Criando e implantando um fluxograma

A primeira coisa a se fazer é separar o processo por setores.

Exemplo: Numa loja de calçados a vendedora Ana vende um produto, vai até o estoquista chamado Marcos e
solicita o calçado vendido, espera ele achar e lhe entregar o calçado, vai até o caixa, solicita a Maria que receba
em forma de pagamento (Conforme negociado) que emite nota fiscal. Ana Coloca o produto na caixa e entrega o
cliente, venda finalizada.

Este processo de venda é muito simples, porém, percebemos que as funções estão centradas nas pessoas, isto não
é legal, pois a Ana pode sair da empresa, outra vendedora pode ser contratada e ter que fazer igual a Ana, e se ela
faz suas tarefas de modo errado? Os novos funcionários terão que aprender errado?Por isto, deve-se separar as
funções por setores.
No caso da sapataria ficaria assim: Setor de vendas, setor caixa/Fiscal e Estoque. Outro inibidor de desempenho
que percebemos são as atividades sobrecarregadas da Ana e a ociosidade de Marco e Maria.Com isto, a
vendedora passa bom tempo do processo em questões burocrática em vez de estar vendendo, nisto a empresa
perde e os funcionários também.

Vamos criar um fluxograma Multifuncional deste processo.

Agora, todo o processo está separado por setor, a vendedora não está sobrecarregada, e o estoquista e caixa estão
com responsabilidades no processo de vendas. Quando um fluxograma for implantado numa organização, precisa
de preparação e amadurecimento, pois existe, vários inibidores de mudanças que inviabilizam qualquer projeto
sem que este tenha preparação. Por isto, a implantação exige três fases: Informação, Coordenação e
reformulação.

Informação

Quando um processo é padronizado através de um papel e os funcionários sabendo que terão que fazer coisas que
não lhe agradam, é certo, o gestor terá forte resistência a mudança. Por isto, antes de implantar o projeto deve-se
comunicar cada setor envolvido sobre suas novas funções e responsabilidades, também é importante expor os
benefícios da organização do trabalho a intenção é repassar que as mudanças são conseqüências do esforço deles,
assim o gestor terá aliados para seguir em frente. É importante comunicar que vai ser trabalhoso, durante o
começo tudo será difícil , mas com desempenho deles as coisas irão melhorar.

Coordenação

É certo, as pessoas não ficarão olhando para um papel para fazer seu trabalho, na verdade até terão raiva dele ou
o jogarão na gaveta. Por isto, o gestor deve ter a visão de todo o processo e direcionar as pessoas a fazer suas
funções, este é um período em que as pessoas tentaram burlar o processo e é aí que aparece os erros. Ter o
controle das ações dos funcionários sempre sinalizando e corrigir quando alguém tentar fugir do padrão é dever
do Administrador. Terá momentos em que o gestor terá que chamar certos funcionários para conversar e ter que
ser duro. Isto acontece em processos complexos ou em empresas que tenham funcionários veteranos que tenha
autoridade de gestor, mas que ocupam cargo operacional. O acompanhamento é fundamental para o alcance dos
resultados.

Reformulação

Todo processo, mesmo que sejam criados por consultorias e especialistas terão o período de teste, e serão
adaptados ou reformulados, até mesmo inviabilizados. Por isto, todos envolvidos precisam saber que o processo
está sujeito a alterações e isso é normal. Se os funcionários não tem essa informação eles acabam perdendo a
credibilidade no projeto.

Por fim, o programa utilizado é o de menos, o mais importante é o conceito de estrutura e de desempenho através
de fluxos de processos é isto que o administrador deve saber para fazer um bom fluxograma e implantar numa
empresa. Mas, nada adianta ter fluxogramas bons e a comunicação falha e estrutura desequilibrada. O segredo é
saber levar o conjunto dos recursos ( pessoas, processos, dinheiro, tecnologia) de modo simples e direcionado aos
resultados.