Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
INTRODUÇÃO
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objectivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura
básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício
de suas actividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda
permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
Este instrumento apresenta os seguintes campos:
1. Códigos
É o campo no qual estão representados os símbolos numéricos, sob a forma de classificação decimal, os quais reflectem a
hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral
para o particular.
2. Assunto
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo
com as funções e actividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da
informação, foram empregadas funções, actividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos,
agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos
documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente
para agilizar a sua localização na tabela.
3. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender
exclusivamente às necessidades da instituição que os produziu, mencionado, preferencialmente, em anos.
1
Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma acção concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um
determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objectivo e directo na definição da acção. O prazo estabelecido para
a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto
às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à
administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à
disposição desta. Em suma, o prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os
seguintes factores:
Para a presente Tabela de Temporalidade, foram considerados como sendo passíveis de eliminação, e, por conseguinte de
guarda eventual, os documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico para o órgão.
Exemplo: materiais de divulgação de terceiros, convites e correspondência recebida que não se relaciona com o
desempenho de nenhuma actividade do órgão. Há também os de guarda temporária, que abrange os documentos com
prevalência do interesse administrativo como determinante do seu valor e do seu prazo de retenção. Por exemplo:
documentos cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informações essenciais tenham
sido recapitulados em outros; documentos que apresentem informação repetida e cuja qualidade técnica seja inferior; cópias
e duplicatas de documentos originais destinados à guarda permanente; documentos que, sendo originais, detêm interesse
administrativo apenas por determinado período.
Por outro lado, foram considerados de guarda permanente, os documentos que possuem valor probatório e informativo
para as pessoas físicas e jurídicas, tais como:
- documentos relativos à origem, aos direitos e aos objectivos da instituição. Exemplo: actos da criação (leis,
decretos, portarias, resoluções); actos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos relativos a
direitos patrimoniais;
- documentos que reflictam a organização e desenvolvimento da instituição. Exemplo: todos os actos que digam
respeito à organização e funcionamento (regulamentos e regimentos); planos, projectos e programas que tratem das
actividades-fim; gráficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convénios, ajustes actas e relatórios da direcção,
correspondência que trate de actividade-fim;
- documentos visuais e/ou sonoros referentes a factos da vida da instituição. Exemplo: programas audio-visuais;
ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre comemorações, solenidades e obras;
2
- documentos que firmam jurisprudência. Exemplos: pareceres normativos apreciados judicial ou
administrativamente e que possuam características inovadoras não encontradas nos textos legais;
- documentos de divulgação ou promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar
como amostra. Exemplos: folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais;
- documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural. Exemplos: documentos que
contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas.
4. Destinação final
Neste campo é registada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta
valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento
são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos
provinciais, do distritais e municipais), que devem ser responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às
informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica
dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.
3
4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase.
5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossier.
6. Proceder ao registo dos documentos a serem eliminados.
7. Proceder à eliminação.
8. Elaborar termo de eliminação.
9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de
transferência).
10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do sector responsável pelo arquivamento intermediário.
5. Observações
Neste campo são registadas informações complementares e justificativas, necessárias à correcta aplicação da tabela e
aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais
avaliados.
4
A tabela de temporalidade foi elaborada com base nos princípios da teoria das três idades, que define parâmetros gerais
para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.
Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela execução das
actividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da tabela, estes serão encarregados de analisar e propor as
actualizações necessárias ao aprimoramento das actividades de avaliação.
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adoptados para selecção e destinação dos documentos, uma vez
cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
2.1 Conceito
Processo de análise e selecção de documentos que visa estabelecer prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e
sua destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente.
Nenhum documento deve ser eliminado indiscriminadamente ou sem a observação criteriosa dos processos de avaliação e
selecção. Por outro lado, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o
cumprimento das actividades que o deram origem.
2.2 Objectivos
A racionalização do ciclo vital dos documentos será alcançado com os seguintes objectivos:
5
A avaliação de documentos deve ocorrer, de preferência, nos arquivos correntes, em virtude de ser bastante oneroso, do
ponto de vista técnico e de gestão nos arquivos intermediários.
2.4 Pré-requisitos
6
A avaliação constitui o elemento vital de um programa de gestão de documentos ao permitir racionalizar o fluxo documental
nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição de arquivos permanentes, a implementação de um programa de
gestão de documentos e o consequente acesso à informação.
A avaliação visa a alcançar resultados mais amplos como a elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Documentos,
cuja elaboração se baseia nas seguintes actividades:
Os resultados destas actividades, permitirão esquematizar os dados referentes aos assuntos, os prazos de guarda e a
destinação numa tabela de temporalidade, de forma a orientar o trabalho dos técnicos no acto da avaliação de documentos.
7
PRAZOS DE GUARDA
REFORMULAÇÃO 5 anos
001.31 Até à Guarda permanente
vigência
MONITORIA 5 anos
001.32 Até à Guarda permanente
vigência
8
PRAZOS DE GUARDA
9
PRAZOS DE GUARDA
Até à
020.11 vigência 5 anos Guarda permanente
GARANTIA DA LEGALIDADE, INSPECÇÃO E
IMPUGNAÇÃO
10
021.11
APROVAÇÃO. ALTERAÇÃO 5 anos ----------------- Eliminação
022
RECRUTAMENTO E SELECÇÃO
023 Até à
CARREIRAS E QUALIFICADORES PROFISSIONAIS vigência 5 anos Guarda permanente
023.1
CRIAÇÃO. REESTRUTURAÇÃO. EXTINÇÃO Até à
vigência 5 anos Guarda permanente
023.11
CARREIRAS DE REGIME GERAL, Até à
ESPECIAL E ESPECÍFICAS vigência 5 anos Guarda permanente
023.2
READMISSÃO. REINTEGRAÇÃO. REVERSÃO. 5 anos 5 anos Guarda permanente
PROVA DE VIDA
023.3
DESLOCAÇÕES E TRANSFERÊNCIAS Até a
permanência 35 anos Eliminação
do
funcionário
no órgão
023.4
CONCURSOS 5 anos ----------------- Eliminação
023.41
MUDANÇA DE CARREIRA 5 anos 35 anos Eliminação
023.42
DE PROMOÇÃO 5 anos ----------------- Eliminação
023.43
TIROCÍNIO 5 anos ----------------- Eliminação
023.5 Até a
FUNÇÕES DE DIRECÇÃO, CHEFIA E CONFIANÇA cessação do 50 anos Eliminação
cargo
11
23.51 DELEGAÇÃO DE COMPETÊNCIAS.
PROCURAÇÕES. ORDEM DE SERVIÇO Até à
vigência 5 anos Eliminação
023.6
REGIMES ESPECIAIS DE ACTIVIDADE E DE 5 anos 35 anos Eliminação
INACTIVIDADE:
023.7
INFORMAÇÃO DE SERVIÇO
023.71
CLASSIFICAÇÃO DE SERVIÇO PRESTADO. 5 anos 35 anos Eliminação
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
023.72
RECLAMAÇÃO E RECURSO 5 anos 35 anos Eliminação
023.8
INSPECÇÃO 5 anos 35 anos Eliminação
FORMAÇÃO. APERFEIÇOAMENTO.
024 PROFISSIONALIZAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS
12
REAJUSTAMENTO SALARIAL 10 anos 20 anos Eliminação
025.111
025.123 SUBSÍDIOS
DESCONTOS
025.2
13
JUSTIFICADAS 5 anos ----------------- Eliminação
025.51
026.1
ENÚNCIAS. SINDICÂNCIAS. INQUÉRITOS
BENEFÍCIOS
027.1
Até a 10 anos
SEGUROS aprovação após a Eliminação
027.11
das contas aprovação
das contas
Após a
ADIANTAMENTOS E EMPRÉSTIMOS A liquidação da 10 anos Eliminação
027.12
FUNCIONÁRIOS dívida
14
ASSISTÊNCIA MÉDICA E MEDICAMENTOSA
(AMM). HIGIENE E SEGURANÇA NO TRABALHO. 5 anos 95 anos Eliminação
027.15
PENSÕES Até à
027.2
vigência 25 anos Eliminação
DE SOBREVIVÊNCIA Até à
027.21
vigência 25 anos Eliminação
Até à
DE SANGUE vigência 25 anos Eliminação
027.22
OUTROS BENEFÍCIOS
027.29
028
CESSAÇÃO DA RELAÇÃO DE TRABALHO NO
APARELHO DE ESTADO
Até a 10 anos
NO ESTRANGEIRO aprovação após a Eliminação
029.212
das contas aprovação
das contas
Até o transito
MOVIMENTOS REIVINDICATIVOS em julgado 5 anos Guarda permanente
029.3
5 anos 5 anos
GREVES Guarda permanente
029.31
5 anos 5 anos
MANIFESTAÇÕES Guarda permanente
029.32
5 anos 5 anos
PARALIZAÇÕES Guarda permanente
029.33
PRAZOS DE GUARDA
PROGRAMAÇAO ORÇAMENTAL
031.1
031.11
PREVISÃO ORÇAMENTAL 3 anos ----------------- Eliminação
031.12
PROPOSTA ORÇAMENTAL . PROJECTOS 5 anos 5 anos Guarda permanente
16
031.13
ORÇAMENTOS APROVADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente
EXECUÇÃO ORÇAMENTAL
031.2
17
032 Até a 5 anos após Eliminação
GESTÃO FINANCEIRA
aprovação a aprovação
das contas das contas
034
OPERAÇÕES BANCÁRIAS
18
034.4
Até a 5 anos após Eliminação
PAGAMENTOS EM MOEDA NACIONAL aprovação a aprovação
das contas das contas
19
PRAZOS DE GUARDA
041 4 anos 5 anos Guarda permanente Opcionalmente, o órgão pode ficar com cópias
BENS IMÓVEIS para consulta após o recolhimento.
DOAÇÃO 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transacções que envolvam pagamentos de
041.33
despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (Até aprovação das
contas + 5 anos a contar da data da aprovação
das contas e guarda permanente).
20
PERMUTA 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transacções que envolvam pagamentos de
041.34
despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (Até aprovação das
contas + 5 anos a contar da data da aprovação
das contas e guarda permanente).
Até a 5 anos após
ALUGUER. LOCAÇÃO. ARRENDAMENTO.
041.35 CONTRATO. COMODATO aprovação a aprovação Eliminação
das contas das contas
041.39 Até a 5 anos após
OUTRAS FORMAS DE AQUISIÇÃO aprovação a aprovação Eliminação
das contas das contas
041.4 ALIENAÇÃO
051.42 Até a 5 anos após Guarda permanente Para transacções que envolvam pagamentos de
CEDÊNCIA aprovação a aprovação despesas pendentes, utilizar prazos para
das contas das contas documentos financeiros (Até aprovação das
contas + 5 anos a contar da data da aprovação
das contas e guarda permanente).
041.43 Até a 5 anos após Guarda permanente Para transacções que envolvam pagamentos de
DOAÇÃO aprovação a aprovação despesas pendentes, utilizar prazos para
das contas das contas documentos financeiros (Até aprovação das
contas + 5 anos a contar da data da aprovação
das contas e guarda permanente).
21
OBRAS
041.5
041.92 MUDANÇAS
23
CONTROLO DE USO DE TRANSPORTES
042.91 3 anos ----------------- Eliminação
Até a 5 anos após Guarda permanente
042.911 INVENTÁRIO aprovação a aprovação
das contas das contas
REQUISIÇÃO
042.912 3 anos ----------------- Eliminação
BENS MATERIAIS
043
043.11
AQUISIÇÃO.
24
PERMUTA. DOAÇÃO
043.115 5 anos 6 anos Eliminação
TRANSFERÊNCIA. DOAÇÃO
043.116 5 anos 6 anos Eliminação
CONFECÇÃO DE IMPRESSOS
043.23 Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (duradouro e não
043.3 duradouro). Para os documentos referentes a produtos e
insumos químicos e outras substâncias
entorpecentes, observar os prazos da legislação
específica vigente.
25
043.35
AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL. 2 anos ----------------- Eliminação Para os documentos referentes a produtos e
BAIXA (material duradouro e não duradouro) insumos químicos e outras substâncias
entorpecentes, observar os prazos da legislação
específica vigente.
043.36 ARMAZENAMENTO. DEPÓSITO
3 anos ----------------- Eliminação
043.4 ALIENAÇÃO. ABATE
043.6 INVENTÁRIO Até a 5 anos após Guarda permanente O inventário do material duradouro será de
aprovação a aprovação /Eliminação guarda permanente e o de material não será de
das contas das contas eliminado.
Caberá a cada órgão, o desenvolvimento deste
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A BENS
043.9 MATERIAIS
subgrupo, de acordo com as necessidades
específicas.
043.91 ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO.
CODIFICAÇÃO. PREVISÃO 3 anos ----------------- Eliminação
IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO.
043.92 CATALOGAÇÃO. CATÁLOGO 3 anos ----------------- Eliminação
REQUISIÇÃO
043.931 2 anos ----------------- Eliminação
26
043.932 CONTROLO
2 anos ----------------- Eliminação
049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÓNIO
049.11 Até a 5 anos após Eliminação Os documentos que não envolvam pagamentos
SEGUROS
aprovação a aprovação podem ser eliminados decorridos 2 anos.
das contas das contas
PREVENÇÃO E COMBATE AO INCÊNDIO. 3 anos ----------------- Eliminação
049.12 BOMBEIROS
27
PRAZOS DE GUARDA
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
050
PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS
050.1
NO BOLETIM DA REPÚBLICA Até a 5 anos após Eliminação
050.11
aprovação a aprovação
das contas das contas
EM LIVROS
050.12 Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
EM REVISTAS E JORNAIS
050.13
NACIONAIS
050.131 Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
INTERNACIONAIS
050.132 Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
28
051.2
DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
051.3 SERVIÇOS GRÁFICOS
Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
GESTÃO DE DOCUMENTOS
052.3
29
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GÉNERO
052.341 3 anos ----------------- Eliminação
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
052.35 3 anos ----------------- Eliminação
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
052.4
052.41
Para o código de classificação prazo total de
052.411 guarda do documento é de 100 anos, devendo o
órgão permanecer com um exemplar por igual
TABELA DE TEMPORALIDADE Até à ----------------- Eliminação período. Um outro exemplar deverá compor o
vigência conjunto documental NORMAS E MANUAIS do
subgrupo 052.31, seguindo a temporalidade e
destinação previstas para o mesmo.
30
052.43 TRANSFERÊNCIA. RECOLHA 5 anos ----------------- Guarda permanente
31
053.4 Até a 5 anos após Eliminação
DIGITALIZAÇÃO. INFORMATIZAÇÃO
aprovação a aprovação
das contas das contas
053.5
Até a 5 anos após Eliminação
AUTENTICIDADE. SISTEMA DE SEGURANÇA
aprovação a aprovação
das contas das contas
053.6
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
Até a 5 anos após
054 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (livros, aprovação a aprovação Guarda permanente
periódicos, folhetos e audiovisuais). das contas das contas
054.1 Até à
NORMAS E MANUAIS vigência 5 anos Guarda permanente
32
REGISTO
054.3 3 anos ----------------- Eliminação
INVENTÁRIO. BAIXA
054.52 Até a 5 anos após Guarda permanente
aprovação a aprovação
das contas das contas
HORÁRIO DA BIBLIOTECA
054.54 3 anos ----------------- Eliminação
054.56
RENOVAÇÃO DE CARTOES DE LEITOR
3 anos ----------------- Eliminação
DESINFESTAÇÃO. HIGIENIZAÇÃO Até a 5 anos após Eliminação Para documentos que não envolvam
056.1
aprovação a aprovação pagamentos, eliminar após 3 anos.
das contas das contas
056.2
ARMAZENAMENTO. DEPÓSITO Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
33
RESTAURAÇÃO. ENCADERNAÇÃO
056.3 Até a 5 anos após Eliminação Para documentos que não envolvam
aprovação a aprovação pagamentos, eliminar após 3 anos.
das contas das contas
SISTEMA DE PREVENÇÃO E DETECÇÃO DE
056.4 INCÊNDIOS. EXTINTORES 5 anos ----------------- Guarda permanente
PRAZOS DE GUARDA
SERVIÇO POSTAL
061
061.1
SERVIÇO DE ENVIO E ENTREGA EXPRESSA
061.11 NACIONAL
Até a 5 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
34
062 SERVIÇO TELEFÓNICO. FAX . TELEMÓVEL
RECLAMAÇÕES
062.52 5 anos ----------------- Eliminação
Até
062.53 PEDIDOS DE PAGAMENTO EM PRESTAÇÕES
liquidação ----------------- Eliminação
das contas
35
LISTAS TELEFÓNICAS Até a ----------------- Eliminação
062.7
vigência
070 VAGA
080 VAGA
36
PRAZOS DE GUARDA
SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS. 2 anos ----------------- Eliminação Quanto à planificação, programação, discursos,
910
DISCURSOS. PALESTRAS palestras e trabalhos apresentados por técnicos
do órgão, serão de guarda permanente.
920 Quanto à planificação, programação, discursos,
CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS.
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS 2 anos ----------------- Eliminação palestras e trabalhos apresentados por técnicos
DE PALESTRAS. WORKSHOPS. MESAS REDONDAS do órgão, serão de guarda permanente.
VAGA
950
960 VAGA
VAGA
970
VAGA
980
ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
990
37
991 APRESENTAÇÃO. RECOMENDAÇÃO 2 anos ----------------- Eliminação
AGRADECIMENTOS. CONVITES.
993 FELICITAÇÕES. CONDOLÊNCIAS 2 anos ----------------- Eliminação
996 ASSOCIAÇÕES
38