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MS Project - Apostila PDF
MS Project - Apostila PDF
MS PROJECT 2007
PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE
PROJETOS
2010
Temporada de Cursos PET Engenharia Civil
MS Project 2007
GRUPO PET CIVIL 2010
Alexandre Be Amaral
Paola Dutra
Ricardo Pieralisi
Taiane Dalmagro
Sumrio
1. Introduo ao Planejamento de Projetos ............................................................................. 1
1.1. Conceitos de Planejamento e Gerenciamento de Projeto ................................................. 1
1.2. Funo do MS Project ........................................................................................................ 1
2. Conhecendo o MS Project ..................................................................................................... 3
2.1. rea de Trabalho do MS Project 2007 ............................................................................... 3
3. Planejando um Novo Projeto ................................................................................................ 5
3.1. Criando um Novo Projeto................................................................................................... 5
3.2. Parametrizaes Iniciais do Projeto ................................................................................... 6
3.3. Parametrizao de um Projeto a partir da Guia do Projeto............................................... 7
3.4. Trabalhando com Calendrios............................................................................................ 8
3.5. Grfico de Gantt ............................................................................................................... 16
4. Tarefas ................................................................................................................................. 19
4.1. Criando Tarefas no Projeto .............................................................................................. 19
4.2. Tarefas Recorrentes ......................................................................................................... 19
4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controle .............................................................................. 20
4.4. Vnculos entre as Tarefas ................................................................................................. 21
4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas.............................................................................. 21
4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipao (LEAD)................................................ 22
4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir ............................................................................. 22
4.6. Restries das Tarefas ...................................................................................................... 22
4.7. Recuos .............................................................................................................................. 23
4.8. Editar o Contedo da Tarefa ............................................................................................ 23
4.9. Assistente do Grfico de Gantt ........................................................................................ 27
4.10. Caminho Crtico .............................................................................................................. 30
4.10.1. Ultrapassando o Caminho Crtico............................................................................ 31
5. Trabalhando com Recursos ................................................................................................. 33
5.1. Criando Recursos .............................................................................................................. 33
5.2. Modificando Informaes dos Recursos .......................................................................... 34
5.3. Calendrios de Recursos .................................................................................................. 34
5.4. Atribuindo Recursos a Tarefas ......................................................................................... 35
Um projeto pode ser definido como uma sequncia de atividades ou eventos com
incio e fim definidos, dirigidos por pessoas que se destinam a alcanar um dado objetivo
dentro de parmetros de custo, tempo, recursos e qualidade.
Essa tcnica tem como objetivo identificar o caminho que consome mais tempo
atravs da rede de atividades, tambm chamado de caminho crtico. As atividades do caminho
crtico so as que ocupam maior tempo de concluso e se essas atividades atrasarem, todo o
projeto atrasar.
2. Conhecendo o MS
M Project
Ao programa ser iniciado ser aberto um arquivo intitulado Projeto 1 como na figura
abaixo:
Barra de Entrada
Atravs desta tela que o usurio pode interagir com o programa. A rea de trabalho
do MS Project 2007 composta por:
Barra de Ferramentas: Composta pelas ferramentas mais utilizadas. Para saber o que
cada cone executa pode-se colocar o indicador do mouse sobre ele e ento uma
pequena mensagem informativa aparecer informando a ao do cone.
rea de Digitao (Janela de Tabelas e Janela Temporal): A parte central da tela est
dividida em duas janelas: a janela de tabela e janela temporal. A janela de tabela
utilizada pra a entrada de dados como informaes sobre tarefas, recursos, etc, do
projeto, enquanto que a tabela temporal vai sendo preenchida pelo Project medida
que so informados dados sobre a durao das tarefas. A janela temporal a chamada
viso do Grfico de Gantt, nele encontra-se o cronograma relativo ao projeto.
A finalizao do MS Project 2007 feita pelo menu Arquivo > Sair. Se alguma alterao
for feita no projeto, o programa solicitar uma confirmao de gravao das
alteraes, para preservar as alteraes necessrio confirmar a gravao.
Para iniciar o planejamento de um novo projeto preciso abrir um arquivo, seja ele um
projeto novo ou um modelo pr-existente.
pr
Novo Projeto:: pode ser aberto seguindo o caminho pelo menu Arquivo > Novo >
Projeto vazio ou clicando no cone, com um desenho de uma folha em branco, na
barra de ferramentas.
Figura 2
Figura 3
Para que o projeto possa ser executado necessrio atribuir alguns parmetros a ele,
para isso utiliza-se o menu Projeto > Informaes sobre projeto.
projeto
Figura 4
A abertura desta janela pode ser automtica ao ser aberto um novo projeto, caso no
abra, segue-se o caminho acima. Para ativar a abertura automtica da janela utiliza-se o menu
Ferramentas > Opes > Geral > Solicitar informaes ao abrir projeto.
Data de Incio e Trmino: caso o projeto apresente essas datas previstas, elas devero
ser informadas.
Agendar a partir de: um projeto pode ter um fim ou um incio determinado, mas
nunca ter os dois ao mesmo tempo. Por este motivo, ao ser escolhida a opo Data
de incio do projeto o campo para preenchimento da Data de incio estar
habilitado, quando se escolhe esta opo, as atividades so projetadas para
comearem o mais breve possvel - OMBP. Caso a opo Data de trmino do projeto
seja escolhida, estar habilitado o campo para preenchimento da Data de trmino e
neste caso as atividades sero projetadas para terminarem o mais tarde possvel
OMTP.
Data de Status: uma data diferente da atual que definida para reportar as
condies de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Serve como ponto de
referncia para comparaes entre cronogramas e clculo de valor acumulado. Se a
data de status for definida como ND, o programa usar a data atual como a data de
status.
Estatstica: este boto ao ser clicado abre a caixa de dilogo Estatsticas do Projeto
Nome do projeto Atual , nesta caixa so apresentados dados sobre o projeto que
podem ser usados para revisar a agenda, datas de incio e trmino, duraes,
trabalho, custos, etc.
Aps serem colocadas as informaes sobre o projeto, basta clicar no boto OK para
aplicar os parmetros dados.
Figura 5
Figura 6
O MS Project trabalha com trs calendrios que podem ser personalizados, so eles:
Os calendrios podem ser aplicados para todo o projeto, para uma determinada
tarefa, ou para um conjunto de tarefas ou um recurso ou mais, compondo assim trs tipos de
calendrios do MS Project:
Calendrio do Projeto:
Projeto: pode ser atribudo por meio do menu Projeto > Informaes
sobre o Projeto > Calendrio.
Figura 7
Figura 8
Criando um Calendrio: o programa permite que seja criado um novo calendrio, para
isso preciso ir ao menu Ferramentas > Alterar Perodo til > Criar novo calendrio
base.
Figura 9
Editando um Calendrio:
Calendrio: para fazer a edio de um calendrio utiliza-se
utiliza o menu
Ferramentas > Alterar Perodo til.
til
o Criando excees:
excees para criar excees no calendrio utiliza-se
se a aba Excees.
Para criar uma exceo deve-se
deve se digitar o nome e selecionar os dias. Para
la necessrio clicar no boto Detalhes.. Uma janela ser aberta e
detalh-la
ento possvel colocar mais informaes a respeito da exceo.
Figura 10
Figura 11
Utilizando este recurso voc alterou o Calendrio Base escolhido no passo b para
assumir um padro diferente do original. Ento, todos os recursos que forem atribudos a este
calendrio obedecero a este horrio estabelecido.
Figura 12
Recomenda-se
se a criao de arquivos com calendrios especficos j configurados e
salv-los com
m o nome da tipologia do projeto. Tal atitude facilita que em um prximo trabalho
esse calendrio pr existente possa ser utilizado, evitando a necessidade de configurar um
novo calendrio em todo incio de projeto.
Figura 13
Ao selecionar a opo Escala de tempo uma janela como a da imagem abaixo ser
aberta, e nela so possveis fazer alteraes com relao s camadas de visualizao do tempo.
Figura 14
Visualizando o cronograma:
cronograma para uma melhor compreenso do grfico sero
apresentadas as funes de alguns itens que compem o grfico.
4. Tarefas
O modo de visualizao do Grfico de Gantt o melhor local para inserir sua lista de
tarefas. Cada tarefa cadastrada possui algumas informaes essenciais:
Durao: define quanto tempo essa tarefa demorar a ser executada, sendo que pode
ser em minutos, horas, dias, semanas e ms;
Incio: o campo incio mostra a data e a hora em que a tarefa est agendada para ser
iniciada;
Trmino: o campo trmino mostra a data e a hora em que a tarefa est agendada a ser
terminada.
Durao: Determina
etermina a durao dessa tarefa.
Padro de Ocorrncia:
Ocorrncia Determina quando a tarefa vai ocorrer se vai ser diariamente,
semanalmente, mensalmente ou anualmente. Se escolhida a opo diariamente,
pode-se
se agendar a tarefa para que ela ocorra a cada X dias, ou para que ela ocorra a
cada X dias teis. Na opo semanalmente, devemos definir de quantas em quantas
semanas a tarefa ocorrer e que dia da semana ser. Na opo mensalmente,
mensalment
podemos definir o dia do ms em que ser feita
f a tarefa, e depois de quantos em
quantos
os meses ela ocorrer, ou ento,
ento, se essa tarefa for agendada para um dia
particular da semana, por exemplo, a primeira quarta-feira
quarta feira a cada dois meses.
Intervalo de Ocorrncia
rrncia: Define o incio da ocorrncia, e quantas vezes a tarefa ter
que ser realizada para depois acabar, ou a data em que acabar a tarefa.
Para se inserir um marco no projeto, basta inserir uma nova tarefa, e no momento de
colocar a sua durao, deix-la
la igual a zero.
Clicar
licar no cone ;
Seguir at o menu Editar > Vincular tarefas;
tarefas
Ou simplesmente digitar o nmero da tarefa que voc deseja vincular na
coluna predecessoras.
Para desvincular as tarefas, devemos selecionar as tarefas nas quais queremos retirar
os vnculos, e clicar no cone ou ento seguir pelo menu Editar > Desvincular tarefas.
tarefas
Apresentao no Grfico
Tipo de Relacionamento Descrio
de Gantt
A tarefa s comea
Trmino - a - Incio (TI) quando a predecessora
termina
A tarefa s comea
Incio - a - Incio (II) quando a predecessora
comea
A tarefa s termina
Trmino - a Trmino (TT) quando a predecessora
termina
A tarefa s termina
Incio - a - Trmino (IT) quando a predecessora
comea
Tabela 1
Figura 16
Por exemplo, a tarefa 2 colocar os mveis,, s pode comear 2 dias aps a tarefa 1
Pintar a casa for concluda. Dessa maneira, na linha da tarefa dois e na coluna predecessoras,
digitamos: 1TI + 2 dias.
Figura 17
Podemos inserir uma nova tarefa no nosso projeto a qualquer momento, seja no final
ou entre duas tarefas j existentes. Para inserir essa ltima,
ltima, basta clicar na linha em que se
deseja inserir a tarefa e ir no menu Inserir > Nova Tarefa.
Da mesma forma que para inserir, podemos excluir as tarefas do projeto, selecionando
a linha da tarefa que deseja-se
deseja excluir e apertando Delete ou ento ir at o menu Editar >
Excluir Tarefas.
4.7. Recuos
Para efetuar o recuo, basta selecionar as linhas desejadas e clicar no boto , que
o recuo para a direita, ou ento .
Guia Geral
Figura 18
o Nome: apresenta
presenta o nome da tarefa;
o Durao: apresenta
presenta a durao da tarefa;
o Porcentagem concluda:
concluda determina
etermina o quanto % da tarefa j foi executado;
o Prioridade: define
efine a prioridade da tarefa;
o Datas: apresenta
presenta a data de incio e fim da tarefa;
o Ocultar a barra de tarefas: se ativo, inibe a exibio dessa tarefa no Grfico de
Gantt;
o Mostrar a barra de atividade na fase:
fas se essa tarefa fizer
er parte de uma tarefa
sumrio, quando ativo, essa configurao reflete a barra da tarefa na
representao da Tarefa Sumrio.
Guia Predecessoras
Figura 19
o Nome: apresenta
presenta o nome
n da tarefa;
o Durao: apresenta
presenta a durao da tarefa;
o Predecessoras apresenta
Predecessoras: presenta os relacionamentos que a tarefa possui, informando
o ID e o Nome da tarefa com a qual essa tarefa ativa possui relacionamento, o
Tipo dessee relacionamento e a Latncia (tempo
( dee espera ou avano) da
tarefa.
Guia Recursos
Figura 20
o Recursos: apresenta
presenta as quantidades e os recursos associados a essa tarefa.
Guia Avanado
Figura 21
Guia Anotaes
Figura 22
Permite a entrada de texto que ser utilizado como nota, que no ser apresentada na
planilha de tarefas.
Figura 23
Figura 24
Figura 25
Figura 26
Figura 27
Figura 28
No grfico de Gantt o caminho crtico definido com a cor vermelha, e para visualiz-
lo devemos ir nos modos de exibio e escolher a opo Grantt de Controle.
Figura 29
Mudando o Calendrio:
Calendrio see acrescentar mais recursos no uma opo para o seu
projeto, outra maneira de encurtar o caminho crtico estender o dia til ou a jornada
de trabalho no calendrio de do recurso, ou no calendrio base, se vrios recursos
estiverem alocados s tarefas cuja durao se deseja encurtar.
Indicadores: voc no pode digitar nesse campo. cones podem aparecer durante o
projeto como resposta a alguma ao realizada. cones de aviso so exibidos, por
exemplo, quando algum recurso est superalocado. Notas tambm podem ser
adicionados nessa coluna, com espao para fornecer informaes pelo usurio;
Nome do recurso: a identificao do seu recurso, pode ser o nome da pessoa ou a
funo dela no projeto;
Tipo: utilize essa coluna para especificar se o recurso trabalho (humano ou
equipamento), material ou de custo;
Unidade do material: para recursos materiais, utilizado para especificar a unidade de
medida. Pode ser definido qualquer tipo de unidade;
Iniciais: voc pode digitar as iniciais do recurso ou o programa o faz automaticamente;
Grupo: adicione recursos a grupos caso eles possuem caractersticas semelhantes.
utilizado para diferenciar funes ou equipes diferentes em um projeto. Funciona
como um filtro quando algum recurso precisa ser localizado, por exemplo. Para criar
um novo grupo basta entrar com o nome nesse campo;
Unid. mximas: quantidade total de recurso disponvel, pode ser expresso por
porcentagem ou unidades. Por exemplo, 100 por cento equivale a uma unidade, ou o
equivalente ao recurso trabalhando em toda a sua carga horria;
Taxa padro: custo padro por tempo de trabalho para recursos humanos e custo por
unidade para recursos materiais;
Taxa h. extra: custo de tempo extra que um recurso recebe caso trabalho acima de
seu tempo padro;
Custo/uso: custo fixo por cada vez que o recurso utilizado, pode ser combinado com
taxa padro e taxa de hora extra;
Acumular: especifica como o recurso pago.
o Incio: quando o recurso for atribudo a uma tarefa, calculado o custo assim
que a tarefa comear;
o Rateado: o custo calculado proporcionalmente ao tempo da durao da
tarefa;
o Fim: o custo calculado apenas quando a tarefa estiver completa.
Calendrio base: define qual calendrio o Project deve seguir quando estiver
determinando a programao de trabalho do recurso. O calendrio identifica tempo
de trabalho e de folga;
Cdigo: campo que permite a definio de um cdigo para o recurso, para
identificao e ordenao.
Na aba Geral da caixa de dilogo Informaes sobre o recurso, voc pode adicionar o
e-mail do recurso (se for recurso humano) e alterar as informaes j providenciadas
anteriormente. Alm disso, na seo Disponibilidade do recurso, pode ser adicionados
perodos nos quais o recurso estar disponvel para o uso.
A aba Custos permite alterar o valor de trabalho de recursos para diferentes perodos
de tempo. H diferentes abas (A, B, C, D e E) para a melhor organizao do aumento ou
diminuio do custo ao longo do tempo.
Para alterar o calendrio de um recurso, clique duas vezes no recurso desejado para
acessar a janela Informaes sobre o recurso e, aps, clique no boto Alterar Perodo til.
Uma janela com o calendrio do recurso abrir e voc poder alterar o perodo til da mesma
forma como explicado anteriormente.
A atribuio de recursos a tarefas pode ser feita pela visualizao Grfico de Gantt.
Selecione a tarefa desejada e clique no boto Atribuir recursos ou pelo menu Ferramentas
> Atribuir Recursos.
Tabela 2
5.6. Grficos
Figura 30
Na janela Grficos, voc poder visualizar trs diferentes grficos, alterando no campo
Selecionar grfico. Na opo Trabalho, so mostradas as horas de trabalho dirias j atribudas
do recurso. A opo Disponibilidade de Recursos fornece a quantidade de horas livre para
trabalho. E a opo Trabalho de atribuio mostra em um grfico de barras as horas
trabalhadas para a tarefa selecionada e as demais tarefas, assim como a disponibilidade de
trabalho. Esse grfico permite verificar se o recurso est trabalhando mais do que o planejado.
Para adicionar uma tarefa a uma Linha de Base, adicione-a pela tabela no modo de
visualizao Grfico de Gantt. Aps, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle >
Definir Linha de Base. Selecione a Linha de Base que deseja modificar e clique na opo
Tarefas de selecionadas.
Figura 31
Linha de Base: modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Esta informao no
muda a menos que voc especifique que deseja mudar a Linha de Base.
Atual: modelo funcional, que est sempre mudando, para as tarefas que vo ocorrer,
depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar medida
que voc recebe novas informaes e faz ajustes.
Alguns dados sobre a execuo do projeto podem ser registrados preenchendo alguns
campos para cada tarefa. H dois modos de atualizao: por tarefas (mais especfica) ou do
projeto (mais ampla).
Para atualizar uma tarefa, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle >
Atualizar tarefas.
Figura 32
Para atualizar o projeto, clique no menu Ferramentas > Controle > Atualizar projeto.
Figura 33
Figura 34
Para facilitar a atualizao das tarefas e ver o progresso, voc pode mudar uma opo
de visualizao para exibir horas, assim como datas, no projeto. Alm disso, voc pode mudar
a escala de tempo para ver essas tarefas com mais detalhamento.
Voc pode comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base de
muitas formas. Assim, possvel escolher o mtodo mais conveniente para encontrar o que
voc precisa saber.
Quando voc salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados dos campos que
esto programados no momento para campos da Linha de Base. Se voc precisar ver em
quantos dias o cronograma se desviou do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa
Variao. Esta visualizao e tabela exibe datas de incio e fim de linha de base, em conjunto
com as datas programadas de incio e fim. O MS Project tambm calcula a diferena entre as
datas de linha de base e as datas programadas.
No grfico de Gantt o caminho crtico definido com a cor vermelha, basta ir modo de
Exibio: Gantt de Controle.
Definir a relao entre as tarefas de forma realista pode ser a maneira mais econmica
de encurtar o caminho crtico. Talvez voc no precise acrescentar recursos nem aumentar o
nmero de horas de trabalho. Experimente esta estratgia primeiro.
Apesar de todo o seu esforo para simplificar as relaes entre as tarefas, um projeto
pode exigir que voc acrescente recursos a uma tarefa crtica para cumprir o seu prazo. No
entanto, esteja preparado para lidar com conflitos de sobrealocao de recursos quando
alocar mais recursos a uma tarefa.
Mudando o Calendrio
Acrescentar mais recursos no uma opo para o seu projeto, outra maneira de
encurtar o caminho crtico estender o dia til ou a jornada de trabalho no calendrio do
recurso para o recurso alocado tarefa, ou no calendrio-base se vrios recursos estiverem
alocados s tarefas cuja durao voc deseja encurtar.
7. Relatrios
Para acionar os relatrios visuais clique em Relatrios > Relatrios Visuais. A partir da
voc poder:
Criar um relatrio visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no Microsoft Office
Visio a partir de um modelo de relatrio interno com base em dados no projeto ativo;
Figura 35
Novo Modelo
Figura 36
Editar Modelo
Se voc marcar a caixa de seleo Selecionar Campos e clicar no boto Editar Modelo,
a caixa de dilogo Relatrios Visuais - Selecionador de Campos ser aberta para que voc
possa modificar os campos usados no modelo.
Figura 37
Gerenciar Modelo
Clique nesse boto para abrir uma janela do Windows Explorer listando todos os
modelos. Por padro, o contedo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 listado. Voc
pode abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos dessa janela.
Quando essa caixa de seleo marcada, o boto Modificar ficar disponvel para que
voc possa navegar at o local do modelo. Por padro, essa caixa de seleo desmarcada.
Modificar
Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada para navegar at outro local do
computador ou da rede para adicionar modelos de relatrio s guias. Esse boto est
disponvel apenas quando a caixa de seleo Incluir modelos de relatrio de selecionada.
Salvar Dados
Abre a caixa de dilogo Relatrios Visuais - Salvar Dados de Relatrio. Com essa caixa
de dilogo, voc pode salvar os dados de relatrio para o projeto atual, personalizar os campos
usados como parte dos dados e salvar o banco de dados de relatrio.
Modo de Exibio
Coleta os dados necessrios do Microsoft Office Project 2007, abre o Microsoft Office
Excel ou o Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o relatrio selecionado.
Cada categoria contm vrios tipos de relatrios entre os quais voc pode escolher.
Com o comando Relatrios no menu Relatrio, voc pode pr-visualizar e imprimir os seus
relatrios
Na categoria de relatrios Assistente, voc pode imprimir uma lista semanal de coisas
para fazer das tarefas do projeto, para recursos individuais. Use o relatrio Calendrio para
criar uma lista coisas para fazer para os funcionrios do depsito do turno do dia.
Use o Assistente de Grfico de Gantt para formatar o projeto de modo que voc possa
facilmente ver o status das tarefas em andamento.
Aps retornar ao grfico de Gantt, voc v que ele est formatando do jeito que voc
especificou.
Antes de imprimir essas informaes colhidas, voc precisa especificar que impressora
deseja usar. Voc tambm tem que especificar o cabealho, o rodap e o texto da legenda que
aparecero em cada pgina. Voc pode com o comando Configurar Pgina no MS Project,
selecionar impressoras ou plotadoras que deseja usar a lista de impressoras ou plotadoras
anexas. Voc pode tambm selecionar orientao de pgina, ajuste da escala, margens,
cabealho, rodap, legenda e visualizao quando imprimir.
4) Pressione a tecla HOME para mover o ponto de insero at o incio da linha e em seguida
digite Situao do Projeto. Certifique-se de digitar dois espaos aps os dois pontos ( : ). Este
texto aparecer antes da data no cabealho.
5) Pressione a tecla END para mover o ponto de insero at o final da linha e em seguida
pressione SHIFT+ ENTER. Quando voc pressiona SHIFT+ENTER, o ponto de insero se move
at a prxima linha.
6) Digite Data de Incio do Projeto:. No deixe de digitar dois espaos aps os dois-pontos.
7) D um clique na seta para abaixo dos botes para exibir uma lista completa de informaes
que voc pode incluir no cabealho. Role para baixo na lista e selecione Project Data de incio.
8. Referncias Bibliogrficas