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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Introdução

A permanente necessidade da redução dos custos nas empresas tem colocado as


decisões relativas a compras, armazenamento e stocks, num patamar de crescente
importância, no contexto da melhoria da competitividade organizacional.

Tendo há muito sido identificada como a área funcional com maior peso nos custos das
empresas, é igualmente vista como um importante sector gerador de mais valias,
contribuindo para o lucro das organizações, pela via da redução dos custos.

Num contexto económico interno e externo particularmente difícil, como é o que


presentemente se vive, torna-se ainda mais evidente a importância estratégica desta área
da empresa, que tem merecido ao longo dos anos a atenção dos teóricos da gestão.

Reconhecendo a importância crescente das competências neste domínio e sendo a


gestão do aprovisionamento um dos elementos base para a gestão de stocks, este
trabalho debruçar-se-á sobre os factores determinantes para uma gestão eficaz do
aprovisionamento.

Ou seja, considerar as características da unidade hoteleira de referência, a


implementação física do economato, a implementação de sistemas organizacionais e de
controlo (documentação interna e externa), assim como a adopção de politicas de
compras e de gestão de stocks adequadas.

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Rosário Barros
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I - O aprovisionamento Hoteleiro

A aquisição de géneros e mercadorias constitui uma das maiores preocupações do


hoteleiro, não só pela necessidade de manter o estabelecimento permanentemente
abastecido, como, ainda, pelo facto de as referidas mercadorias deverem corresponder,
em qualidade e preço, aos verdadeiros interesses e exigências da exploração.

Portanto, torna-se indispensável a colaboração entre todas as secções envolvidas, com


vista à obtenção das mercadorias necessárias, com a qualidade exigida, ao melhor preço
e em tempo útil.

No entanto, não se trata apenas de uma questão organizacional em termos de politicas


de gestão. Trata-se, pois, de criar infra-estruturas materiais e humanas que sirvam os
propósitos da gestão do aprovisionamento e por sequência, os da empresa.

Ou seja, deverão ser criadas condições, desde o Layout do economato, formação ética e
profissional dos colaboradores aos sistemas de gestão e controlo, para que se efective
uma gestão eficaz.

1) Enquadramento

A Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro, assim como em todas as empresas, deverá


ser adaptada à realidade das necessidades da organização em causa. Pois, dependendo
da sua dimensão será óbvia a proporcional complexidade da gestão.

Posto isto, para um melhor entendimento da Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro


aplicado a um caso prático, o estudo terá por base o “Hotel Mondego”. O referido hotel,
embora objecto de estudo de um mero projecto, representa perfeitamente uma realidade
concreta.

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 Identificação da Unidade Hoteleira

Hotel Mondego ***** – Golf & Spa H otel* *Mondego


**
Av. Da Praia, 007
Buarcos G olf & S pa
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

 Características do hotel

O empreendimento hoteleiro localiza-se a 5 km do centro da Figueira da Foz, numa


zona estratégica de acesso e em harmonia com o meio ambiente. Está inserido numa
zona verde de beleza única, Buarcos, reunindo todas as condições ideais para a sua
actividade e é constituído por:

 1 Edifício com 5 pisos,


 1 Campo de golf de 9 buracos, com 80Km2
 1 Piscina exterior (20mx50m) + 1 para crianças
 2 Courts de ténis

O edifício é composto por:

 Auditório com capacidade para 250 pax, com equipamento para tradução
simultânea;
 Bar com capacidade para 100 pessoas;
 Business Center;
 Cozinha;
 Restaurante/Sala de banquetes com capacidade para 200 pax;
 5 Salas polivalentes (3 x 100m2 e 2 x 85m2);
 SPA (piscina e ginásio);

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 2 Espaços comerciais (40m2 e 30m2);


 120 Quartos distribuídos pelo 1º ao 3º andar:
- 76 Quartos duplos,
- 40 Quartos twins,
- 4 Suites juniores;
 20 Apartamentos T1, no 4º andar;
 Parque automóvel;
 Lavandaria.

 Especificações do departamento de Alimentação e Bebidas


Serviços
O Hotel oferece os serviços ditos tradicionais da hotelaria, com a particularidade de os
apresentar de forma melhorada e inovadora:

 Serviço de Buffet para os pequenos-almoços;


 Almoços e jantares;
 Room service;
 Cocktails, recepções, coffee-break, brunch e outros serviços de alimentação e
bebidas de apoio a reuniões, congressos e outros eventos;
 Banquetes/Catering.

Cozinha
As instalações da cozinha já conferem as câmaras de refrigeração e congelação, assim
como os espaços destinados aos tubérculos, legumes e frutos, produtos lácteos e
charcutaria, para respectivo armazenamento e utilização.

Esta opção tem como objectivo o de evitar a duplicação do equipamento de


conservação/refrigeração e congelação (cozinha e economato). Por outro lado, atribuir a
responsabilidade directa de produtos de fácil deterioração a quem detém melhor
conhecimento técnico e prático para uma gestão adequada.

Estes produtos alimentares deverão ser armazenados por géneros (frutos e legumes;
tubérculos; produtos lácticos; charcutaria; peixe fresco; peixe congelado; carne fresca;
carne congelada) em zonas autónomas, com características específicas:

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 Rede de saneamento e drenagem;


 Portas com isolamento térmico;
 Pavimento de fácil higienização e antiderrapante;
 Revestimento interior de azulejo;
 Módulos ou elementos combináveis de refrigeração e de congelação,
munidos de prateleiras, termómetros e outros utensílios, consoante o fim
a que se destina;
 Termómetro no interior de cada zona;
 Iluminação.

A recepção destes produtos será feita, sempre, pelo economato que depois de conferir (o
documento do fornecedor com a nota de encomenda, o peso, quantidade, qualidade e
estado de conservação, juntamente com o chefe de cozinha), imediatamente os transfere
para a cozinha.

Será estabelecido um horário para a recepção das diferentes mercadorias de acordo com
a disponibilidade do chefe de cozinha afim de proceder ao controlo adequado das
referidas mercadorias.

2) Implantação do economato

È designada de economato as instalações onde são armazenadas as mercadorias e outros


artigos necessários às actividades do Hotel.
A sua implementação física deveria ser sempre objecto de estudo prévio aquando a
projecção arquitectónica do edifício com vista à rentabilização do espaço, às
acessibilidades intersecções e ao acondicionamento óptimo das mercadorias.

 Layout

Neste caso situar-se-á na cave do edifício, junto do local da recepção de mercadorias,


próximo da cozinha e das secções que mais afluem aos seus serviços. O local de acesso

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para os fornecedores deverá ser independente e isolado dos circuitos dos hóspedes e dos
clientes do hotel (internos e externos).

Deverá ter a seguinte configuração:

exterior

Lavadouro e bancada
Produtos de lixo
higiene e Recepção das mercadorias
limpeza
Bancada e balança
0,90m

Verdes - vinhos - maduros


Cave Mesa de apoio
gabinete
espumantes Aguardentes/licores

Acesso às
secções do
hotel
Refrigerantes/água

Massas alimenticias

Oleos/azeites
Cereais/arroz

especiarias
Outros artigos

farinhas

Artigos de
papelaria

 Temperatura

A temperatura do economato deverá ser controla. Deverá ser um local bem ventilado e
afastado das canalizações de água quente, ou seja, fresco e seco.

 Materiais/construção

O economato deverá construído de forma a prever qualquer situação que ponha em


perigo o estado de conservação dos produtos armazenados e/ou os intervenientes que
nele operam.

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Deverá:
* Ser revestido material lavável e antiderrapante;
* Estar isolado contra pragas e humidades;
* Ter sistema de ventilação/renovação de ar;
* Ter sistema de saneamento e drenagem;
* Ter alarme contra incêndios;
* Ter iluminação adequada;

 Acessibilidade

Como já foi referido, as acessibilidades do economato deverão ser condicionadas e a


mesmo tempo de fácil acesso.
Condicionadas, relativamente ao exterior, permitindo o acesso exclusivo aos
fornecedores quando estes estiverem previstos ou “agendados”. Deverão oferecer
condições de carga/descarga adequadas (porta larga, rampa de acesso a monta-cargas e
circuito amplo para manobras).
De fácil acesso, em termos de circuitos internos, às secções que pela natureza das suas
actividades, mais vezes se “socorrem” da secção do economato. Estes deverão ser
constituídos por corredores amplos e com espaço suficiente para a circulação de monta-
cargas.

3) Organização física do economato

A organização do espaço do economato deverá convergir para a economia do esforço e


do espaço e ao mesmo tempo de utilidade prática e de fácil controlo. Posto isto,
deveremos ter em consideração os aspectos seguintes:

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 Equipamento

O equipamento necessário para o economato será:


* Prateleiras de material resistente e lavável.
* Tinas com água canalizada.
* Mesas de apoio.
* Bancadas de apoio.
* Garrafeiras.
* Contentor de lixo.
* Arquivo.
* Secretária, computador, telefone, cadeira, arquivo, material de
escritório/papelaria, calculadora.
* Facas/X-acto.
* Termómetro infra-vermelho.
* Tabela de temperaturas.
* Escadote.
* Carro monta-cargas.
* Luvas/equipamento de protecção individual.
* Extintores e sistema de alarme contra incêndios.
* Balanças, constantemente aferidas
* Manual de boas práticas.

 Movimentação, Subdivisões e Características das subdivisões

Conforme está desenhado na figura no ponto 2 (layout), deverá haver uma zona de
recepção de mercadorias, situada entre a porta para o exterior (acesso aos fornecedores)
e a zona de armazenagem. Este local destina-se à recepção de mercadorias adquiridas no
exterior, onde deverão ser conferidas pela nota de encomenda e pelo documento que as

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acompanha (factura, guia de remessa ou venda a dinheiro) pesadas ou contadas,


verificadas quanto ao seu estado de conservação e/ou prazos de validade, antes de serem
encaminhadas para os respectivos locais de armazenamento ou consumo.

A zona de armazenagem está repartida por quatro espaços independentes: um destinado


à armazenagem dos produtos de higiene e limpeza; outra destinada aos artigos de
papelaria; o gabinete (ou espaço e equipamento) reservado ao ecónomo para o exercício
das suas funções com algumas paredes em vidro; e a terceira, a maior, destinada aos
restantes produtos alimentares. Nesta última está incluída a cave geral, equipada com
garrafeira para melhor acondicionamento e controlo das bebidas alcoólicas.

Quanto às duas primeira áreas optou-se pela sua independência física face à terceira,
pois, a natureza dos produtos a armazenar requer o seu isolamento como medida
preventiva dos riscos de contaminação ou deterioração.

Existe, para além do corredor de acesso às restantes secções do hotel, um pequeno


compartimento destinado ao lixo proveniente das embalagens das mercadorias recebidas
que no final do dia deverá ser removido para o exterior e o espaço deverá ser
higienizado.

4) Tarefas administrativas do economato

Ecónomo, é o trabalhador que compra, quando devidamente autorizado, armazena,


conserva e distribui as mercadorias e artigos diversos destinados à exploração das
cantinas, refeitórios e estabelecimentos similares. Recebe os produtos e verifica se
coincidem, em quantidade, qualidade e preço, com o discriminado nas notas de
encomenda ou simples requisições, toma providências para que os produtos sejam
arrumados nos locais apropriados, consoante a sua natureza; é responsável pela sua
conservação e beneficiação, de acordo com a legislação sanitária e salubridade, fornece
as secções de produção, venda e manutenção dos produtos solicitados, mediante as
requisições internas devidamente autorizadas, mantém sempre em ordem os ficheiros de
preços de custo, escritura as fichas e mapas de entradas, saídas e devoluções, quando
este serviço for da competência do economato, elabora as requisições para os

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fornecedores que lhe sejam determinadas, com vista a manter as existências mínimas
fixadas superiormente e também as dos artigos de consumo imediato; procede
periodicamente a inventários das existências, em que pode ser assistido pelos serviços
de controlo ou por quem a direcção determinar. Fornece a esta nota pormenorizada
justificativa das eventuais diferenças entre o inventário físico e as existências anotadas
nas respectivas fichas e responsabiliza-se pelas existências a seu cargo. Ordena e vigia a
limpeza e higiene de todos os locais do economato.

De um modo geral, as funções do ecónomo difundem-se nas tarefas administrativas do


economato que são:

 Recepção

Consiste no recebimento das mercadorias entregues pelos respectivos fornecedores;


conferimento das mesmas pelo encomendado (nota de encomenda) e pelo documento
que as acompanha (factura, guia de remessa ou venda a dinheiro); a sua qualidade,
estado de conservação, prazo de validade e, eventualmente, preço acordado; devolver
quando esta não apresentar os requisitos exigidos; registar a entrada das mercadorias no
sistema informático; arquivar a documentação ou quando for o caso encaminha-la para a
secção de compras (facturas ou vendas a dinheiro).

 Arrumação

Uma boa metodologia organizacional na questão da arrumação dos artigos para stock
proporcionará, sempre, um bom controlo e por conseguinte, uma boa gestão. Para o
efeito, dever-se-á implementar algumas regras importantes:
* Cumprimento das normas do HACCP (limites de temperaturas e higiene
e segurança dos alimentos).
* Os artigos deverão ser agrupados por géneros e acondicionados no
mesmo grupo de prateleiras.
* Os artigos deverão ser colocados nas prateleiras, sempre no mesmo local,
para maior facilidade do serviço e inventariação.

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* Para uma maior rapidez do serviço e economia dos esforços, deverão


colocar-se nas prateleiras mais acessíveis os artigos mais frequentemente
requisitados.
* Nas prateleiras mais baixas, os artigos mais pesados.
* Separação e distribuição segundo a tipologia dos artigos e prazos de
validade (sistema FIFO).

Em termos administrativos dever-se-á proceder à etiquetagem para identificação de


produtos específicos aplicando o princípio de rastreabilidade com utilização de máquina
apropriada; seguir a metodologia organizacional de forma a facilitar o controlo da
deterioração, desvios e inventariação.

 Conservação

A conservação consiste no controlo entre o inventário permanente versus o inventário


de contagem e na higienização do equipamento e local.

 Levantamento

Esta tarefa refere-se a processo de atender às necessidades das outras secções, mediante
requisição interna, assinada pelo responsável da secção e na actualização do inventário.

 Distribuição

É o processo de transferência de mercadorias do economato para a secção requisitante, e


seu registo no sistema informático.

II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel

O Hotel Mondego dispõe de 72 colaboradores distribuídos pelos vários departamentos e


secções. A estrutura hierárquica é representada pelo seguinte organigrama:

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Direcção

Assistente Direcção

Comercial/ Recursos Humanos/ Relações Publicas/


Contabilidade/Financ Qualidade Coord.Grupos
A&B Alojamento Manutenção
eiro Marketing

Cozinha Restaurante Bar Economato Compras Andares Recepção Lavandaria

Copa

Cafetaria/ Room
service

Partindo do princípio de que o Hotel Mondego ainda irá iniciar a sua de actividade,
verificou-se a necessidade da existência da secção de Compras.

Uma vez que ainda não existe um sistema de aquisições ao exterior implementado com
uma base de dados de potenciais fornecedores para todas as mercadorias previsíveis,
este trabalho de pesquisa e contacto deverá ser efectuado por uma secção especializada.

Por outro lado, será de toda a conveniência que esta secção esteja directamente
envolvida com as questões financeiras do Hotel, de forma a poder conjugar os recursos
disponíveis com as necessidades emergentes (criando, também, uma “espécie” de
pressão estratégica para a procura das melhores soluções). Ou seja, a secção de compras
pertencerá ao departamento Financeiro/contabilidade.

Portanto, o economato estará hierarquicamente subordinado ao departamento de


Alimentação e bebidas, mas para obter mercadorias do exterior deverá recorrer à secção

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das compras, mediante aprovação do Director de A&B, que por sua vez procederá às
respectivas aquisições, mediante autorização/assinatura do Departamento
Financeiro/contabilidade.

Em termos funcionais, apresento o seguinte esquema:

Compras

Economato
Recepção das
mercadorias

Economato
Locais de
armazenamento Secções

Produtos higiene e
Papelaria Armazém Cozinha
limpeza

Legumes
Lácteos
Cereais/
Cave Óleos e azeites Especiarias Massas alimentícias Farinhas Refrigerantes/ água Outros artigos Peixe
arroz
Etc.

Outras secções

 Secção de compras

Características:
* Conhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel.
* Deve estar sempre ao corrente dos preços do mercado e ter muita
experiência em compras (conhecimento sobre as formas de negociar)
* Deve conhecer os princípios de contabilidade.

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* Visita os mercados para se dar conta das condições de compra mais


favoráveis.
* Se necessário, prepara os contratos de compra para o director A&B.
* Organização e controlo dos documentos referentes às transacções
comerciais e intersecções para imputação de custos.
* Deve trabalhar em estreita colaboração e satisfazer o mais rapidamente
possível as necessidades do economato.
* Proceder às aquisições necessárias para todos os serviços, após adequada
instrução dos processos.
* Realizar prospecções do mercado com vista a localizar os fornecedores e
artigos necessários à actividade do hotel.
* Efectuar análises sobre os fornecedores, designadamente no que respeita
às suas capacidades e condições de fornecimento, procedendo à
actualização do respectivo registo.
* Organizar e controlar os processos de compras e consultas para aquisição
de bens e serviços.
* Desencadear os procedimentos de consultas adequados às aquisições.
* Promover a consulta, recepção, análise e relatório das propostas
apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços (elaboração de
mapa comparativo de preços propostos).
* Elaborar as notas de encomenda, procedendo, em colaboração com o
departamento de Contabilidade, ao seu compromisso;
* Proceder ao controlo das compras ou contratos, nomeadamente através
da vigilância de prazos e verificação de quantidades e qualidades, com
base na consulta aos dados disponíveis.
* Controlar os prazos de entrega dos bens, avisando os fornecedores em
caso de atraso na entrega dos bens e serviços.
* Colaborar na apreciação das propostas de fornecimento.
* Receber as facturas relativas aos fornecimentos executados e garantir a
sua conferência com o processo de despesa promovido pela secção e
posterior envio da factura para a contabilidade.
* Recepção de facturas conferidas pelos serviços requisitantes e
promovendo o envio para a Contabilidade para liquidação.

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III - As aquisições

A aquisição de mercadorias é a função que consiste em abastecer a empresa e colocar à


sua disposição, nas melhores condições de preço, de qualidade, de quantidade, de
pagamento e de prazo de entrega, todas as mercadoria e produtos necessários à sua
actividade.

Para que este processo produza resultados óptimos para a empresa a todos os níveis,
dever-se-á analisar os seguintes elementos:

1) Politica de compras

À semelhança de qualquer empresa, também as empresas hoteleiras devem definir uma


politica de compras que assegure o bom funcionamento das suas operações, por um
lado, e garantam o menor investimento possível, por outro.

Neste sentido, uma politica de compras deverá conferir os seguintes aspectos:

* Ser estabelecida pela Direcção do Hotel, nomeadamente na gestão de


stocks, critérios de selecção de fornecedores, prazos de pagamento.
* Convergir a escolha dos tipos de produtos para cada tipo de clientela.
* Considerar as condições e espaço disponível de armazenamento, assim
como os respectivos custos.
* A Localização dos fornecedores seleccionados ou possiveis, afim de
poder prever a facilidade de entrega após encomenda das mercadorias.
* As condições gerais do mercado (por exemplo: aprovisionamento antes
da subida dos preços, aproveitamento dos preços de quantidade).

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2) Processo de compra

Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de aquisições, abaixo designo as


entidades intervenientes num processo de aquisição de um bem, de um modo único e
genérico.

Secção - Entidade pertencente ao hotel e que consome bens.


Fornecedor - Entidade designada para fornecer, ou já fornecedora, de um bem.
Firma - Entidade passível de consulta para fornecimento e que pode vir a ser
Fornecedor.
Economato - Secção que gere o material em stock e a sua entrega às outras
Secções do hotel e o espaço onde são depositados, de um modo provisório, os
bens adquiridos.
Compras - Serviço que efectua e gere o processo de aquisição de um bem.

Com estes intervenientes definidos, as várias fases que integram o fornecimento, de um


bem a uma secção, podem descrever-se do seguinte modo:

1. Quando uma secção necessita de um bem pede-o à secção de Economato através


de uma Requisição interna.
2. O Economato verifica a existência do bem em armazém.
3. Se houver no economato o bem pretendido este é entregue à secção
acompanhado da cópia da requisição interna.
4. Se não houver no economato, dá-se início a um processo de aquisição através da
secção de compras.
5. A secção de compras efectua o processo de consulta ao mercado e é tomada uma
decisão de aquisição de um bem a uma dada Firma, a qual é formalizada por
uma Requisição oficial ou Nota de encomenda, aprovada e assinada pela
direcção do departamento a que pertence (A&B).
6. O Fornecedor, após a recepção da Requisição oficial ou Nota de encomenda,
entrega o bem ao Hotel. A entrega, dependendo do tipo de bem, pode ser no
economato ou na secção. No entanto, quem acusa a recepção do bem é o

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Economato através da recepção da Guia de remessa/Factura do


Fornecedor/Venda a dinheiro.
7. Após entendimento de boa recepção do bem (que se torna passível de
pagamento) o bem ou as mercadorias são registadas no sistema informático (nas
entradas, ficha do produto e secção de armazenamento).
8. Depois serão, então, efectivamente armazenadas ou transferidas para a secção
requisitante (quando for o caso da transferência, o ecónomo deverá efectuar o
registo nas saídas de mercadorias e anexar o documento que acompanha as
mercadorias previamente requisitadas - requisição interna).

No entanto, a compra é uma tarefa de grande responsabilidade, pois não só envolve


elevadas despesas, como também é o ponto a partir do qual é definido o custo e a
qualidade do produto final.

Por outro lado, as mercadorias em geral (mercearias, bebidas, produtos de limpeza,


papelaria) deverão ser encomendadas pela gestão do stock mínimo. Ou seja, deverá ser
estipulado um stock mínimo para cada produto, em função do consumo médio diário e
do seu tempo de aprovisionamento previsível, no caso do Hotel Mondego, desde a sua
encomenda até à sua entrega na unidade hoteleira.
Quando o produto atingir o stock mínimo (quantidade mínima previamente calculada)
deverá ser efectuada a encomenda do mesmo produto.

No caso dos produtos perecíveis ou frescos, as compras deverão ser feitas diariamente
ou dois em dois dias (dependendo da localização dos fornecedores), devido à
necessidade do seu consumo imediato e às oscilações da procura (previsão de clientela -
estimativa mais concreta).

Ou seja, deverá existir um sistema de controlo das existências informatizado de forma a


permitir uma actualização dos stocks permanente assessorada pelo registo das entradas e
saídas de mercadorias para a determinação dos níveis decisórios de um produto:

* Nível máximo de stock – quantidade de produto máxima tolerada em


stock.Excedendo representa um custo agravado.
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* Nível do pedido automático – quantidade de produto em stock sobre o


qual o sistema avisa a secção de compras (ponto C) para proceder às
respectivas aquisições (durante o processo de reposição do stock, a
quantidade de existência que irá ser consumida é representada pelo
segmento de recta CD; o segmento do recta AB, representa a quantidade
de existência consumidas desde o nível máximo de stocks, interceptando
o nível do pedido automático até a nível mínimo num intervalo de
tempo).
* Nível mínimo – quantidade de existências de um produto que deve haver
sempre em stock.
* Reserva inatingível – refere-se à quantidade de existências do nível
mínimo de stock que assegura a actividade do hotel, num intervalo de
tempo, sendo os serviços previsíveis. Como, na prática, não se pode
prever, em absoluto, as quantidades a consumir, esta reserva nunca
deverá baixar.

Este sistema de controlo em termos de ponto de compra pode é representado pelo


seguinte gráfico:

Quantidade Nível máximo A

Nível de pedido automático


C

Nível mínimo
D B - Ponto crítico

Reserva inatingível

Tempo

Os níveis de stocks deverão ser calculados considerando:

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* Ritmo de compra face à sazonalidade (determinar a variação da procura


segundo as estações do ano)
* Espaço disponível para a armazenagem
* Períodos de alteração inerentes à natureza dos produtos.

Portanto, o processo de compra tem por base, para além da informação ou o


conhecimento das entidades que poderão satisfazer essas necessidades (fornecedores), a
expressão/levantamento das necessidades de produtos e serviços próprios da actividade
do hotel, ou seja:

* Tipo de produto ou serviço a comprar,


* Qualidade do produto pretendida (características específicas),
* Quantidade necessária a comprar tendo em conta os desvios ou perda,
gastos com o armazenamento, o transporte das mercadorias, as
promoções, o orçamento disponível e a quantidade do stock mínimo,
* Prazo de entrega e validade do produto (carácter de deterioração) face às
condições de armazenamento, à rotatividade de stocks e a sua
distribuição pelas secções do hotel com a devida antecedência e
eficiência,
* Preço que o hotel está disposto a pagar, “o preço saudável” ou “justo”
considerando qualidade, quantidade, prazo de entrega e custo da
transformação/produção, pois, são factores que interferem no preço final
do produto a pagar pelo consumidor,
* Pedido de compra e respectivos procedimentos.

Resumindo, os fundamentos do processo de compra regem-se pelo guia/questionário


dos 4 W’s:
* What? – O que comprar, qual a quantidade, qualidade e preço,
* When? – Quando comprar e quando é que se vai utilizar,
* Where? – Onde comprar e onde armazenar
* Why? – Porquê, a escolha daquele produto.

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3) Recepção das mercadorias

A recepção das mercadorias consiste em garantir de que o hotel está a receber os


produtos na quantidade e qualidade solicitados, ao preço acordado e de que é o seu
acondicionamento adequado na armazenagem ou é feita a sua transferência directa para
as secções, ou, quando não verificadas as características dos produtos exigidas, proceder
à devolução imediata.

Para que a recepção das mercadorias seja bem sucedida dever-se -a verificar os
seguintes requisitos:

 Pessoal da recepção

O ecónomo será o responsável pela recepção de todos os produtos. Mas, quando se


tratar de produtos perecíveis com destino à secção da cozinha deverá ser, sempre,
assistido pelo chefe de cozinha cuja função é determinante para a boa recepção ou
devolução dos produtos.

Para desempenhar o cargo de ecónomo do hotel Mondego, deverá auferir de


características específicas, tais como:

* Ter um conhecimento perfeito das diferentes mercadorias e uma grande


competência relativa às qualidades dos produtos alimentares e aos meios
de proceder à sua conservação.
* Deve ser conhecedor da origem dos produtos que compra.
* Deve conhecer os princípios de contabilidade.
* Deve aprimorar na sua conduta ética e profissional.
* Deve ser metódico, organizado e responsável.
* Cumprir os sistemas implementados de gestão, controlo e segurança
alimentar.
* Deve cooperar, colaborar e ser eficaz na satisfação dos pedidos de todas
as secções.

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 Facilidades para a recepção

Conforme já foi mencionado, a recepção de mercadorias deverá ser de fácil acesso e


adequadas às cargas e descargas de mercadorias. O circuito deverá ser independente dos
restantes circuitos de tal modo a que estes não percepcionem a sua existência.

O planeamento para a recepção de mercadoria, em termos de calendarização (dia da


semana, mês e hora) deverá ser elaborado de acordo com os seguintes aspectos:

* Disponibilidade dos intervenientes (chefe de cozinha e ecónomo).


* Movimentação do hotel (nas horas de menor actividade no hotel).
* Conveniência administrativa a nível de gestão de stocks.
* Regularidade dos consumos versus entregas (rotação de stocks).

 Especificações das normas de recepção

O procedimento baseia-se na comparação das guias de remessa ou facturas com as notas


de encomenda e por meio de uma inspecção física dos produtos entregues (quantidade,
qualidade, estado de conservação e preço).

No entanto, nunca é demais referir a importância das condições técnicas e


administrativas essenciais para que as normas se cumpram:

* Estrutura física (acessibilidades, espaço)


* Equipamento adequado (balanças, lavatórios, etc.)
* Conhecimentos técnicos (cálculo, operacionalidade do sistema
informático ou manual)
* Conhecimento de alguma legislação especifica (organização,
conservação e segurança alimentar).

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 Registos de recepção

Após a verificação na recepção da mercadoria deverá ser feito o registo da operação:


* Entrada da factura
* Entrada da mercadoria (actualização dos stocks) ou devolução (registo da
nota de devolução)
* Especificação da secção armazenadora (economato ou outra) para onde a
mercadoria vai.

 Auditoria à recepção

Deverá ser feita regularmente, mas não previsível, auditoria à recepção afim de
inspeccionar o processo da recepção de mercadorias: O auditor deverá verificar:

* Pesos
* Qualidade dos produtos
* Lançamentos no sistema informático
* Prazos de validade
* Conservação das embalagens e produtos
* Armazenagem seguindo o sistema FIFO

4) Controlo da compra

A existência de um mecanismo de controlo para as compras proporciona à gestão do


hotel alcançar os seus objectivos, dos quais, rentabilizar a baixo custo.

Particularmente, nas compras para que o controlo se efective de uma forma óptima
dever-se-á verificar os seguintes etapas:

 Especificações da compra

O responsável pela compra, neste caso o responsável pela secção de compras, deverá
especificar na nota de encomenda o produto ou produtos pretendidos, as quantidades

22
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

necessárias, o preço unitário previamente acordado e outras observações, sempre que


necessário.

 Coordenação da compra

Nesta etapa, deverão ser tomadas as decisões relacionadas com as quantidades, a data da
compra e a quem comprar. O resultado (nota de encomenda) deverá ser assinado pelo
responsável da secção de compras e pelo director do departamento a que a secção
requisitante pertença.

 Autorização da compra

No caso do hotel Mondego, o responsável pela contabilidade é que irá validar a


encomenda.

 Auditoria da compra

Na auditoria da compra deverá constar os aspectos abaixo descriminados:


* Utilização dos fornecedores seleccionados
* Análise dos fornecedores seleccionados relativamente às condições mais
favoráveis (preços, prazos de entrega, etc.)
* Verificação dos stocks em armazém (stock mínimo e máximo).

IV - A armazenagem

A superfície necessária para os locais de armazenagem é variável existindo alguns


factores a ter em consideração:

* Localização do hotel
* Facilidades de abastecimento
* Tipo de clientela
* Coeficiente de utilização do restaurante, bar, alojamento, etc.

23
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

* Sazonalidade do hotel.

Esta área de armazenamento deverá estar bem equipada e organizada de forma a


permitir o seu perfeito conhecimento para:

o Armazenar os produtos

Para o hotel Mondego, objecto de estudo neste trabalho, e como já foi referido nos
pontos 2 e 3, o espaço deverá ser adequado à dimensão do hotel e a sistema de
armazenagem implementado: mercearias, vinhos, artigos de papelaria e artigos de
limpeza, para o economato; os produtos perecíveis ficarão armazenados na cozinha.

o Localizar os produtos mais antigos

O método mais eficaz para a localização dos produtos mais antigos, para além da boa
organização em termos de acondicionamento das mercadorias, é a utilização do sistema
de Gestão FIFO, também já referido. Este sistema consiste na utilização para consumo
dos artigos mais antigos para o mais recente, ou seja, o primeiro artigo a dar entrada no
stock será o primeiro a ser consumido. Para facilitar o acesso a estes artigos, os mesmos
serão colocados na parte da frente da prateleira (local especifico para a armazenagem do
seu tipo de artigo), sempre que haja reposição de stocks (novas entradas de artigo).

V – Documentação

A existência de um processo documental bem organizado permite:

* A consulta, pelo armazém, dos artigos requisitados e ainda não


integralmente fornecidos;
* A consulta de saídas de materiais do armazém, por secção, por direcção /
departamento, por artigo, ou entre datas;
* A satisfação dos pedidos das secções;
* A entrada, em armazém, de artigos referentes a uma Nota de encomenda;

24
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

* A consulta de entradas de artigos em armazém, por artigo, por data, por


fornecedor;
* O registo de notas de devolução e a sua consulta, por data, por secção ou
por artigo;
* A actualização imediata de existências, quando da entrada ou da saída de
materiais do economato;
* A actualização imediata do valor das existências e do custo médio
unitário dos bens em armazém;
* A valorização de todos os artigos fornecidos às secções (imputação de
custos);
* A consulta dos pedidos de compra do economato, com respectiva
situação, data de requisição ao fornecedor e tempo necessário para
entrega, por artigo;
* A consulta de requisições, por diferentes formas: de um artigo, entre
datas ou requisições dirigidas a um fornecedor;
* A verificação da evolução da "conta corrente" de um artigo,
apresentando sequencialmente os diversos movimentos de entrada e
saída;
* A definição de existências iniciais ou resultado de uma inventariação
intermitente;
* A lista de existências reportadas, para confronto com o inventário físico
dos materiais;
* A consulta de artigos com existências abaixo do ponto de encomenda;
* O cálculo das compras a efectuar (quantidade), com base no
comportamento observado do consumo durante um período anterior;
* A gestão de um classificador de artigos, por grupo e subgrupo,
permitindo-se ainda a consulta por código do artigo ou por ordem
alfabética;
* A localização física em armazém de cada artigo;
* A definição de artigos indispensáveis, para os quais não pode existir
ruptura de stocks.

25
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Todas as operações referidas são feitas no sistema informático que as poderá


traduzir em documentos impressos. No entanto, existem algumas operações que não
prescindem da existência de documentos impressos, independentemente da
existência do sistema informático.

O conjunto dos documentos referidos subdivide-se em dois grupos:

1) Documentação base do circuito de mercadorias

a) Documentos emitidos ao exterior:

 Requisição externa ou “nota de encomenda”

É um documento em triplicado, pelo qual o responsável pelas compras, encomenda a


um fornecedor produtos inexistentes no stock do requisitante (economato), ou quando
se chegar à quantidade considerada de reserva mínima.

Original – vai para o fornecedor, depois de aprovado pelo controlo (neste caso), pela
direcção ou por alguém com autorização para o fazer, assinado e carimbado.

1ª Cópia – é agrafada junto do documento emitido pelo fornecedor (guia de remessa) e


vai para o controlo.

2ª Cópia – fica em posse do economato, visada pelo controlo/ contabilidade.

No caso de encomendas efectuadas pelo telefone deverá ser feita, na mesma, a nota de
encomenda para posterior controlo na recepção das mercadorias (no economato).

Resumo do circuito:

26
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Secção de compras
emissão da nota de encomenda
2ªcópia

original 1ª cópia

1ª cópia
Original
Aprovação da contabilidade controlo/
fornecedor
contabilidade

O documento terá a seguinte estrutura:

Nota de Encomenda n.º

Nota: indicar na guia de remessa ou factura

o n.º desta nota de encomenda.


H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
Buarcos
G olf & S pa 3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Secção: (compras)
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007 Prazo entrega:
Fornecedor:
Morada
Contrib. nº:
Preço
Quant. Designação Código
Unitário Total

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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Total
Controlo:
Data: / /
Hora: h m Responsável p/ s. Compras:

Modo de expedição:
Local de entrega:

 Compra directa ou da “praça”

Por vezes, é necessário recorrer aos mercados diários para a aquisição de produtos
frescos. Este processo, geralmente, é feito pelas secções directamente envolvidas
(cozinha, restaurante) que deverão ter conhecimento actualizado dos produtos
disponíveis nesses mercados.

No entanto, esta acção requer sempre o suporte de um documento:


Compra directa nº

H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
Buarcos
G olf & S pa 3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Secção:
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007 Prazo entrega:
Fornecedor:
Morada
Contrib. nº:
Preço
Quant. Designação Código
Unitário Total

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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Total
Controlo:
Data: / /
Hora: h m Responsável p/ s. Compras:

Modo de expedição: Responsável pela secção requisitante


Local de entrega:

O documento é em triplicado e tem a mesma estrutura da nota de encomenda. É


elaborado pelo responsável da secção requisitante em conjunto pela secção de compras,
no caso do hotel Mondego, que terá um fundo de caixa para fazer face a este tipo de
despesas.

Original – para agrafar ao documento emitido pelo fornecedor, é conferido na caixa


(compras) e depois segue para a contabilidade.
1ª Cópia – fica no economato.
2ª cópia – fica na secção de compras

O circuito será o seguinte:

Secção de compras
emissão da compra directa
2ªcópia

1ª cópia original

original
1ª cópia
Aprovação da contabilidade compras/
economato
contabilidade

 Nota de devolução

Por vezes, as mercadorias recebidas não correspondem às especificações adoptadas pelo


hotel (qualidade, quantidade, preço, etc.). Nestes casos o ecónomo deverá proceder à

29
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

respectiva devolução elaborando um documento próprio especificando o motivo da


devolução.

A nota de devolução é em triplicado:


Original – destina-se ao fornecedor, depois de devidamente aprovada.
1ª Cópia – é agrafada à nota de crédito emitida pelo fornecedor e segue para o controlo.
2ª Cópia – fica em posse do armazém que a emitiu.
Terá a seguinte configuração:

Nota de Devolução n.º:

H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
Buarcos
G olf & S pa Figueira da Foz
3084-502
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

Secção:
Fornecedor:
morada:
Contrib. nº:

V/ Preço
Quant. Designação Documento Motivo
nº Unitário Total

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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Total

Data: / / Ecónomo compras


Hora: h m

O circuito será o seguinte:

Economato
emissão da nota de devolução
2ªcópia

original 1ª cópia

1ª cópia
Original
Aprovação da compras controlo/
fornecedor
contabilidade

b) Documentos para uso interno:

Nenhuma mercadoria deverá ser fornecida às secções sem a apresentação de um


documento para o efeito, devidamente preenchido e assinado pela pessoa autorizada.
Os documentos para uso interno são três:

 Requisição interna

Este documento, emitido em duplicado, destina-se ao registo dos pedidos de


mercadorias das secções ao economato.

Para que haja a correcta imputação dos custos, o documento deverá descriminar, para
além da secção requisitante, o fim a que as mercadorias se destinam: reposição de
stocks, para produção, para promoção, para confecção ou cedência.

31
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Original – vai para a secção requisitada


1ª Cópia – vai para a secção requisitante

O documento será assim:

Requisição
Interna n.º:

A
H otel* *Mondego
** secção:
Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007 Requisita à secção:
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

Quant. Designação Preço u.

Reposição de
stock

P/ produção

P/ promoção

P/ confecção

Cedências

Requisitante
Data:
Hora:
Requisitado
Data:
Hora:
Controlo
Data:
Hora:

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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

O circuito será assim:

Director de A&B para por o visto

original cópia

Acompanha a entrega das


cópia
mercadorias e depois de
para a secção
rubricada pelo responsável da
requisitante
secção segue para o controlo

 Transferência interna

Este documento serve para registar as transferências entre secções e que os produtos em
causa não existam no economato. Serve, fundamentalmente, para actualizar os stocks
das secções envolvidas e, por conseguinte, a correcta imputação dos custos.

Original – vai para o controlo


1ª Cópia – fica na secção onde se verificou a quebra.

33
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Cópia
fica na Secção requisitante

original
para a secção
requisitada

Original
irá para para o controlo após rubrica da
secção requisitante no momento da
entrega

Exemplo:

Transferência Interna
n.º
H otel* *Mondego
**
Av. Da Praia, 007
G olf & S pa
Buarcos
3084-502 Figueira da Foz A secção
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007 transfere para a secção
Preço
Quant. Designação Código
Custo Total

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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Total
Requisitante Requisitado Controlo

Data: Data: Data:


Hora: Hora: Hora:

 Notas de quebra

Sempre que se verifique uma quebra deverá ser abatida no stock. Os motivos da referida
quebra deverão ser sempre mencionados no documento: inutilização durante a sua
movimentação, deterioração devido às más condições de armazenamento, expiração do
prazo de validade, roubo, etc.

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

O documento de suporte para o registo é a nota de quebras devidamente preenchida e


comprovada pelo controlo.

Original – vai para a secção requisitada e depois para o controlo.


1ª Cópia – fica na secção requisitante.

Nota de Quebras n.º


H otel* *Mondego
**
Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
Secção:
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

Preço
Quant. Designação Observações
Custo Total

Data: / / O Responsável Controlo


Hora: h m

Circuito:

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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Cópia
fica na Secção envolvida, após
rubricada pelo controlo e ser feita a
sua reposição

original
visada pelo Director de A&B ou pelo
responsável do departamento

Original
irá para para o
controlo

2) Documentação de apoio ao circuito de mercadorias

Para além dos documentos referidos, existe um conjunto de documentos provenientes


das outras secções que servem de apoio ao circuito das mercadorias, mais precisamente,
a controlo de todas as operações ligadas às mercadorias:

 Pedido de serviço ou comprovante

É um impresso numerado, emitido em triplicado, que é preenchido pelo chefe de mesa,


perante o pedido feito pelo cliente.

Original – destina-se à cozinha, cave do dia ou ao bar.


1ª Cópia – vai para a caixa.
2ª Cópia – fica para o chefe de turno.

No documento deverá se registado os pedidos do cliente, o quarto em que está


hospedado se for o caso e sob que regime de hospedagem (Meia pensão, pensão
completa) ou se é “passante”.

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Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro
H otel****
Mondego
Golf & Spa

Pedido
Serviço
N.º
Av. Da Praia, 007
Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Mesa: Data:
Quarto:

MP PC Pass.

Designação Quant.

Deste
comprovante resulta sempre um dos seguintes documentos:

* Factura
Que será apresentado ao cliente para sua liquidação das suas despesas efectuadas no
restaurante/bar, no momento ou posterior, caso pretenda que lhe seja debitado na conta
do quarto em que se encontra hospedado.

Original – vai para o cliente.

38
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

1ª Cópia – o caixa do restaurante/bar agrafa a cópia da factura à do comprovante e


após o fecho do turno entrega na recepção para verificação; depois do fecho do dia
feito pelo recepcionista da noite é enviada para o controlo/contabilidade.

Factura
H otel* *Mondego
** restaurante/bar
Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos N.º
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007 Quarto:
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Nome: Contribuinte:
Data: Hora:
Designação Quant. Preço unit. Tx. IVA Total

Total

* Comprovante de despesa grátis

Este documento destina-se ao registo de todas as despesas grátis, autorizadas pela


administração/direcção, e outros fins como por exemplo as promoções.

Deverão estar descriminados os consumos, bem como o “motivo” da sua existência:


administração, direcção, oferta/promoções, animação, pessoal e outros.

Original – vai para o controlo.

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Comprovante de Despesa Grátis


H otel**** n.º
Mondego Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

Data:
Preço
Designação Quant.
Unit. Total

Administração

Direcção

Ofertas/Promoções

Animação

Pessoal

Outros

Total

Responsável Consumidor

 Mapas de controlo

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Este mapa destina-se ao registo dos pequenos-almoços diários, ou seja, à ventilação dos
custos dos pequenos-almoços por quarto, por pessoa, sé consumido no quarto, em que
regime e a referencia dos extras.

Original – vai para a recepção para confirmação dos lançamentos e depois para o
controlo.

Mapa de Controlo de
H otel**** pequenos- almoços
Mondego Av. Da Praia, 007

G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

Nº Room
Quarto APA AP Extras
pax service

Responsável
Data:

 Registos de consumo

Estes documentos subdividem-se em dois grupos:

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Registo de consumo de mini-bares

Junto do mini-bar de cada quarto, existe um documento onde estão descriminados todos
os produtos existentes no mini-bar. Esse impresso é preenchido pelo cliente que
registará todos os produtos e respectivas quantidades consumidas durante a sua estadia.
A efectuar o seu check-out, apresentará esse documento que será comprovado pelos
dados fornecidos pela governanta. Estes dados deverão ser diários, pois, na
eventualidade do cliente não apresentar o impresso devidamente preenchido, haverá
dados suficientes para se proceder a débitos dos eventuais consumos, em tempo útil.

quarto n.º
H otel****
Mondego Av. Da Praia, 007
Golf & Spa Buarcos
data
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007
e-mail:
H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

produtos quantidade
refrigerantes
água s/gas
agua c/ gas
martini
porto
champanhe
whisky
chocolates
etc
cliente

Mapa de controlo de mini-bares

Este documento permite verificar os consumos mensais de mini-bares, para que possa
ser feita uma gestão de stocks organizada.

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Av. Da Praia, 007


H otel****
Mondego
Buarcos G olf & S pa Mapa de Controlo de Mini-
Bares
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007 Mês:
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007
Dia Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini Vinho porto etc.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Tot.
Governanta Controlo

Original – destina-se à recepção.


1ª Cópia – vai para o controlo.
2ª Cópia – fica para a governanta.

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

O preenchimento deste documento requer a elaboração prévia do Mapa de consumos


do mini-bar. É um documento onde se registam todos os consumos de todos os quartos
referentes a mini-bar num dia.

Mapa de Consumos de Mini-Bares

H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007
Fax: 233407007 Data: Piso:
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007

Quarto Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini Vinho porto etc.

Total

Responsável Governanta Recepção

O mapa de consumos de mini-bares irá ser o suporte de informação para o controlo dos
débitos referentes aos consumos do mini-bar a imputar aos clientes pela recepção.

Como instrumento de trabalho, a governanta poderá adoptar pela elaboração de outro


documento de apoio ao preenchimento dos dois documentos atrás referidos:

H otel* *Mondego
** Av. Da Praia, 007
G olf & S pa Buarcos
3084-502 Figueira da Foz
Telef: 233400007 Resumo diário de mini-bares
Fax: 233407007
e-mail: H*****Mondego@Golf&Spa.pt
Cont.nº: 500 000 007 Data:

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Vinho
Piso Coca cola 7up Água s/gas Água c/gas Choc. Martini porto etc.

Total

Governanta

Nas colunas mais pequenas situadas antes da coluna de cada produto, deverá ser inscrita
a quantidade de artigos a stock permanente, ou seja, a carga standard de cada mini-bar
cheio.

VI - O abastecimento às secções

O abastecimento às secções deverá prever, sempre, dois aspectos fundamentais:

1) Procedimentos

Os procedimentos referem-se a todas as acções inerentes ao abastecimento às secções.


Conforme tem sido abordado ao longo deste trabalho, deverão ser:

* Metódicos – seguindo acções sistémicas, que visem o fácil controlo das


operações.
* Organizados – para que sejam exequíveis e coerentes.
* Estratégicos – visando a melhor gestão a menor custo.
* Oficiais – aprovados, implementados, coordenados, controlados e
auditados pelas entidades competentes.

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

2) Documentos a utilizar

Os documentos a utilizar no abastecimento às secções são a requisição interna e a


transferência interna, pois, nada deve sair das secções sem comprovativo oficial.

VII - A movimentação dos stocks

A movimentação dos stocks é, sem dúvida, uma área bastante mais complexa do que
aparenta. Os factores determinantes para uma gestão dessa movimentação são:

1) Sistemas de valorização

Que poderá fazer-se segundo os princípios:


* Preço médio
* FIFO
* LIFO
Apesar do sistema de armazenamento ser feito segundo o sistema FIFO, ao nível da
gestão financeira, o sistema adoptado pelo Hotel Mondego será o sistema do preço
médio, porque, por um lado não é difícil uma vez implementado o software adequado à
gestão do aprovisionamento, por outro lado, os valores encontrados por este sistema
estão mais equilibrados (comparativamente com a realidade do momento do balanço) do
que pelo sistema FIFO.
Por outro lado, a base para o cálculo do custo das mercadorias para se projectar o
respectivo preço da venda deverá se reger pelo sistema do preço médio.

Por isto, também se verifica que a adopção de sistemas de gestão depende de inúmeros
factores: dimensão do empreendimento, taxa de ocupação, preço médio praticado, etc.

2) Movimentação manual e informática

Em todo a gestão do aprovisionamento existem movimentações manuais, por exemplo:


* Requisições internas
46
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

* Requisições externas
* Notas de encomenda
* Nota de devolução
* Transferências internas
* etc.
Mas, se não houve um sistema informático implementado, muitas mais haveriam, por
exemplo:
* Ficha do produto
* Mapa das entradas
* Mapa das saídas
* Mapa dos inventários por família de artigos, por armazém/secção
* Mapa do controlo de stocks
* etc.

São notórias as vantagens da existência de um sistema informático, porque permite:


* Inventariação constante e permanente
* Economia das operações de registo
* Economia na elaboração de documentos para controlo
* Cálculos automáticos
* Maior credibilidade dos resultados
* Controlo da gestão pelo stock mínimo automática
* Ligação directa com o departamento de controlo (compras e
contabilidade)
* De entre outros

3) Controlo

Controlar é um instrumento de trabalho que disponibiliza meios para que os objectivos


possam ser atingidos, ou seja, maximizar a qualidade e a rentabilidade e
simultaneamente prevenir a ineficiência ou as perdas.

47
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

Nesta questão de movimentação dos stocks, controlar pressupõe:

* Inventariação informática e física dos artigos


* Elaboração, registo e organização dos documentos
* Actualização das entradas e saídas permanente
* Obter aprovação pelas entidades competentes de todos os procedimentos
importantes
* Cumprimento dos colaboradores nas suas funções
* Organização e manutenção dos espaços e acondicionamentos envolvidos.

O controlo é, apenas um mecanismo vital, para que a gestão do aprovisionamento seja


bem sucedida.

Conclusão

A gestão do aprovisionamento é uma área muito vasta. Apesar de, como em todas as
ciências, se debruçar sobre um tema específico, quando aplicado a um caso concreto
como o deste trabalho verifica-se a sua complexidade: a sua interdependência face a
outros domínios, como por exemplo, a contabilidade, os serviços de restauração e
bebidas, a gestão financeira, a politica de gestão, as infra-estruturas humanas, materiais
e económicas.

Particularmente, neste trabalho, a base para uma boa gestão de aprovisionamento


assenta, sobretudo, nos recursos existentes (espaço, equipamento e pessoal), nas

48
Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

políticas de gestão adoptadas (compras, armazenamento, sistema entre secções,


quantidades em stock mínimo, sistema documental), no sistema organizacional
(circuitos de pessoas e mercadorias, arrumação e distribuição, procedimentos, etc.) e no
controlo (coordenação, registo e auditoria).

Ou seja, a gestão do aprovisionamento deverá ter em consideração todos os elementos


intervenientes no ciclo das mercadorias: desde o levantamento das necessidades,
compra, recepção, armazenamento, à distribuição. Por outro lado, deverá adoptar e
adaptar os sistemas de organização e de gestão adequados para a sua realidade.

Índice
Introdução ........................................................................................................................ 1
I - O aprovisionamento Hoteleiro ................................................................................... 2
1) Enquadramento .................................................................................................................. 2
 Identificação da Unidade Hoteleira ........................................................................................... 3
 Características do hotel ............................................................................................................. 3
 Especificações do departamento de Alimentação e Bebidas ..................................................... 4
2) Implantação do economato ................................................................................................ 5
 Layout ....................................................................................................................................... 5
 Temperatura .............................................................................................................................. 6
 Materiais/construção ................................................................................................................. 6
 Acessibilidade ........................................................................................................................... 7
3) Organização física do economato ...................................................................................... 7
 Equipamento.............................................................................................................................. 8
 Movimentação, Subdivisões e Características das subdivisões ................................................. 8
4) Tarefas administrativas do economato ............................................................................. 9
 Recepção ................................................................................................................................. 10
 Arrumação ............................................................................................................................... 10
 Conservação ............................................................................................................................ 11
 Levantamento .......................................................................................................................... 11
 Distribuição ............................................................................................................................. 11

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Rosário Barros
Gestão do Aprovisionamento Hoteleiro

II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel .................................................... 11


 Secção de compras .................................................................................................................. 13
III - As aquisições .......................................................................................................... 15
1) Politica de compras........................................................................................................... 15
2) Processo de compra .......................................................................................................... 16
3) Recepção das mercadorias ............................................................................................... 20
 Pessoal da recepção ................................................................................................................. 20
 Facilidades para a recepção ..................................................................................................... 21
 Especificações das normas de recepção .................................................................................. 21
 Registos de recepção ............................................................................................................... 22
 Auditoria à recepção ................................................................................................................ 22
4) Controlo da compra ......................................................................................................... 22
 Especificações da compra........................................................................................................ 22
 Coordenação da compra .......................................................................................................... 23
 Autorização da compra ............................................................................................................ 23
 Auditoria da compra ................................................................................................................ 23
IV - A armazenagem ...................................................................................................... 23
o Armazenar os produtos ............................................................................................... 24
o Localizar os produtos mais antigos............................................................................. 24
V – Documentação......................................................................................................... 24
1) Documentação base do circuito de mercadorias ............................................................ 26
a) Documentos emitidos ao exterior: ................................................................................................ 26
 Requisição externa ou “nota de encomenda” .......................................................................... 26
 Compra directa ou da “praça” ................................................................................................. 28
 Nota de devolução ................................................................................................................... 29
b) Documentos para uso interno: ...................................................................................................... 31
 Requisição interna ................................................................................................................... 31
 Transferência interna ............................................................................................................... 33
 Notas de quebra ....................................................................................................................... 35
2) Documentação de apoio ao circuito de mercadorias ..................................................... 37
 Pedido de serviço ou comprovante .......................................................................................... 37
 Mapas de controlo ................................................................................................................... 40
 Registos de consumo ............................................................................................................... 41
Registo de consumo de mini-bares ................................................................................................... 42
Mapa de controlo de mini-bares........................................................................................................ 42
VI - O abastecimento às secções ................................................................................... 45
1) Procedimentos ................................................................................................................... 45
2) Documentos a utilizar....................................................................................................... 46
VII - A movimentação dos stocks .................................................................................. 46
1) Sistemas de valorização ............................................................................................. 46
2) Movimentação manual e informática ............................................................................. 46
3) Controlo ............................................................................................................................. 47
Conclusão....................................................................................................................... 48
Índice .............................................................................................................................. 49

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Rosário Barros