Arquivo

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza.

Documento: Objeto de um arquivo, composto pelo conjunto suporte + informação.

Suporte: Material sobre o qual são registradas as informações

Informação: É a ideia, ou seja, dados dotados de significado, que são gravados em

suporte.

Funções do arquivo: Guarda, conservação e disponibilização, permitindo seu acesso.

Finalidade do arquivo: Servir à administração para a tomada de decisão e exercer

papel probatório de direitos.

Princípios arquivísticos

Proveniência ou respeito aos fundos

Os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se
misturarem a arquivos de outras origens. De tal forma, é possível identificar o fundo a
que pertence determinado documento de arquivo.

Territorialidade
Os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último. Como
o território faz parte do contexto de produção do documento, os arquivos devem ser
guardados e conservados nos locais onde foram acumulados.

Organicidade
Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora.
Segundo esse princípio, a organicidade representa a inter-relação dos documentos de
arquivo e o vínculo existente entre estes e as funções e atividades que lhes deram
origem, de forma que um documento isolado do seu contexto de produção perde
muito do seu significado.

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Ordem ou fluxo original
Os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida
pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como
testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o fluxo natural
com que os documentos foram produzidos deve ser preservado.

Não orienta, simplesmente, manter o acervo da forma como é recebido, afinal pode
estar desorganizado, não ser integral ou não ser perceptível qualquer regra efetiva de
organização. O ideal é buscar a organicidade e o contexto dos documentos de modo a
permitir sua utilização como prova da execução das atividades.

Indivisibilidade (Integridade)
Impõe que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem destruição ou
acréscimos indevidos ou não autorizados.

Unicidade
Os documentos de arquivo devem conservar o seu caráter único, em função do seu
contexto de produção, independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte.

Cumulatividade
Os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e
atividades de um organismo. Os registros arquivísticos não são coletados
artificialmente, mas acumulados naturalmente e de forma progressiva.

Reversibilidade
O material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento ou
tratamento que não possa ser revertido, caso necessário.

Órgãos de documentação
 Arquivo: É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais,
criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer
no futuro.
 Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso, dispostos
ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

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  Museu: É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de
conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e
objetivos de valor cultural.

Teoria das três idades

É uma estratégia de organização documental conforme seu ciclo de vida. Tem por
finalidades melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e
otimizar o uso dos espaços para a guarda de documentos, levando à economia de
recursos. Cada fase ou idade do documento está relacionada com a sua freqüência de
uso, bem como com o valor administrativo ou histórico.

Arquivo corrente ou de primeira idade

Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário (ou
administrativo), é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu. Estes
documentos estão geralmente localizados próximos aos seus setores. São conhecidos
como arquivos ativos. Durante a fase corrente são realizadas as atividades de
protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo.

O valor primário é o valor atribuído ao documento em função do interesse que possa

ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.

Arquivo intermediário ou de segunda idade

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes que deixaram de ser
frequentemente consultados e agora aguardam destinação (recolhimento ao arquivo
permanente ou eliminação). Assim como o arquivo corrente, é possuidor de valor
primário. Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser
transferidos para um arquivo geral. No entanto, ainda pertencem aos setores
produtores.

Arquivo permanente ou de terceira idade

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
Os documentos sobre a origem e objetivos da instituição possuem valor secundário e,
na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.

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Diferentemente dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos permanentes não
podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico
cultural (secundário), sendo abertos ao publico para pesquisa.

O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não
aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:
 Probatório: quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da
instituição;
 Informativo: quando contém informações essenciais sobre matérias com
que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.

Fundo
É o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (origem). Pode ser:
 Aberto: É o fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em
função do fato de a entidade produtora continuar em atividade;
 Fechado: É o fundo que não recebe acréscimos de documentos, em função de
a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. A cessação de
atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento
de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à
instituição sucessora.

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Para a definição do fundo de arquivo, são utilizados os seguintes critérios:
 A entidade produtora deve possuir nome/existência jurídica;
 Possuir atribuições precisas estáveis e legais;
 Existir definição formal da hierarquia;
 Possuir chefe formal;
 Possuir a sua organização interna formalizada.

Características de um documento de arquivo

As características essenciais dos arquivos relacionam-se com as razões pelas quais os
documentos vieram a existir e com as razões pelas quais foram preservados.

Naturalidade
Os arquivos são acumulados naturalmente, no curso da atividade da entidade
produtora. A acumulação ocorre de uma necessidade administrativa prática, em que
os documentos são criados de forma contínua e progressiva, dotados de organicidade.

Imparcialidade
Um documento registra uma informação. Em outras palavras, os documentos de
arquivo não têm interesses. Os registros são livres de preconceitos, um retrato fiel da
realidade, ou seja, são inerentemente verdadeiros. Deve-se ressaltar que o contexto
de produção dos documentos deve ser levado em consideração para se extrair a
verdade dos fatos contidos nos registros documentais.

Autenticidade
É o conjunto de elementos que caracterizam a confiabilidade de um documento.
Documentos arquivísticos são considerados autênticos quando são criados e
conservados conforme procedimentos regulares que podem ser comprovados. A
autenticidade é a capacidade de provar que um documento efetivamente é o que diz
ser, livre de adulterações ou irregularidade.

Interrelacionamento
Os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que
são produzidos ou recebidos. Um documento de arquivo considerado de forma isolada
ficará impossibilitado de comprovar fatos e ações de seu produtor

Unicidade

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Mesmo que cópias possam existir em um ou mais grupos de documentos, cada
documento de arquivo assume lugar único no conjunto documental ao qual pertence.

Tipos de arquivamento

Horizontal
Uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É recomendado
para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.
Desaconselhável nos arquivos correntes, pois dificulta a localização da informação.

Vertical
Uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de
manipular ou remover outros documentos.

Critérios de classificação dos arquivos

Quanto à entidade mantenedora

 Públicos (federal, estadual, municipal);
 Institucionais (igrejas, instituições educacionais, etc);
 Comerciais (companhias, firmas...);
 Familiares ou pessoas.

Quanto ao estágio ou idade

 Correntes;
 Intermediários;
 Permanentes.

Quanto à extensão de atuação

 Setoriais: São os arquivos dos setores de trabalho, ou seja, são aqueles
formados a partir do arquivo corrente junto ao setor de trabalho.
Cumprem função de arquivo corrente e são descentralizados, pois cada setor
tem o seu.
 Arquivos gerais ou centrais: são aqueles que recebem documentos correntes
de diversos órgãos de uma instituição. Seu objetivo é centralizar as atividades
de arquivo corrente.
Quanto à natureza dos documentos

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  Arquivos especiais: custodiam documentos de formas físicas distintas, que
merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento,
registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos. Ex: slides
(diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, CD-ROM etc.;
 Arquivos Especializados: documentos procedentes de um campo específico,
não importando a forma física apresentada por eles. São conhecidos como
“arquivos técnicos”. Ex: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou
hospitalares etc.

Tipologia documental