Você está na página 1de 16

GUIA COMPLETO

Tudo para
organização de
eventos culturais
Organizar um evento cultural O sucesso desse tipo de
não é tarefa fácil. Eles costumam atividade depende, em grande
exigir muito planejamento para parte, da expertise da equipe de
que o resultado esteja à altura organização, que irá garantir que
do esperado. Na produção tudo saia conforme o esperado,
cultural de eventos, cada detalhe pois por mais que você se dedique
é importante, da decoração e planeje, há coisas que não serão
à alimentação, do acesso aos de seu alcance resolver e isto
brindes à sequência de palestras, poderá prejudicar o resultado.
tudo conta e precisa ser
Para que tudo ocorra como o
planejado com atenção.
planejado, é preciso estar atento
e não perder nenhum detalhe das
dicas a seguir!
5 passos para a organização
de um evento cultural
1. 2.
Preparação Delegação

Parece óbvio, mas o primeiro passo Grande parte do sucesso de um


da organização de um evento evento cultural é atribuída à dedicação
cultural é planejar todos os detalhes, e qualidade da equipe envolvida.
desde a atração, a data, o espaço, Para ter segurança nesse quesito é
o público, a divulgação, e até o pós- fundamental ter tarefas delegadas
festa. Ao pensar no evento, qualquer com clareza e ordens bem planejadas
elemento pode ser esquecido e isso a fim de evitar aqueles erros tão
pode comprometer a organização lá comuns: duas pessoas perdendo
adiante. Portanto, o preparo precisa horas e dias em uma tarefa que
ser feito com antecedência para apenas uma poderia fazer, ou coisas
determinar o que deve ser feito e que ficam por fazer pois ninguém
qual o organograma da organização. assumiu a responsabilidade.
3. 4.
Check list pente fino Acompanhamento

Talvez um dos passos mais No decorrer do evento várias


importantes durante a organização situações podem sair do controle,
é fazer o check list às vésperas da isso é normal. Por isso, para resolver
apresentação cultural ou início do os problemas que possivelmente
evento no maior estilo pente fino. irão surgir, é preciso segurança,
Essa rotina garantirá o sucesso de controle sob cada atividade
seu trabalho. Pente fino significa desempenhada pela equipe e muita
que cada mínimo detalhe precisa organização. Além disso, contar com
ser revisado, mesmo que pareça uma boa rede de contatos ajudará
óbvio. Esse cuidado permitirá com que a realização do evento
também identificar erros com ocorra sob olhares profissionais em
tempo hábil de resolução. todos os meios.
5.
O marketing

Por último, um ítem que poderia


estar no começo da lista. Uma boa
estratégia de marketing é o segredo
de parte do sucesso de um evento
cultural, seja ele de grande, de médio
ou de pequeno porte.

Com uma boa estratégia, que envolva


o uso de meio de comunicação da
maneira mais acertada, melhor
emprego das tecnologias e bons
contatos, maiores as chances de
conseguir sucesso nas divulgações e,
por consequência, no evento cultural.
[ATENÇÃO]
Erros comuns na
organização de
eventos culturais
Vamos imaginar que você esteja a frente
da organização de um evento cultural de
grande porte que ocorrerá somente daqui
a 12 meses. Parece cedo para planejá-lo,
mas você decide se antecipar para que
tudo fique em ordem.

Aí está um erro possível: se você se


O primeiro e um dos erros mais antecipa demais, verá ao longo da
comuns de organizadores é produção que muitas coisas não podem
trabalhar com prazos irreais ou ser programadas com tal antecedência,
desorganizados. Seja antecipado comprometendo totalmente o alinhamento
demais, seja em cima da hora, das datas no futuro. E se isso acontecer,
o planejamento não pode estar você deverá administrar cada etapa sem
nunca desalinhado com o prazo. que o tempo se transforme no seu inimigo.
Mas se o evento vai acontecer
daqui a dois meses e você
somente agora começou
a planejar, também há
grandes chances de errar em
vários pontos, sobretudo na
contratação de espaço, artistas,
programação do marketing, etc.

O planejamento deve estar


alinhado com o prazo e cada
evento tem uma necessidade
diferente. Esteja atento a isso
sempre e poderá riscar este
erro da lista.
Contatos suspeitos Só que aí você segue envolvido no restante da
programação e deixa a cargo deste contato a
Nesse meio, muitas vezes perdemos missão de garantir as presenças.
tempo apostando em contatos que Erro comum na organização, e que deve ser
não são bons e não nos levam à evitado imediatamente. Sempre que precisar de
realização que precisamos. Um bom um intermediário para qualquer tipo de serviço,
networking sempre ajuda, mas você mantenha na lembrança o compromisso de
também deve ter um plano para cobrar confirmação. Não deixe a cargo dos
lidar com essas questões quando se outros, pois isto poderá lhe custar caro.
deparar com a situação.
Outra forma de evitar isto é procurar trabalhar
Exemplo: você recorre a um contato com empresas e pessoas recomendadas,
intermediário para confirmar a chance de erro é menor e você cria
presenças ilustres ao seu evento. E relacionamento com quem pode ser útil nas
você segue direitinho o plano: liga próximas vezes.
com antecedência, segue os padrões
de solicitação, envia materiais, etc.
Falta de plano B Infelizmente, inúmeras coisas podem dar
errado em vários momentos e não há espaço
Isso é regra para qualquer para desespero. Se você divulga atrações que
tipo de evento, mas no caso posteriormente são canceladas, não poderá
de eventos culturais o peso apenas retirá-las da programação. Isso
é maior ainda. Você precisa prejudica sua imagem e o público não verá
sempre ter um Plano B! com bons olhos.

Tenha sempre outras possibilidades para cada


situação. Local de realização? Pelo menos
dois espaços de igual porte. Serviços? Três

B
empresas de confiança. Comida? Marque três
para testar antes de confirmar. Atrações? Para
cada atração, uma substituição possível. Para
a atração principal, tenha outras duas com
mesmo peso na manga.
[BÔNUS]
Você precisa de um
promotor de eventos?
Para organizar toda essa onde o evento será realizado e ter certeza
infraestrutura e garantir a realização de que todos os profissionais envolvidos
bem sucedida de um evento, muitos farão seu trabalho com excelência.
preferem contar com a expertise de
De maneira geral, o promotor se ocupa de
um promotor de eventos, também
todo o desenvolvimento do evento, desde
conhecido como promoter. Esse
o planejamento, a captação de recursos,
profissional é contratado para tirar o
a promoção, a realização, a administração
evento cultural do papel, seja ele uma
dos recursos e o acompanhamento de
feira, uma festa de lançamento de um
serviços especializados durante o evento.
novo produto, um show, entre outras
tantas opções. É aquele a quem cabe todas as funções
organizacionais e administrativas
Todo o trabalho do promoter começa
de um respectivo evento. Portanto,
quando ele estuda o perfil do evento
esse profissional deve ter noções de
e dos clientes, detalha o foco das
administração, finanças, marketing,
atividades culturais e o público-alvo
comunicação social e até mesmo
em questão. Trata-se de uma logística
entender um pouco de contabilidade.
complexa. É preciso definir o espaço
Não se assuste, esse profissional Assim, o trabalho de um promotor de eventos
não precisa ser um expert em compreende: o desenvolvimento de conceitos
cada uma dessas áreas. Ele para o evento, a criação de um planejamento
precisa ter noções, saber como para o evento, criação de orçamentos,
lidar com aquilo que diz respeito encontrar e organizar fornecedores,
ao evento e faz parte dessas áreas funcionários e voluntários, reservar os locais e
de conhecimento. equipamentos necessários, promover o evento
nas mídias e grupos de acordo com o público-
alvo e foco do evento, acompanhar o evento
em si e, se necessário, arrecadar fundos,
patrocínios e demais recursos para que o
evento aconteça.
Sim, a lista de tarefas e
responsabilidades é grande. E
não fica só nisso, as funções de
um promoter podem ultrapassar
fronteiras de acordo com a
necessidade.

Agora, se depois dessas


informações você está pensando
em contratar um promoter, capriche
na sua rede de contatos, pois ela
é a base para o seu sucesso. Não
tenha medo de usar a tecnologia
a seu favor, redes sociais e
aplicativos que ajudam a encontrar
a pessoa certa.
Agora você certamente está mais seguro
para realizar um evento cultural completo.

Conte conosco para preparar


cuidadosamente todos os detalhes!
Desde 2002, a Acorde Cultural tem feito
eventos de excelência para todos os públicos,
apresentando expertise em produção de
eventos corporativos. Assim, a empresa
se consolidou no mercado de eventos,
criando parcerias sólidas e experiências
surpreendentes para os convidados.

Fale conosco e solicite agora um


atendimento personalizado para seu evento!

Conheça nossos serviços