Curso de MS-Project - Completo

J&A
Planejamento e Controle de Manutenção
GESTÃO DE PARADAS DE
MANUTENÇÃO NO MS-PROJECT
2016
Por: Ariel M. Araújo “Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com
Data: 20/10/2020 um futuro de decisões presentes”
Rev. 1 by: Peter Drucker
J&A
É EXPRESSAMENTE PROIBIDA A CÓPIA, REPRODUÇÃO OU IMPRESSÃO DESSA APOSTILA PARA FINS LUCRATIVOS
TODOS OS DIREITOS AUTORAIS ESTÃO MENCIONADOS NO FINAL DA APOSTILA

ESTA APOSTILA É APENAS PARA FINS ORIENTATIVOS, TENDO RESERVADO TODOS OS DIREITOS AUTORAIS AOS EDITORES E
CRIADORES DOS LIVROS – “Dominando Gerenciamento de Projetos com MS PROJECT 2010 – Editora Ciência Moderna (Francisco Constant Figueiredo;
Helio Carlos Maciel Figueiredo e Manutenção de Entressafra Planejamento e Controle – Editora Ciência Moderna (Equipe ControlPlan sob Coordenação de
Francisco Constant Figueiredo)
J&A
A J&A é focada em Planejamento e Controle da Manutenção Industrial com uma experiência de 12 anos
nas área de PCM e Manutenção Industrial, oferecendo serviços de assessoria presencial e remoto nas
áreas de planejamento de manutenção e melhoria contínua. Somos especialistas em sistemas de
controle de manutenção, tais como, SAP-PM e MM, MS-Project, Curvas S, Construção de Painéis de
Indicadores, Relatórios Gerenciais e Análises de Planos de Manutenção Preditiva, Preventiva e
Corretiva, Construção de Análises de Falhas e Quebras de Equipamentos, reduzindo os custos de
manutenção e trazendo saving para seu negócio.

J&A
SUMÁRIO
01 – Projetos
 Gerenciamento de Projetos (Definição, Partes Envolvidas, Controle)
 Seis passos para o fracasso do seu projeto
 Pré-Work (Base de Trabalho, Dashboard’s, Análise de Resultados)
02 – Conhecendo o MS-Project e suas Ferramentas

 Conceitos de Project (EAP, Gráfico de Gantt)
 Configurações do Ms-Project (Configurações Gerais, Calendários, Lista de Exibições, MAPAS)
03 – Montando uma Base de Tarefas – PRÉ WORK

 Montando um PRÉ-WORK
 Definição de Recursos (Áreas, Centro de Trabalho, Equipes, Oficinas)
 Definição de HH Disponível X HH Planejado
04 – Planejamento com o MS-PROJECT

 Planilha de Tarefas e Recursos (Trabalhando com o Assistente de Importação e Exportação)
 Determinando Início – Término do Projeto (Definição de Marcos do Projeto, Metas de Entrega, Entrega para
Operação)
J&A
05 – Cadastramento e Alocação de Recursos

 Cadastramento de Recursos
 Inserindo Recursos nas Tarefas
06 – Predecessoras e Prioridades
 Predecessoras e Sucessoras
 Prioridades
 Restrições de um Projeto
07 – Nivelamento e Super Alocações de Recursos

 Redistribuição de Recursos
 Técnicas para Resolução de Atrasos de Recursos
 Definindo a Linha de Base
08 – Curva de Avanço Físico ou Curva S

 Construindo uma Curva S
 Perspectiva de Avanço Físico
 Exequibilidade do Cronograma
J&A
09 – Monitoramento do Cronograma
 Planilha de Monitoramento
 Cuidados com o Apontamento
 Atualização do Cronograma
10 – Relatório de Controle
 Finalidade do Controle
 Relatório de Risco de Atraso
 Plano de Ação
J&A
01 - PROJETOS
O que é um Projeto?
.”Projeto é um conjunto de tarefas inter-relacionadas que tem como objetivo gerar um produto pré-definido em um prazo
limitado”.
Fonte: Francisco Constant Figueiredo – Dominando Gerenciamento de Projetos com MS PROJECT
Pois bem, um projeto envolve basicamente três dimensões ou quesitos básico que estão intrinsicamente ligadas entre si:
Podemos chamar de: Triângulo do Projeto
PRAZO CUSTO
QUALIDADE
ESCOPO
Fig. 1.1 – Triângulo do Projeto
Fonte: Livro Manutenção de Entressafra Planejamento e Controle Equipe ControlPlan
J&A
.Baseado nisso, podemos dizer que: Todas as vezes que alteramos uma das premissas do triângulo do projeto, consequentemente
alteramos todo o projeto, seja na questão de Custo, Qualidade, Escopo ou Prazo
.Todo projeto precisa ter 02 (dois) objetivos principais claros:
1. Avaliar a viabilidade e exequibilidade do Projeto

2. Apontar distorções e medidas corretivas para o projeto
CARACTERÍSTICA DE UM PROJETO:
1. TEMPORÁRIO – O início e término do projeto devem estar bem definido. Quando lidamos com grandes paradas de manutenção os
marcos de início/ término de cada área devem estar estabelecido desde o início da construção do projeto, sofrendo alterações os
marcos devem ser restabelecido para que não tenhamos uma falsa informação do projeto, podendo assim, corrermos o risco de levar
o projeto a uma morte prematura.
J&A
2. ESPECÍFICO – Um projeto deve determinar um objetivo específico

.O objetivo específico deve esclarecer não apenas o produto final que está sob o foco, mas também o alcance e a extensão do projeto,
parâmetros de magnitude, grupos afetados e tantos outros detalhes que forem possível. Quando falamos em grandes paradas de manutenção,
geralmente nos ocorre que fazemos as mesmas atividades do ano anterior, porém sempre existem curvas de alterações entre um projeto e
outro, seja prazo, condições de equipamentos, disponibilidade de recursos e assim por diante. O projeto deve apresentar ao gestores o objetivo
final, que são: Cumprimento dos prazos, Racionamento de recursos, Redução de Custos e Risco de atraso zero.
3. MENSURÁVEL – Por permitir medições de grandezas concretas e análises baseadas nessas medições, dizemos que o projeto é
mensurável.
.De todas as características naturais de um projeto, é exatamente esta propriedade, a do projeto ser, por definição, mensurável, que nos
permite estabelecer todas as bases de estimativas, medições e cálculos do processo de gerenciamento de projetos, segundo a perspectiva do
cronograma e do orçamento.
.É essa característica que torna os planos de grandes paradas de manutenção em projetos gerenciáveis. A grande base de medições na
evolução de um projeto de manutenção é a comparação da medida básica para estimativas de trabalho H/H (Homem/ Hora) planejada ao H/H
real quando da execução dos serviços.
J&A
.Será principalmente essa base, o H/H que será administrada para o sucesso do projeto.
.“Tudo o que é importante tem de ser medido, porque somente o que é medido pode ser gerenciado”.
Fonte: Kaplan & Norton
4. DINÂMICO – Não existe um projeto que não seja dinâmico, todos os projetos estão sujeito a alterações, por isso são Dinâmicos.
.Durante a fase de execução do projeto onde ocorre a fase de controle, o projeto pode sofrer diversas alterações. É comum ocorrer
imprevistos na execução de um projeto que trazem impactos sobre prazos, custos, e trabalho. Imprevistos esses que vão gerar a necessidade
de correções através de planos de ação, que por sua vez, gerarão mais ações.
.Inclusive, o fato, em tese indesejável, mas inevitável na prática, é a de abertura de ordens de manutenção, já com o projeto em
execução, é um aspecto claro desse dinamismo, que irá afetar o escopo alocação e disponibilidade de recursos e consequentes custos de
manutenção.
.”Não existe planejamento que permaneça inalterado após o primeiro contato com o inimigo”.
Fonte: Von Moltke
J&A
CICLO DE VIDA DE UM PROJETO

.Todo projeto possui uma data de início e término, quando falamos em grandes paradas de manutenção, um projeto bem definido precisa
ter basicamente 3 (três) pontos, Início, Término e Entrega para Operação. Esses pontos irão definir o ciclo de vida do projeto, são eles que
irão determinar através dos recursos disponíveis que possuo e se o projeto é viável ou não, na sua execução.
CONCEPÇÃO E DETALHAMENTO EXECUÇÃO ENCERRAMENTO
CUSTO E
TRABALHO
TEMPO
Fig. 1.2 – O Ciclo de Vida do Projeto
J&A
Seis Passos para o Fracasso de um Projeto
.Pior do que não ter um projeto, é ter um projeto ruim. Projetos ruins são caros, gastam tempo e recursos e nunca atingem o objetivo final.
As organizações chegam a perder aproximadamente US$ 109 milhões para cada US$ 1 bilhão de investidos em projetos, segundo um estudo
do Project Management Institute (PMI). Grandes projetos tem maiores probabilidade de falharem quando comparados a pequenos projetos, e
duas vezes mais ainda de atrasar, ultrapassar o orçamento e negligenciar recursos críticos.
.O grande vilão dessas falhas épicas de acordo com o PMI são, mudanças de prioridades dentro das organizações (40%) e recursos
limitados (20%).
1. MÉTODOS ESTÁTICOS: Os projetos têm partes móveis, ou seja, ele se move através do tempo, apesar de muitos profissionais
quererem forçar o tempo através do projeto, tornando isso uma tarefa impossível. Como já falamos anteriormente, todo projeto é
dinâmico, ele possui recursos que são limitados seja mão-de-obra ou financeiro. A falta de agilidade e flexibilidade de um projeto
pode ser uma sentença de morte para o projeto.
2. SOLUÇÕES DE SOFTWARE DE BAIXA COMPLEXIDADE: Muitas empresa atualmente ainda não utilizam nenhum software ou
utilizam ferramentas de baixa complexidade com faltas de recursos para gerenciar seus projetos ao invés de investirem em
ferramentas apropriadas para esta atividade. As empresa que utilizam o software de gerenciamento de projetos PM reconhecem que
o sucesso para a implantação de um projeto está em utilizar a ferramenta correta para o gerenciamento.
J&A
3. MALABARISMO INEFICIENTE DE EQUIPES VIRTUAIS: A habilidade de comunicação entre os gestores e a correta gestão do
tempo se tornaram fundamentais, já que um projeto extenso possui equipes multifuncionais que trabalham separadamente, muitas
das vezes em um projeto é possível ter até 6 equipes trabalhando no mesmo equipamento. Torna-se necessário, uma gestão
eficiente, comunicativa e compartilhamentos de dados para que se evite uma morte prematura do projeto.
4. SUPORTE INADEQUADO DA DIRETORIA: A diretoria da empresa, ou o que chamamos de Stakeholders são as principais partes
interessadas dentro de um projeto. São eles que devem fornecer e receber as principais informações do projeto, tais como, Início,
Término, Orçamentos, Aprovações e etc. Ainda assim dois a cada três projetos possuem a diretoria ativamente envolvida para
fornecer uma direção clara na resolução de problemas. Normalmente isso ocorre devido a falta de tempo dos Stakeholders, por isso
é de extrema importância que antes de iniciar a construção do projeto, o pessoal do gerenciamento e todas as partes envolvidas se
reúnam para discutir questões como, comprometimento do tempo, relatórios, reuniões, escalação de problemas, entre outros. A
diretoria não pode e não deve resolver todos os problemas relacionados ao projeto, ela é responsável apenas por receber as
informações após as consolidação do projeto e indicar os responsáveis para as resoluções e plano de ação.
5. NÃO FICAR ALINHADO COM AS METAS E ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO: A falta de definição de metas para o projeto é
um dos principais fatores de falha. Ainda assim, as empresas apontam que, em média, três a cada cinco projetos não estão
alinhados com a estratégia da empresa. É fundamental que o projeto esteja alinhado com as metas propostas e estabelecidas da
J&A
empresa, é necessário examinar cada atividade para ver se estão de acordo com a estratégia estabelecida. Isso ajudará a priorizar
as atividades e economizar tempo, esforço, e recursos preciosos e lhe mostrarão a realidade do que está acontecendo na execução
do projeto.
6. FALHA DE COMUNICAÇÃO: Assim como em todas as áreas, a falta de comunicação é uma das principais falhas que ocorre dentro
do projeto. Os gestores de equipes que, chamamos de Gatekeepers, são os responsáveis por levar todas as informações
necessárias do que está ocorrendo no campo para o gestor de projeto. Informações como, mudança de horário, troca de equipes,
Horas Extras, falta de materiais, entre outros, são de extrema relevância para que o projeto ande dentro do planejado. É importante
que ocorra reuniões semanais com os gatekeepers para uma atualização do projeto e o que está sendo mais afetado. A
capacidade para se comunicar em tempo real com os membros do projeto, com rapidez e segurança é a chave para o sucesso de
um projeto.
PRÉ WORK OU BASE TRABALHO
.Um Pré-Work nada mais é que, uma base de trabalho inicial, feita antes de iniciarmos a montagem do cronograma no MS-Project. Antes
de iniciar todo o processo da montagem de um cronograma, é necessário fazermos alguns levantamentos como, recursos financeiros, recursos
de mão-de-obra, lista de atividades necessárias, lista de desejos, e entre outros. Colocar todas essas informações no MS-Project fica
totalmente inviável, tendo em vista que, a ferramenta PM é uma ferramenta baseada em cálculos e relatórios e não de texto, ou seja, cada
informação inserida no Project é calculada e, dependendo o tamanho do projeto fica totalmente inviável realizar isso direto no programa.
J&A
.Para um melhor gerenciamento e economia de tempo, utilizamos o Excel para criarmos o Pré-Work, lá podemos inserir todas as
atividades que serão feitas, gerenciar os recursos e materiais. Através desses
trabalho podemos montar um base completa de dados que será exportada para o MS-Project e criarmos o nosso projeto.
Fig. 1.3 – Base Dashboard's Pré-Work

J&A
.Para se montar uma boa base de dados para um cronograma, é necessário termos fontes de informações que nos tragam dados exatos
da necessidade de manutenção em um equipamento, sejam eles:
1. HISTÓRICOS – Documentos de serviços realizados anteriormente.

2. PREDITIVA – Análises de vibração, termografias, ultrassom de equipamentos e outros instrumentos que auxiliam nas tomadas de
decisões.
3. PREVENTIVA – Equipamentos que por sua vez, faz-se necessário a troca dos componentes, que não dependem das condições do
equipamento mas sim daquilo que o fabricante especifica no manual.
4. RELATÓRIO DE ANÁLISE DE FALHAS – Este é um dos documento mais importante que nos auxilia na gestão de paradas de
manutenção. São esses relatórios que nos trazem informações precisas do que realmente deve ser feito em determinados
equipamentos e devemos considera-los como prioridade alta.
“A causa mais comum do fracasso é a incapacidade ou falta de vontade de mudar diante das exigências de uma nova posição”
Fonte: Peter Drucker
J&A
02 – MS-PROJECT E SUAS FERRAMENTAS

.Para utilizarmos bem uma ferramenta é primordial conhecermos como ela funciona e seus conceitos. Existe as funções básicas da
ferramenta e as funções avançadas, para entendermos como elas funcionam vamos falar um pouco de alguns termos utilizado no MS-
PROJECT:
1. ORGANIZAÇÃO E PRINCIPAIS VISUALIZAÇÕES

.Para uma melhor representação, utilizamos a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou em inglês Work Breakdown Structure (WBS). Esta
visualização tem por objetivo agrupar as atividades de forma hierárquica e identificar o produto e subproduto do projeto.
.Um EAP deve definir e representar bem um escopo de projeto, é necessário termos claramente definidos escopo do projeto x escopo de
produto, dois conceitos totalmente distintos:
 O escopo do projeto deve contemplar explicitamente cada um dos subprodutos e respectivos processos necessários para atingir o
objetivo final e, por conseguinte, indicar todo o trabalho necessário à execução do projetoO escopo do produto determina o que será
produzido, apontando todas as característica e funcionalidades desejadas. O escopo do produto determina o início e término do
projeto, já que embasa o check-list de entrega e aceitação do produto final (foi cumprido exatamente o que desejava).
J&A
USINA
OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA

EXTR ELET INST GVAP
ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA

Extração Extração Extração Ger. De Vapor
ÁREA ÁREA
Ger. De Vapor Ger. De Vapor
Fig. 2.4 – Estrutura Analítica de Projeto – EAP (Usina, Oficina e Área)

J&A
.O EAP possui uma abordagem de identificação de atividades de forma hierárquica que facilita a identificação de necessidades nas fases
de iniciação e planejamento, e de gerenciamento das partes, nas fases de execução e controle. O Ms-Project não nos permite ver essa
ferramenta diretamente, no entanto, dispões de recursos que nos permitem hierarquizar as tarefas, trata-se de um Gráfico de Gantt combinado
com o Gráfico EAP. O objetivo principal do Gráfico de Gantt é apontar o aspecto cronológico das tarefas (período de execução, data de início,
data de término) e auxiliar na compreensão do caminho critico do projeto.
.E bastante comum no gerenciamento de projetos dentro do Ms-Project a utilização do Gráfico de Gantt de forma a representar a
hierarquia definida pelo EAP para o projeto. O resultado é um gráfico que apresenta de forma hierárquica as atividades dentro de uma linha de
tempo cronológica . Uma das formas de organizarmos um plano de entressafra é montarmos as tarefas por área (localização física do
equipamento) e subdividir as tarefas pelas oficinas. Assim podemos ver não apenas os estágios da evolução dos trabalhos por cada uma das
áreas, como também, podemos observar, dentro de cada área o andamento oficina por oficina.
J&A
Fig. 2.5 – Estrutura do Gráfico de Gantt

Fonte: Microsoft Office – MS-Project (Entressafra 19’20 – USJ)
.Dessa forma, podemos analisar o andamento de cada atividade de forma hierárquica de cada oficina. Podendo assim, avaliar em qual
oficina ou atividade concentrar esforços para reduzir possíveis atrasos.
J&A
CONFIGURAÇÕES GERAIS DO MS-PROJECT

.Antes de iniciarmos quaisquer projeto dentro do Ms-Project, é necessário configurarmos o Project para a necessidade do projeto que
vamos executar. Os itens assinalados com a flecha preta são aqueles essenciais para o nosso trabalho, destacamos os que nós precisamos
alterar, uma vez que divergem das configurações padrões do software.
ARQUIVO
OPÇÕES
GERAIS
Fig. 2.6 – Configurações Gerais - Geral

Fonte: Microsoft Office – MS-Project
J&A
.Em “Modo de exibição do Project”, formatar a data conforme figura acima, deixando no formato (DD/MM/AA HH:MM);
. No campo de “Personalizar a cópia do Microsoft Office” colocar o “Nome de usuário”, PCM principal responsável pela manutenção e o
projeto, e as iniciais.
ARQUIVO
OPÇÕES
EXIBIR
Fig. 2.7 – Configurações Gerais - Exibir

J&A
.No campo “Calendário”, escolher o Calendário Gregoriano;
.Em “Opções de moeda para este projeto” selecionar o arquivo corrente (O que você está usando);
.Em “Mostrar estes elementos” Selecionar ativar a “Barra de Entrada”.
ARQUIVO
OPÇÕES
CRONOGRAMA I
Fig. 2.8 – Configurações Gerais – Cronograma I

J&A
.No item “A semana começa no(a)” selecionar a Segunda-feira;

• A “Hora de início padrão” deverá ser as 07:00; A “Hora de termino padrão” será às 17:00;
• “Horas por dia”, alterar para 9; Horas por semana, alterar para 44; Dias por mês, alterar para 22.
ARQUIVO
OPÇÕES
CRONOGRAMA II
Fig. 2.9 – Configurações Gerais – Cronograma II

J&A
.Desmarcar o campo referente (Mostrar mensagens de agendamento); No campo (Mostrar unidades de atribuição como) alterar para
Decimal; No campo (Novas tarefas criadas) alterar para Agendada Automaticamente; No campo (Duração inserida em) alterar para Horas.
ARQUIVO
OPÇÕES
AVANÇADO
Fig. 2.10 – Configurações Gerais - Avançado

J&A
.Desmarca o item (Conselhos do Assistente de planejamento); Desmarcar o item (Adicionar novos recursos e tarefas automaticamente)
ARQUIVO
OPÇÕES
CENTRAL DE
CONFIABILIDADE
Fig. 2.11 – Configurações Gerais – Central de Confiabilidade

J&A
.Selecionar a opção (Configurações da Centrar de Confiabilidade).
ARQUIVO
OPÇÕES
CENTRAL DE
CONFIABILIDADE
CONFIGURAÇÕES
DE MACRO
Fig. 2.12 – Configurações Gerais – Configurações de Macro

J&A
.Selecionar o item (Configurações de Macro); Selecionar o Item (Habilitar todas as macros).
ARQUIVO
OPÇÕES
CENTRAL DE
CONFIABILIDADE
FORMATOS
HERDADOS
Fig. 2.13 – Configurações Gerais – Formatos Herdados

J&A
CALENDÁRIO DE RECURSOS
.O “Calendário de Recursos” é uma ferramenta dentro do Project utilizada para gerenciarmos a jornada de trabalho de determinadas
equipes dentro do projeto. Em um projeto de entressafra possuímos diversas equipes que, necessariamente não trabalham com a mesma carga
horária, por exemplo, a equipe de caldeiraria pode ter uma jornada de trabalho de segunda á sábado, mas a equipe de extração terá uma
jornada de segunda á sexta. Geralmente, levamos em consideração a carga de HH Planej. x HH Disp. para a criação de calendários.
.É possível também, fazendo o uso dessa ferramenta, criarmos calendários de Horas Extras para as equipes de trabalho. O Ms-Project é
capas de entender isso perfeitamente utilizando sua base de cálculos ao gerenciar os recursos dentro das respectivas atividades.
.Na aba “Projeto” clicar

na opção “Alterar Período de
Trabalho”.
Fig. 2.14 – Calendário de Recursos

J&A
CONFIGURANDO O CALENDÁRIO
.Esse botão nos permite criar vários de tipos de calendário de forma que atenda as todas as equipes incluídas no projeto:
.Clicar no botão “Criar Novo

Calendário...”
Fig. 2.15 – Configurando Calendário de Recursos

J&A
CONFIGURANDO O CALENDÁRIO
.Existem 02 (duas) maneiras de criarmos um calendário:
1. Podemos criar um calendário a partir de um modelo já existente, ou seja, criamos um cópia do calendário;
2. Podemos criar um calendário novo, com uma base de informações nova que iremos inserir, é este tipo de calendário que
vamos criar para o nosso primeiro exercício.
.No campo “Nome” inserir o texto conforme figura:

Exercício 01 – Calendário de Recursos.
.Selecionar o campo “Criar novo calendário base”
.Clicar no botão “OK”.

J&A
.Note que, no campo “Para calendário” o nome foi alterado para o texto que digitamos na criação do calendário.
.A semana [Padrão] teoricamente é válida para todos os

tipos de calendários, poderíamos utilizar essa semana para regime
de trabalho ininterruptos, salvo as exceções.
.Vamos criar uma nova semana de trabalho, baseada no
período do projeto, ou seja, início – término do projeto.
1. Na linha abaixo da semana [Padrão] crie uma nova
semana chamada Semanas de Trabalho.
2. No campo Início determinar a data do início do projeto
3. No campo Término determinar a data término do projeto
4. Após inserir essas informações, clique no botão
“Detalhes”.

J&A
.Para uma jornada típica de trabalho iremos informar os horários específicos para cada dia da semana. Lance os horários de jornadas de
trabalho de acordo com a figura, já descontando os horários de almoço dessa jornada.
1. Selecione o dia da semana para informar o horário

específico de trabalho
2. Note que, estamos caracterizando dias específicos de
semana para períodos de trabalho
3. Informe os períodos de 07h00min às 12h00min e de
13h00min às 17h00min para os dias de segunda a
quinta-feira e, nas sexta-feira, informe o horário de
término às 16h00min.
.Após preencher esses campos, clique em “OK” e ative a ficha
“Exceções”.

J&A
EXCEÇÕES
.A lista de exceções faz-se necessário para determinar períodos de folgas específicos, tais como, feriados. Devemos sempre dar o nome
exato dessas exceções indicando a data que se inicia e o término.
.Iremos criar duas exceções para este calendário:
1. Natal – Início: 25/12/2020 e Término: 25/12/2020
2. Ano Novo – Início: 01/01/2021 e Término: 01/01/2021
.Em “Detalhes” iremos caracterizar o que essas datas tem de diferente de uma semana padrão.

J&A
.Ao finalizar, no menu “Projeto” e “Informações do Projeto” na tela que se abre, no campo “Calendário” coloque o calendário que
acabou de construir.
Fig. 2.20-21 – Configurando Calendário de Recursos

J&A
CALENDÁRIO DE HORAS EXTRA

.O emprego de horas extra só pode ser efetivo dentro das atividades que receberem tais autorização, porém, em um cronograma extenso
como o de entressafra, fica inviável inserirmos o calendário em cada atividade, correndo o risco de durante a atualização do cronograma, as
atividades que não foram programadas para trabalharem em regime de horas extra, coincidentemente acabam caindo nos respectivos dias
programados para horas extra. O melhor á se fazer, é permitir que recursos de determinadas oficinas, possam executar quaisquer atividades de
uma determinada área em regime de horas extra.
.Assim, caso seja necessário, criar um calendário para um regime de horas extra, faremos isso à partir do calendário já criado de
entressafra, o qual chamamos de: Exercício 01 – Calendário de Recursos
.Na aba “Projetos” vá em “Alterar Período de Trabalho” e “Criar Novo Calendário”. Daremos o nome desse calendário de:
“Exercício 01 – Horas Extra.
Fig. 2.22 – Configurando Calendário de Recursos – Horas Extras

J&A
.Note que, o calendário criado é uma cópia idêntica do calendário anterior. Vamos criar então, uma exceção com o nome de “HORAS
EXTRA”, para o dia 12/12/2020 e cadastrar horário útil, sendo, dás 07h00min às 16h00min. Clique no botão “Detalhes” e cadastre os horários
conforme figura:
Fig. 2.23-24 – Configurando Calendário de Recursos – Horas Extras

J&A
.O calendário do projeto deve ser aquele que contabiliza o maior números de horas úteis disponíveis para execução do cronograma.
Assim, evita-se que uma tarefa fique comprometida devido a indisponibilidade de horas, quando na verdade, o recurso possui horas disponíveis
para executar.
MAPAS, CAMPOS, TABELAS, FILTROS E GRUPOS

.No Ms-Project podemos ter vários tipos de visualizações do mesmo arquivos, isso facilita o trabalho de planejamento, chamamos essas
visualizações de MAPA. É possível criarmos um MAPA para cada modo de visualização que queremos, seja para visualizar as atividades ou
recursos.
CAMPOS
.Os campos no Project são as colunas disponíveis para inserirmos as informações dos nosso projeto, seja para tarefas ou recursos,
geralmente um projeto deve conter alguns campos básico, tais como, ID, Área, Equipamento, Ordem, Descrição da Atividade e assim por
diante.
Fig. 2.25 – Configurando Campos, Tabelas, Filtros e Grupos

J&A
.Os campos podem ser personalizados de acordo com a necessidade do projeto, podemos incluir texto, fórmulas ou criarmos campos de
pesquisa que, geralmente utilizamos para determinar as chaves modelo das atividades.
.Para personalizar um campo, clique com o botão direito em cima de qualquer campo e em seguida “Campos personalizados”.
.É possível importar para um novo projeto,

campos e outras ferramentas já existente em outros
projetos, facilitando assim a montagem do
cronograma e o gerenciamento. O ideal é
personalizarmos os campos do Project apenas uma
vez, utilizando-os como base para todos os projetos
posteriores

J&A
TABELAS
.As tabelas servem para agruparmos as atividades e recursos em colunas e linhas de forma que possamos visualizar as atividades e os
recursos de uma forma hierárquica que melhor representa o planejamento. É ideal termos mais que duas ou três tabelas que possamos
trabalhar, pois essas tabelas no ajudaram a criar os MAPAS que ficarão disponíveis no modo de visualização.
Passos para Criar uma Tabela:
1. Clicar na Aba Exibir

2. Tabelas
3. Mais Tabelas
4. Nova
Fig. 2.27 – Criar Tabelas

J&A
.Na janela que abrirá, colocamos os

campos que queremos que sejam exibidos
no modo de visualização que iremos
montar, tais como, nome de atividade,
início, término, %concluída e etc. Em
seguida, clicamos em “OK”.
Fig. 2.28 – Criar Tabelas

J&A
FILTROS
.Utilizamos o filtro dentro do Project para dividirmos as atividades que queremos visualizar dentro do cronograma, como por exemplo,
tarefas concluídas, tarefas, agendadas, tarefas atrasadas, tarefas criticas e assim por diante. Para montarmos um modo de visualização
básico, precisaremos de uma tabela pronta que criamos e um filtro que já está disponível no Ms-Project
GRUPOS
.Um grupo é, um conjunto de colunas pré estabelecidas seguindo os critérios de visualizações que queremos ter na Lista de Exibições. O
grupo é base de qualquer modo de visualização que desejo obter para melhor gerenciar o cronograma. Vamos criar um grupo de colunas, afim
de utilizarmos no modo de visualização que queremos ter.
. .Na aba “Exibir” selecionar o item grupos e em seguida, “Mais Grupos”.

J&A
J&A

J&A
.Um grupo pode ser criado tanto para recursos quanto para tarefas, geralmente os grupos são formados de forma a respeitar uma
hierarquia do planejamento, podendo ser formado por: Usina, Área, Oficina, Equipes e Descrição da Atividade. Após formatamos cada campo,
escolhendo a cor da célula e o tipo e tamanho da fonte que cada campos terá.

J&A
MODOS DE EXIBIÇÕES
.Para se montar um modo de visualização temos que ter algumas ferramentas disponíveis criadas dentro do Ms-Project, tais como,
Tabelas, Filtros e Grupos. Existem dois tipos de modos de exibição: “Modo de exibição único e “Modo de Visão Combinada”. Iremos utilizar
o Modo de exibição único.
Fig. 2.31 – Modo de Visualizações

J&A
.Em “Definição do Modo de Exibição” iremos selecionar as tabelas, grupos e filtros que podem ser os pré definidos pelo software ou os
que criamos anteriormente para tenhamos uma visão gerencial do planejamento. Após salvarmos este modo de exibição os mesmo aparecerá
na Lista de Exibições do Project. Lembrando que podemos criar vários tipos modos de exibição, seja para tarefas ou recursos
Fig. 2.32-33 – Modo de Visualizações

J&A
Importando Informações de um Projeto para Outro

.É possível dentro do Ms-Project importarmos informações como, Campos, Mapas, Tabelas, Filtros, Grupos, de um outro projeto
existente, ou seja, a criação dessas informações deve ocorrer apenas uma única vez e, desta forma eu passo a utilizar todas essas
informações em todos os projetos que serão criados futuramente. Essa importação ocorre da seguinte forma:
ARQUIVO
INFORMAÇÕES
ORGANIZADOR
Fig. 2.34 – Importando Campos para Novo Projeto

J&A
.Para transferirmos as informações de um projeto para

outro, após à abertura do Organizador, selecionamos o
projeto que possui todas as informações a serem exportadas
para o novo projeto
.Na tabela do lado esquerdo do Organizador temos
todas as informações já criadas no projeto CRO – CURSO
DE PROJECT. Selecionamos todas as informações e
clicamos no botão Copiar para importarmos as informações
para o novo projeto.
.Fazemos isso com todas as abas que estão no
Organizador.
Fig. 2.35 – Importando Campos para Novo Projeto

“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não
deveria ser feito”
by: Peter Drucker
J&A
03 – CRIANDO UM PROJETO
.Para criação de um projeto dentro do Ms-Project, é necessário uma base de dados com todas as informações pertinentes do projeto, que
é o que chamamos de Pré-Work. Conforme já falamos anteriormente. O Pré-Work é a base do nosso cronograma, nele eu coloco todas as
informações básica do projeto, para depois eu exportar para o Ms-Project e poder assim montar meu cronograma.
1. CONCEITOS BÁSICOS DO PRÉ-WORK

A. Área – Dentro de um campo industrial possuímos diversos equipamentos com suas respectivas funções, esses equipamentos estão
divididos dentro de cada “Área” de forma hierárquica, ou seja, pegando o de uma Usina Sucroalcooleira nós temos diversas áreas
composta por vários equipamentos que, por sua vez estão subdivididos dentro de suas subáreas, exemplo:
EXTRAÇÃO
RECEPÇÃO PREPARO MOAGEM
MESA. ALIM PICADOR 1º TERNO
ESTEIRA DE TQ.
DESFIBRADOR
Fig. 3.36 – Arvores de Hierarquia de Áreas CANA EMBEBIÇÃO
J&A
B. Oficinas – Oficina é um conjunto de recursos responsáveis pela execução de algumas atividades. As oficinas podem ser divididas em 02
(dois) grupos de execução, podendo ser:
Oficina de Área: Extração, Geração de Vapor, Fábrica de Açúcar, Destilaria e etc. As oficinas de áreas são aqueles recursos que se
transformam em manutenção durante a entressafra, e geralmente são representadas por 4 caracteres de acordo com o sistema
operacional utilizado para o gerenciamento da manutenção
Extração = EXTR
Geração de Vapor = GVAP
Fábrica de Açúcar = FABR
Laboratórios = LABT
Oficina Especialista: Mecânica, Elétrica, Caldeiraria, Instrumentação, Lubrificação e etc. As oficinas especialista são aquelas que
possuem recursos especializados e habilitados para executar quaisquer tipo de atividade dentro da sua especialidade, eles também são
representado da seguinte forma:
Mecânica = MECN
Caldeiraria = CALD
Elétrica = ELET
Instrumentação = INST
J&A
C. Recursos – São profissionais capazes de executar todas e quaisquer tipo de atividade dentro de um plano de manutenção. O termo
recurso está ligado diretamente ao Project, por exemplo, AJ-Destilaria, é um ajudante da destilaria.
D. Função – Determina a habilidade de um tipo de recurso. A função de um recurso está ligada diretamente a habilidade funcional do
colaborador, por exemplo, MC-DE é um mecânico da Destilaria, SO-XE é um soldador da Extração.
E. Tarefas – São todos os detalhamento de cada atividade programada no Project, no SAP-PM chamamos as tarefas de operações.
F. Centro de Trabalho - É uma determinada área que ou oficina onde uma equipe é pertencente, por exemplo, MC-ME, é uma equipe de
mecânicos da área/ oficina Mecânica, SO-XE é um soldador da área/ oficina Extração
G. Equipes – É cada grupo de recursos alocados dentro da mesma equipe. Uma equipe pode conter quantos recursos forem necessários
com funções distintas. As equipes são representadas de forma numérica, por exemplo MC-ME-01 e a primeira equipe de mecânicos da
área/ oficina Mecânica, CA-GV-10 é a décima equipe da área/ oficina Geração de Vapor composta por Caldeireiros.
H. Duração – É o tempo estimado que cada atividade levará para execução da mesma. É comum as durações partirem dos gatekeepers’s ou
dos gestores das áreas, a duração deverá levar em conta a habilidade
J&A
de cada profissional que irá executar a tarefa e a quantidade de recursos disponíveis que compõe a equipe de equipe de execução. Devemos
levar em consideração que a duração total do projeto não é definida diretamente pela soma de todas as tarefas, mas é calculada levando em
conta não apenas as durações das tarefas, como também, as precedências e restrições das tarefas que formam o componente caminho critico.
I. Trabalho – É o resultado do produto da duração da tarefa x a quantidade de recursos alocados para execução da tarefa.
HH DISPONÍVEL X HH PLANEJADO
.Após criarmos a lista de tarefas com todas as atividades necessária para manutenção, começamos a montar nossa lista de recursos. A
lista de recursos nos mostrará se, os recursos disponíveis são suficiente para realizarmos a manutenção dentro do prazo determinado. A lista
de recursos deve possuir alguns elementos básicos:
 Identificação do Colaborador  Início

 Nome do Colaborador  Término
 Equipe  Férias Início
 Função  Férias Término
 Especialidade  Grupo
J&A
.Com essas informações disponíveis, podemos montar nossa base de HH Disponível, sempre devemos levar em consideração nessa
base de cálculos os dias como, feriados, finais de semana, período de trabalho e etc.
.Essas informações são baseados em cálculos matemático de Excel, por isso é relevante que o planejador conheça as funções do Excel
para realizar a montagem da base de HH Disponível e do Pré-Work
Fig. 3.37 – Montando um Pré-Work

J&A
04 – PLANEJANDO NO Ms-PROJECT
.Após a Base de dados e de recursos criada, iremos exportar essa base para o MS-Project. Para realizar essa exportação iremos utilizar
o modo de visualização “Após Importação de Ordens”. Antes de importarmos a base para o Ms-Project, precisamos inserir os dados da
planilha de Base em uma planilha idêntica ao modo de visualização que vamos importar os dados. Para isso, iremos salvar o cronograma como
planilha de Excel criando um modelo de um MAPA de exportação:
ARQUIVO
SALVA COMO
NESTE PC
PASTA DE
TRABALHO
Fig. 4.38 – Planejando no Ms-Project

J&A
.Após a abertura da janela, renomear o arquivo para: Planilha de Cabeçalho Ms-Project. Escolher o tipo de arquivo como Pasta de
Trabalho do Excel (*.xlsx) e Salvar.

J&A
.Após salvar o arquivo o Ms-Project abrirá o Assistente de Exportação, clicar em Avançar.

J&A
.Manter o ícone Dados Selecionados ativo, clicar em Avançar.

J&A
.Conforme falamos anteriormente, iremos criar um novo MAPA para a exportação de arquivos no MS-Project. Esse mapa ficará salvo
para futuras exportações. Escolher o tópico Novo mapa e clicar em Avançar.

J&A
.Nesta janela iremos selecionar o tipo de dados que queremos exportar, que no caso será as Tarefas. No campo inferior em Opções do
Microsoft Excel iremos marcar o item Incluir cabeçalhos ao exportar. Após selecionarmos todos os dados, clicar em Avançar.

J&A
.Nesta janela iremos selecionar todos os campos necessários que queremos ter na planilha. Podemos fazer isso individualmente, ou seja,
inserindo linha a linha o campo desejado, ou podemos fazer com base em uma tabela já existente, neste caso vamos utilizar a tabela USJ –
APÓS IMPORTAÇÃO DE ORDENS e clicar em OK. Note que todos os campos existente na tabela foram transferidos para os campos da
janela de exportação. Após o preenchimento dos campos clicar em Avançar.

J&A
.Após concluirmos o processo de exportação da tabela iremos salvar este processo como um MAPA para futuras exportações de
arquivos. Clicar no campo Salvar mapa, na janela que abrir informar o nome do mapa como, IMPORTAÇÃO DE ORDENS e clicar em Salvar e
logo depois em Concluir.

J&A
.Após concluirmos este processo de exportação, iremos abrir a planilha salva e verificar se os dados da tabela Após Importação de
Ordens do Ms-Project estão de acordo com a planilha salva em Excel.
IMPORTANTE: Após inserirmos todos os dados na

planilha que exportamos do Ms-Project, a
formatação do arquivo deverá estar em Texto, logo
em seguida salvar a planilha como tipo de arquivo
Pasta de Trabalho do Excel 97 – 2003 (*.xls).

J&A
.Após concluirmos este processo de exportação, iremos abrir a planilha salva e verificar se os dados da tabela Após Importação de
Ordens do Ms-Project estão de acordo com a planilha salva em Excel.

J&A
IMPORTANDO UM ARQUIVO PARA MS-PROJECT
.Com os dados inseridos na tabela de exportação iremos exportar a planilha para o Ms-Project, utilizando o Assistente de importação
do Ms-Project. Em Arquivo – Abrir – Documento ir na pasta onde a planilha está salva e selecionar todos os tipos de Arquivos e abrir a
planilha salva em Excel, o Assistente de Importação irá abrir em seguida:

J&A
.Iremos seguir os mesmos procedimentos de exportação para importação de arquivos. Ao abrir a janela do Assistente de Importação
clicar em Avançar.

J&A
.Para importar um arquivo já salvo em Excel iremos utilizar a opção Usar mapa existente, logo após iremos selecionar o mapa
Importação de Ordens e Concluir.

J&A
.Todas as vezes que importamos dados do Excel para o Ms-Project utilizamos a opção Acrescentar os dados ao projeto ativo, isso fará
com que todos os dados da planilha em Excel sejam exportado para o projeto que já está em aberto e que vamos trabalhar. Em seguida, clicar
em Avançar.

J&A
.Por definição os campos Tarefas já vem selecionado no assistente de importação, neste caso iremos prosseguir a importação de dados
clicando em Avançar.

J&A
.Na próxima janela que se abrir o assistente de importação irá nos trazer todos os dados do cabeçalho da planilha que estamos
importando. Note que, do lado esquerdo da tabela temos os campos da planilha de Excel onde estão os nossos dados e, do lado direito da
tabela estão os campos da tabela Após importação de ordens do Ms-Project, esses campos tem que estar iguais, sem nenhuma linha em
vermelho, caso ao contrário o Ms-Project não conseguirá importar o arquivo.
Após a verificação dos campos,

clicar em Avançar.

J&A
.Nesta janela podemos concluir todo o processo de importação do arquivo e logo depois verificamos se todos os dados estão de acordo
com a base que importamos.

J&A
05 – CADASTRANDO RECURSOS
.Neste capítulo iremos conhecer o Pool de Recursos, Na planilha que funciona como pool de recurso deverão estar cadastrados todos os
recursos da organização e que farão parte do projeto. É necessário o cadastramento de todos os recursos para que a gerência possa avaliar a
relação entre demanda / disponibilidade e verificar de há dentro do projeto a necessidade de contratação de mais recursos. Só faz sentido a
quantificação dessas necessidades por função, pois é assim que são contratados os recursos.
.É essencial a criação de uma planilha em Excel relacionando funcionário, nome do funcionário, equipe à qual pertence, função e data
estimada de férias.
.Assim, com a simples classificação na planilha de recursos / função fica clara a caracterização de quantos (e quais) recursos temos para
cada função. A planilha em Excel de informações dos recursos deve conter todas informações de cada recurso e deve ser preenchida
cuidadosamente para que não tenhamos uma falsa disponibilidade na quantificação de recursos. É comum utilizarmos cálculos na planilha para
já termos uma ideia de quanto HH disponível possuímos conforme os lançamento dos recursos vão sendo feito. Com o amadurecimento da
visão do cenário. À medida que nos aproximarmos do início do projeto, poderemos até especificar a quantidade de dias diferentes de férias. Em
face a necessidade desse cenário e de acordos.
J&A
Fig. 5.55 – Cadastrando Recursos no Ms-Project

J&A
CADASTRANDO RECURSOS NO MS-PROJECT

.Após a criação da planilha de recursos no Excel, devemos agora cadastrar nossos recursos no Ms-Project, de acordo com subtotais
levantados por função e férias. Diferentemente da planilha de tarefas, não temos como proceder uma importação nessa etapa diretamente no
Ms-Project, portanto, iremos cadastrar todos os recursos manualmente, de acordo com a planilha de recursos.
.Neste momento iremos apenas compor nosso Pool de recursos, e não estamos colocando-os em equipes e alocando-os em atividades
para trabalho, para podermos fazer os primeiros cálculos de disponibilidade x demanda.

J&A
CAMPOS PARA CADASTRAMENTO
A. Nome do Recurso – Colocaremos o nome padrão utilizado para a função do recurso, por exemplo, MC-ME-01 representa o recurso
Mecânico da oficina Mecânica da equipe 01 (um), CA-EX-10 representa o Caldeireiro da área da Extração da equipe 10 (dez).
B. TIPO – Selecionaremos o tipo de “TRABALHO”.
C. OFICINA – Iremos utilizar as oficina que já estão cadastradas na planilha de recursos do Excel, por exemplo, Extração – EXTR, Geração
de Vapor – GVAP, Fábrica de Açúcar – FABR.
D. FUNÇÃO – Identificação da habilidade baseada na lista de funções já falada nos capítulos anteriores
E. QTD. ORIGINAL – Representa a quantidade de recursos que temos originalmente cadastrada na planilha
F. NECESSIDADE – A princípio, o valor é 0 (zero). Este campo irá mostrar a necessidade de recursos à medida que as simulações do plano
evoluírem.
G. UNIDADES MÁXIMAS – Este campo representa a cópia do campo Quantidade Original, á medida que o planejamento evoluir e
identificadas as necessidades, esse número irá representar à quantidade que realmente deverá ser empregada durante o projeto.
H. TRABALHO RESTANTE – É a quantidade de trabalho que ainda resta para conclusão do término da tarefa onde o recurso está alocado.
J&A
I. TRABALHO – É o cálculo atribuído de todas as horas para o recurso. Á medida que iremos distribuir os recursos nas tarefas do projeto, o
Ms-Project irá computar o empenho de horas desses recursos no projeto, quando for concluída a alocação de todos os recursos em todas
as tarefas o Ms-Project irá nos mostrar o total de HH Planejado frente ao projeto.
J. PODE NIVELAR (REDISTRIBUIR) – Este campo original do Ms-Project define se um recurso pode ser redistribuído ou não durante o
projeto. No caso de recursos Terceiros nós não redistribuímos.
K. RECURSOS POR ADMINISTRAÇÃO – Recursos contratados que irão somar aos da unidade, porém não contratados por empreitada e sim
por horas.
L. CALENDÁRIO BASE – Este campo irá representar o calendário definido para o recurso. Pode ser igual ao calendário do projeto ou você
pode criar um calendário específico para um recurso determinado.
TERCEIROS E REINDUSTRIALIZAÇÃO
.Os recursos Terceiros são aqueles que não fazem parte do quadro de funcionários da empresa, no entanto, são contratados para realizar
atividades de serviços especializado para o qual a empresa não dispõem de profissionais habilitados para exercer a função ou determinada
oficina / área não possui disponibilidade efetiva de HH para executar todas as atividades.
J&A
.A Re-industrialização são aquelas empresas que executam serviços de recondicionamento de peças e calibração de equipamentos
industriais, principalmente àqueles que são do Laboratórios e de medições que exigem certificação de qualidade.
.Essa distinção se faz necessária principalmente porque os serviços de Re-industrialização uma vez que são executados fora da
indústria são os mais difíceis de monitorar e uma das maiores causas de atrasos no cronograma.
.Como todas as atividades de Terceiros e Re-industrialização assumem contratos pré estabelecidos a opção do campo “Pode Nivelar”
é NÃO.
DEFINIÇÃO DE FÉRIAS E OUTRAS INDISPONIBILIDADES

.Todos os recursos cadastrados no Ms-Project receberão o calendário do projeto como a caracterização da sua jornada de trabalho,
porém, férias e outras indisponibilidades não são informadas nos calendários (jornada de Trabalho), e sim na Ficha Geral / Disponibilidade do
Recurso.
.Com um duplo clique no nome do recurso em JA – RECURSOS PLANILHA chegamos a ficha de “Informações sobre o recurso” com
a opção “Disponibilidade do recurso”.
.De acordo com as informações que obtivemos na planilha de levantamento de recursos subtotalizada por Função e Férias, deve ser
apontada em cada linha da tabela abaixo uma faixa de dias e a quantidade de recursos disponíveis na organização para a execução do projeto.
J&A

J&A
RECURSOS SEM PERÍODO DE FÉRIAS

.Algumas empresas não trabalham com férias coletivas, disponibilizando assim um HH maior disponível dos recursos para a execução do
projeto. Quando o recurso não tiver férias programada no período de execução do projeto, o seu período de trabalho obedecerá o calendário
aplicado ao projeto, respeitando assim, as “Semanas de Trabalho” e “Exceções” aplicadas ao calendário.
.Para a confirmar a disponibilidade deste recurso

durante o período do projeto, aplicaremos a
configuração conforme mostrada na figura abaixo:

J&A
PERÍODOS DE TREINAMENTOS
.A maioria das empresas utilizam de uma grande parada da produção para realizar treinamentos obrigatórios e habilitar alguns
profissionais em atividades específica, como por exemplo, solda, elétrica, caldeiraria e assim por diante. Para destacarmos esses treinamentos
e assim o Ms-Project considerar esse período como HH não disponível iremos utilizar a mesma configuração das férias

J&A
.Após configurar as informações dos recursos para o período de treinamento programado, é importante que façamos uma anotação na
aba “Anotações” para documentar que neste período específico, houve um treinamento para a equipe em questão.

J&A
ALOCAÇÃO DE RECURSOS NO MS-PROJECT

.Após a criação da planilha de recursos iremos alocar cada recursos em suas respectivas tarefas. Tarefas por si só não geram nada,
sequer geram custos para o projeto, nós devemos indicar quais recursos serão necessários para à execução das tarefas do projeto. Para isso
iremos utilizar o modo de exibição “JA – ATRIBUIR RECURSOS”.
Fig. 5.61 – Alocando Recursos no Ms-Project

J&A
.No modo de exibição “JA – ATRIBUIR RECURSOS” iremos habilitar a função Detalhe na aba Exibir e iremos trabalhar como o
Formulário de Tarefas abaixo.

J&A
.Para trabalhar com o Formulário de Tarefas iremos habilitar dentro dele a função Recursos e Predecessoras, clicando com o botão
direito do mouse, escolhemos a função.

J&A
.Em seguida iremos atribuir os recursos através do formulário de tarefas. Selecionando a primeira atividade a mesma aparecerá no
formulário abaixo, em seguida na janela do lado esquerdo do formulário escolhemos quantos recursos iremos atribuir à atividade. Note que o
recurso é atribuído automaticamente na planilha de tarefas e o campo Trabalho também é preenchido de acordo com a quantidade de
recursos inserido.
.Devemos fazer isso para todas as atividades do projeto.

J&A
06 – PREDECESSORAS E SUCESSORAS
.Neste capítulo iremos falar sobre as Precedências das atividades que são as relações de interligação entre as atividades do
cronograma. Esta relação entre uma tarefa e outra acontece quando o início ou término de uma determinada atividade apresenta uma
dependência técnica frente ao início e término de outra atividade, mostrando que a conclusão de tal atividade é um pré-requisito para início de
outra. Este encadeamento de precedências, determina a ordem do projeto ou sua rede de precedência que é mostrado através do gráfico de
Gantt.
.Com exceção dos marcos Início de Projeto que só possui a Sucessora, todas as tarefas devem possuir precedências, isso se torna um
princípio obrigatório.
.Note que esse preceito parte da premissa que estabelece que um projeto deve ter um único ponto de partida e um único ponto de
término, sendo que ambos podem (e devem) ser representado por um marco temporal. A ordem de execução das tarefas deve ser ditadas por
fator de ordem puramente técnica, não devendo nunca ser relacionada com disponibilidade de recursos ou qualquer outro fator circunstancial,
imaginamos o seguinte exemplo:
1. Instalar Tanque A
2. Instalar Tanque B
3. Conectar Tanques
J&A
Instalar
Tanque A
Conectar
Tanques
Instalar
Tanque B
.Deve ficar claro que a única representação correta de precedência para este projeto é a mostrada na figura acima. Mesmo que desde o
início do planejamento fique claro que as duas tarefas não podem ser executadas simultaneamente devido a falta de recursos, a solução deste
impasse deve ser feita através do nivelamento de recursos, que irá postergar com o início de uma das duas tarefas, acabando com a
simultaneidade entre elas.
.De forma alguma, dê a um planejamento ou outro caso análogo a uma precedência na forma indicada pela figura abaixo, pois esta
representação falha, não admitindo a hipótese de disponibilização de mais recursos, o que permitiria a execução simultânea daquelas tarefas,
admitindo ainda que atrasos em uma tarefa ocorra sobre as outras sem que haja razões técnicas para tal.
Fig. 6.64 – Ordem de Precedência Técnica

Fonte: Livro Manutenção de Entressafra Planejamento e Controle – Equipe ControlPlan
J&A
Instalar Instalar Conectar

Tanque A Tanque B Tanques
.É absolutamente essencial entender que o MS-Project e outros programas de gerenciamento de projetos são ferramentas e, como tal,
foram projetadas para operar de determinadas formas, baseados em determinados princípios. O usuário não pode, em hipótese alguma, querer
que uma ferramenta trabalhe exatamente como ele deseja; ele que tem que aprender a manejar a ferramenta de acordo com os princípios
básicos para qual ela foi projetada.
LIGAÇÃO
.Para cada relação de precedência estabelecida é necessária uma apreciação sobre que tipo de pré-requisito está envolvido, com o
objetivo de esclarecer o tipo de ligação que deverá ser empregado na relação. As relações de precedências permitem até quatro tipos
diferentes de ligação.
Fig. 6.64 – Ordem de Precedência Técnica Errada

J&A
.Se, para ter início, uma tarefa necessita que a outra tenha sido concluída, deve ser utilizada uma ligação TI (Término – Início), na qual
fica estabelecido que é necessário terminar a predecessora para ter início a sucessora. Este é tipo de ligação mais comum. É muito raro
encontrarmos projetos nos quais esse tipo de ligação não represente ao menos 75% das ligações empregadas.
.Se, para ter início, uma tarefa necessita que a outra tenha sido iniciada, deve ser utilizada uma ligação do tipo II (Início – Início), na qual
fica estabelecido que é necessário iniciar a predecessora para que se inicie a sucessora. Depois da ligação TI (Término – Início) esse é o tipo
de ligação que mais encontramos
Fig. 6.65 – Tipos de Ligação – Vínculo Início – Término e Início - Início

J&A
.Se, para ter fim, uma tarefa necessita que a outra tenha sido concluída, deve ser utilizada uma ligação do tipo TT (Término – Término),
na qual fica estabelecido que é necessário terminar a predecessora para terminar a sucessora.
.Se, para ter fim, uma tarefa necessita que a outra tenha sido iniciada, deve ser utilizada uma ligação do tipo TI (Término – Início), na qual
fica estabelecido que é necessário iniciar a predecessora para terminar a sucessora.
Fig. 6.65 – Tipos de Ligação – Vínculo Término – Término e Término - Início

J&A
LATÊNCIA
.É um intervalo de tempo mínimo obrigatório entre duas tarefas específicas, não gerando custo ao projeto por não existir a participação de
recursos e fugindo da interferência do gerente de projetos, que não tem como alterá-lo. Por exemplo, o temo de sedimentação de uma reação
físico-química (cura de um concreto) ou o prazo dado por um fornecedor para a entrega de um produto, exemplo, entrega de eixos, correntes, e
etc.
.Latência se diferencia de folga por dois aspectos distintos: primeiro, a latência é determinada explicitamente pela gerência do projeto,
enquanto a folga aparece espontaneamente como resultado das durações, precedências e restrições de datas definidas para as tarefas;
segundo, a duração da latência é fixa e só varia por interferência direta da gerência de projetos, enquanto a extensão da folga varia sempre
que variam as durações, precedências e restrições de datas das tarefas.
FOLGA
.Folga é o intervalo de tempo existente entre duas tarefas proveniente do sequenciamento estabelecido para as tarefas do projeto como
um todo ou da restrição à data de início ou de término imposta a uma das tarefas. Uma tarefa está sujeita a dois tipos de folga.
Folga Livre: é a quantidade de tempo que a data término de uma tarefa pode ser adiada sem comprometer o andamento das tarefas
subsequentes, calculadas pela subtração entre data de término da tarefa corrente e a data de início da tarefa sucessora
Folga Total: é a quantidade de tempo que a data de término de uma tarefa pode ser adiada sem comprometer o andamento das tarefas
subsequentes, calculada pelo somatório das folgas livres da tarefa corrente, incluindo até a primeira tarefa crítica.
J&A
0 dias 0 dias Tarefa C 0 dias

Tarefa B
8 dias 5 dias
Tarefa A Tarefa F
2 dias 2 dias
Tarefa D Tarefa E
0 dias 5 dias 3 dias 3 dias 2 dias
Fig. 6.66 – Folga Livre

.Observe que entre a tarefa D e a tarefa E existe um intervalo de 3 dias, o que significa que a tarefa D pode sofre um atraso de até 3 dias
sem que isso comprometa a data estabelecida para o início da sua sucessora que é a tarefa E. Entre a Tarefa E e a tarefa F existe um intervalo
de 2 dias, ou seja, a tarefa E pode sofre um atraso de até 2 dias sem que isso comprometa a sua sucessora que é a tarefa F. Assim, a tarefa D
tem folga livre de 3 dias e a tarefa E tem folga livre de 2 dias.
.Note ainda que a tarefa E pode atrasar até 5 dias sem que isso cause impacto na data de início da tarefa F, visto que a própria tarefa D
tem folga livre de 2 dias, folgas estas que absorveriam o atraso. Portanto a tarefa D tem uma folga total de 5 dias, pois ela pode atrasar em até
5 dias sem prejudicar o prazo final do projeto.
J&A
CAMINHO CRÍTICO DO PROJETO

.O caminho crítico do projeto, é aquela atividade que possui menor folga livre entre a predecessora e sua sucessora. É extremamente
importante a identificação do caminho crítico do projeto, tendo em vista que é este que determina a duração total do projeto e, portanto, a
probabilidade de um impacto em qualquer tarefa do componente caminho crítico impactar o projeto como um todo é muito grande.
RESTRIÇÕES
.As restrições tratadas pelo gerenciamento de projetos podem se referir a escopo, custo ou prazo, determinando limitações, geralmente
táticas, que deverão ser obedecidas pelo projeto. Vamos nos ater somente a discussão das restrições por datas, que são limitações aplicáveis
a datas de início e término de tarefas para adequá-las a exigências circunstanciais, podendo afetar o desempenho do projeto.
.Em alguns momentos as datas imposta pelo sistema de gerenciamento calculada através das durações e predecessoras pode não ser a
mais adequada para o projeto, como por exemplo, uma chegada de um determinado material para executar a atividade ou o prazo de entrega
do fornecedor podem impactar diretamente nas datas do cronograma, forçando a tarefa ser adiada.
.Ao relacionarmos duas tarefas através da predecessora com o tipo de ligação TI (Término – Início), entendemos que a tarefa sucessora
deve iniciar logo após o término da anterior, ou seja, temos aí uma restrição do tipo O Mais Breve Possível.
.Existem dentro do Ms-Project até 8 tipos de restrição que veremos logo adiante:
1. O MAIS BREVE POSSÍVEL – Esse tipo de restrição é utilizado quando queremos que uma tarefa se inicie logo após o término
das sua predecessora.
J&A
2. O MAIS TARDE POSSÍVEL – Esse tipo de restrição é utilizado quando queremos que uma tarefa se inicie após o término da
última tarefa da lista de predecessora.
Desmontar Reparar Montar

Iniciar Terno Terno Terno
Início: 19/ Ago Início: 20/ Ago Início: 03/ Set Início: 24/ Set
Fim: 19/Ago
Fim: 02/ Set Fim: 23/ Set Fim: 09/ Out
Pintar Tanque
de Etanol Finalizar
Início: 20/ Ago Início: 10/ Out
Fim: 10/ Out
Fim: 20/Ago
Fig. 6.67 – Tipos de Restrição – O Mais Breve Possível

J&A
.Neste caso não é interessante que a pintura se dê com tanto tempo de folga para a finalização do projeto, pois até lá há muitas
possibilidades de sujar a pintura. O mais recomendável é o emprego da restrição O Mais Tarde Possível, isso fará com que a tarefa da pintura
se desloque no cronograma de forma a ficar com folga zero da sua sucessora, a finalização do cronograma.
.O cronograma deverá então ficar dessa forma:
Desmontar Reparar Montar

Iniciar Terno Terno Terno
Início: 19/ Ago Início: 20/ Ago Início: 03/ Set Início: 24/ Set
Fim: 19/Ago Fim: 23/ Set Fim: 09/ Out

Fim: 02/ Set
Pintar Tanque
de Etanol Finalizar
Início: 20/ Ago Início: 10/ Out
Fim: 10/ Out
Fim: 20/Ago
Fig. 6.68 – Tipos de Restrição – O Mais Tarde Possível
J&A
.Existe ainda mais 6 possibilidades, pouco usuais de tipos de restrição:

3. NÃO INICIAR ANTES DE: Algumas vezes é possível determinar que uma tarefa não inicie antes de uma determinada data,
seja por, prazos de entrega de materiais, contrato com fornecedores ou limitações do processo de manutenção.
4. NÃO INICIAR DEPOIS DE: Este tipo de restrição é de uso menos frequente, pois determina que uma tarefa não possa iniciar
depois de uma determinada data, correndo o risco de atrasar o projeto.
5. NÃO TERMINAR ANTES DE: Do mesmo modo esse é um tipo de restrição que devemos evitar, pois amarra a tarefa a uma
determinada data, impedindo que se antecipe outras tarefas que estão interligadas entre elas.
6. NÃO TERMINAR DEPOIS DE: Em alguns caso específico, onde se requer um tempo preciso para execução da tarefa ou a
espera de um laudo de manutenção, esse tipo de restrição é bastante útil.
7. DEVE INICIAR EM: Não devemos utilizar esse tipo de restrição, por estabelecer marcos extremamente rígidos, contrapondo o
dinamismo inerente ao gerenciamento de projetos, o que provoca problemas sérios e frequentes nas operações de recálculo do
projeto.
8. DEVE TERMINAR EM: Assim como o tipo de restrição Deve Iniciar Em, também não devemos utilizar, seguindo o mesmo
conceito do dinamismo do projeto.
J&A
PRIORIDADES
.As prioridades de tarefas dentro de um projeto são utilizadas para determinar o grau de importância das tarefas. O nível de prioridade
pode chegar até 1000, que equivale a prioridade mais alta. O sistema avalia as prioridades das tarefas, se forem diferentes as toma como
parâmetros, por exemplo, se a tarefa A tiver uma prioridade 600 e a tarefa B tiver uma prioridade 500, a tarefas A com prioridade 600 passará a
frente da tarefa B, sendo considerada tarefas com maior grau de importância no processo de redistribuição. A prioridade redistribui as tarefas
de acordo com o seu grau de importância.
.As constantes mudanças de prioridades dentro de um projeto pode acarretar sérios problemas para o cronograma, por isso, uma definida
as prioridades das tarefas é ideal que mantenhamos essas prioridades até o término do projeto, evitando assim um risco de atraso dentro do
cronograma.
“No começo de um projeto podemos fazer tudo, mas não sabemos nada. No final do projeto sabemos tudo, mas não podemos fazer
nada.”
Fonte: Marco Jacob
J&A
07 – TRATAMENTO DE RECURSOS E LINHA DE BASE

.Neste capítulo iremos falar sobre os tratamentos dos recursos dentro do Ms-Project. Após cadastrarmos todos os recursos no Pool de
recursos, inserirmos todas as tarefas, fazer as precedências, sequenciamentos, prioridades e alocarmos os recursos nas tarefas é necessário
redistribuirmos os recursos dentro do nosso cronograma para que o sistema nos mostre a necessidade do projeto, seja mão-de-obra,
financeiras ou mudança de escopo, isso fará também que o sistema nos mostre o caminho crítico do projeto.
.Redistribuição ou Nivelamento de Recursos é a solução de recursos através do reposicionamento das atividades geradoras da
Superalocação. A superalocação se dá quando um determinado recursos possui mais atividades dentro do HH disponível para ele. A
redistribuição implica necessariamente no retardamento de uma ou mais tarefas geradoras de superalocações para fazer frente à falta de
recursos. Esta operação de forma alguma altera a alocação dos recursos em tarefas, não muda em nenhuma hipótese a quantidade de
recursos alocados em uma tarefa em prol de outra, ela apenas posterga determinadas tarefas, de forma tal que o cronograma resultante
apresente uma demanda de recursos compatível com as quantidades máximas de cada recurso, garantindo o atendimento à demanda do
projeto e sua consequente exequibilidade.
.A operação de nivelamento é um algoritmo fantástico do software, capaz de resolver problemas de alocação de recursos
(superalocações), inclusive entre diferentes projetos, para o que é necessário basear projetos em um arquivo Pool de Recursos que identifique
os diversos recursos que a organização tem à sua disposição e os compartilhe entre aqueles projetos.
J&A
CONFLITO DE RECURSOS
.Em um determinado momento o projeto necessita utilizar uma quantidade de recursos não disponível. Essa situação é conhecida com
Conflito de Recursos. Dizemos que um recurso está em conflito ou super alocado quando, não possui quantidade disponível suficiente para
atender a um conjunto de demanda de tarefas que lhe estão designadas para executar, ou seja, a indisponibilidade de recursos é um fator
temporal. A gerência de projetos encontra sérias dificuldades para utilizar a quantidade ideal de cada recurso; isso acontece porque os recursos
são finitos e também por serem um fator determinante no custo do plano de manutenção. O ideal é alocar, na primeira etapa do planejamento a
quantidade necessária de cada recurso para cada tarefa e, num segundo momento, verificar a melhor opção para resolver cada um dos
conflitos que se apresentam.
.Existem diversos procedimentos para a solução de conflitos que, normalmente, competem à gerência de projetos, sendo que a maioria
deles impactam em prazos e/ ou custos do projeto. Os principais são:
Realocação de Recursos: Se uma das tarefas geradoras de conflito possuir folga e for dirigida por esforço, podemos diminuir a
quantidade alocada de recurso em conflito até o limite no qual o aumento de duração da tarefa, proveniente da diminuição da quantidade de
recurso, seja absorvido pela folga. Essa é uma ótima possibilidade, visto que não impacta no custo e nem no prazo do projeto.
J&A
Disponibilizar mais Recursos: É possível aumentar a disponibilidade através de vários meios, dependendo do tipo de recurso e da
situação específica, por exemplo, contratar mão-de-obra temporária, alugar um equipamento ou negociar a transferência de um recurso de
outra área da organização. Esse procedimento não impacta no prazo, mas atente para o fato de que o processo de disponibilizar o recurso
pode onerar o projeto.
Postergar Tarefas: Se o conflito de recursos é gerado por tarefas simultâneas, um possibilidade é adiar o início de uma das tarefas para
após o término de outra, atentando para postergar a tarefa que tiver maior folga livre ou total, de forma a impactar o mínimo possível o prazo do
projeto. Esse procedimento não impacta nos custos gerais do projeto, mas pode impactar no prazo total do projeto, se nenhuma das tarefas
possuir folga suficiente para absorver o atraso.
.Basicamente, o que determina qual das tarefas será postergada na operação de nivelamento pelo Project para gerar um plano
exequível, é o critério de folgas: a tarefa que possuir maior folga livre ou total, esta será postergada.
NIVELAMENTO DE RECURSOS
.Esta ferramenta nos permite gerenciar o cronograma afim de transformar um projeto tecnicamente viável em um projeto exequível. A
ferramenta procura identificar conflitos de recursos, quando a demanda momentânea de um determinado recurso tal como apresentada por um
cronograma for maior que a disponibilidade dele e postergar tarefas, a princípio simultâneas de forma a solucionar esse conflito, tornando o
cronograma exequível.
J&A
1
.Na aba Recursos, temos a opção de Nivelar Tudo, que realiza a redistribuição total dos recursos de acordo com as configurações pré-
definidas pelo sistema de gerenciamento de projeto. Ao clicarmos no botão Nivelar Tudo, o Project realizará a redistribuição dos recursos e ao
surgir mensagens de erros teremos as opções de Ignorar que ignora o problema que originou a mensagem e dá continuidade a operação de
nivelamento, também temos a opção de Ignorar Tudo que ignora o problema que originou a mensagem e todos os outros que possam vir a
2
ocorrer e temos a opção Parar que cancela o nivelamento no ponto em que se encontra, sendo necessário acionar o botão Limpar
Nivelamento para reverter a situação ao ponto inicial. É impossível determinar qual é a melhor escolha, pois cada caso é um caso, mas a
princípio Parar é a melhor opção.
3 1 2
Fig. 7.69 – Redistribuição de Recursos – Opções de Nivelamento

Fonte: Microsoft Project 2016
J&A
3
.Na figura apresentada temos ainda, a opção de Nivelar Recursos, que nos permite realizar o nivelamento de um determinado recurso
específico. A utilização desta ferramenta é pouco usual, tendo em vista que o nivelamento ocorre apenas no determinado recurso escolhido,
porém existem outras atividades que estão interligadas por precedências que utilizam outros recursos e que ainda assim podem gerar um risco
de atraso no projeto.
.A melhor opção é que será apresentada na figura abaixo, pois permite à você conferir as configurações básicas de redistribuição antes de
realizar a operação. Na aba Recurso grupo Nível Opções de Nivelamento abriremos a caixa de diálogo das configurações de
Nivelamento. Basicamente, em operações de nivelamento o que determina qual das tarefas será postergada é o critério de folga total, podendo
usar também o critério de prioridade:

J&A
.Basicamente, em operações de nivelamento o que determina qual das tarefas será postergada é o critério de folga total, podendo usar
também o critério de prioridade.

J&A
.Na caixa de diálogo de Nivelamento de Recursos existem as seguintes possibilidades:

Nivelamento de Cálculos Automático: Sempre que se configurar uma superalocação de recursos a operação de nivelamento é
disparada automaticamente, sem qualquer aviso prévio ao usuário, sendo totalmente desaconselhável na fase de planejamento; o seu emprego
na fase de acompanhamento deve ser apreciado caso a caso, dependendo das particularidades de gestão daquele projeto;
Nivelamento de Cálculos Manual: Executa o nivelamento quando do pressionamento do botão Nivelar Tudo; é a opção
recomendada por permitir o controle sobre o momento mais adequado para proceder à operação;
Procurar Superalocações em uma Base: Determina o bloco de tempo que servirá de base para os cálculos de sobrealocação
efetuados pelo software, podendo ser: a cada minuto, a cada hora, diariamente semanalmente ou mensalmente; por exemplo, admitindo que
um recurso tenha um expediente de trabalho de 8 horas, caso ele seja alocado em duas tarefas simultâneas, ambas com duração de 4 horas
de duração, uma operação de nivelamento com base Dia a Dia não enxergará esta superalocação e, portanto, não fará o nivelamento, apenas
uma operação de nivelamento com base A cada Hora ou A cada Minuto será capaz de resolver esta superalocação;
Limpar Nivelamento Anteriores: Zera o valor atribuído ao campo Atraso do Nivelamento. O campo atraso do nivelamento é um
intervalo de tempo (gap), inserido antes do início da tarefa para posterga-la e assim permitir ao recurso em conflito disponibilidade para
executar uma outra tarefa que se revele mais tempestiva aos cálculos de tempo do projeto;

J&A
Intervalos de Nivelamento para: Determina se o nivelamento corrigirá superalocações de todos os recursos do projeto pela
seleção Nivelar o Projeto Inteiro ou apenas dentro de um período especificado nos campos Nivelar de e até;
Ordem de Nivelamento: Ordem de priorização de tarefas para efeito de nivelamento, apresentando as seguintes opções:
Padrão: Ordem de priorização padrão, adia primeiro as tarefas com maior folga total, levando em consideração também as
datas de início e as restrições para determinar se as tarefas devem ser niveladas e como nivelá-las;
Nº da Tarefa: O Id da tarefa determina a prioridade de nivelamento, não sendo uma opção aconselhável, pois o
sequenciamento das tarefas, e por conseguinte sei Id, deve servir a outras finalidades, como à criação de uma estrutura
hierárquica (EAP) lógica e clara;
Prioridade, Padrão: Atrasa primeiro as tarefas com menor prioridades; em caso de empate na prioridade usa os critérios da
opção padrão:
Nivelar sem Atrasar o Projeto: Só faz o nivelamento quando houver folga suficiente para absorver o retardamento imposto, sem
postergar a data final do projeto, o que pode impedir o nivelamento; o nivelamento padrão por critério de folga, com esse campo desmarcado,
atrasa o projeto somente quando necessário, sempre o mínimo possível, sendo o mais recomendado.
J&A
O Nivelamento pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa: Permite que diferentes recursos trabalhem sem formar
necessariamente um conjunto dentro de uma tarefa, isto é, existe a alocação normal da tarefa com os recursos trabalhando sem Atraso; se
esta opção estiver marcada e os recursos entrarem em conflito de superalocação com tarefas de maior prioridades, o nivelamento se dará
criando diferentes Atrasos para os recursos, independentes um do outro, também, se esta opção estiver marcada a tarefa sofrerá aumento de
duração, trabalho independente, essa opção não é recomendada.
O Nivelamento pode criar interrupções no trabalho restante: Permite que uma tarefa já iniciada seja interrompida devido à ação de
nivelamento, para que o recurso participe de uma tarefa interrompida; somente funciona caso o critério de nivelamento seja o de Prioridades e
não Padrão que é por folga.
Nivelar recursos com o tipo de reserva proposto: Inclui no nivelamento tanto as tarefas que cujo os recursos já foram confirmados,
quanto àquelas com alocações proposta e não confirmadas. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada, indicando que os recursos
proposto e não confirmados não serão levados em consideração durante o processo de nivelamento. Esta opção só se aplica ao Project
Professional trabalhando em conjunto com o Project Server.
Nivelar tarefas agendadas manualmente: Permite que o sistema postergue tantos as tarefas configuradas como Agendamento
Automático quanto àquelas configuradas Agendar Manualmente.
J&A
RESOLVENDO SUPERALOCAÇÕES DE UM PROJETO
.Ao nivelar um cronograma iremos identificar atraso em determinadas equipes, seja por indisponibilidade de recursos ou precedências das
tarefas, geralmente isso ocorre por indisponibilidade de recursos. Como vimos anteriormente, existem algumas maneira para resolvermos essas
indisponibilidades, porém agora iremos mostrar dentro do cronograma como visualizar essas superalocações e resolve-las.
.Devemos alterar os dados de disponibilidades de recursos, adequando-os dentro das necessidades do projeto, uma vez que o
planejamento já tenha comprovado que a relação cronograma x disponibilidade de recursos é inexequível; isto é, não dispomos de recursos
suficiente para executar todas as tarefas dentro do prazo desejado.
.Neste caso, para visualizarmos os atrasos iremos utilizar o modo de exibição JA – RELATÓRIO RISCO DE ATRASO, onde podemos ver
os atrasos por área e, dentro de cada área as oficinas e, dentro das oficinas quais equipes estão gerando atraso e quais tarefas, assim logo,
sabemos onde é necessária a aplicação das correções para tornar o cronograma exequível.
J&A
Fig. 7.72 – Resolvendo Superalocações de um Projeto

J&A
.Nota, que na figura apresentada acima, temos um problema sério de superalocação em duas áreas específicas, que são, Extração e
Tratamento de Caldo; ao expandirmos a estrutura hierárquica, conseguimos facilmente identificar qual oficina está gerando o maior atraso. No
caso da área Extração, podemos identificar facilmente que a equipe XE-03 dentro da oficina EXTR é a que está gerando o maior atraso, se
expandirmos o filtro da equipe XE-03 conseguiremos ver qual é a atividade que está gerando o maior atraso. Ao expandir a estrutura da equipe
XE-03 é preciso acionar o botão de Detalhes na aba Exibir grupo Modo Divisão Detalhes para abrirmos a janela inferior que
nos mostrará maiores detalhes da atividade

J&A
.Do lado direito da tabela do modo de exibição Formulário de Tarefas temos o campo da predecessora da atividade que está gerando o
atraso no cronograma. Quando damos um duplo clique na atividade predecessora temos a janela de diálogo de Informações da Tarefa. Logo,
percebemos que temos um problema de disponibilidade de recursos, pois a predecessora da atividade que está gerando atraso está iniciando
após a data do marco de entrega do meu projeto.

J&A
.Para uma melhor visualização das atividade e dos recursos inseridos, vamos utilizar o modo de visualização JA - INSERIR
PREDECESSORAS e procuramos a atividade que está gerando o atraso.

J&A
.Ao analisarmos as atividades ID37 e ID39 logo percebemos que existe uma folga entre essas duas atividades, precisamos analisar os
recursos das atividades para vermos qual é o motivo da folga e se não existe outra atividade onde o mesmo recurso está alocado.
.Neste caso, teríamos que acrescentar mais recursos a atividade, porém, sabemos que os recursos são limitados e por isso devem ser
tratados com cautela. O ideal, neste projeto é revermos as durações das atividades, começando pelas reindustrializações, e em seguida pelas
atividades com maiores durações. Assim podemos zera o risco de atraso.
.Podemos também, neste caso, é analisar os recursos de outras áreas e verificar suas alocações, caso estejam com uma sobrecarga
menor, podemos trabalhar com esses recursos como empréstimos nas datas com maiores risco de atraso da área.
.No fluxograma abaixo, podemos verificar como proceder após todo o processo de nivelamento e resolução de superalocação de
recursos.
“O que pode ser medido, pode ser melhorado”

Fonte: Marco Jacob
RECURSOS TAREFAS
ATRIBUIR RECURSOS
AS TAREFAS
HH PLANEJADO
HH PLAN. NÃO
>
HH DISP.
SIM
PRECEDÊNCIA
NIVELAMENTO
NÃO
EXEQUÍVEL
SIM
NÃO
CURVA “S” – OK?
SIM
Fig. 7.73 – Fluxograma de Projeto FASE DE CONTROLE

Fonte: Kleber Bidese
J&A
08 – CURVA “S” ou Avanço Físico
. A Curva “S” ou Curva de Avanço Físico é utilizada para acompanhamento do cronograma através de um gráfico de linhas, onde o eixo X
representa o andamento das atividades semana á semana, e o eixo Y representa o percentual (%) de avanço dessas atividades. É muito
comum, as organizações se basearem nesse tipo de gráfico para acompanhar a evolução do projeto, tendo em vista que a Curva de Avanço
Físico mostra os possíveis atrasos e avanços das atividades na linha do tempo.
. Com um plano viável e exequível, devemos simular as perspectivas de avanço semanais ou quinzenais e apresentar tais curvas de
avanço para os supervisores de áreas ou oficinas, para que eles opinem, se pela experiência deles tais percentuais simulados não são
atingíveis é necessário a revisão do plano dentro do cronograma, tais como, prioridades, sequenciamento de atividades, restrições e até mesmo
durações das atividades, o objetivo é apresentar uma curva de avanço onde as porcentagens de avanço são o mais reais possíveis, afim de
gerarmos um relatório de informações confiáveis.
. A Curva “S” deve ser gerada antes de salvarmos a linha de base do cronograma, pois uma vez tendo salvo a linha de base não podemos
mais alterar as datas que foram planejadas para as atividades, por isso é extremamente importante que o planejador se reúna com os
supervisores e gerencia para que eles aprovem não somente os relatórios de Curva “S” mas também todo o cronograma, uma vez tendo sido
aprovado o cronograma, podemos salvar a linha de base do projeto.
J&A
PERPECTIVAS DE AVANÇO
. Para lançarmos uma previsão sobre a evolução periódica do plano de parada de manutenção, emprega-se uma planilha de Excel com
três tabelas aparentemente iguais, organizada por área e subdivididas por períodos (semana, quinzena ou o espaço de tempo que melhor
atenda o seu cronograma).
. Na primeira tabela iremos lançar período a período, área a área as projeções que iremos fazer, apontando os percentuais ideais que
aquela área deve ter alcançado até aquela data.
. Na segunda tabela iremos lançar período a período, área a área os valores reais de andamento que serão atualizados no MS-Project e
copiados para o Excel a medida da execução do plano de manutenção (isso será visto no capítulo fase de controle).
. A terceira tabela, que já traz calculadas (por fórmula de Excel) as distorções para a identificação das áreas com piores resultados.
. Uma quarta tabela sintetiza as informações comparadas ao planejado e realizado, apresentando assim os dados base de um gráfico
denominado CURVA “S”.

J&A
J&A
J&A
.Nesse momento, faremos diversas simulações de avanço no cronograma, logo para garantir a integridade dos dados até agora
construídos, sugerimos que salvemos o projeto zerado com um outro nome (medidas – por exemplo), em Arquivo – Salvar Como:
J&A
SIMULANDO AVANÇO NO CRONOGRAMA

. Para realizarmos as simulações de avanço no cronograma utilizaremos o modo de exibição JA – RELATÓRIO RISCO DE ATRASO. Na
aba Projeto iremos abrir a caixa de diálogo de Informações de Projeto e alterar a data de status para o primeiro dia da atualização do nosso
cronograma, sempre colocando a hora de término da jornada de trabalho:
J&A
. Ainda na aba Projetos iremos utiliza a função Atualizar Projeto:
. A caixa de diálogo para Atualizar o Projeto irá se abrir com as seguintes informações:
J&A
Atualizar trabalho como concluído até: <Data de Status> Vem automaticamente preenchida, devido a atualização que fizemos na janela
Informações de Projeto
Definir de 0% a 100% concluído - Este campo irá fazer as atualizações das atividades, inserindo os percentuais de 0% a 100% como
concluído, ou seja, mesmo que não tenhamos atividades totalmente concluídas o MS-Project mostrará os avanços dessas atividades;
Definir somente 0% ou 100% concluído – Este campo irá mostrar as atualizações somente das atividades que estiverem 0% concluídas
ou 100% concluídas, ou seja, as atividades que não forem concluídas no período da atualização o MS-Project não mostrará, ou mostrará como
0% concluída, não sendo recomendado o uso desta função
. A função Atualizar trabalho como concluído até: só pode ser utilizada para construirmos as previsões da Curva “S”, não sendo
recomendada o seu uso após a partida do cronograma, visto que ela atualiza e preenche os percentuais concluídos automaticamente. Para
atualizarmos o plano real após a atualização da Planilha de Monitoramento (Iremos falar no próximo capitulo), utilizamos a função Reagendar
trabalho não concluído para iniciar após: <Data de Status>
. Podemos fazer a atualização para o Projeto Inteiro ou para Tarefas Selecionadas, sempre faremos a atualização para o Projeto
Inteiro.
J&A
.Note que quando atualizamos o cronograma, os percentuais no relatório são atualizados, devemos transferir essas medidas para a
planilha de Projeções
J&A
.Faça isso até preencher toda a planilha de projeções do Excel, após fazer todas a projeções, descarte o arquivo e voltemos a trabalhar
com o arquivo que vinhamos utilizando até a solução dos atrasos.
CONCEITO DE INDICADORES DA CURVA DE AVANÇO FÍSICO – “S”
. Alguns indicadores são melhor representados quando acompanhados de outros indicadores, exemplo da Curva “S”, este gráfico lhe
permite visualizar se a respectiva área ou oficina está dentro do planejado pelo sistema de gerenciamento de projetos MS-Project, porém não
lhe permite ver o Risco de Atraso do cronograma, é ideal que o gestor do projeto, apresente o relatório RISCO DE ATRASO para que sejam
identificadas os possíveis atrasos dentro do cronograma e seja apresentado um plano de ação. Outro relatório extremamente importante que
deve ser apresentado na reunião gerencial, é a Aderência à Programação, onde é permitido visualizar se as atividades estão sendo
executadas dentro do prazo programado pelo sistema.
“Não podemos prever o futuro, mas podemos criá-lo”

Fonte: Marco Jacob
J&A
09 – PLANILHA DE MONITORAMENTO
. As Planilhas de Monitoramento servem para que a gestão de equipes possam monitorar as atividades que estão sendo executadas em
campo e fazer as devidas atualização de avanço físico, ou seja, percentual concluído e datas Início Real e Término de Real de cada atividade.
As planilhas devem ser emitidas para cada oficina do plano e enviadas por e-mail aos respectivos gestores e esses por sua vez, façam as
atualizações e retornem essa documentação para as necessárias análises e deliberações, antes da reunião de alinhamento.
.Mais adiante os gestores e coordenadores deverão percorrer á área industrial organizando, cobrando e documentando a realização dos
trabalhos de manutenção. Como é pouco provável que eles tenham em mão um documento informatizado para carregar no dia-a-dia de
trabalho, é conveniente que a planilha possa ser preparada como documento impresso, porém deixando as colunas de “datas reais” vazias para
que se possa escrever nesses campos.
.As Planilhas de Monitoramento deverão ser enviadas aos gestores de acordo com atualização do cronograma, respeitando sempre o
período de atualização, seja, semanal ou quinzenal. O planejador deve receber as planilhas com suas respectivas atualizações realizadas com
no máximo 01 (UM) dia de antecedência da atualização do cronograma, para que ele possa ter tempo hábil para analisar os dados e inserir no
sistema e fazer as devidas atualizações dos relatórios gerenciais, tais como, Curva “S”, Risco de Atraso, Aderência e outros relatórios
gerenciais que definiram o plano de ação.
J&A
. As Planilhas de Monitoramento são extraídas diretamente do sistema MS-Project, através do modo de exibição IMPORTAÇÃO
PLANILHA DE MONITORAMENTO, essa tabela contém todos os campos necessário para o preenchimento das atualizações das atividades
programadas. As planilhas devem ser exportadas para cada oficina, devendo ser trabalhada no Excel após a sua exportação, separando as
oficinas e eliminando linhas como marcos de entrega e atividades que estão 100% concluídas.
. Para exportação da planilha, ative o modo de exibição IMPORTAÇÃO PLANILHA DE MONITORAMENTO:
J&A
. Em Arquivo Salvar Como, procure a pasta de destino para salvar o arquivo, o arquivo deverá ser salvo como Tipo: Pasta de
Trabalho do Excel 97-2003 (*xls);
J&A
. Ao clicar em Salvar o MS-Project abrirá a janela de Assistente para Exportação; Em seguida, clique em Avançar:
J&A
. Iremos selecionar a opção Dados Selecionados para o formato de dados que desejamos exportar;
J&A
. Nesta janela iremos criar um novo mapa, para que possamos utilizá-lo para futuras exportações e importações. Após selecionar a opção
Novo mapa clicar em Avançar;
J&A
. Selecionar os tipos de dados que deseja exportar como Tarefas, ou seja, as informações que desejamos exportar para criar a planilha
são as atividades que estão na tabela IMPORTAÇÃO PLANILHA DE MONITORAMENTO. A opção Incluir cabeçalhos ao exportar deve estar
marcada;
J&A
. Nesta janela, estaremos adicionando os campos que queremos para a Planilha de Monitoramento, como sugestão, o ideal é adicionar
todos os campos clicando no botão em destaque Com base na tabela..., que abrirá a janela de Tabelas para selecionarmos qual tabela
queremos exportar, neste caso, selecione a tabela Importação Planilha de Monitoramento;
J&A
. Ao selecionarmos a tabela Importação de Planilha de Monitoramento todos os campos que estão na tabela, serão transferido para o
Assistente de Exportação automaticamente, inclusive o campo “ID exclusiva”, que o campo principal da tabela. Este campo será utilizado
como chave para mesclar os dados na hora de importarmos a planilha com as informações atualizadas para o MS-Project;
J&A
. Clicar em Salvar Mapa e nomear este mapa como MONITORAMENTO, para que sejam salvas todas as informações que inserimos no
assistente de exportação, em seguida, clique em Concluir para finalizarmos o processo de exportação;
J&A
. Ao concluirmos todo o processo de exportação, teremos salvo nossa planilha de monitoramento, que deverá ser trabalhadas, dividas por
oficinas e encaminhada via e-mail aos gestores de equipe, para que se façam as devidas atualizações e retornem as planilhas via e-mail para
que os dados sejam analisados e inseridos no sistema. Para uma melhor gestão da planilha de monitoramento, segue abaixo uma metodologia
para envio e recebimento das planilhas e gestão das reuniões:
Alinhamento com
Informações e do
Recebimento das
Informações e do
Recebimento das
Monitoramento
Atualização das
Monitoramento
Monitoramento
Atualização das
Cronograma
Planilhas de
Cronograma
os Gestores
Planilhas de
Planilhas de
Reunião de
Gerencial
Envio das
Reunião
J&A
. Ao receber as Planilhas de Monitoramentos dos gestores e, após as análises e compilação dos dados ainda na planilha em formato de
Excel, iremos realizar a importação do arquivo em Excel para o MS-Project, para fazer isso, iremos utilizar o Assistente de Importação. EM
Arquivo Abrir iremos selecionar a planilha que está no formato Excel para importar para o MS-Project. Note que devemos modificar a
exibição do tipo de arquivo, para todos os arquivos, para que a planilha em Excel seja exibida:
J&A
. Ao selecionarmos o arquivo para importação, a janela de diálogo do Assistente de Importação será aberta. Clique em Avançar;
J&A
. Para importarmos o arquivo iremos utilizar o mapa MONITORAMENTO criado anteriormente, assim todos os dados que foram salvos no
mapa já estarão disponíveis, selecionar a opção Usar mapa existente, em seguida selecionar o mapa MONITORAMENTO e clicar em
Avançar;
J&A
. Nesta janela, temos três opções de importação do arquivo. Podemos importar o arquivo Como um novo projeto, ou seja, as
informações da planilha de monitoramento fará como os sistema crie um novo projeto; Podemos Acrescentar os dados ao projeto ativo, ou
seja, as informações da planilha de monitoramento serão adicionadas como novas tarefas dentro do projeto que está em aberto; Podemos
Mesclar os dados no projeto ativo, esta opção é que iremos utilizar para importar nossa planilha de monitoramento, substituindo os dados
que foram atualizados na planilha com aos do projeto;
J&A
. Clique em Avançar;
J&A
. Note que, como estamos utilizando um mapa existente, as informações dos campos já vem preenchidas de acordo com a tabela
IMPORTAÇÃO PLANILHA DE MONITORAMENTO. A chave definida para que seja feita as substituição dos dados é a ID_exclusiva, essa é a
única chave que deverá ser utilizada para que os dados sejam substituídos e as informações do projeto sejam atualizadas, portanto, deve-se
evitar o uso de qualquer outro campo para definir como chave para mesclar. Em seguida clique em Avançar e em Concluir;
J&A
. Todas as informações no cronograma foram atualizadas, faz-se necessário a conferência e análises dos dados importados para que se
verifique que não houve erros de importações de dados. Após a atualização do cronograma ativar o modo de exibição RELATÓRIO RISCO DE
ATRASO e o nível 2 em Estrutura de tópicos para verificarmos o atraso no cronograma. É necessário fazer o nivelamento antes de
começarmos resolver os atrasos do projeto.
. Após finalizar a resolução de superalocações e atrasos, copiamos os dados da coluna % concluída para a tabela de realizado da
planilha de Curva “S”
“O mais importante na comunicação é ouvir o que não foi dito”

Fonte: Marco Jacob

Curso de MS-Project - Completo

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Curso de MS-Project - Completo

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

J&A

Planejamento e Controle de Manutenção

TODOS OS DIREITOS AUTORAIS ESTÃO MENCIONADOS NO FINAL DA APOSTILA

áreas de planejamento de manutenção e melhoria contínua. Somos especialistas em sistemas de

Indicadores, Relatórios Gerenciais e Análises de Planos de Manutenção Preditiva, Preventiva e

Corretiva, Construção de Análises de Falhas e Quebras de Equipamentos, reduzindo os custos de

manutenção e trazendo saving para seu negócio.

02 – Conhecendo o MS-Project e suas Ferramentas

03 – Montando uma Base de Tarefas – PRÉ WORK

04 – Planejamento com o MS-PROJECT

05 – Cadastramento e Alocação de Recursos

07 – Nivelamento e Super Alocações de Recursos

08 – Curva de Avanço Físico ou Curva S

Podemos chamar de: Triângulo do Projeto

1. Avaliar a viabilidade e exequibilidade do Projeto

2. ESPECÍFICO – Um projeto deve determinar um objetivo específico

CICLO DE VIDA DE UM PROJETO

CONCEPÇÃO E DETALHAMENTO EXECUÇÃO ENCERRAMENTO

Seis Passos para o Fracasso de um Projeto

Fig. 1.3 – Base Dashboard's Pré-Work

1. HISTÓRICOS – Documentos de serviços realizados anteriormente.

02 – MS-PROJECT E SUAS FERRAMENTAS

1. ORGANIZAÇÃO E PRINCIPAIS VISUALIZAÇÕES

OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA

ÁREA ÁREA ÁREA ÁREA

Fig. 2.4 – Estrutura Analítica de Projeto – EAP (Usina, Oficina e Área)

Fig. 2.5 – Estrutura do Gráfico de Gantt

CONFIGURAÇÕES GERAIS DO MS-PROJECT

Fig. 2.6 – Configurações Gerais - Geral

Fig. 2.7 – Configurações Gerais - Exibir

.No campo “Calendário”, escolher o Calendário Gregoriano;

.Em “Mostrar estes elementos” Selecionar ativar a “Barra de Entrada”.

Fig. 2.8 – Configurações Gerais – Cronograma I

.No item “A semana começa no(a)” selecionar a Segunda-feira;

Fig. 2.9 – Configurações Gerais – Cronograma II

Fig. 2.10 – Configurações Gerais - Avançado

Fig. 2.11 – Configurações Gerais – Central de Confiabilidade

.Selecionar a opção (Configurações da Centrar de Confiabilidade).

Fig. 2.12 – Configurações Gerais – Configurações de Macro

.Selecionar o item (Configurações de Macro); Selecionar o Item (Habilitar todas as macros).

Fig. 2.13 – Configurações Gerais – Formatos Herdados

.Na aba “Projeto” clicar

Fig. 2.14 – Calendário de Recursos

.Clicar no botão “Criar Novo

Fig. 2.15 – Configurando Calendário de Recursos

.No campo “Nome” inserir o texto conforme figura:

Fig. 2.16 – Configurando Calendário de Recursos

.A semana [Padrão] teoricamente é válida para todos os

Fig. 2.17 – Configurando Calendário de Recursos

1. Selecione o dia da semana para informar o horário

Fig. 2.18 – Configurando Calendário de Recursos

Fig. 2.19 – Configurando Calendário de Recursos

Fig. 2.20-21 – Configurando Calendário de Recursos

CALENDÁRIO DE HORAS EXTRA

Fig. 2.22 – Configurando Calendário de Recursos – Horas Extras

Fig. 2.23-24 – Configurando Calendário de Recursos – Horas Extras

MAPAS, CAMPOS, TABELAS, FILTROS E GRUPOS

Fig. 2.25 – Configurando Campos, Tabelas, Filtros e Grupos

.É possível importar para um novo projeto,

Fig. 2.26 – Configurando Campos, Tabelas, Filtros e Grupos

Passos para Criar uma Tabela:

1. Clicar na Aba Exibir

Fig. 2.27 – Criar Tabelas

.Na janela que abrirá, colocamos os