Arquivologia e Exercícios

ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS
MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA
Concurso:
MINISTRIO DA DEFESA
SECRETARIA DE ORGANIZAO INSTITUCIONAL
HOSPITAL DAS FORAS ARMADAS - HFA
Cargo: ASSISTENTE TCNICO-ADMINISTRATIVO (CDIGO 102)
Matria de estudo:
Tcnicas de arquivamento:
classificao, organizao, arquivos correntes e protocolo.
Arquivo conceitos
Classificao
Arquivo corrente
Organizao
Protocolo
Protocolo Procedimentos administrativos
Tcnicas de Arquivamento
Regras de Alfabetao
Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista
Braslia, Agosto de 2009
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Arquivologia para concursos
1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia
1.1 Arquivo: Conceito

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos

bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento

SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
DICA LEGAL:
Conjunto de documentos = ACERVO
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so

ACUMULADOS dessa forma.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo
Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis

as informaes mantidas sob sua guarda.
Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria
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DICA LEGAL:
Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a

ADMINISTRAO
1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca
Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS

(ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade,
preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela

instituio em que est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus
documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.
Arquivo Biblioteca
Objetivo Funcional Cultural
Formas de ingresso dos Produo Compra
documentos na instituio Recebimento Doao
Permuta
Quantidade de exemplares de nico exemplar Numerosos exemplares
cada documento
Forma de acumulao de Orgnica Coleo
documentos
DICA LEGAL:
O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que

evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados)

pela Instituio.
DICA LEGAL:
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A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar

informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de
compra, doao ou permuta.
1.4 Classificao dos Arquivos
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a):

Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado)
Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)
Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente)
Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas
esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os
Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas.
Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex:
arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.
DICA LEGAL:
Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos,

Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos
lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem
ser entendidos como Arquivos Privados.
1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica
(suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou
manuseio.
Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de
determinada rea do conhecimento.
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DICA LEGAL:
Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento,

relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo,
Microfilme
DICA LEGAL:
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado

a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico,
Arquivos de Engenharia.
1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente
Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais

novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos
possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo.
Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos
menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos
possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo.
Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos
que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so
preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio.
DICA LEGAL:
C orrente
I ntermedirio
P ermanente
DICA LEGAL:
O Arquivo Intermedirio tambm pode ser

denominado por LIMBO ou PURGATRIO
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DICA LEGAL: Arquivo Corrente
a fase em que os documentos so criados;

- Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados;
- Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que
produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais
prximos a estes (Arquivo Central/Geral).
DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio
a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so

pouco consultados;
- Permite que os setores otimizem seu espao;
- No h necessidade de serem conservados prximos aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao
ou guarda permanente);
- tambm chamado de limbo ou purgatrio.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente
a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e

so guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo;
- Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente
Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS podero ser eliminados
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1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais
Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores que utilizam os

documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia.
Arquivos Centrais: So aqueles localizados fora do local de trabalho, e
acumulam em um nico local, documentos de provenientes dos diversos setores da
instituio, de forma centralizada.
DICA LEGAL:
No confundir Arquivo Central com Fase

Intermediria ou Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL:
No confundir Arquivo Central com Fase

Intermediria ou Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL: Arquivo Setorial
um Arquivo descentralizado Cada setor de

trabalho possui o seu.
DICA LEGAL: Arquivo Central
um Arquivo Centralizado, recebem os

documentos correntes dos diversos setores da
instituio.
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1.5 Classificao dos Documentos
Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao

Gnero
Espcie / Tipologia Documental
Forma
Formato
Natureza do Assunto
1.5.1 Gnero
Podem ser: 7
Escritos ou Textuais
Iconogrficos
Sonoros
Filmogrficos
Informticos ou digitais
Cartogrficos
Microgrficos
DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais
Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.:

Contrato, atas, relatrios, certides
DICA LEGAL: Documentos iconogrficos
Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica.

Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras
DICA LEGAL: Documentos sonoros
Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio.

Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete
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DICA LEGAL: Documentos filmogrficos
Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento

(com ou sem som).
Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos
DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais
Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de

equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3,
Arquivo do Word
DICA LEGAL: Documentos cartogrficos
Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior.

Ex.: Mapas e Plantas
DICA LEGAL: Documentos microgrficos
Documentos em microformas.
Ex.: Microfilmes e microfichas
1.5.2 Espcie/Tipologia documental
Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as

instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao,
certido.
Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos

determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.:
Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento.
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DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental
Espcie Tipologia
Contrato Contrato de locao
Alvar Alvar de funcionamento
Certido Certido de nascimento
1.5.3 Forma
classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do
documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
1.5.4 Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da
informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno,
pergaminho.
1.5.5 Natureza do assunto

Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como
OSTENSIVOS ou SIGILOSOS
DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio
a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a

administrao.
O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.
DICA LEGAL: Sigiloso
Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.

Decreto 4.553/2002
O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE

SIGILO. So 4 os graus de sigilo.
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DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS
Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado
Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo teor

s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo
ou manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo
ou manuseio, so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana,

seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um
individuo ou criar embaraos administrativos.
Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.
2 Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades
A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos

para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma
instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente)
1 idade C Corrente
2 idade I Intermedirio
3 idade P Permanente
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DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente
Alto grau da freqncia de uso

Documentos em curso
Necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho
Serve a Administrao
DICA LEGAL: Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio
Baixo grau da freqncia de uso

No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho
A permanncia nessa fase transitria
Aguardam destinao final
Tambm conhecido por limbo ou purgatrio
Serve a Administrao
DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente
Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que

so conservados pelo seu valor histrico
Permitem conhecer a Histria da Instituio
Revelam a origem e constituio da Instituio
Serve a Histria
2.1 Valor do Documento

O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum
valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico.
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO.

A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.
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DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo
Dar suporte/apoio s atividades da instituio

um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo
ir acabar
Todo documento nasce com valor administrativo
Finalidade: Servir a Administrao
DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico
Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor

histrico
Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio
Finalidade: Servir a Histria
DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico
O documento que possuir valor secundrio poder ser recolhido ao

Arquivo permanente
O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser eliminado
1 idade C Corrente Valor

Primrio
3 idade P Permanente Valor
Secundrio
2.2 Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser

mantido nos arquivos corrente e intermedirio.
O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo

com seguintes fatores:
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Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos

Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos
documentos (prazo prescricional)
Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos
recapitulativos)
Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das
prticas administrativas (prazos precaucionais)
2.3 Destinao Final dos Documentos

Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua
destinao final. A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele
perder seu valor administrivo/valor primrio.
DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos
Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor administrativo,

no apresentar valor histrico
Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor
administrativo, apresentar valor histrico
2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos

o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos. ela, a tabela
de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente
e intermedirio, bem como indica a destinao final (eliminao ou recolhimento para
guarda permanente).
A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD - Comisso Permanente

de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos.
Ex:
Cdigo Assunto Prazo de Guarda Destinao final
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Corrente Intermediria
002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente
022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente
024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminao
024.2 Escala de Frias 7 anos - Eliminao
A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existncia

de QUATRO situaes.
024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado
sem passar pela fase intermediria.
024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa
fase, posteriormente ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu
prazo de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado.
022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolhido
ao Arquivo Permanente.
002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser transferido
para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele
ser recolhido ao Arquivo Permanente.
DICA LEGAL: Transferncia
a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria
DICA LEGAL: Recolhimento
a passagem dos documentos das fases corrente e intermediria para a

fase permanente
3 Mtodo de Arquivamento
Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma
que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal
Os documentos so dispostos uns sobre os outros
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Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes

dimenses como planta, mapa e desenho
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical
Os documentos so dispostos um atrs do outro em gaveta ou estantes

Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localizao dos
documentos
Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser divididos em DOIS

grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO.
DICA LEGAL: Direto
A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado

Caracterstico dos mtodos:
Alfabtico
Geogrfico
Dicionrio
Enciclopdico
DICA LEGAL: Indireto
aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar

um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local
onde est guardado.
Caracterstico dos mtodos:
Numrico simples
Numrico cronolgico
Numrico digito-terminal
Decimal
Duplex
Os mtodos mais comumente utilizados so os seguintes
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Mtodo Alfabtico
Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal
Mtodo Geogrfico
Mtodo Ideogrfico
3.1 Mtodo Alfabtico

um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o documento seja
localizado. A busca se d diretamente no documento.
DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico
Utiliza um nome existente no documento

Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que
comeam com a mesma letra
Exemplos:
1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o
mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto,
foram organizados os seguintes nomes:
I Alfredo Maia Rodrigues Qual seria a ordem correta?
II Severino Alves dos Santos Jnior a) I VI III V IV II
III Joaquim Pereira da Boa Morte b) VI V IV II III I
IV Mauricio Soares Filho c) II V I VI III IV
V Maria Alves Villas Boas d) VI III I II IV V
VI - Fernanda Moreira Aguiar e) I II III IV V - VI
2- No escritrio de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes

utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as
seguintes pastas:
I Supermercado Barato Qual seria a ordem correta?
II A Feminina a) III I V II - IV
III Curso Aprovao b) II III V IV I
IV O Globo c) III II IV V I
V Madeireira Cupim d) I II III IV V
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e) V IV III II - I
3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a
partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do mtodo alfabtico. Foram organizadas as
fitas dos seguintes eventos:
I Primeiro Seminrio de Arquivologia Qual seria a ordem correta?
II 3 Simpsio de Biblioteconomia a) I II IV III - V
III XV Congresso de Direito b) I II IV V III
IV Quinto Encontro de Contadores do DF c) III I IV V - II
V 75 Curso de Medicina Alternativa d) III V IV I II
e ) V IV III II - I
Respostas:
1d
2c
3d
3.1.1 Regras de Alfabetao

O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de
alfabetao, que so as seguintes:
DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas
Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes Resende, Gilberto Alves
Menezes, Frank
Gilberto Alves Resende
Marques, Otaccio Guedes
Otaclio Guedes Marques
Furtado, Ariovaldo Dias
Arquivam-se:
OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do prenome:

Exemplo:
Daniele Firme Miranda
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Fbio Corra Miranda Miranda, Veneza Firme

Luciano Corra Miranda Miranda, Luciano Corra
Veneza Firme Miranda Miranda, Fbio Corra
Arquivam-se: Miranda, Daniele Firme
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Villa-Lobos, Heitor
Severino Monte Negro
Monte Negro, Severino
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo: Villa-Lobos, Heitor
Camilo Castelo Branco Monte Negro, Severino

Castelo Branco, Camilo
Heitor Villa-Lobos
Boa Morte, Joaquim da
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a
mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando
transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.
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Exemplo:
Adriana P. Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita
So Paulo, Jos Carlos
Arquivam-se: Santo Cristo, Joo do
Santa Rita, Ricardo
Santa F, Adriana P.
OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na classificao de

sobrenomes iguais.
Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevo Silva
Silva, Everaldo
Everaldo Silva
Silva, Estevo
Arquivam-se:
Silva, Edis
Silva, E.
OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e,

um, uma.
Exemplo:
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Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo d`Andrade
Arquivam-se: Silva, Marcos Roberto Arajo da Silva
Nascimento, Marcio Mrio do

Couto, Arnaldo do
Andrade, Ricardo d
OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so considerados parte

do ltimo sobrenome.
Exemplo:
Edison Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Wilson Rodrigues da Silva Filho Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho
Arquivam-se: Miranda Neto, Osrio

Miranda Jnior, Edison
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome,

entre parnteses.
Exemplo:
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Coronel Emerson Pontes

Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva
Arquivam-se: Silva, Wilson R. (Soldado)
Pontes, Emerson (Coronel)
Fernandes, Carlos (Professor)
Cardoso, Jorge (Ministro)
OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo

no caso de nomes espanhis e orientais.
Exemplo:
Arnold Schwazernegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitlher
Arquivam-se: Schwazenegger, Arnold
(Soldado)
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de

lngua espanhola), os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para
o incio.
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Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abadia
Maria Pereira de La Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se: Ramirez Abadia, Juan
Puentes Hernandez, Pablo
Pereira de La Fuente, Maria
Gutierrez Salazar, Enrico
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES, CHINESES,

COREANOS E ARBES, so registrados como se apresentam.
Exemplo:
Abdulah Mustafah (rabe)
Law Kim Chong (coreano)
Li Yutang (chins)
Sasazaki Yonoyama (japons)
Arquivam-se: Sasazaki Yonoyama
Li Yutang
Law Kim Chong
Abdulah Mustafah
OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se

apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies.
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Exemplo:
Antonio Silva e Cia
Associao dos Jornalistas
A Tentao
El Pas
Arquivam-se: Tentao, ( A)
Pas, (El)
Associao dos Jornalistas
Antonio Silva e Cia
OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS, ASSEMBLEIAS,

os Nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim,
entre parnteses.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
3 Curso de Cincias Contbeis
Quinto Congresso de Biblioteconomia
24 Seminrio de Direito
Seminrio de Direito (24)

Arquivam-se:
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Congresso de Biblioteconomia (quino)
3.2 Mtodo Numrico

quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica.
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DICA LEGAL: MTODO NUMRICO
Mtodo Numrico Simples

Mtodo Numrico-Cronolgico
Mtodo Numrico-Digito-Terminal
3.2.1 Mtodo Numrico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero.
dado um nmero para cada documento
A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico, tambm
conhecido como ONOMSTICO.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES
Mtodos que necessitam de ndices so INDIRETOS
3.2.2 Mtodo Numrico-Cronolgico

Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de
produo do documento.
o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e balancete, dirio),
contas a pagar, contas a receber.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO
Exemplos:
Balano contbil de : 1998, 1999, 2000

Contas de gua por ms: 01, 02, 03
Pronturio mdico organizado por data de nascimento do paciente.
Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980
3.2.3 Mtodo Numrico-Digito-Terminal
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Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas

vezes, porm, tais nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo
Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o indicado.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL
Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros

Ex: Nmero do documento: 198.465
Para o arquivamento: 19.84.65
OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal
Nmeros a serem organizados Mtodo Numrico Simples Mtodo Numrico

Digito-Terminal
34.758 7.666 03-47-58
254.786 34.758 00-76-66
915.698 254.786 25-47-86
7.666 477.998 91-56-98
477.998 915.698 47-79-98
Organizados em ordem crescente Ordenao feita a partir dos

dois ltimos dgitos
Organizados em ordem crescente
3.3 Mtodo Geogrfico

Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor.
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considerado a origem, a procedncia do documento.
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO
Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO
Podem ser por:

Pas
Estado
Cidade
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS
Os PASES devero ficar em ordem alfabtica

Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo: MALSIA
GRCIA
FRANA
ESPANHA
CANAD
BLGICA
ARGENTINA
Buenos Aires
Crdoba
Mar del Plata
Mendonza
Trs Lagos
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO
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Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica

Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo:
TOCANTINS
SO PAULO
PARAN
GOIS
CEAR
BAHIA
ALAGOAS
Macei
Arapiraca
Palmeira dos ndios
Penedo
Santana do Ipanema
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE
Quando o Arquivo organizado por cidade, sem a separao por

estado, devero:
As CIDADES devero ficar em ordem alfabtica
Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente.
Exemplo:
Taguatinga (DF)
So Paulo (SP)
Piripiri (PI)
Macap (AP)
Lages (SC)
Campinas (SP)
Arapiraca (AL)
3.4 Mtodo Ideogrfico
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Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas

gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Os
cdigos numricos sempre apresentao uma relao do GERAL para o Particular.
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS
Podem ser Alfabtico ou Numricos
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio
Exemplo:
Salrios
Frias
Demisso
Controle de estoque
Contas a receber (SC)
Contas a pagar
Admisso
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
Pgina 30
ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e

dentro dele alfabeticamente
Exemplo:
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Material de consumo
Material permanente
PESSOAL
Abono
Admisso
Frias
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO
atribudos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral

para o Particular
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DECIMAL
Limitado a diviso de 10 classes

o mtodo utilizado pelo CONARQ
Atribudos do Geral para o Particular
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DUPLEX
Pgina 31
NO possui limitao de criao de classes
Exemplos
DUPLEX DECIMAL
1 PESSOAL 020 Pessoal
1.1 Frias 022 Aperfeioamento e treinamento
1.2 Admisso 022.1 Cursos
1.3 Salrios 022.12 Promovidos por outra instituio
1.4 Demisso 022.121 No Brasil
2 FINACEIRO 022.122 No Exterior
2.1 Contas a pagar 022.2 Estgios
2.2 Contas a receber 022.21 Promovidos por outra instituio
3 MATERIAL 022.221 No Brasil
3.1 Material de consumo 022.222 No Exterior
3.2 Material permanente
3.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?

Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a natureza
dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituio. A
instituio poder adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar
seus documentos
DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha
O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e

pela estrutura da instituio
A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios
Pgina 32
4 Organizao do Arquivo
No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo,
necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa,
envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no
projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas:
Levantamento de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Implantao e acompanhamento
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4 ETAPAS
1 Levantamento dos dados

2 Anlise dos dados coletados
3 Planejamento
4 Implantao e acompanhamento
4.1 Levantamento dos dados

Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos,
regulamentos, normas, organogramas. necessrio, nessa fase, conheecer os dados
relativos aos documentos que circulam na instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento
necessrio conhecer, analisar, estudar:

Normas, organogramas, estatuto, regimento
Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro, etc..)
Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura, projeto, eto..)
Modelos e formulrios em uso
Quantidade e estado de conservao do acervo
Mtodos de Arquivamento utilizados
Existncia de registro e protocolo
Mdia de arquivamento dirio
Controle de emprstimo e consulta
Existncia de normas e manuais de arquivo
Pgina 33
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento
necessrio conhecer, tambm:

Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e
escolaridade
Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso
Situao fsica do arquivo ( rea ocupada, luminosidade, umidade, tipo
de proteo contra incndio e outros sinistros)
4.2 Anlise dos dados coletados

Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o
DIAGNSTICO sobre a real situao do arquivo. com base nesse diagnstico ir
propor as alteraes, modificaes necessrias.
O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituio
quanto ao uso dos arquivo.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados
Elaborao do DIAGNSTICO
4.3 Planejamento
nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO.
Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os servios, as normas e
todo recurso necessrio para o bom funcionamento.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Planejamento
Dever considerar:
Posio do arquivo na estrutura do rgo

Centralizao ou descentralizao do Arquivo
Mtodo de arquivamento
Normas de funcionamento
Qualificao de recursos humanos
Instalaes e equipamentos
Constituio de Arquivos intermedirio e permanente
Pgina 34
Recursos financeiros necessrios e os disponveis
4.4 Implantao e Acompanhamento

nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado,
ser implantado. nessa fase que as orientaes e normas descritas no
MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Implantao e

Acompanhamento
Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado

Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo
O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando
necessrio
5 Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991 - 3
A Gesto de documentos atingida por meio do planejamento, organizao,

controle, coordenao, dos recursos humanos, do espao fsico e dos
equipamentos, com o objetivo de aperfeioar o ciclo documental.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS
Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes,

de forma a assegurar a eficincia das atividades
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS
Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produo,

administrao, manuteno e destinao de documentos
Garantir que a informao estar disponvel no momento
necessrio ao usurio (instituio, estado, pessoa)
Pgina 35
Eliminao de documentos que no possuem administrativo,

fiscal, legal ou para fins de pesquisa cientfica ou histrica
Assegurar uso adequado da microgrfica, processamento
automatizado de dados, e outras tcnicas da gesto da informao
Contribui para o acesso e a preservao dos documentos que
devero ser guardados e preservados por seus valores histricos,
cintficos, valores secundrios.
5.1 A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas:

PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO
5.1.1 Gesto Documental - PRODUO

Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma
instituio ou setor.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS PRODUO 1 FASE
Otmizao na criao de documentos

Evitar a reproduo desnecessrio de documentos
Acontece na fase corrente
5.1.2 Gesto Documental - UTILIZAO

Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma
instituio ou setor.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE
referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrios ao

cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps
o tramite
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE
Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificao de

documentos, controle de acesso e recuperao da informao
Elaborao de instrumentos de recuperao
Pgina 36
desenvolvida a gesto de arquivos correntes e intermedirios
5.1.3 Gesto de Documentos AVALIAO e DESTINAO

Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA 3 FASE
Decidir quais documentos sero eliminados e quais sero preservados

permanentemente
Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio
regida pela lei 8.159/91
5.1.4 Gesto Documentos Gesto de Arquivos Correntes e Intermedirios
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da

tramitao, expedio e arquivamento
Tm o objetivo de facilitar o acesso as informaes contidas nos
documentos
As unidades responsveis por esses servios so o Arquivo e o
Protocolo, Arquivo de Comunicaes administrativas e o servio de
comunicaes.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS
Responsvel pela guarda fsica de documentos de uso pouco

freqente
Atendem as consultas aos rgos/setores depositantes
Coordenam a transferncia de documentos ao seu depsito
Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminao ou
recolhimento
Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o
arquivo da 3 idade.
Pgina 37
Os documentos s devem ser aceito para guarda intermediria quando for

conhecido: Contedo; prazo de guarda e data de eliminao ou
recolhimento
Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de

posse dos setores que os transferiram
Podem consult-lo
Podem tom-lo emprestado
A consulta por 3 s permitida se autorizada pela unidade que o
transferiu
Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento intermedirio)
so localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservao
adequada contra incndio, poluio atmosfrica, excesso de umidade e
luz.
6 Protocolo
Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que
ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e
recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao
Pgina 38
DICA LEGAL: PROTOCOLO
A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente
DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento
Receber os documentos produzidos pela instituio ou o aqueles

produzidos por outras instituies, que para l foram encaminhados
DICA LEGAL: PROTOCOLO Registro
Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do

documento
Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado)
Os dados so utilizados para localizao do documento
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao
Documentos so transformados em processo abertura de

processo
Insero de capa especfica
Numerao das pginas
Atribuio de n de identificao do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao
Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para

identificar o assunto, classificando de acordo com o cdigo de
classificao de documentos
Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERO
SER ABERTOS no PROTOCOLO
Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so:
PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto)
DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao
Pgina 39
Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos,

analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos
seus destinatrios
DICA LEGAL: PROTOCOLO Expedio / Distribuio
Enviar os documentos para os seus destinatrios

DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro
do prprio rgo
EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao
Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam

os documentos. Para recuper-lo com agilidade quando necessrio,
bem como identificar possveis atrasos na tramitao.
realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de
protocolo)
DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao
Tramitao de processo: E a movimentao do processo de uma unidade

outra, interna ou externa, feita em sistema prprio.
Pgina 40
7 Procedimentos administrativos em relao a processo

Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e
procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de
pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a
executar tal procedimento.
Autuao
Numerao de folhas
Juntada
o Juntada por anexao
o Juntada por apensao
Desapensao
Desentranhamento de peas
Desmembramento de peas
Diligncia
Encerramento de processo e abertura de volume
Encerramento de processo
Abertura de volume
Reconstituio de processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao
Tambm conhecida como formao, abertura de processo

Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas;
Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo
Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica
Registrar, conferir
Encaminhar fisicamente para o setor pertinente
Descartar o envelope, ele no ser pea do processo
Pgina 41
DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas
Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio

para colocao de nmero. Colocar no canto superior direito da pgina.
A primeira folha a nmero 1
A capa no ser numerada
A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial
Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever
numer-las
A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em
folha branco maior
Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se
a respectiva numerao estiver incorreta
Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no
prprio documento ou em folha de despacho.
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada
Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho

ANEXAO: Dependncia entre processos a serem anexados
APENSAO: No h dependncias entre os processos
Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS

ACESSRIO (MAIS RECENTE).
Exemplos:
Processo Principal Processo Acessrio

Inqurito Administrativo Recurso contra deciso do inqurito
Aquisio de material Prestao de contas
Pgina 42
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao
O processo acessrio renumerado

Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais antigo
Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado)
Registrar no sistema a juntada por anexao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao
Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o

processo que pediu a juntada.
Cada processo continua com sua numerao original
Lavrar termo de apensao no processo mais antigo, que ficar
em primeiro lugar
Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n do apensado
Registrar nos sistema a juntada por apensao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao
Aps deciso final o processo podero ser desapensados nos

protocolo setorial onde se encontrem
executada mediante indicao em despacho
A desapensao ocorrer antes do arquivamento
Lavrar o termo de desapensao no processo que solicitou a
juntada
Colocar despacho de encaminhamento em cada processo
Registrar em sistema a desapensao
Pgina 43
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentramento de peas
A retirada de folha ou pea acontecer onde se encontrar o processo,

mediante despacho
Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps
o ltimo despacho
A numerao continua a mesma
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas
feita para forma outro processo, ocorrer mediante despacho.

Retirar o documento que constituir outro processo
Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o
documento
Proceder autuao do documento retirado e renumerar as pginas
do novo processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia
Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade

indispensvel ou disposio legal devolvido ao rgo para sanar
a pendncia. Dever ser enviado a instituio para que em prazo
especificado devolva com a diligencia sanada.
Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a instituio
anexara cpia da convocao e o devolver ao rgo que
pediu diligncia
Pgina 44
DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento
O encerramento acontecer quando:

Pleito indeferido
Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados
Pela expressa desistncia do interessado
Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por
perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada
DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume
Um processo no deve exceder a 200 folhas

A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda
Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de
encerramento de volume, devidamente numerado
Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura
de volume
Pgina 45
Exerccios de fixao:
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
01- (2008/ Cespe SECAD-TO) Os documentos podem servir de prova de transaes realizadas.
02- (2006/ Cespe MDIC) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo
denominado acervo.
03- (2006/ CLDF) Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou
informao.
04- (2006/ Cespe TCE/AC) Arquivo o conjunto de documentos reunidos por acumulao ao longo das
atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
1 2 3 4
C C C C
Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo
08- (2008/ Cespe FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo principal tornar disponvel as
informaes contidas no acervo documental.
09- (2008/ Cespe SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos servir administrao,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria.
10- (2008/ Cespe MPE/ AM) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio
administrao, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da historia da instituio a que
pertence.
12- (2005/ Cespe PRG-DF) Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da
historia. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso s informaes
deixadas sob sua responsabilidade de guarda.
13- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A principal finalidade dos arquivos servir administrao.
Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.
14- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) A funo principal do arquivo tornar disponveis as
informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
8 9 10 11 12 13 14
C C C C C C C
Distino entre Arquivo e Biblioteca
Pgina 46
132- (2008/ Cespe MPE/RR) O arquivo produzido com objetivos culturais.

133- (2008/ Cespe MPE/RR) Os documentos nos arquivos existem em numerosos exemplares.
135- (2008/ Cespe MPE/RR) Os documentos de um arquivo so colecionados de fontes diversas,
adquiridos por compra ou doao.
138- (2007/ Cespe TSE) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de
biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
132 133 134 135 136 137 138

E E C E E E E
Classificao dos Arquivos
147- (2006/ Cespe TCE/AC) Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos
classificam-se em pblicos, institucionais, comerciais e pessoais.
149- (2005/ Cespe Sead/Egpa) O arquivo pblico um conjunto de documentos produzidos ou
recebidos por instituies no governamentais de mbito federal, estadual ou municipal em decorrncia
de suas funes especificas administrativas, judicirias ou legislativas.
150- (2005/ Cetro Radiobrs) Segundo a natureza da entidade a que est vinculado, os arquivos podem
ser:
(A) Ativos e inativos
(B) Pblicos e privados
(C) Nacionais e intermedirios
(D) Permanentes e de guarda
(E) Histricos e de pesquisa
147 148 149 150

C C E B
Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados
151- (2008/ Cespe TJDFT) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de
arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento,
registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.
152- (2006/ Cespe Ancine) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos
mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou
conservao.
155- (2005/ Cespe ANS) O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento
especial de armazenamento, acondicionamento ou conservao chamado arquivo especializado.
Pgina 47
156- (2005/ Cespe PRG-DF) Quanto natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda
documentos referentes s decises de tribunais superiores chamada arquivo especial.
157- (2003/ Cespe CREA-DF) Arquivos mdicos so considerados especializados.
158- (2003/ Cespe CREA-DF) Arquivos de engenharia so considerados especializados.
159- (2003/ Cespe CREA-DF) Arquivos de documentos audiovisuais so considerados especializados.
151 152 153 154 155 156 157 158 159

C E E E E E C C E
Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente
15- (2008/ Cespe SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e
permanentes.
16- (2006/ Cespe TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo so duas: corrente e permanente.
17- (2006/ Cespe Ipajm) Com relao idade, os arquivos so chamados arquivo corrente, arquivo
temporrio e arquivo permanente.
18- (2005/ Cespe PRG-DF) Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um ciclo de trs
fases.
19- (2005/ Cespe TRE-TO) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o ciclo vital dos documentos
passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.
20- (2005/ Cespe TER/PA) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os
arquivos correntes e os arquivos intermedirios.
21- (2004/ Cespe MME/CPRM) A terminologia fase mediana inexistente em arquivstica.
22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em trs idades: corrente,
intermediaria e permanente.
15 16 17 18 19 20 21 22
E E E C E E C C
Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais
160- (2008/ Cespe DFTRANS) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo
corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial.
161- (2007/ Cespe ANVISA) Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais.
162- (2005/ Cespe PRG-DF) Na elaborao de um plano de arquivo, uma questo que deve ser
considerada se refere centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. No arquivo
centralizado, tem-se a reunio dos documentos sob guarda em apenas um local.
163- (2003/ Cespe CREA-DF) Os arquivos setoriais devem se localizar junto aos rgos produtores.
Pgina 48
160 161 162 163

E C C C
Classificao dos Documentos
168- (2008/ Cespe DFTRANS) Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de
pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais,
cartogrficos e filmogrficos, respectivamente.
170- (2008/ Cespe SECAD-TO) Papel, microfilme e papel fotogrfico so gneros documentais.
171- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitoria/ES) Documentos do gnero iconogrfico so aqueles que contem
imagens estticas.
173- (2006/ Cespe INPI) Fotografias, slides, desenhos e gravuras so classificados como microgrficos.
174-(2006/ Cespe Censipan) Os documentos em formato eletrnico (ou digital) no so considerados
documentos de arquivo.
176- (2005/ Cespe PRG-DF) Documentos manuscritos so classificados como textuais, documentos
com imagens estticas so classificados como iconogrficos.
168 169 170 171 172 173

E C E C A E
Espcie/Tipologia documental
183- (2008/ Cespe Pref. Vila Velha/ES) Ofcios, cartas, telegramas, avisos e memorandos so espcies
de documentos.
184- (2008/ Cespe FUB Arquivista) A tipologia documental e o gnero documental so sinnimos
185- (2008/ Cespe FUB Arquivista) Alvar, ata, auto, regulamento, solicitao e passaporte so
exemplos de tipologias documentais.
186- (2008/ Cespe SEBRAE) Acordo, alvar, mapa, mensagem e organograma so espcies
documentais.
187- (2008/ Cespe Pref. Vila Velha/ES) Pronunciamento, proposta, precatrio, laudo, informe, convite e
telegrama so exemplos de tipologias documentais.
188- (2006/ UnB/Cespe MI) Ata, relatrio, cronograma e projeto so exemplos de tipologias
documentais.
189- (2004/ FCC TRT 17 Regio) Contrato de prestao de servios exemplo de
(A) Espcie documental
(B) Gnero documental
(C) Suporte
(D) Formato
(E) Tipo documental
Pgina 49
183 184 185 186 187 188 189

C E E C E E E
Natureza do assunto Ostensivo ou Sigiloso
190- (2008/ Cespe MPE/RR) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem
medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgao.
191- (2008/ Cespe MPE/RR) Documentos ostensivos so aqueles que, alem de exigirem um alto grau
de segurana, apresentam teor ou caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
196- (2006/ Cespe TJPA) Entre as regras para tramitao de documentos sigilosos, est o seu
acondicionamento em envelope duplo.
197- (2006/ Cespe MPE/TO) Quanto natureza do assunto, os documentos so classificados em
ostensivos ou sigilosos. Segundo o grau de sigilo requerido para sua guarda e circulao, os documentos
sigilosos so classificados em reservados, confidenciais, secretos ou ultra-secretos.
202- (2006/ Cespe TJPA) Documentos classificados como ostensivos no apresentam restries quanto
divulgao de seu contedo.
205- (2004/ Cespe Cohab/Bauru) Quanto natureza do assunto, os documentos classificam-se em
ostensivos e sigilosos. Ostensivos so os documentos cuja divulgao no prejudica a administrao;
sigilosos so os que devem ter conhecimento restrito, pois requerem medidas especiais de salvaguarda
para sua custodia e divulgao (restritos).
206- (1996/ Cespe FEDF) Os documentos sigilosos so classificados como
(A) Ultra-secretos ostensivos e reservados
(B) Ostensivos e reservados
(C) Ultra-secretos e secretos
(D) Ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados
(E) Confidenciais e reservados
190 191 196 197 202 205 206

C E C C C C D
Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades PAUSA
15- (2008/ Cespe SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e
permanentes.
16- (2006/ Cespe TCE/AC) As fases do ciclo de vida de um arquivo so duas: corrente e permanente.
Pgina 50
17- (2006/ Cespe Ipajm) Com relao idade, os arquivos so chamados arquivo corrente, arquivo
temporrio e arquivo permanente.
18- (2005/ Cespe PRG-DF) Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um ciclo de trs
fases.
19- (2005/ Cespe TRE-TO) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o ciclo vital dos documentos
passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.
20- (2005/ Cespe TER/PA) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os
arquivos correntes e os arquivos intermedirios.
21- (2004/ Cespe MME/CPRM) A terminologia fase mediana inexistente em arquivstica.
22- (2003/ Cespe - Min. Meio Ambiente) Os arquivos podem ser divididos em trs idades: corrente,
intermediaria e permanente.
15 16 17 18 19 20 21 22
E E E C E E C C
Valor do Documento Primrio e Secundrio
1 idade C Corrente Valor

Primrio
3 idade P Permanente Valor
Secundrio
23- (2008/ Cespe DF Trans Anal. Adm.) A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a
extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor
secundrio.
24- (2008/ Cespe DF Trans Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporria, via de regra, no tem
valor primrio.
25- (2007/ Cespe TSE) Prevalece, na fase corrente, o valor secundrio dos documentos, pela
importncia que eles tm.
26- (2007/ Cespe UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O valor primrio pode ser encontrado nos documentos
nas fases corrente e intermediria.
27- (2007/ Cespe UnB/ Pref. Rio Branco/AC) Os documentos que no possuem valor primrio, mesmo
que tenham valor secundrio, podem ser eliminados.
28- (2007/ Cespe TSE Anal. Jud.) Em relao aos arquivos correntes correto afirmar que os
documentos tem valor secundrio.
29- (2007/ Cespe TSE Anal. Jud.) Em relao aos arquivos intermedirios, correto afirmar que os
documentos tem valor primrio.
30- (2007/ Cespe TSE Anal. Jud.) O arquivo permanente apresenta documentos com valor primrio e
secundrio.
Pgina 51
31- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitria/ES) A historia se faz com documentos que nasceram para ser
histricos.
32- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitria/ES) Os arquivos intermedirios so constitudos por documentos
ainda com valor primrio
23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
C E E C E E C E E C
Prazo de Guarda dos Documentos
101- (2008/ Cespe DFTRANS Anal. Adm.) Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos
por cinco anos.
102- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, todo e qualquer documento
com produo anterior ao sculo XIX.
103- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, documentos que contenham
assinatura dos agentes e diretores das instituies pblicas.
104- (2005/ Cespe TRE/PA) Todos os documentos produzidos por uma instituio so considerados de
valor histrico aps um perodo superior a setenta anos de sua produo.
105- (2005/ Cespe PRG-DF) O prazo de guarda atribudo para os documentos da PRG/DF, finalizado o
trmite, de 5 anos, aps o qual esses documentos so descartados.
106- (2005/ Cespe FUNAG) Um dos critrios adotados pela comisso responsvel pela avaliao dos
documentos nos rgos pblicos descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos h
mais de 50 anos.
107- (2004/ Cespe TRT 10 regio) Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao
documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.
108- (2004/ Cespe FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo
corrente deve ser eliminado.
109- (2004/ Cespe MME/CPRM) O prazo mximo de reteno de documentos na fase corrente de seis
meses
101 102 103 104 105 106 107 108 109
E E E E E E E E E
Destinao Final dos Documentos
102- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, todo e qualquer documento
com produo anterior ao sculo XIX.
103- (2005/ Cespe TRE/MT) Sero preservados, em carter permanente, documentos que contenham
assinatura dos agentes e diretores das instituies pblicas.
105- (2005/ Cespe PRG-DF) O prazo de guarda atribudo para os documentos da PRG/DF, finalizado o
trmite, de 5 anos, aps o qual esses documentos so descartados.
Pgina 52
106- (2005/ Cespe FUNAG) Um dos critrios adotados pela comisso responsvel pela avaliao dos
documentos nos rgos pblicos descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos h
mais de 50 anos.
107- (2004/ Cespe TRT 10 regio) Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao
documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.
108- (2004/ Cespe FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo
corrente deve ser eliminado.
111- (2003/ Cespe MEC) Aps cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente
eliminados.
102 103 105 106 107 108 111

E E E E E E E
Tabela de Temporalidade de Documentos
Ex:
Cdigo Assunto Prazo de Guarda Destinao final
Corrente Intermediria
002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente
022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente
024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminao
024.2 Escala de Frias 7 anos - Eliminao
80- (2007/ Cespe UnB/TSE) O instrumento de destinao que determina prazos e condies de guarda
o (a)
(A) Plano de preservao
(B) Plano de classificao
(C) Listagem de eliminao
(D) Tabela de temporalidade
81- (2007/ Cespe UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O instrumento aprovado por autoridade competente que
regula a destinao final dos documentos o quadro de arranjo.
86- (2006/ Cespe MDS) A avaliao de documentos no fornece subsdios fixao de prazos para
92- (2005/ Cespe TRE-MA) Uma das funes da tabela de temporalidade indicar os prazos de
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria.
93- (2005/ Cespe PRG-DF) Tabela de temporalidade o documento que especfica os prazos de
permanncia dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio.
94- (2004/ Cespe FUB) O perodo de guarda dos documentos definido pelo arquivista, aps o
pronunciamento da chefia.
95- (2004/ Cespe FUNCAP/PA) A definio da guarda ou do descarte de documentos diversos
atribuio exclusiva da chefia.
Pgina 53
96- (2004/ Cespe Hemopa/PA) A tabela de temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida
somente pelo responsvel pela unidade.
97- (2004/ Cespe UnB/Pol. Federal) Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela
avaliao documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada.
98- (2004/ Cespe UnB/Pol. Federal) A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de
recursos humanos e de materiais.
99- (2004/ Cespe UnB/Pol. Federal) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de
recuperao da informao.
tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade
competente.
122- (2006/ Cespe TJPA) A eliminao de documentos de valor permanente permitida apenas quando
prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferncia para o arquivo
intermedirio.
123- (2006/ Cespe ANA) A avaliao de documentos gera a tabela de temporalidade, instrumento que
determina prazos e condies de guarda, segundo os quais podero ser realizados, ou no, a transferncia,
o recolhimento, o descarte ou a eliminao de documentos.
125- (2005/ Cespe MEC) A funo principal dos arquivos correntes possibilitar o descarte dos
documentos de valor secundrio.
80 81 86 92 93 94 95 96 97 98
D E E C C E E E C E
99 122 123 125
C E C E
Mtodo de Arquivamento
.
288- (2008/ Cespe SECAD-TO) O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de
documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.
289- (2008/ Cespe FUB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao
por assunto, dentro de um sistema numrico.
290- (2008/ Cespe FUB) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem
alfabtica devero seguir, obrigatoriamente, uma seqncia numrica.
291- (2005/ Cespe TRE/GO) O mtodo de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como
diferencial, o que facilita o arquivamento e a localizao de documentos.
292- (2004/ Cespe SGA-DF) O mtodo de arquivamento alfabtico considera o nome como elemento
principal.
293- (2004/ Esaf ANEEL) O mtodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para faciitar o
arquivamento e a localizao dos documentos.
288 289 290 291 292 293

C E E C C C
Pgina 54
Regras de Alfabetao
343- (2008/ Cespe MPE/RR) Na ordenao alfabtica de pastas de um arquivo por nomes de pessoas
fsicas consideram-se o ultimo sobrenome e depois o prenome.
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
344- (2008/ Cespe SEAD-UEPA) Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de
documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opo em que todas as propostas esto
adequadas a este tipo de arquivamento.
(A) Barbosa, Antonio Augusto
Cardoso, Pedro Henrique de Arajo
Ferreira, Joo Batista
Ferreira, Jos de Arimatia
Neto, Afonso de Almeida Costa
(B) Bernardes, Professor Carlos Augusto
Campos, Professor Diogo de Lima
Rangel, Coordenador Felipe Bernardes
Rangel, Professor Eduardo de Almeida
Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva
(C) Branco, Carlos Alberto Castelo
Carneiro, Patrcia de Souza
Oliveira, Fernando Afonso
Pereira, Maria Adelaide
Queiroz, Joo Carlos de Souza
(D) Brochado, Marcos Andr
Gonalves, Ricardo Andr de Assis
Ramalho, J. Pedro
Ramalho, Joo Batista
Silva, Pedro Antonio da
345- (2008/ Cespe TST) A seqncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao.
Alencastro, Marcelo Pereira d
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Pgina 55
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
Jnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto de Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
348- (2008/ Cespe MPE/AM Adaptada) Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de
arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no se
separam.
349- (2008/ Cespe MPE/AM Adaptada) No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando
aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabtica do prenome.
350- (2006/ Cespe DETRAN/PA) Joo Barbosa arquiva-se como Barbosa, Joo.
351-(2006/ Cespe Docas/PA) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao:

Arajo, Jos Alberto de
Castro, Diogo de Farias
Ferreira, Maria Aparecida
Lima, Paulo
Oliveira, Benedito Martins de
352- (2006/ Cespe DETRAN/PA) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como
Castelo Branco, Paulo.
353- (2006/ Cespe ANCINE) Considerando-se as regras de alfabetao, est incorreta a seqncia a
seguir:
- Junqueira, Antonio Carlos
- Negra, Marco Antonio Serra
- Neto, Carlos Jos de Arajo
- Souza, Jos Paulo de
354- (2006/ Cespe Docas/PA) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao:
Abreu, Paulo de (Ministro)
Barbosa, Jos Pedro
Barbosa, Maria Aparecida
Silva, Jos Ricardo da
Sobrinho, Ricardo Pereira
Pgina 56
355- (2006/ Cespe Docas/PA) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao:
Gonalves, Paulo de Abreu
Magalhes, Pedro Antonio de
So Tiago, Heitor de
Teles, Manoel de Souza
Villa-Lobos, Henrique
356- (2006/ Cespe INPI) Julgue as propostas de alfabetao apresentada nos itens a seguir.
I. Cabral, Pedro lvares
Colombo, Cristovo
Ferreira, J.
Ferreira, Jos
Neto, Afonso de Almeida
II. Almeida, Benedito de Souza
Almeida, Carolina de Assis
Castelo Branco, Jos Humberto
Gonalves, Hamilton
Lima, Augusto de Oliveira
III. Alencastro, Pedro Ferreira d
Barbosa, Pedro Paulo
Garcia, Jos Antonio Lima
Marins, Digo Cesar de Almeida
Tio, Carlos Alberto de So
IV. Carvalho, Maria Aparecida de
Fagundes, Vicente da Silva
Magalhes, Gilberto
Villa-Lobos, Heitor de Jesus
Ximenes, Paulo Barbosa
V. Campos, Professor Carlos Castro
Campos, Professor Diogo de Lima
Rangel, Coordenador Felipe Bernardes
Rangel, Professor Eduardo de Almeida
Reis, Professor Luiz Augusto da Silva
Esto corretos apenas os itens:
(A) I e III
(B) I e V
(C) II e III
(D) II e IV
Pgina 57
343 344 345 346 347 348 349 350 351 352
C D C E E C C C C C
353 354 355 356
C E C D
Mtodo Numrico: Simples, Cronolgico, Digito-terminal
OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal
Nmeros a serem organizados Mtodo Numrico Simples Mtodo Numrico

Digito-Terminal
34.758 7.666 03-47-58
254.786 34.758 00-76-66
915.698 254.786 25-47-86
7.666 477.998 91-56-98
477.998 915.698 47-79-98
Organizados em ordem crescente Ordenao feita a partir dos

dois ltimos dgitos
Organizados em ordem crescente
300- (2008/ Cespe MPE/RR) O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um numero de
uma letra a cada documento de pessoa fsica ou jurdica.
301- (2007/ FCC TRF 2 reg.) Uma instituio adota o mtodo dgito-terminal para classificar os
pronturios de seus servidores:
1) 001.299- Hilary Jenkinson
2) 032.699- Eugenio Casanova
3) 129.129- T.R. Schellenberg
4) 159.544- Luciana Duranti
5) 305.218- Angelika Menne-Hantz
6) 306.818- Bruno Delmas
7) 288.029- Paola Carucci
8) 246.344- Michel Duchein
A adequada ordenao de tais pronturios :
(A) 1, 2, 3, 4, 8, 5, 6, 7.
(B) 5, 6, 7, 3, 8, 4, 1, 2.
(C) 5, 6, 2, 1, 4, 8, 7, 3.
(D) 7, 2, 6, 8, 4, 1, 5, 3.
(E) 7, 2, 6, 8, 4, 5, 1, 3.
302- (2005/ Cespe PRG-DF) Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento.
303- (2005/ Cespe TRE/MT) O mtodo de arquivamento dgito-terminal apresenta como desvantagem a
lentido na recuperao da informao.
304- (2004/ Cespe SGA/DF) O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico
simples, cronolgico ou dgito-terminal.
Pgina 58
305- (2004/ Cespe SESPA/PA) A ordenao cronolgica no faz parte dos mtodos numricos de
arquivamento.
306- (2004/ Cespe STM) No mtodo numrico simples, a recuperao da informao obedecer ao
numero atribudo ao documento.
300 301 302 303 304 305 306

E B C E C E C
Mtodo Geogrfico
294- (2008/ Cespe MPE/RR) O mtodo geogrfico de arquivamento de documentos o mtodo

indicado quando o elemento a ser considerado em um documento a procedncia.
295- (2008/ Cespe DFTRANS) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a
procedncia, correta a seguinte ordenao.
MINAS GERAIS: Belo Horizonte/ Ouro Preto/ Uberlndia.
PARAN: Curitiba/ Londrina/ Paranagu.
296- (2004/ Cespe SGA/DF) O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento
como elemento principal.
297- (2005/ Cespe TRE/MT) Na adoo do mtodo de arquivamento geogrfico em que o elemento
diferenciador seja a unidade da federao, na seqncia so ordenadas as capitais, seguidas dos demais
municpios.
298- (2005/ Cespe TRT 16 regio) No mtodo geogrfico, quando se adota a ordenao geogrfica por
estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem
alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.
299- (2004/ Cespe SESPA/PA) O mtodo geogrfico de arquivamento tem como elemento principal a
procedncia ou local.
294 295 296 297 298 299
C C E C C C
Mtodo Ideogrfico Alfabtico ou Numrico
307- (2008/ Cespe FUB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separando-
se por assunto em ordem alfabtica. Neste caso, os documentos relativos a frias devem se localizar aps
dos documentos relativos a dirias e antes daqueles que tratam de transferncia.
308- (2005/ Cespe ANTAQ) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecem a uma rigorosa
ordem alfabtica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um titulo genrico.
309- (2004/ Cespe TRE/AL) No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento a ser
adotado para a recuperao da informao o assunto.
Pgina 59
310- (2005/ Cespe ANTAQ) Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele
possibilita a criao de uma infinidade de classes.
311- (2005/ Cespe TRE/MT) O mtodo de arquivamento duplex apresenta como desvantagem
definio de dez classes.
312- (2005/ Cespe TRE/MT) O mtodo de arquivamento numrico decimal possibilita a criao de mais
de 10 classes.
313- (2004/ Cespe Terracap) O mtodo decimal possibilita a expanso ilimitada de subdivises.
307 308 309 310 311 312 313

C E C C E E E
Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?
DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha
O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e

pela estrutura da instituio
A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios
327- (2008/ Cespe FUB) O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem
cronolgica, vedado o seqenciamento adicional pela ordem alfabtica.
328- (2008/ Cespe DFTRANS) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte
organizao do seu acervo.
PESSOAL
CEILNDIA: de Abrao at Fagundes/ de Gonalves at Lima/ de Miranda at Oliveira.
GAMA: de Abreu at Ferreira/ de Garcia at Maciel.
VECULOS
MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo principal de arquivamento utilizado foi o
mtodo por assunto, tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico e o alfabtico.
329- (2008/ Cespe DFTRANS) Quando a unidade de arquivo distribui os documentos recebidos para
guarda em seqncia alfanumrica, diz-se que, nesse caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou
classificao.
330- (2008/ Cespe MPE/AM) O mtodo de arquivamento determinado apenas pela espcie dos
documentos.
331- (2008/ Cespe MPE/TO) A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da
natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organizao qual a unidade de arquivo
est vinculada.
Pgina 60
332- (2006/ Cespe INPI) Arranjo o processo destinado a colocar ou distribuir os documentos de
arquivo em seqncia estabelecida pela organizao.
333- (2006/ Cespe CENSIPAN) Existem vrios mtodos que utilizam nmeros e so sempre mais
eficientes que os outros mtodos. Os principais so: o numrico simples, o numrico-cronolgico, o
variadex, o ideogrfico, o decimal e o dgito-terminal.
327 328 329 330 331 332 333
E C C E C C E
Organizao do Arquivo
8 Etapas: 4
Levantamento dos dados
Anlise dos dados coletados
Planejamento
Implantao e acompanhamento

358 - (2006/ Cespe Ancine) A organizao de arquvos ocorre em vrias fases. Na fase de planejamento,
feita a verficiao das normas, dos regulamentos, das polticas e da estrutura organizacional da
instituio.
359 - (2006/ Cespe TCE) A instalao de um arquivo requer a anlise dos seguintes aspectos:
localizao,iluminao, arejamento, higienizao, disposio e segurana.
360 - (2006/ Cespe Ancine) Os arquivos correntes podem ser sistematizados de maneira centralizada
ou descentralizada.
361 - (2005/ Cespe ANS) Na elaborao do plano de arquivo, deve ser definida a centralizao ou
descentralizao dos servios de arquivo nas fases corrente e intermediria.
358 359 360 361
E C C E
Gesto de Documentos
3 FASES bsicas:
PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO
271- (2007/ Cetro Confea) O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas a sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente denominado
(A) Arquivologia
(B) Gesto do conhecimento
(C) Gesto de documentos
(D) Gesto procedimental
(E) Gesto fsica documental
272- (2006/Cespe MI) Em termos de fase arquivstica, a gesto de documentos compreende a idade
corrente.
Pgina 61
273- (2006/ Cespe CLDF) Gesto de documentos o conjunto de medidas e rotinas relativas
aplicao de tcnicas e praticas arquivsticas para racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso
e avaliao de documentos de arquivo.
274- (2006/ Cespe CENSIPAN) Gesto de documentos o nome dado, de modo geral, ao conjunto de
medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos nas instituies.
275- (2005/ Cespe TRE/MT) A gesto de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da
fase corrente.
276- (2005/ Cespe funag) A gesto de documentos arquivisticos ocupa-se apenas dos documentos das
fases intermediaria e permanente.
277- (2005/ Cespe TRE/TO) Assinale a opo que apresenta as fases bsicas da gesto de documentos.
(A) Produo, avaliao e recolhimento
(B) Tramitao, avaliao e divulgao
(C) Produo, utilizao e destinao
(D) Tramitao, uso e divulgao
(E) Produo, valorao e controle
278- (2005/ Cespe IBAMA) Uma das fases bsicas da gesto de documentos a destinao.
279- (2004/ Cespe SGA Arquivista) Gesto de documentos um conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou a seu recolhimento para guarda permanente.
271 272 273 274 275 276 277 278 279

C E C C E E C C C
Protocolo
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao
207- (2007/ Cespe-UnB Pref. Rio Branco/AC) O protocolo uma atividade tpica da fase corrente.
208- (2007/ Cespe SEAD/FCPTN) De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos
dividem-se em correntes, intermedirios e permanentes. Ao arquivo corrente refere-se a atividade de
(A) Difuso
(B) Restaurao
Pgina 62
(C) Protocolo
(D) Inventrio
209- (2006/ Cespe MI) O protocolo, pela natureza, de responsabilidade dos arquivos intermedirios.
210- (2003/Cespe CNPq) A atividade de protocolo responsabilidade tpica do arquivo permanente.
211- (2008/ Cespe MPE/RR) O setor encarregado do recebimento, registro, distribuio e
movimentao de documentos em curso, alm da abertura de processos e expedio de documentos,
identificado como arquivo setorial.
212- (2008/ Cespe SECAD/TO) Recebimento, classificao, registro, movimentao, conservao e
preservao so rotinas de protocolo.
213- (2008/ Cespe FUB) Protocolo a denominao do processo pelo qual um arquivo corrente
encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva.
214- (2008/ Cespe INSS) Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados
permanentemente nos setores de protocolo.
215- (2008/ Cespe TST/ Anal. Jud.) A expedio, a tramitao e a distribuio de documentos so
atividades de protocolo.
216- (2008/ Cespe MPE/AM) Alm do setor de protocolo, todas as demais unidades de um rgo
pblico tm responsabilidade pela expedio de documentos.
217- (2007/ Cespe Pref. Mun. Vitria/ES) Nos rgos pblicos, o protocolo responsvel pelo registro,
pela expedio dos documentos e pela abertura de processos.
218- (2007/ Cespe Pref. Rio Branco/AC) As correspondncias (cartas, memorandos, ofcios) e os
processos devem ser registrados no protocolo antes de serem distribudos aos destinatrios.
219- (2007/ Cespe TSE) As atividades de protocolo incluem o recebimento da correspondncia, a
abertura de processo e a distribuio de documentos.
220- (2006/ Cespe MI) A expedio, o registro, a distribuio e a tramitao dos documentos so
atividades tpicas do protocolo.
221- (2005/ Cespe ANTAQ) Nas organizaes, os servios de protocolo devem ser os responsveis pelo
controle do trmite de documentos.
222- (2005/ Cespe PRG-DF) de competncia do setor de protocolo o emprstimo de documentos.
223- (2004/ Cespe STJ) A principal funo de um setor de protocolo deve ser o emprstimo de
documentos.
207 208 209 210 211 212 213 214 215 216
C C E E E E E E C E
217 218 219 220 221 222 223
C C C C C E E
Procedimentos administrativos em relao a processo
540 - (2008/Fundac-PB-Cespe-UnB) A correspondncia externa aquela trocada entre rgos de uma

mesma instituio
Pgina 63
542 - (2008/Hemobras-Cespe-UnB ) Se uma correspondncia oficial encaminhada para um destinatrio

que no mais ocupa o cargo, ela dever ser devolvida ao remetente com justificativa da sua devoluo
544- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) Se, de determinado processo,foi necessria a retirada de folhas, isto ,
desapensao, nesse caso, as peas dos autos tero nova numerao de folhas.
545- (2008/Hemobras-Cespe-UnB) O processo autuado pelo protocolo ou por unidade protocolizadora,
mas a numerao de documentos includos posteriormente devero ser numeradas e rubricadas pelo
responsvel pela incluso.
550 (2008/ME-Cespe-UnB) Desmembramento o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender
as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio lega, devolvido ao rgo de origem a
fim de que sejam corrigidas ou sanadas falhas apontadas.
540 542 544 545 550

E E E C E
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Arquivologia e Exercícios

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ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS

MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA

Cargo: ASSISTENTE TCNICO-ADMINISTRATIVO (CDIGO 102)

Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista

Braslia, Agosto de 2009

Arquivologia para concursos

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1 Arquivo: Conceito

Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos

INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Conjunto de documentos = ACERVO

Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so

1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo

Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis

Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a

1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS

Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela

O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que

Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados)

A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar

1.4 Classificao dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a):

1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos,

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento,

Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado

1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente

Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais

O Arquivo Intermedirio tambm pode ser

DICA LEGAL: Arquivo Corrente

a fase em que os documentos so criados;

DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio

a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so

DICA LEGAL: Arquivo Permanente

a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e

DICA LEGAL: Arquivo Permanente

Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS podero ser eliminados

1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais

Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores que utilizam os

No confundir Arquivo Central com Fase

No confundir Arquivo Central com Fase

DICA LEGAL: Arquivo Setorial

um Arquivo descentralizado Cada setor de

DICA LEGAL: Arquivo Central

um Arquivo Centralizado, recebem os

1.5 Classificao dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao

DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais

Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.:

DICA LEGAL: Documentos iconogrficos

Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica.

DICA LEGAL: Documentos sonoros

Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio.

DICA LEGAL: Documentos filmogrficos

Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento

DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais

Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de

DICA LEGAL: Documentos cartogrficos

Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior.

DICA LEGAL: Documentos microgrficos