, Petronio, Paulo R. C.. Administrao de Materiais e Recursos

Patrimoniais. So Paulo: Editora Saraiva, 2001.

OLIVEIRA, Ricardo Z.. O departamento de compras nas organizaes. Trabalho de

concluso de ps-graduao - Universidade do Estado de Santa Catarina. Joinville,
2015
 2015

Autorizao de Divulgao de Artigo Tcnico

AUTORIZAO DE PUBLICAO

AUTORIZO A PUBLICAO DO ARTIGO TCNICO NA INTERNET,

JORNAIS E REVISTAS TCNICAS EDITADAS PELO IETEC.

NO AUTORIZO A PUBLICAO OU DIVULGAO DO ARTIGO

TCNICO.

BELO HORIZONTE, ____/____/____

CURSO: __________________________________________________

SEMESTRE/ANO: ___________________________________________

TURMA: _________________

TTULO DO ARTIGO:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________

NOME DO AUTOR (LEGVEL) ASSINATURA

_______________________________ _____________________