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BIBLIOTECÁRIO
DOCUMENT
DOCUMENTOSOS DO SISTEMA DE Q
QUUALIDADE
ALIDADE
Resumo
Apresenta os conceitos básicos sobre a Série ISO
9000, em especial sobre o Controle de Documentos e
Registros do Sistema da Qualidade e noções básicas
sobre a sistemática de Gerenciamento Documental
voltadas para o profissional bibliotecário que atua
em bibliotecas especializadas.
Palavras-Chave
ISO 9000 – Sistema da Qualidade – Gerenciamento
Documental – Bibliotecas especializadas
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bibliotecário. Esta nova atividade, integrada as
atribuições usuais, tem colaborado com o
APRESENTAÇÃO desenvolvimento do profissional da informação
na Empresa: o Gerenciamento dos Documentos
do Sistema da Qualidade.
O cenário empresarial brasileiro apresenta
uma crescente evolução no que se refere à O objetivo deste trabalho é de apresentar
Qualidade de produtos e serviços. O Brasil é, no o processo de documentação de processos de
contexto sul-americano, o país campeão em trabalho e sua estruturação, segundo os requisitos
Certificações ISO 9000, e também um padrão ISO 9000 e o papel do bibliotecário como
de referência internacional, já que o parque gerenciador dos documentos e registros do
industrial brasileiro, tantas vezes acusado de Sistema de Qualidade.
“sucateado e retrógrado”, tem-se mostrado
sensível às modernas técnicas de gestão
empresarial. 1 CONCEITOS IMPORTANTES NO
CONTEXTO DA QUALIDADE
Neste contexto, o Centro de Informação e
Documentação / Biblioteca Especializada tem
papel fundamental, pois sua atuação como centro Para maior entendimento do objeto deste
captalizador/disseminador de informações trabalho, seguem alguns conceitos básicos dos
técnicas, comerciais e estratégicas é de extrema principais termos utilizados no contexto da
importância para o sucesso da Empresa. Qualidade:
Possibilitar às áreas de decisão o acesso à
informação necessária é considerado um fator
crítico de sucesso, e o Bibliotecário, na Empresa, a) Qualidade
é o agente desta atividade.
Totalidade de características de uma
Com o desenvolvimento dos Sistemas de Entidade que lhe confere a capacidade de
Qualidade, um novo “nicho” de atuação está à satisfazer as necessidades explícitas e implícitas.
disposição do Centro de Informação e
Documentação e como consequência ao É a filosofia que coloca Qualidade como
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O bibliotecário como gerenciador dos documentos do sistema de qualidade Valéria Martin Valls
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ponto central dos negócios e atividades da Qualidade:
Empresa, disseminando-a em todas as atividades (ver quadro1na página ao lado)
e para todas as pessoa, baseando-se na total
satisfação dos clientes, gerência participativa, As Normas da Série ISO 9000 estão muito
melhoria contínua e desenvolvimento humano. difundidas nas Empresas pois são utilizadas como
referência para implementar e documentar um
Sistema da Qualidade.
b) Sistema da Qualidade Total
É importante lembrar que estas normas não
É a Estrutura Organizacional, traçam regras de “como” conduzir uma Empresa
Responsabilidades, Documentos, Processos e ou mesmo como organizá-la. Seu papel, através
Recursos para a implementação da Gestão da das diretrizes apresentadas em cada requisito que
Qualidade Total. no conjunto compõem cada Norma, é o de
fornecer diretrizes / caminhos, que cada Empresa,
de acordo com sua própria cultura e
c) Gestão da Qualidade Total características, deverá seguir para implantar seu
Sistema da Qualidade.
Modo de Gestão de uma Organização,
centrado na Qualidade, baseado na participação Atualmente, a utilização da Série ISO 9000
de todos os seus membros, visando o sucesso a é considerada uma condição necessária, porém
longo prazo, através da satisfação do cliente e não suficiente para implantar um Sistema da
dos benefícios para todos os membros da Qualidade.
Organização e para a sociedade.
São muitas as razões que levam uma
Empresa a estruturar seu Sistema da Qualidade
d) Auditorias do Sistema da Qualidade baseado na ISO 9000:
Quadro 1
GARANTIA DA QUALIDADE
ISO 9001 DIRETRIZES PARA SELEÇÃO E USO
TECNOLOGIA DE SUPORTE
ISO 8402 TERMINOLOGIA
ISO 10011 (1/2/3) AUDITORIA
ISO 10012 (1/2) EQUIPAMENTOS DE MEDIÇÃO
ISO 10013 MANUAL DA QUALIDADE
ISO 10014 EFEITOS ECONÔMICOS
ISO 10015 EDUCAÇÃO E TREINAMENTO
Quadro 2
⇓
EMPRESA ADOTA COMO DIRETRIZ DE ACORDO
COM SUAS CARACTERÍSTICAS
⇓
REDIGE SEUS DOCUMENTOS
(ESCREVE)
⇓
EXECUTA SUAS ATIVIDADES CONFORME
DOCUMENTOS ESCRITOS
(FAZ O QUE ESCREVEU)
Quadro 3
a) Manual da Qualidade
7.3 Apresentação física dos documentos
- Apresentação do Manual
- Descrição da Empresa (Estrutura, produtos e
serviços) - Título conciso e auto explicativo
- Diretrizes da Empresa em relação a Qualidade - Classificação / Número de ordenação
- Política da Qualidade - Data do original
- Aprovação da alta direção - Data do documento vigente
- Definição e aprovação do representante da alta - Número e data da última revisão ou Histórico
direção das revisões (Números e datas)
- Requisitos para o Sistema da Qualidade - Número de Páginas (Em todas as folhas Ex.:
- Documentos do Sistema da Qualidade (lista- 03/25)
mestra) - Nome e assinatura do elaborador e do
aprovador
b) Procedimentos - Área Emitente (no caso de emissões
descentralizadas)
- Objetivo / Alcance
- Documentos complementares / Relacionados
- Conceitos / Glossário 7.4 Apresentação física dos registros da
- Diretrizes Qualidade
- Responsabilidades
- Descrição do Procedimento
- Registros da Qualidade relacionados - Título conciso e auto explicativo
- Classificação / Número de ordenação
c) Instruções de Trabalho - Data da versão vigente
- Área emitente (opcional)
- Objetivo / Alcance - Local do arquivo (opcional)
- Documentos complementares / Relacionados
- Instruções (seqüência de operações)
8 NOÇÕES DE GERENCIAMENTO DOS
DOCUMENTOS E REGISTROS
7.2 Noções sobre a redação dos documentos
do Sistema da Qualidade
CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO
UM DOCUMENTO BEM REDIGIDO É (Texto extraído na íntegra da ISO 9004-2 1993)
AQUELE (1)
COMPREENSÍVEL POR PESSOAL
QUALIFICADO QUE NÃO “Toda a documentação deve ser legível,
TENHA PARTICIPADO DE SUA datada (incluindo as datas de revisão), clara,
ELABORAÇÃO prontamente identificável, além de incluir a devida
autorização.
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Quadro 4
⇓
VERIFICAÇÃO PELAS ÁREAS
⇓
EMISSÃO E APROVAÇÃO DO DOCUMENTO / INCLUSÃO
NO SISTEMA
⇓
TREINAMENTO
⇓
IMPLEMENTAÇÃO
⇓
AUDITORIAS
⇓
REVISÃO / CANCELAMENTO
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O bibliotecário como gerenciador dos documentos do sistema de qualidade Valéria Martin Valls
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- Os registros da qualidade devem estar e cumpridos.
prontamente recuperáveis e devem estar
armazenados em local apropriado.
13 PROCESSO QUE DEVE SER
- Deve existir uma sistemática que permita a DOCUMENTADO
verificação da responsabilidade e autoridade
sobre os registros emitidos e a interação entre
as áreas da Empresa. Gerenciamento da TTD - Tabela de
Temporalidade Documental, instrumento
- Os registros da qualidade devem ser protegidos arquivístico capaz de cumprir as diretrizes do
contra danos ou deterioração. requisito.
- Os tempos de guarda devem ser estabelecidos Observe o quadro abaixo:
Quadro 5
Quadro 6
√ ASSUNTO
√ CLASSIFICAÇÃO
√ TIPO
√ DATA DO ORIGINAL
√ DOCUMENTOS RELACIONADOS
√ CÓPIAS CONTROLADAS
√ FUNCIONÁRIOS TREINADOS
Como último ponto relevante, lembro que 9 - MARTINES, Wanderlei Antônio, VICENTE,
neste caso específico não existem “receitas de Faustino. Como elaborar um Manual da
organização” prontas e adaptáveis a todas as Qualidade. Controle da Qualidade, São
realidades. Cada Empresa possui sua própria Paulo, v.3, n.15, p.31-4, ago. 1993.
cultura, seu modus operandi. Cabe ao
bibliotecário buscar soluções para sua realidade 10 - OLIVEIRA, Marcos Antônio Lima de.
e tornar o Gerenciamento de Documentos e Documentação do sistema da qualidade.
Registros o “cartão de visitas” do Centro de Controle da Qualidade, São Paulo, v.3,
Informação e Documentação. n.18, p.3-38, nov. 1993.
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Title
The librarian as a manager of the Quality System
documents
Abstract
This work presents the basic concepts about Series
ISO 9000, especially about Quality System Register
and Document Control, and basic notions about the
system of Document Management related to the
librarian who works in specialized libraries.
Keyworlds
ISO 9000 - Quality System - Document Management
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44 Inf.Inf., Londrina, v.3, n.1, p.33-44, jan./jun. 1998