Tudo o que voc

precisa saber sobre o

SIMPLES NACIONAL
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NDICE

Introduo.............................................................................................................................................................................. 03
2. O que o Simples Nacional?.......................................................................................................................................... 04
3. Como funciona o Simples? ............................................................................................................................................ 05
4. Quem pode aderir? Como faz-lo?................................................................................................................................ 06
5. Entendendo a tributao e o impacto disso na sua empresa................................................................................. 07
6. Armazenamento obrigatrio da Nota Fiscal Eletrnica............................................................................................ 08
7. Livros fiscais e contbeis obrigatrios.......................................................................................................................... 10
8. Desafios de crescimento para PMEs.............................................................................................................................. 12
9. E depois do crescimento? .............................................................................................................................................. 13
Concluso............................................................................................................................................................................... 14
Sobre a ERPFlex..................................................................................................................................................................... 15
Sobre o Arquivei.................................................................................................................................................................... 16

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INTRODUO:

A rotina de um empreendedor carregada de obrigaes que se dividem entre

gerenciar o negcio e manter a inovao para garantir competitividade perante
a concorrncia. comum chegar a um ponto em que o ritmo de crescimento da
empresa fique mais acentuado, exigindo mais dedicao e competncia na gesto.

Essa agenda lotada, por vezes, no permite o aprofundamento em questes paralelas,

porm, ainda relevantes na administrao do negcio, como as exigncias do governo
e as constantes atualizaes da legislao fiscal.

Um assunto que no pode ser ignorado o regime tributrio adotado por sua
empresa, ou seja, as regras de clculo dos tributos que recaem sobre sua atividade,
uma informao indispensvel para a gesto estratgica do seu negcio. Entre as
PMEs, destaca-se o Simples Nacional como tributao adotada, pelo fato de ser um
regime mais facilitado e com um tratamento diferenciado por parte do fisco.

Para ajud-lo, reunimos tudo que voc precisa saber sobre o Simples Nacional neste
e-book: o que , como funciona e quem pode aderir, alm do impacto da tributao
em sua empresa. Aps essa etapa, vamos comentar, tambm, a respeito dos principais
desafios de crescimento das PMEs e como voc deve agir aps essa fase.

Vamos l? Aproveite a leitura!

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2. O QUE O SIMPLES NACIONAL?

O Simples Nacional um regime tributrio criado pela Lei Complementar n 123/2006

e disponibilizado para as empresas a partir de julho de 2007. O foco dessa legislao
atender as micro e pequenas empresas e fornecer um tratamento diferenciado
por parte do fisco: menos carga tributria, fiscalizao e nvel de informao a
declarar. Essa relao mais tranquila j estava prevista na Constituio Federal, mais
precisamente no Art. 146, III, d, e veio a se consolidar com o advento do Simples.

Contar com as facilidades desse regime tributrio essencial para uma PME que
pensa em crescer, j que a carga tributria e o tempo dedicado ao cumprimento de
obrigaes impostas pelo governo so bem menores. Alm disso, existem alguns
outros benefcios bastante atrativos:

Simplificao do ato de pagamento, com todos os tributos resumidos a uma nica

guia;
Dispensa de entrega de declaraes mais complexas;
Vantagem no critrio de desempate em licitaes pblicas;
Possibilidade de baixa dos registros em rgos pblicos para empresas sem
movimentao h mais de trs anos, independentemente da existncia de dbitos
relativos a tributos ou multas;
Representao facultativa por terceiros em processos junto justia trabalhista,
mesmo que estes no possuam vnculo empregatcio ou societrio;
Facilidades na contabilizao e elaborao de demonstraes contbeis.

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Essas so apenas algumas vantagens oferecidas por esse regime tributrio, que
constri um cenrio favorvel para a continuidade da sua PME e, ao mesmo tempo,
contribui com o crescimento do pas, ao dar condies para a gerao de emprego e
renda por parte dos pequenos negcios, que so maioria entre as empresas brasileiras.
Porm, na verdade, o Simples no to descomplicado assim, como veremos a seguir.

3. COMO FUNCIONA O SIMPLES?

Dentre os regimes tributrios no Brasil, o Simples, provavelmente, o mais peculiar

deles. Enquanto o lucro fator determinante para o clculo de alguns tributos em
outras modalidades, aqui, o faturamento o ponto de partida para todas as espcies
tributrias o que pode ser prejudicial caso sua empresa esteja passando por um
perodo de prejuzo, j que voc continuar pagando valores para o fisco mesmo
assim.

Atualmente, o Simples Nacional divide-se em seis anexos, sendo que cada um abrange
tipos especficos de atividades empresariais. Veja abaixo:

Anexo I: comrcio
Anexo II: indstrias
Anexo III: parte dos prestadores de servios e locao de bens mveis
Anexo IV: servios de construo civil, vigilncia, limpeza ou conservao
Anexo V: parte dos prestadores de servios
Anexo VI: servios profissionais

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4. QUEM PODE ADERIR? COMO FAZ-LO?

Para optar pelo Simples Nacional, a legislao competente destaca vrios critrios
que devem ser obedecidos, sendo que o mais relevante deles a atividade exercida
por sua empresa. A Resoluo CGSN n 94/2011, mais precisamente nos seus anexos
VI e VII, possui uma lista de impedimentos para aderir a esse regime tributrio. Se as
operaes do seu negcio no constam nessa relao, voc pode seguir em frente com
o processo de opo. Atividades como instituies financeiras e fbricas de cigarros e
bebidas alcolicas, por exemplo, no podem usufruir dos benefcios do Simples.

Vale destacar o recente advento do Anexo VI do Simples Nacional em 1 de janeiro

de 2015, que incluiu as atividades profissionais como permitidas para esse regime
tributrio. Estamos falando de servios como fisioterapia, medicina, odontologia,
psicologia etc. No entanto, a alquota inicial para esses servios alta (16,93%). Mesmo
assim, pode ser vantajosa quando comparada aos outros regimes tributrios.

A opo deve ser feita via portal do Simples Nacional e sua empresa deve estar em dia
com os rgos pblicos, alm de obedecer alguns prazos.

No caso de empresas que j estejam em atividade e querem passar a ser optantes do

Simples, o ato da opo deve ser efetuado no ms de janeiro, at o ltimo dia til,
tendo efeitos desde o primeiro dia do ano-calendrio em questo. Caso essa seja a sua
condio e voc queira se adiantar, o site disponibiliza uma opo de agendamento da
opo, que pode ser efetuado a partir do primeiro dia til do ms de novembro at o
penltimo dia til de dezembro.

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Quando se trata de empresas que esto em processo de abertura, a opo do Simples

deve ser feita em at 30 dias aps a data da inscrio municipal ou estadual, sendo
que esse pedido deve ser feito em at 180 dias aps o cadastro do CNPJ.

No decorrer de suas operaes, para permanecer no Simples Nacional, ainda

necessrio obedecer ao limite do faturamento anual, que de R$ 3,6 milhes, e manter
os pagamentos de DAS em dia.

5. ENTENDENDO A TRIBUTAO E O IMPACTO DISSO

NA SUA EMPRESA

O Simples Nacional rene oito tributos em uma nica guia de pagamento. So os

seguintes:

IRPJ (Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurdica);

IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
CSLL (Contribuio sobre o Lucro Lquido);
COFINS (Contribuio para o Financiamento da Seguridade Social);
PIS (Programa de Integrao Social);
CPP (Contribuio Patronal Previdenciria);
ICMS (Imposto sobre a Circulao de Mercadorias e Servios);
ISS (Imposto Sobre Servios).

Quanto mais voc fatura, mais paga em tributos. No Simples, as alquotas so

progressivas e aumentam de acordo com a sua receita bruta.

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Para garantir a rentabilidade da sua empresa, necessrio que voc esteja em

constante sintonia com a variabilidade do clculo do valor a pagar na guia DAS. Tributo
custo, portanto, um impacto direto em sua empresa e que deve ser considerado
com a maior exatido possvel na formao do preo de seus produtos e servios,
evitando que voc caia em prejuzos.

Se quiser garantir um controle mais efetivo, interessante contar com sistemas de

gesto que possam facilitar a carga de tarefas, desde a emisso de notas fiscais at
a apurao do clculo do Simples Nacional. Apesar desse regime tributrio ser mais
facilitado, interessante adotar uma postura mais defensiva e blindar sua empresa
contra surpresas do fisco.

6. ARMAZENAMENTO OBRIGATRIO DA NOTA FISCAL ELETRNICA

O armazenamento de Notas Fiscais uma obrigao que vigora sobre todo o territrio
brasileiro para qualquer tamanho de empresa, incluindo aquelas optantes pelo regime
do Simples Nacional.

Armazenar a NFe no significa colocar em uma gaveta o DANFe, que a verso

impressa da Nota Fiscal, mas o arquivo XML assinado digitalmente pela SEFAZ, com
validade jurdica. Esses arquivos XMLs devem ser armazenados, no mesmo formato
que foram transmitidos e autorizados. Significa que foi gerado em XML e deve ser
guardado em XML.

A legislao tributria determina o prazo de 5 anos, mais o ano vigente, para se

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guardar notas fiscais. No caso da NF-e o prazo de armazenamento tambm

obrigatrio, seja para quem emite, seja para quem recebe o documento fiscal.

O documento da Nota Fiscal eletrnica o arquivo XML, no o DANFE. Caso a

empresa no possua o documento de forma acessvel, em uma auditoria do fisco, as
consequncias podem ir alm da aplicao de uma multa. A penalidade pode variar
de um caso para outro, vai depender do entendimento do fiscal no momento da
autuao.

Alm das penalidades, sem a posse da nota fiscal, a empresa no poder, por exemplo,
vender equipamentos que no usa mais, pois no possui mais o comprovante fiscal
desses bens para entregar ao novo comprador.
Importante, tanto a empresa destinatria quanto a emitente, no precisar guardar o
DANFe, a representao impressa da NF-e.

No caso de perda ou extravio a Secretaria da Fazenda no se responsabiliza pela

recuperao desses documentos. Se voc possui a Chave de Acesso de tal nota,
existem formas de voc baixar todas notas emitidas para sua empresa atravs do
Portal da NFe. Se ela tiver menos de 3 meses, voc consegue usar o Arquivei para
recuper-las, sem ter que ligar para todos os seus fornecedores ou procurar em e-mails
antigos.

O armazenamento e manuteno dos arquivos XMLs das NFes em banco de dados

deciso do contribuinte. Porm, empreendedor que deseja pensa em instalar bancos
de dados como parte da infraestrutura da empresa vai se deparar com alto custo e
complexidade de implementao de tal tecnologia.

A opo com menor custo, que no exige instalao de equipamentos na estrutura da

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empresa e possui alto nvel de segurana, a tecnologia em nuvem. Solues como a

ERPFlex e Arquivei usam esse tipo de tecnologia, que pode ser acessado de qualquer
dispositivo, seja computador, celular ou tablet, sem ficar preso a um computador no
escritrio.

7. LIVROS FISCAIS E CONTBEIS OBRIGATRIOS

7.1 DES - As ME e EPP optantes pelo Simples Nacional ficam obrigadas entrega da
Declarao Eletrnica de Servios (DES), quando exigida pelo Municpio. A declarao
deve ser feita mensalmente e servir para a escriturao de todos os documentos
fiscais emitidos e documentos fiscais recebidos referentes aos servios prestados,
tomados ou intermediados de terceiros.

Em alguns municpios o DES substitui os livros: Livro Registro dos Servios Prestados
e Livro Registro de Servios Tomados. Sua apresentao ser feita ao Municpio
pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observadas as condies previstas na
legislao vigente no municpio.

O empreendedor individual, faturamento anual de at R$ 36.000,00, dispensado da

Declarao Eletrnica de Servios municipal.

7.2 Livro Caixa - No livro caixa so registrados todos os recebimentos e pagamentos

em dinheiro, lanados de forma cronolgica (dia, ms e ano), e devem ser escriturados
pelo prprio estabelecimento.

Ele pode ser dispensado no caso de empresas que possuam livro Razo e Dirio,
sempre devidamente escriturados.
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As Notas Fiscais e comprovantes de pagamentos devem ser guardados pois so

eles que servem de referncia para o preenchimento do Livro Caixa. No importa
a natureza dos custos, pode ser de internet, telefone, aluguel, gua, combustvel,
materiais de limpeza, custos com manuteno e consertos necessrio na empresa ou
de seus ativos.

7.3 Livro Registro de Inventrio - Quando a empresa for contribuinte do ICMS

obrigatria a apresentao deste livro, no qual devero constar registrados os
estoques existentes no trmino de cada ano-calendrio.

Notas da Receita Federal

A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional podero,

opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os
registros e controles das operaes realizadas, atendendo-se s
disposies previstas no Cdigo Civil e nas Normas Brasileiras de
Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade
(base legal: art. 27 da Lei Complementar n 123, de 2006).

O empresrio individual com receita bruta anual de at R$

60.000,00 (sessenta mil reais) est dispensado de seguir um
sistema de contabilidade com base na escriturao uniforme
de seus livros, em correspondncia com a documentao
respectiva, e a levantar anualmente o balano patrimonial e o de
resultado econmico (base legal: art. 68 da Lei Complementar n
123, de 2006).

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8. DESAFIOS DE CRESCIMENTO PARA PMES

Se voc comea pequeno e tem inteno de expandir sua empresa, certo que o
Simples Nacional uma opo valiosa para o incio de sua trajetria e vai contribuir
bastante para seu crescimento. Porm, chega um momento em que ir alm dessas
fronteiras pode assustar o empreendedor.

Na transio do Simples Nacional para outros regimes tributrios, uma PME tende
a pagar, em mdia, 40% a mais em tributos. um golpe muito forte para a empresa,
e o empreendedor se v obrigado a tomar decises que, no longo prazo, podem
prejudicar tudo que foi construdo at o momento, como diminuir o ritmo das
operaes ou at sonegar impostos.

A dica para transpor essa barreira uma s: planejamento. Faa previses otimistas
para o futuro e prepare-se para esse cenrio. Se possvel, conte com a ajuda de
consultores empresariais, que possuem ferramentas adequadas para o melhor
planejamento financeiro e tributrio do seu negcio.

Alm dos obstculos fiscais, no mbito da gesto do negcio, importante ressaltar

a falta de investimento em tecnologia. Uma mudana de cultura necessria para
reverter esse quadro, pois o investimento em softwares que automatizam suas tarefas
essencial para reduzir custos, abreviar procedimentos e abrir espao para captao
de mais clientes.
No se esquea, tambm, de cuidar da equipe que est andando com voc por essa
estrada. muito fcil perder um colaborador precioso por causa de uma oferta de

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salrio maior de uma grande empresa. Para essas pessoas, faa um plano de carreira,
d autonomia e melhore o clima no ambiente de trabalho para que se sintam bem
onde esto.

9. E DEPOIS DO CRESCIMENTO?

Aps consolidar o crescimento de sua PME, para continuar se mantendo nesse estgio,
uma atitude indispensvel: mensurao. Gerenciamento depende de informaes,
e voc precisa formar mtricas com os dados colhidos em sua empresa. Sua empresa
est lucrando? Qual o percentual de tributos sobre a folha de salrios? Quantos
pedidos voc est atendendo por semana?

Um parceiro ideal nesse momento deve ser seu contador, pois muitas das informaes
que voc vai precisar estaro nas demonstraes elaboradas por esse profissional.
Faa reunies peridicas com ele e pea ajuda na leitura das informaes, para que
sejam traduzidas em aes a serem aplicadas em sua PME.

importante destacar a necessidade de investimento contnuo em tecnologia para

captar e tratar as informaes. Imagine controlar produo e custos, estoques e fluxo
de caixa manualmente; uma tarefa impossvel para uma pequena ou mdia empresa
que deseja se expandir!

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CONCLUSO

Ento, empreendedor, agora que voc j sabe um pouco mais sobre o Simples
Nacional, converse com seu contador e verifique se sua PME est nesse regime
tributrio e se ele o melhor para a sua empresa. Caso no esteja, procure saber a
respeito da viabilidade para a mudana. Dessa forma, voc minimiza os riscos fiscais e
facilita bastante o crescimento da sua empresa!

Uma forma mais simples de ter uma ideia consultar a ferramenta Qual o melhor
regime de tributao para sua empresa? ideal para isso. Vale a pena conhecer mais
sobre os outros regimes tributrios, o Lucro Real e o Lucro Presumido.

No se esquea de contar com um bom planejamento e investir em tecnologia para

ficar mais preparado para novos cenrios, combinado?

Boa Sorte

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SOBRE A ERPFlex:

O ERPFlex foi idealizado por Ernesto Haberkorn, reconhecido como o maior

especialista em tecnologia aplicada gesto empresarial no pas. Com mais de 2000
clientes, um dos softwares de gesto lderes no Brasil em soluo na nuvem para a
indstria, servios e comrcio de distribuio e varejo. a primeira soluo na nuvem
com backoffice e e-commerce nativo em uma nica plataforma tecnolgica. Ficou
interessado em saber qual a funcionalidade de um ERP para o seu negcio? Saiba
como podemos ajud-lo!

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SOBRE O ARQUIVEI:

Fundado em 2013 por engenheiros e mestres da USP, o Arquivei tem a misso de

dar suporte ao compliance fiscal e transformar obrigaes fiscais em otimizao e
inteligncia para empresas, de forma rpida, acessvel e confivel.

Atravs da consulta e download de NFes, CTes e NFSes, direto da Secretaria da Fazenda

e mais de 150 prefeituras, o Arquivei garante a autenticidade dos documentos e os
armazena com garantia de segurana e sigilo sobre as informaes. O armazenamento
tambm disponibilizado para NFCes e CFes-SAT.

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atendem desde pequenos negcios at grandes multinacionais com alta demanda,
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Sediada em So Carlos e com escritrio na capital paulista, o Arquivei leva o poder da

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