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CONTAS A PAGAR

NO OMIE
1 OBJETIVOS EDUCACIONAIS

2 AGENTES DO PROCESSO
CADASTRAR CONTAS

CADASTRAR CLIENTES

CADASTRAR CONTAS A PAGAR

BAIXAR CONTAS A PAGAR

CONCILIAR CONTAS CORRENTES

3 REPORTANDO AO CLIENTE

4 COLOQUE EM PRÁTICA
Bem-vindo de volta ao curso de BPO Financeiro!
Agora que você já sabe como fazer um BPO Financeiro de seus
clientes, é hora de saber como usar a ferramenta ERP da Omie,
para colocar tudo que você aprendeu na prática e automatizar
seus processos.
Vamos lá?

1 Objetivos Educacionais
Ao fim desta aula, você estará apto a:

Conhecer os cinco Entender como realizar


passos para trabalhar um serviço de BPO
com Contas a Pagar Financeiro de qualidade
através da ferramenta através da ferramenta
ERP da Omie; ERP da Omie.

2 Cinco Grandes Passos


Ao entrar na ferramenta ERP da Omie, você encontrará uma tela principal,
que apresenta seis opções, sendo elas:
• CMR;
• Vendas e NF-e;
• Serviços e NFS-e;
• Compras, Estoque e Produção;
• Finanças; e
• Painel do Contador.
Para iniciar o serviço de BPO através da ferramenta da Omie clique na opção Finanças:

Uma vez no Módulo Financeiro, você será apresentado a duas opções: Passo a Passo e Resumo. A opção
Passo a Passo foi criada para auxiliar nos Cinco Grandes Passos necessários para executar o serviço de
BPO, de forma prática e automatizada. Veja como eles são apresentados:
Atenção

Para realizar o trabalho, é necessário ter acesso secundário às


contas dos clientes. Solicite esse acesso e explique a necessidade
dessas informações. O acesso a essas informações foi apontado
nas aulas deste curso. Caso você tenha alguma dúvida, releia os
materiais para garantir a aplicabilidade dos Cinco Grandes passos.

Ao ter acesso às informações secundárias das contas dos


clientes, a execução dos Cinco Grandes Passos se torna
simples e fácil.
A primeira coisa que você deve fazer é o cadastramento de contas (Passo 1). Dica de Ouro
1) Passo 1 – Cadastrar Contas Realize auditorias de cartão de
crédito e monitore os meios
Aqui, é necessário realizar o cadastramento de todas as contas correntes do cliente. de pagamento. Dessa forma,
Alguns tipos de contas para cadastrar são: você conseguirá garantir que
• Conta corrente de banco; seu cliente pague/receba
• Caixinha (dinheiro em espécie na empresa); corretamente o que deve.
• Cartão de crédito.

Atenção

Mantenha acesso periódico a todas as contas de cartão


de crédito, através de extratos e relatórios, para adequar as
informações apresentadas pelo cliente com as da maquininha de
cartão de crédito usada por ele.

Como o assunto em questão é a alimentação de um software em nuvem, para agilização


e automatização dos processos, todas as informações nele devem estar alinhadas com
as contas. Qualquer informação desencontrada em relação aos dados de Contas a Pagar
(CAP) e Contas a Receber (CAR) pode gerar divergências no gerenciamento das contas.
Já tendo cadastradas as contas correntes, é hora de cadastrar os clientes (Passo 2).
2) Passo 2 – Cadastrar Clientes
Aqui você pode cadastrar novos clientes ou fornecedores na ferramenta. Esse trabalho
de cadastramento pode ser um pouco longo no começo, mas esse investimento inicial
irá se pagar ao longo da utilização do software, provendo a você agilidade para muitas
utilizações dos mesmos cadastros.

Atenção
Se você realizou um bom diagnóstico de seus clientes (como citado
na Aula 10 – Implementação no Cliente SLAs), você já terá a listagem
dos clientes/fornecedores principais/recorrentes de seus clientes.
Alimentar a ferramenta com essas informações é bem simples.

Caso não tenha essa listagem, releia o material e busque realizar o


diagnóstico de seus clientes, para obtê-la através do checklist. Ela
é fundamental para a alimentação do software e para o trabalho na
ferramenta ERP da Omie.

Com essas informações em mãos, levante os últimos 3-6 meses de operação


de seu cliente e cadastre os clientes dele. Esse cadastro de informações facilita
a operação do BPO, seja ele de Contas a Pagar ou Contas a Receber.
Veja a tela onde você incluirá essas informações:
Para incluir informações de novos clientes ou fornecedores, você pode usar quatro
métodos práticos e simples. Eles são:
Dica de Ouro
• Pesquisa Atômica: um método de busca dentro da ferramenta ERP, que
Muitas vezes, você terá acesso a
listagens com mais de 500 clientes, está alinhada com diversos sites governamentais, tal como a Receita Federal,
fazendo com que o processo de que permite que você tenha acesso a diversas informações disponíveis para o
inserção de dados na ferramenta
ERP da Omie se torne longo e público. Esta opção é ótima quando lhe falta a informação de CNPJ/CPF do
cansativo. Tenha sempre uma cliente/fornecedor;
relação dos clientes/fornecedores- • Pesquisa por CNPJ/CPF: pesquisa que também está conectada aos sites da
chave, para garantir que você
invista seu tempo nos clientes que Receita Federal e outros;
demandam esse trabalho • Pesquisa no Google: ideal para conhecer um pouco mais sobre a empresa,
no momento.
além dos dados que você já tem; ou
• Inserção Manual: quando há uma preferência na hora de imputar informações
diretamente na ferramenta.
Tendo os clientes/fornecedores cadastrados, é hora de cadastrar suas Contas a
Pagar (Passo 3).
3) Passo 3 – Cadastrar Contas a Pagar
Antes de tratar da maneira de cadastrar as CAP, gostaria de propor a você uma
reflexão de três cenários de operação:

Seu Cliente usa outro


Sistema

Seu Cliente usa o Você não é o contador


Sistema Omie ERP de seu cliente
A seguir, vamos ver os casos em detalhes:
No caso de o seu cliente já usar o ERP da Omie:
A operação como um todo será simplificada. Isso porque seu cliente já terá imputado
ordens de compra/pagamento/serviço no sistema, fazendo com que você não tenha
que cadastrar essas ordens. O sistema ERP da Omie alinhará as informações de vocês,
facilitando todo o processo.
Contudo, caso seu cliente use outra ferramenta ERP:
Haverá um desafio de fazer com que as ordens inseridas no sistema cheguem até
você. Como já falado no curso, existem maneiras de fazer com que seu cliente lhe envie
as informações dessas ordens, seja por envio digital ou físico, através de mensagens
instantâneas ou pelo e-mail.
Uma outra forma, talvez mais prática, seria o DDA (Débito Automático), pois os dados da
operação serão exibidos no portal do banco, demandando que você apenas acesse o
portal para visualizar a operação e suas informações.

Seja como for, uma vez de posse da informação, você e sua equipe
estarão aptos a imputar os dados no sistema.

Atenção

Neste momento, é fundamental acordar com seu cliente


como esse processo será feito, para evitar desencontros e,
eventualmente, contratempos.

Agora, caso você não seja BPO contábil de seu cliente:


Você precisará conhecer o negócio de seu cliente em detalhes, para realizar algumas
inserções manuais de dados, principalmente, no que diz respeito a departamentos de
contas específicas, tais como recursos de uso exclusivo de um setor. Através do ERP da
Omie, você encontrará uma oportunidade de atribuir contas a departamentos/setores de
uma empresa.
Atenção

Por isso, o diagnóstico é tão importante. Tenha um entendimento, mesmo que preliminar, do
negócio de seu cliente e colha informações, tais como a maneira como seu cliente é estruturado
Dica de Ouro (departamentos e/ou setores) e seus fornecedores, para facilitar seu trabalho.
A fim de realizar um serviço de
qualidade, busque classificar
as contas do cliente. Para isso, O fato de seu cliente não usar a ferramenta ERP da Omie também impacta nesse processo de cadastro de Contas a
alinhe as expectativas com seu Pagar. Isso porque, ao invés de automático, esse processo será manual. No caso de contas de diferentes setores, é possível
cliente e precifique sua atividade.
É fundamental que ele esteja que você cadastre esses dados. Será necessário apenas saber a qual setor esse pagamento faz referência.
ciente de seu trabalho, para que
possa entender sua importância Tendo feito essa reflexão, você verá, passo a passo, como cadastrar Contas a Pagar no ERP da Omie. A tela de
e estar disposto a pagar por ela. cadastramento de Contas a Pagar é mostrada assim:

Ela apresenta três opções:


• Nota Fiscal Eletrônica: feito através de um arquivo XML de uma NF-e;
• Código de Barras: normalmente usado para inserir informações de contas comuns (água, luz etc.) de qualquer banco;
• Inserção Manual: caso você não tenha nenhuma das outras duas opções.
Ao cadastrar uma conta, você precisará completar os seguintes espaços:
• Favorecido/Fornecedor;
• Categoria;
• Vencimento;
• Previsão de Pagamento;
• Valor da Conta; e
• Conta Corrente.
Essas informações são fundamentais para que o sistema reconheça cada uma das Novas Contas
a Pagar. Uma vez que a conta esteja cadastrada, você terá a oportunidade de habilitar a opção
“Repetição”. Para acessá-la, clique no link mostrado na aba “Repetição”, na parte inferior da tela.
Veja como o custo fixo “conta de luz” é adicionado:
Essa opção facilitará a todos os futuros preenchimentos da mesma conta, pois você precisará
cadastrá-la apenas uma vez. Ela é comumente escolhida para despesas fixas, como luz, água e
aluguel, por exemplo. Uma vez cadastrada, a ferramenta cria uma necessidade de pagamento na data
escolhida e entende que, no próximo mês, haverá outra conta do mesmo tipo, com um valor diferente.
Basta que você preencha a ferramenta com o valor do mês seguinte e, pronto! Você terá um custo
fixo sempre cadastrado.
Veja como incluir uma repetição ao custo fixo adicionado

Aqui, você irá selecionar a data de vencimento, por quanto tempo deseja que essa repetição aconteça,
se deseja que a data seja antecipada ou postergada no caso de um dia não comercial, seja ela uma
repetição mensal, semanal ou no período específico. Uma vez preenchidas essas opções, você pode
simular as datas de vencimento dos próximos meses, assim, pode garantir que o sistema lhe notifique
nas datas corretas.
Uma vez preenchida, a tela será apresentada da seguinte forma:

A automação que a opção “Repetição” garante é a organização


para os próximos meses, o que agiliza futuros preenchimentos.
O sistema ERP da Omie oferece a oportunidade de segmentar as contas cadastradas em
departamentos. Ao lado da opção “Repetição”, você encontrará a aba “Departamentos”:
Aquela mesma conta que você adicionou e selecionou repetições pode ser atribuída a um departamento.
No caso da despesa fixa “conta de luz”, ela é adicionada ao departamento administrativo.
Veja como selecionar o departamento de uma conta:

Ao selecionar o departamento, clique em “Confirmar” para realizar a atribuição.

Atenção
Nesta aula, você verá como fazer o Contas a Pagar (CAP). Na próxima, verá
como realizar o Contas a Receber (CAR) através do ERP da Omie.

Agora que você já sabe como cadastrar Contas a Pagar, é hora de saber como baixar as Contas a
Pagar (Passo 4).
4) Passo 4 – Baixar Contas a Pagar
Assim que você iniciar o Passo 4 e clicar no botão para baixar as Contas a Pagar, será
mostrada esta tela:

Aqui, você verá uma mensagem solicitando a checagem dos saldos de suas Contas
Correntes. Você terá duas opções:
• Voltar ao Extrato de Conta Corrente de seus clientes; ou
• Continuar com o processo de Pagamentos.
Uma vez que você prosseguir, terá acesso à tela de Pagamentos do ERP da Omie. Ela
foi desenvolvida seguindo a metodologia japonesa Kanban, uma estrutura que permite
que você veja todo o processo em apenas uma tela e acompanhe todas as ações desse
processo, desde aquelas que ainda não foram iniciadas até as que já foram concluídas.
Essa tela é dividida da seguinte forma:
• Pagamentos Pendentes: segmento que mostra quais são as pendências de seus
clientes;
• Simular Pagamentos: uma ferramenta poderosíssima que propõe a simulação
dos pagamentos, considerando o dinheiro disponível na conta corrente de seus
clientes e os pagamentos prioritários para honrar com suas obrigações do dia;
• Pagamentos Confirmados: espaço dedicado a apresentar os pagamentos
já efetuados;
• Contas Correntes.
Veja como esta tela é apresentada:

Os pagamentos pendentes listados são descritos por: tipo de pagamento, empresa


responsável, data de vencimento e valor. Note que ao lado de cada pagamento
pendente, há uma imagem de um banco pelo qual você deve realizar o pagamento.
Para realizar a simulação de um pagamento pendente, basta arrastar o
retângulo em que ele se encontra, até a aba Simular Pagamentos. No momento
em que você arrastar o pagamento pendente, você verá a conta corrente desse
cliente sofrer uma mudança, de acordo com o valor do pagamento.
Ao simular pagamentos, você eventualmente irá se deparar com empresas cujas
contas correntes não podem arcar com os pagamentos do dia. Nessa situação,
você deve priorizar os pagamentos mais importantes para o momento. Quanto
aos que não forem priorizados, você deverá informar o cliente para que ele Dica de Ouro
tome uma ação. A fim de agregar valor a você e
ao seu trabalho, tome as rédeas
Aqui, você pode tratar de duas formas:
e entre em contato com os
1. Solicitar que seu cliente entre em contato com os fornecedores, para lhes pedir fornecedores de seu cliente, em
um novo prazo para pagamento; busca de um novo prazo. Esse
tópico foi tratado na Aula 5 –
2. Entrar em contato com os fornecedores de seu cliente diretamente, para discutir
Como Precificar.
um novo prazo.
Após realizar a simulação de pagamento, é hora de pagar a conta.
Para isso, basta arrastar o retângulo do pagamento pendente até a aba de
Pagamentos Confirmados.

Atenção
Arrastar o pagamento para a aba Pagamentos Confirmados
não garante que ele foi pago. Esse movimento gera uma
ação diretamente no banco de seu cliente. Essa ação de
pagamento estará pendente até que seu cliente autorize
o pagamento através do banco.

Quando o pagamento está na aba de Pagamentos Confirmados, ele dispara


um input no Fluxo de Caixa e no DRE (Demonstrativo de Resultados)
de seu cliente.

Com a realização de pagamentos confirmados, é possível


gerar relatórios de ambos: do Fluxo de Caixa e do DRE.
Assim que seu cliente autorizar o pagamento, você inicia o Passo 5, conciliação de contas (Passo 5).
5) Passo 5 – Conciliar Contas Correntes
Aquela pendência que seu cliente tinha foi paga. Isso gera a necessidade de imputar as informações
desse pagamento dentro da ferramenta ERP da Omie.

Atenção
Lembre-se de que a ferramenta não está conectada ao banco. Isto precisa ser
realizado manualmente para que a ferramenta possua todas os dados dessa
realização bancária.

É preciso checar se o pagamento foi realizado por completo ou apenas parcialmente, se há cobranças
adicionais não informadas na ferramenta etc.

Dar baixa nas informações de pendências realizadas é fundamental para


poder gerar um relatório realista.

Atenção
Seu papel com essa atividade não termina quando seu cliente autoriza o
pagamento. Você deve rastrear esse pagamento, alimentando a ferramenta ERP,
para que os dados sejam atualizados. Os saldos do banco e do ERP da Omie
devem estar iguais, para que você consiga tomar atitudes usando a ferramenta.

A ferramenta ERP da Omie é um veículo que precisa ser alimentado


corretamente, para que tenha o impacto desejado.
Para se ambientar na plataforma, treinamentos estão disponíveis no site da Omie. Basta acessar “X” para
realizar a assinatura e ter todo o curso à sua disposição.
Posso concluir que o BPO Financeiro através
da ferramenta está finalizado?
Quase! O que você terminou foi a operação de alimentação e
conciliação da ferramenta. O que você tem que fazer agora é
reportar seu trabalho ao cliente.

3 Reportando ao Cliente
Este trabalho é a parte humanizada do BPO Financeiro.
É o momento em que você deixa de lidar com a máquina
e passa a lidar com seu cliente e a empresa dele.

Como você pode reportar tudo isso para


seu cliente?
Através de:

Relatórios Fluxo de caixa Sumário executivo


O sumário executivo é um relatório detalhado oferecido
pela plataforma ERP da Omie para seus clientes. Nele seu
cliente terá um compilado de todas as ações que você
realizou na ferramenta ERP da Omie, desde as Contas a
Pagar e seus vencimentos até o presente momento, as
Contas a Receber e recebidas, e a posição atual de sua
conta corrente considerando as CAP e CAR.
O sumário executivo pode ser enviado diariamente para
seu cliente. Basta que você configure a ferramenta com
a frequência e horários que você deseja enviar.
Para isso, clique no ícone engrenagem no topo da página, do lado
direito. Você será levado para as Opções da ferramenta. Depois disso,
selecione a aba Resumo Executivo. Você será trazido para esta página:

Aqui, selecione a opção “Enviar resumo executivo de Finanças por


e-mail”. Depois disso, clique no link azul, na parte inferior, para adicionar
Dica de Ouro e-mails para o recebimento do resumo. Aqui, você poderá adicionar
Ao realizar o diagnóstico, quantos e-mails quiser. Por fim, selecione o horário desejado.
decida, junto ao seu cliente, Os horários mais comuns a serem escolhidos para envio do resumo é às
quem são as pessoas 19h ou às 20h, quando os bancos encerram as operações de Contas a
que devem ter acesso ao Pagar do dia.
resumo executivo. Solicite
os e-mails e adicione-os Nesta aula, você conheceu os Cinco Grandes Passos para realizar o
nesse campo. Contas a Pagar de seus clientes e colocar seu BPO em prática, usando
a ferramenta ERP da Omie. Na próxima aula, você verá como fazer o
Contas a Receber de seu cliente.
4 Coloque em Prática
Imprima esta atividade e faça um exercício prático sobre o conteúdo
desta aula!

Considerando a importância do Passo 1 dos Cinco Grandes Passos -


Cadastrar as Contas -, selecione uma das empresas de seu cliente e
liste as contas necessárias a serem cadastradas:

Tipo de Conta

Informação de Conta

Tipo de Conta

Informação de Conta

Tipo de Conta

Informação de Conta