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Guia bsico do

captador de PATROCNIOS
PARA EVENTOS
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SUMR IO
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1. Introduo Pg. 5

2. Tipos de patrocnio Pg. 8

3. Mini dicionrio da captao de recursos Pg. 14

4. Leis de incentivo Pg. 21

5. Planejamento Pg. 26

6. Prestao de contas Pg. 30

7. Concluso Pg. 34

8. Sobre a Sympla Pg. 35

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c ap tu lo 1

Introduo
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O que vem pela frente?

Como funciona a Lei Rouanet? O que so direitos de nomenclaturas? Como a lgica por trs do
patrocnio hbrido?

Neste livro, apresentaremos todo o contedo bsico para voc. Abordaremos todos os pontos
essenciais sobre uma das etapas mais temidas pelo produtor: a captao de patrocnio para seu
projeto.

No importa se o seu evento um congresso para dermatologistas ou um festival internacional

de cinema, se voc pretende se tornar um captador de recursos de sucesso recomendado voc
adquirir segurana e um bom primeiro passo conhecer os principais termos do mercado.

O universo visto pelos patrocinadores cheio de oportunidades e a sua deve sempre ser a mais
atraente. No desperdice-as por desconhecimento ou despreparo. Portanto, pesquise e conhea
cada possvel patrocinador assim como deve conhecer seu projeto.
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Para que tenha os melhores resultados preciso investir no seu conhecimento. Neste material
abordaremos todos os pontos essenciais sobre uma das etapas mais temidas pelo produtor: a cap-
tao de recursos para seu projeto.

comum que organizadores, ainda sem muita experincia neste tipo de evento, ou ainda aqueles
que no encontram informaes plausveis e de fontes confiveis, fiquem um pouco apreensivos
na hora de definir um projeto e entrar em contato com os patrocinadores. Porm, isso no precisa
fazer parte da sua rotina. Angariar os recursos necessrios requer sua dedicao e o uso de tcni-
cas e informaes especficas. No mais, preciso acreditar no seu projeto, na sua equipe e no seu
potencial e ir em frente!

Como disse Sun Tzu, antigo general chins: As oportunidades multiplicam-se medida que so
agarradas. assim que cada organizador deve enxergar os patrocinadores: oportunidades, alis,
benefcios reais para todos os envolvidos.

Que tal conhecer tudo sobre a captao de patrocnios para congressos e seminrios para agarrar
as melhores oportunidades e fazer um evento de sucesso? Veja-as agora e tenha os melhores pa-
trocinadores e excelentes eventos aplicando estes conhecimentos na prtica diria!
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Tipos de patrocnio
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Antes de sentar na sala de reunio

Antes de se aventurar a fazer cartas e projetos de propostas, pense um pouco de forma mercadolgica.
O que isso? Nada mais do que se colocar no papel de empresrio e possvel patrocinador e o que voc
gostaria ou precisaria para melhorar a sua empresa.

Ti pos d e pa troc nio

Para elaborar uma proposta de patrocnio irresistvel, preciso estar atento ao tipo de argumentao
que ir utilizar. Normalmente uma empresa, quando tm a inteno de investir em um evento, o faz
pensando nos trs principais tipos de patrocnio disponveis: o Institucional, o promocional, ou hbrido.
sempre bom conhecer bem as 3 modalidades e adaptar seu discurso conforme a poltica de patrocnio
da empresa que ir abordar.

Leia sobre poltica de patrocnio

no captulo seguinte
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Patrocnio Institucional: utilizado por instituies que buscam fortalecer a sua prpria imagem ou da
sua marca atravs da associao a um acontecimento ou causa (cultural, social, desportiva). A visibili-
dade, neste caso, vem atravs de seu posicionamento.

Quer um exemplo prtico? A Petrobras, por ser

uma empresa no ramo do petrleo (objeto de
debates) h muitos anos se fortaleceu como
patrocinadora/mantenedora de muitos even-
tos, grupos e aparelhos culturais, melhorando
sua imagem perante a sociedade como uma
empresa preocupada com a cultura do pas.
Da mesma forma, uma empresa interessada
em fomentar os assuntos em pauta em seus
congressos e seminrios pode ser uma patro-
cinadora da ocasio.
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Patrocnio Promocional: utilizado por instituies que desejam, atravs dos eventos, promover seus
produtos e servios, a fim de obter ganhos comerciais. Mais importante do que gerar visibilidade, portan-
to, alavancar vendas.

H vrias formas desse patrocnio acontecer. A

Volkswagen, por exemplo, em 2013, criou uma
edio especial do modelo Fox, o Fox Rock in Rio.
O objetivo, ao se associar com um dos maiores
festivais de msica da atualidade, foi justamente
utilizar sua fama para aumentar a venda do carro.
O sucesso parece ter rendido resultados, pois a
montadora reeditou a srie em 2014.
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Patrocnio Hbrido: tambm conhecido como Misto, j que mistura caractersticas dos dois tipos ante-
riores. Nesta modalidade, o patrocinador ter como meta tanto a visibilidade atravs de seu posiciona-
mento, quanto o ganho financeiro por meio de aumento das vendas. Quer ver como isso acontece?

A Coca-Cola foi patrocinadora oficial da Copa do

Mundo de 2014. No Brasil, criou um brinde colecionvel:
chaveiros de garrafa, com desenhos de bandeiras es-
tilizadas das diversas selees. Assim, ela busca um
aumento de vendas, principalmente entre crianas e
jovens. Para os mais velhos, a estratgia muda: a empre-
sa criou a campanha a Copa de todos, fortalecendo
os ideais de globalizao e unificao. Tambm ganha
pontos entre os mais velhos por promover o esporte.
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Agora que voc j sabe os tipos de patrocnio que as empresas podem oferecer, hora de conhecer
como o produtor pode usufruir deles:

#DicaSympla: Poltica de patrocnio

Uma das coisas mais importantes para um bom captador de
recursos se preparar antes de abordar um possvel patro-
cinador. A melhor maneira de se preparar ler de de cabo
a rabo a poltica de patrocnio da empresa em questo. Ela
nada mais do que a diretriz usada para decidir quais pro-
jetos sero apoiados ou no.

Desta maneira voc pode ajustar seu argumento e projeto

de acordo com o tipo de projeto apoiado pela empresa ou
sequer abordar, caso perceber que no h semelhana al-
guma entre seu projeto e a poltica de patrocnio da empre-
sa, o que aumenta (e muito!) sua produtividade.
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Mini dicionrio da
captao de recursos
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a. Direito de Nomenclatura (Naming Rights)

O Direito de Nomenclatura (em ingls, Naming Rights) quando a empresa adquire o direito de colocar
como nome do seu evento ou estabelecimento, o nome da empresa patrocinadora. comum principal-
mente quando instituies assumem os custos e/ou a administrao de estabelecimentos comerciais,
como o caso do Theatro NET Rio, Credicard Hall, ou tornam-se patrocinadores nicos de um evento tal
como na Copa Santander Libertadores, no Caixa Stock Car e at o j citado Fox Rock in Rio.

Nesse caso, os dois lados se beneficiam! A empresa patrocinadora ganha em visibilidade para marca, com
participao nos lucros e a associao positiva de seu nome frente ao pblico-alvo. O local ou evento que
recebe esse tipo de patrocnio recebe no s o dinheiro, mas tambm a associao com uma marca j
conhecida e apreciada pelas pessoas.

Este tipo de patrocnio muito comum no universo dos esportes e espaos culturais.
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b. Patrocinador (Sponsor)

O Patrocinador a pessoa fsica ou jurdica que assume a responsabilidade

financeira sobre um projeto. Na maior parte das vezes, ele tem o retorno
de seu investimento definido pelos tipos de patrocnio (vistos no captulo
anterior), que buscam alavancar a imagem ou arrecadar maiores lucros.

No Brasil, existem leis federais, estaduais e municipais de incentivo cultural,

que oferecem abatimento de parte do Imposto de Renda, das Contribuies
Federais, Estaduais e/ou Municipais para quem est envolvido com proje-
tos culturais que a gente vai explicar com detalhes mais pra frente.

O nome patrocinador pela definio dado empresa que arca com

100% ou parte majoritria da responsabilidade financeira de determinado
projeto.
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c. Co-Patrocinador (Co-Sponsor)

Muitas vezes, a fim de viabilizar um projeto com maior facilidade, o produtor pode optar por dividir as
cotas de patrocnio em valores menores, para aumentar a atrao de empresas que nem sempre dis-
ponibilizam de verba para assumirem sozinhas o valor do investimento majoritrio ou total. Neste caso, os
detentores destas cotas sero os co-patrocinadores do evento. Voc pode ter conseguido, por exemplo,
com uma nica empresa a captao de 70% do valor (Patrocinador) e ou 30% restantes dividiu em duas
cotas iguais (15% cada), para captao de dois co-Patrocinadores.
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d. Patrocnio de Mdia ou Apoio de Mdia (Media Sponsor)

O apoio funciona como suporte para realizao do evento

atravs de oferecimento de servios ao invs de dinheiro.
Neste caso o importante procurar empresas que tenham
alguma participao no evento (limpeza, infra-estrutura,
mdia, segurana) e estudar com elas a possibilidade de uma

100% parceria.

Algo muito legal que pode ser feito, por exemplo, obter
o servio de segurana gratuito oferecendo para eles a sua
sala de reunies para um treinamento de equipe ou fazendo
indicaes.

Em alguns casos de apoios institucionais, o contrato para a utilizao de uma marca de valor
reconhecido (ONU, UNESCO, universidades pblicas so fortes exemplos em congressos e
seminrios, por exemplo), e isto proporciona maior credibilidade ao seu evento perante outros patroci-
nadores, participantes e pblico em geral. Esses apoios institucionais muitas vezes podem atrair outros
patrocinadores que buscam ligar a sua marca a valores, instituies e eventos de prestgio.
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e. Apoio (Support)

A grande maioria dos projetos conta com uma visto-

sa verba de mdia, que pode consistir no item mais
caro do oramento, para atrair o pblico e ganhar
ainda mais visibilidade. Uma alternativa interessante para
usar estes servios, atravs da obteno de patroc-
nio ou apoio de empresas de comunicao, tais como
TV, rdio, internet, bem como revistas especficas que
tenham relao com o perfil do evento para a divulgao.

O retorno para o organizador pode ser em chamadas, promoes, insero de logo, venda antecipada
para clientes, distribuio de brindes exclusivos. Funciona como qualquer outro patrocnio, mas o seu
foco ser na obteno de pblico de forma direta.

Lembrando que aqui tambm vale as consideraes sobre patrocnio hbrido, promocional ou insti-
tucional. s vezes o pessoal esquece que a mdia tambm possui objetivos concretos com eventos. :)
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#DicaSympla: O prximo passo

Uma das coisas mais difceis decidir sobre o que priorizar. Por
onde comeo?

possvel pensar diferentes estratgias para quais empresas voc

ir abordar primeiro. No geral uma dica interessante primeiro
procurar primeiro patrocnios, parcerias ou apoios que te ajudem
institucionalmente. Mesmo que o ajude pouco financeiramente.
Chegar em uma grande empresa dizendo que alguma instituio
ou empresa muito reconhecida est junto com voc em determi-
nado projeto aumenta (e muito!) as suas chances.
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Leis de Incentivo
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E se voc pudesse receber mais e o

patrocinador pagar menos?

Para que o organizador possa conseguir patrocnios no somente atravs de empresas ou pessoas fsi-
cas, h maneiras prticas de fazer isso. Atravs das leis de incentivo tambm possvel captar recursos,
porm geralmente gasta-se mais tempo at a liberao da verba. Confira as leis de incentivo a seguir:

a. Lei Rouanet

A Lei Rouanet, tambm conhecida como Lei Federal de Incentivo Cultura, n. 8313, de 23 de dezembro
de 1991, um dispositivo criado pelo governo para promover, proteger e valorizar as expresses cul-
turais nacionais. O nome uma homenagem a Srgio Paulo Rouanet, que era Ministro da Cultura quan-
do a lei foi promulgada.

A Rouanet funciona como um incentivo financeiro oferecido a pessoas jurdicas e fsicas, que atravs do
patrocnio a projetos culturais podero abater uma porcentagem do Imposto de Renda (IR) devido (4%
para empresas e 6% para cidados, podendo subir at 8% em casos especiais).
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A inscrio de um projeto pode ser feita por:

Pessoas fsicas com atuao na rea cultural: artistas, produtores, tcnicos da rea cultural, dentre
outros;
Pessoas jurdicas pblicas de natureza cultural de administrao indireta: autarquias, fundaes;
Pessoas jurdicas privadas de natureza cultural, com ou sem fins lucrativos: ONGs, fundaes, empre-
sas, cooperativas, organizaes e afins).

Todo tipo de expresso cultural pode ser inscrita, como cinema, dana, congressos e seminrios relacio-
nados cultura, teatro.

Os interessados devem se cadastrar no sistema e preencher os formulrios no site do SalicWeb. O pero-

do para apresentao de propostas de 1 de fevereiro a 30 de novembro de cada ano e com prazo
para incio superior a 90 dias. necessrio enviar uma material com todas as informaes a respeito do
projeto, como objetivos, oramento, aes a serem tomadas. Isto para que ele possa ser analisado com
detalhas, e facilitar a sua aprovao ou no.
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b. Leis Estaduais

Conforme mencionamos anteriormente, alm dos benefcios federais, os Estados da Federao tam-
bm possuem dispositivos legais para ajudar na captao de recursos para projetos culturais, atravs do
abatimento/iseno de taxas estaduais daqueles que se dispem a patrocinarem.

No caso o imposto abatido no ICMS das empresas e sugerimos voc pesquisar os percentuais e
detalhes referentes ao estado que inscrever. Variam muito de local pra local.

O site oficial do Ministrio da Cultura disponibiliza em seu site um estudo sobre essas leis, que pode ser
baixado aqui. Algumas ainda esto em estgio embrionrio, enquanto outras podem ser usadas sem
medo pelo produtor. Caso ainda tenha alguma dvida, procure a Secretaria de Cultura de seu estado e
informe-se.

Ateno: Empresas de servios no

pagam ICMS e no podero apoiar
seu projeto por meio deste incen-
tivo. Portanto se voc possui um
projeto aprovado em leis estaduais,
procure empresas que produzem
bens de consumo.
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#DicaSympla: Planilhas

Faa uma proposta detalhada para que o seu projeto seja aprovado sem muitas pendncias.

A gente separou duas planilhas necessrias no processo pra voc fazer o download gratuito
caso queira agilizar a inscrio de seu projeto.

Planilha de cronograma Planilha de oramento

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Planejamento
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O que no pode faltar

a. Oramento

O oramento do seu evento pode ser entendido como o plano financeiro estratgico para a sua viabili-
zao. Neles esto listados todos os custos de pr-produo, produo, ps-produo, administrao,
comunicao e impostos e taxas. A Lei Rouanet, por exemplo, bem como grande parte dos dispositivos
estaduais, possuem planilhas especficas para faz-los.

Ateno: O objetivo deste item dar ao produtor uma

medida dos passos para se alcanar o sucesso, alm
de convencer o patrocinador da viabilidade do evento,
bem como demonstrar os retornos a serem consegui-
dos. Portanto, muita ateno na sua elaborao. Nada
de chutar valores, pois justificar uma alterao, depois
infinitamente mais complexo. Pesquise, compare e ar-
quive todas as cotaes.
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b. Contrato de patrocnio

Contrato um vnculo resguardado pela segurana jurdica, em seu equilbrio social. No Brasil, clusulas
consideradas abusivas ou fraudulentas podem ser invalidadas pelo juiz, sem que o documento inteiro
seja invalidado. Portanto, cuidado na hora de elaborar e de assinar um contrato.

Esta a forma mais simples e clara, aos olhos da lei, de saber quais so as tarefas e deveres de cada uma
das partes: o que o patrocinador e patrocinado devem fazer para a efetivao da parceria. um instru-
mento imprescindvel para que as relaes entre produtor e patrocinador sigam sem conflitos e deve
garantir a transparncia e justia para ambos os lados.

Ao elaborar o contrato, defina cada mul-

ta, cada pena de descumprimento, cada
bonificao, valores de patrocnio, retor-
no, obrigaes de cada parte na parceria e
demais pontos relevantes. Valide isso jun-
to ao patrocinador e demais testemunhas
(pessoas da sua equipe e da dele), depois
registre oficialmente o documento.
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No faa contratos informais ou verbais apenas para demonstrar confiana. Um contrato feito sob a
guarda jurdica garante o benefcio para todos os envolvidos. Portanto, o organizador deve sempre ter
em mente que todo documento jurdico, antes de ser assinado, deve passar pelas mos de um advogado
para conferncia dos dados e ter registro em cartrio.

A gente recomenda ter um pr contrato antes mesmo de comear a captar.

#DicaSympla: Equipe!

As vezes acontece de voc ter um evento cap-

tado e ento perceber que ainda no possui as
pessoas certas pra conduzir o projeto. Encontrar
uma equipe competente e preparada exige um
grande esforo. Sempre bom conversar previa-
mente pelo menos com as peas chave da sua
produo pra ganhar tempo mais pra frente.
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Prestao de contas
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Transparncia sempre vai bem! :)

Aps a realizao de seu evento, chegado o momento de mostrar
os resultados a todos os envolvidos, incluindo patrocinadores, ex-
plicando como foram empregados os recursos obtidos e qual o
balano final. muito importante para eles saberem se o investi-
mento feito foi promissor, no sentido de aumentar sua visibilidade/
vendas, dependendo do tipo de patrocnio fechado, como vimos no 75%
incio deste material.

A prestao de contas feita normalmente na finalizao do projeto,

mas em alguns casos ela feita durante a sua execuo. Nada de
enviar somente uma pasta recheada de cpias de cupons fiscais so-
mando o valor, na ntegra. A documentao necessria, mas o desejado saber o que deu certo.

Mostre ao seu patrocinador o bom negcio que ele fez atravs de valores (sobretudo numricos).
Desenvolva um border detalhado, que um levantamento total de todas os gastos e ganhos
realizados para o evento, que feito no final das atividades. A partir destes nmeros, ser possvel
mostrar o lucro real adquirido.
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Faa o fechamento financeiro do seu evento

automaticamente!

Entendemos a importncia do fechamento finan-

X ceiro dos seus eventos e sabemos tambm das di-

ficuldades em se consolidar todas as informaes
em uma nica planilha.

SAIBA MAIS
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Procure um clipping bem feito, com todo o material de imprensa que saiu sobre o evento realizado.
Este material importante para demonstrar como o evento teve boa repercusso e que atingiu grande
pblico! Por ltimo, apresente um relatrio da valorao de mdia, ou seja, como a mdia entendeu e falou
sobre seu evento. Nesses momentos o corao de um administrador pode ser conquistado e um even-
tual patrocinador pode se tornar seu parceiro pois, caso a valorao da mdia seja positiva, seu nome fica
muito bem cotado.

Agora que voc j leu as dicas sobre

patrocnios, que tal entender mais sobre
assessoria de imprensa para eventos?

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E lembre-se: uma boa prestao de contas ser o grande diferencial entre uma parceria duradoura ou
momentnea. :)
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Conhea os cases de sucesso da Sympla!

Quer saber como produtores de

shows, festas e eventos musicais solu-
cionaram vrias questes relacionadas
produo dos seus eventos somente
utilizando a Sympla? Veja o vdeo!

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CONCLUSO
Com a maior quantidade de produtores e projetos no mercado de eventos, crescem tambm a
exigncia e as presses para se obter um patrocnio. Investir em eventos virou um negcio lucrati-
vo, ainda mais quando voc se especializa, como o caso de quem atua organizando congressos
e seminrios.

Portanto, nunca deixe de estudar e pesquisar, seja para produzir, inovar ou captar patrocnios. O
seu diferencial vir sempre dos conhecimentos adquiridos e aplicados. Conhea as leis, faa par-
cerias que aumentem a qualidade e o valor agregado do evento, trabalhe com responsabilidade
e invista no negcio e nos profissionais de sua equipe. Dedicao em cada etapa o segredo do
sucesso dos grandes eventos!

Se a sua aposta est nos congressos e seminrios, seja sempre criativo, do planejamento cap-
tao de patrocnios, da divulgao ao balano final. Porm, alie-se tecnologia e informao
para fazer tudo isso. Quando o assunto so os patrocnios o foco o mesmo: faa a seu modo mas
se direcione com o nosso guia!
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SOBRE A SYMPLA

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