GUIA COMPLETO

Tudo para
organização de
eventos culturais
Organizar um evento cultural
não é tarefa fácil. Eles costumam
exigir muito planejamento para
que o resultado esteja à altura
do esperado. Na produção
cultural de eventos, cada detalhe
é importante, da decoração
à alimentação, do acesso aos
brindes à sequência de palestras,
tudo conta e precisa ser
planejado com atenção.
O sucesso desse tipo de
atividade depende, em grande
parte, da expertise da equipe de
organização, que irá garantir que
tudo saia conforme o esperado,
pois por mais que você se dedique
e planeje, há coisas que não serão
de seu alcance resolver e isto
poderá prejudicar o resultado.
Para que tudo ocorra como o
planejado, é preciso estar atento
e não perder nenhum detalhe das
dicas a seguir!
5 passos para a organização
de um evento cultural
1.
Preparação
Parece óbvio, mas o primeiro passo
da organização de um evento
cultural é planejar todos os detalhes,
desde a atração, a data, o espaço,
o público, a divulgação, e até o pós-
festa. Ao pensar no evento, qualquer
elemento pode ser esquecido e isso
pode comprometer a organização lá
adiante. Portanto, o preparo precisa
ser feito com antecedência para
determinar o que deve ser feito e
qual o organograma da organização.
2.
Delegação
Grande parte do sucesso de um
evento cultural é atribuída à dedicação
e qualidade da equipe envolvida.
Para ter segurança nesse quesito é
fundamental ter tarefas delegadas
com clareza e ordens bem planejadas
a fim de evitar aqueles erros tão
comuns: duas pessoas perdendo
horas e dias em uma tarefa que
apenas uma poderia fazer, ou coisas
que ficam por fazer pois ninguém
assumiu a responsabilidade.
3.
Check list pente fino
Talvez um dos passos mais
importantes durante a organização
é fazer o check list às vésperas da
apresentação cultural ou início do
evento no maior estilo pente fino.
Essa rotina garantirá o sucesso de
seu trabalho. Pente fino significa
que cada mínimo detalhe precisa
ser revisado, mesmo que pareça
óbvio. Esse cuidado permitirá
também identificar erros com
tempo hábil de resolução.
4.
Acompanhamento
No decorrer do evento várias
situações podem sair do controle,
isso é normal. Por isso, para resolver
os problemas que possivelmente
irão surgir, é preciso segurança,
controle sob cada atividade
desempenhada pela equipe e muita
organização. Além disso, contar com
uma boa rede de contatos ajudará
com que a realização do evento
ocorra sob olhares profissionais em
todos os meios.
5.
O marketing

Por último, um ítem que poderia

estar no começo da lista. Uma boa
estratégia de marketing é o segredo
de parte do sucesso de um evento
cultural, seja ele de grande, de médio
ou de pequeno porte.

Com uma boa estratégia, que envolva

o uso de meio de comunicação da
maneira mais acertada, melhor
emprego das tecnologias e bons
contatos, maiores as chances de
conseguir sucesso nas divulgações e,
por consequência, no evento cultural.
[ATENÇÃO]
Erros comuns na
organização de
eventos culturais

O primeiro e um dos erros mais
comuns de organizadores é
trabalhar com prazos irreais ou
desorganizados. Seja antecipado
demais, seja em cima da hora,
o planejamento não pode estar
nunca desalinhado com o prazo.
Vamos imaginar que você esteja a frente
da organização de um evento cultural de
grande porte que ocorrerá somente daqui
a 12 meses. Parece cedo para planejá-lo,
mas você decide se antecipar para que
tudo fique em ordem.
Aí está um erro possível: se você se
antecipa demais, verá ao longo da
produção que muitas coisas não podem
ser programadas com tal antecedência,
comprometendo totalmente o alinhamento
das datas no futuro. E se isso acontecer,
você deverá administrar cada etapa sem
que o tempo se transforme no seu inimigo.
Mas se o evento vai acontecer
daqui a dois meses e você
somente agora começou
a planejar, também há
grandes chances de errar em
vários pontos, sobretudo na
contratação de espaço, artistas,
programação do marketing, etc.

O planejamento deve estar

alinhado com o prazo e cada
evento tem uma necessidade
diferente. Esteja atento a isso
sempre e poderá riscar este
erro da lista.
Contatos suspeitos
Nesse meio, muitas vezes perdemos
tempo apostando em contatos que
não são bons e não nos levam à
realização que precisamos. Um bom
networking sempre ajuda, mas você
também deve ter um plano para
lidar com essas questões quando se
deparar com a situação.
Exemplo: você recorre a um contato
intermediário para confirmar
presenças ilustres ao seu evento. E
você segue direitinho o plano: liga
com antecedência, segue os padrões
de solicitação, envia materiais, etc.
Só que aí você segue envolvido no restante da
programação e deixa a cargo deste contato a
missão de garantir as presenças.
Erro comum na organização, e que deve ser
evitado imediatamente. Sempre que precisar de
um intermediário para qualquer tipo de serviço,
mantenha na lembrança o compromisso de
cobrar confirmação. Não deixe a cargo dos
outros, pois isto poderá lhe custar caro.
Outra forma de evitar isto é procurar trabalhar
com empresas e pessoas recomendadas,
a chance de erro é menor e você cria
relacionamento com quem pode ser útil nas
próximas vezes.
Falta de plano B
Isso é regra para qualquer
tipo de evento, mas no caso
de eventos culturais o peso
é maior ainda. Você precisa
sempre ter um Plano B!
B
Infelizmente, inúmeras coisas podem dar
errado em vários momentos e não há espaço
para desespero. Se você divulga atrações que
posteriormente são canceladas, não poderá
apenas retirá-las da programação. Isso
prejudica sua imagem e o público não verá
com bons olhos.
Tenha sempre outras possibilidades para cada
situação. Local de realização? Pelo menos
dois espaços de igual porte. Serviços? Três
empresas de confiança. Comida? Marque três
para testar antes de confirmar. Atrações? Para
cada atração, uma substituição possível. Para
a atração principal, tenha outras duas com
mesmo peso na manga.
[BÔNUS]
Você precisa de um
promotor de eventos?
Para organizar toda essa onde o evento será realizado e ter certeza
infraestrutura e garantir a realização de que todos os profissionais envolvidos
bem sucedida de um evento, muitos farão seu trabalho com excelência.
preferem contar com a expertise de
De maneira geral, o promotor se ocupa de
um promotor de eventos, também
todo o desenvolvimento do evento, desde
conhecido como promoter. Esse
o planejamento, a captação de recursos,
profissional é contratado para tirar o
a promoção, a realização, a administração
evento cultural do papel, seja ele uma
dos recursos e o acompanhamento de
feira, uma festa de lançamento de um
serviços especializados durante o evento.
novo produto, um show, entre outras
tantas opções. É aquele a quem cabe todas as funções
organizacionais e administrativas
Todo o trabalho do promoter começa
de um respectivo evento. Portanto,
quando ele estuda o perfil do evento
esse profissional deve ter noções de
e dos clientes, detalha o foco das
administração, finanças, marketing,
atividades culturais e o público-alvo
comunicação social e até mesmo
em questão. Trata-se de uma logística
entender um pouco de contabilidade.
complexa. É preciso definir o espaço
Não se assuste, esse profissional
não precisa ser um expert em
cada uma dessas áreas. Ele
precisa ter noções, saber como
lidar com aquilo que diz respeito
ao evento e faz parte dessas áreas
de conhecimento.
Assim, o trabalho de um promotor de eventos
compreende: o desenvolvimento de conceitos
para o evento, a criação de um planejamento
para o evento, criação de orçamentos,
encontrar e organizar fornecedores,
funcionários e voluntários, reservar os locais e
equipamentos necessários, promover o evento
nas mídias e grupos de acordo com o público-
alvo e foco do evento, acompanhar o evento
em si e, se necessário, arrecadar fundos,
patrocínios e demais recursos para que o
evento aconteça.
Sim, a lista de tarefas e
responsabilidades é grande. E
não fica só nisso, as funções de
um promoter podem ultrapassar
fronteiras de acordo com a
necessidade.

Agora, se depois dessas

informações você está pensando
em contratar um promoter, capriche
na sua rede de contatos, pois ela
é a base para o seu sucesso. Não
tenha medo de usar a tecnologia
a seu favor, redes sociais e
aplicativos que ajudam a encontrar
a pessoa certa.
Agora você certamente está mais seguro
para realizar um evento cultural completo.

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apresentando expertise em produção de
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