Relatórios

gerenciais: o
suporte ideal
para seus
resultados
Entenda a
importância desses
documentos e como
eles se tornam
protagonistas na
tomada de decisões

Como os relatórios podem ajudar nos resultados. 1

Índice
Introdução 03

Capítulo 1 | O que é e para que serve um relatório? 05

Capítulo 2 | Relatórios aplicados na gestão empresarial 09

Capítulo 3 | A tomada de decisão baseada nos relatórios 14

Considerações finais 18

Mais conteúdos interesssantes 20

Como os relatórios podem ajudar nos resultados. 2

Introdução
Tomar decisões como quem faz uma experimentação não é uma atitude
aconselhável para quem quer ver o negócio prosperar. É preciso ter fundamentos
que justifiquem aquela ação que você pensa em levar adiante. Definir um rumo
para qualquer assunto sem ter um embasamento é tão arriscado quanto aqueles
remédios caseiros que nossos avós ou bisavós faziam para curar determinadas
doenças. Muitos até — com sorte — tinham sucesso, mas outros eram pura crendice
e acabavam não ajudando em nada. Pior, às vezes até prejudicavam mais ou
curavam uma coisa e faziam piorar outra.

Assim como a saúde do corpo, cuidar do bem-estar da empresa é extremamente

vital. E como dito, não se pode fazer isso correndo riscos desnecessários. Uma das
melhores formas de conhecer o andamento dos diversos setores do negócio, saber
quais decisões precisam ser tomadas e quais são as mais corretas a serem levadas
adiante é fazer um relatório.

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Ele deve ser completo, preciso e retratar exatamente a realidade, com números
sempre atualizados. Até porque é com base nesses números que você vai poder
medir os resultados, rever as estratégias, seguir com o que está sendo feito e
acompanhar os processos. Tudo com muita segurança. Sem riscos desnecessários.
Sem experimentações perigosas. Sem comprometer o sucesso do seu negócio.

Então vamos entender um pouco sobre a importância dos relatórios, o que você
precisa observar e como fazer esse trabalho. Este é um grande passo para que
você tenha o domínio completo dos resultados da sua empresa.

Boa leitura! 

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Capítulo 1

O que é e para que

serve um relatório?
Um relatório reúne um conjunto de informações com o objetivo de reportar dados
de uma determinada atividade, projeto, ação, pesquisa ou trabalho. Especificamente
no que diz respeito aos relatórios gerenciais, trata-se de um documento baseado
em fatos e que contêm informações importantes para a condução das atividades
da empresa e o relacionamento com os clientes e fornecedores.

O desenvolvimento da empresa depende do conhecimento dessas informações

e da sua utilização de maneira estratégica. Elas devem servir para conduzir ações
corretivas, melhorar os processos e garantir resultados cada vez mais positivos.
Para isso, a elaboração desse material deve ser cuidadosamente planejada, de
maneira que os métodos contribuam para que as informações correspondam à
realidade, sejam úteis e fáceis de analisar.

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Para que os dados expostos nos relatórios possam ser usados com segurança,
tanto a pesquisa quanto o resultado precisam obedecer alguns métodos que
garantam a qualidade e a veracidade das informações. Ou seja, o cuidado com o
desenvolvimento do documento é importante porque alguns métodos podem não
relatar exatamente a veracidade daquilo que está sendo analisado.

Isso acontece, por exemplo, em planilhas manuais. Preenchê-las depende de uma

frequência e atenção redobrada do responsável pelo trabalho. O fato de ocorrer
algum esquecimento, anotar os dados na hora errada, cometer qualquer equívoco
no momento de reportar a informação ou alguma falha na própria apuração, mesmo
que não intencionais, comprometem o resultado e causam um efeito cascata.

Afinal, se as decisões são tomadas com base naquilo que diz o relatório, e ele traz
informações divergentes, essas decisões podem não ser as mais adequadas para
aquela realidade.

O relatório, no entanto, não deve ser visto como sendo um produto, menos ainda
como o resultado final de um trabalho. Ele é o ponto de partida. É o motor para o
desenvolvimento de uma estratégia. Não deve, também, ser encarado como uma
mera ferramenta de comunicação, nem mesmo ser usado apenas para centrar-se

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nos indicadores quantitativos, que dizer, relacionados à quantidade, focados apenas
nos números e dados. Este material exige um diálogo interno, entre os setores da
empresa, que vai acabar pautando também o diálogo externo, com os clientes, por
meio de ofertas mais direcionadas e produtos mais adequados às demandas deles.
É preciso discutir os resultados, olhar para o que está posto e elaborar ações a partir
de tudo o que for discutido.

Em suma, desenvolver um relatório contribui para que se tenha uma visão ampla
sobre o funcionamento, o desenvolvimento e o resultado da empresa. Mas para que
a razão dele ser feito se justifique, há a necessidade de tudo ser conduzido com
precisão e critério. Senão, o relatório não cumpre sua função e a empresa pode
estar caminhando numa direção contrária a que deveria.

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Capítulo 2

Relatórios aplicados
na gestão empresarial
Relatórios são importantes aliados na gestão de uma empresa. Como dissemos, é
com base nas informações contidas neste documento que se recomenda tomar as
decisões. Mas o que deve fazer parte dele? Efetivamente, como ele pode auxiliar
numa gestão mais eficiente?

Primeiramente é preciso considerar que esse material deve abranger vários

segmentos da empresa. Ele tem de ser revisado e permitir análises, além de
oferecer informações precisas que contribuam para a redução de custos. É
preciso também que ele estimule transformações positivas para o desempenho
das atividades dos colaboradores. O ideal é que os resultados sejam capazes de
motivar o desenvolvimento de soluções eficientes, confiáveis, rápidas e adequadas
à realidade da empresa.

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As informações precisam ser atualizadas sempre que ocorrerem mudanças nas
operações. Afinal, elas precisam permanecer válidas para que qualquer ação
pensada a partir delas esteja de acordo com as necessidades da organização.

O recomendável é que os relatórios gerenciais sejam:

Concisos: tudo precisa ser assimilado e analisado de maneira rápida. Então,

quanto mais direto, melhor.

Funcionais: devem atender as necessidades daqueles que vão utilizar as

informações ou estejam envolvidos nos processos.

Claros: as informações precisam ser acessíveis e de fácil entendimento, para evitar

interpretações divergentes.

Completos: não podem faltar informações. Mais vale investir um tempo levantando
tudo o que for necessário para tomar uma decisão rápida adiante do que perder
tempo na hora da decisão buscando o que é preciso saber. Deixá-lo completo
também é essencial para não ter o trabalho dobrado, de fazer o relatório e depois
ter que voltar à pesquisa para colher o que faltou.

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Boa apresentação visual: ela precisa estar a serviço dos itens anteriores. Ou seja,
tem o desafio de contribuir para que tudo seja bem compreendido e torne a análise
das informações mais fácil.

Tipos de relatórios

Relatórios gerenciais contemplam várias ações. Passam pelo orçamento,

desempenho, custos e até ações não rotineiras, mas que sejam importantes para a
definição de estratégias.

A intenção é se inteirar do presente e planejar o futuro, buscando um conhecimento

profundo do que pode ser feito para estimular o máximo do potencial de cada setor
e fazer os ajustes necessários para resultados promissores.

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Abaixo, elencamos alguns tipos de relatórios que podem ser aplicados a uma
empresa e que contribuem em diversos aspectos, para diferentes atividades.

Faturamento por cliente: organiza as distribuições do

faturamento por cliente, para conhecer a contribuição
de cada um para as finanças da empresa.

Relatório de clientes: permite conhecer os clientes e as

informações sobre cada um deles. Com isso, é possível
oferecer soluções mais adequadas e personalizadas.

Produtos e serviços mais vendidos: auxilia no controle dos

produtos e serviços mais requisitados da empresa.
Permite trabalhar no desenvolvimento deles e colabora
na organização da disponibilidade.

Giro de estoque: demonstra o que tem mais e menos saída no

estoque, o que é vital para planejar os investimentos e ter a
quantidade e reposição adequadas para atender a demanda.

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Fluxo de caixa diário e mensal: contribui para uma visão mais
imediata sobre as entradas e saídas. Permite corrigir distorções
com base em informações fornecidas em tempo real.

Análise de despesas e centro de custos: faz um controle

minucioso das despesas da empresa e organiza a forma de
cuidar das finanças com mais precisão.

Relatório de lançamentos no caixa: oferece uma visão dos

valores atualizados de entrada e saída do caixa da empresa.
É mais um importante controle financeiro.

Vendas por cliente: possibilita conhecer melhor o

comportamento de cada cliente, para saber o que oferecer
e o que é da preferência de cada um deles. Organiza as
informações mais importantes sobre as vendas.

Análise de pagamentos: facilita o controle do quanto a sua

empresa está gastando em determinado período de tempo.

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Perceba que esses relatórios contemplam uma visão abrangente de todos os
processos da empresa: o estoque, as vendas, o pós-venda, o relacionamento com o
cliente, as despesas (inclusive com fornecedores), o fluxo de caixa. É um panorama
geral do funcionamento de todos os processos.

Integrados, esses relatórios são capazes de refinar as atividades de uma maneira

única, permitindo um controle preciso do estoque, um relacionamento com o cliente
mais pautado nas reais necessidades dele e uma organização das finanças ideal
para pensar no futuro com mais segurança.

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Capítulo 3

A tomada de decisão baseada

nos relatórios
Implantar um sistema de relatórios já demonstra a preocupação que a empresa
tem com o refinamento dos processos. Como estes relatórios para qualificação da
gestão não são obrigatórios por lei, a motivação em buscar essas informações já
é um importante diferencial no mercado. Até porque não faz sentido que alguém
invista tempo e recursos neste trabalho se ele não for usado para melhorias.

Portanto, os relatórios atingem seu objetivo a partir do momento em que as

informações são distribuídas entre os envolvidos e utilizadas no processo de
decisão, afastando o risco da incerteza e gerindo ações e correções com maior
chance de acerto.

Quando as informações são precisas, completas, relevantes e fornecidas em tempo

hábil — principais características do relatório, conforme já apontamos aqui, inclusive
—, elas se transformam em um excelente instrumento na qualificação do negócio.

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E são vários os estudos e pesquisas que relacionam a qualidade das informações
contidas nesses relatórios ao nível de acerto nas decisões administrativas.

Obviamente que esses acertos resultam, também, em uma condução mais segura,
eficaz e eficiente da empresa, com resultados que podem ser comprovados
pelos próprios relatórios que auxiliaram no alinhamento dos processos. Então
tudo é um ciclo: relatórios que auxiliam no ajuste dos rumos permitem decisões
mais corretas e proporcionam desenvolvimento da empresa, o que poderá ser
novamente constatado pelos próprios relatórios. O desafio é continuar fazendo essa
engrenagem funcionar e manter a qualidade dos trabalhos e do relacionamento
com o cliente. Nesse sentido, estes materiais continuam a desempenhar um papel
fundamental.

O alcance de um resultado positivo não deve ser visto como um motivo para
desconsiderar os relatórios. Pelo contrário: se tudo está dentro das conformidades
e caminhando de acordo com o planejamento estratégico, as informações são
valiosas para confirmar a qualidade das decisões e acompanhar a continuidade do
fluxo já adotado.

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Por outro lado, a necessidade de correções no processo não demonstra ineficácia
ou ineficiência, até porque a iniciativa de se buscar um resultado que retrate
realmente como tudo está ocorrendo já é um importante passo e faz parte desse
processo de ajustes.

O erro seria não utilizar esses levantamentos para o bem da empresa: desconsiderá-
los ou vê-los como um fim em si mesmos, não os utilizando como um meio de
desenvolvimento e alinhamento, não os aproveitando para identificar oportunidades
de melhoria.

Empresas que cercam-se de dados corretos e estrategicamente coletados sobre

os seus processos e decisões enfrentam um grau de incerteza menor. Algumas
até integram recursos humanos e tecnológicos em um sistema de informações
abrangente e confiável, fazendo com que sua estrutura administrativa esteja mais
preparada para alcançar os resultados desejados.

Como vimos na definição do relatório, o importante, no entanto, não é se ater aos

números. É preciso discutir, levar para a empresa, identificar os gargalos, observar
de que maneira os colaboradores enxergam as situações colocadas no material.

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Essa discussão é necessária para se ter uma visão mais ampla das soluções que
devem ser pensadas. O compartilhamento dos dados é válido até mesmo para
aquilo que está dando certo.

Afinal, compartilhar aquilo que você sabe e buscar o conhecimento das pessoas
que atuam nas áreas analisadas podem trazer resultados surpreendentes.

Questões administrativas e estratégicas, porém, não precisam ter o mesmo

tratamento. Mas é indispensável que uma reflexão seja feita, a exemplo dos
relatórios sobre processos, para que a definição de ações seja completa e esteja
pautada nas reais necessidades da empresa.

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Considerações finais
Informações desencontradas, em qualquer âmbito, são capazes de criar situações
completamente fora do planejamento: geram ruídos, dificultam o desenvolvimento
dos projetos, atrapalham o alcance das metas. Nas questões administrativas,
gerenciais e referentes à rotina, esse desencontro pode ser ainda mais prejudicial,
especialmente porque impacta diretamente nos resultados da empresa.

Por isso, buscar informações torna-se essencial. E essas informações precisam ser
coletadas no local onde elas são geradas: nas vendas, no estoque, no caixa, na
relação com o cliente. Essa coleta precisa de métodos, critérios, análises e ações.
Diante desse contexto, os relatórios colocam-se como materiais importantes para o
conhecimento real do que acontece na empresa. É esse retrato que será capaz de
ajudar a definir rumos.

O processo decisório, um dos assuntos mais debatidos neste e-book, precisa contar
com esses relatos precisos do que a empresa gerencia e produz e a forma como ela
se relaciona com clientes e credores.

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São os relatórios que vão permitir uma gestão mais qualificada e alinhada com o
planejamento estratégico.

Afinal, não é possível saber se o caminho trilhado é o correto sem ter uma visão de
como está a caminhada.

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certificação PMP pelo PMI, ITIL Gaste menos tempo com financeiro e mais com a estratégia de vendas
Foundation pelo EXIN e Microsoft
Certified Professional.

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Referências

Revista de Administração

Portal Administradores

Portal Contábeis

Universidade Federal de Santa Catarina

Sebrae 1

Sebrae 2

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