10 maneiras de simplificar o seu dia-a-dia de trabalho

Não importa se você trabalha em um escritório ou em casa – há

maneiras de simplificar o seu dia-a-dia de trabalho para que as tarefas
não se acumulem e você consiga melhorar a sua produtividade. Aqui
vão 10 maneiras de simplificar o seu dia-a-dia então.

1. Comece cedo

É comum ler em entrevistas com pessoas bem-sucedidas que uma das

práticas mais comuns entre todas elas é acordar cedo. Então, se você
puder acordar um pouco mais cedo do que de costume para fazer
outras atividades, isso certamente facilitará o seu dia-a-dia. O que eu
costumo fazer é acordar uma hora antes do que poderia para ler meus
e-mails e planejar o dia com calma. Eu havia postado que estava
agilizando as minhas manhãs em uma hora para sair de casa, mas isso
foi no início, quando precisava entrar no ritmo. Como isso já aconteceu,
agora estou me dando ao luxo de acordar um pouco mais cedo para
realizar outras tarefas e isso tem facilitado meu dia incrivelmente. Ao
chegar no trabalho, já li e respondi e-mails importantes e planejei as
ações da equipe que coordeno. Também consigo tomar banho e café-da-
manhã com calma. Minha dica para você é: calcule quanto tempo
precisa para cada coisa de manhã, acrescente 15 minutos extras e terá
sua hora certa para acordar todos os dias.

2. Tenha uma TO-DO list diária pequena

Um TO-DO list nada mais é do que uma lista de tarefas. Quando você
acumula muitas delas, tende a sequer olhar a lista, fazendo com que ela
perca a sua eficácia. Tente não sobrecarregar a lista das coisas que tem
para fazer para não correr o risco de se afogar em todas. O que nos leva
à dica seguinte…

3. Priorize suas tarefas

Defina somente três prioridades – aquelas três coisas que, se você não
fizer, o mundo vai acabar, e dedique-se a elas. Quando terminar, poderá
focar em outras tarefas da sua TO-DO list do dia.

4. Faça uma coisa de cada vez

O mito da pessoa multi-tarefa está caindo por terra. Apesar de ser uma
excelente qualidade a capacidade de fazer diversas coisas ao mesmo
tempo, quando precisar se concentrar em algo, dedique-se somente
àquilo. Ser multi-tarefa nesses casos pode levar à perda de qualidade e,
nos piores casos, a erros fatais.

5. Faça pausas

Mesmo que você esteja extremamente focado(a) em um trabalho, faça

uma pausa de 10 a 15 minutos a cada duas horas para respirar, beber
água e relaxar um pouco. Essa parada forçada fará o seu organismo
tomar um pouco de fôlego en vez de trabalhar direto até a exaustão.

6. Divida seus dias por blocos

Eu divido assim:

manhã – antes de sair de casa

manha – no trabalho
tarde – no trabalho
noite – em casa
noite – antes de dormir

Dessa forma, fica muito mais fácil saber o que precisa ser feito e o que
dá para encaixar dentro das prioridades.

7. Use um bom gerenciador de projetos e tarefas

Um dos segredos para simplificar o seu trabalho é ser organizado.
Existem muitas alternativas de ferramentas para gerenciar suas tarefas
e projetos, desde a tradicional agenda de papel até o mais avançado
smartphone. Você precisa encontrar o que mais se adequa ao seu dia-a-
dia. O que não pode é não ter nenhum.

8. Mantenha sua mesa de trabalho limpa

Trabalhar em um ambiente sem tralha é a melhor forma de evitar o

estresse no dia-a-dia. Tire da sua mesa tudo o que não for necessário e
trabalhe com o mínimo. Em 15 minutos você consegue tirar tudo de sua
mesa, colocando de volta somente o essencial. Essa é a uma maneira
simples de tirar toda a poluição visual da sua frente.

9. Evite distrações desnecessárias

Desabilite notificadores de e-mails, mensagens instantâneas, redes

sociais, SMS e, se puder, telefone. Toda vez que o telefone toca ou a
janela do msn pisca, isso te atrapalha. se precisa trabalhar
concentrado(a), desative tudo. Organize seu dia de forma que possa
checar seus e-mails em determinados momentos específicos, mas não o
tempo todo. Realmente, ninguém consegue trabalhar desse jeito.

10. Tire o fim do dia para considerações finais

Algo que realmente faz diferença no meu dia-a-dia é registrar no Google

Calendar tudo o que eu estou fazendo e, no final do dia, fazer um
balanço. Fiz o que era realmente importante? As pendências prioritárias
foram resolvidas? Em 99% dos casos, consigo realizar tudo graças a
essa revisão que faço no final do dia. Ela me garante que eu não
desperdice vida com besteiras e foque nos meus objetivos.
Seja mais organizado com as tarefas e a agenda do trabalho com
as dicas que separamos para você!

A boa produtividade é uma questão

de eficiência: obter resultados rapidamente e com o mesmo nível de
qualidade. Com uma grande carga de tarefas para executar, aprender
como ser organizado é importante. Principalmente para conseguir
trabalhar sem desperdiçar nenhum minuto do seu tempo.

Apesar disso, será que é possível conciliar a gravação de vídeos ,

marcação de reuniões e atendimento de diversas outras demandas
sem se perder em um ambiente totalmente caótico? A gente garante
que sim, não importa o quão atarefada seja sua rotina.
Neste conteúdo, você aprenderá como ser organizado com dicas que
otimizarão o seu tempo e a sua vida profissional.

Não tente fazer tudo de uma vez

Se você deseja planejar a apresentação de uma reunião de trabalho ao

mesmo tempo em que digita um cronograma para a gravação de um
vídeo, nenhum dos dois trabalhos receberá a devida atenção que
merece. O multitasking não permite que você destine toda a sua
concentração em um elemento só, afetando negativamente o seu foco
e memória, além de desperdiçar tempo.
Alguns estudos sugerem que a execução de diversas tarefas pode ser
prejudicial para a produtividade, por isso, o ideal é realizar apenas
uma atividade por vez.

Como ser organizado com listas

Liste todos os assuntos que precisam ser resolvidos e foque em

realizar um por um. Isso vai te ajudar a entender como ser
organizado e produtivo. Além de não deixar que se esqueça de
nenhuma demanda que precisa ser feita. Riscar um item já realizado
da lista é tão gratificante que você se sentirá inspirado para trabalhar
mais.
Como ser organizado necessita priorização, a dica é separar suas
anotações em colunas com as classificações de urgência e
importância. Tarefas que não possuem pressa para serem entregues
ficam por último. Enquanto as mais relevantes devem ocupar um
lugar de destaque na lista.

Conheça o método DRD

Como ser organizado com a adoção de apenas uma técnica? Método

DRD (descarregar, reunir e distribuir) de organização consiste em
descarregar todos os seus afazeres rotineiros em um pedaço de papel
ou documento online.

Em seguida, é preciso agrupar todas as atividades que possuem

características comuns entre si em blocos (como: afazeres domésticos,
cuidados com os filhos, tarefas do escritório, reuniões, etc.).
O último passo deste método está na distribuição desses blocos em
determinados turnos semanais. É possível construir uma matriz de
acordo com os seus turnos diários disponíveis.

Você divide os seus turnos entre “manhã, tarde e noite” durante os

sete dias da semana? Então isso significa que terá uma matriz 7×3.
Uma vez que este esquema estiver definido, é possível encaixar os
blocos dentro de cada turno. Assim você visualiza suas demandas
agrupadas em dias e horários propícios para a execução de cada
tarefa.

Conte com a ajuda da tecnologia

Não é preciso comprar uma agenda, planner ou caderno para colocar

suas atividades em ordem. Vários organizadores online, como
o Calendário OS X da Apple ou Google Agenda são úteis para marcar
compromissos, lembrar de eventos, agendar reuniões e listar as
tarefas diárias.
Também é possível ter acesso aplicativos gratuitos para facilitar sua
vida. O Todoist gerencia suas listas de tarefas, permite o seu
compartilhamento e ainda te envia lembretes como a maioria dos
calendários virtuais.
Outra opção é o Remember the Milk. Software que sincroniza sua
lista de afazeres com a conta de seu e-mail e outras plataformas
(mobiles e computadores). Isso garante que você nunca se esqueça
dos seus compromissos mais importantes.

Limpe seu espaço

Já que você passa um bom tempo no escritório, é importante que

ele esteja organizado e limpo. Tudo isso para que aquele ambiente se
torne mais fácil de trabalhar.

Manter sua escrivaninha e seu computador (e-mail, desktop, etc.)

organizados te faz poupar tempo na busca de arquivos e documentos.
Essa prática mostra como ser organizado te ajuda a ser mais focado e
objetivo.

Agora que você já sabe como ser organizado, lembre-se que o

cumprimento de todas estas dicas demanda esforço. Para obter
sucesso, foque nos benefícios que você terá aplicados à sua
eficiência e ao seu local de trabalho.

Sendo assim, procure sempre se organizar em todos os sentidos e

planeje suas atividades diárias. Não se esqueça que suas prioridades e
circunstâncias podem mudar. Encare essas situações sem desespero.
Apenas adapte o seu plano e siga em frente!

Agora entendeu de vez como ser organizado? Se quiser mais dicas

para trabalhar melhor, não deixe de acessar mais um de nossos
artigos para melhorar sua produtividade no trabalho e não pare de
aprender!