Protocolo

Apostila do sistema
Sumrio

Objetivo.............................................................................................................................3
WPHD Alterdata Pack....................................................................................................3
Cadastro > Informaes do contator ............................................................................3
Scio..............................................................................................................................4
Empresa..........................................................................................................................4
Vinculo do scio............................................................................................................5
Protocolo Aba Cadastro..................................................................................................6
Empresa..........................................................................................................................6
Documentos...................................................................................................................7
Portadores e Receptores.................................................................................................9
Protocolo Movimentos.................................................................................................10
Aba Dados Gerais........................................................................................................11
Protocolo Protocolo......................................................................................................13
Imprimir.......................................................................................................................13
Reimprimir...................................................................................................................14
Cancelar.......................................................................................................................15
Protocolo Avulso..........................................................................................................15
Lanamento em Grupo ................................................................................................17
Relatrio.......................................................................................................................18
Protocolo Manuteno..................................................................................................19
Auditoria......................................................................................................................19
Excluir em Grupo.........................................................................................................19
Base de dados...............................................................................................................20
Configuraes/ Opes................................................................................................20

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Objetivo

O Sistema Protocolo foi criado para garantir uma maior organizao e eficincia com
relao ao controle do fluxo de documentos entre o escritrio e os seus clientes, pois cada
vez que um documento sai do escritrio, o sistema registra quem o pegou e quem o
entregou.

Sero emitidos pelo sistema pequenos protocolos informando o que saiu e o que entrou.
Alm disso, o Protocolo acompanha quais documentos ainda no foram devolvidos.

WPHD Alterdata Pack

Cadastro > Informaes do contator

Este cadastro dever ser preenchido com os dados do contabilista ou do administrador

responsvel. No caso de um escritrio de contabilidade, devem ser informados os dados do
escritrio e no caso do sistema ser adquirido por uma empresa, devem ser informados os
dados da empresa principal, mas importante informar os dados do responsvel pela
empresa/escritrio nos campos Responsvel e CPF do Responsvel.

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Scio
O sistema possui um cadastro nico com o nome de todos os scios pertencentes s
empresas gerenciadas pelo sistema. Isto possibilita que um scio seja vinculado a mais
de uma empresa, sem a necessidade de cadastr-lo mais de uma vez.

Empresa
Como podemos observar abaixo temos a primeira aba, Bsico, temos a opo de
Importa dados da Receita Federal acessando esta opo o sistema buscar o cadastro
bsico da empresa na Receita Federal, (Necessrio conexo com a internet) as
informaes tambm podero ser colocadas manualmente.

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Temos a opo Empresa desativada, estando marcada, como o prprio nome indica,
esta empresa no estar mais ativa para efetuar nenhuma movimentao ou
processamento, e seus dados sero mantidos para futuras consultas.

Nesta segunda aba Complementar, iremos informar dados mais especficos da

empresa, como por exemplo a Natureza Jurdica, CNAE, inicio das atividades, etc. Vale
a pena ressaltar que estas informaes so gerais, ou seja, sero utilizados por todos os
sistemas.

Vinculo do scio
Ainda no cadastro da empresa, ser necessrio vincular os scios na empresa, para isso,
primeiramente precisamos efetuar o cadastro dos scios, em seguida poderemos
vincular o scio empresa.

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Nesta vinculao importante verificarmos os campos Administrador e Responsvel
pelo CNPJ pois o scio que estiver com essas opes marcadas ser levado como
responsvel para assinar os relatrios legais.

Outros campos importantes so o Valor Pr-labore e Indexador, pois atravs do

preenchimento destes campos, que o sistema ir calcular o Pr-Labore, multiplicando
as informaes dos campos para encontrar o valor do salrio do Scio.

Protocolo Aba Cadastro

Empresa
Nesta tela, o usurio do sistema ir realizar o controle das empresas disponveis para o
sistema Protocolo. O sistema possibilitar a incluso ou alterao destes dados atravs
dos seguintes campos:

Cdigo - Informe neste campo o cdigo que a empresa que est sendo editada neste
momento possui dentro do sistema Wphd Alterdata Pack.

Nome - Neste campo ser informado o nome vinculado a esta empresa dentro de seu
cadastro no Wphd Alterdata Pack.

Endereo para cobranas - Caso o endereo para cobranas desta empresa seja diferente
do cadastro do endereo feito no PHD Alterdata Pack, dever ser informado neste
campos o endereo. O Sistema aceita mais de um endereo.

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Complemento - Os dados referentes : CNPJ, Inscrio Estadual e Inscrio Municipal,
viro automtico do PHD.

E-Mails dos usurios que devem receber os relatrios - Neste campo poder ser
informado os e-mails dos usurios que recebero os relatrios desta empresa.

Portador Informe o Nome da pessoa responsvel pelos documentos dessa empresa.

Aps informar corretamente as informaes solicitadas nos campos acima, o usurio do

sistema poder clicar sobre o boto "Gravar" para gravar estas informaes dentro do
sistema. Clicando sobre o boto "Cancelar", as informaes inseridas at este momento
sero canceladas e a tela de cadastramento de empresas ser finalizada.

Documentos
Neste mdulo dever ser cadastrado os tipos de documentos das empresas que sero
arquivados e dos quais devero ser emitidos os recibos de protocolo, tais como contratos
sociais, alteraes contratuais, declaraes de Imposto de Renda, cartes de inscrio
estadual, entre outros.

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Novo Clicado na folha em branco o sistema apresentar um cdigo a ser utilizado,
dando sequncia para os prximos. E dever ser informado a descrio do documento
a ser cadastrado.

Permite complemento para este tipo de documento - No momento da movimentao de

entrada ou sada de documentos, ser habilitado um campo para que o usurio informe
algum tipo de complemento para o documento.

Setores

Neste mdulo sero cadastrados os setores do escritrio ou da empresa, nos quais sero
arquivados os documentos. Estes dados sero utilizados na sub-aba movimentos para
documentos com emisso de protocolos.

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Locais de Arquivamento

Neste mdulo sero cadastrados os locais onde sero arquivados os documentos

cadastrados no sistema, tornando possvel localiz-los rapidamente.

Portadores e Receptores
Sero cadastrados os nomes das pessoas responsveis pela tarefa de receber e entregar
os documentos das empresas. No momento do cadastro de um documento no sistema,
para a impresso do protocolo, ser apresentado um campo para ser informado o nome
do portador ou receptor do documento.

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Protocolo Movimentos

Este tela ser utilizada para que o usurio verifique todos os lanamentos e/ou
cobranas vinculadas a empresa, sendo estes o cadastramento dos dados necessrios ao
funcionamento do sistema. Sero movimentados os diversos tipos de documentos da
empresa que, normalmente ficam sob a guarda do escritrio e, tambm, os documentos
gerados pelo escritrio, que podero ser requisitados pela empresa para utilizao e
devoluo ao escritrio.

Inicialmente, ser informado os seguintes campos para que seja efetuado a consulta ou
cadastro dos protocolos:

Empresa

Datas

Filtra por

Tipo

Situao

Apos informa esses dados poder ser executado o Filtro, para a consulta.

Novo: Clicando sobe o boto Novo ser apresentado a tela de cadastro.

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Aba Dados Gerais

Cdigo: Empresa que receber os lanamentos de protocolo.

Endereo de Entrega : Poder ser selecionado o endereo especifico para a cobrana,

desde que o mesmo tenha sido cadastrado na aba cadastro empresa.

Data do lanamento: O sistema trar esta esse campo preenchido com a data corrente,
poder ser alterado.

Tipo: Dever informa se o protocolo que est sendo criado de entrada ou sada do
escritrio ou empresa contbil.

Documento: Dever ser vinculado o Documento que est entrando ou saindo da

empresa, o cadastro foi realizado na aba cadastro >> Documentos, porm o cliente pode
cadastra diretamente nesta tela informando um cdigo disponvel e o sistema
questionar se ele deseja cadastra naquele momento.

Vencimento: Dever ser informado o vencimento do documento em questo.

Devoluo at: Dever se informado qual ser a data mxima para devoluo do
documento. Esta informao importante para a consulta dos documentos com data de
devoluo vencida.

Valor: Caso o documentos seja uma cobrana, guia e entre outros poder ser informado
o valor desse documento.

Complemento: Essa opo s habilitar se no cadastro do documento foi marcado a

opo de Permite complemento para este tipo de documento desta forma no
lanamento do protocolo poder ser mais especifico.

Observao: Poder ser informado comentrios ou detalhes desse documento.

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Portador: Informe o nome do portador que entregou o documento na empresa.

Receptor: Informe o nome do receptor que recebeu o do portador na empresa.

Setor: Dever ser informado o setor da empresa em que o documento foi arquivado.

Local de Arquivamento: Informe o local especifico dentro da empresa ou escritrio

contbil onde o documento ser guardado.

Aba Devoluo

Nesta aba dever ser informado os dados referente a devoluo do documento para a
empresa contbil.

Devolvido por: Informe o nome da pessoa que devolveu o documento para a empresa
contbil.

Devolvido em: Informe a data que a pessoa devolveu o documento.

Data do pagamento: Caso o documento seja um guia ou boleto, dever ser informado a
data de pagamento.

Valor da multa: Em caso de atraso, dever ser informado o valor referente a Multa,
caso haja .

Valor de Juros: Em caso de atraso, dever ser informado o valor referente a Juros, caso
haja .

Valor pago: Total pago com o valor do documento, mais a multa e juros.

Ainda na tela de movimentos temos na parte inferior direita a opo de legendas onde o
sistema apresentar o status para cada cor de documentos lanados.

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Protocolo Protocolo

Imprimir

Este mdulo ser utilizado para efetuarmos a impresso dos recibos de protocolo
referentes aos documentos lanados no sistema. Antes, porm, o usurio dever verificar
a configurao do arquivo de leiaute com o modelo do recibo a ser impresso, no mdulo
Configuraes/Opes > Aba Leiaute.

Perodo : Informe o perodo para a elaborao e impresso do protocolo.

Recibos: Recibos Sero apresentados o nmero do ltimo recibo impresso e do

prximo recibo a ser impresso pelo sistema.

Tipo: O Tipo possibilita a impresso somente dos documentos que esto marcados,
desmarcados ou para todos os documentos.

Movimentao: Na movimentao ser efetuada a impresso somente para os

lanamentos de entrada, sada ou para todos os lanamentos.

Obs: O Sistema s dar sequncia ao nmero de protocolo se o mesmo for impresso ou

salvo.

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Reimprimir

Este mdulo Permite que seja feito a impresso de um determinado Recibo j impresso
anteriormente.

Nr Recibo Inicial / Final : Selecione o nmero do primeiro e o ltimo recibo que deve
ser reimpresso, de acordo com a sequncia numrica dos cdigos.

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Cancelar

Este mdulo utilizado para cancelar os recibos j impressos pelo sistema. Assim os
recibos podero ser emitidos novamente, j que foi feito o cancelamento da impresso
que havia sido feita.

Protocolo Avulso

Neste modulo, o usurio poder fornecer os dados dos recibos de protocolos avulsos,
onde far o registro para clientes que no esto cadastrados no sistema PHD Alterdata
Pack, esse registro ficar cadastrado apenas no sistema Protocolo.

Aba Bsico - Dever ser informado os dados do cliente avulso, preenchendo os

seguintes campos.

Nmero do Recibo: Ser informado pelo cliente.

Data: Quando o lanamento est ocorrendo;

Hora: O momento em que este lanamento est ocorrendo;

Devoluo: Data prevista para a devoluo do recibo;

Devolvido: Data da devoluo do recibo;

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 Tipo de lanamento que est sendo realizado;

Nome do Cliente;

Endereo completo;

Nmero de telefone;

CNPJ/ CPF;

Inscrio Municipal e Estadual.

Aba complementar - Nesta tela, o usurio do sistema ir complementar as informaes

necessrias para o cadastramento do recibo de protocolo avulso. Isto poder ser feito
atravs dos seguintes campos:

Portador; Dever ser informa o cdigo do portador deste documento.

Receptor; Nome da pessoa que recebeu este documento,

Local de Arquivamento: Local de arquivamento deste documento.

Setor: Setor que est vinculado este documento.

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Lanamento em Grupo

Este mdulo faz o lanamento de um ou mais documentos simultaneamente para

determinadas empresas. Desta forma otimiza o tempo de lanamentos para vrios
documentos e vrias empresas.

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Relatrio

Neste mdulo ser emitido o relatrio dos documentos ou protocolos de acordo com a
necessidade do contador. Poder ser feito um filtro, selecionando informaes
especficas para a visualizao ou consulta de um determinado documento ou empresa.

Relatrio gerado:

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Protocolo Manuteno

Auditoria

Atravs deste mdulo o usurio ter acesso aos histricos de alteraes, incluses,
excluses dos dados do sistema, entre outras informaes. Ter a informao de qual
usurio modificou a base, a mquina que foi utilizada, o horrio e o usurio do sistema.

Excluir em Grupo

Este mdulo permite ao usurio efetuar uma excluso aglutinada dos lanamentos de
protocolos ou documentos para as empresas selecionadas permitindo a seleo de
alguns filtros para excluso.

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Base de dados

Problemas podem acontecer como queda de energia, congelamento de mquinas,

travamento da rede e etc, que podem causar problemas base de dados. Se o problema
no for grave conseguimos resolver pela instalao da base de dados, quando clicamos
na opo ela ir reindexar as tabelas ajustando seus arquivos.

Configuraes/ Opes

Acessando o cone do protocolo na parte superior da tela.

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Aba Configuraes - Neste mdulo o usurio poder configurar os algumas opes para
os Recibos a serem impressos pelo sistema, de acordo com as suas necessidades.

Vias Recibo: Quantidades dos recibos de protocolo que devero ser impressos.

Nmero de Itens por Recibo: Em quantos itens dever ser dividido o recibo.

Nr. ltimo Recibo: Nmero do ltimo recibo impresso. Este nmero ser implementado
automaticamente pelo sistema, a cada impresso assim como o nmero do prximo
recibo de protocolo a ser impresso. Este nmero ser implementado automaticamente.

Dias p/ Devoluo : Selecione o nmero de dias que o sistema dever considerar para
que os documentos sejam devolvidos ao escritrio. A partir desta data poder ser
cobrada a devoluo utilizando a opo "No Cliente" ou o prprio sistema se
encarregar de avisar ao cliente que a data para a devoluo j est expirada.

Aba Layout - Neste mdulo sero configuradas as preferncias de utilizao do recibo

de protocolo, quanto ao layout para impresso do mesmo. Devero ser configurado os
seguintes recibos.

Nome do arquivo para impresso do recibo de entrada por empresa

Nome do arquivo para impresso do recibo de sada por empresa

Nome do arquivo para impresso do recibo de entrada por documento

Nome do arquivo para impresso do recibo de sada por documento

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