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TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA RODRIGO BARBATI
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO
NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
RODRIGO BARBATI

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 11ª REGIÃO - TRT/AM E RR - CURSO INTENSIVO DE TEORIA E RESOLUÇÃO DE QUESTÕES.

Técnicas de arquivamento: classificação, organização, arquivos correntes e protocolo.

Conceitos Arquivologia Também chamada de Arquivística, pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.

Conceitos Arquivo Marilena Leite Paes define ARQUIVO como: “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus obje- tivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.

Conceitos Arquivo Também podemos definir o ARQUIVO como o local onde se conservam, devidamente classificados e ordenados, os documentos de modo a garantir a sua perfeita conservação e a sua fácil consulta.

Conceitos

Arquivo

A) Importância Administrativa: indispensável para a tomada de decisões, avaliação e controle das decisões e

ações empreendidas. Indispensável ainda, na defesa dos interesses administrativos, legais, financeiros, jurídicos

e técnicos de uma instituição.

Conceitos

Arquivo

B) Importância Científica/Cultural/Histórica: testemunho da memória institucional, detentor de experiências e co-

nhecimentos acumulados no passado.

Conceitos Funções do Arquivo:

1 Guardar os documentos de arquivo.

2 Garantir a preservação dos documentos.

3 Atender pedidos de consulta e desarquivamento de documentos.

Conceitos Arquivo de Primeira Idade ou Corrente:

É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos locais que os receberam

e/ou os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

Conceitos

Documento:

É qualquer informação registrada em um suporte.

A informação pode ser definida como ideia ou conhecimento.

O suporte é o meio no qual a informação é registrada.

Conceitos Documento de Arquivo:

São aqueles documentos produzidos e/ou recebidos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Teste 1- (FCC TRE/RR - Técnico Judiciário) Ao contrário dos documentos de biblioteca, os documentos de ar- quivo

A) são adquiridos e colecionados em razão dos assuntos de que tratam e do estilo em que são redigidos.

B) são resultado das atividades desenvolvidas por instituições e pessoas no desempenho de suas funções.

C) contêm apenas informações de caráter histórico e trazem a assinatura de personagens famosos.

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D) interessam exclusivamente ao pesquisador e à produção de trabalhos científicos ou acadêmicos.

E) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou digitadas, em exemplares únicos.

Gestão de Documentos “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produ- ção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Art. 3º - Lei nº 8.159/1991)

Gestão de documentos

A gestão de documentos envolve atividades de planejamento, organização, coordenação e controle dos recursos

humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

Gestão de documentos

Fases:

1ª Fase - Produção 2ª Fase - Utilização 3ª Fase - Destinação

Gestão de documentos 1ª Fase (Produção) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais.

Gestão de documentos 2ª Fase (Utilização) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.

Gestão de documentos 2ª Fase (Utilização) Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa.

Gestão de documentos

2ª Fase (Utilização) Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo

e de recuperação da informação.

Gestão de documentos

3ª Fase (Destinação) Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos e sua destinação final. Implica em decidir quais os documentos serão eliminados e quais serão preservados.

Teste

2 (FUNCAB - ANS - Técnico Administrativo) A fase da gestão documental que inclui as atividades de pro- tocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, ( )

Teste

2 (FUNCAB - ANS - Técnico Administrativo) (

A) ordenação.

B) destinação.

C) produção.

D) divulgação.

E) utilização.

) denomina-se:

Gestão de Documentos Correntes

O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição.

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Gestão de Documentos Correntes Os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição, e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas. Tais rotinas caracterizam a ges- tão de documentos correntes.

Gestão de Documentos Correntes

Na fase corrente são realizadas as seguintes atividades:

- protocolo;

- arquivamento;

- expedição;

- empréstimo e consulta;

- destinação.

PROTOCOLO Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.

PROTOCOLO

O protocolo realiza as seguintes atividades:

- recebimento;

- classificação do assunto;

- registro autuação;

- movimentação/tramitação;

- controle da movimentação/tramitação.

Teste 3 - (FCC TRT 3ªR - Analista Judiciário) NÃO cabe ao serviço de protocolo de uma instituição

A) separar a correspondência oficial da particular e distribuí-la.

B) elaborar tabelas de temporalidade dos documentos.

C) apor carimbo nos documentos.

D) elaborar o resumo de cada documento.

E) anotar no documento o número e a data da primeira distribuição.

Classificação de Documentos

A classificação é ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de as-

sunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação.

Classificação de Documentos

A classificação

classificação ou código de classificação.

é também a organização dos documentos de arquivo ou coleção, de acordo com um plano de

Classificação de Documentos

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e

qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Classificação de Documentos

O plano de classificação é o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análi-

se do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos.

Teste 4 - (FCC TRT 3ªR - Analista Judiciário) Os planos de classificação nos arquivos correntes devem refletir

A) as tabelas de temporalidade adotadas pelo arquivo.

B) a autoria dos documentos.

C) o estado de conservação dos documentos.

D) a posição da entidade produtora no organograma do sistema a que pertence.

E) a organização e as funções da entidade produtora.

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Ordenação de Documentos

A ordenação é uma tarefa, posterior a classificação, que consiste em colocar os documentos de acordo com uma

determinada ordem e segundo um determinado critério de forma a facilitar a localização e recuperação dos mes- mos.

Teste

5 - (FCC - CNMP Técnico em Administração) A operação de reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto corresponde a

A) Ordenação.

B) Arquivamento.

C) Estudo.

D) Codificação.

E) Inspeção.

Métodos de Arquivamento

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando sua loca-

lização futura.

Métodos de Arquivamento

Sistema de busca de documentos:

I-

Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

II

- Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou

um código. É o caso da utilização de fichários.

Métodos de Arquivamento

Classes de métodos de arquivamento:

A) Básicos: alfabético, numérico e ideográfico (por assunto).

B) Padronizados: variadex, automático, mnemônico e soundex.

Métodos de Arquivamento

Classes de métodos de arquivamento:

O método alfanumérico combinação de letras e números não se inclui nas classes de métodos básicos e pa-

dronizados e é considerado um sistema semi-indireto.

Teste

6 - (FCC TJ/AP Analista Judiciário) Atenção: Para responder à questão, considere a lista das pastas suspensas com os nomes dos remetentes (pessoas físicas e jurídicas) da correspondência recebida por determinada instituição, com a indicação das cidades de origem:

Teste

6 - (FCC TJ/AP Analista Judiciário) (

1. José Augusto Pereira Filho - Belém (PA)

2. Antônio de Sousa Passos - Porto Grande (AP)

3. Casas Pereira - Ferreira Gomes (AP)

4. Joaquim Pereira dos Santos - Manaus (AM)

5. Escritório de Contabilidade Porto Seguro - Belém (PA)

6. Maria Augusta Lima Pereira - Laranjal do Jari (AP)

7. Lira & Fernandes Ltda. - Laranjal do Jari (AP)

8. Companhia de Eletricidade do Amapá - Macapá (AP)

)

Teste

6 - (FCC

tentes, as pastas obedeceriam à sequência

TJ/AP Analista Judiciário) Caso fossem ordenadas alfabeticamente pelos nomes dos reme-

A) 8, 1, 7, 6, 2, 4, 3, 5.

B) 2, 3, 8, 1, 7, 6, 4, 5.

C) 3, 8, 5, 6, 7, 2, 1, 4.

D) 1, 7, 6, 8, 3, 5, 4, 2.

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E) 7, 2, 1, 6, 8, 4, 3, 5.

Fontes ARQUIVO NACIONAL. Dicionário de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 2005. BARBATI, RODRIGO. Arquivologia. Saraiva. São Paulo, 2013. (Coleção Resposta Certa Volume 18) PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prática. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002. Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

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GABARITO

1-B

2-E

3-B

4-E

5-A

6-C