10 COISAS QUE TODO GERENTE

DE PROJETOS DEVE SABER

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05 . 10 . 2014
 10 COISAS QUE TODO GERENTE DE PROJETOS DEVE SABER

O termo e o título "Gerente de Projeto" geralmente se refere a quem é dada a responsabilidade de 
entregar um projeto no prazo, dentro do orçamento e escopo, e no nível de desempenho correto. Os 
melhores  gerentes  de  projetos  são  aqueles  que  constantemente  entregam  no  prazo  e  dentro  do 
orçamento e também atendem ou excedem as expectativas dos stakeholders. 

Todo gerente de projeto tem que lidar com diferentes metas, ambientes diferentes e por último, mas 
não menos importante, com pessoas diferentes. Portanto, apenas o conhecimento teórico aliado à 
experiência prática vão transformar o profissional em um excelente gerente de projetos. 

Então, quando você pensa sobre quais habilidades são necessárias para ser um excelente gerente de 
projetos,  deve  primeiro  pensar  que  um  excelente  gerente  de  projeto  não  terá  uma  qualidade 
específica. Em vez disso, ele vai ter um conjunto de qualidades que precisam ser equilibradas para 
atender  às  necessidades  do  projeto.  Além  disso,  não  há  nenhuma  ordem  específica  para  estas 
qualidades, e todas elas desempenham um papel importante. Neste artigo, eu darei as 10 principais 
qualidades que são necessárias para um gerente de projetos bem sucedido, pela minha perspectiva e 
experiência. 

1. Inspirar uma Visão Compartilhada

Deixe‐me fazer algumas perguntas aqui. O que torna uma equipe mais produtiva do que o outra? O 
que é que reúne uma equipe permitindo que os membros trabalhem juntos de forma mais eficaz? A 
resposta é muito simples. Como qualquer boa parceria, um ingrediente‐chave do trabalho da equipe 
de sucesso é ter uma visão compartilhada, ou seja, mutuamente criar uma imagem de um futuro ideal. 

Há uma frase famosa, "Visão sem ação é um sonho e ação sem visão é um pesadelo". Aqui eu estou 
me referindo à última parte da citação. Como um líder de projeto eficaz, você deve ter uma visão sobre 
para onde ir e a capacidade de articulá‐la, de modo que a equipe entenda o que precisa ser feito e 
como vai ser feito. 

É fácil se confundir a visão com um objetivo. Visão envolve um panorama, um alvo geral do projeto. 
Objetivo,  por  outro  lado,  é  mais  específico,  mensurável  e  calendarizado.  Há  muitas  maneiras  de 
alcançar um objetivo. Escolha a melhor com base em sua experiência e se atenha a isso. Definir o tom 
apropriado no início permitirá uma navegação suave pela estrada e ter uma realização bem‐sucedida. 

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Para resumir, quando os membros da equipe compartilham uma visão similar, eles se sentem investidos 
de entregar o seu melhor. 

2. Seja um Bom Comunicador

As habilidades de comunicação são muito importantes para o crescimento da carreira de um gerente. 
Se você parar para ver, grande parte do tempo de um gerente de projetos é gasto em comunicação e 
participação em reuniões. Quando a comunicação é usada com tanta frequência, não podemos nos 
dar ao luxo de fazê‐la mal. 

No papel de gerentes, lidamos com diferentes projetos e interagimos com as pessoas em todos os 
níveis. Como cada projeto é diferente e cada  pessoa é diferente, a abordagem terá de variar  para 
garantir que você tire o melhor resultado de uma pessoa em qualquer situação. Para algumas pessoas 
em  sua  equipe,  você  precisa  apenas  dizer  a  tarefa  e  o  fim  do  prazo,  no  entanto,  outras  pessoas 
precisam ser lembradas diariamente sobre o que elas devem entregar.  Além disso há algumas pessoas 
que não falam sobre problemas que estão enfrentando a menos que você vá e arranque a informação 
delas. 

O  fundamental  é  que  um  grande  gerente  de  projetos  irá  instintivamente  saber  como  equilibrar  a 
situação e fará o que for preciso para realizar o trabalho e entregar o projeto com sucesso. 

Gestores devem ser comunicadores, apresentadores, facilitadores, e líderes eficientes. A comunicação 
é uma parte importante para cada uma dessas áreas e é uma das melhores habilidades de se ter para 
subir a escada corporativa. 

Deixe‐me compartilhar algumas dicas para ser um bom comunicador 

1. Converse com o seu time (faça interação regular com os membros da equipe); 
2. Aumente suas habilidades de escuta; 
3. Domine a arte de escrever e‐mails; 
4. Domine as habilidades de comunicação verbal e não verbal; 
5. Seja proativo em sua comunicação; 
6. Mantenha comunicação positiva. 

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Para resumir, a arte da comunicação é a linguagem da liderança. Como gerente de projetos, você deve 
saber quando você precisa ser aberto e honesto e quando empregar diplomacia. 

3. Seja Forte nos Fundamentos

Como um gerente eficiente, você deve obedecer a um conjunto de fundamentos de gerenciamento 
de projetos. 

Fortalecer nosso conhecimento nos fundamentos de gerenciamento de projetos é muito essencial. 
Alguns buscam isto através de cursos e treinamento formais, alguns preferem auto‐aprendizagem e 
leitura, e outros aprendem através de treinamento prático. 

Eu diria que é preciso se especializar em gerenciamento de projetos como uma profissão, reunindo 
experiência,  bem  como  através  do  ganho  de  conhecimentos  e  contatos.  Participar  de  um  grupo 
específico para gerenciamento de projetos, como PMI®, vai nos colocar em contato com muitos outros 
na nossa profissão, e nos manter atualizados sobre as questões e desenvolvimentos da disciplina. 

O retorno não é medido em termos de dias, mas em termos de anos. Com o tempo, veremos que temos 
mais experiência, mais conhecimento fundamental, mais contatos e mais sucessos do que nossos pares. 

4. Priorize
O problema que todos nós temos assim que entramos no escritório e abrimos o laptop é a fixação pelo 
e‐mail. Isso nos distrai de fazer as tarefas que precisamos ou pretendemos. Criar uma lista de tarefas 
e priorizá‐la mantém você focado em alcançar seus objetivos. Riscar as tarefas da sua lista cria um 
verdadeiro sentimento de realização e impulsiona ainda mais as atividades do projeto. 

A priorização de tarefas não só ajuda a melhorar o seu gerenciamento de tempo e reduzir o estresse, 
mas também irá ajudá‐lo a alcançar seus objetivos mais importantes. 

Você pode usar a matriz de priorização abaixo que irá ajudá‐lo muito. 

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O Quadrante II (importantes e urgentes) é onde você deve focar a maior parte da sua energia. 

Eu gostaria de compartilhar algumas dicas para priorizar tarefas: 

1. Crie uma lista de coisas a fazer diariamente; 
2. Avalie o valor de cada tarefa (por exemplo, o trabalho para o cliente tem maior prioridade do 
que o trabalho interno); 
3. Seja flexível para mudança de prioridades; 
4. Imponha prazos rigorosos (passar muito tempo em uma prioridade vai impedi‐lo de concluir 
outras coisas de sua lista). 

Para resumir ‐ Apenas o ato de priorizar e gerenciar vai aumentar o sucesso do projeto. 

5. Delegue
Esta é outra habilidade interessante. Um projeto que parece muito complicado à primeira vista é, 
de repente, bastante administrável quando você o divide entre sua equipe. Quando você delega 
tarefas para sua equipe, você multiplica a quantidade de trabalho que você pode fazer. 

A delegação é uma via de mão dupla. É destinada a desenvolver tanto o gerente de projetos, quanto 
a pessoa com quem o gerente de projetos trabalha. O gerente de projetos tem que ter experiência 
em delegar trabalho para os membros de sua equipe. Não delegue apenas porque o trabalho que 
você estava fazendo era chato ou por querer se livrar dele. 

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Muitas  pessoas  têm  medo  da  delegação.  Eles  temem  que,  se  delegarem,  o  trabalho  não  será 
realizado. Prazos não serão cumpridos. Uma matriz de delegação irá ajudá‐lo na escolha do recurso 
certo e delegar as tarefas de forma adequada. 

Delegar – Isto é quando você tem o recurso certo, com a habilidade e a vontade para realizar  a 
tarefa. Você pode delegar diretamente o trabalho. 

Guiar ‐ Você precisa orientar este recurso (funcionário), de modo que ele tenha a habilidade correta 
para executar a tarefa, já que ele tem a vontade. 

Motivar ‐ Você precisa identificar o motivo da falta de vontade (se é devido à tarefa, fatores pessoais 
ou qualquer outro fator) e motivar o recurso (funcionário) para que ele entenda e assuma a tarefa. 

Direcionar ‐ É necessário identificar o motivo da falta de vontade e também dar algum treinamento, 
e orientar o membro da equipe para ter o seu conjunto de habilidades melhoradas. Uma vez feito 
isso, ele vai estar pronto para assumir a tarefa. 

A delegação oferece muitos benefícios. 

1. Permite que você se concentre; 
2. Faz o melhor uso da capacidade da equipe; 
3. Criar a oportunidade de desenvolver suas habilidades e as de sua equipe; 
4. Aumenta a motivação. 

Mas lembre‐se sempre que, como gerente de projeto, você é responsável pelo projeto e precisa 
realizar o acompanhamento adequado após a conclusão de todas as tarefas delegadas. 

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6. Dê Crédito à Equipe, Fique com a Culpa para Você

Como gerente de projeto, você deve se responsabilizar por tudo o que a equipe produz (sucessos 
ou fracassos). Para ser um líder, você deve ser capaz de levar a culpa pelas falhas e dar o crédito 
para a equipe por tudo o que consegue. Não soa estranho? 

Se você vai levar toda a culpa e repassar todo o crédito, porque diabos todo mundo quer ser um 
líder? 

Se você quer ter todos os créditos e repassar toda a culpa, então isso representa mediocridade, e 
não liderança. Um verdadeiro líder não pode ser assim. 

Deixe‐me compartilhar uma das experiências que foi compartilhada pelo ex‐presidente da Índia e 
renomado cientista, Dr. Abdul Kalam. Em 1973 ele se tornou o diretor de projetos do programa do 
veículo de lançamento de satélites da Índia, comumente chamado de SLV‐3. Seu objetivo era colocar 
o satélite "Rohini" da Índia em órbita até 1980. 

Ele recebeu fundos e recursos. Milhares de pessoas trabalharam em conjunto para alcançar esse 
objetivo. 

Em 1979, no mês de agosto, sua equipe pensou que eles estavam prontos. Como era o diretor do 
projeto, ele foi para o centro de controle, depois de discutir os detalhes finais com a equipe, ele 
lançou o foguete. No primeiro estágio do lançamento, tudo funcionou bem. No entanto, no segundo 
estágio, falhou. Foi um grande fracasso. 

No mesmo dia, o presidente da Organização de Pesquisa Espacial da Índia, Prof. Satish Dhawan, 
convocou  uma  conferência  de  imprensa  e  conduziu  a  conferência  ele  mesmo.  Ele  assumiu  a 
responsabilidade  pelo  fracasso  ‐  ele  disse  que  a  equipe  tinha  trabalhado  muito  duro,  mas  que 
precisava de mais apoio tecnológico. Ele assegurou aos meios de comunicação que, em um ano, a 
equipe  iria  definitivamente  ter  sucesso.  O  Dr.  Abdul  Kalam  era  o  diretor  do  projeto,  e  foi  seu  o 
fracasso,  mas  em  vez  disso,  o  Prof.  Dhawan  assumiu  a  responsabilidade  pelo  fracasso  como 
presidente da organização. 

No ano seguinte, em julho de 1980, a equipe de Abdul Kalam tentou novamente lançar o satélite ‐ 
e desta vez eles conseguiram. A nação inteira estava eufórica. Mais uma vez, houve uma conferência 

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de imprensa. O Prof. Dhawan chamou Dr. Kalam de lado e pediu‐lhe para conduzir a conferência de 
imprensa dessa vez. 

O Dr. Kalam aprendeu uma lição muito importante naquele dia. Quando falhas acontecem, o líder 
da organização se responsabiliza pelo fracasso. Quando vêm o sucesso, ele o entrega à sua equipe. 

A equipe vai definitivamente ficar motivada quando seu líder lhes dá todo o crédito pelo sucesso do 
projeto, mas absorve toda a culpa pelos fracassos. Ele motiva as pessoas a dar 200% para ajudar a 
causa/projeto. 

7. Executar Reuniões Bem

Como gerente de projeto, o dia todo nos Cerca de reuniões – sejam reuniões regulares de status, 
reuniões  de  equipe,  reuniões  com  o  cliente  ou  qualquer  outra  reunião  aleatória.  Temos  que 
conhecer as regras básicas que devem ser adotadas para a execução de uma reunião com sucesso. 
A fim de lembrar a sequência de eventos, uma pequena técnica é dada abaixo. 

Aplicar a técnica TARAC 

T ‐ Tempo 

A ‐ Agenda 

R ‐ Regras 

A ‐ Itens de Ação 

C ‐ Compromisso 

Você  precisa  acompanhar  o  tempo.  Todo  mundo  está  ocupado,  então  precisamos  realmente 
entender isso quando nós organizamos qualquer reunião. 

Publique a agenda antes da reunião, assim as pessoas poderão vir preparadas. 

Estabeleça algumas regras básicas para efetivamente executar uma reunião. Atenha‐se à ordem do 
dia.  Se  você  perceber  que  as  discussões  estão  sendo  desviadas,  você  precisa  parar  e  trazer  os 
participantes de volta à agenda. Concentre‐se nos problemas e não nas pessoas. 

Discuta e finalize todos os itens de ação e as decisões tomadas durante a reunião. 

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Obtenha o comprometimento dos recursos para cada um dos itens de ação e de decisão. 

Além disso, é muito importante que você envie uma ata da reunião, assim, mesmo que as pessoas 
tenham perdido não tenham entendido os itens de ação, isso ficará esclarecido. Faça também o 
acompanhamento da conclusão dos itens de ação depois da reunião. 

8. Especialista na Tomada de Decisão

A tomada de decisão é uma habilidade essencial de liderança. Você pode ser um gerente de projeto 
bem sucedido, se você pode aprender e desenvolver a habilidade de tomar decisões ponderadas, 
em tempo útil. Se, no entanto, você tomar decisões ruins, sua vida como líder será brutalmente 
curta. Tomar decisões oportunas reduz a quantidade de tempo gasto em problemas inesperados, 
mantendo um projeto no prazo e dentro do orçamento. 

Os passos dados abaixo vão ajudá‐lo a tomar as melhores decisões: 

Passo 1 ‐ Identifique todas as opções possíveis, incluindo as vantagens e desvantagens de cada 
uma. 

Passo 2 – Tome a decisão e a comunique a todos os stakeholders que serão afetados. 

Passo 3 – Defenda a decisão e não olhe para trás. 

Passo 4 ‐ Monitore o novo caminho, e esteja atento aos sinais que você precisa para tomar uma 
nova decisão ou ajustar o rumo. 

Como líder de projeto eficaz, você deve saber o quão rápido a decisão precisa ser feita e considerar 
todas  as  opções  antes  de  finalizar  e  deve  aceitar  a  responsabilidade  por  todas  as  decisões, 
independentemente do resultado. 

9. Lições Aprendidas
Depois de entregar com sucesso um projeto, é muito importante para qualquer gerente de projeto 
fazer um comunicado para a organização, destacando os objetivos do projeto e os benefícios para 
a empresa. Antes disso, execute a revisão pós‐implementação para entender se foi entregue o que 

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era  esperado,  as  diferenças  entre  planejado  versus  real,  além  do  feedback  dos  clientes  e 
stakeholders. 

Por último, mas não menos importante, está a celebração com a equipe pelos esforços que eles 
dedicaram para o êxito do projeto. Depois de gastar os tempo e energia para o sucesso da entrega, 
sua  equipe  merece  recompensas  e  reconhecimento.  Um  jantar  para  a  equipe,  um  passeio, 
presentes ou outras recompensas são custos menores que geram um grande retorno em termos de 
motivação e satisfação no trabalho. 

Também  é  importante  a  realização  de  sessões  de  Lições  Aprendidas  envolvendo  todos  os 
stakeholders para apreender as melhores práticas e recomendações que podem ser levadas para 
projetos futuros. Você precisa encontrar uma maneira de manter o controle das melhores práticas 
para cada projeto. A criação de um registro permanente que você ou outra pessoa pode consultar 
no futuro é uma maneira poderosa para garantir que o seu trabalho não passará despercebido. 

Todos nós cometemos erros, a sabedoria está em não cometer o mesmo erro mais de uma vez. 

10. Não Tenha Medo do que Poderia Dar Errado

Sem cometer erros, não saberíamos como fazer as coisas direito. 

A maioria dos projetos não vai 100% de acordo com o esperado, e se desviam do plano do projeto. 
Um  gerente  de  projeto  proativo  tenta  resolver  todos  os  problemas  potenciais  antes  que  eles 
aconteçam,  através  do  desenvolvimento  de  um  Plano  de  Gestão  de  Riscos,  monitoramento  e 
resolução  de  todos  os  problemas.  Nem  todos  os  problemas  podem  ser  previstos  e  muitos 
dificilmente podem ocorrer, por isso não tenha medo do que poderia dar errado! 

Poucas coisas estão simplesmente fora de nosso controle e nós vamos, inevitavelmente, cometer 
erros em nossa carreira. 

A  chave  é  aprender  com  seus  erros,  compreendendo  o  que  não  funcionou  e  como  você  pode 
melhorar da próxima vez. 

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CONCLUSÃO
Como gerente de projeto, gerenciar pessoas não é apenas sobre como realizar o trabalho. Para ser 
realmente um grande líder, às vezes é preciso ir além do que o trabalho exige. Devemos nos destacar 
como líderes e ser um modelo para os nossos funcionários. Espero que as qualidades que eu discuti 
neste artigo o ajudem em sua carreira e o transforme em um excelente gerente de projeto. 

Autor:  Vijayalakshmi Muthukrishnan, PMP 

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