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CEETEPS
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA
Prof. Marcos Antnio Monteiro
DIRETOR-SUPERINTENDENTE
Coordenao editorial
LAURO VILA PEREIRA
SUMRIO
MARIZA ROMERO
A METODOLOGIA 21
Fotolito, impresso e acabamento
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO GNESE DOCUMENTAL 33
Co-edio
ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA 39
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
AS ESPECIES DOCUMENTAIS 45
Apoio Tcnico:
CEETEPS - Centro Estadual de Educao Tecnolgica Paula Souza
Governo do Estado de So Paulo OS TIPOS DOCUMENTAIS 91
FICHA CATALOGRFICA ELABORADA POR IZOLINA MARIA JUNQUEIRA DE ASSIS -CRB-8 n. 2971
COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA 93
B386C BELLOTTO, HELOSA LIBERALLI
COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE
DOCUMENTO DE ARQUIVO / HELOSA LIBERALLI BELLOTTO. - SO TRADIO DOCUMENTAL 105
PAULO : ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2002.
120 P. (PROJETO COMO FAZER, 8).
BIBLIOGRAFIA DOCUMENTADA 111
BIBLIOGRAFIA P. 111
ISBN: 85-86726-46-X (ARQUIVO DO ESTADO)
85-7060-133-6 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO)
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O aprendizado sistemtico da anlise diplomtica e da anlise A Diplomtica, por definio, ocupa-se da estrutura formal dos
tipolgica recente entre ns. Apenas alguns cursos de graduao atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata, portanto,
em Arquivologia e de especializao em organizao de arquivos dos documentos que, emanados das autoridades supremas,
incluem, em seus currculos, a disciplina Diplomtica e/ou Tipologia delegadas ou legitimadoras (como o caso dos notrios), so
Documental. Em seus programas cabem o ensino/aprendizado/ submetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta pelo
prtica da anlise ou crtica diplomtica das espcies documentais Direito. Tornam-se esses documentos, por isso mesmo, eivados de
e o estudo das diferentes tipologias. f pblica , que lhes garante a legitimidade de disposio e a
A experincia e a aplicao emanadas dos resultados obrigatoriedade da imposio, bem como a utilizao no meio
desses estudos tm se mostrado promissoras, quanto ao maior sociopoltico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, no
entendimento que os estudantes passam a ter da estrutura e da possvel dissociar a diagramao e a construo material do
natureza dos documentos arquivsticos, entendimento esse que documento do seu contexto jurdico-administrativo de gnese,
lhes ser til nos mais variados momentos de suas futuras funes produo e aplicao.
nos arquivos. Por outro lado, por parte dos profissionais de mais Nesse sentido, preciso acrescentar algo ao quadro simplista
longa data, a compreenso da crtica diplomtica/tipolgica, e redutor com que vinha sendo entendida a Diplomtica, desde seus
quando aplicada aos processos de avaliao, classificao e primrdios, no sculo XVII, at quase os nossos dias, isto , to
descrio, tem se mostrado, nos casos em que tem ocorrido, no somente como instrumental de fundo paleogrfico, historiogrfico e
Brasil e no exterior, altamente eficiente. jurdico, apto apenas, em seu campo primitivo de ao, a fornecer a
As anlises diplomtica e tipolgica so aplicaes prticas descrio e a explicao da estrutura formal dos atos escritos, sua
dos estudos tericos e metodolgicos da Diplomtica e da Tipologia autenticidade e sua fidedignidade. No obstante fazer do documento
Documental, reas das cincias documentrias que se concentram, singular o seu objeto de anlise, a metodologia diplomatista nada
respectivamente, no estudo formal do documento diplomtico, tem a ver com a influncia positivista na historiografia, na qual
quando considerado individualmente, e no estudo de suas relaes importava uma excessiva iconizao do registro. Essa metodologia
com o contexto orgnico de sua produo e de atuao dos afasta-se, portanto, das aproximaes histricas tradicionais na sua
enunciados do seu contedo, quando considerados dentro dos maneira obsoleta de escrever a Histria.
conjuntos lgicos denominados sries arquivsticas.
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A METODOLOGIA
1) a sua origem/provenincia;
2) a sua vinculao competncia e as funes da entidade
acumuladora;
3) a associao entre a espcie em causa e o tipo documental;
4) o contedo;
5) a datao.
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conceituaes essenciais desde sua raiz, isto , da informao ao Esse um ponto bsico da informao arquivstica referente
documento, do documento espcie, e da espcie ao tipo. s informaes de outra natureza: a de que ela produzida dentro
Sendo um documento, tomado genericamente, uma unio do contexto do exerccio das funes/objetivos a que se propem
indissolvel entre infor mao/infor maes e supor te, as entidades. nesse sentido que as informaes so orgnicas,
consequentemente, um documento administrativo uma informao porque guardam entre si as mesmas relaes que se formam entre
de ordem administrativa ou jurdica, que se acha materialmente num as atribuies, competncias, funes e atividades das entidades.
suporte material. Entretanto, isto no basta: a informao tem seu Por isso mesmo, o tratamento e a identificao dos documentos no
texto presidido por um modelo. Por isso mesmo ele vem veiculado devem jamais ser considerados isoladamente em relao a seu
na espcie documental, que molda o texto segundo a sua natureza produtor/acumulador (LOPES, 1996).
e a categoria do contedo que se quer transmitir. Alis, os princpios fundamentais da Arquivstica
Os documentos arquivsticos formam conjuntos internamente esclarecem essas peculiaridades dos documentos de arquivo e
inseparveis, correspondendo a conjuntos informacionais devem estar perfeitamente presentes, seno nos estudos
decorrentes do funcionamento de uma entidade pblica ou privada diplomticos, seguramente nos estudos tipolgicos. So eles:
(ou pessoa fsica) no exerccio de suas funes. Esses arquivos,
aps o cumprimento das razes pelas quais foram criados, e 1) o da provenincia. a marca de identidade do documento
eliminados os documentos rotineiros de interesse puramente relativamente ao produtor/acumulador, o seu referencial bsico,
temporal e circunstancial, passam a integrar os acervos dos arquivos o princpio, segundo o qual os arquivos originrios de uma
permanentes ou histricos, devidamente separados material ou instituio ou de uma pessoa devem manter sua
virtualmente em fundos de arquivo. Cada fundo corresponde individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa;
produo e acumulao dos documentos inerentes a determinada 2) o da unicidade, ligado qualidade pela qual os documentos
organizao ou rgo pblico. de arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservam
Se ao tempo da produo, tramitao e vigncia dos carter nico em funo de seu contexto de origem. Esse
documentos (a chamada primeira idade arquivstica), eles serviram princpio nada tem que ver com a questo do documento nico,
dimenso jurdica e administrativa (uso primrio, valor primrio, original, em oposio s suas cpias. Esse ser nico, para a
valor de prova), posteriormente esses documentos passam a ter um teoria arquivstica, designa que, naquele determinado contexto
valor residual, que valer, j no como prova de f, e sim como de produo, no momento de sua gnese, com aqueles
testemunho, como informao. o seu valor secundrio, sendo caracteres externos e internos genunos e determinados dados,
permitido o uso do termo secundrio, realizado pelos historiadores os fixos e os variveis, ele nico, no podendo, em qualquer
e pelos pesquisadores em geral, de cunho mais amplo que o restrito hiptese, haver outro que lhe seja idntico em propsito pontual,
ditado jurdico e administrativo contido no teor documental. nem em seus efeitos;
Ora, se essas acumulaes arquivsticas testemunham a 3) o da organicidade, sua condio existencial. As relaes
existncia e o funcionamento da entidade como um todo, evidencia- administrativas orgnicas refletem-se no interior dos conjuntos
se que tais documentos no tm sentido se tomados isoladamente. documentais. Em outras palavras, a organicidade a
Cada documento singular se considera em relao funcional com outros que qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,
formam parte do fluxo burocrtico de um determinado ato administrativo. funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em
Tem, portanto, a ver com os objetivos, as funes e a estrutura interna da suas relaes internas e externas. Os documentos
entidade produtora. (CARUCCI, 1994) determinantes/resultados/conseqncias dessas atividades
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guardaro entre si as mesmas relaes de hierarquia, substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a
dependncia e fluxo e natureza da sua provenincia e funo.
4) o da indivisibilidade, sua especificidade de atuao. Fora O conjunto dos elementos externos e internos o que d ao
do seu meio gentico, o documento de arquivo perde o documento seja aquele sobre papel, seja o eletrnico o aspecto
significado. Tambm conhecido como integridade arquivstica, que corresponde sua natureza diplomtica e jurdica, isto , sua
caracterstica que deriva do princpio da provenincia, funo, segundo as regras e os usos da instituio que o estabelece
segundo a qual um fundo deve ser preservado sem disperso, (DELMAS, 1996).
mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo A questo dos elementos constitutivos dos documentos de
indevido (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). arquivo, agregando-os em dois plos estrutura e substncia , foi
amplamente estudada por dois eminentes tericos da Arquivstica,
Levando-se em conta estes princpios, em definitivo, o Vicenta Cor ts Alonso, em 1989, e Theodore Roosevelt
documento de arquivo faz parte de conjuntos, como acima reiterado, Schellenberg, em 1963. Em 1988, tentou-se uma consolidao e
da mesma provenincia, nicos, orgnicos e indivisveis, vindo a sistematizao das argumentaes dos dois estudos, consolidao
ser, individualmente, um suporte modificado por um texto (a que demonstra sua concordncia e complementao (BELLOTTO,
informao) que lhe foi aderido e que foi produzido/recebido por uma 1988). Estudos que levem identificao e compreenso plena
entidade ou indivduo em relao a uma atividade, e que se emprega do lado fsico, material, formal (estrutura) e do lado informacional,
para dispor, obrigar, conceder direitos, comunicar, provar, informar funcional e finalstico (substncia) so imprescindveis para o perfeito
ou testemunhar (VZQUEZ, 1988). Por outro lado, seria possvel entendimento da existncia e da funo do documento de arquivo.
conceituar o mesmo documento de arquivo de modo inverso, como Em resumo, a compreenso da dualidade inseparvel de conscriptio
um texto (a informao), com as mesmas caractersticas orgnicas e actio, como veremos adiante.
e funcionais da definio acima, texto este registrado num suporte Os caracteres ou elementos externos ou fsicos so: o
(papel, fita magntica, disco ptico etc.). De qualquer modo, espao; o volume que o documento ocupa; sua quantidade; o suporte
ressaltem-se os dois plos: de um lado, a matria/suporte, de outro, (material sobre o qual as informaes so registradas, como papel,
o contedo/informao. pergaminho, filme, disco ptico, disco magntico, fita magntica etc.);
Esse quadro simplista, entretanto, no suficiente para retratar o formato (configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua
fielmente o documento de arquivo. Isto porque preciso considerar, natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno,
para que se chegue sua real configurao, enquanto reflexo cdice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.); a forma ou a tradio
fidedigno do funcionamento de uma entidade, a estrutura do documental, que o estgio de preparao e transmisso de um
documento, os seus elementos externos e internos e como eles se documento (minuta, original, cpia); o gnero (configurao que
traduzem na prtica, isto , como eles ocorrem em casos concretos. assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
Os caracteres ou elementos externos, extrnsecos, fsicos, de
na comunicao de seu contedo, permitindo que seja denominado
estrutura ou formais tm a ver com a estrutura fsica e com a sua
textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico); e at aqueles
forma de apresentao. Relacionam-se com o gnero, isto , a
elementos menos corpreos que alguns autores consideram
configurao que assume um documento de acordo com o sistema de
intermedirios, tais como a lngua (tambm entendida como elemento
signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem.
interno), o modo da escrita, a espcie e o tipo (CAMARGO &
Os caracteres ou elementos internos, intrnsecos,
BELLOTTO, 1996; CRUZ MUNDET, 1994).
substantivos ou de substncia tm a ver com o contedo
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H autores que distinguem e detalham, no caso do suporte, informao necessita do elemento intermedirio: em primeiro lugar,
seus vrios aspectos: a matria subjetiva (o papiro, pergaminho, a espcie, o seu veculo redacional adequado, redigido e formatado
papel etc.); a matria aparente (as tintas utilizadas); a matria de maneira que torne vlido e credvel o seu contedo; em segundo
instrumental (a pena de ave, a pena metlica etc.); a grafia (o traado lugar, o tipo, isto , a espcie carregada da funo que lhe cabe e a
das letras) e a forma mecnica (pautao, paragrafao, pontuao, categoria jurdico-administrativa desse documento, o que reflete o
abreviaturas etc.) (SPINA, 1977). peso e a hierarquia do seu contedo. Logo, sem estes elementos
Os caracteres ou elementos internos ou substantivos so intermedirios espcie, tipo e categoria , o documento pblico,
a provenincia, isto , a instituio ou pessoa legitimamente administrativo e/ou jurdico no chega consecuo de seus fins.
responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos; Os documentos de arquivo apresentam-se sob a forma material
as funes, as origens funcionais do documento, as razes pelas de espcies documentais, cujos correspondentes coletivos so os
quais foi produzido, tomando-se em considerao - e nesta ordem - tipos documentais.
a funo, a atividade que lhe concerne e os trmites pelos quais Espcie documental a configurao que assume um
passou; o contedo substantivo, que , afinal, o assunto de que trata documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes
o documento, os fins que se quer atingir com sua criao; a data nele contidas (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). A espcie documental
tpica, ou seja, o lugar de onde o documento est datado, que pode diplomtica aquela que obedece a frmulas convencionadas, em geral
ser um palcio, um acidente geogrfico, uma cidade e a data estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial.
cronolgica - ano, ms, dia -, que, juntamente data tpica, situa o A vantagem que o conhecimento da espcie documental
documento no tempo e no espao (CRUZ MUNDET, 1994). apresenta para os estudos arquivsticos evidencia-se ao se lembrar
Os dois conjuntos de elementos podem ser simplificados, que ela a configurao que um documento assume de acordo com
falando-se, de um lado, em estrutura, e, de outro, em substncia, a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Portanto,
como os dois plos constituintes do documento, indispensveis para a espcie que identifica o veculo que serviu como base jurdica
que se concretize sua produo, vigncia, uso e guarda. E tanto sua ou consensualmente vlida para que o contedo do documento,
classificao como sua descrio sero eficazes, caso se considere correto em sua estrutura semntica, se tornasse legtimo/fidedigno/
essa realidade. Por mais simplificadas que sejam estas operaes, credvel. Ciente desses conhecimentos, poder o arquivista ter um
nenhum dos dois plos pode deixar de ser levado em conta desempenho muito mais eficaz em suas tarefas de organizao dos
(BELLOTTO, 1992). documentos e de disseminao da informao.
A estrutura corresponde a todo o substrato necessrio A cada setor ou vertente das instncias administrativas
elaborao do documento, seja nos aspectos mais materiais, seja corresponder todo um rol de espcies documentais. Exemplifica-
nos menos palpveis. De qualquer forma, representa o arcabouo a se: a rea legislativa o meio gentico de espcies como projeto de
receber, ou no, o seu devido contedo. lei, decreto, requerimento, moo, entre outros. Na rea notarial,
A substncia a essncia, a razo de existir do documento, o outros exemplos so: o livro de assentamento, a procurao, o
contedo que o tornar nico no seu contexto de produo e utilizao. traslado, a certido, entre outros.
Os elementos intermedirios so aqueles que, no sendo os A espcie documental, enquanto expresso diplomtica,
externos, isto , fsicos (suporte, escrita, formato etc.), portanto de caracteriza um documento-indivduo, tem uma denominao imutvel
estrutura, tambm no so os internos (provenincia, funo, ligada sua estrutura semntica de redao imutvel, vale
assunto propriamente dito e datas), ou seja, de substncia. A individualmente em seu valor primrio (que corresponde s razes
relao matria-contedo ou, em outras palavras, a relao suporte- de sua criao) e define-se nas instncias jurdico-burocrticas, nos
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
gabinetes, nas secretarias, nos cartrios e, anteriormente, na Sero documentos normativos os que se enquadram como
administrao colonial, nas chancelarias. manifestaes de vontade de autoridades supremas e que devem
O tipo documental a configurao que assume a espcie obrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Como so
documental de acordo com a atividade que ela representa dispositivos, eles so exarados antes que aconteam os fatos e atos
(CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Nessa definio possvel nele implicados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou de
discernir que o tipo documental, correspondendo a uma atividade autoridades administrativas com poder de deciso. Exemplo: lei,
administrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominao decreto, instruo normativa, estatuto, ordem de servio, regimento,
ser sempre correspondente espcie anexada atividade deciso, regulamento, acrdo, resoluo e despacho decisrio.
concernente e vale como conjunto documental representativo da Os documentos de ajuste so documentos pactuais,
atividade que caracteriza. representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes.
O tipo documental pode ser identificado como o atributo de Podem ser: tratado, ajuste, convnio, termo, contrato e pacto. Para o
um documento que, originado na atividade administrativa a que caso dos arquivos pblicos, uma dessas partes dever ser a
serve, manifesta-se em uma diagramao, formato e contedo administrao pblica.
distintivos e serve de elemento para classific-lo, descrev-lo e Os documentos de correspondncia so os que, em geral,
determinar-lhe a categoria diplomtica (VZQUEZ, 1987). derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execuo em
A espcie torna-se tipo quando justamente lhe agregamos a mbito mais restrito de jurisdio: alvar, intimao, circular,
sua gnese, a atividade/funo/razo funcional que lhe gera a exposio de motivos, aviso, edital, portaria e memorando.
aplicao de uma actio em uma conscriptio (a espcie), como O segundo caso o dos documentos testemunhais, que so
veremos adiante. os que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou
s atividades, por exemplo, de um Conselho Editorial, derivam de sua no-observncia ou so relativos a observaes
correspondero tipos documentais como resolues sobre sujeitas a relatrios, a termos de visita etc. Podem ser de
publicaes, atas de reunies, editais de convocao de candidatos assentamento os configurados por registros oficialmente escritos
etc. Como exemplos notariais, teremos assentamentos de sobre fatos ou ocorrncias, tais como: ata, termo, apostila, auto de
casamentos e de escrituras de propriedade de imveis etc. infrao etc. Nessa mesma categoria, h tambm os comprobatrios.
No caso do Conselho Ultramarino, colegiado de suma So os que derivam dos de assentamento, comprovando-os, tais
importncia para a administrao colonial luso-brasileira, alguns dos como os atestados, certides, traslados e cpias certificadas.
tipos documentais, correspondendo s suas atribuies, so, por Como terceira e ltima categoria, encontramos os documentos
exemplo: consultas de mercs, confirmao de cartas de sesmarias, informativos, que so opinativos/enunciativos e esclarecem
requerimentos de mudanas de postos militares etc. questes contidas em outros documentos, cujo contedo vai
Quanto s categorias documentais, estas so estipuladas fundamentar uma resoluo: pareceres, informaes, relatrios,
pelas gradaes da representatividade jurdica dos contedos dos votos e despachos interlocutrios (BELLOTTO, 1991).
documentos que nelas se enquadram. Nesse sentido, os documentos Se tomarmos as categorias documentais de forma mais
pblicos e os notariais, no que couber, podem ser: dispositivos, abrangente, ultrapassando o enfoque jurdico e abarcando tambm
testemunhais e informativos (BELLOTTO, 1991). as entidades produtoras/acumuladoras da rea do direito privado (o
No primeiro caso, o dos documentos dispositivos, que no impede que se tenham as mesmas categorias na rea
enquadram-se os documentos normativos, os de ajuste e os de pblica), vamos ter, como tipologias documentais nas empresas
correspondncia. privadas: documentos constitutivos; de reunio; de direo; de
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recursos humanos e relaes de trabalho; de comunicao; contbeis contratos de seguridade, certificado de ao, procurao,
e financeiros; jurdicos, como quer Louise GAGNON-ARGUIN na sua certificado de acionista, certificado de autorizao etc.
obra sobre as tipologias documentais nas organizaes (1998).
Descartando-se algumas pequenas distines que marcam a sua A classificao apresentada pela professora Gagnon-Arguin
origem canadense, percebe-se que as subdivises destas categorias bastante interessante, pois capaz de fazer aproximar, sob cada
tm contornos aceitavelmente internacionais, podendo ser facilmente uma de suas classes, os tipos documentais de forma mais estreita
adaptados s realidades de cada pas ou mesmo de cada ambiente do que a classificao tradicional em apenas normativos,
organizacional. Assim, temos: testemunhais e informativos. Embora direcionada para as empresas,
esta metodologia de anlise tipolgica (detalhada adiante)
1) documentos constitutivos: cartas-patente, estatutos da provavelmente possa ser adaptada tambm para os documentos
constituio, certificados da constituio, declarao de pblicos. De qualquer forma, parece ser um caminho promissor
matrcula, regulamentos gerais, contrato social, livro da seguir para esse tipo de estudo terico dos documentos, com
companhia e seus registros; saudvel repercusso para as tarefas arquivsticas.
2) documentos de reunio: aviso de convocao, ordem do Tratamos dos elementos externos, internos e intermedirios dos
dia/pauta, ata, resoluo e documentos circunstanciais documentos, mas resta ainda abordar os elementos de utilizao,
atinentes aos assuntos discutidos na reunio; que se concentram em:
3) documentos de direo: plano de negcios, plano
estratgico, polticas, diretiva, organograma e relatrio anual; 1) uso primrio, ligado ao valor primrio, o qual definido como
4) documentos de recursos humanos e relaes de a qualidade inerente s razes de criao de todo documento,
trabalho: descrio do cargo, manual de servio, perfil de tpica das fases iniciais de seu ciclo vital (CAMARGO &
exigncias do cargo, oferta de emprego, avaliao de BELLOTTO, 1996). Seu sentido ser dispositivo, probatrio,
rendimento, contrato de trabalho individual, certificado de testemunhal ou informativo, segundo sua categoria;
trabalho, atestado, conveno e livro de ingresso; 2) uso secundrio, ligado ao valor secundrio, que a
5) documentos de comunicao: carta/ofcio, press-release/ qualidade informativa que um documento pode possuir para
comunicado imprensa, memorando/nota, relatrio, jornal alm de seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996)
interno, folhetos publicitrios/filipetas, plano de comunicao, Muitas vezes, chega mesmo a ser bastante diverso deste.
plano de marketing, estudo de mercado e livro de ouro;
6) documentos contbeis e financeiros: requisio de
mercadoria, especificao da mercadoria/nota fiscal,
conhecimento, fatura, cheque/letra de cmbio, extrato bancrio,
dirio, balano, balancete, plano contbil, oramento,
subveno e declarao fiscal;
7) documentos jurdicos: notificao, certificado de inveno,
certificado de direito de autor, certificado de marca de comrcio,
certificado de desenho industrial, contrato de empresa ou de
servios, contrato de seguro, contrato de aluguel, contrato de
venda, contrato de emprstimo de dinheiro, hipoteca e outros
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
Em Diplomtica, o fato, a razo de ser do documento, no deve Essa redao no pode ficar submetida fantasia de quem a redige.
ser confundido com o contedo. Este vem a ser a manifestao do H regras de composio codificadas, comandadas pelo Direito.
primeiro, atravs do documento. O termo contedo d a idia de Portanto, documento diplomtico o testemunho escrito de
representao, comunicao. A produo do documento tambm um ato de natureza jurdica, redigido em observncia a frmulas
indica um propsito. De fato, a existncia de qualquer registro, direta estabelecidas que se destinam a dar-lhe f e fora de prova (NUEZ
ou potencialmente, determina conseqncias, isto , pode criar, CONTRERAS, 1981). O modelo diplomtico funciona para os
preservar, modificar ou concluir situaes. Ademais, o documento documentos governamentais (relaes Estado-cidados) do mesmo
por meio do qual um fato e uma vontade determinam conseqncias modo como funcionam as formas notariais no caso dos documentos
o resultado de um procedimento, de um processo de criao e de privados (o registro de f das relaes entre cidados). Tanto uns
um processo gentico que se ver refletido na categoria documental como outros, se incorretamente veiculados, invalidam a
e que se converte em um dos elementos constitutivos do documento aplicabilidade legal de seu contedo (BELLOTTO, 1981).
arquivstico escrito (DURANTI, 1995). O processo da gnese documental parte da manifestao de
vontade, como referido acima, quando tratamos de actio e conscriptio.
O processo criador da actio comea sempre com uma declarao ou O fato deve transformar-se em ato jurdico. Este adotar a forma
manifestao de vontade da pessoa que deseja outorgar um ato jurdico pelo documental adequada a espcie para que se concretize. O ato
qual se faz nascer uma determinada situao jurdica, ou se modifica ou
extingue uma situao existente. Tal declarao de vontade, quando emana
pode surgir por petio ou requerimento da parte interessada ou
de uma instituio governamental ou administrativa investida de autoridade pode surgir sem mediao, espontaneamente, como um ato da
suficiente, constituir um ato do governo ou da administrao que ser parte administrao, da autoridade no desempenho da sua trplice
de todas as atuaes e funes administrativas ou governamentais que lhe atividade judicial, legislativa ou executiva. (REAL DIAZ, 1970)
sejam prprias, mesmo que a iniciativa que inicie ou provoque a manifestao Evidencia-se que a produo dos documentos difere de um caso
de vontade provenha de outra entidade governamental ou administrativa,
porque tambm esta se mover, ao faz-lo, no mbito das prprias funes.
para outro, no tendo a complexidade uniformizada. No caso dos
Mas, quando a declarao de vontade emana ou procede de uma pessoa ou documentos dispositivos, eles tm um carter decisrio que simplifica
instituio privada, tal declarao no ser, evidentemente, nenhum ato do sensivelmente o processo da redao. Na exposio j aparece a razo
governo nem da administrao encaminhado para a consecuo de de ser da sua origem, o fato/ato que provocou a sua criao.
determinado servio pblico, e sim, somente, manifestao de uma vontade Todo documento tem um autor ou autores, dirigido a um
ou da necessidade de se outorgar aquele ato jurdico. (TAMAYO, 1996)
indivduo ou a uma coletividade, sua gnese est datada de um lugar
(data tpica) e de um tempo (data cronolgica) e se produz por alguma
A passagem da actio para conscriptio provocada, como se
razo contida em seu texto. H condies de aplicao e de sano
v, pela manifestao espontnea de vontade soberana, da
que dele tambm constam. A tramitao do documento, da sua origem
autoridade no desempenho de sua trplice atividade judicial,
sua aplicao, depende da estrutura burocrtica da poca, do pas
legislativa ou jurdica, muito freqentemente provocada pela petitio
e do direito que ali comanda a sociedade.
ou splica.
Podemos tomar como exemplo a relao entre Brasil e Portugal
Os documentos diplomticos, objeto da Diplomtica, se
durante o perodo que antecede a Independncia, de resto
tomados de forma ortodoxa, so os de natureza jurdica, que refletem
semelhante a que ocorria entre a Amrica hispnica e sua metrpole.
no ato escrito as relaes polticas, legais, sociais e administrativas
Para poder seguir os passos da tramitao documental de ento,
entre o Estado e os cidados. Seus elementos semnticos so
convm imaginar a sociedade que os produz como uma pirmide
submetidos a frmulas preestabelecidas. O discurso diplomtico
em cujo pice est o Rei, seguido das autoridades metropolitanas ou
aplicado a um quadro redacional no qual se insere o ato escrito.
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
1) prembulo (prologus ou exordium), no qual se justifica (por atos normativos mais freqentes, as testemunhas incluem os
razes de ordem moral, jurdica ou material) a criao do ato; ministros ou secretrios das pastas com as quais tm a ver os
2) notificao (notificatio ou promulgatio ), que pode ser assuntos tratados.
entendida na expresso tenho a honra de comunicar a vs;
3) exposio (narratio), na qual so explicitadas as causas do Em algumas variedades de documentos, d-se uma inverso
ato, o que o originou, quais as necessidades administrativas, no escatocolo, isto , ocorre primeiramente a datao, com seus dois
polticas, jurdicas, econmicas, sociais ou culturais que o elementos, e, a seguir, o que chamam de validao, a considerando
tornaram necessrio; a subscrio ou as assinaturas e os selos e sinais.
4) dispositivo (dispositio), que a substncia do ato, seu Tomando como exemplo uma carta rgia de D. Joo V, dirigida
assunto propriamente dito, em que se determina o que se quer ao governador e capito general da Capitania do Rio de Janeiro, as
(iniciado por um verbo na primeira pessoa, como ordeno, partes da sua anlise diplomtica sero:
mando, estabeleo, sou servido ... etc;
5) sano (sanctio ou minatio), na qual se assinalam as Protocolo inicial:
penalidades, no caso do no cumprimento do dispositivo e Artur de S e Menezes, Amigo, Eu, El-rei vos envio muito saudar [direo,
titulao, notificao].
6) corroborao ou clusulas finais (valoratio ou corroboratio),
em que se dispe sobre os meios morais ou materiais que Texto:
asseguram a execuo do dispositivo (alguns autores Havendo visto o que escreveste sobre a culpa do Padre Frei Roberto e a
classificam essa parte final do texto segundo suas variantes: conta que o Provedor da Fazenda Real dessa Capitania me deu com a devassa
que tirou das pessoas que faziam cunhos falsos com que marcavam e
cominatrias, que podem ser penais ou espirituais, de garantia, cunhavam o ouro furtado aos quintos na vila de So Paulo em que se achavam
de renncia ou de corroborao). culpados o padre Jos Rodrigues Preto e o Padre Frei Roberto e o mais que
sobre este particular avisou e os representastes a cerca [sic] da culpa destes
dois sujeitos.
O protocolo final ou escatocolo inicia-se aps a corroborao
ou clusulas finais, com: [exposio]
me pareceu dizer-vos que o perdo concedido aos seculares se estende aos
1) subscrio/assinatura (subscriptio), isto , a assinatura do eclesisticos. E assim vos ordeno que toca ao tempo passado. Se no fale
mais neste delito. Nem se proceda pelas devassas tiradas at o tempo do
emissor/autor do documento ou quem o faa por sua ordem;
indulto. E vos encomendo que, quando haja algum que reincida neste crime,
2) datao (datatio). preciso distinguir a data tpica da data procedais com a severidade necessria. [dispositivo]
cronolgica, ou o elemento topogrfico do elemento
cronolgico. A primeira referente forma como est designado Protocolo final:
escrita em Lisboa [data tpica]
no documento o local onde ele foi assinado. A cabe, muitas
a 20 de dezembro de 1700 [data cronolgica]
vezes, no o nome de uma cidade, e sim a denominao de Rei [subscrio]
um palcio, de uma sala ou de um logradouro. Isto deve ser
obedecido, sem que se acrescente a cidade na qual estejam Como j afirmado, nem todas as partes diplomticas surgem
situados. A segunda corresponde ao dia, ms e ano; em todas as espcies. Reiteramos que isso depende da natureza
3) precao (apprecatio), onde, por meio de dois elementos jurdica do instrumento, que por sua vez determinada pelo objetivo
(assinatura de testemunhas e sinais de validao, como visado. No documento analisado, pode-se notar que no h
carimbos e selos), reitera-se a legalidade do documento. Nos corroborao e nem sano, por no caberem no caso.
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
J em outro exemplo uma lei do governo federal de 1974, e a clusula revogatria. O protocolo final denominado
que dispe sobre restries a brasileiros naturalizados , podemos encerramento, e abarca o fecho e a assinatura.
detectar a incluso dessas duas partes e a dispensa da exposio Considerando alguns atos normativos mais ocorrentes na
e das datas, que nos atos modernos vm na ementa: administrao do imprio portugus dos sculos XVI ao XIX, o autor
da obra Tipologia documental nos arquivos aponta essas diferenas,
ao decodificar as par tes diplomticas daqueles atos
Protocolo inicial:
O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e (MARTINHEIRA, 1997). Assim, por exemplo, nas espcies carta,
eu sanciono a seguinte lei: [titulao e notificao] carta de lei, lei e decreto, que emanam do soberano, no consta a
direo, justamente pela abrangncia do ato. Justifica-se por serem
Texto: os que abrangem o interesse geral da nao, assim como so os
Art. 1o - vedada qualquer distino entre brasileiros natos e naturalizados.
que mais os tenham a majestade e rgios atributos da soberania.
Art. 2o- A condio de brasileiro nato, exigida em leis ou decretos, para
qualquer fim, fica modificada para a de brasileiro. (FORMULARIO, 1821) Outro exemplo: nos avisos e nas portarias,
Art. 3o - No sero admitidos a registro os atos de constituio de sociedade no h exposio e nem precao.
comercial ou civil que contiverem restrio a brasileiro naturalizado. O entendimento da anlise diplomtica tem, entre outras
Art. 4o - Nos documentos pblicos, a indicao da nacionalidade brasileira vantagens, a de facilitar a elaborao de resumos de documentos,
alcanada mediante naturalizao far-se- sem referncia a esta circunstncia.
uma vez que o documentalista, conhecendo-a, h de realizar uma
[dispositivo]
Art. 5o - A violao no disposto no art. 1o desta lei constitui contraveno leitura documental mais segura. Ademais, esse entendimento pr-
penal, punida com as penas de priso simples de quinze dias a trs meses requisito para o da anlise tipolgica, embora esta possa ser feita
e multa igual a trs vezes o valor do maior salrio mnimo vigente no pas. independentemente. Alis, a anlise tipolgica pode tornar eficiente
[sano] o fazer arquivstico em mltiplos aspectos, como a avaliao, a
Art. 6o Esta lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as
classificao e a descrio.
disposies em contrrio. [corroborao]
Protocolo final:
Ernesto Geisel. Presidente da Repblica. [subscrio]
Armando Falco [precao] (Obs.: trata-se do ministro da Justia) .
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AS ESPCIES DOCUMENTAIS
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vrias espcies documentais diplomticas encontrveis nos Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas e cargo
arquivos, podem tambm ter a sua aplicao no dia-a-dia do (presidente do tribunal e relator).
arquivista, sobretudo nas tarefas da identificao, classificao,
avaliao e descrio. Isso porque, alm dos documentos ACORDO - documento diplomtico normativo, pactual,
diplomticos, procurou-se estender o trabalho para as demais horizontal.
espcies documentais que servem de veculo tambm aos Ajuste ou pacto realizados por duas ou mais pessoas, fsicas
documentos no-diplomticos. ou jurdicas, em torno de um interesse comum, ou para resolver
H documentos no-diplomticos vazados nas espcies uma pendncia, demanda ou conflito. Protocolo inicial: Pelo
documentais mais diversas ocorrentes nos arquivos. Como o que presente acordo de... celebrado entre... Segue-se o nome das
se visa com este Como fazer , antes de tudo, orientar os estudantes pessoas pactuantes e suas qualificaes. Texto: fica
e profissionais de arquivo, era preciso que se contemplassem estipulado... Segue-se o motivo do acordo. E como as partes
tambm tais espcies. esto de acordo firmam o presente acordo. Protocolo final:
Segue-se um pequeno glossrio das espcies mais freqentes, datas tpica e cronolgica, assinaturas dos pactuantes e das
com sua caracterizao e anlise diplomtica sumria, de alguns testemunhas (conforme o caso, no obrigatrias).
dos documentos diplomticos mais usuais, assim como de alguns
formatos mais ocorrentes nos arquivos. ALVAR - documento diplomtico dispositivo de
correspondncia, descendente.
ABAIXO-ASSINADO - documento diplomtico informativo, 1. Na administrao colonial: modificao, declarao ou
ascendente. reiterao de normas j estabelecidas pela autoridade
Solicitao coletiva para pedir algo de interesse comum a uma soberana, em geral, com validade de um ano. Protocolo inicial:
autoridade pblica ou para manifestar apoio a algum ou titulao - nome e qualificao: Eu, El-Rei..., por graa de Deus,
demonstrar queixa ou protesto coletivo. Difere do requerimento Rei de... Fao saber aos que este meu Alvar virem... Texto: o
e da petio, que so solicitaes individuais. Difere da objeto da declarao, modificao ou concesso da merc ou
representao, apresentada por um rgo colegiado e no por do direito e nome e qualificao do beneficiado, se for este o
um grupo aleatrio de pessoas. A representao tambm s caso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. No h
pode comunicar algo ou apresentar queixa e no solicitar. assinatura e sim apenas a subscrio, de prprio punho: Rei
Protocolo inicial: nome e qualificao do destinatrio. Nome e ou Rainha ou Prncipe Regente.
qualificao dos signatrios ou apenas: Ns, abaixo 2. Certificado, licena ou autorizao dada por autoridade
assinados... Texto: o motivo do abaixo-assinado. Protocolo competente de direitos ou para a realizao de atos ou eventos,
final: datas tpica e cronolgica e assinaturas. com validade de um ano ou proviso especial pela qual o juiz
autoriza, aprova ou confirma certo ato, estado ou direito
ACRDO - documento diplomtico informativo enunciativo, (tipologias como: alvar de emancipao ou de soltura).
descendente. Protocolo inicial: ttulo denominao do documento (alvar),
Deciso proferida em grau de recurso por tribunal. Protocolo seguido do nmero de ordem e da data da expedio. Texto:
inicial: ttulo - Acrdo, seguido do nmero e do nome do nome e designao do cargo da autoridade que expede o
tribunal que o expede. Texto: desenvolvimento do que for alvar. Protocolo final: nome e assinatura da autoridade sem
expedido, terminando em: acorda o Tribunal em deferir... designao do cargo, j mencionado. Datas tpica e cronolgica
(dispensvel por estar no ttulo).
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ASSENTO - documento diplomtico testemunhal de Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura, nome
assentamento ou comprobatrio. e cargo do emitente.
Registro de um compromisso passado em livro prprio (cdice).
Se feito a partir de uma declarao, de assentamento; se feito ATO - documento diplomtico dispositivo de correspondncia,
a partir de uma cpia certificada de um ato, comprobatrio. descendente.
Foi usado, na prtica jurdica colonial, no sentido de termo, de Ao dispositiva interna do Estado, emanada de autoridade
contrato. Protocolo inicial: nome e qualificao do delegada, feita, em geral, para designar provimento, vacncia
compromissado. Texto: a obrigao a que se submete, de cargos e funes gratificadas, alterao de vencimentos,
condies etc. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. etc. Protocolo inicial: ttulo de Ato e seu nmero. Titulao:
Assinaturas, registros, certides e precao. qualificao/cargo do emitente (sem o seu nome). Texto: o
assunto do ato, nomes e qualificao dos interessados.
ATA - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura.
Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assemblia
ou sesso, assim como das decises tomadas por seus AUTO - documento diplomtico testemunhal de assentamento,
membros. Se for de eleio, resume o seu desenrolar. horizontal.
Geralmente lavrada em livro prprio. Protocolo inicial: nmero Relato pormenorizado de um acontecimento com a finalidade,
da ata e nome da entidade subscritora da reunio. Data em geral, de conduzir um processo a uma deciso (auto de
cronolgica, inclusive designao da hora, do local, com abertura de testamento, auto de partilha) ou um infrator a uma
endereo. Nome das pessoas presentes, sua qualificao e sano (auto de infrao, auto de flagrante, auto de corpo de
declarao de abertura da sesso pelo presidente e secretrio. delito). Protocolo inicial: timbre do rgo que realiza o auto.
Texto: assuntos discutidos, em obedincia ou no a uma ordem Ttulo que designa o tipo de auto. Designao de data
do dia ou pauta. Protocolo final: fecho: nada mais havendo a cronolgica e local (que tambm pode no constar no protocolo
tratar... eu... secretrio lavrei a presente... Assinaturas do inicial e sim no final). Texto: nomes da(s) pessoa(s) autuada(s),
presidente e do secretrio. motivo da autuao e, penalidade, se for o caso. Protocolo
final: datas tpica e cronolgica (se no tiver sido designada
ATESTADO - documento diplomtico testemunhal de antes). Assinatura da autoridade e designao de seu cargo.
assentamento, notarial ou no. (Obs.: Usa-se a palavra autos como sinnimo de processo, isto
Declarao, por autoridade governamental, civil, militar, , como o conjunto de todos os documentos de diferentes
eclesistica ou notarial, a partir de uma realidade ou de um espcies que compem um processo administrativo ou judicial).
fato constatado. , em geral, a favor de uma pessoa e
confeccionado a seu pedido. Costuma-se confundi-lo com a AVISO - documento diplomtico e/ou no-diplomtico,
certido, por ambos se parecerem na redao, mas vale lembrar informativo, descendente.
que o atestado uma declarao, enquanto a certido uma 1. Na administrao colonial, ofcios nos quais os secretrios
transcrio legitimada. Protocolo inicial: timbre do rgo de Estado transmitem a outros secretrios ou a presidentes de
emissor. Ttulo Atestado de... Atesto para os devidos fins tribunais ordens rgias, expedidas em nome do soberano.
que... (ou o fim especfico). Texto: um pargrafo sobre o que se Portanto, diplomas expedidos pelos ministros e secretrios de
atesta, o nome do interessado e sua identificao/qualificao. Estado por ordem verbal do soberano e em seu nome,
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
designando-se diretamente o destinatrio, seja pessoa ou e qualificao do autor (autoridade delegada). Texto: a ordem
instituio. Protocolo inicial: titulao - nome e qualificao objeto do bando. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
da autoridade expedidora. Direo: nome e qualificao do Subscrio com o nome do autor.
destinatrio. Texto: ...comunicando que o Rei... o assunto do
aviso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura. BILHETE - documento diplomtico, informativo, descendente.
2. Notcia ou ordem enviada, transmitida ou afixada, destinada Na administrao colonial: comunicado, em geral, de Secretrio
a uma pessoa ou coletividade. Nesta categoria inserem-se os de Conselho ou de Tribunal, solicitando alguma informao
avisos administrativos, os comerciais e os bancrios. Na sua necessria tramitao de algum documento ou transmitindo
estrutura, os primeiros assemelham-se a editais e, os ltimos, uma notcia ou o anncio da concesso de merc real, que
a ofcios, sendo, portanto, bastante semelhantes aos avisos segue em outro documento. (Obs.: por sua informalidade e pelo
governamentais com relao composio, embora no quanto fato de estarem apensos a outros documentos, muitas vezes,
ao contedo. Logo, seus protocolos e texto sero como os no tm direo nem datao prprias).
daqueles. Assemelham-se ao comunicado e ao edital. No caso
da administrao pblica, trata-se de correspondncia de algum BREVE - documento diplomtico dispositivo normativo,
ministro ou secretrio de Estado a outras autoridades em descendente.
assuntos de servio; tambm pode ser ato mediante o qual um Carta pontifcia, menos solene que a bula papal, tratando de
ministro d conhecimento de decises administrativas. Podem assuntos menos abrangentes que esta e diferindo em alguns
ser includos tambm como autores de avisos os secretrios de seus caracteres externos e na disposio do texto.
da presidncia da Repblica, o consultor-geral da Repblica,
o chefe do Estado Maior das Foras Armadas e o chefe do BULA PAPAL - documento diplomtico dispositivo normativo,
Gabinete Militar da Presidncia da Repblica. Protocolo inicial: descendente.
ttulo - Aviso e respectivo nmero. Direo - nome/cargo do Carta pontifcia, em latim, especialmente solene, na qual o
destinatrio. Datas tpica e cronolgica. Texto: exposio do Papa se dirige aos fiis sobre algum assunto de importncia. O
tema do aviso. Protocolo final: fecho de cortesia, nome e cargo ttulo da bula corresponde s primeiras palavras do texto.
do signatrio.
CARTA - documento no-diplomtico, mas de desenho mais
BANDO - documento diplomtico dispositivo normativo, ou menos padronizado, informativo, ascendente, descendente,
descendente. horizontal, conforme o caso.
Ocorre apenas na administrao colonial. a ordem ou o 1. Correspondncia do alto escalo da administrao pblica
decreto, em geral, dos governadores e capites generais, em comunicaes sociais decorrentes de cargo e funo
proclamada(o) oralmente em prego pblico ou afixada(o) em pblicos. Nas entidades privadas da rea comercial, industrial,
lugar ou veculo de circulao pblica. O mesmo que dito ou bancria, social entre outras, a carta uma forma de
mandato proibitrio. Era utilizada(o) para questes cotidianas correspondncia largamente utilizada para transmitir
relacionadas ao cumprimento de ordens pontuais. Muitas informaes, solicitar favores, fazer convites etc. Sem ser
vezes, funcionava como documento de correspondncia, isto obrigatrio, diplomaticamente, h uma certa padronizao.
, para que se cumprisse em jurisdio mais limitada, uma Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica. Endereamento.
ordem mais ampla de origem superior. Protocolo inicial: nome Direo. Texto: paragrafado, com a exposio e o objetivo da
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
carta. Protocolo final: fecho de cortesia, assinatura, nome e Na administrao colonial, o mesmo que lei, isto , vigora
cargo do signatrio. perpetuamente ou at a sua revogao e traduz a vontade
2. Dentro das empresas privadas e das instituies sociais, em soberana do monarca nas questes mais abrangentes do
geral, h uma enorme gama de especificidades relativamente interesse da nao. dirigida aos sditos em geral ou a
espcie documental carta, no tanto quanto sua estrutura, determinada autoridade ou pessoa. O protocolo inicial: nome
mas sim quanto sua finalidade e redao de seu contedo, do rei e titulao ou Eu, El Rei. Texto: o motivo da lei. Protocolo
como assinala BELTRO (1987). Como a preocupao desse final: alm das datas, contm a expresso El Rei, sua assinatura
glossrio a identificao e a estrutura das espcies e a guarda (que a rubrica depois da assinatura seguida de
documentais, as variantes aqui assinaladas s recebero cinco pontos em quadra).
alguma explicao se a diferenciao recair sobre esses dois
elementos. Assim, aquelas nas quais apenas a forma de CARTA PATENTE - documento diplomtico comprobatrio de
apresentar o assunto varia, tais como: carta simples, carta com concesso, descendente.
assunto epigrafado, carta com tpicos, carta de apresentao o diploma concedido pelo Rei atestando a concesso de ttulos,
e carta particular, sero tratadas no mesmo item. postos militares e outros privilgios. Tambm pode ser concedido
3. Na administrao colonial: correspondncia enviada por por autoridade delegada dentro dos limites de sua jurisdio. Esse
autoridade subalterna/delegada ou sdito ao Rei, diferindo do direito, em geral, vem fixado no regimento recebido por esta
requerimento ou petio pela natureza do teor documental, j autoridade quando do incio de sua gesto. Protocolo inicial:
que estes ltimos destinam-se a solicitar mercs, privilgios nome e titulao do soberano ou da autoridade. Texto: a concesso
ou direitos de existncia consolidada, desde que preenchidos contendo o nome do interessado e o cargo recebido. Protocolo
os requisitos necessrios. Questes de carter oficial ou final: as datas e a subscrio do soberano.
particular que se desejasse expor ao Rei, quaisquer que fossem
os assuntos, desde que no de carter peditrio, eram-lhe CARTA DE PERDO - documento diplomtico comprobatrio
dirigidas por meio de carta. Assim, tem sido confundida com de concesso, descendente.
ofcio, correspondncia entre as autoridades do Reino (que no Diploma emitido por autoridade subalterna ou delegada que tenha
o Rei) e as subalternas/delegadas em servio no Ultramar ou direito regimental de conceder perdo, dentro do limite de sua
entre elas. Em alguns instrumentos de pesquisa, feitos jurisdio. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:
atualmente no Brasil e em Portugal, a identificao dessas duas concesso de perdo e nome do interessado. Protocolo final:
formas exatamente o oposto da prtica burocrtica do Antigo datas tpica e cronolgica e a assinatura da autoridade.
Regime. Tal prtica generalizou-se em muitos arquivos porque,
na concepo moderna, a carta particular e o ofcio oficial CARTA DE SESMARIA - documento diplomtico testemunhal
e, ainda, a carta ascendente, mesmo na rea oficial e o ofcio comprobatrio, descendente.
sempre descendente. Protocolo inicial: Direo - Senhor, Diploma passado por autoridade suprema ou delegada, em
seguido da titulao do signatrio. Texto: contedo, que nos geral governadores e capites generais, quando possuir esse
casos mais freqentes de teor administrativo. Protocolo final: direito fixado em regimento, para conceder datas de terra.
datas tpica e cronolgica e assinatura do autor. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:
comea pelo nome do interessado, seguido do tamanho da data
CARTA DE LEI - documento diplomtico dispositivo normativo, de terra e de sua localizao geogrfica. Protocolo final:
descendente. comporta as datas tpica e cronolgica e as assinaturas.
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
CARTA RGIA - documento diplomtico, dispositivo normativo, Aprovao governamental de alteraes em estatutos de uma
descendente. sociedade.
Ordem real, dirigida a uma determinada autoridade ou pessoa
e iniciada pelo nome dela. expedida imediatamente pelo CARTA PARTIDA ou DE FRETAMENTO - documento
soberano e por ele assinada como Rei (Rainha ou Prncipe diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente.
Regente, se for o caso). Protocolo inicial: Fulano, Eu, El-Rei Comprovante do fretamento de embarcao, emitido por
vos envio muito saudar ou ento, Fulano, amigo, Eu El-Rei autoridades porturias.
vos envio muito saudar. Texto: comporta o objeto, a razo de
ser da carta rgia. Protocolo final: a subscrio: Rei (ou Rainha CARTA PRECATRIA - documento diplomtico informativo,
ou Prncipe Regente). horizontal.
Pedido de um juiz a outro, de outra circunscrio, sobre citaes
CARTA ou MEMORANDO DIPLOMTICO - documento no- e inquiries necessrias a um processo julgado pelo primeiro.
diplomtico informativo, horizontal.
Nota enviada por diplomatas interpares, sem a conotao mais CARTA TESTEMUNHVEL - documento diplomtico
solene de exposio de motivos e de outras espcies informativo, horizontal.
documentais assemelhadas. Instrumento que contm recursos anteriormente denegados, de
uso judicirio.
CARTA INTERNACIONAL - documento diplomtico dispositivo
pactual, normativo, descendente. CARTA REVERSAL - documento diplomtico informativo,
Conjunto de resolues tomadas em comum por vrios horizontal.
governos. Documento que registra concesso trocada por outra.
CARTA DE ALFORRIA - documento diplomtico testemunhal CARTA DE VALIDADE - o mesmo que certificado, estipulando
comprobatrio, descendente. prazos de validade de determinado produto.
Documento nominal comprovante de libertao de escravo,
passado por autoridade notarial. CARTA ABERTA - o mesmo que manifesto.
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
impressos e/ou manuscritos, passa espcie. A sua estrutura CERTIDO - documento diplomtico testemunhal
ser basicamente a da identificao pessoal ou organizacional comprobatrio.
ou ambas, em geral impressas e a cujos dizeres poder ser Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante o
adicionada uma mensagem, em geral, manuscrita. qual se transcreve algo j registrado em documento de
assentamento, elaborado segundo as normas notariais ou
CARTO DE PONTO - documento no-diplomtico, jurdico-administrativas. A certido pode ainda ser retirada de
testemunhal de assentamento. um processo, livro ou documento existente em repartio
Documento nominal de seu titular, emitido por rgo pblico pblica e passada, se no por notrio, por funcionrio
ou empresa, no qual registrada sua freqncia diria ao autorizado. Protocolo inicial: Certifico que... ou pedido de...
trabalho. certifico que... ou o nome e a titulao de quem certifica.
Referncia ao original do qual se extrai a certido. Texto: cpia
CARTAZ - documento no-diplomtico, informativo. do documento original, inclusive de suas datas. Protocolo
Formato de papel, papelo ou outro material, contendo final: datas tpica e cronolgica da certido. Assinatura, nome
propaganda ou aviso, distribudo e colocado, para e titulao de quem certifica.
conhecimento geral, em painel, mural ou muro em ambientes
pblicos ou particulares. A estrutura das imagens e dos dizeres CERTIFICADO - documento diplomtico testemunhal
completamente livre. comprobatrio, descendente, notarial ou no.
Declarao que garante a veracidade de um fato, de um estado
de coisas, o bom estado ou o funcionamento de um objeto/
CDULA DE ELEIO - documento diplomtico testemunhal
equipamento. Assemelha-se ao atestado que, entretanto, mais
de assentamento.
elaborado em relao pessoas. Protocolo inicial: timbre do
Frmula prpria para eleio contendo nome(s) de(s)
emissor. Ttulo - Certificado de garantia...(ou outro). Texto: o
candidato(s) a postos eletivos.
objeto ou a situao garantida. Protocolo final: datas tpica e
cronolgica. Assinaturas, nome e titulao das pessoas ou
CDULA DE IDENTIDADE - documento diplomtico entidades responsveis.
testemunhal de assentamento, descendente.
Carto expedido por rgo competente contendo nome, nmero CHEQUE - documento no-diplomtico, informativo.
do Registro Geral, filiao, naturalidade, data de nascimento, Ordem de pagamento confeccionada por um banco que, quando
fotografia, assinatura e a impresso digital do portador, e que devidamente preenchida por pessoa fsica ou jurdica que ali
serve para sua identificao. tenha conta de depsito, autoriza saque da quantia nela
designada.
CENSO - documento no-diplomtico padronizado,
testemunhal de assentamento. CIRCULAR - documento diplomtico, dispositivo de
Conjunto de dados estatsticos dos habitantes de uma cidade, correspondncia, descendente.
Estado ou pas (demogrfico), dos produtos e rendimentos de Comunicao endereada simultaneamente a vrios
uma determinada rea ou de profissionais, em geral, de uma destinatrios, com contedo idntico e redao semelhante
mesma rea. carta ou ao aviso. Protocolo inicial: ttulo - Circular nmero...
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
Texto: a ordem ou comunicado que se quer fazer conhecer. direo. Texto: notcia ou fato a ser comunicado. Protocolo final:
Protocolo final: datas tpica e cronolgica (quando esta no assinatura, nome e titulao dos autores e datas tpica e
aparece aps o nmero da Circular). Assinatura, nome e cronolgica.
titulao do responsvel ou simplesmente Diretor (ou
correspondente). CONSTITUIO - documento diplomtico dispositivo
normativo, descendente.
CITAO - documento diplomtico, informativo. Lei fundamental e suprema de um Estado, que contm normas
Instrumento pelo qual um oficial pblico comunica a algum a respeitantes formao dos poderes pblicos, forma de
ordem de uma autoridade jurisdicional para comparecer ou governo, distribuio de competncias, direitos e deveres dos
responder perante ela. cidados etc. Tambm denomina o conjunto de normas
reguladoras de uma instituio, corporao, rgo, embora o
COMPROMISSO - documento diplomtico dispositivo mais usado, nesse caso, seja o estatuto.
normativo, descendente.
Conjunto de normas que regem as finalidades, funcionamento, CONSULTA - documento no-diplomtico, enunciativo,
direitos e obrigaes dos membros de uma entidade privada. ascendente ou descendente conforme o mbito de atuao, se
Semelhante ao estatuto e ao regimento. Protocolo inicial: ttulo na administrao colonial ou na civil ou militar, atual.
- nome da entidade. Texto: conjunto das normas, em geral, Na administrao colonial: ato pelo qual uma instituio, em
numeradas. Protocolo final: assinaturas e nomes dos geral, conselho, junta ou tribunal assessora o Rei em assunto
compromissados, ou de seus representantes, ou da comisso determinado, passando-lhe o seu parecer ou conselho. Por
fundadora da entidade. extenso, o documento resultante do ato recebe o nome de
consulta. o principal documento-atribuio do Conselho
COMUNICAO/ PAPER - documento no-diplomtico, Ultramarino. Protocolo inicial: direo - Senhor ou Senhora
informativo. (Rei ou Rainha). Segue-se a expresso: Viu-se neste
Forma que tomam os avisos, comunicados, convites, Conselho... ou Por avisos chegados a este Conselho... ou
declaraes, esclarecimentos, notas e participaes quando equivalente. Texto: motivos que levaram consulta e o parecer.
publicados pela imprensa escrita. A redao obedece estrutura Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura do
do documento de origem. Portanto, seus respectivos protocolos presidente do Conselho. Registros.
e textos so os mesmos daqueles documentos. Na atualidade: pode designar o ato de solicitar o parecer, assim
Trabalho cientfico resultado de pesquisa, reflexo ou anlise, como designar o parecer em si. Parecer sobre negcios pblicos,
geralmente apresentado a congressos e seminrios. passado por procuradores ou especialistas. Tambm
solicitao, na rea militar, sobre esclarecimento de algum
COMUNICADO - documento diplomtico dispositivo de dispositivo legal. O mesmo que parecer.
correspondncia, descendente.
Cientificao de uma notcia ou ordem dirigida pessoalmente CONTA - documento no-diplomtico testemunhal
a algum ou afixada para o conhecimento do pblico em geral. comprobatrio.
Assemelha-se notificao e ao edital. Protocolo inicial: Registro contabilizado de fruio de determinado servio.
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CONTA CORRENTE - documento no-diplomtico informativo. algum objetivo de interesse comum. Diferencia-se do contrato
Registro que assinala crdito existente em determinada por estarem, no convnio, todos os partcipes em igualdade de
entidade financeira para ser movimentado pela pessoa fsica posio jurdica. Protocolo inicial: Ttulo - Convnio. Nome e
ou jurdica (o seu titular). qualificao dos conveniado. Texto: clusulas tratando dos
Registro de contabilidade em que so lanadas separadamente tpicos especficos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
as operaes financeiras realizadas com cada pessoa ou Assinaturas das partes conveniadas e das testemunhas.
organismo. Na administrao colonial do sculo XVIII, a
Provedoria abrigava a conta corrente correspondente aos CONVITE - documento no-diplomtico, informativo.
impostos especficos. Solicitao para que algum esteja presente em um lugar ou
um ato deter minado. Modalidade de convocao de
CONTRATO - documento diplomtico dispositivo pactual, interessados nos processos de licitao para prestao de
horizontal. servios ou de vendas aos rgos pblicos.
Registro de acordo pelo qual duas ou mais pessoas fsicas ou
jurdicas estabelecem entre si algum(uns) direito(s) e/ou CONVOCAO - documento diplomtico, dispositivo
obrigao(es). Protocolo inicial: ementa, designao de data normativo, descendente ou horizontal.
e local. Nomes e qualificao dos contratantes. Texto: objeto Comunicao escrita na qual se solicita o comparecimento de
do contrato e todas as clusulas conveniadas. Protocolo final: pessoa(s) ou coletividade(s) a uma reunio. Protocolo inicial:
frmula de praxe - E pr estarem assim justos e contratados, nome da pessoa ou da entidade que convoca, designao da
assinam... Datas tpica e cronolgica. Assinaturas do reunio ou assemblia se ordinria ou extraordinria. A
contratante, do contratado e das testemunhas. expresso: Ficam convocados... Texto: designao da reunio,
do local, da data e da hora da sua realizao, bem como da
CONVENO - documento diplomtico dispositivo pactual, ordem do dia. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
horizontal. Dispensa a assinatura porque o responsvel aparece no caput
Documento utilizado em conferncias internacionais para a do documento.
oficializao de ajustes parciais. Protocolo inicial: identificao
da conferncia. Texto: exposio de suas decises que levaram CPIA AUTNTICA - documento no-diplomtico testemunhal
conveno e o enunciado desta. Protocolo final: datas tpica comprobatrio. Produo de um novo exemplar (integral ou
e cronolgica. Assinatura do presidente da entidade parcial) de um original, validada por uma autoridade competente
convocatria da conferncia. (notarial ou administrativa, investida para tanto).
Texto que fica estabelecido a partir de um acordo ou contrato
de direitos e obrigaes entre pessoas em torno de um interesse CORRESPONDNCIA INTERNA - ver MEMORANDO.
comum.
CRACH - documento no-diplomtico, padronizado,
CONVNIO - documento diplomtico dispositivo pactual, informativo.
horizontal. Carto com identificao pessoal para fins de controle de
Acordo firmado por entidades pblicas entre si ou entre presena em locais de trabalho, em zonas de segurana vigiada
entidades privadas, ou por estas entre si para a realizao de ou em eventos.
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CRONOGRAMA - documento no-diplomtico informativo. Em alguns casos, endereo. Texto: o assunto que se declara.
Quadro em que se distribui o cumprimento de tarefas, a Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
realizao de atos ou os acontecimentos em dias, semanas,
meses e anos. DECRETO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
CURRCULO DE CURSO - documento no-diplomtico Na administrao colonial: diplomas de que o Rei se serve para
informativo, descendente. objeto particular, cuja execuo vai cometida a algum tribunal
Relao de matrias/disciplinas que os alunos devem cumprir ou ministro. Ordem do Rei, assinada apenas por ele, com
legalmente para completar um curso. rubrica. Pode acrescentar, modificar ou revogar alguma lei,
estabelecer um direito novo ou algo a respeito de uma pessoa,
CURRICULUM VITAE - documento no-diplomtico uma instituio ou um negcio particular. Protocolo inicial: Hei
informativo. por bem ou Representando-me... ou Sou servido ou Tendo
Conjunto das informaes sobre uma pessoa, dispostas de em considerao... Texto: narrao dos motivos e o dispositivo,
forma sinttica e ordenada, trazendo dados de sua vida civil e que o objeto do decreto. Protocolo final: datas tpica e
profissional, alm da designao das atividades e publicaes cronolgica e rubrica do Soberano.
tcnicas, cientficas e artsticas, segundo a especificidade da Na administrao atual: ato administrativo que pode ser
carreira profissional do titular. expedido pelos poderes Judicirio, Legislativo ou Executivo,
com fora obrigatria, destinado a assegurar ou promover a
DEBNTURE - documento diplomtico testemunhal de ordem poltica, social, jurdica ou administrativa, podendo ainda
assentamento. ter por objetivo regulamentar uma lei, fixar normas
Ttulo de crdito emitido por sociedade annima. administrativas, nomear, promover ou demitir funcionrios. O
DECRETO EXECUTIVO (federal, estadual, municipal)
DECISO - documento diplomtico dispositivo normativo, determina uma regra legal, cuja execuo da competncia
descendente. do Poder Executivo. Explicita ou regulamenta situaes
Registro numerado de resoluo aprovada por um rgo previstas em leis. O decreto inferior lei. Sua funo mais
colegiado, tanto na administrao colonial como na atual. regulamentadora. Nesse caso, o decreto regulamentar. Se se
Protocolo inicial: ttulo Deciso no... Designao do rgo referir a situaes funcionais, poder ser individual ou coletivo,
que toma a deciso, mencionando, se for o caso, um texto legal conforme o caso. O DECRETO JUDICIRIO corresponde
que lhe permita faz-lo. Texto: o enunciado da deciso, isto , a deciso da autoridade judicial em carter de ordem. o ato
narrao dispositiva. Protocolo final: datas tpica e que exterioriza a deciso ou o julgamento do juiz. O DECRETO
cronolgica. Assinaturas. LEGISLATIVO ato baixado pelo Poder Legislativo em
assuntos de sua competncia. No est sujeito sano do
DECLARAO - documento diplomtico ou no, segundo sua Executivo. promulgado pelo presidente do Legislativo.
solenidade, enunciativo, descendente. Protocolo inicial: ttulo - Decreto, nmero e data. Ementa da
Manifestao de opinio, conceito, resoluo ou observao, matria do decreto. Titulao (nome e cargo da autoridade).
passada por pessoa fsica ou por um colegiado. Protocolo Texto: Considerando... Segue-se a considerata, ou os motivos
inicial: a palavra Declarao. Nome e titulao do declarante. que levam ao dispositivo, que antecedido da palavra Decreta.
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A corroborao ou clusulas de vigncia. Protocolo final: datas Registro de deciso proferida por autoridade, em autos ou
tpica e cronolgica, assinaturas (da autoridade emitente e da papis administrativos, sobre assunto de sua competncia, em
precao que, no caso do decreto executivo, dada pelo caso de matria submetida sua apreciao. Traduzem
ministro ou secretrio da pasta que tenha relao com o assunto resolues, quando decisrios, e representam opinies, quando
do decreto). interlocutrios.
DECRETO-LEI - documento diplomtico dispositivo normativo, DEVOLUTIVA - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente. descendente.
Decreto em forma de lei que, num perodo ditatorial ou anormal Documento produzido como efeito de um recurso que, embora
de governo, expedido exclusivamente pelo chefe de Estado, interposto e processado, no impede a execuo daquilo que
por estar absorvendo, anormalmente, as funes prprias do foi julgado.
Legislativo, eventualmente suspenso. A estrutura a mesma
do decreto executivo. DIRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
assentamento.
DELIBERAO - documento diplomtico dispositivo Caderno em que se anotam as principais ocorrncias de cada
normativo, descendente. jornada de trabalho nos canteiros de obras e/ou nas pesquisas
Ato administrativo decisrio sobre assunto submetido a estudo de campo. Tambm chamado caderneta de campo.
e deciso, praticado por rgo colegiado. Protocolo inicial: Livro de anotaes de despesas dirias.
ttulo - Deliberao com a sigla do rgo deliberador e nmero Caderno ou caderneta contendo nomes e freqncia diria de
da deliberao e a sua data cronolgica. Ementa. Texto: alunos. O mesmo que caderneta de classe.
fundamentao do ato (exposio), seguida da palavra Delibera.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. DIPLOMA - documento diplomtico testemunhal comprobatrio,
descendente.
DEPOIMENTO - documento, diplomtico ou no, testemunhal Ttulo pelo qual se confere um cargo, dignidade, merc,
de assentamento. privilgio ou confere as habilitaes ou um grau escolar obtido
Declarao em juzo ou perante autoridade competente, ou pelo seu titular. Tambm usado, antigamente, como sinnimo
ainda, perante um pesquisador sobre pessoa ou assunto que de documento dispositivo pblico.
est sendo investigado/estudado.
DIRETRIZ ORAMENTRIA - documento diplomtico
DESIGNAO - documento diplomtico dispositivo normativo, dispositivo normativo, descendente.
descendente. Conjunto de normas a serem seguidas na elaborao de um
Registro da indicao, por uma autoridade competente, de uma oramento.
pessoa para cargo ou funo.
DISSERTAO - documento no-diplomtico informativo.
DESPACHO - documento diplomtico opinativo, se Texto escrito sobre algum tema. Nas universidades, trabalho
INTERLOCUTRIO ou dispositivo, se DECISRIO, que visa obteno do grau de mestre.
descendente.
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INFORMAO COMERCIAL - documento no-diplomtico corrente. Autoridades judiciais e notariais que realizam o ato.
informativo, horizontal. Referncias ao inventariado. Assinaturas das autoridades.
Opinio dada por um indivduo sobre outro e que vai informar Texto: dados sobre os filhos. Arrolamento detalhado dos bens
cadastros bancrios ou de crdito. e seus valores. Protocolo final: termos e registros anexos.
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da Constituio; LEI CONSTITUCIONAL, para o caso especial MANDADO - documento diplomtico dispositivo normativo,
das emendas na Constituio outorgada de 1937; LEI DE descendente.
EXCEO, nos casos dos perodos ditatoriais, nos quais as Ordem expedida por autoridade judicial ou administrativa para
leis podem emanar do detentor do poder; LEI ESPECIAL, para que se realize determinada diligncia.
casos muito restritos e objetivos relativos a certos fatos e
pessoas e LEI DELEGADA, que se d quando o Congresso MANIFESTO - documento no-diplomtico informativo.
delega ao Executivo ou a uma Comisso especial a faculdade Declarao pblica das razes que justificam um ato, utilizada
de emanar a lei. Em geral, as partes Diplomticas so: por autoridades para explicaes diante da sociedade.
protocolo inicial: ttulo - Lei, nmero e data. Ementa da matria tambm a exposio de motivos levada a pblico, dele se
da lei. Titulao - nome e cargo da autoridade responsvel. valendo os idealizadores de algum projeto, sociedade ou
Texto: sano, corroborao. Protocolo final: subscrio e atividades para captar seus adeptos. (Para manifesto de carga,
precao. ver MAPA DE CARGA)
O termo usado ainda na rea comercial como declarao
LEMBRETE - documento no-diplomtico informativo, escrita levada a pblico para lanamento de emprstimos,
horizontal ou descendente. debntures ou subscrio pblica de capital das sociedades
Na administrao colonial: documento anexado a certos annimas.
expedientes, referindo-se a aes a serem executadas durante
a tramitao. Em geral, redigidos por pessoal burocrtico das MAPA - documento no-diplomtico informativo.
vrias reparties, nos vrios trmites. Documento cartogrfico que, num suporte plano, em projeo
horizontal e numa escala de reduo inferior a 1:10.000,
LEVANTAMENTO ESTATSTICO - documento no- representa de forma grfica caractersticas fsicas de parte ou
diplomtico informativo. da totalidade da superfcie terrestre ou, no caso, do mapa
Quadro geral resultado de pesquisa e sistematizao de dados astronmico, do corpo celeste.
estatsticos.
MAPA/MANIFESTO DE CARGA - documento no-diplomtico
LEVANTAMENTO TOPOGRFICO - documento no- informativo.
diplomtico informativo, horizontal. Na administrao colonial, usava-se mais a denominao
Registro do conjunto de operaes de medidas de distncias, mapa para o quadro que relaciona as espcies e as
ngulos e alturas necessrias preparao de uma planta quantidades constantes do carregamento de uma embarcao,
topogrfica. designando os portos de embarque e desembarque.
Na atualidade, a denominao predominante para o mesmo
LISTA/LISTAGEM - documento no-diplomtico testemunhal documento manifesto, estendendo-se tambm para outros
de assentamento ou informativo. veculos de transporte como avies, caminhes etc.
Rol de nomes ou itens diversos reunidos com uma finalidade
MEDIDA PROVISRIA - documento diplomtico dispositivo
especfica. O mesmo que relao, embora, no servio pblico,
normativo, descendente.
haja um consenso de quando usar um ou outro termo. (Ver
Ato normativo de iniciativa do Poder Executivo que prescinde
tambm RELAO)
de tramitao no Poder Legislativo.
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
MEMORANDO - documento no-diplomtico informativo, Poderes Legislativo ou Judicirio, como um todo. No caso do
ascendente. Poder Legislativo, em geral, apresentada no incio dos
Forma de correspondncia interna, objetiva e simples, para trabalhos legislativos do ano. Por meio da mensagem, o Poder
assuntos rotineiros, entre chefias de unidades de um mesmo Executivo prope medidas e presta contas relativas ao exerccio
rgo. O memorando no trata de assuntos de ordem pessoal anterior. Na rea jurdica, toda comunicao oficial entre os
e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigaes. A poderes, sobretudo para a proposio de medidas que podero
denominao memorando, em alguns meios administrativos, se transformar em leis. Protocolo inicial: ttulo - MENSAGEM
est sendo substituda por correspondncia interna. no... data cronolgica. Direo. Texto: a matria da mensagem.
Protocolo final: fecho de cortesia. Assinatura do chefe de
MEMRIA - documento no-diplomtico informativo, Estado, sem que seja datilografado/digitado o seu nome e cargo.
ascendente.
Dissertao acerca de assunto cientfico, literrio ou artstico MINUTA - documento no-diplomtico, com as caractersticas
para ser apresentada ao governo a uma corporao ou do futuro original.
academia. Redao preparatria de um documento textual. o pr-original
j concludo, no tendo apenas os sinais de validade que o
MEMORIAL - documento no-diplomtico informativo, tornaria o original. (Ver RASCUNHO)
ascendente.
Exposio escrita pleiteando algo apresentada a uma MOO - documento diplomtico informativo reivindicatrio,
autoridade, registrando-se uma descrio de fatos e juntando- ascendente.
se documentos comprobatrios. Pode ser de autoria coletiva, Meio pelo qual se prope algo a uma assemblia para ser
como o abaixo-assinado. Na rea comercial, pode significar o votado por todos. Pode ser de desagrado, de apelo, de aplauso,
livro no qual se fazem lanamentos rpidos de operaes de repdio etc. Em geral, origina-se de questes e propostas
comerciais, para mais tarde serem definitivamente anotados feitas durante uma reunio.
nos livros prprios.
NORMA - documento no-diplomtico informativo,
MEMORIAL DESCRITIVO - documento no-diplomtico descendente.
informativo, horizontal ou ascendente. Preceito destinado a facilitar a execuo de atos de rotina e
Texto padronizado usado em engenharia, arquitetura e procedimentos de trabalho.
urbanismo que acompanha os desenhos de um projeto, no qual
so explicitados e justificados os critrios e as solues NOTA - documento no-diplomtico informativo, horizontal.
adotados e outros pormenores. Em direito tambm se usa a Correspondncia oficial padronizada do ministro de um pas a
expresso para a reunio de relatrios de percias ou diligncias outro (NOTA DIPLOMTICA) ou comunicao de carter oficial
esclarecedores de alguma investigao. emanada de altas autoridades (NOTA OFICIAL).
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NOTA DE CULPA - documento no-diplomtico informativo, respeito de assunto tcnico ou administrativo, cujo teor tenha
descendente. carter exclusivamente institucional. Embora no seja um
Documento que a autoridade obrigada a entregar ao preso, documento diplomtico, o ofcio tem sua redao mais ou menos
em caso de flagrante, no prazo de 24 horas, mediante recibo, padronizada. Suas partes componentes so: o ttulo abreviado
que contm o motivo da priso e os nomes do condutor e das - of., seguido da sigla do rgo expedidor e do nmero do ofcio.
testemunhas. Depois vm as datas tpica e cronolgica. Em seguida, a
direo e o vocativo Senhor. Por ltimo, o texto propriamente
NOTA DE EMPENHO - documento diplomtico informativo, dito, antecedendo o fecho de cortesia e a assinatura do
ascendente. emitente.
Compromisso de pagamento a ser efetuado em razo de
compra de um objeto, um bem ou uma prestao de servio. ORAMENTO - documento no-diplomtico informativo.
Previso de receita e despesa de pessoa fsica ou jurdica ou
NOTA FISCAL - documento diplomtico testemunhal de clculo para se fazer uma obra ou um servio.
assentamento, horizontal.
Relao numerada na qual se especificam as mercadorias ORDEM DE SERVIO - documento diplomtico dispositivo
vendidas, indicando-se os preos unitrios e o total, que normativo, descendente.
obrigatoriamente as acompanha na entrega ao comprador. Determinao tcnica ou administrativa expedida por escrito
por autoridade e dirigida aos responsveis por servios, tarefas
NOTA DE RECEBIMENTO/NOTA DE TRANSFERNCIA - ou obras, autorizando-os. Em alguns rgos confundida com
documento no-diplomtico testemunhal de assentamento, papeleta ou recebe, com alguma diferenciao de
horizontal. caractersticas, a denominao de orientao de servio ou
Comprovante de material recebido ou transferido. determinao de servio, sendo esta ltima reservada para as
chefias subordinadas quelas que emitem a ordem de servio.
NOTIFICAO - documento diplomtico informativo,
descendente. ORDEM DO DIA - documento no-diplomtico informativo,
Cincia dada a pessoa fsica ou jurdica sobre um processo ou horizontal.
um ato no qual ela interessada. Protocolo inicial: ttulo - Expediente predeterminado dos trabalhos de cada dia ou dos
NOTIFICAO. De ordem de... ou De acordo com... Direo. trabalhos a serem desenvolvidos em uma reunio.
Texto: prazo para o comparecimento e a designao do local.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. ORGANOGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
Quadro descritivo, em forma geomtrica, de uma organizao
OFCIO - documento no-diplomatico, informativo. ou servio, indicando a estrutura hierrquica.
Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada
de comunicao escrita entre subalternos e autoridades, entre ORDENAES - documento diplomtico dispositivo
os rgos pblicos e entre estes e os particulares, em carter normativo, descendente.
oficial. Entidades privadas no expedem ofcios e sim cartas. Na administrao colonial: codificao das leis em vigor que
pelo ofcio que se mantm o intercmbio de informaes a se fizeram em Por tugal, nos reinados de D. Afonso V
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PORTARIA, nmero, data (aqui ou no protocolo final), titulao. administrativa ou judiciria, formando um conjunto
Texto: exposio, dispositivo. Protocolo final: subscrio e materialmente indivisvel.
data (se no no incio).
PROCURAO - documento diplomtico informativo, notarial.
PORTULANO - documento no-diplomtico, informativo. Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outras poderes
Carta geogrfica manuscrita antiga contendo rotas martimas para, em nome delas, praticar atos ou administrar bens.
de um continente ou pas a outro.
PROGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
POSTURA - documento diplomtico dispositivo normativo, Exposio sumria de itens conjugados a serem cumpridos em
descendente. prazo previsto.
Deliberao municipal escrita que obriga a populao ao
cumprimento de certos deveres de ordem pblica. Protocolo PROJETO - documento no-diplomtico informativo.
inicial: nome e titulao da autoridade. Texto: narrao Esquema de um empreendimento a ser realizado comportando
contendo os motivos da medida. Dispositivo. Protocolo final: planejamento, pesquisa, preparo e elaborao. Pode ser
datas tpica e cronolgica. arquitetnico, educacional, tcnico, cientfico, artstico etc.
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colecionada por assunto, nome, lugar ou data, de forma avulsa Documento componente dos acervos dos arquivos paroquiais
ou colada sobre folhas de papel ou carto. da Igreja Catlica e que so, via de regra: livros de batizado, de
casamento, de bito, de crisma, de tombo, de contabilidade etc.
RECURSO - documento diplomtico informativo reivindicatrio,
ascendente. REGULAMENTO - documento diplomtico, dispositivo
Requerimento do interessado quando este no aceita alguma normativo, descendente.
deciso superior sobre assunto que lhe seja afeito ou no Conjunto das condies em que uma lei deve ser executada.
concorda com notas e/ou classificao em prova ou concurso Tambm significa o conjunto de normas que regem o
que tenha realizado. funcionamento de uma subdiviso hierrquica e administrativa
de uma instituio. Tambm chamado REGULAMENTO
REGIMENTO - documento diplomtico dispositivo normativo, INTERNO.
descendente.
Na administrao colonial: manifestao da vontade do rei. RELAO - documento no-diplomtico, informativo.
Representa o conjunto de normas disciplinantes de uma Listagem de nomes de pessoas, objetos, quantias, fatos etc.
entidade, estabelecendo direitos e obrigaes e regendo Quando solicitada por autoridade e a ela enviada, pode ser
finalidades dos tribunais e de outros rgos. Quando passado, considerada documento ascendente.
por ocasio da nomeao, a uma autoridade, um governador,
um comandante, um superintendente etc., a relao de suas RELAO DE REMESSA - documento no-diplomtico,
obrigaes a serem cumpridas frente do governo, comando, informativo.
rgo ou rea pela qual ser responsvel. Lista que contm uma identificao sumria de documentos
Na atualidade: conjunto de princpios e de normas que que acompanham o seu encaminhamento na transferncia ou
estabelece o modo de funcionamento interno de um rgo ou no recolhimento.
o desempenho de cargos ou funes.
RELATRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
REGISTRO - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento, ascendente.
assentamento. Exposio de ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou de
Inscrio ou transcrio de atos, fatos, ttulos e documentos a atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar
fim de autentic-los. conta de seus atos autoridade superior. Protocolo inicial: ttulo
- RELATRIO. Nome, ttulos e cargos do destinatrio. Texto:
REGISTRO CIVIL - documento diplomtico testemunhal de introduo, desenvolvimento e concluso do assunto objeto do
assentamento. relatrio, trazendo, se for o caso, a recomendao de
Documento componente dos acervos dos arquivos notariais e providncias. Protocolo final: datas tpica e cronolgica,
que so, via de regra, livros de registros de nascimento, casamento, assinatura, nome e cargo do autor do relatrio.
bito, de escrituras, de documentos e de transaes vrias.
RELEASE - documento no-diplomtico informativo.
REGISTRO PAROQUIAL - documento diplomtico testemunhal Texto sobre um evento a ser distribudo imprensa para
de assentamento. divulgao. Tambm denominado press release.
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3) das funes definidas por leis/regulamentos; 6) Legislao que cria a entidade e a funo/atividade que
4) das funes atpicas circunstanciais; originar a srie.
5) das transformaes decorrentes de intervenes; 7) Tramitao. Seqncia das diligncias e aes (trmites),
6) dos processos, pois eles tm uma tramitao prescritas para o andamento de documentos de natureza
regulamentada. administrativa at seu julgamento ou soluo. o procedimento
que gera e em que atua a tipologia.
Em resumo, a espcie pode ser tomada isoladamente como 8) Documentos bsicos que compem o processo, se for o caso.
expresso Diplomtica. Se tomada coletivamente, em sua expresso 9) Ordenao. Posio dos documentos dentro da srie.
funcional, ela ser um tipo. 10) Contedo. Dados repetitivos na tipologia analisada.
Enquanto expresso diplomtica, a espcie caracteriza um 11) Vigncia. Qualidade que apresenta um documento
documento-indivduo; tem denominao imutvel, vale enquanto permanecem efetivos e vlidos os encargos e
individualmente pela razo de criao do documento; define-se pela disposies nele contidos. [Tempo de arquivamento no arquivo
procedncia, enquanto criao; de interesse imediato do produtor setorial.]
e do interessado e vigora obrigatoriamente para a produo, 12) [Prazos.] [Tempo de permanncia no arquivo setorial.]
tramitao e uso primrio. Eliminao [ou preservao em arquivo permanente]. A fixao
Enquanto tipo documental, ela caracteriza coletividades; pode dos prazos no cabe quando se analisa documentos j de
receber denominaes abrangentes; vale coletivamente pela guarda permanente.
atividade que representa; define-se pela procedncia e, enquanto
acumulao, interessa principalmente ao produtor e ao pesquisador; Os dados entre colchetes so nossos acrscimos ao modelo
vigora para os arquivos corrente, intermedirio, permanente e uso espanhol. No modelo original, os prazos esto implcitos em vigncia,
secundrio. mas nos pareceu que ficariam mais claros se fossem estipulados,
Os itens a serem considerados na anlise tipolgica, segundo pois nem sempre a durao nos arquivos setoriais e centrais pode
o modelo preconizado pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas de ultrapassar quela condio.
Madri, so: Esse modelo de anlise tipolgica, quando concebido pelo
Grupo de Trabalho, estava direcionado para os arquivos correntes e
1) Tipo [Espcie documental + atividade concernente] partia dos princpios da Arquivstica. Entretanto, para analisar
1.1) Denominao a ser buscada na legislao, em tratados documentos em arquivos permanentes, sobretudo os de fundos, cuja
de direito administrativo, manuais de rotinas burocrticas, idade remota dificulta o levantamento dos dados estruturais e
glossrios, dicionrios terminolgicos ou a partir do prprio funcionais e em situaes artificiais de aprendizado em que se
documento. utilizem exemplos de documentos de valor permanente, pode-se
1.2) Caracteres externos (gnero, suporte, formato, forma). partir da Diplomtica, isto , tomando o documento/espcie como
2) Cdigo da srie que corresponde ao tipo no plano de ponto de partida.
classificao. Posio da srie dentro do fundo ou do conjunto maior. O exemplo que podemos demonstrar apresenta obviamente as
3) Entidade produtora acumuladora [atribuies]. Suas limitaes de uma situao artificial, j que se trata de uma
subdivises correspondem, em geral, s funes, se for o caso. observao feita de fora. Entretanto, no se perdem seus efeitos
4) [Atividade(s) que gera(m) o tipo documental em foco]. didticos, uma vez que podem servir de base para os casos concretos.
5) Destinatrio, se for o caso. Tomemos uma srie documental acumulada por um dos arquivos
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setoriais da Universidade de So Paulo, detectvel em seu sistema 9) ORDENAO: alfabtica de unidade de ensino,
de arquivos (SAUSP): a dos processos de estrutura curricular. departamento, curso e numrica (cronolgica) dos processos.
10) CONTEDO: cursos, disciplinas e polticas de ensino.
1) TIPO: processos de estrutura curricular. DEFINIO: unidade 11) VIGNCIA: enquanto for adotada a estrutura curricular
documental em que se renem oficialmente documentos de aprovada.
natureza diversa, relativos estrutura dos currculos dos cursos 12) PRAZOS: cinco anos ou vigncia no arquivo setorial e
de graduao da Universidade, no decurso de uma ao preservao no arquivo permanente.
administrativa ou judiciria, formando um conjunto
materialmente indivisvel. CARACTERES EXTERNOS: Gnero O modelo preconizado por Louise Gagnon-Arguin aproxima-
- textual. Suporte - papel. Forma - original. se do modelo da anlise tipolgica, tal como a desenham os
2) CDIGO: C55000. espanhis, pois os seus elementos de abordagem esto muito
3) ENTIDADE PRODUTORA/ACUMULADORA: Conselho de ligados aos contextos de produo e finalidades do documento.
Graduao (CoG). ATRIBUIO: estabelecimento de diretrizes Entretanto, preciso atentar para o fato de que aquela autora, assim
para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao. como ocorre em muitas instncias Arquivsticas internacionais, no
SUBDIVISES: Cmara de Avaliao, Cmara Curricular e distingue a espcie do tipo, configurando-se como tipo o que
Cmara do Vestibular. denominaramos espcie ou o que denominaramos tipo,
4) ATIVIDADE: estudar questes de estrutura curricular indeterminadamente.
realizadas pelas Comisses de Graduao, aprovando as Evidencia-se que, na relao apresentada pela professora
modificaes curriculares propostas pelas Unidades.
canadense, ela chama de tipo o que chamaramos espcie. A sua
5) DESTINATRIO: unidades de ensino.
inteno mesmo apresentar a espcie, a nosso ver, pois todo o
6) LEGISLAO: estatuto da Universidade de So Paulo.
estudo que faz de cada modelo documental realizado de forma
Resoluo 3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235,
genrica como estrutura, mas, ao abordar os contextos de produo
resoluo 3765, resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e
e das funes s quais o documento est ligado, aproxima-se
resoluo CoG 3740.
bastante do que denominamos tipo. Assim entendido, podemos
7) TRAMITAO: criao ou modificao de currculos
perfeitamente usufruir dos seus ensinamentos, que muito nos podem
elaborados pelos professores dos Depar tamentos;
ajudar a discernir melhor ainda toda a caracterizao e a importncia
apresentao s Comisses de Graduao das unidades de
do conhecimento das espcies e dos tipos documentais.
ensino, museus ou institutos especializados, sua aprovao;
Os elementos que a professora da Universidade de Montreal
entrada no Protocolo da Reitoria para o Conselho de
levanta enquadram a espcie documental adequada dentro de
Graduao; sua incluso em pauta, discusso, anexao de
funes prprias das organizaes e dentro de suas atividades-meio
pareceres e aprovao; subida s instncias superiores - Pr-
e atividades-fins, mesmo que no chegue ao exemplo mais concreto,
Reitoria de Graduao, Conselho Universitrio e Reitor - para
como acontece no Manual espanhol. Isso porque, nesse caso, o
homologao; comunicao unidade interessada e
Grupo de Trabalho espanhol estava objetivamente preocupado com
arquivamento.
as municipalidades e seus arquivos.
8) DOCUMENTOS QUE COMPEM O PROCESSO: proposta
A reside a diferena fundamental: a obra de Louise Gagnon-
dos respectivos departamentos de ensino, pareceres, currculos
Arguin aborda as espcies documentais que podem ser encontradas
atuais e ofcios.
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
nas entidades privadas ou mesmo nos rgos estatais com suas 11) leis que normalizem a existncia e/ou conservao daquele
caractersticas sem, entretanto, fazer com que sobre ela incida a tipo de documento, lembrando, quando for o caso, que h
exemplificao direcionada, mesmo que esteja se referindo, como fica modificaes legais relativas ao documento no decurso do
claro, aos documentos das organizaes e no aos atos normativos tempo, as quais sero assinaladas.
governamentais. J a obra do Grupo de Trabalho dos Arquivos
Municipais de Madri trabalha com a espcie j carregada da exata Se comparamos esse modelo com o proposto pelo Grupo de
funo a que se destina. Ambas as metodologias podem, Madri, apercebemo-nos que os dados a serem pesquisados e a
vantajosamente, ser colocadas lado a lado, e o aporte ser claramente figurarem no corpo de anlise so os bsicos sua compreenso
enriquecedor para nossos trabalhos futuros de anlise tipolgica. arquivstica. Isso, ainda que a ordem destes dados seja diversa,
A autora canadense montou o que chamou de grade de segundo a especificidade. Tanto assim que, se aplicarmos este
anlise, levando em conta, relativamente aos documentos, os modelo de anlise tipolgica mesma srie com que exemplificamos
seguintes itens: o modelo anterior, os dados obtidos sero igualmente satisfatrios,
como se v:
1) denominao do tipo documental e sua categoria;
2) contexto de criao para estabelecer as circunstncias que 1) TIPO: processo de estrutura curricular. CATEGORIA:
conduzem criao do documento; documento de ensino (no sendo a entidade de origem do
3) definio, a ser buscada na legislao, nos dicionrios documento analisado uma empresa, no caberiam aqui as
especializados ou na prpria realidade; categorias aventadas por Gagnon-Arguin. Mas, seguindo a sua
4) contedo ou a seqncia dos dados que ocorrem linha de trabalho, j que a entidade acumuladora uma
sistematicamente nos documentos do mesmo tipo; universidade, a categoria poderia ser a de documento de
5) condies de validade do sentido do que, obrigatoriamente, ensino, diferenciando-o dos das outras duas atribuies
do ponto de vista jurdico-administrativo, determinados tipos precpuas da universidade, que seriam os documentos de
de documento devem conter; pesquisa e os de servios de extenso).
6) funes a que se referem as razes mesmas de sua criao, 2) CONTEXTO DE CRIAO: produzido pelo Conselho de
no do ponto de vista pontual, e sim do administrativo- Graduao, cuja atribuio o estabelecimento de diretrizes
organizacional; para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao,
7) conservao, referindo-se aos porqus dos prazos por meio de sua Cmara Curricular e a partir das sugestes
sucessivos, nos arquivos correntes e no intermedirio, e as vindas dos departamentos.
razes de sua permanncia, se for o caso; 3) DEFINIO: unidade documental em que se renem
8) autoria responsvel, no sentido da atribuio da funo ou oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de
cargo de quem o detm e o autor do documento; uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto
9) documentos conexos com o tipo estudado e que, materialmente indivisvel. No caso, documentos relativos
juntamente a este, formam uma cadeia necessria e estrutura dos currculos dos cursos de graduao da
indispensvel de informao. Podem ser anteriores, paralelos Universidade.
ou posteriores; 4) CONTEDO: os documentos que compem o processo so:
10) informaes complementares sobre outros tipos com as proposta dos respectivos departamentos de ensino, pareceres,
mesmas funes ou sobre outras denominaes com que currculos atuais e ofcios.
aquele tipo conhecido e
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
5) CONDIES DE VALIDADE [vigncia]: ter sido aprovado Um estudo terico mais acurado de suas partes poderia levar
nos departamentos e ter recebido pareceres favorveis, sendo, elaborao de um terceiro modelo que melhor pudesse satisfazer
depois de aprovado, definitivamente montado no Conselho, as necessidades da produo, avaliao, classificao e descrio.
alm de subir para homologao nas devidas instncias. Mas esse estudo, ou melhor, esse modelo, no poderia ser puramente
6) FUNES: fornecer aos departamentos de ensino a estrutura terico, de gabinete, e sim surgir, em cada rea especfica, dos
dos respectivos cursos, informando alunos, professores e prprios profissionais, tanto da rea da administrao como da
funcionrios sobre os currculos oficialmente aprovados. jurdica ou da Arquivstica, familiarizados com as caractersticas
7) CONSERVAO: nos arquivos setoriais dos departamentos, respectivamente administrativas, jurdicas e arquivsticas de cada
durante sua vigncia. Quando substitudo por outro currculo, o tipo documental. Portanto, o ideal que as prprias reas dos
processo da estrutura curricular no mais vigente dever ser contextos de produo, ao, organizao, guarda e utilizao dos
recolhido ao arquivo permanente da universidade. documentos produzam os seus manuais de tipologia.
8) AUTORIA RESPONSVEL: o processo como um todo de Os estudos diplomticos e tipolgicos, voltados que so para
autoria da responsabilidade do Conselho de Graduao, a estrutura formal do documento, abarcam tambm os estudos da
embora haja as autorias parciais individuais - de pareceres e tradio documental.
ofcios - e as coletivas - de sugestes dos currculos etc.
9) DOCUMENTOS CONEXOS: todos os componentes do
processo, assim como os processos de criao de cursos e os
relativos s suas alteraes.
10) INFORMAES COMPLEMENTARES: a sua tramitao
tem as seguintes etapas: sugesto de novo currculo ou
modificao de currculo anterior, elaborada pelos professores
dos Departamentos; apresentao s Comisses de Graduao
das unidades de ensino, museus ou institutos especializados;
sua aprovao; entrada no Protocolo da Reitoria para o
Conselho de Graduao; sua incluso em pauta, discusso,
anexao de pareceres e aprovao; subida s instncias
superiores - Pr-Reitoria de Graduao, Conselho Universitrio
e Reitor - para homologao; comunicao unidade
interessada e arquivamento.
11) LEIS: estatuto da Universidade de So Paulo. Resoluo
3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235, resoluo 3765,
resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e resoluo CoG 3740.
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
segurana, so mandados originais mltiplos ao mesmo destinatrio, validade, com a f notarial, assim se suprindo da fora jurdica do
em datas e em veculos distintos, como aconteceu freqentemente original, e cpia certificada, garantida por uma autoridade civil ou
na nossa histria colonial, dada a precariedade das embarcaes eclesistica e no pelo notrio.
que transportavam os documentos. As cpias imitativas ou figuradas so as que reproduzem
As categorias intermedirias entre original e cpia so as que exatamente alguns dos elementos externos, tais como: o formato
apresentam diferenas sutis entre uma e outra, tratando-se, na das letras, dos desenhos, das assinaturas etc. Acreditava-se,
realidade, de metamorfoses do original. sobretudo na Idade Mdia, que quanto mais fielmente reproduzido
A primeira possibilidade a ampliao, a reproduo do original o original, mais credibilidade teria a cpia. Hoje, as cpias
revestida de autenticidade, a sua segunda expedio em forma mais reprogrficas, fotogrficas e microfotogrficas podem ser
solene, sobretudo em seus elementos extrnsecos. Ocorre, por classificadas numa categoria entre a cpia livre (no sentido da no
exemplo, no caso dos diplomas universitrios. autenticao) e a cpia figurada (j que reproduz o original em toda
A segunda categoria intermediria a renovao ou neo- sua configurao no momento da elaborao).
original. Trata-se da substituio do documento original, assegurada Os cdices diplomticos, ou livros de assentamento, so a
pela existncia de minutas, cpias de originais ou assentamento. ltima categoria das cpias e esto relacionados documentao
Com isso, pode-se emitir um novo original, a chamada segunda via. mais antiga. So os registros e os cartulrios.
A insero outra categoria intermediria, a ocorrncia de um Os registros so livros copiadores, originariamente em branco, e que
documento dentro de outro, no uma simples citao, mas sim, in recebem a cpia de documentos expedidos por uma autoridade ou entidade.
extenso, verbum ad verbum. H a incluso do texto completo de um Os documentos podem ser copiados na ntegra ou abreviados. Esto
ato em outro, j possuidor de individualidade e essncia prprias. corretamente organizados em ordem cronolgica seqencial.
A confirmao um ato jurdico novo, mas que faz meno, Os cartulrios, sendo livros copiadores de correspondncia recebida,
mais ou menos detalhada, a documentos anteriores, que justificam no obedecem estrita ordem cronolgica. Muitos esto organizados em
o presente e o confirmam. datas e, outros, em ordem alfabtica, temtica ou topogrfica.
O ps-original o ltimo estgio das possibilidades da tradio Vistas, portanto, as coordenadas da Diplomtica propriamente
documental. So as cpias (em latim exemplum, sumptum, dita da Tipologia Documental e da Tradio Documental, tem-se um
translatum) que representam um documento formalmente idntico a quadro geral no qual podem repousar os estudos do conhecimento
um original. Elas podem conviver com seus originais ainda e da utilizao do documento arquivstico em si.
existentes ou podem vir a substitu-los. As chamadas cpias As sistemticas das anlises diplomtica e tipolgica podem ser
autgrafas so feitas pelo mesmo autor do original e as hetergrafas de grande valia. No primeiro caso, mais ao pesquisador e como
por outra autoridade que a valida. No devem ser confundidas com treinamento sistemtico para o arquivista, para bem discernir os
os originais mltiplos acima referidos e que se destinam a aes elementos bsicos e os acessrios dos documentos, quando tiver de
jurdicas ou administrativas simultneas. realizar uma descrio unitria. No segundo caso, ao destrinar as
As cpias apresentam-se em quatro modalidades: simples ou caractersticas das vrias tipologias documentais, afloram facilmente
livres; autorizadas; imitativas e em cdices diplomticos. seus elementos e suas caractersticas. Ao conhec-las rigorosamente,
As cpias simples ou livres independem de qualquer controle, os trabalhos de avaliao sero automaticamente facilitados.
no tendo valor jurdico. Sua configurao com os elementos As bases tericas, metodolgicas e as prticas desses estudos,
externos diversos do original. O que prevalece o texto. quando bem assimiladas pelo estudante de Arquivstica, permitem
As cpias autorizadas, que surtem os mesmos efeitos do uma formao profissional mais completa. Com a Diplomtica,
original, apresentam-se em duas modalidades: traslado, cpia
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
documentos luso-brasileiros coloniais e com alguns atuais, atos _____ La genesis del documento: redaccin, clasificacin y valor
normativos federais e estaduais. jurdico. In: _____ Documento y archivo de gestin: diplomatica
_____ Tipologia Documental em arquivos: novas abordagens. In: de ahora mismo. Carmona: Universidad Internacional Menndez
Arquivo Rio Claro . Rio Claro: 9(1), p. 4-15, jan. 1990. Pelayo, 1994 (Coll. Biblioteca Archivistica, 2). Estudo da gnese
Desenvolvimento da Tipologia Documental, dentro da documental, correlacionando a natureza da ao jurdica forma
Diplomtica, mostrando sua utilidade em vrias reas do trabalho do ato e aos caracteres formais do documento, levando em conta
arquivstico. Destaca os princpios arquivsticos e as categorias a relao deste com a entidade produtora.
documentais luz da Tipologia. CORTS ALONSO, Vicenta. Captulo II: Atributos de los documentos;
_____ Tipologia Documental em Arquivstica. In: Revista do Arquivo Clases de documentos; Tipos documentales. In: Manual de
Municipal, So Paulo: 195, p. 9-17, jan./dez. 1982. Estudos sobre archivos municipales. Madrid: ANABAD, 1982, p. 46-60.
o conceito diplomtico e o conceito arquivstico do documento, Conceituao e exemplificao dos atributos e tipos dos
estabelecendo um quadro comparativo entre o tipo documental documentos, considerando-se seus elementos ou caracteres
diplomtico e o tipo documental arquivstico. externos e internos, sua classe (gnero, na terminologia brasileira)
_____ Tradio documental. In: Arquivos Permanentes, op. cit. rea e tipos (espcie e tipo, na terminologia brasileira).
da Diplomtica voltada para a transmisso do documento, _____ La forma de los documentos: la tradicin documental. In: La
abordando os pr-originais (rascunhos e minutas), os originais escritura y lo escrito: paleografia y diplomatica de los siglos XVI,
nicos e mltiplos, as cpias e as categorias intermedirias, tais XVII y XVIII. Madrid: Ministerio de Cultura, 1986. p. 51-54. A
como os neo-originais e outros. Tradio Documental, tratando da transmisso do documento
BELTRO, Odacir. Correspondncia: linguagem e comunicao. So atravs do tempo, estuda a identificao dos originais e das
Paulo: Atlas, 1983. Feito para orientar a tcnica redacional em cpias, passando por todas as possibilidades com que se
empresas e rgos pblicos, acaba por ser til para os estudos apresentam, abordando, tambm, sua falsificao.
da documentao pblica, pois traz um captulo especfico sobre _____ Gnesis documental. In: Ibidem. p. 28-31. Estudo da produo
a correspondncia oficial civil, contendo tambm os modelos, dos documentos, sobretudo dos dispositivos, nas chancelarias
com comentrios e exemplos, de 68 espcies documentais. e tribunais metropolitanos, destinados administrao da
CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Helosa Liberalli. Amrica espanhola, suas caractersticas, sua tramitao e seu
Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Secretaria arquivamento.
da Cultura, 1996. Conceitos essenciais para os estudos _____ Necesidad y condiciones de un programa descriptivo de
arquivsticos, trazendo conceitos gerais de interesse para a archivos en nuestros dias. In: Homenaje a Justo Garca Morales.
Diplomtica e Tipologia. No consta no Dicionrio, entretanto, a Madrid, 1986, p. 601-622. Demonstra que a compreenso da
definio de cada uma das espcies documentais, objeto de estrutura (caracteres externos) e da substncia (caracteres
glossrios especficos. internos) inerentes a um documento so essenciais para que se
CARUCCI, Paola. Il documento contemporaneo: diplomatica e criteri di construa adequadamente a descrio dos conjuntos documentais
edizione. Roma: La Nuova Italia Scientifica, 1987. Abordagem do dos arquivos.
mtodo diplomtico para os documentos dos sculos XIX e XX, _____ Nuestro modelo de analisis documental. In: Revista de
partindo do exame do ato jurdico no seu processo de formao e ANABAD, Madrid, 1989. O esquema, estabelecido pela autora,
da relao entre a forma do ato e do documento. Identificao das para a anlise documental, apresentado neste artigo, possibilitou
tipologias e dos elementos constitutivos dos documentos. o estudo homogneo de todos os tipos documentais ocorrentes
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
nas administraes municipais na Espanha e serviu de base Brasileiros da Universidade de So Paulo, Coleo Lamego,
para o manual de tipologia levado a efeito pelos arquivos da Cdice 13). Manuscrito do sculo XIX que traz a definio de
Comunidade de Madri. atos normativos expedidos pelas chancelarias reais e pelos
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Caracteres de los documentos. In: tribunais, dando o modelo para sua correta redao nos
Manual de archivistica. Madrid: Fundacin German Sanchez diferentes casos.
Ruiperez, 1994. Fortemente apoiado em Schellenberg, o autor GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des documents des
analisa os caracteres externos dos documentos (categoria, tipo, organisations: de la cration la conservation. Qubec: Presses
formato, quantidade, forma), assim como os internos (entidade Universitaires de lUniversit de Qubec, 1998. Construindo uma
produtora, origens funcionais, datas tpica e cronolgica e grade de anlise com elementos bem delimitados para cada um
contedo substantivo). dos vrios tipos de documentos prprios das empresas, esclarece
a natureza diplomtica e jurdica dos documentos de arquivo,
DELMAS, Bruno. Manifeste pour une diplomatique contemporaine.
natureza ligada a suas respectivas funes no quadro da
Des documents institutionnels linformation organise. In:
entidade produtora/acumuladora.
Gazette des archives, Paris: 172, p. 49-70, 1996. Demonstrando GRUPO de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. In: Manual
que os estudos diplomticos no devem se restringir de Tipologia Documental de los Municipios. Madrid: Consejeria
abordagem clssica dos documentos medievais, o autor reitera de Cultura, s.d. (Archivos. Estudios, 2). Obra bsica, introdutora
a ligao do documento com o contexto de produo, com as da metodologia para a anlise tipolgica, resultante de trabalho
atividades da instituio produtora/acumuladora. coletivo, a partir do esquema estabelecido por Vicenta Corts, e
_____ Prface. In: GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des que tem permitido a seus usurios a concretizao de projetos
documents des organisations, op. cit., 1998, p. 7-10. O autor alude de classificao, avaliao e descrio em diferentes
a que, com a Diplomtica, os arquivistas estaro prontos a modalidades de arquivos.
responder sobre a criao dos documentos e sua relao com a HEREDIA HERRERA, Antonia. Diplomtica y Archivstica. In:
entidade produtora. Para ele, a preocupao da disciplina , Archivistica general: teoria y practica. Sevilla, Diputavin
agora, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou a tradio, Provincial, 1988, p. 36-43. Histrico da Diplomtica e anlise da
importncia da sua aproximao com a Arquivstica, ressaltando
e mais o da tipologia dos documentos.
o quanto isto pode beneficiar a organizao dos documentos,
DURANTI, Luciana. Diplomatica: nuevos usos para una antigua
inclusive, a aplicao da informtica nos arquivos.
ciencia. Trad. VAZQUEZ, Manuel de. Carmona: Asociacin de
KASPARY, Adalberto J. Redao oficial: normas e modelos. 12. ed.
Archiveros de Andaluca, 1997. Atualmente, a obra mais completa Porto Alegre: Prodil, 1995. Caractersticas da redao oficial e
para o estudo da Diplomtica conceitua, historia e define o objeto sua apresentao, trazendo o estudo analtico de 27 espcies
e fins desta cincia. Aborda os fatores que esto na origem do documentais das mais utilizadas, dando para uma delas conceito,
documento: fato e ato (momento da ao e momento da generalidades, partes e modelos.
documentao), os elementos do documento diplomtico, etc. LEAL, Eurpedes Franklin; BERWANGER, Ana Regina. Noes de
FORMULRIO dos diplomas usados pelo Soberano no expediente Paleografia e Diplomtica. Santa Maria: Universidade Federal de
dos negcios relativos ao governo e administrao interna do Santa Maria, 1996. No que concerne Diplomtica, conceitos
Estado. Lisboa, 1821 (ms.) (Arquivo do Instituto de Estudos bsicos, histria e funo dos estudos diplomticos, estudando os
114 115
COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
caracteres externos e internos dos documentos, os tipos portugus, explicados luz do contexto de produo e
documentais, a crtica diplomtica e o objeto da Tradio apresentando a estrutura da redao de cada um.
Documental. MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondncia: tcnicas de
LE GOFF, Jacques. Documento/Monumento. In: Enciclopedia comunicao criativa. So Paulo: Atlas, 1997. No sendo livro
Einaudi. Lisboa: Imprensa Nacional, 1984, v.1: Memria-Histria, especfico de Diplomtica, til para esta rea em sua Parte III,
p. 95-106. O alargamento do conceito de documento provoca a relativa correspondncia e a atos oficiais, trazendo conceito,
chamada revoluo documental, na qual o correto que o princpios de redao oficial, alm da definio e comentrios
historiador transforme os documentos em monumentos (no sobre a estrutura e as diversas partes de 67 espcies
sentido do documento comemorativo, supervalorizado) e no, documentais, com os respectivos exemplos.
como no passado, os monumentos em documentos. MEIRELES, Hely Lopes. Direito administrativo brasileiro. So Paulo:
LOPES, Lus Carlos. A informao e os arquivos. Niteri: Eduff/So Revista dos Tribunais, 1989. Apresenta e discute conceitos
Carlos: Edufscar, 1996. O autor demonstra que a compreenso bsicos de interesse do Direito, mas de importncia bsica para
da especificidade da informao arquivstica relativamente aos a compreenso dos estudos diplomticos, sobretudo nos
contextos de produo/acumulao bsica para os estudos captulos relativos a atos administrativos e administrao
das tipologias documentais, facilitando a elaborao dos planos pblica (estrutura administrativa, entidades polticas e
de classificao, tabelas de temporalidade e a descrio. administrativas, rgos pblicos).
LUZ, Milton. Redao de documentos: orientao e modelos. 7. ed. NUEZ CONTRERAS, Luiz. Concepto de documento. In :
Porto Alegre, 1992. Definio, modalidades e modelos de quase Archivistica: estudios bsicos. Sevilla: Diputacin Provincial,
meia centena de espcies documentais usuais no servio pblico 1981. Abordagem da diferenciao bsica entre documento em
brasileiro e/ou em empresas e entidades sociais. geral, documento administrativo, documento diplomtico,
MANUAL de Redao da Presidncia da Repblica. Braslia: documento no-diplomtico e documento arquivstico,
Presidncia da Repblica, 1991. Destinado a uniformizar e documento no-arquivstico, exemplificando como o mesmo ato
padronizar as normas de redao dos atos e comunicaes administrativo pode gerar estas vrias modalidades de
oficiais, pode ser utilizado pelos arquivistas para a identificao documento.
dos documentos, sobretudo dos atos normativos, objeto do OTAMENDI, Alberto F. J. Tipologia Documental. In: Revista de la
captulo V. Asociacin Argentina de Archiveros. Buenos Aires, n. 16, 1979.
MANUAL de Redao Oficial do Estado do Rio de Janeiro. Secretaria Acepo bastante original e livre do conceito de Tipologia,
de Estado de Administrao e Reestruturao, 1999. Para uso sugerindo agregaes que poderiam ser feitas, levando-se em
dos servidores do Estado do Rio de Janeiro, conceitua, com
conta no s a natureza basicamente jurdica do documento
grande clareza e objetividade, os atos administrativos, definindo
pblico, mas tambm suas implicaes sociais.
suas finalidades e orientando sua elaborao, mediante
PINHEIRO, Ana Virgnia. Diplomas legais portugueses de acordo
apresentao de modelos.
com os preceitos praticados entre 1752 e 1807 (ined.). Transcrio
MARTINHEIRA, Jos J. Sintra. Tipologia Documental nos arquivos:
do Appendix do ndice de todas as leis, alvars, cartas rgias da
um caso: Tipologias documentais da administrao central do
segunda metade do sculo XVIII at o incio do sculo XIX (1807),
Antigo Regime. Lisboa: Faculdade de Letras, 1997. Os atos
explicando as partes constituintes dos documentos e orientando
normativos da Chancelaria Real, dos Tribunais e os ascendentes
a produo dos futuros atos dispositivos.
reivindicatrios que marcam a administrao do imprio
116 117
COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
_____ Glossrio de codicologia e documentao. In: Anais da Pelayo, 1994. Diferenciao dos conceitos de diplomtica,
Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro: 115, p. 123-213, 1995-1998. diploma e documento. Perspectivas e finalidades do estudo da
Definio dos termos mais recorrentes na rea dos documentos estrutura dos documentos. Histrico e atualidade da Diplomtica.
manuscritos pblicos e privados antigos e na rea da _____ La Tradicin Documental. Originales y copias. In: Archivistica:
codicologia, disciplina que se ocupa dos livros anteriores ao estudios bsicos. Sevilla: Diputacin Provincial, 1981. Estudo
aparecimento do livro impresso. da forma dos documentos, isto , das etapas da tradio
PIQUERAS GARCA, Maria Beln. Concepto, mtodo, tcnicas y documental ou da transmisso do mesmo contedo em suas
fuentes de la Diplomatica. In: RIESCO TERRERO. Introduccin diferentes etapas, que vo dos pr-originais aos originais e a
a la paleografa y la diplomtica general. Madrid: Ed. Sintesis, todas as modalidades de cpias.
1999, p. 191-205. Define, historia e expe os mtodos e as SCHELLENBERG, T. R. Caracteres dos documentos. In: _____
tcnicas da Diplomtica, abordando tambm sua relao com Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio. Rio de
outras cincias e suas fontes, classificando-as em histricas, Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1980, p. 217-240. Os
processuais ou judiciais, administrativas e eclesisticas. caracteres estruturais e substanciais dos documentos,
REAL DIAZ, Joaqun. Estudio diplomatico del documento indiano. distinguindo-se, no primeiro caso, tipo, categoria, composio,
Sevilla: Escuela de Estudios Hispanoamericanos, 1970. O quantidade e forma e, no segundo, provenincia, funes, data
documento colonial hispano-americano enquanto documento e lugar, assunto e fenmenos implcitos no documento.
dispositivo e comprobatrio, sua tradio documental, sua actio SPINA, Segismundo. Introduo Ecdtica. So Paulo: Cultrix/
e conscriptio e os tipos documentais emanados das autoridades EDUSP, 1977. Esta disciplina, que visa a apurao do texto
soberanas e delegadas. literrio original, pode fornecer instrumental para a Diplomtica
RIBEIRO JNIOR, Jos. Extrato da legislao para o Brasil durante em suas relaes com a Paleografia, com a Codicologia e com
o reinado de D. Jos I. In: Anais de Histria. Assis: 1, p. 78-130, as normas para a fixao de texto.
1969. Relao de legislao visando facilitar a pesquisa TAMAYO, Alberto. Segunda parte: Diplomtica. In: _____ Archivistica,
histrica, mas que til para os estudos diplomticos e tipolgicos diplomatica y sigilografia. Madrid: Ctedra, 1996, p. 55-270. O
por trazer a definio das vrias espcies documentais processo gentico dos documentos, abordando-se, em
dispositivas, descrevendo sua frmula usual no sculo XVIII. profundidade terica, o processo criador da actio e a passagem
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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
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