TÉCNICAS

SECRETARIAIS II

Prof.: Tainara Alves

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REUNIÕES
 Muitas vezes, algumas chamadas pelo telefone
interno resolvem as situações e as decisões podem ser
tomadas sem precisar reunir o grupo; Contudo, em
outros momentos, as reuniões são necessárias e
importantes;

 Reuniões são encontros realizados nas empresas com

o objetivo de tomada de decisões, delegação de tarefas,
transmissão de avisos e de informações importantes,
estudo e discussão de novas diretrizes da empresa,
conferência de alcance de metas, verificação de
resultados, entre outros;
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REUNIÕES
 Para que as reuniões sejam eficazes e seus resultados
devidamente registrados, é essencial o papel do
profissional de Secretariado;

 Tempos atrás, a secretária somente agendava a

reunião, mas atualmente é a responsável pelo apoio
logístico desta;

 A logística da reunião compreende desde a

convocação dos participantes até o envio da ata;
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Convocação
 A convocação deve ser feita antecipadamente para
garantir a boa disposição de todos a se programarem
para o encontro;

 Dependendo do caráter da reunião, a convocação

pode ser feita por e-mail, telefone, fax e edital;

 O texto da convocação deve conter a data, o horário

de início e de término, o local e o objetivo da reunião;
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Ambiente
 O local deve estar em temperatura agradável. Luz é
Fundamental;

 Cadeiras confortáveis e que não tenham braço,

deixam maior liberdade de gesticulação;

 Equipamentos especiais necessários – projetores,

gravadores, quadros, pincéis, Flip Chart...

 Tenha sempre cópias de documentos da reunião caso

haja imprevistos;
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Ambiente
 Verificar se o ambiente está arrumado
adequadamente, se possui quantidade suficiente de
cadeiras para os participantes;

 Verificar se as instalações elétricas e os equipamentos

estão funcionando.
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Pré Reunião
 É muito importante que a(o) Secretária(o) elabore um
checklist com todos os itens a serem checados para que
a reunião aconteça: organização e limpeza prévia do
local, providência de água, café, materiais de apoio
(folhas de papéis em branco, canetas, lista de presença,
calendário, equipamentos etc.);
Itens importantes:
• Em conjunto com o coordenador da reunião, deverá
elaborar a pauta, com a relação dos assuntos que serão
discutidos;
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Pré Reunião

• Pauta: devem constar o

título da reunião, a data, o
horário, o local, os nomes dos
participantes (em ordem
alfabética ou hierárquica), os
assuntos que serão discutidos
em ordem de importância e o
tempo disponibilizado para
cada item;
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Pré Reunião
• Elaborar o material que será utilizado pelo chefe
(apresentação, relatórios etc.) e reproduzi-lo para os
participantes;

• Se a reunião for longa, estabeleça alguns intervalos

para que os participantes possam ir ao banheiro e fazer
contatos telefônicos; A secretária deve providenciar
lanches para essas
Reuniões;

• Lista de presença - devem constar título da reunião,

data, horário, local e nome dos participantes;
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Reunião
• anotar as decisões tomadas;
• agendar novos assuntos;
• transferir assuntos não discutidos por falta de tempo
para a próxima reunião;
• indicar o prazo para execução de determinada tarefa
ao responsável;
• assessorar o coordenador da reunião;
• elaborar a ATA da reunião
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Pós Reunião
• Quando a reunião terminar, a secretária(o) deve
solicitar que o serviço de copa recolha a louça na sala de
reunião;

• Após isso, pode recolher o material de apoio e

guardá-lo para a próxima reunião
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Tipos de trajes
• Como você escolhe a roupa que vai vestir numa festa
ou em outro tipo de evento? Primeiro, é preciso pensar
no que vai acontecer no evento: será uma reunião de
negócios, na qual é preciso causar boa impressão?
Ou será uma reunião informal, que permite o uso de
roupas casuais?

• Ao receber um convite formal, grande parte das

pessoas ficam em dúvida, por desconhecer o que
significam os nomes de alguns dos principais trajes:
“passeio”, “esporte completo”.
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Tipos de trajes
• Você precisa estar por dentro disso, para poder
definir o traje adequado para cada evento e para
orientar os participantes, pois eles irão perguntar sobre
isso.
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