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CAMPUS CAMPOS-CENTRO
CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM
ANLISE E GESTO DE SISTEMAS DE INFORMAO
AD Avaliao de Desempenho
SD Service Desk
TI Tecnologia da informao
1 INTRODUO ..................................................................................................................... 12
1.1 Objetivos............................................................................................................................. 14
REFERNCIAS ....................................................................................................................... 79
APNDICE A .......................................................................................................................... 82
RESUMO
ABSTRACT
The effort evaluation is an important process in companies that wish to increase results
and it is fundamental in medium and large corporative environments. The goal is to analyze the
individual or collective effort of the employees according to their perspective companys
attributions. The effort evaluation guarantees a better quality at work, at the personal and
technical development of the working force and due to its importance, it became a requirement
to the companies to make sure of certifications for their organizational structure, which opens
doors to look for bidding service delivery contracts. This work has as the goal to develop an
automated tool in Rubys language, Rails framework and MySQLs database to substitute the
evolution process that occurs in a manually way in the company, making the process less
complicated and expensive, besides of providing reports and graphics that can be used as a
support to make decisions about the companys staff. This work presents the necessary steps to
the project development until the conclusion of the tool, that cover all of the necessary pillars
to the effort evolution. Allowing the value to insert and or view in a standardized way the
behavioral aspects, the goals, the mistakes found during the assessed period and indicatives that
measure the employee service presented in a conditional way in colors and adjectives
(Excellent, Very Good, Good, Regular and Bad). Making it easier for the supervisor to view
the results in a simple way.
Key-Words: Ruby, framework Rails, MySQL, stafs, effort evaluation, HDI, Service Desk
12
1 INTRODUO
1.1 Objetivos
1.2 Metodologia
1.2.2 Mtodo
mtodo para o estudo de caso apresentado, imagine uma pirmide que tem como base os
analistas seguidos pelos supervisores, coordenadores e gerentes: os analistas sero avaliados
pelos supervisores que sero avaliados pelos coordenadores e estes sero avaliados pelos
gerentes. Esse processo tem como vantagens, alm de, garantias de avaliaes padronizadas
para cada grupo de funcionrios, a garantia de que o avaliador esteve presente durante o perodo
de avaliao e conhece quaisquer tpicos que foram levados em contas (aspectos tcnicos,
pessoais e recursos disponibilizados para a garantia de trabalho), pois, esses avaliadores esto
trabalhando diretamente ligados aos seus subordinados. Como ponto negativo, apresenta-se o
impacto das relaes pessoais entre as pessoas envolvidas na avaliao e a criao de avaliaes
equivocadas que possam ocorrer por parte do avaliador ao entender determinada ao do
subordinado de forma incorreta. J o mtodo do auto avaliao, utilizada duas etapas, no qual,
a primeira o funcionrio reflete e faz a avaliao do seu ponto de vista e leva para o seu
superior imediato para que ocorra um dilogo e para que a avaliao seja alinhada. Um dos
pontos fortes deste modelo que o prprio funcionrio pode chegar a concluses sobre seus
pontos fracos e fortes na medio, alm de acompanhar sua evoluo perante os objetivos
traados, porm, a avaliao se inicia muito com o ponto de vista do avaliado que pode no
refletir de uma maneira clara e objetiva e dificultar os benefcios da avaliao. O outro modelo
de avaliao o 360 que consegue abranger uma rea mais ampla e complexa de avaliao, no
qual, os avaliadores e avaliados realizam em paralelo as avaliaes em anonimato. Desta
maneira, o processo pode ficar mais rico, pois, o avaliado tambm tem a liberdade de opinar
sobre seus avaliadores sem o risco de retaliao por suas opinies, alm de como citado
anteriormente, a avaliao atingir um grupo maior de pessoas e com mais opinies sobre as
atividades executadas. Como ponto de desvantagem deste modelo que exige um grau de
maturidade maior da empresa, servio e funcionrios (RANGEL, 2015, s.p.).
gerentes utilizem os dados que podem ser extrados para levar em conta as tomadas de decises
em sua empresa.
Durante o perodo de medies dos servios, existe uma necessidade no
acompanhamento das atividades de disponibilizar relatrios para que os incidentes possam ser
acompanhados pela equipe de gerenciamento de servios. Monitorando o progresso, facilita as
auditorias e o planejamento dos servios. Estes relatrios devem estar disposio sempre que
necessrio para anlise e discusso por parte da gerncia e outros grupos dentro da estrutura da
empresa, dando suporte para a direo futura da atuao das equipes, levando em conta a carga
de trabalho prevista e o crescimento da quantidade de itens sob gerenciamento.
aqueles que so bons profissionais. Na mesma maneira que se identifica pessoas com
produtividade comprometida, possvel identificar, pessoas com produtividade em ascenso.
Indo alm, pode-se identificar operadores que podem ser considerados destaques e uma maior
facilidade para identificar perfis de profissionais que atendam a uma determinada funo dentro
da empresa.
Um Service Desk trabalha com a viso voltada para rea de suporte e tecnologia. Pode
ser suporte a um negcio financeiro, uma loja, um rgo do governo ou a qualquer negcio que
utilize recursos de TI e Telecomunicaes. Um Service Desk habitualmente existe para
sustentar recursos de tecnologia que a empresa utiliza.
Para Cohen (2008), Para compreender melhor qualquer organizao (inclusive o seu
departamento de Help Desk/Service Desk) entenda que qualquer uma delas, seja uma
loja, oficina, clube ou outra estrutura, se baseia em trs pilares: Infraestrutura (ou
tecnologia), Processos, Pessoas. (...) se voc no tem uma infraestrutura mnima
(telefones, mesas e cadeiras, computadores, um aplicativo para registrar os incidentes
e outros itens), de nada adianta uma equipe competente e motivada.
Idem para os outros dois tpicos: uma soberba tecnologia, de ltima gerao e com
pessoas treinadas em atendimento, mas que, ao abrirem um incidente, no possuem
orientao para onde encaminhar o mesmo, ou de quem cobrar retorno depois de
alguns dias (...), tambm um panorama ruim e ineficaz.
E por ltimo, processos definidos por uma consultoria de renome e com alta
tecnologia so inteis quando a equipe se encontra desmotivada ou mal treinada
(COHEN, 2008, p. 17).
No exemplo que tratado nesse trabalho, o centro de suporte se destina a prestar suporte
em artefatos de TI para uma organizao externa, ou seja, o Service Desk tem como objetivo
manter funcional de forma remota os recursos de TI de uma empresa e os termos do acordo de
prestao estabelecido atravs de um contrato de servio de suporte. Como se trata de uma
empresa com nvel de maturidade alto, os trs princpios definidos por Cohen (2008) so bem
estruturados, a infraestrutura do Service Desk baseada em todos os equipamentos tecnolgicos
21
necessrios para manter a comunicao com o cliente online vinte e quatro horas por dia e sete
dias por semana. importante atender o cliente de forma precisa e funcional, por exemplo, se
o servio de suporte tecnolgico ser implantado em uma rodoviria que funciona vinte e quatro
horas por dia, no interessante ter um servio de suporte que funcione das 07:00 s 17:00 sem
que exista algum recurso de sobreaviso ou funcionamento em horrio fora do expediente para
quando algum recurso de TI venha a falhar ou necessitar de um manuseio tcnico e rpido. Por
esse motivo, atender as expectativas e necessidades do cliente muito importante. Com base
nessa premissa, o centro de suporte introduzido no estudo de caso, compreende essa
necessidade e possui um recurso de suporte com o que se compreende como sendo 24x7, ou
seja, suporte todos os dias da semana e todas as 24 horas do dia. Alm dos recursos
tecnolgicos, a empresa conta com moblia, cadeiras, equipamentos de telecomunicaes e
outros recursos para compor a estrutura fsica do SD.
Cohen destaca que A expresso Help Desk antiga. Desde os tempos dos
mainframes, passando pela difuso da microinformtica e o consequente alastramento
de recursos computacionais por todas as reas da empresa, sempre existiu o conceito
de Help Desk ou, ao menos, centro de suporte tcnico. Para l as pessoas ligavam com
dvidas de uso. Com o passar do tempo essa rea passou a assumir responsabilidades
que antes no constavam em suas atribuies. (...) passou a realizar servios de
deskside (...), registrar e coordenar servios de instalao de software outros encargos.
E com essa mudana de rumos e apropriao de aes, deixa de oferecer somente um
um help. Passa a realizar muito service (servios), pois agora o tcnico vai at o
usurio e ampara-o a configurar o software (...) comea a realizar uma srie de
atividades adicionais que o antigo Help Desk no realizava (COHEN, 2008, p.20).
A segunda caracterstica citada por Cohen (2008), para elaborao de um bom centro
de suporte, est relacionada aos processos. No estudo de caso apresentado, o SD opera com
processos bem definidos, prezando pela qualidade do servio, obteno de metas estipuladas,
segurana da informao e atendimento ao cliente com excelncia. Para obter esses padres de
processos e atend-los com maturidade, so aplicados dentro da empresa conceitos de grandes
books para gerenciamento de processos e artefatos de TI, como: ITIL (Information Technology
Infrastructure Library), ISO 9001, ISO 27001, COBIT e HDI. A evoluo da forma como o
usurio necessita do setor de TI, influencia diretamente na forma como o SD deve prestar esse
atendimento. Algumas vezes, o SD desenvolve mtodos que simplificam a suas atribuies,
porm, dificultam para o usurio e exatamente esse tipo de processo deve ser evitado.
imprescindvel que o SD sempre facilite o processo para o usurio, tornando os recursos de TI
uma fonte de auxlio para execuo de suas tarefas. Afinal, para o centro de suporte que o
22
Por fim, tem-se o terceiro parmetro citado por Cohen (2008), pessoas. Pessoas so
recursos fundamentais para qualquer trabalho que envolva atendimento ao cliente. No caso dos
grandes centros de suporte, os tcnicos que fazem o atendimento, necessitam estar totalmente
familiarizados com os sistemas que utilizam para registros dos incidentes, bem como, sistemas
de telefonia e principalmente, o sistema que contm a base de conhecimento tcnico, para
atendimento aos problemas j conhecidos. de extrema importncia manter as equipes
motivadas e bem treinadas, uma vez que, essas pessoas trabalham sobre extrema presso e quase
sempre com prazos de atendimentos e indicadores apertados para cumprir.
A certificao HDI uma das certificaes prioritrias para um Service Desk. O HDI
a maior associao de profissionais do mercado de suporte a cliente, incluindo Service Desk,
Suporte de Campo, Central de Servios Compartilhados (CSC), Contact Center e etc.
A HDI SCA: Analista de centro de suporte, uma certificao voltada para o primeiro
nvel do atendimento de um Service Desk/Help Desk. No cenrio aplicado ao estudo de caso,
essa certificao se aplica aos analistas de nvel um e nvel dois que atuam nos primeiros nveis
de atendimento ao cliente. Com essa certificao o analista se deparar com estratgias efetivas
de resoluo de problemas e atendimento ao cliente, assim como, com as ferramentas e
processos fundamentais de um Help Desk, Service Desk e centros de suporte, incluindo a
introduo ao ITIL. (HDI Brasil, s.a., s.p.)
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Outra certificao importante oferecida pelo HDI a HDI SCM: Gerente de centro de
suporte. Essa certificao voltada para a gerncia de um centro de suporte. Essa certificao
prope a preparao do gerente para atender aos requisitos e necessidades de gerenciamento de
um SD. Para a HDI, o SCM explora especialmente como a estratgia do centro de suporte
responsvel por direcionar todas as aes da operao: prestao dos servios, implementao
de infraestrutura, processos operacionais, gesto da fora de trabalho e marketing do centro de
suporte. (HDI Brasil, s.a., s.p.)
Rick Sturm define que (...) um SLA define quais nveis de servio so considerados
aceitveis pelos usurios e podem ser fornecidas pelos prestadores de servios. Ele
a proteo contra o fantasma da expectativa (STURM; MORRIS; JANDER, 2001,
p. 56)
o fornecimento do servio, a quebra desse acordo pode acarretar em penalizaes como: multas,
suspenso e at encerramento de contrato.
A questo que est cada vez mais complexo definir o que qualidade em produto ou
servio. Basicamente, mais fcil para as pessoas definirem que o produto no de qualidade
quando ele no atende o que um requisito para o prprio indivduo e essa busca rdua para
fornecer um servio de qualidade e receber um mesmo servio de qualidade, se torna um
trabalho muito exaustivo e muito a favor da concepo de cada um sobre o que qualidade.
Durante sua dissertao, Gomes (2004) retrata um breve resumo sobre a histria e o
incentivo da preocupao e implementao de qualidade em organizaes nos Estados Unidos
da Amrica em uma poca ainda na fase da II Grande Guerra e traz W. Edwards Deming como
iniciador de um movimento de qualidade a nvel mundial. Durante a evoluo dos conceitos
sobre qualidade e a importncia que produz e impacta na economia das empresas, chegou-se a
uma concepo que o conhecimento e dedicao vem de cima. A qualidade tem que ser uma
preocupao no s de quem opera, mas tambm, da liderana, dos gestores e diretores de uma
organizao. A qualidade considerada como algo que abala a vida das empresas e a vida de
cada indivduo de uma forma proveitosa. Podemos dizer que um produto de qualidade de
qualidade se este desempenha a sua funo da forma que queremos e precisamos. Quando se
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fala de servio de qualidade, tende-se a ser mais criterioso, e deve atingir ou superar as
perspectivas do consumidor (GOMES; 2004; p.7).
Nesta seo ser abordado os itens que foram utilizados para a elaborao do
desenvolvimento da ferramenta automatizada da Avaliao de Desempenho.
Um requisito no-funcional que foi levantado pela equipe de projeto, foi a necessidade
de selecionar a melhor tecnologia de implementao, pois, um dos principais requisitos para o
software, era o tempo. O prazo para colocar a aplicao em produo era de quatro meses com
a extenso de at seis. Como se tratava de uma integrao com vrios sistemas e tecnologias
diferentes (j implementado pela empresa) foi necessrio acordar esse prazo inicial de quatro
meses para entrega da verso inicial da AD. A tecnologia e mtodo de projeto selecionado, foi
baseado em metodologia e linguagem gil, utilizadores de frameworks customizveis para
agilizar o processo de desenvolvimento.
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Em Ruby, tudo um objeto. Cada frao de informao e cdigo podem receber as suas
prprias propriedades e aes. Os Blocos do Ruby so considerados como uma fonte de grande
28
O Rails um dos recursos mais utilizados atualmente para programao web. Seu uso
ocorre juntamente com a linguagem Ruby. Foi criado em 2003 por David Heinemeier Hansson.
Ruby on Rails um framework livre que auxilia no desenvolvimento de aplicaes orientada a
objetos e banco de dados para web. As aplicaes criadas utilizando o framework Rails so
desenvolvidas com base no padro de arquitetura Model-View-Controller (MVC). David
Heinemeier Hansson, criou o Ruby on Rails para usar em um de seus projetos na 37signals, o
Basecamp.
O MVC um padro arquitetural onde os limites entre os seus modelos, suas lgicas
e suas visualizaes so bem definidos, garantindo a separao de tarefas e tornando
muito mais simples a manuteno do cdigo de alguma parte, j que essas trs partes
se comunicam de maneira bem desacoplada. (CAELUM, s.d., s.p.).
programas com temas escuros ou darks tem a tendncia de exigir um pouco mais da viso do
usurio, aps um determinado tempo de uso, o mesmo ocorre com software muito colorido,
acabam desfocando os pontos de ateno do sistema. Por isso, levar em considerao o tempo
que o usurio passa olhando para o sistema, utilizando-o e a forma como esse sistema ir afetar
seu cotidiano importante. muito comum, atualmente, com a evoluo do front-end pensar
na ergonomia do layout, evitando muitos botes ou cliques desnecessrios dos usurios durante
o uso do sistema.
Para o desenvolvimento do layout foi utilizado um recurso oferecido pelo Twitter. O
Twitter amplamente conhecido, porm o Bootstrap no. O Bootstrap o framework criado
por Mark Otto e Jacob Thornton, ambos engenheiros do Twitter e uma coleo de ferramentas
para criao de websites e aplicaes web utilizando o HTML e CSS. O Bootstrap vem equipado
com HTML, CSS e JS para todos tipos de itens. Alm de oferecer o HTML,CSS e JavaScript
prontos para o uso, o framework se preocupa com temas importantes no desenvolvimento front-
end, como o design responsivo, botes personalizados, container e recursos visuais para
mudanas de telas, tabs e outros. Esses recursos possuem um tema padro, porm, podem ser
customizados atravs do CSS que adicionado aplicao.
O banco de dados foi selecionado neste projeto baseado no banco que j era utilizado
pelas demais aplicaes. Como a empresa j possui algumas outras aplicaes e essas tero
comunicao com a avaliao de desempenho e ser feita algumas validaes atravs desses
sistemas, optou-se por manter os dados da AD inseridos no mesmo banco das demais
aplicaes, porm, em um package diferente. Dessa forma a comunicao entre aplicaes seria
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mais simplificada. O banco de dados est presente em um servidor com backup automtico e
mantm os dados mais seguros. Cada aplicao possu seu usurio de acesso e possui um
esquema de criptografia inserido para validao de login e acesso s aplicaes internas.
Um dos sistemas de controle de verso (VCS) mais utilizados atualmente o Git. Neste
projeto foi utilizado o Git, atravs da ferramenta Bitbucket para manter o cdigo preservado e
ainda assim, utilizar os benefcios que o Git oferece.
1- Production: este branch est responsvel por alocar todos os arquivos de cdigo,
documentao e testes realizados para o sistema que est testado, estvel e em
produo. Esse o branch comumente chamado de master. Toda modificao que
realizada um commit no branch master entra para produo e sempre que isso
ocorre, uma nova realise marcada, mesmo que seja para correo de bugs. Esta
linha de desenvolvimento est subdividida em: production, layout, test e log. Sendo
assim, cada alterao se encaixa em sua linha de desenvolvimento ao ser commitado.
2- Development: esse branch responsvel por alocar todas as modificaes que esto
em produo em um segundo servidor remoto, dessa maneira, as mudanas feitas
nesse branch no afetam o servio que est funcional na linha de desenvolvimento
de produo e as novas implementaes podem ser testadas com mais tranquilidade
antes de entrar em produo. Esta linha de desenvolvimento est subdividida em:
development, layout, test e log. Sendo assim, cada alterao se encaixa em sua linha
de desenvolvimento ao ser commitado.
Em uma equipe voltada para desenvolvimento gil, com prazos menores para entrega
de um sistema, mas que no deixa de ser necessrio preocupao com qualidade de software a
implementao do TDD facilita a implementao de um cdigo mais certeiro, funcional e com
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TDD no considerado apenas uma prtica deteste, mas sim uma prtica de design.
Isso se faz verdade pois, ao seguir o TDD, voc pensa na API (interface) do seu
software antes mesmo de constru-lo. Voc descrevesse pensamento, essa
especificao, em formato de teste automatizado. Uma vez o teste feito, voc
desenvolve o pedao de software que voc acabou de especificar, fazendo com que
seu teste passe. Uma vez que o teste passou e est minimamente atendido, voc fica
livre para refratora o seu cdigo, reduzindo duplicao, deixando-o mais claro e
fazendo outras melhorias que voc julgar necessrias. A esse fluxo do TDD se d o
nome de red - green - refactor.(BARANA, s.a. p.6)
Descobrir e implementar esses mtodos durante a refatorao, torna o cdigo mais limpo,
funcional e de fcil manuteno. Os testes ajudam os desenvolvedores com essa tarefa.
O Rspec uma biblioteca do RoR adicionada ao projeto para realizao de testes
unitrios do sistema e permite criao de testes rpidos com mtodos para verificao de arrays,
hashes, identificao de pontos de refatorao, descrio do cenrio e especificao do escopo
de teste, por exemplo.
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Neste estudo considerou-se a situao atual da empresa onde foi aplicada a ferramenta.
O cenrio que ser apresentado retrata como funcionamento da empresa onde foi feito o
estudo de caso.
Todas essas equipes precisam alcanar metas para atender as necessidades do contrato
de prestao de servio do cliente. Essas metas so chamadas de indicadores de contrato, no
qual torna possvel realizar uma medio mensal de todos esses indicadores para verificar se as
metas esto sendo alcanadas ou no. Para realizao dessa medio e avaliao mensal existe
uma equipe chamada de Qualidade. Esta equipe que responsvel por avaliar todos os dados
envolvidos nos atendimentos e dizer se algum est deixando de alcanar alguma determinada
meta. Bem como, dar um resultado atravs de uma nota individual que aplicada em todo
quadro de funcionrios da operao, para quantificar todas as metas alcanadas, no alcanadas
e acima da mdia em um determinado ms. A medio do contrato obrigatria e tem como
objetivo verificar se os indicadores estipulados no contrato de servio esto sendo alcanados.
Quando algum indicador ferido, a empresa pode receber uma advertncia ou at mesmo uma
punio, como uma multa, dependendo da criticidade e recorrncia do no acompanhamento
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ou alcance desses valores de indicadores. O setor que as pessoas so responsveis por verificar
e consolidar esses dados, chama-se mtricas.
O mtodo Manual:
Outra informao que possvel identificar, se algum est muito apto ou no muito
apto a realizar determinados tipos de atendimento. Dessa forma, torna-se possvel a elaborao
de processo seletivo mais especfico e pode-se solicitar um maior nvel de aptido de cada
funcionrio, identificar qual funcionrio estaria mais apto a treinar os novatos ou acompanhar
aqueles que poderiam ter dificuldades em certos tipos de atendimentos, por exemplo.
em equipe, por exemplo. Para avaliar essa parte, criou-se uma avaliao comportamental,
elaborado pelos gestores da empresa, baseando-se no que seria um perfil profissional mais
adequado com os objetivos da companhia e que atendesse as necessidades bsicas do contrato,
como a quantidade de faltas no justificadas, frequncia, atrasos e advertncia, por exemplo.
Para o preenchimento desta avaliao, foi solicitado que o seu lder imediato o supervisionasse
ao longo do ms e preenchesse os dados da avaliao comportamental, baseada no mtodo
avaliao pelo superior hierrquico, descrita no captulo 2, item 2.1.Cada processo era feito
separadamente e contabilizavam duas notas diferentes e o colaborador que alcanasse o
esperado em cada uma das notas podia se candidatar a diferentes tipos de vagas internas ou ser
designado a participar de outros projetos e exercer outras funes.
certificaes ISO 9001, ITIL e HDI, mas tambm, para o crescimento dos funcionrios, de
forma tcnica e pessoal. Desta forma necessrio sempre uma equipe de superviso para
auxiliar e para que sejam tratados todos os pontos com os analistas. Todo tratamento feito
entre supervisores e analistas atravs de feedbacks aplicados mensalmente e/ou pontualmente.
Um dos fatores que faz uma considervel diferena no ambiente corporativo o modo
em como a utilizao do tempo aplicado. O cenrio perfeito seria no existir tempo ocioso
para maximizar a produo, mas como uma premissa humanamente inalcanvel, o objetivo
se torna a reduo ao mximo do desperdcio e a m utilizao do tempo, pois, a empresa
sempre deixa de ganhar quando ocorrem perodos de ociosidade. Jamais se identificado pontos
positivos em ambientes empresariais com o desperdcio do tempo.
Uma avaliao de desempenho requer uma anlise de diversos aspectos, alm de
planejamento e criatividade para obter-se bons resultados. O que era notvel na preparao da
avaliao na empresa, onde o estudo ocorreu, era a dificuldade de acesso as informaes
necessria para avaliar os funcionrios. Os supervisores se deparavam com inmeras planilhas
(que nem sempre se relacionavam e eram integradas) e sistemas para buscar itens que de certa
forma, por si s, eram relacionados. Essa situao gerava um desperdcio de tempo e retrabalho
na maior parte da avaliao, que em nmeros, alcanavam at duas semanas para a sua
concluso, levando em considerao todo o processo que vai do levantamento de dados at o
feedback. Num perodo de medio de um ms poderia se observar que um supervisor, nas suas
atribuies mensais, utilizava at 50% de seu tempo nessa atividade, tempo que caso otimizado
permitiria ao supervisor acompanhamento da equipe com metas e planos de aes para buscar
melhores resultados. Para contornar esse cenrio e aumentar a capacidade de otimizao do
tempo, optou-se pela automatizao da ferramenta.
Durante o processo de implementao do recurso automatizado, um acompanhamento
foi realizado. O intuito era para avaliar o impacto do modelo manual at o modelo
automatizado, no qual os principais objetivos eram: otimizar o tempo e gerar avaliaes mais
coesas e confiveis. Ser descrito como a avaliao manual era realizada. Abaixo, na figura 1 a
3, segue uma modelagem de como o processo era realizado: de Desempenho manual
42
Em mdia eram gastos cerca de quinze a vinte minutos para a importao de todos os
dados e preenchimento das premissas inicias para comear a avaliao de um colaborador.
Tempo que somados ao preenchimento do comportamental, aplicao de feedback e
arquivamento em rede, tornava-se no total, aproximadamente vinte e cinco minutos para cada
avaliao de desempenho. Esse tempo j est considerando o tempo mdio de abertura de
planilhas pesadas, salvamento em rede e troca entre em arquivos. Porm, esse tempo podia ser
aumentado quando ocorria alguma indisponibilidade na rede interna da empresa ou quando
havia corrompimento de algum dos arquivos envolvidos. Em um contexto geral, tornava-se um
processo lento, manual e no muito seguro. Tornava-se difcil garantir princpios segurana da
informao descritos na ISO 27001, como: Integridade, Disponibilidade e Confidencialidade
dos arquivos atravs desse mtodo de armazenamento.
Figura 4 - AD automatizada
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O processo semelhante ao que ocorre para busca dos indicadores. O sistema localiza os
dados das auditorias, cruza com um identificador do analista avaliado e verifica se existe
alguma auditoria realizada no perodo e carrega os dados para a Avaliao de Desempenho.
Um terceiro sub-processo foi gerado, esse para controlar as frequncias, abaixo segue o
sub-processo:
1. A tela inicial do supervisor exibe as avaliaes que esto pendentes para serem iniciadas
e as ltimas cinco avaliaes que foram criadas. Os elementos da ela inicial desse tipo
de perfil composto pelo cabealho inicial e o nome do usurio logado. O menu lateral
compe as opes oferecidas pelo sistema e o filtro abaixo do menu para buscas
rpidas de avaliaes criadas.
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possvel expandir uma tela para mais detalhes sobre um registro, incluindo visualizar
os critrios que foram avaliados e em qual dos itens o registro foi despontuado. Conforme
mostrado no conjunto de imagens (Figura 17 representa a expanso e a Figura 18 a reduo) a
seguir:
7. A prxima tela se refere aos indicadores. Mais uma vez, essa tela no tem insero de
dados. Os dados so extrados diretamente do banco de dados da empresa e lanados na
tela para anlise.
9. A ltima tela, tambm possui insero de dados, nessa aba permitido inserir as metas
do prximo ms, alm de exibir um resumo com as notas obtidas at o momento e a
nota final. Essa tela possui uma parte que exibe a evoluo das ltimas seis notas do
funcionrio.
10. Quando a avaliao j foi apresentada para o avaliado, a opo de Feedback Aplicado
deve ser selecionada para que o sistema entenda que a avaliao foi encerrada e pode
ser enviada para o analista aprovar a que recebeu a o feedback daquela apresentao.
A extrao de relatrios simples pode ser realizada a qualquer momento pela aplicao
ou quando solicitado por algum lder atravs de extrao manual em banco. Normalmente os
dados referentes a relatrios simples, esto previstos em sistema e tem exemplos como:
Esses relatrios tem o objetivo de facilitar a viso geral, por equipe ou individual dos
colaboradores do Service Desk para que os gestores possam ter alguma tomada de deciso
voltada para campanhas motivacionais, treinamentos, campanhas destinadas a algum indicador
ou funo especfica que esteja em queda crescente ao longo dos meses avaliados.
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Buscar todos os analistas que tiveram notas abaixo da mdia nos ltimos seis
meses filtrados por: equipe, turno e/ou supervisor.
Buscar todos os analistas que tiveram algum indicador especfico (escolhido na
consulta) abaixo da mdia.
Buscar todos os analistas que esto com mais de trinta minutos de atrasos no
ms em perodo de tempo selecionado pelo usurio.
Exibir em tempo real a execuo e aplicao de feedbacks por parte dos
supervisores, para que os coordenadores possam verificar se os lderes de
equipes esto respeitando o prazo para execuo dessas tarefas.
Extrao de todos os supervisores que tiveram notas abaixo da mdia e que sua
equipe tivesse pelo menos cinco analistas com nota abaixo da mdia.
Extrao de todos os analistas que possuam advertncia verbal e/ou escrita ou
suspenso.
Extrao de todas avaliaes que tivessem o campo comentrio do formulrio
de avaliao comportamental preenchidos, filtrado por: perodo ou range de
perodo e turno.
Extrao de todas as avaliaes que possuam algum item do grupo
Oportunidade de Melhoria do formulrio comportamental preenchido e que
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Em um contexto geral, dados que a gesto precisa para avaliar a produtividade do corpo
tcnico, mas que no foi solicitada em fase de projeto para implementao atravs de relatrios,
podem ser solicitados para equipe de suporte e sustentao da ferramenta automatizada, como
o que se atende por: Atendimento de Desenvolvimento. Esse tipo de chamado, costuma ter um
prazo de atendimento maior e o SLA medido de acordo com a dificuldade/esforo do SQL
que ser gerado para a extrao.
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A proposta dessa seo exemplificar e explicar os resultados que foram obtidos com
o uso da ferramenta automatizada. A automatizao da ferramenta permitiu que um conjunto
de solues fossem inseridas na organizao com a proposta de facilitar e otimizar os servios
executados internamente.
Esse mtodo de avaliar as aplicaes internas, faz parte da poltica da empresa, baseada
em requisitos solicitados pelas certificaes implantadas na companhia. Sempre que o usurio
deseja algum suporte ou precisa de algum servio, extrao de relatrio complexo, ou demais
funcionalidades, aciona a equipe de P&D atravs de um sistema interno de controle de
chamados. Esse sistema diferente e separado do sistema utilizado pela operao (analistas),
registrarem as ligaes e atendimentos do cliente da empresa. Esses chamados internos (que
so voltados para atender servios como Infraestrutura, P&D, Facilites e outros) possuem um
prazo de atendimento. Existem prazos para diferentes tipos de servios, como corretiva,
evoluo do software ou suporte geral no caso de chamados designados para a P&D. Sempre
que encerrado, a pesquisa de satisfao do atendimento enviada para o dono do chamado,
usurio que abriu a requisio, e ele pode responder se o atendimento foi realizado ou no,
atribuir uma nota de 0 a 10 e inserir uma observao/comentrio sobre o atendimento.
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Questo 3 Questo 3
0 0 0
Muito bom Muito bom
1
1 3 2
Bom Bom
Regular 1 Regular
Ruim 7 Ruim
5 Pssimo Pssimo
Para requisitos como - Voc confia na integridade dos dados conectados pelo
sistema, em: sim e no se obteve grande aprovao em relao ao mtodo manual, que trouxe
com predominncia Sim. J para o mtodo automatizado, trouxe uma totalidade de aprovao.
Como podemos ver na figura 25 o processo manual e figura 25 o processo automatizado.
Questo 6 Questo 6
0
3
Sim Sim
No No
7
10
Figura 25 - Integridade dos dados automatizada Figura 24 - Integridade dos dados manual
para suas atribuies -Avaliado em: Sim ou No trouxe uma aprovao maior do que o
mtodo manual, predominando em Sim. Abaixo temos as figuras 26 e 27 exibindo o
comparativo entre o processo automatizado e manual respectivamente.
Questo 5 Questo 5
1 2
Sim Sim
No No
9 8
Figura 26 - Benefcio para o cargo - automatizado Figura 27 - Benefcio para o cargo - manual
J para os analistas, a interface agradou em 100% dos casos respondidos (conforme a imagem
28) que foram 225 questionrios respondidos. Cerca de 45 equipes e 5 analistas por equipe
foram escolhidos para preencher. Totalizando:
Questo 1
00
Dados obtidos aps receber
Muito bom
duzentos e vinte e cinco
Bom
Regular questionrios respondidos por
Ruim analistas, efetuado em trs fases de
225 Pssimo entrega.
mtodo manual e ficou escalado em Muito Bom. Como exibido o comparativo abaixo no
qual a Figura 30 representa o mtodo automatizado e a figura 29 o mtodo manual.
Questo 5 Questo 5
10 1 6 1 Muito bom
10
Muito bom Bom
20
30 Bom Regular
95
Regular Ruim
Ruim 99 Pssimo
174
Pssimo
Questo 2 Questo 2
12 10 8
Muito bom 17 Muito bom
18 17
82 Bom Bom
96
Regular Regular
Ruim 92 Ruim
95
Pssimo Pssimo
Para otimizar o tempo, foi realizado uma observao do esforo que o supervisor levava
para preencher e aplicar o feedback de um analista. Baseado nessa observao, foi possvel
reduzir o tempo disponvel para execuo desse processo em cinco dias. Logo, no processo
manual os supervisores tinham o prazo de 20 dias para entrega das ADs do ms e aps a
implantao, foi possvel reduzir para 15 dias dedicados a esta tarefa, uma vez que, tem-se
equipes com uma mdia de 35 analistas, a reduo do tempo foi bastante significativo. Levou-
se trs meses iniciais de testes de uso da aplicao, para identificao dos erros, desempenho
dos servidores e uso propriamente da ferramenta. Concluiu-se aps esses trs meses, que os
supervisores levaram de 12 a 18 dias para entrega das ADs, aps implantao, em uma mdia,
adotou-se o prazo de 15 dias para entrega de todas as ADs, aps a liberao da consolidao
dos dados de auditoria e indicadores disponibilizados pela equipe de Qualidade.
Alm dos dados contabilizados atravs do tempo que os supervisores levaram para
concluir as avaliaes, levou-se em considerao o questionamento respondido, pelos lderes,
durante o questionrio de avaliao de software. O questionamento - Considera que utilizando
este software obteve ganho de tempo para avaliar um analista, respondido em: Sim ou No, trouxe
como resposta 100% de aprovao. Segue coleta de dados obtidos:
Questo 7
Dados obtidos aps receber dez 0
Com essas mtricas, pode-se comparar analistas e identificar os pontos focais, pessoas
que possuem perfil e nvel tcnico, para auxiliar quem ainda tem algum tipo de dificuldade.
Essa comparao entre analistas auxilia a identificao de um perfil desejado, colaboradores
que possuem uma nota desejada, colaboradores que podem ser indicados a cargos especficos
ou que podem ser selecionados para determinados tipos de processos seletivos. possvel
apresentar um grfico em relao aos funcionrios que evoluram ou regrediram em perodo de
tempo especfico e pode-se comparar se alguma adaptao de procedimento feito atravs de um
ponto focal obteve resultado acompanhando o histrico de um analista.
2. Desenvolvimento de Equipes
E possvel identificar falhas comuns que ocorrem Entre os avaliados, com a anlise dos
indicadores, registros e ligaes. Pode-se avaliar onde as pessoas mais esto errando,
transformando o erro em plano de ao para toda organizao, assim, corrigindo aqueles que
cometem o erro e prevenindo para que os outros no cometam os mesmos desvios. Campanhas
como erros comuns de portugus, erros de script ao falar com cliente, erros de execuo de
algum procedimento podem ser evitados quando ocorre uma campanha, orientando os
colaborardes e corrigindo aqueles que j cometeram erros.
5. Interface mais amigvel com o usurio para uso e desenvolvimento das atividades
6. Otimizao do Tempo
Extrair informaes do sistema bem mais rpido do que no mtodo antigo, planilhas e
arquivos de apresentao, com a implantao do sistema de avaliao de desempenho, foi
possvel diminuir o tempo que era levado no preenchimento de toda a apresentao para apenas
72
uma aba, todas as outras so feitas automaticamente pelo sistema, pois, se tratam apenas de
dados extrados. Para os outros nveis como, coordenadores, supervisores e etc., existe um
preenchimento mais detalhado, porm, os sistemas controlam a quantidade mxima de valor
permitida por item, soma a pontuao e gera um grfico de evoluo automaticamente. O tempo
que se leva para iniciar, preencher e aplicar o feedback, ficou muito menor, considerando que
se tratam de mais de 25 anlises por avaliador cada tempo otimizado, facialmente direcionado
a outra tarefa necessria dentro da empresa.
7. Identificao de destaques
A monitorao de notas, permite que a empresa destaque funcionrios com boas notas,
bom comportamento ou bom conhecimento tcnico, atravs de celebraes, premiaes ou
qualquer outra campanha motivacional, apenas para que os funcionrios se mantenham
motivados e dispostos a manter seu padro de comportamento e conhecimento elevados.
A proposta desta seo apresentar os principais resultados que foi possvel se obter
com o uso da AD automatizada na organizao. A aplicao trouxe algumas formas de avaliar
os analistas. Foi realizado uma seleo dos quatro principais resultados obtidos que melhoraram
significativamente o processo de execuo da Avaliao de Desempenho. Esses resultados
trazem situaes mais significativas para a anlise de resultados do que para a forma como ela
realizada em si. Abaixo ser descrito detalhadamente cada um deles:
1. Automatizao de Processos
No modo inicial, todas as avaliaes eram feitas via Excel e o trabalho no momento de
extrair relatrios, comparar notas, prazos e metas era muito mais trabalhoso, contando com uma
programao mais arcaica e estrutural em VBA e possua um conjunto de macros que
constantemente falhavam. Alm, de um problema muito constante de corrompimento dos
73
arquivos e necessidade de manter vrias verses das planilhas em backups. Quando se tem esse
trabalho para cinco ou seis pessoas, ainda aceitvel, mas quando cada supervisor trata de 25
analistas (no mnimo) ao mesmo tempo e quando cada coordenador se responsabiliza por cinco
ou seis supervisores, e assim por diante, garantir a manuteno e eficcia desses arquivos estava
se tornando invivel. Devido a isso, a alterao do processo se tornou to necessria. A
automatizao permitiu reforar os processos de armazenamento, execuo e elaborao das
avaliaes de desempenho para a operao. O processo foi totalmente reformulado, os dados
que eram considerados para calcular a avaliao no foram alterados, o que foi modificado, foi
a forma de realizar o procedimento. A alterao no processo trouxe, principalmente, como uma
modificao, a forma como o usurio se comunica e interage com o software e a melhoria
atravs de uma interface mais amigvel e diminuindo o nvel de operaes que o usurio teria
que realizar, levando toda a execuo de iterao entre sistemas, transmitidos para o software e
tirando essa responsabilidade de consolidao do usurio.
Esse foi um fator extremamente significativo em relao a implantao da ferramenta
automatizada, uma das mais importantes, pois, pode-se remover cinco dias do tempo atribudo
para a execuo dessa tarefa e transferiu mais tempo para os supervisores acompanharem
prontamente seus analistas.
O sistema prev uma srie de grficos que so exibidos logo na tela inicial para
acompanhamento do processo de avaliao, na viso dos coordenadores. As informaes
exibidas so controladas pelo tipo de cliente que est acessando o sistema. Todo colaborador
(avaliado e avaliador) possuem acesso ao ambiente, cada um com seu nvel de acesso. Para os
analistas, por exemplo, exibe-se apenas os dados referentes a sua medio, como sua nota final
e suas metas, assim, ele pode sempre relembrar o que deve alcanar at seu prximo feedback.
Os supervisores conseguem ter uma viso de todos os analistas que j foram avaliados
e os que ainda faltam ser avaliados naquele perodo de avaliao corrente, alm de poder
acompanhar quem j foi aplicado e quem ainda est aguardando a aplicao dos resultados. O
sistema controlado atravs de status que podem ser: Pendente, Em Andamento, Aplicar
Feedback, Aguardando Aprovao e Concluda. Os supervisores conseguem acompanhar as
avaliaes atravs desses status, as avaliaes pendentes, so aquelas que ainda no foram
iniciadas, as em andamento significa que o supervisor iniciou a AD, aplicar feedback significa
74
que o supervisor concluiu e j pode solicitar que o analista venha receb-lo, aguardando
aprovao quando o supervisor aplicou o feedback e o analista ainda no aprovou o
recebimento e concluda, quando o analista j recebeu e confirmou o recebimento, logo a
avaliao do perodo conclui-se e arquivada. Toda essa movimentao da AD pode ser
acompanhada pela viso dos supervisores, na tela inicial e atravs de relatrios.
Os coordenadores comeam a extrair relatrios mais complexos e j passam a visualizar
logo na tela inicial quem est dentro do prazo das avaliaes e aplicaes de feedbacks
realizadas pelos supervisores. Visualizam as notas mais baixas e mais altas na AD naquele
perodo dentre os analistas e assim podem extrair destaques e colaboradores que preciso de
auxlio tcnico ou comportamental.
Os gerentes, alm de verem tudo que os coordenadores veem, visualizam, tambm,
todas as informaes referentes as avaliaes dos supervisores. Quem tirou a maior nota e a
nota mais baixa e como est sendo feito a elaborao e aplicao de feedback efetuado pelos
coordenadores com os supervisores. Afinal, tanto os analistas, quanto supervisores, quanto
coordenadores so avaliados e por ordem hierrquica, o gerente consegue visualizar todos os
relatrios e views liberados para os nveis abaixo e possuem mais alguns privilgios de
relatrios dentro do sistema, como no s acompanhar as notas e evoluo dos analistas, mas
tambm, dos supervisores e dos coordenadores.
possvel extrair vrios tipos de relatrios e grficos analticos para projeo de plano
de ao com todo o plano organizacional, j pr configurado no sistema. De forma manual, N
outros tipos de relatrios so facilmente gerados, realizando selects nos dados inseridos no
banco de dados. Todos os dados extrados, auxiliam a criao de plano de ao para
desenvolvimento individual e coletivo dos colaboradores. Todas as equipes, do primeiro nvel,
das equipes de apoio, equipes de segundo nvel, supervisores, coordenadores e qualidade podem
ser avaliados e podem precisar de alguma interveno, que so apontadas atravs das notas
extradas pelos relatrios disponibilizados nos diferentes nveis do controle de acesso.
A aplicao do feedback para o avaliado se tornou muito mais simples, uma vez que
toda a informao vem reunidas na aba de aplicao de feedback, trazendo todos os comentrios
que foram inseridos, nota final de cada item avaliado e onde cada item foi pontuado ou
75
despontuado. Os colaboradores ainda possuem acesso as suas metas e a sua nota, aps receber
o feedback.
Os dois casos citados apontam como possvel, aps anlises de dados extrados,
verificar a produtividade do corpo de trabalho dentro da organizao.
77
6 CONSIDERAES FINAIS
6.1 Concluso
produtividade, juntamente com as possveis causas para essa baixa de produtividade, desde que
sejam dados cadastrados, como atrasos, mudana de liderana, mudana de equipes, mudanas
na medio dos indicadores e etc. Outra determinante para trabalhos futuros, tem-se a
necessidade de avaliar outros polos, fora da operao, como expandir as avaliaes para alm
dos integrantes que fazem parte diretamente da operao e abranger todas as pessoas envolvidas
no processo, como Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Infra Estrutura, Facilites e
outros.
79
REFERNCIAS
BARANA, Hugo. Cucumber e RSpec - Construa aplicaes Ruby com testes e especificaes.
So Paulo: Casa do Cdigo, s.a.
BRAND, Koen.IT Governance based on CobiT 4.1: a management guide. Rolling Meadows,
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com.br/apostila-ruby-on-rails/>. Acessado em: 25 de mar. 2016.
CHACON, Scott; STRAUB, Ben. Pro Git book. Mountain View, CA, USA: Apress, 2009. 1ed.
Disponvel em portugus em: < https://git-scm.com/book/pt-br/v1/ >. Acessado em: 26 de mar.
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COHEN, Roberto. Implantao de Help Desk e Service Desk. So Paulo: Novaste, 2008.
80
FUENTES, Vincius. Ruby on Rails: coloque sua aplicao web nos trilhos. So Paulo: Casa
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GOMES, Paulo J. P.; A evoluo do conceito de qualidade: dos bens manufaturados aos
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MARRAS, Jean; LIMA, Marlia; TOSE, Silva. Avaliao de Desempenho Humano. Rio de
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SHEONG, Chang. Ruby On Rails Web Mashup Projects. Burmingham, UK: Packt Publishing,
2008.
YIN. Robert K. Estudo de caso: planejamento e mtodos. Porto Alegre: Bookman Editora
LTDA, 2015.
82
APNDICE A
Sim ( ) No( )
Voc confia na integridade dos dados conectados pelo sistema?
Sim ( ) No( )
Considera que utilizando este software obteve ganho de tempo para avaliar um analista?
Sim ( ) No( )
O sistema atende todas as necessidades para avaliar um analista?
Sim ( ) No( )
Deixe abaixo sugestes, crticas ou elogios sobre o sistema para que o mesmo possa
ser sempre melhorado:
______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________
83
Sim ( ) No( )
Voc compreende completamente a sua avaliao?
Sim ( ) No( )
Voc fica com dvidas no final do seu feedback em relao a sua nota?
Sim ( ) No( )
Voc se sente confuso com as informaes disponibilizadas em sua avaliao?
Sim ( ) No( )
Deixe abaixo sugestes, crticas ou elogios sobre o sistema para que o mesmo possa ser
sempre melhorado:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
84
Questo 1 Questo 5
0 0
Muito bom
1
1 Bom
4 Sim
Regular
No
Ruim
4 10
Pssimo
Questo 2 Questo 6
00
Muito bom
1 1
Bom
Sim
5 Regular
No
4 Ruim 9
Pssimo
Figura 37 - Questo 2: Avalie as funcionalidades do Figura 36- Questo 6: Voc confia na integridade
sistema. dos dados conectados pelo sistema?
Questo 3 Questo 7
0
0
1 Muito bom
1 3 Bom
Sim
Regular
No
Ruim
5 Pssimo
10
Questo 4 Questo 8
0 0 0
Muito bom 2
Bom
4 Sim
Regular
No
6 Ruim
Pssimo 8
Figura 41 - Questo 4: Avalie o impacto do sistema Figura 40- Questo 8 O sistema atende todas as
em relao a sua rotina de trabalho necessidades para avaliar um analista?
86
Questo 7
Questo 1
5
Muito bom
Bom Sim
Regular No
Ruim
225 Pssimo 220
Questo 8
27
Sim
No
198
Figura 46 - Questo 2: Avalie a organizao dos tpicos Figura 45 - Questo 8: Voc compreende
avaliados: completamente a sua avaliao?
Questo 3 Questo 9
Muito bom
17 8 30
Bom
30 95 Sim
Regular
No
Ruim
75 195
Pssimo
Figura 42 - Questo 3: Avalie a transparncia nos Figura 47 - Questo 9: Voc fica com dvidas no
resultados em relao a sua nota: final do seu feedback em relao a sua nota?
87
Questo 4 Questo 10
10
Muito bom 26
18
80 Bom
34 Sim
Regular
No
Ruim
199
83 Pssimo
Figura 48 - Questo 4: Avalie a facilidade de Figura 49 - Questo 10: Voc se sente confuso com
compreender os pontos de melhoria: as informaes disponibilizadas em sua avaliao?
Questo 5
10 1
10
Muito bom
30 Bom
Regular
Ruim
174
Pssimo
Questo 6
62 0
Muito bom
Bom
Regular
102 115
Ruim
Pssimo