GUIA COMPLETO: O USO DA TECNOLOGIA

PARA AUMENTAR PRODUTIVIDADE

CONTENTS
INTRODUÇÃO.................................................................................. 3

AS MÉTRICAS DA PRODUTIVIDADE........................................... 4

COMO INCENTIVAR SUAS EQUIPES........................................... 9

TECNOLOGIA E CONTROLE........................................................ 13

CONCLUSÃO.................................................................................. 16

BÔNUS: CHECK LIST DA PRODUTIVIDADE................................... 17

SOBRE O CONVENIA.................................................................... 19

SOBRE A TANGERINO.................................................................. 19
Introdução
Medir a produtividade é um desafio
para muitas empresas. Diante de
tantas demandas e fatores que
interferem em sua rotina, fica difícil
saber como avaliar seu desempenho de
maneira certeira. É nesse cenário que a Desse modo, a tecnologia atua diretamente no aumento da
tecnologia entra como uma das aliadas produtividade das empresas, se tornando indispensável nos
mais valiosas de uma organização, dias de hoje. Foi diante dessa importância que decidimos
permitindo calcular resultados com trazer este conteúdo para você.
precisão e identificar o que pode ser
melhorado em cada companhia. Neste ebook, você vai conhecer diversas formas de aplicar
a tecnologia a seu favor, além de conferir dicas para um
São diversas as ferramentas e recursos negócio mais produtivo. Para deixar tudo ainda mais
disponíveis, tanto para a gestão quanto completo, no final, ainda vamos disponibilizar uma checklist
para a execução de tarefas em si. exclusiva para ajudar no dia a dia! Vamos começar?

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 As métricas da
produtividade
Medir a produtividade de suas equipes ainda é
um desafio para muitas empresas. São diversos
fatores interligados e, conforme o negócio
cresce, pode parecer difícil manter o controle de
sua eficiência.

Como essa é, porém, uma ação essencial para sua

gestão, já existem diversos métodos e ferramentas
voltadas para o cálculo da produtividade. Antes de
destacarmos o grande papel da tecnologia nesse
cenário, portanto, vamos apresentar algumas das
dicas principais para você manter e acompanhar
uma organização produtiva. Vamos lá!

4 AS MÉTRICAS DA PRODUTIVIDADE
DEFINA SUAS MÉTRICAS
O primeiro passo para mensurar a
produtividade é definir seus indicadores.
Afinal, é necessário ter clareza sobre
o que será levado em conta para fazer
os cálculos e análises. Os indicadores
variam de acordo com o nicho da equipe,
as necessidades da empresa e a situação
do mercado.
Em um time de vendas, por exemplo,
as métricas podem ser o número de
negócios fechados, a velocidade dos
pagamentos, a margem de lucros obtidos
e a média de satisfação dos clientes.
Já no RH, pode-se mensurar o tempo
para fechar uma vaga, a qualidade dos
processos seletivos e por aí vai.
Com esses indicadores definidos, você poderá
pensar em ferramentas e estratégias que
ajudem nos cálculos, identificando o que está
indo bem e o que precisa melhorar. Ao perceber
baixa produtividade em um colaborador ou
uma equipe, faça uma análise aprofundada e
descubra o que está acontecendo, para então
pensar em meios de resolver a questão.
Vale lembrar que nem todo indicador pode ser
mensurado quantitativamente. A saúde mental de um
funcionário e a qualidade das relações, por exemplo,
não podem ser identificadas por números, mas
também estão diretamente ligadas à produtividade.
Assim, não desconsidere esse tipo de fator e encontre
formas para avaliá-lo. Pesquisas de satisfação e de clima
organizacional são algumas estratégias.
5 AS MÉTRICAS DA PRODUTIVIDADE
MAPEIE SEUS PROCESSOS Assim, para calcular a produtividade, entenda o tempo
certo de cada setor, suas demandas e participação no
Para mensurar os indicadores de forma resultado final. Evitar a generalização é essencial para
eficiente, é importante compreender o identificar os verdadeiros pontos fortes e empecilhos
processo que existe por trás de cada um. para uma empresa mais produtiva.
O sucesso de uma tarefa não depende
apenas de uma equipe ou de um
colaborador por si só: os setores de uma
empresa estão sempre interligados e,
portanto, a produtividade em uma métrica
é afetada por diversos fatores.

A entrega de um resultado final depende de

vários setores da organização. Na venda de
um produto, por exemplo, estão interligadas
as equipes de marketing, divulgação
e vendedores em si. Além disso, cada
processo exige um tempo diferente para ser
concretizado com eficiência e qualidade.

6 AS MÉTRICAS DA PRODUTIVIDADE
DETERMINE METAS
Além de entender quais indicadores
serão levados em conta, é preciso
saber onde se quer chegar. Definir
objetivos mensuráveis e estabelecer um
planejamento para cada colaborador
ou equipe faz toda a diferença, pois
mostra o se deseja alcançar em um
determinado período de tempo. A partir
do desempenho nesses objetivos, de seu
cumprimento e eficiência, tem-se uma
visão mais clara sobre a produtividade.
As empresas vêm buscando as
melhores formas de estabelecer metas
individuais e coletivas. São muitas as
metodologias existentes no mercado,
incluindo o modelo de OKR e de KPI.
7 AS MÉTRICAS DA PRODUTIVIDADE
O OKR (Objectives and Key Results) é um método
em que serão encontrados “objetivos-chave”
para o desenvolvimento de uma empresa e
a forma certa de medir seus resultados.
Tornou-se um modelo muito famoso, até mesmo,
por ser implantado em grandes negócios, como o
Google. Já os KPIs (Key Performance Indicators)
vão ajudar a encontrar os indicadores certos a
serem avaliados em cada processo.
Quando sua empresa aposta nesse tipo de
ferramenta e as utiliza da maneira certa, a
produtividade passa a fluir melhor. As ações se
tornam mais objetivas e claras, o que contribui
para times mais tranquilos e, ao mesmo tempo,
mais focados na coisa certa a se fazer. Com o
uso da tecnologia, então, tudo se torna mais
sistematizado e fácil de se controlar, como
veremos mais à frente.
MANTENHA UM ACOMPANHAMENTO CONSTANTE

Por fim, um lembrete essencial: não basta dar atenção à produtividade apenas quando ela está baixa ou quando
há algum problema. É preciso acompanhá-la sempre, garantindo que se mantenha na organização e buscando
formas de aumentá-la. Uma empresa que quer crescer deve buscar, constantemente, por inovações que
otimizem seus processos e melhorem seus resultados.

A tecnologia também entra nesse ponto.

Além de fornecer meios de acompanhar a
produtividade e mensurar seus resultados,
vêm surgindo cada vez mais ferramentas
que ajudam na realização de tarefas
dos mais variados setores. Os recursos
tecnológicos são grandes aliados do
capital humano, sendo essencial saber
investir em ambos para um negócio bem
sucedido. Vamos apresentar, nos próximos
capítulos, as dicas principais para lidar
com esses dois fatores.

8 AS MÉTRICAS DA PRODUTIVIDADE
Como incentivar
suas equipes
Funcionários satisfeitos, qualidade de vida e
um bom clima organizacional são peças-chave
para uma empresa mais produtiva. Cada vez
mais, as organizações têm buscado meios de
inovar e garantir melhores experiências a seus
colaboradores, visando otimizar seu capital
humano. A tecnologia também pode atuar nesse
sentido, junto a outras técnicas e ferramentas
que fazem toda a diferença.

Separamos quatro das melhores dicas para você

incentivar seus colaboradores e torná-los mais
produtivos. Confira!

9 COMO INCENTIVAR SUAS EQUIPES

INVISTA NA CONCESSÃO Outra ideia muito válida é implantar um sistema
DE BENEFÍCIOS E NA de remuneração variável, no qual um colaborador
REMUNERAÇÃO VARIÁVEL pode ganhar bônus conforme seu desempenho.
Isso fortalece sua motivação e seu engajamento,
Os benefícios são uma excelente estratégia contribuindo para a produtividade.
para atrair e reter talentos em uma
empresa. São diferenciais que vão além
da remuneração e você pode defini-los de
acordo com o perfil de seus colaboradores,
atendendo às suas necessidades e
interesses. Alguns exemplos de benefícios
incluem planos de saúde, bolsas de estudo
e até descontos em eventos culturais, o que
mostra como as opções são variadas.

Vale lembrar que já é possível contar com

a tecnologia para escolher as melhores
alternativas, por meio de pesquisas de
satisfação e análises de dados, por exemplo.

10 COMO INCENTIVAR SUAS EQUIPES

APOSTE NA AUTOGESTÃO
Um sistema de autogestão é aquele em que os
colaboradores têm autonomia e autoridade para
agir, dentro de um conjunto de normas e regras
estabelecido pela empresa. Isso significa que os deveres
e responsabilidades são delimitados, mas cada um tem
liberdade para se organizar e atuar da forma que achar
melhor, dentro do que foi definido.
Quando bem aplicada, a autogestão passa aos
colaboradores o sentimento de que a empresa os valoriza
e confia em suas capacidades.
Além disso, reduz-se a sensação de hierarquias e
subordinação, fazendo com que todos se percebam
importantes e criem relações mais igualitárias. Tudo isso,
junto às facilidades de adaptação trazidas pela autonomia,
favorece o engajamento e a dedicação de cada funcionário.
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APOSTE NA FLEXIBILIDADE
DE HORÁRIOS E NO
HOME OFFICE
Empresas que apostam na flexibilidade
têm sido consideradas inovadoras
e percebido melhoras na retenção e
atração de talentos, assim como no
engajamento de profissionais. O modelo
de trabalho está mudando e, atualmente,
os funcionários valorizam cada vez mais
a possibilidade de adaptar seus horários
de acordo com suas necessidades,
equilibrando sua função com sua vida
pessoal, seus projetos particulares e seus
estudos, por exemplo.
COMO INCENTIVAR SUAS EQUIPES
Dentro desse novo contexto, também vem se
destacando a modalidade do teletrabalho (home
office). Com a ajuda da tecnologia, muitas
tarefas já podem ser realizadas e até entregues
de outros ambientes, de modo que o colaborador
não precise ir pessoalmente à empresa todos
os dias. Essa alternativa facilita o dia a dia de
muita gente e até mesmo torna o trabalho
mais inclusivo.
FIQUE ATENTO AO PAPEL DA
LIDERANÇA E ÀS ROTINAS
DE ACOMPANHAMENTO
A liderança é outro ponto que faz toda a diferença
para equipes mais produtivas. Os líderes devem
deixar seus colaboradores à vontade, ficar
atentos às suas demandas e cuidar para um bom
clima organizacional.
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São eles que acompanham mais de perto
as rotinas nos departamentos, por isso
são figuras essenciais para garantir
a produtividade.
É fundamental dar feedbacks
da maneira adequada e pedir
a opinião dos colaboradores,
mostrando-se aberto e disposto a
acolhê-los. Equipes com uma boa
liderança são mais engajadas e
exercem um trabalho mais fluido.
Com esse tipo de prática, muitas empresas
vêm notando mudanças positivas em suas
equipes, favorecendo seu desenvolvimento
e crescimento. Agora que você já conhece
essas dicas, vamos entender melhor o
papel da tecnologia em tudo isso!
COMO INCENTIVAR SUAS EQUIPES
Tecnologia e
controle
Atualmente, a tecnologia está presente em
praticamente todos os setores de uma empresa,
desde os processos de recrutamento até a
análise de dados e comunicação interna. No
que diz respeito à produtividade, os recursos
tecnológicos permitem acompanhar com
precisão o desempenho e o engajamento de
colaboradores, assim como compreender
efetivamente o que gera mais resultados.

Já mencionamos alguns usos da tecnologia Vamos conferir, neste capítulo, mais algumas
a favor da produtividade, como no formas de usá-la para controlar o andamento de
acompanhamento do uso de benefícios. sua empresa. Fique atento!

TECNOLOGIA E CONTROLE
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CONTROLE DE HORAS
TRABALHADAS
A tecnologia facilita um dos grandes desafios
do mundo atual: o controle de tempo. As horas
trabalhadas já podem ser registradas de forma
prática e intuitiva, com o uso de ferramentas
que contenham um timesheet, por exemplo.
Além disso, os colaboradores e gestores têm
maior facilidade para organizar suas tarefas em
agendas e cronogramas virtuais.
CONTROLE DE FLUXO DE TAREFAS
Existem diversas ferramentas com o objetivo
de dividir as tarefas em etapas, determinando
um tempo para cada uma delas e, até mesmo,
gerando relatórios automatizados sobre cada
fase concluída.
14
A partir desses softwares e aplicativos, os
gestores podem acompanhar entregas de
suas equipes e verificar tudo que está sendo
feito em tempo real. Os recursos contam com
algoritmos precisos, que ajudam a identificar se
as atividades estão cumprindo o prazo proposto.
MELHORIAS NA COMUNICAÇÃO
Para uma empresa produtiva, é essencial que
todos os setores tenham uma boa comunicação
e a tecnologia também traz grandes avanços
nesse sentido. Com softwares e plataformas de
interação personalizáveis, os recursos permitem
que toda a empresa se comunique em tempo
real e de forma padronizada, com informações
chegando rapidamente a quem precisa, de modo
a otimizar todos os processos.
TECNOLOGIA E CONTROLE
 SEGURANÇA DE
INFORMAÇÕES

Por fim, não podemos nos esquecer

da segurança que a tecnologia
promove às informações de uma
empresa. Em vez de registrar
tudo no papel, hoje, os relatórios e
bancos de dados podem ficar salvos
na nuvem, de modo que apenas
usuários autorizados possam
acessá-los. A tecnologia facilita,
inclusive, o encontro mais rápido
de informações, quando necessário,
além de uma análise mais veloz e
precisa de dados.

TECNOLOGIA E CONTROLE
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 Conclusão
Como se pode perceber, a tecnologia e a produtividade
estão diretamente ligadas aos resultados de uma
empresa. Os recursos tecnológicos podem estar
presentes das mais variadas formas no dia a dia de
colaboradores e gestores, otimizando seu tempo,
facilitando atividades e oferecendo análises mais
qualificadas de informações.

Investir em tecnologia, porém, não é importante apenas

para manter sua companhia produtiva. É uma forma
de acompanhar o mercado, tornando sua empresa
inovadora e atualizada. Quando as ferramentas certas
são implantadas nos lugares certos, percebe-se ganhos
de todos os lados. Portanto, fique atento, informe-se e
busque o melhor para sua organização.

16 CONCLUSÃO

Bônus: check list
da produtividade
Para finalizar, conforme prometido, segue
o nosso bônus: uma checklist com os
principais elementos para você aumentar
a produtividade da sua empresa na prática!
Vamos lá?
DEFINIR UM OBJETIVO
Para manter o foco da equipe, o primeiro
passo é deixar claro o objetivo da tarefa,
seja ela qual for. Registre de forma objetiva
e direta o que deve ser alcançado para não
gerar dúvidas.
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QUEBRE O OBJETIVO
EM PARTES
Para ser alcançada com sucesso, uma
meta deve ser quebrada em pequenos
passos, a serem realizados um de cada
vez. Deixe claro quais serão essas etapas,
para que sua equipe se oriente melhor.
MANTENHA O
ACOMPANHAMENTO
Definida a meta e suas etapas, permaneça
acompanhando o andamento do trabalho
e conferindo se ele está de acordo com o
planejado. Lembre-se de que imprevistos
acontecem e, por isso, é importante ser
flexível, mas fique atento para consertar
problemas e evitar perder o foco.
CONCLUSÃO
 FIQUE ATENTO AO
AMBIENTE DE TRABALHO

Essa dica vale para qualquer tarefa e

para o dia a dia no trabalho, de modo
geral. Um bom clima organizacional e um
ambiente favorável são fatores essenciais
para a produtividade. Portanto, fique
atento à qualidade de vida e ao bem estar
de seus colaboradores.

Esperamos que tenha gostado

do conteúdo e do nosso bônus.
Até a próxima!

18 CONCLUSÃO
Sobre o
Convenia
O Convenia é um software ideal para auxiliar
nos processos de departamento de pessoal de
pequenas e médias empresas. Ele foi pensado
para controlar as rotinas específicas desse setor
e evitar que as empresas continuem utilizando
apenas as planilhas do Excel para mapear os
seus processos.
Essa ferramenta otimiza rotinas, como cálculo
de folha de pagamento, férias dos colaboradores,
número de admissões e desligamentos,
comunicação interna e muito mais.
Sobre a
Tangerino
rockcontent.com
O Tangerino alia tecnologia e segurança para
criar um sistema de controle de ponto eletrônico
cada vez melhor.
O Tangerino nasceu em 2013 como uma startup
que tinha como objetivo resolver as questões de
gerenciamento de tempo e atividades de uma
das empresas de seus fundadores. Durante esse
período inicial o produto se mostrou eficaz na
gestão de pessoas por controle de ponto e foi
aprimorado para atender requisitos da legislação
nacional do Ministério do Trabalho e Emprego.