CONTROLADORIA JURÍDICA

E INOVAÇÃO
AULA 2

Profª Tatiana Rodrigues

 CONVERSA INICIAL

Agora que já conhecemos alguns conceitos importantes sobre a

Controladoria Jurídica, podemos avançar para o conhecimento de algumas
funções dos colaboradores que atuam na área.
Ainda, compreenderemos a importância da escolha, customização e
utilização do software de gestão.

TEMA 1 – FUNÇÕES DOS COLABORADORES

Pode fazer parte da Controladoria Jurídica uma grande diversidade de

profissionais, como advogados, tecnólogos jurídicos, assistentes, assessores,
estagiários. Tudo isso vai depender muito do modelo de controladoria jurídica,
do tamanho do escritório ou do departamento jurídico, da matéria etc.

 Gestor/Controller;
 Assistentes jurídicos e ou administrativos.
 Estagiários.
1.1 Gestor/Controller, assistentes, estagiários

Até o surgimento da presente graduação, entendia-se que o gestor de

uma controladoria jurídica deveria ser alguém da área jurídica, ou seja, um
advogado.
Contudo, atualmente, com a existência inclusive de um curso como este,
com a amplitude da grade do curso de tecnólogo jurídico, e principalmente com
o foco do curso em gestão, conclui-se que o gestor de uma Controladoria
Jurídica, pode ser um advogado, bacharel ou um tecnólogo, dependendo de
suas aptidões.
E quais seriam suas atividades? A rotina deste gestor pode conter desde
a análise e distribuição de publicações até o controle da logística da área,
passando pelos relatórios, internos e externos, alimentação do software de
gestão, dentre outras funções.
Os assistentes devem atuar como o “braço direito” do gestor, estando
aptos para atuarem quando o gestor estiver em férias, por exemplo. Dentre as
funções dos assistentes, podem estar a confecção de guias, a contratação de
correspondentes, dentre muitas outras. A Controladoria Jurídica ainda pode ser

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 composta por estagiários de direito, que podem exercer atividade externa, por
exemplo.

TEMA 2 – SOFTWARE DE GESTÃO

Atualmente, a gestão jurídica em escritórios, departamentos jurídicos e

em órgão jurisdicionados é centralizada em softwares que auxiliam nesta gestão.
É muito importante a escolha correta da ferramenta, bom como a sua
customização e utilização plena. Hoje já existe um grande número de softwares
com as mais diversas funções.

2.1 Importância do software

Nesta altura do nosso estudo, você já consegue analisar melhor o

mercado, conhecer as características de cada negócio e entender quais as
necessidades do nicho de mercado. Por exemplo, uma banca que tenha como
cliente pessoa física (trabalhista, previdenciário, por exemplo), tem como grande
diferencial (muitas vezes sua maior dificuldade) o atendimento a este cliente. O
cliente sempre entrará em contato com o escritório para saber “como está o meu
processo”.
Desta forma, é recomendável que o gestor desta banca, quando for
escolher o sistema, lembre-se desta necessidade e contrate uma ferramenta que
sirva para este tipo de demanda. E em demais áreas ou segmentos, da mesma
forma. Esta disciplina tem como um dos grandes objetivos desenvolver este
gestor para encontrar soluções para as necessidades do mercado. Além disso,
muitas vezes perguntamos, em um departamento jurídico, quantas audiências
os terceirizados farão ao longo desta semana? Quantos prazos eles têm hoje?
E não é incomum eles não saberem a resposta. O que demonstra uma grande
falta de controle.

TEMA 3 – A ESCOLHA DO SISTEMA DE GESTÃO

Conforme destacado anteriormente, existem muitos sistemas no

mercado, e a esta altura o aluno desta disciplina já poderia começar a conhecer
alguns softwares, se existir a necessidade. O que buscamos é inicialmente
despertar esta curiosidade no aluno.

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 Porque a escolha é algo muito particular, mas as funções têm que servir
de forma ampla para a gestão do departamento jurídico ou escritório, por
exemplo.
Algumas funções são cruciais para a escolha do sistema, por exemplo,
uma boa “agenda”, relatórios customizáveis, Gerenciador Eletrônico de
Documentos – GED, dentre outras. Claro que o profissional que vai auxiliar na
escolha da ferramenta deve também levar em conta quanto quem está
adquirindo pode investir. Uma vez que, assim como as funções, os valores
variam muito.

TEMA 4 – CUSTOMIZAÇÃO/ PARAMETRIZAÇÃO

Neste tópico, vamos imaginar que o gestor legal já adquiriu o software, e

tem como uma de suas tarefas auxiliar na customização da ferramenta.
Vale lembrar que a nossa disciplina é muito prática, assim, muitas vezes
citamos exemplos para a melhor compreensão do conteúdo. Muito embora estes
exemplos não sirvam objetivamente para todos os casos, eles são um norte para
o profissional começar a pensar de forma mais gerencial no modelo de negócio
em que atua.

4.1 Customização dos usuários, contatos etc.

Logo que se adquire um sistema, é interessante verificar se na negociação

foram contratadas horas de treinamento. Se a resposta for sim, usem-nas. A
controladoria Jurídica é a área que deve “dominar” a utilização da ferramenta.
Após, podemos passar para o início da customização. É recomendável
que a customização inicie pelas permissões dos usuários, uma vez que, em um
escritório, por exemplo, as permissões de um sócio, administrativo, financeiro,
estagiário, advogados da produção são diferentes. Este início é um dos pontos
mais importantes da customização. Concluída esta fase, podemos avançar para
a customização dos contatos/ pessoas.
A customização dos contatos ou pessoas é um dos pontos mais simples,
porque o mais importante é um cadastro completo. E da mesma forma, o
profissional deverá já pensar nos campos do sistema de forma estratégica. Por
exemplo, o profissional irá atuar em um departamento jurídico de uma empresa

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 de veículos, uma montadora, é recomendável que, no tópico “contato”, exista um
campo para inserir o número do chassi (ou Renavam, ou placa).

TEMA 5 – CUSTOMIZAÇÃO DAS TAREFAS E COMPROMISSOS

Após a customização de todos os campos do cadastro de uma demanda.

Lembrando que quando a Controladoria Jurídica chegar nos “tipos de demanda/
Ações”, deve ser configurado juntamente com as equipes do técnico jurídico,
sempre se pautando pelas tabelas do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

5.1 Customização dos “eventos”, tarefas e compromissos

Assim que estiver concluída a parametrização mencionada anteriormente,

podemos começar a pensar nos fluxos de procedimentos dentro de um
departamento ou de um escritório. Para inserir estes fluxos dentro do software,
nós utilizaremos as tarefas e compromissos, ou os chamados eventos. Esta
customização é muito importante e é o que vai fazer toda a rotina acontecer,
desde a chegada de uma demanda até o seu arquivamento.
Então, por exemplo, um cliente chega para ser atendido e o cadastro da
“pessoa” é feito pela recepção, já dentro do software. A recepção, após o
cadastro, encaminha o cliente à sala de atendimento; após o atendimento. o
advogado deverá confeccionar uma petição inicial em até 20 dias, por exemplo.
Todos esses compromissos devem ser inseridos no software e o cumprimento
deste prazo pode ser acompanhado pela controladoria jurídica. A customização
e utilização correta dessas tarefas e compromissos pode propiciar o controle de
quantos atendimentos foram feitos no mês, ou de quantas petições iniciais estão
aguardando confecção. Tudo isso vai depender da escolha do software e da
customização.

NA PRÁTICA

Desta forma, na prática, com a definição de funções dos colaboradores,

com a escolha da ferramenta de gestão correta, e sua customização de forma
perfeita, começamos a “desenhar” os fluxos dos procedimentos e “enxergar” o
controle e a produtividade do departamento ou escritório.

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 FINALIZANDO

É muito importante entender, a esta altura, que tudo que estamos

conversando começa a se entrelaçar, e cada conceito ou decisão torna-se
imprescindível para a melhor gestão jurídica.

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 REFERÊNCIAS

NETO, A. de A. G. Sociedade de advogados. Sociedade individual de

advocacia. 7. ed. Lex Magister. 2016.