TeresaCFS Monografia

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA
CURSO DE GRADUAO EM BIBLIOTECONOMIA
TERESA CRISTINA FERREIRA DA SILVA
GESTO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR
Orientadora:
Prof. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
NATAL/RN
2008
Monografia apresentada disciplina

ministrada pelas professoras Maria
do Socorro de Azevedo Borba e
Renata Passos Filgueira de
Carvalho, do Departamento de
Biblioteconomia da UFRN, como
pr-requisito para concluso do
curso.
Orientadora:
Prof Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
NATAL/RN
2008
Catalogao da Publicao na Fonte. UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA
Diviso de Servios Tcnicos
Silva, Teresa Cristina Ferreira da.

Gesto de Documentos em Arquivo Hospitalar. / Teresa Cristina Ferreira da Silva. - Natal, 2008.
59 f.
Orientadora: Prof. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho.

Monografia (Graduao em Biblioteconomia) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
Centro de Cincias Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia.
1. Biblioteconomia - Monografia. 2. Paciente - Monografia. 3. Pronturio Mdico - Monografia. 4.

Gerenciamento Eletrnico - Monografia. 5. Instituies Hospitalares - Monografia. I. Carvalho, Renata
Passos Filgueira de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Ttulo.
RN/BS/CCSA CDU 02
Aprovao em ____ de ____________________ de __________
BANCA EXAMINADORA
_______________________________________
Prof: Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
Orientadora
_______________________________________
Prof: Msc. Maria do Socorro de Azevedo Borba
Membro
____________________________
Prof: Dra. Eliane Ferreira da Silva
Membro
AGRADECIMENTOS
Deus, meus pais, aos colegas da sala de aula, as professoras e

professores do CCSA - Centro de Cincias Sociais Aplicadas, especialmente
as professoras do Departamento de Biblioteconomia, do CCET Centro de
Cincias Exatas e da Terra, do CCHLA Centro de Cincias Humanas Letras
e Artes; as bibliotecrias, aos bolsistas da BCZM Biblioteca Central Zila
Mamede; ao Restaurante Universitrio, a COMPERVE Comisso
Permanente do Vestibular, pela convocao para ser fiscal durante o processo
seletivo do vestibular.
RESUMO
Apresenta a gesto documental e o gerenciamento eletrnico nas

instituies hospitalares que so estabelecidas por lei federal para a
organizao e a guarda dos documentos. Enfoca os tipos de arquivo das
instituies e o pronturio mdico, que registra as informaes do paciente,
mostrando o avano da tecnologia nos servios mdicos, abolindo as
informaes em papel e migrando-as para os meios eletrnicos. Descreve as
fases para a implantao do gerenciamento eletrnico de documentos, a
terceirizao desses servios por empresas especializadas que se dedicam a
organizao e guarda dos documentos nas instituies que precisam ordenar
sua documentao. Mostra a armazenagem dos documentos digitalizados, em
mdias cada vez mais potentes com capacidade de agrupar dados, e esclarece
a importncia que as instituies devem ter com toda sua criao documental,
para conservarem a sua histria. Considera que preciso acompanhar os
avanos nas tecnologias de informao e comunicao, para que sejam
oferecidos servios cada vez mais qualificados aos usurios.
Palavras-chave: Paciente. Pronturio Mdico. Gerenciamento Eletrnico.

Instituies Hospitalares.
ABSTRACT
It presents the electronic document management and management in

the hospitals that are set by federal law for the organization and custody of the
documents. It discusses the file types of institutions and medical records, which
records the patient's information, showing the advancement of technology in
medical services, removing the information on paper and moving them to the
electronic media. Describes the stages for the deployment of electronic
management of documents, the outsourcing of services by specialized firms
active in the organization and custody of the documents in the institutions that
need to sort your documentation. Shows the storage of scanned documents, in
the media with increasingly powerful ability to group data, and clarifies the
importance that institutions should have with all its establishment documentary,
to preserve its history. Believes that we must monitor advances in information
and communication technologies, to offer services that are increasingly skilled
users.
Key words: Patient. Medical records. Electronic management. Institutions

Hospital.
SUMRIO
1 INTRODUO ........................................................................................ 7
2 ARQUIVO ................................................................................................ 9
2.1 ARQUIVO HOSPITALAR ..................................................................... 15
3 GESTO DOCUMENTAL ........................................................................ 21
3.1 IMPLEMENTAO DE ARQUIVO ....................................................... 25
4 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS ....................... 28
4.1 SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA O PRONTURIO MDICO ... 34
5 CONSIDERAES FINAIS .................................................................... 39
REFERNCIAS .......................................................................................... 41
ANEXOS .................................................................................................... 44
Teresa Cristina Ferreira da Silva 7
Gesto de Documentos em Arquivo Hospitalar
1 INTRODUO
A falta de uma poltica interna de preservao dos documentos

produzidos nas instituies hospitalares acarreta o desaparecimento de
documentos importantes. Esta perda gera desconforto para as instituies que
precisam repor todos os dados que foram perdidos.
O tema foi escolhido atravs de literatura disponibilizada na disciplina

Organizao de Arquivos, ministrada pela professora Renata Passos Filgueira
de Carvalho, na qual se observa que, a falta de planejamento nos sistemas
mdicos, a no incluso dos usurios e a falta de infra-estrutura fsica para o
volume cada vez mais crescente de documentos nas instituies, requer uma
maior ateno.
Com o objetivo de identificar o arquivo nas instituies hospitalares e os

procedimentos de organizao e preservao da documentao criada, este
trabalho procura mostrar os procedimentos que as instituies precisam ter
para organizar sua documentao para que estejam acessveis quando
solicitadas.
O avano das tecnologias nos diversos setores da sociedade faz com

que os servios mdicos sejam adaptados para melhorar o atendimento aos
pacientes, a produtividade dos profissionais de sade, facilitar o acesso as
informaes de sade e reduzir os custos administrativos. Para verificar se
existe uma integrao entre homem e tecnologia preciso saber, como
identificar o arquivo hospitalar? Que documentao produzida nessas
instituies? Como fazer a implementao do arquivo eletrnico no pronturio
mdico?
Sabe-se que desde os tempos remotos da humanidade, o homem tenta

deixar registrados os acontecimentos que ocorrem no seu dia a dia. Estes
registros deram origem a documentos que muitas vezes precisam estar em
lugares fsicos adequados para que sejam armazenados e assim serem
preservados para as geraes futuras.
O material impresso atinge atualmente nmeros exorbitantes de

documentos criados, os quais no conseguem ser armazenados de forma j
estabelecida pelo motivo de no ter espao suficiente em salas ou mdias. O
novo caminho iniciado com as tecnologias de informao e comunicao fez
surgir os sistemas de arquivos informatizados.
O uso dos sistemas significa a melhoria na armazenagem, na

preservao e torna o acesso as informaes de maneira mais fcil e rpida.
Qualquer instituio, seja ela pblica, privada, que preste qualquer tipo de
servios, ou venda de bens, pode utilizar os sistemas informatizados de
arquivos para organizar e preservar sua documentao.
A instituio hospitalar tem sua produo documental voltada para

assuntos relacionados sua administrao e a seus pacientes. Instituda por lei
federal para que haja a organizao, o armazenamento e a preservao do
pronturio mdico, tem lei especfica que cita os procedimentos que devem ser
observados individualmente com cada registro.
Utilizou-se a pesquisa bibliogrfica nos meios impressos em livros,

peridicos e em sites eletrnicos em que foram encontrados textos
relacionados ao tema.
O trabalho divide-se em cinco captulos, o primeiro tem a introduo

onde apresentado o tema, os objetivos, a metodologia, a justificativa e as
finalidades do trabalho. No segundo destacada a origem do termo at os
estgios de sua evoluo, trata do arquivo hospitalar e suas divises em
arquivo administrativo e o pronturio mdico, sua histria desde a antiguidade
at os dias atuais com as tecnologias de informao e comunicao. No
terceiro e quarto, tratada a gesto documental e o gerenciamento eletrnico
de documentos nos servios de sade, desde a avaliao documental at a
guarda definitiva dos documentos pertinentes as atividades da instituio
hospitalar, concluindo com as consideraes finais.
A pesquisa contribuiu para o melhor conhecimento no trato da

documentao hospitalar efetuado nas instituies hospitalares.
2 ARQUIVO
Segundo Paes (2005), arquivo uma palavra originada do latim

Archivum, o lugar de guarda de documentos e outros ttulos. Esta guarda
necessria para que sejam preservadas as informaes criadas tanto pelo
homem como pelas instituies.
Paes (2005, p. 24) conceitua os segmentos que envolvem a

documentao como sendo:
Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por

uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela
natureza orgnica de sua acumulao e conservado por seus
sucessores para fins de prova ou informao.
Arquivamento a operao que consiste na guarda de documentos
nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhe forem prprios e
de acordo com um sistema de operao previamente estabelecida.
Arquivista so princpios e tcnicas a serem observados na
constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos.
Os arquivos surgiram para preservar os documentos em que foram

registrados pelo homem, desde a antiguidade, os fatos que ocorreram em sua
existncia para sua sobrevivncia ou por prazer, ressalta (VIEIRA, 2001).
Tudo que criado e registrado, independente do suporte em que esto,

torna-se um documento e esse, conta a histria de um fato ou acontecimento
de determinada poca. O documento tudo que registra uma informao
independente do valor que a ela venha a ser atribudo. (VIEIRA, 2001, p. 1).
Bellotto (2005, p. 175), diz que:
Os primeiros documentos escritos surgiram no com a

finalidade de, posteriormente, se fazer com eles a histria, mas
com objetivos jurdicos, funcionais e administrativos
documentos que o tempo tornaria histricos. O
desenvolvimento da vida econmica e social, por sua vez,
tambm originou os documentos necessrios sustentaes, e
tudo isso veio a constituir fontes documentrias custodiadas

pelos arquivos.
A cada dia so criados inmeros documentos. Este acontecimento foi

facilitado pela inveno do papel e da imprensa, alm de outras invenes
como a mquina de escrever, o carbono, o mimeografo e as fotocpias que
contribuem para a criao de novos e a repetio de documentos diz (VIEIRA,
2001).
Independentemente dos suportes onde est a informao documental,

os arquivos esto presentes em bibliotecas, museus, centros de documentao
ou qualquer outra instituio que preserve sua histria e queira repass-la para
as geraes futuras.
Bellotto (2005, p.25) ressalta ainda que:
As atividades clssicas da administrao prever, organizar,

comandar, coordenar e controlar no se efetuam sem
documentos. Quanto mais informados os
administradores/dirigentes estiverem sobre um assunto, melhor
e mais completamente podero decidir sobre ele [...]. O arquivo
de uma unidade administrativa armazena tudo o que ela produz
normas, objetivos, documentos decorrentes de suas funes
-, servindo informao e gesto.
O arquivo de qualquer instituio o lugar onde est guardada toda a

sua histria, seus fatos e acontecimentos que vo ocorrendo nas diversas
fases em que ela vai exercendo sua funo de prestar um servio de qualidade
para seus usurios.
Documentos antigos que de alguma forma no so consultados com

freqncia, tambm tem seu valor, pois guardam a memria de algum fato que
pode ser melhorado ou que de algum modo serviu para ascender instituio,
pois como diz Bellotto (2005, p. 27):
A falta de conhecimento dos administradores sobre a

importncia dos documentos, acarreta a destruio desses
documentos e o descaso de no priorizar os servios de
arquivo para que os documentos sejam preservados.
Todo arquivo produz o que est relacionado s atividades do meio que o

produziu justificando sua existncia, comenta Bellotto (2005). Os arquivos
devem ter sua documentao avaliada onde so definidas sua permanncia ou
o seu descarte evitando o acmulo desnecessrio de informaes.
O processo avaliador do documento nunca feito documento

por documento. As sries documentais que refletem
operaes, atividades, funes e competncias definem-se por
sua tipologia, e este denota a identidade de cada um de seus
documentos competentes. Assim, a srie e no ao
documento que se d a sentena definitria de vida ou morte.
a ela que se referem os preos fixados pelas tabelas de
temporalidade. (BELLOTTO, 2005, p.123).
Todo arquivo precisa de uma organizao satisfatria para que suas

informaes sejam acessadas de maneira rpida e fcil quando forem
solicitados. Esta organizao s possvel, depois que feito o processo de
avaliao e triagem dos documentos.
Pazin (2005, p. 5) diz que:
O processo de organizao do arquivo de qualquer instituio

implica a realizao de diversas etapas que possibilitem a
compreenso e codificao dos documentos em diversos
nveis, desde seu reconhecimento (Diagnstico) da Produo
Documental, passando pela incluso de cada tipo documental
numa lgica de organizao (Classificao), at o
estabelecimento de critrios de valorizao, visando determinar
a preservao ou eliminao dos documentos (Avaliao).
Tudo na nossa vida precisa ser organizado, em nossa casa, nos

armrios, gavetas, nosso material de estudo escolar, at as anotaes que
precisamos levar para o supermercado ou a feira. Caso no tenhamos o
controle das nossas atividades rotineiras, corremos os riscos de no termos um
controle das nossas prprias vidas.
Nos arquivos acontece o mesmo, pois como eles tratam de informaes

armazenadas em diferentes suportes se no forem adequadamente
organizadas e armazenadas, elas no podero ser acessadas quando
solicitadas, seja para pesquisa ou para a tomada de deciso administrativa.
Segundo Paes (2005, p. 35) as fases para a organizao de arquivos

compreendem:
O levantamento de dados;
A anlise dos dados;
O planejamento;
A implantao e o acompanhamento.
Paes (2005, p. 61) diz que o mtodo de arquivamento determinado

pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da
entidade. As instituies precisam observar como? Por qu? E por quanto
tempo devem manter seus documentos, de que forma devem estabelecer a
classificao de sua documentao.
Paes (2005, p. 20) tambm classifica os arquivos da seguinte forma:

Segundo as entidades mantenedoras pblicas, institucionais,
comerciais, familiais ou pessoais;
Segundo os estgios de sua evoluo:
Arquivos de primeira idade ou corrente documentos consultados
com freqncia;
Arquivos de segunda idade ou intermedirio documentos que
deixaram de ser consultados com freqncia, mas podem ser
solicitados;
Arquivos de terceira idade ou permanente documentos que
perderam seu valor administrativo, mas se conservam pelo seu valor
histrico ou documental.
Segundo a extenso de sua atuao:
Arquivos setoriais com funes de arquivo corrente;
Arquivos gerais recebem os documentos das atividades dos
arquivos correntes.
Os arquivos chamados especiais:
[...] so aqueles que tm sob sua guarda documentos em

diferentes tipos de suportes e que, por esta razo, merecem
tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento,

controle e conservao. (PAES 2005, p. 145).
A manuteno documentria vem desde os tempos remotos, em que o

homem j tentava mostrar para seus semelhantes s passagens de sua vida
cotidiana ou de fatos importantes que foram acontecendo. Estas passagens
foram deixadas ao longo do tempo em inscries rupestres ou em relevos
grafados em pedras ou em argilas, dessa forma com a evoluo do homem
comearam a existir novas formas e processos para que essas mensagens
sejam identificadas posteriormente e recuperadas de forma mais rpida e
precisa.
Paes (2005, p.157) diz:
Na histria da evoluo da humanidade, duas fantsticas

invenes podem ser apontadas como responsveis pelos
progressos tcnicos, cientficos e culturais alcanados pelo
homem desde a sua origem at os nossos dias: a imprensa,
em meados do sculo XV, e a informtica no sculo atual.
Sabe-se que antes da inveno da imprensa, na antigamente, a

comunicao era feita por meio de smbolos gravados. Na Idade Mdia a
comunicao passou a ser manuscrita em folhas de pergaminho e papiro, alm
de ser tambm transmitida oralmente, at que o alemo Johannes Gensfleish
Gutemberg, inventou a imprensa.
Os impressos espalharam-se por toda parte do mundo auxiliado pelas

universidades e pelos centros comerciais, atravs dos artigos cientficos, das
crnicas polticas e literrias e comearam a ser produzidos em grande
quantidade e acessados por um nmero maior de leitores.
O aumento da circulao de impressos e o acmulo de informaes fez

com que mquinas fossem criadas, surgiram os computadores para processar
dados com uma maior preciso. Com o avano nas pesquisas foram surgindo
vrios modelos com a capacidade de processar cada vez mais dados em
pouco tempo.
A guarda de documentos de uma instituio, segundo Bellotto (2005),

deve ser de acordo com as idades dos documentos onde os arquivos devem
ter localizao fsica prpria. Os arquivos correntes devem ser classificados
seguindo as funes administrativas, e reservados como informao pblica.
Os intermedirios podem ficar afastados por no estarem aberto pesquisa
para depois serem recolhidos para os permanentes.
Instituda no governo do Presidente Fernando Collor, a Lei n 8.159 de 8

de janeiro de 1991, no Captulo I, Art. 2 diz que:
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como
por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao
ou a natureza dos documentos.
A mesma lei tambm cria pelo Art. 26 e regulamenta pelo Decreto n 4.073, de
3 de janeiro de 2002, o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, com as
competncias de:
Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de

Arquivos SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos
documentos de arquivos;
Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com
vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades
arquivsticas.
O avano da tecnologia nos diversos setores da sociedade, atingiu

tambm as informaes mdicas. Na automao administrativa de guarda da
documentao de qualquer instituio, a instituio hospitalar precisa tratar as
informaes sobre seus pacientes de forma individualizada, pois so
protegidas por lei federal.
A produo documental do arquivo hospitalar concentra-se em

documentos administrativos e o gerenciamento de pacientes. O pronturio
mdico especfico por conter as informaes clnicas, pessoais e

demogrficas dos pacientes.
2.1 ARQUIVO HOSPITALAR
De acordo com Pazin (2005), toda e qualquer organizao que produza

documentos em sua tipologia formada por:
Documentos de constituio so os que do origem a empresa nos
rgos competentes;
Documentos de direo so os que definem a trajetria da empresa,
como as normas, planejamentos e procedimentos que sero adotados;
Documentos de reunio so os que apresentam resultados para a
tomada de deciso;
Documentos de gesto de recursos humanos so os que envolvem a
rea administrativa de pessoal, para admisso e registro;
Documentos de controle de pagamento de pessoal, de recolhimento de
encargos e tributos, da rea de sade, de segurana do trabalho, de
treinamento de pessoal;
Documentos de comunicao e marketing, administrativos,
financeiros, contbeis, fiscais, jurdicos e tcnicos.
A instituio hospitalar no diferente nessa produo documental, a

qual ainda acrescenta o pronturio mdico de seus pacientes.
Mota (2006, p. 54) diz que a palavra pronturio originria do latim

Promptuaruim e, significa lugar onde se guardam ou depositam as coisas que
se pode necessitar a qualquer instante.
O volume crescente de documentos armazenados nos diversos

estabelecimentos de sade, conforme definio de tipos de unidades do
Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sade, do Ministrio da Sade. As
unidades de servios de apoio, de diagnstico e de teraputica possuem
documentos prprios, que fazem parte dos pronturios dos pacientes. Alm
disso, os avanos da tecnologia da informao e de telecomunicaes
oferecem novos mtodos de armazenamento e transmisso de dados.
O pronturio mdico definido pelo Conselho Federal de Medicina como

sendo as informaes registradas com a ocorrncia de situaes que afetem a
sade de qualquer indivduo e a assistncia devida que lhe ser prestada. A
histria do paciente acompanhada at sua recuperao podendo ter uma
continuidade futura.
Desde a poca de Hipcrates, o pai da medicina, era fundamental fazer

anotaes sobre o estado de sade, as enfermidades e os cuidados prestados
a cada paciente, dessa forma surgiu o pronturio mdico (DORILEO, 2006).
O pronturio mdico de acordo com (GREMY, 1997 apud PINTO, 2006),

importante porque ele fonte de pesquisas e de estudos, um documento
legal das aes mdicas, o avaliador da qualidade, do cuidado e da vigilncia
das reaes s drogas prescritas, fonte de reciclagem mdica continuada,
serve para identificar grupos especficos para tratamentos e cuidados para a
cura das enfermidades, base gerencial de custos e de sustentao
organizacional.
A evoluo da informtica atinge todos os setores da sociedade

atingindo tambm os servios de assistncia sade, consequentemente um
pronturio em papel no mais vivel a ser utilizado pela classe mdica, como
tambm a simples digitalizao de documentos no pode ser considerada
como um pronturio eletrnico, [...] (DORILEO 2006, p. 4).
A Resoluo de n 1.638/2002, art. 1 define o Pronturio Mdico como:
O documento nico constitudo de um conjunto de informaes,

sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos,
acontecimentos e situaes sobre a sade do paciente e a
assistncia a ele prestada, de carter legal, sigiloso e cientfico,
que possibilita a comunicao entre membros da equipe
multiprofissional e a continuidade da assistncia prestada ao
indivduo.
O pronturio registra as informaes referentes ao paciente, como

sua identificao, sua situao socioeconmica, seu estado de sade, as
radiografias, as receitas, o resultado dos exames, o diagnstico dos
especialistas e as notas da evoluo de seu estado de sade, feitas por

mdicos e enfermeiros, a memria escrita de um paciente. (PINTO, 2006).
Pinto (2006) tambm explica que o pronturio em papel est sendo

migrado para o suporte eletrnico recebendo diversas denominaes: REP
Registro Eletrnico do Paciente; CBRP Computer-Based Patient Record;
EMRS Electronic Medical Record Systems; RES Registro Eletrnico de
Sade e PEP Pronturio Eletrnico do Paciente.
O PEP conceituado por Pinto (2006, p. 37) como:
Um documento eletrnico constitudo pelo conjunto de

informaes concernentes a uma pessoa doente, aos
tratamentos e cuidados a ela dispensados, bem como gesto
e fluxo de informao e comunicao atinentes ao paciente das
organizaes de sade.
Com as novas tecnologias de informao e comunicao (TIC) na rea

mdica, o pronturio do paciente que tinha a funo de informar sobre a sade
e a doena do indivduo, passou a subsidiar a manuteno da sade desse
mesmo paciente, favorecendo o compartilhamento de informaes entre os
profissionais da rea.
O quadro a seguir mostra as polmicas que envolvem o pronturio

mdico em papel e em meio eletrnico destacando suas vantagens e
inconvenientes como mostram (SABATINI, 1999; VAN GINNEEKEN e
MOORMAN 1997 apud PINTO 2006).
Quadro 1 Vantagens e inconvenientes do PEP x Pronturio em Papel

Pronturios Vantagens Inconvenientes
Pronturio - Maior liberdade na maneira de - Ilegibilidade em decorrncia dos
Em papel escrever; hierglifos da equipe de sade;
- facilidade no manuseio; - espao nico, territorializao;
- no requer treinamento para o - ambigidade;
seu manuseio; - perda freqente de informaes;
- nunca fica fora do ar. - multiplicidade de pastas;
- dificuldade de acesso e de pesquisa
coletiva;
- falta de padronizao; e
- fragilidade do papel.
Pronturio - Reduo no tempo de - Manuteno dos pronturios em
Eletrnico atendimento e custos, eliminao papel para fins jurdicos, em virtude
da redundncia na demanda de da indefinio legal dos documentos
exames; eletrnicos;
- desterritorializao; - necessidade de grande
- possibilidades de reconstruo investimento em hardware e software
histrica e completa dos casos e treinamento;
acerca dos pacientes, registros - resistncia a mudanas;
mdicos, tratamentos, laudos ... - demora na sua implantao;
- contribuio para a pesquisa; - falhas na tecnologia;
- fim do problema de compreenso - falhas no sistema de fornecimento
dos hierglifos da equipe de de energia eltrica.
sade;
- facilidade na organizao e no
acesso s informaes;
- racionalidade do espao de
arquivamento de grandes
quantidades de documentos; e
- comunicao entre o paciente e
a equipe de sade.
FONTE: Encontros Bibli (2006)
Apesar dessas vantagens e inconvenincias do pronturio em papel e

do pronturio eletrnico, os pases ricos ou pobres, esto investindo nas
Tecnologias de Informao e Comunicao, pois sua eficincia j est
comprovada e a OMS Organizao Mundial da Sade exige o emprego da
tele-sade, contribuindo dessa forma para que as populaes sejam
esclarecidas sobre as doenas, tendo o acesso s informaes de preveno e
tratamento. (PINTO, 2006)
Pinto (2006), tambm relata sobre a estrutura do Pronturio Eletrnico

do Paciente, a fsica que trs os dados relativos ao paciente como a ficha
clnica, os exames clnicos, os diagnsticos, os tratamentos efetuados, a
evoluo diria do paciente, a nutrio, os medicamentos, as avaliaes, a
recuperao, os relatrios, os boletins e o resumo de alta. A estrutura lgica
trs os dados de identificao, situao scio-econmica e administrativa,
sade e prescrio de dietas e medicamentos.
O PEP por ser um documento legal, no Brasil amparado pela

legislao do CFM Conselho Federal de Medicina aprovado pela Resoluo
CFM n 1.331/89, que trata de sua temporalidade e as Portarias n 1.638/2002
e 1.639/2002 que normalizam seu uso em sistemas informatizados, sua guarda
e manuseio. (PINTO, 2006)
Quando as anotaes do paciente comearam a ser redigidas, era feita

em um nico documento em ordem cronolgica de registro. Pela dificuldade em
acessar esses registros, cada paciente passou a ter o seu prprio pronturio.
Com o avano das tecnologias de informao e comunicaes, nas reas
mdicas, o pronturio passou a ser redigido de forma coletiva, que pode ser
atualizado e continuar sendo um documento nico para cada paciente com um
nmero de registro nico. (PINTO, 2006)
Na redao do texto no PEP os escritos so polifnicos, em linguagem

especializada, com termos tcnicos, cdigos numricos e de lnguas
estrangeiras utilizados em campos especficos. O PEP um documento
multimdia, [...] podem ser encontrados textos verbais e no verbais (sons -
batidas do corao, imagens e smbolos). (PINTO, 2006, p. 44).
Essas informaes de acordo com (BIEGER, 1984 e GLOCK 1985 apud

PINTO, 2006), so classificadas em diferentes categorias classificadas em
descritivas, operacionais e de advertncia como mostra o quadro 2:
Quadro 2 Diferentes categorias de Informao do PEP

Categorias de informaes Definies
Descritivas Informaes que descrevem o estado atual da realidade.
Paciente fez uso de 01 comp. Prometazina 25 mg, Cliente
cooperativo, respondendo as solicitaes;
Operacionais Informaes cujo objetivo oferecer as condies para gerir
as situaes dadas, ou seja, agir e/ou reagir sobre elas.
Tomar 01 cp de 12/12h;
De advertncia Informaes cujo objetivo chamar ateno para um fato.
Paciente apresentando leses pruriginosas pelo corpo.
FONTE: Encontros Bibli (2006)
Pinto (2006, p. 44) diz que o PEP deve favorecer a comunicao no

apenas entre a equipe de sade, porm entre ela e o paciente; da a
necessidade do uso de uma linguagem mais prxima deste. Entende-se que o
PEP trs informaes teis e estas precisam ser tratadas com o avano das
TICs para que sejam recuperadas de forma rpida e eficiente.
Segundo Rodrigues Filho; Xavier; Adriano (2001, p. 106):
Um sistema de arquivo mdico um conjunto de componentes

que forma os mecanismos para que os pronturios sejam
criados, usados, armazenados e acessados, fazendo parte de
um Sistema de Informao Hospitalar (SIH) e tendo como foco

central os dados clnicos.
Com o aumento das informaes, os documentos j no so mais

desprezados nas organizaes, pois os documentos e arquivos esto
presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo.
(CENADEM, 2008, p. 11). Surge ento, um novo caminho, a gesto
documental que segundo o CENADEM (2008), consiste em oferecer condies
para que ocorra uma correta avaliao dos documentos da empresa de acordo
com s suas necessidade.
O Conselho Federal de Medicina reconhece que importante do uso de

sistemas informatizados para a guarda e manuseio de pronturios de pacientes
e para a troca de informao identificada em sade, como tambm a
digitalizao dos pronturios em papel, como instrumento de modernizao,
com conseqente melhoria no atendimento ao paciente.
3 GESTO DOCUMENTAL
A histria humana comeou a ser reescrita com os achados

pertencentes aos povos antigos que de alguma maneira queriam registrar suas
rotinas dirias caracterizando-se como documentao histrica que comeou a
ser organizada para as geraes futuras. Com os avanos que vo ocorrendo
preciso acondicionar as antigas e as novas informaes.
Pazin (2005, p. 9) diz que: A criao e acumulao de documentos por

uma instituio e/ou pessoa ocorre sempre de acordo com as atividades e
funes exercidas por ela durante sua existncia. A vida de uma instituio
criada comea pelo seu registro que documentado em contratos para poder
prestar algum servio a comunidade em que est inserida. Estas atividades
afins devem ser elaboradas para atender as necessidades de seus usurios.
Toda documentao criada nas diversas fases de atendimento e

atividades exercidas pela instituio deve ser preservada. Esta preservao
precisa se concentrar em locais adequados de acordo com a poltica interna da
organizao para poderem ser recuperados quando solicitados, so os
chamados arquivos, que quando organizados por qualquer instituio
pressupe a anlise de sua estrutura administrativa e das funes dos
documentos por ela gerados. (PAZIN, 2005, p. 9).
preciso, que, se estabelea fases de organizao no arquivo para que

sua documentao no fique limitada s pessoa que tem acesso exclusivo
aos documentos e que possam ser organizados para que sejam recuperados
mais facilmente.
Para os hospitais existe uma legislao federal que obrig-os a ter

controle sobre a documentao produzida para cada paciente. A automao do
pronturio geralmente feita por empresas terceirizadas que so especialistas
nesses procedimentos, pois possuem profissionais qualificados e desenvolvem
ferramentas eficientes para seus clientes. A AMA Arquivo, Memria e Acesso
- Gesto Documental e Comunicao, uma empresa que faz a aplicao da

gesto de documentos utilizando inicialmente trs fases:
Fase de Produo: os documentos a serem criados devem ser

necessrios, em quantidades adequadas e que cumpram sua funo
para a qual foi criado e que possibilitem o controle da informao
disseminada, economia de tempo, mo de obra e material e tambm a
reduo da burocracia da instituio.
Fase de Tramitao e Uso: nessa fase os documentos devem estar no
lugar certo, na hora certa para cumprir sua funo, reduzindo o
desperdcio de tempo e de produtividade.
Fase de Avaliao e Destinao: nessa fase definido o valor do
documento, seu prazo de arquivamento e descarte, todos definidos de
acordo com a Tabela de Temporalidade, evitando-se o excesso de
documentos arquivados e garantindo o acesso e a conservao dos
documentos providos de valor.
A gesto documental surge diante dos novos modelos administrativos

segundo o (JORNAL DO GED, 200?, p. 62). As empresas so obrigadas a
tratar melhor sua documentao, as quais tero que se adequar as devidas
exigncias do mercado e acompanhar as novas estratgias da administrao.
O documento passa a ter valor deixando de ser desprezado nas

instituies. O grande volume de informaes gera inmeros registros que so
documentados, e precisam ser guardados para serem acessados quando
solicitados.
Em qualquer instituio pblica ou privada os documentos esto

presentes e o valor atribudo a eles depende da informao que se precisa,
seja para tomada de deciso nos negcios, como provas de alguma atitude ou
como fonte de conhecimento. O valor do documento dado depois que feita
uma avaliao.
Para que a informao tenha valia, ela precisa ser triada,

tratada e organizada segundo critrios, muitas vezes
generalizados dentro do mbito da arquivologia e

documentao, ou criados pela prpria empresa ou organismo
pblico baseando-se em sua atividade-fim ou necessidades
especficas de processos de trabalho. (JORNAL DO GED,
200?, p. 11)
Toda informao tem um valor agregado a ela para poder ser

disseminada. Este valor concentra-se na satisfao do usurio em buscar e
receber a informao desejada em tempo hbil para sua necessidade. Os
centros de documentao precisam de critrios para que isso ocorra na sua
unidade de informao.
A Lei de n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, diz que:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de

procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Segundo Vieira (2001), os arquivos guardam a informao que

precisamos, seja ela cultural, acadmica, tcnica, histrica, como estatstica,
prova ou progresso. o elemento necessrio para a evoluo humana e para
faze uso dela, necessrio um profissional com conhecimentos especficos
para tratar e disseminar as informaes necessrias aos usurios da instituio
em que esto inseridos.
Smith (200?), comenta que os profissionais envolvidos com a

informao, como os arquivistas, bibliotecrios e documentalistas, tm em
comum o conhecimento especfico em sua rea, estas informaes obtidas so
normalizadas e organizadas para que outros as sistematizem e seus
conhecimentos sejam ampliados.
Cada profissional tem que fazer uma avaliao em seu acervo para que
no guarde documentao sem valor. De acordo com a AMA (2008), o valor do
documento estabelecido em uma instituio aps uma avaliao que
estabelece o seu valor jurdico, legal, administrativo, fiscal e seu tempo de
guarda, seguindo as consideraes da TTD Tabela de Temporalidade

Documental.
A elaborao da TTD consiste nas seguintes etapas:
Na etapa de coletar dados sobre cada documento verifica-se sua

validao de acordo com a legislao vigente; entrevistar o pessoal nos
setores que criam e recebem os documentos; fazer o levantamento do
acervo;
Formar o banco de dados de temporalidade com cada documento
analisado e registrado;
Fazer reunio para discutir a aprovao por rea e o formato da TTD;
Formar o banco de dados com os documentos gerados por rea;
colocando links de acordo com a legislao com o prazo de validade de
cada documento;
Elaborar o manual de procedimentos e de atualizao da TTD;
Aplicar a TTD separando documentos vlidos dos vencidos.
O prazo para guarda de um documento pode ser diferente para o

empresrio e para o consumidor. O amparo legal de guarda de documentos
administrativos estabelecido para cada tipo de documento de acordo com as
leis n 5.172 do Cdigo Tributrio Nacional; a Lei n 8.212, art. da Lei Orgnica
da Seguridade Social; a Instruo Normativa n 8/93 da Secretaria da Receita
Federal; o Parecer 410 da Coordenao do Sistema de Tributao (CST/SIPR).
Sendo assim, toda instituio est obrigada a guardar e preservar

sua documentao de acordo com o estabelecido em lei e manter um
profissional habilitado para seguir os passos de triagem e avaliao para
eliminar o que for desnecessrio para a instituio.
A classificao e a TTD so fundamentais para a gesto

documental, como informa o Jornal do GED (200?), onde diz que aps a
avaliao dos documentos resulta a TTD onde encontram-se os cdigos de
classificao, os assuntos, os prazos de guarda e o destino final da
documentao produzida, recebida e distribuda na instituio.
Schellenberg (2004, p. 67), diz que: os arquivos, medida que

aumentam em volume, tornam-se tambm mais complexos, por isso a
eliminao de alguns documentos sem importncia, feita logo no incio da
avaliao.
Para que no seja dada a importncia a documentos sem valor, na

triagem inicial do processo de avaliao eles j podem ser descartados
evitando-se o acmulo de documentos sem valor para a instituio.
3.1 IMPLEMENTAO DE ARQUIVO
Segundo Lubisco e Brando (2000), a evoluo humana compreende os

trs estgios da comunicao:
A oralidade, onde a linguagem passou a ser um meio sofisticado de

comunicao e o produto de um mtodo para pensar.
A escrita, em que o homem aprende a escrever e passa a acumular e
preservar o conhecimento em registros escritos. O conhecimento
passou a ser transmitido por quem soubesse registr-lo e interpret-lo.
As tecnologias de informao e comunicao, homem e mquina juntos
para preservar e disseminar o conhecimento adquirido de gerao em
gerao.
A comunicao passou a ser on-line e sem fio com computadores

conectados em rede para facilitar a busca, a interao entre usurios e a
comunicao em tempo real para qualquer parte do planeta. As informaes
passaram a ser automticas e sendo armazenadas em diferentes suportes
para serem processadas, acessadas e recuperadas com maior rapidez e
facilidade pelos usurios.
Definir o gerenciamento eletrnico de documentos no uma tarefa

fcil, um leque que sofre constantes modificaes acompanhando a evoluo
tecnolgica. Para Silva (200?), a definio do ged um conjunto de tecnologias
que permite o gerenciamento de documentos de forma digital com suas
variadas formas.
O conceito da wikipedia, a enciclopdia livre, on-line, trata o GED como

sendo:
Uma tecnologia que prov um meio de facilmente gerar,

controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes
existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos
usurios acessar os documentos de forma gil e segura,
normalmente via navegador Web por meio de uma intranet
coorporativa.
O Jornal do GED (2004), define:
GED um grupo de tecnologias, divididas em cinco

funcionalidades bsicas: captao, gerenciamento,
armazenamento, distribuio e preservao. Dentro dessas
funcionalidades, cada tecnologia tem uma funo especfica.
Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente,
promovem a organizao de informaes no-estruturadas.
O GED no deixa de ser um conjunto de equipamentos eletrnicos que

permite gerenciar os documentos eletrnicos.
Segundo Guimares (1996) apud Lubisco e Brando (2000), deve-se
considerar os seguintes itens no custo de composio do GED:
Licenciamento de Software;
Planejamento e desenvolvimento;
Instalao e treinamento;
Digitalizao e indexao
Hardware complementar.
Ressalta tambm que deve ser feita a avaliao de reduo anual de
custos considerando:
O redirecionamento das atividades exercidas por pessoas
envolvidas com busca e manipulao de papel/informao;
Reduo dos custos de distribuio;
Reduo do nmero de cpias geradas;
Eliminao de equipamentos para consulta/impresso;
Reduo de erros em atividades de manuteno/compras;
Reduo de custos com novos equipamentos;
Reduo do espao fsico de armazenamento;
Eliminao de atividades;
Agilizao de processos de reviso;
Atendimento a normas internacionais;
Incremento da qualidade;
Preveno do uso adequado da informao.
Silva (200?, p. 3) diz que a tecnologia que antecedeu o GED no

gerenciamento de documentos foi a microfilmagem. Ainda utilizada, feita
com micro-filmadoras planetrias ou rotativas que permite a qualidade da
imagem, reduo de custos com transporte, mo-de-obra, tempo de
preparao, a imagem uniforme, pura, com alto contraste, pode ser feita no
local onde esto os documentos.
Lubisco e Brando (2000, p. 279):
Para que um documento armazenado num sistema de

processamento de imagens tenha a mesma validade de seu
original preciso que haja previso legal nesse sentido, caso
contrrio a imagem ter a natureza jurdica de uma cpia. O
microfilme, por exemplo, encontra-se amparado pela Lei n
5.433/68 alterada pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de
1996 motivo pelo qual to utilizado na preservao de
acervos administrativos.
O processo de implantao de arquivos informatizados leva ao controle

de uma gesto de documentos e consequentemente a implantao do GED -
Gerenciamento Eletrnico de Documentos.
Este processo geralmente feito por empresas especializadas, pois

possuem profissionais qualificados e desenvolvem ferramentas para a
administrao dos arquivos e manuteno dos acervos para a eficincia e a
qualidade do servio.
4 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS
Desde a antiguidade os povos j utilizavam mtodos para o tratamento

automtico da informao, como ressalta Rondinelli (2004, p. 24):
A histria do tratamento automtico da informao remonta do

baco, usado por civilizaes antigas, provavelmente os
babilnios, em 2000 a. c. Ao longo dos sculos a trajetria da
informao automtica registra invenes como rguas de
clculo, mquinas de calcular, placas perfuradas e outras, at o
aparecimento do computador no sculo XX.
Inicialmente, os sistemas de informaes hospitalares foram

desenvolvidos para atender s necessidades administrativas, enfatiza
Rodrigues Filho; Xavier; Adriano (2001).
O gerenciamento de arquivos significa coisas diferentes para

pessoas diferentes. [...] para uma pessoa depende do seu
ponto de vista. Um programador de aplicao normalmente
precisa estar apto a: classificar arquivos; fazer busca nos
arquivos; acrescentar registros; alterar valores em registros
existentes nos arquivos; copiar arquivos. O programador de
aplicao v o gerenciamento de arquivos, como a
manipulao de estruturas de dados para que as operaes
acima possam ser executadas eficientemente. (CLAYBROOK,
1987, P. 17)
Atualmente as instituies que trata da documentao que

produz, tem problemas para manter seu acervo fsico, pois preciso espao,
climatizao adequada, profissionais qualificados e fazer a manuteno da
rea. Todos estes aspectos geram um custo para a instituio manter sua
prpria produo documental.
Um Sistema de GED, segundo Lubisco e Brando (2000), permite a

reduo de espao fsico; um custo menor de armazenagem; a eliminao de
parte do acervo em papel; menos contato do usurio com o documento fsico;
garante ao usurio acesso rpido e seguro.
Segundo Matos; Correia e Paiva (2002), o GED converte papis e

documentos para a forma digital. Funcionando com softwares, hardware, CD e
discos pticos para o armazenamento das informaes. Apontam trs

obstculos para a utilizao futura dos documentos criados atualmente:
A unicidade dos registros que so digitalizados na base de

dados, compartilhada em rede;
A autenticidade dos documentos eletrnicos, pios pode-se
reinventar fatos, distorce-los ou falsifica-los;
A preservao os produtos tornam-se obsoletos diante das
inovaes tecnolgicas, em que alguns tipos de hardware no
so compartilhados entre si.
Elementos do sistema GED:
1. Entrada
Determinar a importncia do documento;
Preparar a documentao para a digitalizao;
Digitalizao com o equipamento mais adequado;
Armazenagem dos textos digitalizados;
Verificar a resoluo da imagem a ser digitalizada;
Ajustar a limiar, amplitude de captura da imagem.
2. Processamento
Edio melhor posio para scannear o documento;
Indexao colocado um link entre o registro da imagem e os registros
textuais.
3. Armazenagem
Em mdias diversas
Em disco rgido
Em Sistema RAID Redundant Arrays of Independent Disk, matrizes
redundantes de discos independentes, gerencia um conjunto de discos;
Em drives de backup
Em discos pticos CD-Rom, CD-R, Worm, Rewritable, DVD
Em jukebokes
Em torres de CD
Em mdias mais adequadas: disco rgido ou disco ptico no-regravvel
4. Durabilidade uma mdia arquivstica deve ser capaz de preservar seu
contedo por pelo menos trinta anos. O papel e o micro-filme tem vida til
comprovada de cem anos.
5. Transmisso
Permite os vrios usurios acessarem o mesmo documento ao mesmo tempo

em locais distintos.
6. Sadas
Em monitores
Em impressoras
Silva (2000-?) cita algumas tecnologias utilizada pelo Sistema de GED, a

saber:
Document Management gerenciamento de documentos;
Document Imaging gerenciamento de imagens;
Workflow Management gerenciamento do fluxo de trabalho
COLD gravao direta do computador para disco ptico
COM microfilmagem de informao gerada em computador
De acordo com os mtodos utilizados por uma empresa terceirizada de
consultoria, o ponto de partida para a organizao e a informatizao dos
arquivos a elaborao do projeto inicial para definir os objetivos a serem
atingidos; estabelecer metas para criao da TTD; fazer a triagem, a
conferncia, o tratamento e a recuperao de documentos; definir uma
seqncia de ordenao; agrupar os documentos por ttulos; elaborao de um
ndice no prprio sistema Web terceirizado; o armazenamento documental em
suportes adequados; a reformulao fsica do arquivo e fazer o treinamento
dos usurios do sistema informatizado.
Os recursos informacionais que essas empresas oferecem so dispostos
em mdulos saber:
Indexao onde o sistema personalizado com as caractersticas
especficas da empresa-cliente.
Impresso de rtulos para as caixas e pastas;
Diagramao do layout das estantes e espaos disponveis para
alocao das unidades integrantes do acervo na sede da empresa;
Definio automtica do local de arquivamento de novos documentos
de acordo com o ttulo;
Controle de emprstimos de documentos;
Histrico das solicitaes e devolues;
Controle de temporalidade, com relatrio de documentos a serem

expurgados;
Realizao de consultas;
Categorias de permisso conforme o usurio, com restries de acesso
a ndices e documentos predeterminados, e delimitaes para consulta,
incluso e excluso de documentos e operaes de funes
avanadas.
A vantagem com esta padronizao de mdulos oferece ao cliente:
Disponibilizao de espao fsico;
Organizao fsica adequada;
Sistema de identificao visual;
Padronizao dos mtodos de arquivamento;
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
Sigilo das informaes, segurana e preservao dos documentos;
Reduo de custos com a administrao e manuteno dos arquivos;
Atendimento s normas ISO1 de armazenagem e rastreamento de
informaes e documentos.
As prestadoras de servios que oferecem as empresas uma

organizao para arquivos informatizados criam metodologias para garantir
e agilizar uma implantao eficiente da Gesto de Documentos. H casos
em que as terceirizadas criam metodologias de gesto estratgica de
documentos, informao e conhecimento corporativo.
Para aplicao dessas metodologias feito um projeto inicial em

que so formalizadas e documentadas as tcnicas, produtos e servios que
sero adotados no sistema da gesto documental criado especificamente
para cada instituio de acordo com suas caractersticas e necessidades.
O objeto de anlise consiste nos:
Departamentos e segmentos do cliente que faro parte dos trabalhos

e sua abrangncia;
1
Abreviatura de International Organization for Standardization, ou seja, Organizao
Internacional de Normalizao.
Responsveis envolvidos e suas atribuies;

Verificao dos ttulos documentais do acervo do cliente, os
procedimentos, tcnicas e solues que sero aplicadas para cada
ttulo;
Disseminao dos documentos nos departamentos definidos da
empresa;
Prazos de permanncia dos documentos nos arquivos, ativo, semi-
ativo, inativo e a transferncia de um arquivo para outro;
Registro das especificaes dos fluxos de trabalho da empresa, com
a seqncia das tarefas e prazos do incio ao fim do processo -
workflow.
Objetivos principais a serem alcanados:

Gesto total das informaes da empresa, independente da mdia
utilizada;
Desenvolvimento de manuais contendo a metodologia de criao,
tratamento, disseminao da informao, arquivamento e
destinao final documentao a ser gerada regularmente;
Treinamento dos usurios e responsveis pelos arquivos para
operao dos acervos, dos Sistemas e Softwares implantados;
Organizao e inventrio dos acervos j existentes;
Manuteno regular dos arquivos, ativo com remanejamento,
tratamento, eliminao ou envio de documentos para o servio de
guarda;
Criao do Centro de Gesto de Documentos com servios de:
pesquisa, aquisio, organizao, estruturao e disseminao da
informao, como tambm a elaborao da TTD e taxonomias,
digitalizao de documentos e demais atividades para
racionalizao e eficincia s informaes geradas externa e
internamente;
Automao dos processos de trabalho com envio de tarefas para
cada responsvel ferramenta de workflow.
Para agilizar a gesto de documentos e processos as empresas utilizam:

Software de GED Gesto de Documentos -que informatiza os arquivos

em papel, digital e eletrnico da empresa. Digitaliza documentos,
armazena arquivos digitais e eletrnicos de qualquer extenso e
disponibiliza todos via internet com o sistema da empresa terceirizada.
Software Workflow Gesto de Processos que automatiza os
processos e os fluxos de trabalho da empresa, possibilitando a
padronizao e a agilidade na execuo das tarefas, tendo maior
produtividade, reduo de custos e vantagens competitivas.
Digitalizao permite o acesso e a disseminao das informaes
entre os usurios e colaboradores, com a visualizao instantnea e a
multi-usurios das imagens de documentos, em qualquer computador
conectado internet. Nos servidores dessas empresas, as imagens
digitais armazenadas esto acessveis 20h por dia nos 7 dias da
semana pelo site. O acesso s permitido atravs de senha e login de
acordo com a categoria do usurio: administrativo, clientes,
fornecedores, empregados, colaboradores, etc.
A insero dos dados, a indexao e a digitalizao de documentos

podem ser realizadas pela prestadora dos servios ou pelo cliente em qualquer
departamento atravs do sistema Web.
Os sistemas de informao ajudam na gesto dos pacientes e

funcionamento da instituio hospitalar e s vezes esto em um nico sistema.
O hospitalar desenvolvido para auxiliar na gesto de toda a informao
clnica e administrativa para melhorar a qualidade da prestao dos servios de
sade.
Nos sistemas hospitalares h vrios tipos de sistemas organizacionais:
Vrios registros clnicos eletrnicos departamentais, adaptados s

necessidades da especialidade, com uma base de dados do sistema de
informao e sem relao com os outros sistemas de registos clnicos;
Vrios registros clnicos eletrnicos departamentais, semelhantes aos
anteriores mas onde as bases de dados comunicam entre si;
Um nico sistema de registros clnico eletrnico hospitalar, em que

todas as especialidades trabalham com o mesmo registro clnico
eletrnico, embora as interfaces de introduo de dados possam ser
adaptados a cada uma delas. Neste caso os sistemas de apoio clnico,
que correspondem aos sistemas de informao de radiologia, de
patologia (exames de anatomia patolgica), de hematologia e
bioqumica e de laboratrios que avaliam a funo (como ECG, testes
de funo respiratria) alimentam ou no o Registro Clnico Eletrnico;
Vrios registros clnicos eletrnicos departamentais, mas o
armazenamento da informao clnica feita em vrias bases de dados
hospitalares no diretamente associados aos registros eletrnicos.
Existe uma plataforma comum a todos os sistemas de informao que
permite a comunicao dos dados entre cada um. Um dos aspectos
mais importantes para a existncia de um sistema de informao
hospitalar desta natureza a compatibilidade entre os vrios sistemas
informticos.
Esses sistemas integram outros sistemas j existentes e refletem os

vrios departamentos existentes.
4.1 SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA O PRONTURIO MDICO
As normas tcnicas para o uso de sistemas informatizados para a

guarda e manuseio do pronturio mdico, foram estabelecidas para manter a
legitimidade e a segurana das informaes de acordo com a Resoluo CFM
n 1.638/2002.
I - Integridade da Informao e Qualidade do Servio - O sistema de

informaes dever manter a integridade da informao atravs do controle de
vulnerabilidades, de mtodos fortes de autenticao, do controle de acesso e
mtodos de processamento dos sistemas operacionais conforme a norma
ISO/IEC 15408, para segurana dos processos de sistema.
II - Cpia de Segurana - Dever ser feita cpia de segurana dos dados do

pronturio pelo menos a cada 24 horas. Recomenda-se que o sistema de
informao utilizado possua a funcionalidade de forar a realizao do

processo de cpia de segurana diariamente. O procedimento de back-up deve
seguir as recomendaes da norma ISO/IEC 17799, atravs da adoo dos
seguintes controles:
Documentao do processo de backup/restore;

As cpias devem ser mantidas em local distante o suficiente para livr-
las de danos que possam ocorrer nas instalaes principais;
Mnimo de trs cpias para aplicaes crticas;
Protees fsicas adequadas, de modo a impedir acesso no
autorizado;
Possibilitar a realizao de testes peridicos de restaurao.
III - Bancos de Dados - Os dados do pronturio devero ser armazenados em

sistema que assegure, pelo menos, as seguintes caractersticas:
Compartilhamento dos dados;
Independncia entre dados e programas;
Mecanismos para garantir a integridade, controle de conformidade e
validao dos dados;
Controle da estrutura fsica e lgica;
Linguagem para a definio e manipulao de dados (SQL - Standard
Query Language);
Funes de auditoria e recuperao dos dados.
IV - Privacidade e Confidencialidade - Com o objetivo de garantir a privacidade,

confidencialidade dos dados do paciente e o sigilo profissional, faz-se
necessrio que o sistema de informaes possua mecanismos de acesso
restrito e limitado a cada perfil de usurio, de acordo com a sua funo no
processo assistencial:
Recomenda-se que o profissional entre pessoalmente com os dados
assistenciais do pronturio no sistema de informao;
A delegao da tarefa de digitao dos dados assistenciais coletados a
um profissional administrativo no exime o mdico, fornecedor das
informaes, da sua responsabilidade desde que o profissional
administrativo esteja inserindo estes dados por intermdio de sua senha

de acesso;
A senha de acesso ser delegada e controlada pela senha do mdico a
quem o profissional administrativo est subordinado;
Deve constar da trilha de auditoria quem entrou com a informao;
Todos os funcionrios de reas administrativas e tcnicas que, de
alguma forma, tiverem acesso aos dados do pronturio devero assinar
um termo de confidencialidade e no-divulgao, em conformidade com
a norma ISO/IEC 17799.
V - Autenticao - O sistema de informao dever ser capaz de identificar

cada usurio atravs de algum mtodo de autenticao. Em se tratando de
sistemas de uso local, no qual no haver transmisso da informao para
outra instituio, obrigatria a utilizao de senhas. As senhas devero ser
de no mnimo 5 caracteres, compostos por letras e nmeros. Trocas peridicas
das senhas devero ser exigidas pelo sistema no perodo mximo de 60
(sessenta) dias. Em hiptese alguma o profissional poder fornecer a sua
senha a outro usurio, conforme preconiza a norma ISO/IEC 17799. O sistema
de informaes deve possibilitar a criao de perfis de usurios que permita o
controle de processos do sistema.
VI - Auditoria - O sistema de informaes dever possuir registro (log) de

eventos, conforme prev a norma ISO/IEC 17799. Estes registros devem
conter:
A identificao dos usurios do sistema;
Datas e horrios de entrada (log-on) e sada (log-off) no sistema;
Identidade do terminal e, quando possvel, a sua localizao;
Registro das tentativas de acesso ao sistema aceitas e rejeitadas;
Registro das tentativas de acesso a outros recursos e dados, aceitas e
rejeitadas.
Registro das excees e de outros eventos de segurana relevantes
devem ser mantidos por um perodo de tempo no inferior a dez anos,
para auxiliar em investigaes futuras e na monitorao do controle de
acesso.
VII - Transmisso de Dados - Para a transmisso remota de dados

identificados do pronturio, os sistemas devero possuir um certificado digital
de aplicao nica emitido por uma AC (Autoridade Certificadora) credenciada
pelo ITI Instituto Nacional de Tecnologia da Informao, responsvel pela AC
Raiz da estrutura do ICP-Brasil Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira,
a fim de garantir a identidade do sistema.
VIII - Certificao do software - A verificao do atendimento destas normas

poder ser feita atravs de processo de certificao do software junto ao CFM,
conforme especificado a seguir.
IX - Digitalizao de pronturios - Os arquivos digitais oriundos da digitalizao

do pronturio mdico devero ser controlados por mdulo do sistema
especializado que possua as seguintes caractersticas.
Mecanismo prprio de captura de imagem em preto e branco e colorida
independente do equipamento scanner;
Base de dados prpria para o armazenamento dos arquivos
digitalizados;
Mtodo de indexao que permita criar um arquivamento organizado,
possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente;
Mecanismo de pesquisa utilizando informaes sobre os documentos,
incluindo os campos de indexao e o texto contido nos documentos
digitalizados, para encontrar imagens armazenadas na base de dados;
Mecanismos de controle de acesso que garantam o acesso a
documentos digitalizados somente por pessoas autorizadas.
Para se obter a certificao dos sistemas informatizados para a guarda e

manuseio do pronturio mdico, preciso ser credenciado. Este
credenciamento pode ser feito por todas as pessoas fsicas, organizaes ou
empresas desenvolvedoras de sistemas informatizados para a guarda e
manuseio do pronturio mdico que desejarem obter a certificao do CFM e
da SBIS devero cumprir os seguintes passos:
1) Responder e enviar via Internet, o questionrio bsico, disponvel na

pgina do CFM: http://www.cfm.org.br/certificacao;
2) O questionrio remetido ser analisado pelo CFM/SBIS, que emitir um

parecer inicial aprovando ou no o sistema proposto. Este parecer ser
enviado, via Internet, ao postulante;
3) Caso aprovado, os sistemas de gesto de consultrios e pequenas
clnicas (sistemas de menor complexidade) devero ser encaminhados sede
do CFM para anlise. Os sistemas de gesto hospitalar ou de redes de ateno
sade (sistemas de maior complexidade) que no possam ser enviados
sero analisados "in loco" (sob a responsabilidade do CFM/SBIS);
4) O processo de avaliao consistir na anlise do cumprimento das
normas tcnicas acima elencadas. A aprovao do sistema estar
condicionada ao cumprimento de todas as normas estabelecidas;
5) Em caso de no-aprovao do sistema, sero especificados os motivos
para que as reformulaes necessrias sejam encaminhadas;
6) Uma vez aprovado o sistema na verso analisada, alm do documento
de certificao o CFM e a SBIS emitiro um selo digital de qualidade que
poder ser incorporado na tela de abertura do sistema;
7) A tabela de custos para o processo de certificao dos sistemas de
informao de pronturio eletrnico encontra-se disponvel no site
http://www.cfm.org.br/certificacao;
8) A certificao dever ser revalidada a cada nova verso do sistema,
seguindo os mesmos trmites anteriormente descritos.
Apesar das leis e resolues para o tratamento da documentao

hospitalar, Rodrigues Filho; Xavier e Adriano (2001, p. 112), comentam que se
os sistemas de arquivo mdico nos hospitais brasileiros so pobres e
desorganizados, o mesmo acontece com muitos hospitais de pases
desenvolvidos.
So encontradas falhas de: contedo, onde os registros so ilegveis,

no acurados, so fragmentados, incompletos, incompreensveis, excessivos
ou redundantes; de formato, onde se apresentam de forma sem uma
ordenao lgica; de acesso, onde no so facilmente localizados; e de
indisponibilidade, no so colocados em locais determinados sendo difcil
localiza-los.
5 CONSIDERAES FINAIS
Aps a pesquisa bibliogrfica sobre o tema, pode-se concluir o aumento

de documentos armazenados pelos estabelecimentos de sade e alguns fazem
parte do pronturio do paciente. O pronturio propriedade fsica da instituio
hospitalar em que o paciente assistido e tem o dever de guardar este
documento.
Com os avanos da tecnologia de informao e telecomunicaes so

oferecidos novos mtodos de armazenamento e de transmisso de dados. As
informaes dos pacientes comearam a ser de forma manuscrita para que seu
quadro clnico fosse acompanhado, desde a evoluo do seu estado de sade
at sua recuperao.
A evoluo da comunicao humana se desenvolve a cada dia e so

oferecidos equipamentos e formas de se preservar os acontecimentos da
sociedade. Estas informaes so preservadas ao longo do tempo de acordo
com a cultura existente em cada poca.
O surgimento dos arquivos informatizados tenta armazenar de forma

mais coesa e facilitar seu acesso posterior com os avanos que vo ocorrendo.
O gerenciamento eletrnico um meio de gerar, controlar, armazenar,
disseminar e recuperar as informaes existentes nos documentos.
Qualquer empresa, independente de sua atividade ou porte, pode fazer

a implantao do gerenciamento eletrnico de documentos para integrar seus
departamentos. Alguns documentos nas empresas so produzidos
eletronicamente independente de ter o gerenciamento eletrnico ou no, esse
documentos so produzidos em softwares de word, excel desenhos, e-mails.
Existem empresas que terceirizam seus servios para a organizao

documental criadas nas instituies, pois elas possuem profissionais
qualificados, ferramentas de sistemas e desenvolvem metodologias que sero
aplicadas para cada cliente oferecendo tcnicas e softwares atualizados.
Sem o gerenciamento eletrnico ocorre o excesso de cpias, a

duplicao de arquivos, a m utilizao de espao fsico e de armazenamento,
o que acarreta o aumento de custos desnecessrios.
Os documentos digitalizados tm a vantagem de economizar espao

fsico; otimizao dos fluxos de trabalho; ganho de produtividade; facilita o
acesso s informaes, de gerao e distribuio de dados. Por outro lado a
digitalizao tambm trs desvantagens como a fragilidade do
armazenamento; a rpida mudana nos modelos de hardware, software e
formatos; suspeita na integridade dos documentos; complexidade e alto custo
para preservao e a dependncia social da informao digital.
A literatura consultada nos meios impressos e eletrnicos possibilitou o

expor neste trabalho o conhecimento adquirido.
O sistema de informao hospitalar um sistema desenhado para

auxiliar na gesto de toda a informao clnica e administrativa da instituio,
para melhorar a qualidade dos servios prestados a seus pacientes, integrando
outros sistemas j existentes, integrando a equipe de sade e o paciente,
reduzindo custos e proporcionando o avano do conhecimento clnico.
preciso que os profissionais de sade e as associaes mdicas,

participem conjuntamente para o desenvolvimento do SIH Sistema de
Informao Hositalar, para garantir a integrao dos dados administrativos e
clnicos possibilitando o bom funcionamento do sistema e atender as
solicitaes tanto dos profissionais em sade como dos pacientes.
Apesar da tecnologia trazer mudanas e s vezes no to seguras,

preciso que os profissionais estejam familiarizados com os avanos
tecnolgicos e estud-los para que no se torne uma ameaa. A tecnologia
tambm tras benefcios que atendem as necessidades dos usurios.
REFERNCIAS
AMA gesto documental e comunicao. O que gesto documental.

Disponvel em: <http://www.gestaodocumental.com.br/pagina.php?id=1882>.
Acesso em: 14 out. 2008.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. Informao e

documentao: apresentao de trabalhos acadmicos. NBR 14724. Rio de
Janeiro: ABNT, 2005.

documentao: citaes em documentos: apresentao. NBR 10520. Rio de
Janeiro: ABNT, 2002.

documentao: referncias: elaborao. NBR 6023. Rio de Janeiro: ABNT,
2002.

documentao: resumo: apresentao. NBR 6028. Rio de Janeiro: ABNT,
2003.

documentao: sumrio: apresentao. NBR 6027. Rio de Janeiro: ABNT,
2003.

documentao: numerao progressiva das sees de um documento escrito:
apresentao. NBR 6024. Rio de Janeiro: ABNT, 2003.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental.

3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.
BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional

de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 10 out.
2008.
CALDEROM, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gesto documental e da

informao arquivstica no ambiente universitrio. Ci. Inf., Braslia, v. 33, n. 3,
p. 97-104, set./dez. 2004.
CLAYBROOK, Billy G. Tcnicas de gerenciamento de arquivos. 2. ed. Rio

de Janeiro: Campus, 1987.
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Aprova as Normas Tcnicas para o

Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Pronturio
Mdico, dispe sobre tempo de guarda dos pronturios, estabelece critrios
para certificao dos sistemas de informao e d outras providncias.

Resoluo n. 1.639, de 10 de julho de 2002. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.html?infoid=
156etsid=5>. Acesso em: 20 out. 2008.
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Define pronturio mdico e torna

obrigatria a criao da Comisso de Reviso de Pronturio nas instituies de
sade. Resoluo n. 1.638, de 10 de julho de 2002. Disponvel em:
<http//www.portalmedico.org.br/resolues/cfm/2002/1638_2002.html>. Acesso
em: 20 out. 2008.
DORILEO, derson A. Gomes et al. Estruturao da evoluo clnica para o

pronturio eletrnico do paciente. So Paulo: USP, 2006. Disponvel em:
<http://www.Sbis.org.br/cbis/arquivos/838.pdf>. Acesso em: 14 out. 2008.
ECM e GED so a mesma coisa? O que GED? Jornal do GED, So Paulo:

CENADEM, jan./fev. 2004. Disponvel em:
<http://www.cenadem.com.br/ged03.php>. Acesso em: 14 out. 2008.
GESTO documental: o que , para que serve. Jornal do GED, So Paulo:

CENADEM, [200?], p. 11-13.
LUBISCO, Ndia M. L.: BRANDO, M. B. (Org.). Informao & informtica.

Salvador: EDUFBA, 2000.
MATOS, Alusio Magela Gonalves; CORREIA, Ednaldo Alves; PAIVA, Stella

Maria Martins. Digitalizao de documentos: conceitos e polticas. Braslia:
UCB, 2002.
MOTA, Francisca Rosaline Leite. Pronturio eletrnico e o processo de

competncia informacional. Enc. Bibli.: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf.,
Florianpolis, n. 22, 2 sem. 2006.
ORGANIZAO de arquivos. Disponvel em:

<http://www.arquivar.com.br/servicos>. Acesso em: 08 set. 2008.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Editora FGV,
2005.
PAZIN, Mrcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. So Paulo:

Associao de arquivistas de So Paulo, 2005.
PINTO, Virgnia Bentes. Pronturio eletrnico do paciente: documento

tcnico e informao e comunicao do domnio da sade. Enc. Bibli.: R. Eletr.
Bibliotecon. Ci. Inf., Florianpolis, n . 21, 1 sem. 2006.
PRAZOS obrigatrios de guarda de documentos. Disponvel em:

<http://www.dcomercio.com.br/especiais/guardar>. Acesso em: 18 set. 2008.
RODRIGUES FILHO, Jos; XAVIER, Jefferson Colombo B.; ADRIANO, Ana

Lcia. A tecnologia da informao na rea hospitalar: um caso de
implementao de um sistema de registro de pacientes. RAC, [S.l.], v. 5, n. 1,
p. 105-120, jan./abr. 2001.
RONCAGLIO, Cynthia; SZVARA, Dcio Roberto; BOJANOSKI, Silvana de

Ftima. Arquivos, gesto de documentos e informao. Enc. Bibli.: R. Eletr.
Bibli. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 2 sem. 2004.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos

eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica
contempornea. 2. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 4.
ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
SILVA, Danielle Pereira da et al. GED Gerenciamento eletrnico de

documentos a tecnologia que est mudando o mundo. [S. l. : s. n., 200?].
Disponvel em:
<http://www.arquivar.com.br/espaco_profissional/sala_leitura/artigos/GDED_Ge
r_elet_de_Documentos.pdf>. Acesso em: 17 nov. 2008.
SISTEMAS de informao em sade. Disponvel em:

<http://pt.wikipedia.org/wiki?Sistema_de_Informa%C3%A7%C3%A30_em_Sa
%C3%BAde>. Acesso em: 17 nov. 2008.
SMITH, Johanna W. Eu, bibliotecrio, RG XXXXX e CPF YYYYY, trabalho em

arquivo ou museu ... algum problema? Palavra-chave, [S. l. : s. n., 200?].
VIEIRA, Sebastiana Batista. Tcnicas de arquivo e controle de documentos.

Rio de Janeiro: Temas & Idias Editora, 2001.
ANEXOS
RESOLUO CFM n 1.638/2002
"Define pronturio mdico e torna obrigatria a criao da Comisso de Reviso de

Pronturios nas instituies de sade".
O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuies que lhe confere a Lei n
3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto n 44.045, de 19 de julho de
1958, e
CONSIDERANDO que o mdico tem o dever de elaborar o pronturio para cada paciente a
que assiste, conforme previsto no art. 69 do Cdigo de tica Mdica;
CONSIDERANDO que o pronturio documento valioso para o paciente, para o mdico que o
assiste e para as instituies de sade, bem como para o ensino, a pesquisa e os servios
pblicos de sade, alm de instrumento de defesa legal;
CONSIDERANDO que compete instituio de sade e/ou ao mdico o dever de guarda do

pronturio, e que o mesmo deve estar disponvel nos ambulatrios, nas enfermarias e nos
servios de emergncia para permitir a continuidade do tratamento do paciente e documentar a
atuao de cada profissional;
CONSIDERANDO que as instituies de sade devem garantir superviso permanente dos

pronturios sob sua guarda, visando manter a qualidade e preservao das informaes neles
contidas;
CONSIDERANDO que para o armazenamento e a eliminao de documentos do pronturio

devem prevalecer os critrios mdico-cientficos, histricos e sociais de relevncia para o
ensino, a pesquisa e a prtica mdica;
CONSIDERANDO a legislao arquivstica brasileira, que normatiza a guarda, a temporalidade

e a classificao dos documentos, inclusive dos pronturios mdicos;
CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM n 30/2002, aprovado na Sesso Plenria de 10 de

julho de 2002;
CONSIDERANDO, finalmente, o decidido em Sesso Plenria de 10 de julho de 2002.
RESOLVE:
Art. 1 - Definir pronturio mdico como o documento nico constitudo de um conjunto de

informaes, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e
situaes sobre a sade do paciente e a assistncia a ele prestada, de carter legal, sigiloso e
cientfico, que possibilita a comunicao entre membros da equipe multiprofissional e a
continuidade da assistncia prestada ao indivduo.
Art. 2 - Determinar que a responsabilidade pelo pronturio mdico cabe:
I. Ao mdico assistente e aos demais profissionais que compartilham do

atendimento;
II. hierarquia mdica da instituio, nas suas respectivas reas de atuao, que
tem como dever zelar pela qualidade da prtica mdica ali desenvolvida;
III. hierarquia mdica constituda pelas chefias de equipe, chefias da Clnica, do
setor at o diretor da Diviso Mdica e/ou diretor tcnico.
Art. 3 - Tornar obrigatria a criao das Comisses de Reviso de Pronturios nos

estabelecimentos e/ou instituies de sade onde se presta assistncia mdica.
Art. 4 - A Comisso de que trata o artigo anterior ser criada por designao da Direo do
estabelecimento, por eleio do Corpo Clnico ou por qualquer outro mtodo que a instituio
julgar adequado, devendo ser coordenada por um mdico.
Art. 5 - Compete Comisso de Reviso de Pronturios:
I. Observar os itens que devero constar obrigatoriamente do pronturio

confeccionado em qualquer suporte, eletrnico ou papel:
a. Identificao do paciente nome completo, data de nascimento (dia, ms e

ano com quatro dgitos), sexo, nome da me, naturalidade (indicando o
municpio e o estado de nascimento), endereo completo (nome da via pblica,
nmero, complemento, bairro/distrito, municpio, estado e CEP);
b. Anamnese, exame fsico, exames complementares solicitados e seus
respectivos resultados, hipteses diagnsticas, diagnstico definitivo e
tratamento efetuado;
c. Evoluo diria do paciente, com data e hora, discriminao de todos os
procedimentos aos quais o mesmo foi submetido e identificao dos
profissionais que os realizaram, assinados eletronicamente quando elaborados
e/ou armazenados em meio eletrnico;
d. Nos pronturios em suporte de papel obrigatria a legibilidade da letra do
profissional que atendeu o paciente, bem como a identificao dos
profissionais prestadores do atendimento. So tambm obrigatrias a
assinatura e o respectivo nmero do CRM;
e. Nos casos emergenciais, nos quais seja impossvel a colheita de histria
clnica do paciente, dever constar relato mdico completo de todos os
procedimentos realizados e que tenham possibilitado o diagnstico e/ou a
remoo para outra unidade.
I. Assegurar a responsabilidade do preenchimento, guarda e manuseio dos

pronturios, que cabem ao mdico assistente, chefia da equipe, chefia da
Clnica e Direo tcnica da unidade.
Art. 6 - A Comisso de Reviso de Pronturios dever manter estreita relao com a

Comisso de tica Mdica da unidade, com a qual devero ser discutidos os resultados das
avaliaes realizadas.
Art. 7 - Esta resoluo entrar em vigor na data de sua publicao.
Braslia-DF, 10 de julho de 2002
EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE RUBENS DOS SANTOS SILVA

Presidente Secretrio-Geral
ANEXO I - RESOLUO CFM N 1.639/2002
Revogada pela Resoluo CFM n 1.821 de 11 de julho de 2007
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA
Aprova as "Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a

Guarda e Manuseio do Pronturio Mdico", dispe sobre tempo de guarda dos
pronturios, estabelece critrios para certificao dos sistemas de informao e d
outras providncias.
O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuies que lhe

confere a Lei n 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto n
44.045, de 19 de julho de 1958, e
CONSIDERANDO que o mdico tem o dever de elaborar o pronturio para cada

paciente a que assiste, conforme previsto no art. 69 do Cdigo de tica Mdica;
CONSIDERANDO que os dados que compem o pronturio pertencem ao

paciente e devem estar permanentemente disponveis, de modo que, quando
solicitado por ele ou seu representante legal, permitam o fornecimento de cpias
autnticas das informaes a ele pertinentes;
CONSIDERANDO o teor da Resoluo CFM n 1.605/2000, que dispe sobre o

fornecimento das informaes do pronturio autoridade judiciria requisitante;
CONSIDERANDO que o sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do

indivduo, deve estar sujeito s normas estabelecidas na legislao e no Cdigo de
tica Mdica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no
pronturio, seja eletrnico ou em papel;
CONSIDERANDO o volume de documentos armazenados pelos

estabelecimentos de sade e consultrios mdicos em decorrncia da necessidade de
manuteno dos pronturios;
CONSIDERANDO os avanos da tecnologia da informao e de

telecomunicaes, que oferecem novos mtodos de armazenamento e de transmisso
de dados;
CONSIDERANDO a legislao arquivstica brasileira, que normatiza a guarda, a

temporalidade e a classificao dos documentos, inclusive dos pronturios mdicos;
CONSIDERANDO o disposto na Resoluo CFM n 1.638/2002, de 10 de julho

de 2002, que define pronturio mdico e cria as Comisses de Reviso de Pronturios
nos estabelecimentos e/ou instituies de sade;
CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM n 30/2002, aprovado na Sesso

Plenria de 10 de julho de 2002;
CONSIDERANDO, finalmente, o decidido em Sesso Plenria de 10 de julho de

2002.
RESOLVE:
Art. 1 Aprovar as "Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados

para a Guarda e Manuseio do Pronturio Mdico", anexas esta resoluo,
possibilitando a elaborao e o arquivamento do pronturio em meio eletrnico.
Art. 2 Estabelecer a guarda permanente para os pronturios mdicos

arquivados eletronicamente em meio ptico ou magntico, e microfilmados.
Art. 3 Recomendar a implantao da Comisso Permanente de Avaliao de

Documentos em todas as unidades que prestam assistncia mdica e so detentoras
de arquivos de pronturios mdicos, tomando como base as atribuies estabelecidas
na legislao arquivstica brasileira (a Resoluo CONARQ n 7/97, a NBR n
10.519/88, da ABNT, e o Decreto n 4.073/2002, que regulamenta a Lei de Arquivos -
Lei n 8.159/91).
Art. 4 Estabelecer o prazo mnimo de 20 (vinte) anos, a partir do ltimo registro,

para a preservao dos pronturios mdicos em suporte de papel.
Pargrafo nico. Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor

secundrio dos pronturios, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos,
aps consulta Comisso de Reviso de Pronturios, dever elaborar e aplicar
critrios de amostragem para a preservao definitiva dos documentos em papel que
apresentem informaes relevantes do ponto de vista mdico-cientfico, histrico e
social.
Art. 5 Autorizar, no caso de emprego da microfilmagem, a eliminao do

suporte de papel dos pronturios microfilmados, de acordo com os procedimentos
previstos na legislao arquivstica em vigor (Lei n 5.433/68 e Decreto n 1.799/96),
aps anlise obrigatria da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da
unidade mdico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 6 Autorizar, no caso de digitalizao dos pronturios, a eliminao do

suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos
documentos digitalizados obedea norma especfica de digitalizao contida no
anexo desta resoluo e aps anlise obrigatria da Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos da unidade mdico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 7 O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informtica

em Sade (SBIS), mediante convnio especfico, expediro, quando solicitados, a
certificao dos sistemas para guarda e manuseio de pronturios eletrnicos que
estejam de acordo com as normas tcnicas especificadas no anexo a esta resoluo.
Art. 8 Esta resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 9 Fica revogada a Resoluo CFM n 1.331/89 e demais disposies em

contrrio.
EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE RUBENS DOS SANTOS SILVA

Presidente Secretrio-Geral
ANEXO III - LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos

pblicos e privados e d outras providncias.
Regulamento
Decreto n 2.942, de 18.1.99, Regulamenta os arts. 7, 11 e 16 (revogado)
Decreto n 4.553, de 27.12.02
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e

eu sanciono a seguinte lei:
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos
na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica
o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios
e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo

sem movimentao, constituam de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,
na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como
de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no
podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas
pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico
e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete
s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos
do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores,
do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua
estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar
o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional
poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o

recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal
no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no
exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios
de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto
e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente
sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e
do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de
sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das
pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data
de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado
ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central
de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e
acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho

TeresaCFS Monografia

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

TeresaCFS Monografia

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE

CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS

TERESA CRISTINA FERREIRA DA SILVA

GESTO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR

GESTO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR

Monografia apresentada disciplina

Silva, Teresa Cristina Ferreira da.

Orientadora: Prof. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho.

1. Biblioteconomia - Monografia. 2. Paciente - Monografia. 3. Pronturio Mdico - Monografia. 4.

GESTO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO HOSPITALAR

Aprovao em ____ de ____________________ de __________

Deus, meus pais, aos colegas da sala de aula, as professoras e

Apresenta a gesto documental e o gerenciamento eletrnico nas

Palavras-chave: Paciente. Pronturio Mdico. Gerenciamento Eletrnico.

It presents the electronic document management and management in

Key words: Patient. Medical records. Electronic management. Institutions

A falta de uma poltica interna de preservao dos documentos

O tema foi escolhido atravs de literatura disponibilizada na disciplina

Com o objetivo de identificar o arquivo nas instituies hospitalares e os

O avano das tecnologias nos diversos setores da sociedade faz com

Sabe-se que desde os tempos remotos da humanidade, o homem tenta

O material impresso atinge atualmente nmeros exorbitantes de

O uso dos sistemas significa a melhoria na armazenagem, na

A instituio hospitalar tem sua produo documental voltada para

Utilizou-se a pesquisa bibliogrfica nos meios impressos em livros,

O trabalho divide-se em cinco captulos, o primeiro tem a introduo

A pesquisa contribuiu para o melhor conhecimento no trato da

Segundo Paes (2005), arquivo uma palavra originada do latim

Paes (2005, p. 24) conceitua os segmentos que envolvem a

Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por

Os arquivos surgiram para preservar os documentos em que foram

Tudo que criado e registrado, independente do suporte em que esto,

Bellotto (2005, p. 175), diz que:

Os primeiros documentos escritos surgiram no com a

tudo isso veio a constituir fontes documentrias custodiadas

A cada dia so criados inmeros documentos. Este acontecimento foi

Independentemente dos suportes onde est a informao documental,

Bellotto (2005, p.25) ressalta ainda que:

As atividades clssicas da administrao prever, organizar,

O arquivo de qualquer instituio o lugar onde est guardada toda a

Documentos antigos que de alguma forma no so consultados com

A falta de conhecimento dos administradores sobre a

Todo arquivo produz o que est relacionado s atividades do meio que o

O processo avaliador do documento nunca feito documento

Todo arquivo precisa de uma organizao satisfatria para que suas

O processo de organizao do arquivo de qualquer instituio

Tudo na nossa vida precisa ser organizado, em nossa casa, nos

Nos arquivos acontece o mesmo, pois como eles tratam de informaes

Segundo Paes (2005, p. 35) as fases para a organizao de arquivos

Paes (2005, p. 61) diz que o mtodo de arquivamento determinado

Paes (2005, p. 20) tambm classifica os arquivos da seguinte forma:

[...] so aqueles que tm sob sua guarda documentos em

armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento,

A manuteno documentria vem desde os tempos remotos, em que o

Na histria da evoluo da humanidade, duas fantsticas

Sabe-se que antes da inveno da imprensa, na antigamente, a

Os impressos espalharam-se por toda parte do mundo auxiliado pelas

O aumento da circulao de impressos e o acmulo de informaes fez

A guarda de documentos de uma instituio, segundo Bellotto (2005),

Instituda no governo do Presidente Fernando Collor, a Lei n 8.159 de 8

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de

Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de

O avano da tecnologia nos diversos setores da sociedade, atingiu

Aprovao em de ______ de