Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
RODOLFO SZEREMETA
São José
2009
2
RODOLFO SZEREMETA
São José
2009
3
RODOLFO SZEREMETA
Trabalho de Conclusão de Curso elaborado como requisito final para a aprovação no Curso de
Administração do Centro Universitário Municipal de São José – USJ.
_________________________________________
Prof. MSc. Fabiana Witt
Orientador
_________________________________________
Prof. MSc. Lissandro Wilhelm
Membro Examinador
_________________________________________
Prof. MSc. Paulo Sergio de Moura Bastos
Membro Examinador
4
AGRADECIMENTOS
Antes de tudo e de todos, só tenho agradecer a mim mesmo por superação, dedicação e
sacrifício. O tempo perdido, não foi necessariamente desperdiçado, foi realizado e
concretizado nesse trabalho. Desta maneira, hoje, fazer as coisas com o máximo de excelência
é o resultado que esperamos de um passado produtivo e esperar por um futuro mais
promissor.
Agradeço a todos que até aqui, me apoiaram, me odiaram, me esqueceram e que
sentiram a minha falta por dedicar-se a esta obra.
Primeiramente a família, pais e irmã, por total apoio e compreensão para trabalhar
nessa obra. Aos amigos, pelas pequenas e grandes participações dessa minha vida.
Aos colegas de sala de aula, os últimos quatros anos mais sofridos e felizes, uma
jornada realmente gratificante pela ótima participação de vocês nos meus conhecimentos,
aprendizagem e estudos. Principalmente pela contribuição de seus ensinamentos pelo qual
cheguei até aqui.
A minha primeira orientadora e professora Luciana Rech, pela motivação, pela escolha
para fazer este trabalho, sua dedicação e ensinamentos.
Como tudo na vida nada é perfeito, tive que ser orientado por outra professora, A
respeito da Professora Fabiana Witt, não tenho que reclamar. Se não for a melhor é uma dos
melhores orientadores. Só tenho que agradecê-la, por sua dedicação, tempo e seu
conhecimento. Certamente tivemos momentos altos e baixos nesse tempo de atenção para esse
trabalho, principalmente pela sua paciência que teve comigo e compreensão. E tem a minha
mais sincera gratidão pelas atenções, pelos avisos e encaminhamentos desafiadores de sua
orientação que não mediu esforços para conclusão deste trabalho.
Agradecer a instituição, professores e funcionários, do centro universitário do
município de São José – USJ, pela oportunidade de concluir o curso de administração.
Bom, chega de conversa e vamos trabalhar.
5
(Charles Darwin).
6
RESUMO
LISTA DE QUADROS
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE SIGLAS
SUMÁRIO
10
1 INTRODUÇÃO
Diante disso, torna-se essencial um estudo nas áreas funcionais da organização, por
exemplo, área operacional, financeira, produção, recursos humanos, marketing e
administrativa.
Todas essas idéias e discussões conduzem à seguinte questão central de pesquisa, que
direciona o desenvolvimento do presente trabalho:
Como estruturar a aplicação de uma infra-estrutura de sistema integrado de gestão
- ERP - em uma microempresa no ramo odontológico?
1.2 Objetivo
1.3 Justificativa
vez mais vem se tornando fundamental para empresas quem precisa de um diferencial
competitivo.
A pesquisa mostra aos pequenos empresários métodos básicos de processos decisórios
com apoio de sistemas ERP, gerando assim consistência em ações fornecidas pelo sistema
previamente estruturado e mais confiável no lugar de adivinhações comuns. Portanto,
explorar o ERP não deve ser uma ferramenta apenas para grandes organizações e deve sim ser
bem utilizada na gestão de microempresas.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
administração”. Mas o que seria a melhor decisão? Ou como podemos dizer se o processo de
tomada de decisão melhorou?
O processo decisório (ou tomada de decisão) é evidente em todas as atividades diárias
das organizações, como processo ao fabricar um novo produto, um manual como fazer
manutenção das máquinas, método de garantir a qualidade do produto ou manter clientes.
Para que tudo isso aconteça, a tomada de decisão deve estipular e selecionar uma ação para
lidar com problema ou analisar uma oportunidade.
Em administração, o processo decisório, conforme Certo (2003), Laudon e Laudon
(2007) e Maximiliano (2004), tomada de decisão é o processo de escolher um curso de ação
entre duas ou mais alternativas disponíveis que são tomadas para resolver problemas ou
aproveitar oportunidades.
Certo (2003, p.125) afirma que tomada de decisão “é o processo de escolha da melhor
alternativa para atingir objetivos e é tratada em uma seção de planejamento”. Para Chiavenato
(2004), a decisão envolve a racionalidade, essa perspectiva envolve o tomador de decisão a
optar por uma opção mais racional, ou seja, constitui adequar os meios aos fins que se deseja
alcançar, no sentido de obter melhor resultado. A ponto de aumentar essa racionalidade no
processo decisório, Chiavenato (2004) aponta três elementos essenciais, a seguir:
Para Maximiano (2004, p. 111) a tomada de decisão “é a sequência de etapas que vai
da identificação de uma situação que oferece um problema ou oportunidade, até escolha e
colocação em prática de uma ação ou solução”.
Sabendo-se da importância da decisão para os administradores, é necessário entender
que a tomada de decisão pode ser classificada em programadas e não programadas. Segundo
Certo (2003), Chivenato (2003) e Maximiano (2004), as decisões programadas apresentam
características de previsibilidade, são rotineiras e repetitivas que envolvem procedimentos
pré-definidos de modo que não precisam ser tratadas como novas, ou seja, costuma-se
desenvolver maneiras específicas de lidar com elas por comportarem-se da mesma maneira.
Apesar de predominar nos níveis operacionais, as decisões programadas podem limitar
a liberdade das pessoas, pois reduzem o tempo para decidir o que fazer, mas também permite
que elas façam outras coisas. Stair e Reynolds (2006, p. 370) ainda afirmam que “decisões
18
programadas são decisões que podem ser feitas por meio de regras, procedimentos ou
métodos quantitativos”.
Logo, as decisões não programadas tendem a características de incertezas,
imprevisibilidade, incomuns, com problemas excepcionais, exigem inovações e com novas
variáveis. São típicas decisões menos estruturadas que acontece uma única vez, para as quais
soluções padronizadas não conseguem resolver e admitem novas formas de resolvê-las, ou
seja, são decisões específicas apropriada para cada situação. Pois, são aquelas que o
responsável deve usar o bom senso, sua capacidade de avaliação e sua habilidade na definição
do problema.
Conforme Laudon e Laudon (2007), existem ainda as decisões semi-programadas (ou
semi-estruturadas), são decisões do tipo que apenas parte do problema tem uma resposta já
conhecida e trata a outra parte como nova ou o contrário, trabalha o problema para
encaminhá-lo para uma solução pré-existente e concluí-la.
Como mencionado anteriormente, a decisão procura soluções para o problema.
Segundo Chiavenato (2003), existem dois tipos de problemas: (1) os problemas estruturados,
que são conhecidos quanto a sua natureza, ações possíveis e consequências possíveis; e (2) os
problemas não estruturados.
Chiavenato (2003) denota em três categorias de decisões para solução de problemas
estruturados, a seguir:
- Decisões sobre certeza: As variáveis são conhecidas e a relação entre as ações e suas
consequências é determinística.
- Decisões sob risco: As variáveis são conhecidas e a relação entre a consequência e a
ação é conhecida em termos probabilísticos.
- Decisões sob incerteza: As variáveis são conhecidas, mas as probabilidades para
avaliar a consequência de uma ação são desconhecidas ou não são determinadas com algum
grau de certeza.
Os problemas não estruturados, por sua vez, aparentam pouco esclarecimento e são
definidos por existir uma ou mais variáveis desconhecidas ou não se pode determinar algum
grau de confiança. No Quadro 1, a seguir, pode ser melhor visualizada a relação de
problemas quanto às tomadas de decisões.
19
Decisões
Programados Não-programados
- Dados adequados, - Dados Inadequados,
certos, repetitivos e novos, incertos, e não-
corretos. confiáveis.
- Previsibilidade. - Imprevisibilidade.
Estruturados - Problemas com - Problemas com
situações conhecidas e situações conhecidas e
estruturadas. variáveis estruturadas.
- Processamento de - Tomada de decisão
dados convencional. individual e rotineira.
Problemas
- Dados adequados, - Dados Inadequados,
certos, repetitivos e novos, incertos, e não-
corretos. confiáveis.
- Previsibilidade. - Imprevisibilidade.
Não-Estruturados - Problemas com - Problemas com
situações desconhecidas situações conhecidas e
e não-estruturadas. variáveis estruturadas.
- Pesquisa operacional - Tomada de decisão
- Técnicas matemáticas. individual e criativa.
Tendo em vista que o processo de tomada de decisão é uma atividade humana, sempre
será passível de erros. Porém, para chegar ao máximo de resultados satisfatórios, seguir o
processo de tomada de decisão promove aos administradores aumentar as suas chances de
acertos e deixar de lado os “chutes” e improvisações. Conforme Certo (2003) e Maximiano
(2004), o processo de tomar decisões passa por cinco estágios, conforme são apresentados a
seguir:
Por exemplo, na queda no processo de vendas, a gestão de vendas pode escolher pagar
mais pelas comissões a fim de otimizar as vendas. Caso isso não funcione, o administrador
precisa analisar mais profundamente o problema, que pode ser o produto mal fabricado ou,
ainda, o atendimento que não está correto, então, podem existir outras causas com
combinações diferentes para solucionar o problema.
22
em cada uma pudessem ser utilizados pelas demais, como, a física e a química. A seguir mais
detalhes sobre as teorias que a compõe.
A teoria da tecnologia e administração, conhecida como cibernética, com base em
Chiavenato (2003), esta teoria partiu no intuito do crescimento tecnológico, com grande
influência da revolução industrial, de uma maneira básica impulsionou a evolução das
organizações e consolidou a globalização. Nesse contexto, com a necessidade de otimização
dos processos e atividades das organizações, o computador tornou-se essencial para as
empresas como também, ofereceu a possibilidade de lidar com grandes números, variáveis
complexas, simular negócios com baixo investimento, tornar-se mais ágil e confiante. A
cibernética surgiu com grande importância para a administração, desta maneira, com a
intenção de interagir entre a informação e a automação.
A teoria matemática da administração é outro ramo da abordagem sistêmica que
proporcionou muito o uso da tecnologia na administração. De acordo com Chiavenato (2003,
p.442) “a teoria matemática da administração é a corrente administrativa que utiliza a
matemática na análise dos princípios e problemas organizacionais”. Chiavenato (2003, p.42)
apresenta como se originou essa teoria em cinco causas, a seguir:
A principal idéia da teoria matemática da administração é dar ênfase nas ações para
aperfeiçoar as decisões que antecedem. Para Chiavenato (2003), a teoria da matemática não é
uma escola como outras teorias da administração, mas enfatiza como grande auxiliadora em
processos decisórios de modo quantitativo, determinístico e lógico.
Por fim, a teoria de sistemas que entrou na administração devido à grande necessidade
de interação de todas as teorias anteriores, como a ciência do comportamento das
organizações e também com a evolução da tecnologia da informação, afetando todas as
empresas em seu funcionamento até os dias atuais.
Segundo Chiavenato (2003), a teoria dos sistemas é a prática de análise sistêmica, ou
seja, alcançar resultados bem sucedidos de modo a trabalhar com os fenômenos numa
25
- Sistema Abstrato: composto por conceitos, hipóteses, idéias e planos, onde atributos
e objetos são significativos aos símbolos, que são vistos, na maioria das vezes, nos
pensamentos das pessoas. São compostos por software.
- Sistema Físico ou Concreto: composto por equipamentos, máquinas e objetos, ou
seja, coisas reais. São compostos de hardware. Conceituando em termos quantitativos de
desempenho, ele funciona com sistemas abstratos. Por exemplo, em uma empresa, os
equipamentos de escritório constituem o físico da empresa.
- Sistemas Fechados: são do tipo que não se intercalam com o ambiente. Não sofrem
nenhuma influência do mesmo e também não influenciam o ambiente. Esse tipo não recebe
dados externos como também não envia. Em princípio, não existe mais esse tipo de sistema
em um mundo globalizado onde o meio interno e externo estão interagindo constantemente.
26
Em relação aos sistemas, de acordo com a análise de Oliveira (2006, p. 25), “ambiente
do sistema é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas qualquer alteração
no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alteração nos seus elementos
pode mudar ou alterar o sistema”. A Figura 4 demonstra o ambiente de uma empresa e os
fatores externos que podem influenciar o sistema.
Pode ser observado na Figura 5, que o sistema é cíclico, de modo a reduzir todos os
erros possíveis formando um sistema auto-regulador. O principal parâmetro é o feedback, uma
vez que fica notável quanto a sua mobilidade de realimentação, é o poder de alterar a entrada,
alterar processos e criar novas funções para os mecanismos de processamento do sistema.
28
ágeis e quanto às tecnologias mais avançadas cumprem a função de resolver problemas mais
complexos, fora dos padrões e ganhar mais competitividade perante o mercado.
Essas mudanças tecnológicas para o aprimoramento organizacional é conhecido como
Tecnologia da Informação (TI) que não pode ser confundido com Sistema de Informação (SI),
que será mencionado posteriormente no capítulo 2.3.
Desta forma, TI para Laudon e Laudon (2007, p. 09), "entenda-se todo software e todo
hardware de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionais". Assim a
TI proporciona a base, ou certa plataforma, para sustentar todos os sistemas de informação de
uma empresa. Neste contexto, a TI pode ser definida por um conjunto de atividades providas
por recursos tecnológicos cuja computação aplique soluções para geração e uso da
informação.
Conforme Junior; Potter; Turban (2005), a partir de uma visão geral a TI é a coleção
de recursos de informação de uma organização, seus usuários e a gerência que os
supervisiona, incluindo a própria TI e os sistemas que a compõem.
Segundo Albertin (2004, p. 20-21), TI "é tudo aquilo com que podemos obter,
armazenar, tratar, comunicar e disponibilizar a informação".
Para Rezende (2008, p.60), "tecnologia da informação pode ser entendida como o
conjunto de recursos computacionais para manipular dados e gerar informações e
conhecimentos".
Albertin (2004), Rezende (2008), Stair e Reynolds (2006), a respeito da TI, ela é
composta por elementos como (1) software, (2) hardware, (3) gerenciamento de dados e (4)
de comunicação. Todos estes componentes interagem e precisam de um componente
indispensável, que é o recurso humano. Segundo os mesmos autores, colocam esse recurso
como um componente que não participa da TI, porém sem ele esta tecnologia se tornaria
inútil.
Software para Laudon e Laudon (2007, p.12) “consiste em instruções detalhadas e pré-
programadas que controlam e coordenam os componentes do hardware de um sistema de
informação”. Quanto a hardware Laudon e Laudon (2007, p.12) mencionam que “hardware é
o equipamento físico usado para atividades de entrada, processamento e saída de um sistema
de informação”. Gerenciamento de dados consiste em funções de alocar TI em lugares
específicos que necessitam de infra-estrutura tecnológica, controle de acessos e recursos
computacionais de forma que os dados devem estar organizados para atender da melhor
maneira aos usuários que necessitam de informações. No elemento comunicação, tem-se os
recursos ligados entre software e hardware que tem a função de transmitir sinais por
30
dispositivos emissores e receptores, ou seja, são conectores de dados por rede interna ou
externa na organização.
Gerenciar TI requer do responsável da área específica fazer uma análise de viabilidade
para implantação. Portanto, devem-se averiguar custos, benefícios, riscos e oportunidades de
negócio. Como também as questões sociais culturais, por exemplo, alteração de hábitos nas
atividades diárias, novos processos e treinamento para uso de tecnologia, onde usuários de
novas TIs podem gerar impactos culturais negativos e criar resistências as instalações, por já
estarem acostumados com as rotinas diárias.
Por fim, ao incrementar uma infra-estrutura de TI, o administrador deve planejar o que
envolve todas as atividades organizacionais da empresa, e ao investir em TI não esquecer a
principal função da tecnologia, que de fato não é seu alto desempenho ou modelos avançados
e sim ser eficiente e ter eficácia nos processos de suas funções e no fluxo de informações da
organização.
Pode-se, com certeza, afirmar que em qualquer organização, por mais simples que
seja sua estrutura ou capacidade administrativa, encontra-se um sistema de informação.
Talvez não seja reconhecido ou bem estruturado, mas esta lá. Assim para tornar-se eficiente,
necessita do fluxo de informações entre as áreas da organização, o que se torna essencial para
a empresa tomar as melhores decisões. Além disso, o tomador de decisões deve estar atento às
informações tanto para ter visão organizacional quanto atualizações com o uso de TI para
alocação de dados serem mais eficazes ao atingir seus objetivos.
Assim para Rezende (2008, p. 14), “todo sistema, usando ou não recursos de
tecnologia da informação, que manipula dado e gera informação poder ser genericamente
considerado sistema de informação”.
Torna-se oportuno, neste momento, mencionar a diferença entre dado, informação
para a tomada de decisões. Conforme Laudon e Laudon (2007, p. 09): “dados, são sequências
de fatos brutos que representam eventos que ocorrem nas organizações ou no ambiente físico,
antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entendê-
los e usá-los”. Segundo Oliveira (2001, p. 36), “dado é qualquer elemento identificado em sua
forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”.
E para Rezende (2008, p. 07), “o dado é um conjunto de letras, números ou dígitos que,
31
Para Stair e Reynolds (2006, p. 04), “um sistema de informação (SI) é um conjunto de
componentes inter-relacionados que coletam, manipulam e disseminam dados e informações
para proporcionar um mecanismo de realimentação para atingir um objetivo”.
E Laudon e Laundon (2007) comentam que sistema de informação de forma técnica é
um conjunto de componentes que se inter-relacionam a fim de coletar ou recuperar, processar,
armazenar e distribuir informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e
o controle de uma organização. Um exemplo dessa distribuição pode ser melhor visualizada
pela Figura 6 a seguir.
Sistema de informação, então, é um sistema que encaminha toda informação, seja ela
necessária ou não, para área proveniente desta informação. Também é o conjunto formado por
organização, pessoas e tecnologia. Aqui é necessário entender que tecnologia não são somente
computadores, mas eles servem como mecanismo para assimilar as dimensões
organizacionais que a compõem.
33
Desta forma é preciso entender os tipos de sistemas de informação que são utilizados
nas organizações. Para Rezende (2008), os ciclos evolutivos dos sistemas de informação
podem ser separados em manuais, mecanizados, informativos, automatizados e gerenciais.
Sistemas de informação manuais são sistemas que não utilizam recursos de tecnologia
de informação. Exemplo são os estoques de fichas, contabilidade em livros de papel, folha de
pagamento sem recursos de informática.
Sistemas de informação mecanizados utilizam tecnologia de informação de forma
mecânica sem algum valor agregado, também conhecido por sistemas “burros” com alto grau
de cálculo manual ou uso excessivo de digitação. Exemplo são sistemas que necessitam
registrar entrada e saídas de produtos, precisam de digitação de nomes e não calcula valores.
Sistemas de informação informatizados, ao contrário dos mecanizados, agregam certo
valor e conhecidos como “inteligentes” por minimizarem a digitação e o trabalho manual dos
usuários. Exemplo, os sistemas que fazem baixas de entrada e saída em estoques, geram
sugestões de compras e até avisos de falta de matéria-prima para certa data.
Sistemas de informação automatizados são provenientes da área de automação
comercial, bancária e industrial. Exemplo são leitores de barras, terminais de caixas
bancários, sistemas mecânicos e robôs de fábricas.
Sistemas de informação gerenciais e estratégicos são direcionados ao gestor das
organizações e alta administração empresariais. Classificados como os sistemas de
informação de suporte a decisões.
O administrador que esteja envolvido no projeto de um sistema, ou atuando em
sistemas de informações, deve saber como é o tipo, como funciona, o ciclo de vida dos
sistemas e estar ciente de todas as partes de seu desenvolvimento. Gordon e Gordon (2006),
mencionam ainda que, ao controlar o desenvolvimento de sistema, não se pode ignorá-lo
como série de partes independentes e sim como um processo de negócios sempre integrando
as partes. Conforme a classificação de Gordon e Gordon (2006) existe várias etapas que o
administrador precisa saber a respeito dos sistemas de informação em seu ciclo de vida:
negociação, valor de faturamento versus valor das contas a pagar, planejamento de compras
versus quantidade em estoque, valor de receita da organização versus a corrente, valor dos
custos versus valor do orçamento e da análise financeira e data de pagamentos versus data de
recebimento.
O SIE tem características de sempre trabalhar na forma macro das empresas sempre
relacionado seu ambiente interno (pessoas, processos e funções organizacionais) e ambiente
externo (concorrentes, sociedade, fornecedores, investidores, clientes, governo e etc.) para
melhor tomada de decisão.
Para entender melhor a classificação, os modelos de sistemas de informação passaram
por etapas ao longo da sua fase de criação. Segundo Rezende (2008), os sistemas de
informação a partir da década de 60 eram conhecidos como modelos convencionais, onde
mostra a relação de interdependência entre os níveis dos sistemas, os tipos de informação e o
nível hierárquico da organização. A Figura 7 mostra como são as relações dos níveis e o
processo de sinergia entre eles.
características citadas, o referido modelo pode ser analisado pela Figura 9, onde contempla
todo modelo dinâmico.
Este modelo proporciona uma maior agilidade e eficiência nos processos de fluxo de
informação, como também na automação desses mesmos processos. Porém, o administrador
precisa estudar a viabilidade de implantação de recurso de TI, verificar qual o tipo mais
adequado para organização e quais medidas necessárias após o funcionamento do mesmo,
principalmente para área de negócios.
existem os sistemas que abrangem toda a empresa que têm uma função muito importante, e
trabalham de uma maneira de amenizar essa situação que afetam todas as empresas. E a
principal característica desses sistemas é a utilização de aplicativos integrados que executam
todos os processos funcionais da empresa com um mesmo banco de dados de forma
automatizada, produtiva, flexível, integrativa e coordenar melhor os processos de negócios.
Entre eles estão os sistemas integrados, conhecidos como sistemas de planejamento de
recursos empresarias (enterprise resource planning – ERP), que trabalham coletando dados
dos principais processos administrativos das áreas que compõem a organização, armazenando
numa única central de banco de dados. Assim, com a informação armazenada de todos os
sistemas, ela fica disponível para os usuários utilizarem em suas atividades.
Os sistemas de gerenciamento da cadeia de suprimentos (supply chain management –
SCM) trabalham com fator externo importantíssimo para inúmeras empresas, os fornecedores.
Com carregamento de estoques, distribuição, informações de pedidos e produção com
objetivo de entrega em tempo hábil e menor custo possível.
Existem também os sistemas de gerenciamento do relacionamento com cliente
(customer relationship management – CRM), a principal função desse sistema é lidar com
informações de compra, marketing e serviços para os clientes da empresa, para uma melhor
satisfação, melhorar a venda e reter-los da melhor maneira.
Já os sistemas de gestão de conhecimento (SGC), são utilizados para melhoramento de
processos administrativos de modo a capturar experiências, armazenar e tornarem disponíveis
quando precisarem ser aplicados para integrar conhecimentos a todos que necessitam. E ainda
podem ser vinculados a fontes externas.
Por último os e-business e e-commerce, que tratam de negócios e comércio eletrônico
respectivamente. Utilizam tecnologia digital e Internet para execução de suas funções como
compra, venda, serviços, propaganda, suporte e segurança.
Como pode ser visto, a aplicação de vários sistemas de informação estão disponíveis
no mercado, com objetivo de otimizar a geração de informações inteligentes e melhorar os
processos administrativos. O administrador ao analisar a viabilidade desses sistemas sempre
deve verificar se adequam a sua organização e principalmente ao seu orçamento. Visto que
existem modelos variados com suas respectivas funções, basta saber se na gestão da empresa
o sistema implantado vai contribuir para o bom desenvolvimento da empresa e atingir seus
objetivos.
41
Conforme a era da informação vem se transformando, ela faz com que as empresas
utilizem cada fez mais as técnicas de gestão e recursos de TI. Com essas novas mudanças, as
organizações passam a implementar processamento de dados mais eficazes, redes de
computação e automação em seus processos operacionais, certo que eles cumpram com seus
objetivos de coletar dados gerar informações e proporcionar conhecimento para que o
administrador possa tomar ações corretamente.
A gestão de recursos de informação necessita de uma melhor maneira de interagir os
sistemas e tecnologia de informação, que juntas proporcionam um ambiente mais integrado
que trata de fornecer informações necessárias a todos os usuários. Pois a TI entendida como
uma ferramenta de automação e comunicação da informática, certamente alinhada com
técnicas organizacionais e de gestão tende melhorar cada vez mais a competitividade da
empresa.
O sistema de informação Enterprise Resource Planning – ERP, do português sistema
integrado de gestão e também conhecido por outras nomenclaturas como sistema para o
planejamento dos recursos da corporação ou sistema de planejamento de recursos
empresariais. É um modelo de sistema de informação e de gestão cooperativo, com a função
de integrar os processos empresariais da organização.
Segundo Rezende (2008 p.31), o ERP “corresponde a um pacote de gestão
organizacional ou de sistemas integrados, com recursos de automação e informatização,
visando contribuir originalmente para gestão operacional da empresa”. E, de acordo com
Junior; Potter; Turban (2005, p.303) o ERP “integra o planejamento, o gerenciamento e o uso
de todos os recursos da empresa inteira. Ele é composto de conjuntos de aplicações que
automatizam as operações de back-end de rotina para ajudar as empresas a realizarem tarefas
como o atendimento de pedidos”.
Segundo Laugeni e Martins (2005), o termo ERP foi dado por Keller (1995) em
relatório do Gartner Group, empresa de consultoria. O real surgimento do ERP é visto como a
evolução natural dos sistemas de planejamento das necessidades de materiais do inglês
Material Requirement Planning – MRP e MRPII, este surgiu por volta de 1970, com foco em
manufatura em planejamentos de recursos de materiais e aquele em 1980, com a inclusão de
mais módulos relativos a custos, dados de engenharia e chão-de-fábrica. E em 1990, o MPRII
foi ampliado para áreas de finanças, vendas, suprimentos, empreendimentos e recursos
42
humanos, surgindo o ERP com sua nova configuração. A Figura 10 representa essas
características de transformação.
O ERP vem sendo utilizado fortemente pelas empresas para atender às necessidades de
gerenciamento de informação. Porém, de acordo com Laugeni e Martins (2005, p. 387), o
ERP “ainda possibilita à empresa automatizar e integrar a maioria de seus processos de
negócio, compartilhar dados e práticas em toda empresa e produzir e acessar informações em
tempo real”. Segundo Junior; Potter; Turban (2005, p. 303) o ERP é “uma das ferramentas
mais bem-sucedidas para gerenciar cadeias de fornecimento, especialmente as internas.”
Conforme Stair e Reynolds (2006, p.20), o ERP “é o conjunto de programas
integrados capaz de gerenciar as operações vitais de negócios de uma companhia para uma
organização distribuída como um todo”. Para Laudon e Laudon (2007, p.53), “aceleram a
comunicação das informações através da empresa e, assim, tornam mais fácil coordenar as
operações diárias. Quando um cliente faz um pedido, os dados fluem automaticamente para
outras partes da empresa que serão afetadas”. A Figura 11 mostra como funciona um sistema
ERP.
43
O que foi apresentado até o momento é uma conceituação geral do ERP, mas sua
principal característica é a capacidade de entrar com informação uma única vez e essa
informação pode ser acessada por todos os usuários. Além do mais, o ERP consolida de forma
estruturada as informações, para o processo decisório e são efetivos a partir do momento que
recebem dados e informações. Por isso proporcionam diretamente a distribuição a outros
campos que necessitam desse processo como, alternativas, decisões, resultados e controles
gerenciais. Posto que o ERP possa ser dividido em áreas específicas, como nas empresas,
entretanto com o mesmo uso da informação.
informações necessárias para seu gerenciamento. Stair e Reynolds (2006) comentam que o
ERP é como uma coleção integrada de sistemas de informação funcionais, cada um apoiando
uma área específica.
Um sistema ERP financeiro e contábil é composto por informações financeiras e
operacionais, monitora e controla os recursos em tempo hábil, têm dados de clientes sobre
vendas, às compras com fornecedores, históricos da empresa e em geral faz uma análise de
longo e curto prazo para tomada de decisões financeiras. Geralmente ele é usado por grandes
empresas e utilizam sistemas como contas a receber, a pagar, centro de custos e orçamentos.
Sistema ERP de manufatura, também conhecido como de produção é um dos mais
importantes, é onde o processo de saída são os produtos e serviços. Compreende a parte de
tratamento com fornecedores, matérias-primas, estoques, desenvolvimento da produção,
manutenção, programações de maquinário, etc. É um ERP muito utilizado por indústrias no
geral, principalmente as que utilizam grande volume de estoques. Alguns sistemas conhecidos
como o computer Assisted design - CAD, controle de estoque, Just-In-Time - JIT, controle de
processos, planejamento de produção e controle de qualidade e testes, podem ser utilizados
para auxílio do ERP.
Sistema ERP de marketing é outra área funcional muito importante para a empresa
poder verificar necessidades de mercado, a colocação de produtos e serviços a clientes,
serviço de apoio as vendas ao financeiro e decisões de preços. Programa muito conhecido
para relacionamento de clientes é o CRM que trata, em cima de dados, toda informação sobre
os clientes que a empresa relaciona com suas vendas. Outros processos de saídas para
informações são sistemas de pesquisa de mercado e pesquisas de desenvolvimento, que
auxilia a área de produção em desenvolvimento de produtos com informações sobre gostos e
tendências de clientes, promoção, propaganda e estipulação de preços.
ERP de recursos humanos é direcionado para funções organizacionais de funcionários
da empresa. Stair e Reynolds (2006) ainda mencionam que aspecto funcional de um ERP de
recursos humanos abrange registro completo de funcionários como programas de
desenvolvimento profissional e treinamentos. O sistema de saída do ERP de recursos
humanos é composto de planejamentos que verifica as necessidades de profissionais e
informa a seleção e recrutamento que faz o papel de recrutar e selecionar funcionários e assim
verifica o sistema financeiro se existem recursos para tal. Existe ainda a função de
treinamento e habilidades, designação de cargos e tarefas, custos com salários e remunerações
e também necessidades em longo prazo.
47
Uma empresa pode ter um processo administrativo totalmente adequado aos processos
e organização, e não adianta ter um sistema de informação inadequado para alimentar o
processo decisório. Para tanto, deve saber a finalidade do ERP para empresa, visto que o uso
incorreto de alimentação de dados e informações não vai alcançar resultados satisfatórios nem
ao menos o funcionamento correto do processo decisório para chegar aos seus objetivos.
Atender uma estruturação de sistemas de informação é difícil e complexo onde ela irá
depender de cada tipo de empresa e suas áreas funcionais. Fato importante a destacar é que o
delineamento deve ser separado em várias partes para melhor visão e desenvolvimento da
estruturação até a sua implantação.
Para o planejamento de uma estrutura que funciona um ERP, não existe um padrão ou
fórmula específica. Segundo Chambers; Johnston; Slack (2007) e Laugeni e Martins (2005),
existem aspectos básicos para o desenvolvimento e implantação de um ERP, conforme podem
ser observados a seguir:
- Controle e avaliação: é onde são analisados dados e informações para verificar suas
relevâncias e depois trabalhar dados pra informações focalizando a otimizando a tomada de
decisão.
- Disseminação dos dados e informações: é a distribuição de informações para cada
responsável da empresa de acordo com necessidades e interesse.
- Utilização das informações da empresa: é a incorporação das informações para o
processo decisório em todos os níveis estratégicos.
- Retroalimentação ou realimentação ou feedback das informações: Incorpora na
sistemática e estrutura adaptação do processo decisório, e assim trabalhar para melhorar as
necessidades de informações da empresa.
Stair e Reynolds (2006) afirmam que o projeto de sistema exige regras básicas, porém
para o projeto de implantação faz-se uma projeção a partir de uma análise e o
desenvolvimento do sistema precisa de um estudo mais adequado e estruturado para verificar
o quanto o novo sistema operará para atender as necessidades de negócios. Desse modo, para
atender essas necessidades, empresas precisam analisar os orçamentos com gestor responsável
e indicar o que é necessário para organização não correr risco de investir em um projeto que
não corresponderá as suas perspectivas empresariais.
De acordo com Chambers; Johnston; Slack (2007) e Laugeni e Martins (2005),
Rezende (2008) e Stair e Reynolds (2006), o ERP pode ser delineado em: (1) justificativa e
planejamento, é onde busca a preparação dos dados atuais da empresa, (2) levantamento e
análise, é a criação de metodologia de implantação, (3) estruturação do projeto e (4)
implantação e avaliação.
A fase de justificativa e planejamento é a fase preliminar e geral na complexidade do
projeto de desenvolvimento e implantação do ERP. A empresa precisar focalizar as políticas
que constituem e se o custo, para o projeto, esta compatível com uso da informação. Nessa
etapa é onde se busca responder a perguntas do por que do sistema, que tipos de problemas
existentes, objetivos do sistema em relação à empresa, se o sistema vai mesmo preencher as
necessidades da empresa e se o sistema atende ao planejamento estratégico da empresa.
Cabe também ao administrador do ERP assessorar todos os níveis de decisão da
empresa que vai desde a viabilidade do sistema até a possível mudança de estrutura da
organização. Por fim, na fase de justificativa e planejamento é necessário determinar todos os
objetivos da empresa do ponto do modelo atual para concepção de um novo, preparar todas as
49
sempre estarão à disposição de todos que necessitam. Não obstante a isso, a informação é de
essencial importância para as empresas, é dela que o administrador terá conhecimento para a
melhor tomada de decisão e saber gerenciá-la.
Gordon e Gordon (2006), Laudon e Laudon (2007), Stair e Reynolds (2006), Laugeni
e Martins(2005) e Chambers; Johnston; Slack (2007), mostram alguns benefícios em relação
ao ERP,conforme é citado a seguir:
É importante salientar que o ERP é uma ótima ferramenta que garante vantagem
competitiva muito abrangente tornando imprescindível a prática de negócio. Desta maneira,
por exemplo, a organização estará apta às mudanças de mercado, visará maior lucratividade,
estará proporcionando meios para lançar novos produtos ou serviços, auxílio no
relacionamento com clientes e fornecedores, e o mais importante para todas as empresas,
melhora as tomadas de decisão.
52
Por outro lado, muitos administradores vêm o ERP como uma ferramenta de
momentos ou para concertar algum problema específico. É preciso observar também que essa
prática proporciona algumas experiências nada aceitáveis, onde podem acontecer resultados
negativos, se houver um mau planejamento do sistema, ou seja, tentam por em prática na
empresa esperando o mesmo sucesso que outras empresas obtiveram através de seus
processos decisórios.
- Melhor controle;
- Economia de tempo e de custos.
Uma vez que existe uma grande ligação do ERP com processo decisório, o
administrador é um tomador de decisões independentemente de sua posição na organização.
Assim, é preciso uma análise sistêmica quanto esta abordagem, ou seja, é caracterizar o
problema em si exigindo decisões para solucioná-lo, mostrar impactos que possam causar a
organização e por último entender o ambiente que atuam as decisões. Essa questão pode ser
bem visualizada em microempresas, onde donos dessas organizações não utilizam ferramentas
como o ERP em seus processos decisórios para seu comprometimento empresarial, talvez a
causa desse transtorno seja por falta de informação para seus negócios.
3 METODOLOGIA
Segundo Marconi e Lakatos (2003) afirmam que a observação é uma técnica de coleta
de dados para obter informações e trabalha os sentidos na obtenção de determinados aspectos
da realidade. Nota-se, muitas vezes, que os indivíduos observados não apresentam
consciência de fatos que mexem com seu comportamento. Assim explica-se que a observação
realizada neste trabalho se deu pelo funcionamento da empresa, onde na sua estrutura pôde ser
observada analisando a operação de suas atividades.
Ela foi transcrita em sua íntegra junto com a análise das perguntas e respostas segundo
o (Ver Apêndice B). A entrevista foi feita com o proprietário da própria empresa, no dia 14 de
setembro de 2009. A duração da entrevista foi de cerca de 30 minutos, com um total de onze
perguntas, nove delas já previamente estruturas e as outras duas foram feitas durante a
entrevista. Com a relação ao tempo de duração da entrevista, este se deu no tempo informado
já que houve momentos em que foi preciso explicar alguns pontos para aproveitar o máximo
das respostas.
61
4 ESTUDO DE CASO
4.1 Histórico
Com um estoque bem limitado, os materiais são divididos por tipo com cada área
específica como modelo, ordem, numeração e livros por categoria ou área de atuação da
odontologia geralmente separando os atuais dos mais antigos. Hoje a organização mantém
pequeno estoque, como dito anteriormente, e trabalha com instrumentos odontológicos e com
livros.
Quanto aos fornecedores, as negociações são preocupantes, por haver certa rejeição
em trabalhar com microempresas (por faturarem menos). A empresa trabalha com muitos
fornecedores de grande porte e importantes editoras, e sempre tem certa dificuldade na
aquisição dos produtos, mas em geral o proprietário tem contato direto com funcionários
específicos da área de vendas o que ajuda muito para adquirir produtos, além de obter
descontos, promoções e boas negociações no atacado.
62
A partir de uma análise SWOT, é possível fazer uma análise do cenário atual que se
encontra a empresa. E é dividida em dois aspectos externo e interno sobre a organização.
Quanto à sigla SWOT vem do inglês Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, que são
respectivamente forças e fraquezas para o aspecto interno, oportunidades e ameaças para o
aspecto externo.
63
- ausência de recurso
- baixo custo operacional;
tecnológico;
- facilidade de
- gestão baseada no improviso;
conhecimento/manipulação dos
- uma pessoa somente para
produtos;
administrar a empresa;
Ambiente Interno - facilidade de comunicação com
- controle insuficiente dos
fornecedores;
recursos;
- proprietário tem experiência de
- falta flexibilidade ao dono;
vendas e no mercado;
- necessidade de treinamento;
- baixo risco de queda de caixa.
- ampliação da empresa;
- falta de força competitiva.
Oportunidades Ameaças
- fácil acesso aos clientes de curso
de odontologia nas principais - novos concorrentes;
universidades da região; - empresas do mesmo ramo;
- contato direto com vendedores de - empresas de maior porte;
Ambiente Externo editoras e fábricas; - alto custo para compra de
- trabalho conjunto com editoras e grande quantidade de
fábricas que não atuam na região; mercadorias;
- participação em congressos, com - clientes mais exigentes;
divulgação da empresa; - mudanças de leis fiscais.
- local de fácil acesso.
Nesse ínterim, cabe citar os Fatores Críticos de Sucesso (FCS), pela expressão
mencionada, são fatores de uma organização que contribuem de maneira significativa
objetivando o sucesso. Conforme Albertin (2004), para um fator ser considerado crítico e
receber atenção de investimentos, de tempo e esforço, deve estar inteiramente ligado ao
negócio da empresa. E os administradores responsáveis por esse processo devem definir
fatores, formas de medição, padrões de desempenho e informações necessárias para
encaminhamento do sucesso. Para Junior; Potter; Turban (2005 p.79), FCS são “aquelas
poucas coisas que precisam estar certas para garantir a sobrevivência e o sucesso de uma
organização”.
Segundo a colocação de Albretin (2004), para identificar melhor os FCS da
organização é necessário dividir em partes para melhor gerenciá-los. Os FCS estão divididos
quanto ao seu planejamento, organização, pessoas e de gerência de controle em TI. No caso
da empresa não será utilizado de pessoas, pois não abrange um contingente de pessoal para
análise.
Na microempresa Virtual Comércio de Material Odontológico, o FCS de planejamento
o proprietário precisa verificar se o investimento de TI irá propor base empresarial para visão
da informática competitiva aos negócios, visão holística da organização, garantia do
investimento correto e principalmente acesso às informações da organização com perspectiva
em custo de oportunidade.
O alinhamento de TI precisa estar muito bem relacionado com o plano organizacional
da empresa, para poder obter suporte em longo prazo esse recurso merece mais atenção.
Quanto a prioridades de alinhamento em TI, deve-se verificar a importância técnica, os
controles, os benefícios e a principal prioridade, é se a automação dos processos irá satisfazer
todas as necessidades da empresa.
Quanto aos FCS da organização, os mesmos dizem respeito à estrutura organizacional
e o quanto ela ajuda a empresa nas responsabilidades, seus atributos e aos canais de
comunicação, visto que o investimento em TI influencia em vários aspectos organizacionais,
como mudança de mercados, segurança na informação para tomada de decisão, a redução do
custo de negócio com a automatização dos processos e flexibilidade cooperativa.
O FCS de gerência de controle em TI indicam onde o proprietário precisa de
treinamento, não técnico, mas para manipular os processos tecnológicos e preparar para novos
investimentos.
A respeito de controle em TI, o mesmo deve proporcionar segurança nos processos
operacionais para evitar a ocorrência de retrabalho, ocorrências de erros, qualidade no SI e
71
realimentar o processo de planejamento. Além disso, o proprietário precisa dar foco para os
processos que é o objetivo da implantação do sistema. Enfim procurar sempre por melhorias
para otimizar os processos de serviços e comercialização dos produtos considerando seu
planejamento em relação aos custos, benefícios, aplicações, serviços, e integração.
72
5 MODELO PROPOSTO
Logo, esse ciclo é alimentado pelos objetivos da empresa para fundamentar o sistema
com os negócios e as operações funcionais. Por fim, os resultados precisam ser medidos e
avaliados na fase de implantação e avaliação, de forma que a organização possa verificar
retorno do investimento e realizar novas tomadas de decisão, retomando o ciclo e preparando
para possíveis mudanças e novas metas.
Conforme pode ser observado, toda a parte preliminar já foi mencionada nos capítulos
de caracterização e análise SWOT da empresa. Nesta etapa preliminar, fica evidenciada a
complexidade do problema sobre os dados coletados, a justificativa para busca de uma TI de
acordo com a análise SWOT da empresa, a qual não possui recursos tecnológicos para
otimizar os processos organizacionais.
74
Nesta fase, com os dados já coletados, é preciso analisar o processo de entrada e saída
de informação. Em relação às entradas, o sistema precisa armazenar todos os processos que o
alimenta, como cadastro de produtos e clientes, assim também vendas e compras. Quanto às
saídas, que são os relatórios, estes apresentam os requerimentos para análises que o
proprietário precisa como quantidades, datas e fluxo de caixa. Tendo todas as suas funções
concretizadas, o ERP agirá da melhor maneira fornecendo informações para o proprietário
tomar decisões.
Outro ponto marcante que deve ser analisado é durante a funcionalidade do ERP, que
é observar se está sendo suficiente a geração de informação para o processo decisório das
atividades usuais do sistema. E também o tempo para implantação e desenvolvimento do
sistema com a empresa, pois é um processo demorado e abrangente, onde todos os resultados
devem ser relatados para efetuar mais análises de funcionamento. Quanto à relação de custos
e benefícios, no mercado atual, existem inúmeras empresas que proporcionam vários modelos
prontos de sistemas ERP a preços acessíveis para microempresas, inclusive há também a
possibilidade de desenvolver o sistema para a própria empresa.
Entre as empresas mais conhecidas do mundo que fornecem o sistema ERP, tem-se: a
SAP - Systems, Applications and Products in Data Processing, Oracle Corporation e a
Microsoft. Empresas nacionais são: filial brasileira SAP, Star soft e Microsiga. Quanto à
escolha, cabe ao proprietário analisar qual deles se encaixa em seus orçamentos, como
detalhes de valores de aquisição, manutenção e serviços do sistema ERP, assim estruturar o
melhor funcionamento da organização. Depois dessa análise de viabilidade, o proprietário
confirmará se é viável ou não a implantação do sistema na empresa. E na questão de
viabilidade, o sistema pode ser investido, desde que o dono da empresa forneça subsídios
suficientes para a implantação do ERP e esteja disposto a mudar o modo como trabalhar e
proporcionar uma maior flexibilidade em sua gestão. Hoje a micro empresa precisa de apoio
de gestão. A capacidade de gerir a organização com agilidade faz com que a torne mais
competitiva.
de acordo com as necessidades da empresa. Sendo que objetivo do ERP é integrar todos os
departamentos e fluxos de informação funcionais da empresa, a Figura 17, a seguir, mostra
como funciona essa integração.
A área funcional de compra funciona também com registro de pedidos, porém para
fornecedores. A alimentação do banco de dados proporciona à empresa averiguar quais
produtos comprar, com a lista de fornecedores possíveis, e ainda possibilita informações de
saída de caixa sempre verificando se há, pelo sistema, dinheiro disponível pelo sistema.
78
E por último, a área funcional de clientes, que se relaciona diretamente com as vendas
com cadastro de contatos. A área de vendas ajuda a alimentar o banco de dados por vendas
efetuadas. O processo pode ser realizado direta ou indiretamente. O cadastro é feito de forma
direta no sistema quando é possível a coleta de dados diretamente com o cliente. O indireto,
por sua vez, é feito durante o processo de vendas, nesse caso no registro de vendas a prazo é
necessário cadastro de clientes para poder fazer cobranças, então o processo de coleta de
dados fica automático para alimentar o sistema e completar informação precisa sobre o
cliente, entrada de caixa e saídas de produtos. Na Figura 20, a seguir, demonstra-se o processo
de cadastro de clientes com o sistema ERP.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
organizações se sentirem “antenadas” com a tecnologia atual e sim como uma ótima
ferramenta para melhorar e muito a gestão de qualquer empresa, basta saber usá-la.
84
7 REFERÊNCIAS
ABREU, Aline França de; REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da informação: aplicada
a sistemas de informação empresariais. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2008.
CARMO, Vadson Bastos do; PONTES, Cecília Carmen Cunha. Sistemas de informações
gerenciais para programa de qualidade total em pequenas empresas da região de Campinas.
Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 1, p. 49-58, jan./abr. 1999
CERTO, Samuel C. Administração Moderna. 9 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2003.
CURY, Antonio. Organizações e métodos: uma visão holística. 8 ed. São Paulo: Atlas 2006.
DRUCKER, Peter F. A decisão eficaz. In: TOMADA de decisão. Trad. Eduardo Riech. Rio
de Janeiro: Campus, 2001.
GIL, Antonio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. São Paulo: Atlas, 1999.
GRESSLER, Lori Alice. Introdução à pesquisa: projetos e relatórios. 2 ed. São Paulo:
Loyola, 2004.
KWASNICKA, Eunice Lacava. Teoria geral da administração: uma síntese. 3 ed. São
Paulo: Atlas, 2003.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistemas de informação gerenciais. 7 ed. São
Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007.
MAÑAS, Antonio Vico. Gestão de tecnologia e inovação. 4 ed. São Paulo: Érica, 2001.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 6 ed. São Paulo: Atlas,
2004.
RAUPP, Maury; BEUREN, Ilse Maria. Metodologia da pesquisa aplicável às ciências sociais.
In: BEUREN, Ilse Maria (org.). Como elaborar monografias em contabilidade. São Paulo:
Atlas, 2006. p. 76-96.
STONE, James A. F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5 ed. Rio de Janeiro: LTC,
1999.
8 APÊNDICES
Identificação da empresa
1- Qual o ramo de atividade da empresa e por que foi feita esta escolha?
2- Qual a situação econômica da empresa em relação aos resultados? (Em crescimento, estável, prejuízo e etc.)
3- Possui algum conhecimento sobre processo decisório, sistema de informação e tecnologia de informação?
4- A sua empresa possui sistema de informação automatizado? É eficiente? Caso não possua, tem interesse
implantar algum dia?
5- Na sua empresa existe algum planejamento para implantação de um sistema de informação? Caso não, tem
interesse implantar algum dia?
6- no caso de implantação de um sistema de informação, o que você acharia mais útil para sua empresa?
Identificação de decisões
7- Em relação a sua empresa, como são efetuadas as tomadas de decisão que envolve toda sua organização?
8- A respeito de relatórios, você acha importante para seleção de alternativas de tomada de decisão?
9- Para sua empresa, o uso de recursos de tecnologia de informação facilitaria integrar todas as áreas funcionais?
E também melhoraria as tomadas de decisão da empresa?
88
“Atualmente a empresa esta estagnada, parada com uma certa queda mas funcionando,
nem pior nem melhor esta ali neutra.”
“Não sei, mas creio que seja alguma técnica de decisão para as empresa, não, autores e
editoras, sim são as tecnologias modernas, máquinas e computadores etc.”
Segundo o mesmo apresentou não saber de nenhum termo, mas explicitou sobre
processo decisório como um conhecimento aplicável para qualquer empresa, que já foi
contrário sobre sistemas de informação, a princípio pensou em programas de computadores,
ele não está errado, mas um sistema de informação necessariamente não precisa de
computadores e sim um meio de manusear os dados para finalidades especificas que no caso
de um computador facilitaria todo o processo. E por fim a respeito de tecnologia de
informação, o entrevistado não colocou o conceito em si, mas explicou com exemplos. A
importância dessa pergunta foi para analisar o que o proprietário da empresa sabe sobre infra-
estrutura de tecnologia de informação especialmente sobre saber tomar decisões.
Certo momento da entrevista foi perguntado sobre o porquê do nome Virtual para a
empresa. A resposta foi a seguinte:
“depois de já estar mantido sozinho, seria necessário registra um nome para empresa
devido a entregar nota fiscal para os clientes, quanto ao nome porque pensei em também
colocar por novidades da época onde tudo estava entrando na era digital e colocar na internet,
pensei em algo mais futuro.
O entrevistado colocou esse nome em relação à onda de novas lojas virtuais nascendo
e aproveitou a idéia, colocou esse nome. Visto que a empresa possui um web site, porém nada
integrado com um sistema dentro da própria empresa.
Sobre a identificação de sistema de informação foi observado que o entrevistado tinha
um pouco de dificuldade para responder as perguntas, foi necessário explicar vários pontos
sobre sistema de informação, logo a entrevista ocorreu normalmente.
Nessa etapa foi perguntado se a empresa possuía um sistema de informação
automatizado e se esta funcionando corretamente e caso a resposta fosse negativa procurar se
seria possível investir na empresa. A seguir a pergunta em si com a reposta: A sua empresa
possui sistema de informação automatizado? É eficiente? Caso não possua, tem interesse
implantar algum dia?
90
“não. sim, mas preciso verificar o quanto vai me dar de retorno e também não precisa
ser algo complicado de entender.”
“não, por que esta difícil investir. Sobre implantar um dia falta tempo para pesquisar e
a empresa para controlar também não tem conhecimento sobre pacotes de programas para
esse tipo de sistema e etc. E então preciso de uma consultoria nessa parte.”
“bom, estou dando conta de tudo, e contratar funcionários não esta no meu plano.
Além que custa muito manter um funcionário para fazer algumas funções e esta cada vez mais
caro manter um funcionário em pequenas empresas do tipo a minha”.
A resposta mostra que o proprietário prefere que trabalhar sozinho, porém mesmo
dando conta do controle da empresa não esta mantendo organizada e a procura por
informações torna-se complicado conforme foi observado várias vezes. Por outro lado existe
também a situação econômica posto que é inviável contratar funcionário(s) para empresa.
A última pergunta sobre identificação de sistemas de informação é para o caso de uma
implantação de um sistema de informação analisar o que o proprietário acha mais interessante
com a sua aplicação. A questão foi no caso de implantação de um sistema de informação, o
que você acharia mais útil para sua empresa? Logo, a resposta:
91
“como trabalho sozinho, algo que ajude no controle da empresa, como entrada e saídas
das contas e que tudo esteja a minha disposição nada muito complexo, mas que tenha o que eu
precise para as situações que trabalho todos os dias.”
“a escolha das decisões são sempre a favor de melhorar as vendas, procuro sempre
manter os clientes, quando tenho produto a pronta entrega vendo no ato, no caso de pedidos,
entro contato com fornecedor e peço pela quantidade que tenho para vender. Não faço estudos
ou analiso o que vender, mas procuro sempre que posso é saber de novos produtos.”
“talvez sim, tendo mais opções, pode analisar varias situações como um todo ou em
uma parte com mais detalhe. Para mim seria bem interessante, já que preciso procurar por
papeis com as anotações que muitas vezes perco e também posso verificar produtos que não
vendo e que mais vendo.”
Essa questão mostra que os relatórios para empresa é importante, visto que o
proprietário confirma que a emissão de relatórios auxilia no processo decisório. Além disso,
pode melhorar o controle sobre o fluxo de informações da empresa, assim com domínio sobre
toda organização, o proprietário ter melhor condicionamento para as tomadas de decisão.
A última pergunta tange a respeito de tecnologias de informação para empresa, e
questionar se facilitaria integrar todos os processos da organização num mesmo sistema a fim
de auxiliar no controle da empresa. A pergunta é se para sua empresa, o uso de recursos de
tecnologia de informação facilitaria integrar todas as áreas funcionais? E também melhoraria
as tomadas de decisão da empresa?
“com certeza que sim, dessa maneira tudo relacionado num mesmo plano teria a
empresa mais organizada e mais objetiva. E claro conseguiria analisar melhor o que posso
fazer, onde tudo está ao meu alcance, facilitando para tomar as decisões caso eu precise.”