Índice

Introdução..........................................................................................................................2
Mecanismo de processamento e organização do arquivo documental:.............................3
Estrutura do sistema e funções dos seus órgãos................................................................3
Funções de cada órgão.......................................................................................................4
Tabela de temporalidade....................................................................................................6
Género...............................................................................................................................8
Objectivos..........................................................................................................................9
Dos deveres e obrigações:.................................................................................................9
Proibições:.......................................................................................................................10
Conclusão........................................................................................................................12
Bibliografia......................................................................................................................13
Introdução

O presente trabalho da cadeira de Gestão documental, geralmente tem como objectivo

buscar os conhecimentos através do estudo e investigação das obras traduzidos nos
artigos de vários autores (pensadores) sobre a gestão documental como actividade para
atingir uma necessidade, operando sobre entradas (informação, energia, matéria) e
fornecendo saídas (informação, energia, matéria) processadas através das instituições do
Estado e nas empresas privadas.

Nos objectivos específicos, vai definir o mecanismo de processamento e a organização

do arquivo documental nos seus variáveis sistemas que regula as necessárias formas
para o afluxo a ter em conta uma série de normas descritas nos códigos de todas as
instituições, mas que são comuns a todas actividades que um organismo ou pessoa pode
exercer as funções que necessita dos documentos.

É indispensável estar sempre bem informado, acompanhando a evolução de toda a

história das mudanças através de arquivos de documentos caso de Moçambique.

Este trabalho, vai obedecer as regras exigidas cientificamente numa obra a saber:
Introdução, Desenvolvimento, Conclusão e Bibliografia. Normas pela qual a UCM –
(CED) toma como um dos princípios.

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Mecanismo de processamento e organização do arquivo documental:

 Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as

especificidades dos órgãos geradores e acumuladores dos acervos;
 Organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de
documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o
processo de recuperação de informações para fins administrativos e científicos;
 Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no
exercício de funções dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de
valor administrativo, histórico e científico;
 Facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de
Estado e demais leis que regem o acesso à informação;
 Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos;
 Articular com os demais sistemas que actuam directa ou indirectamente na
gestão do património documental e arquivístico do Estado moçambicano;
 Assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo,
fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

Estrutura do sistema e funções dos seus órgãos

O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) este estruturado pelos seguintes

órgãos:

Órgão director central;

Órgãos centrais;

Órgãos provinciais;

Órgãos distritais.

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Funções de cada órgão

São funções do órgão director central, as seguintes:

 Dirigir e coordenar centralmente as actividades de gestão de documentos
desenvolvidas pelos órgãos centrais, provinciais e distritais do Sistema;

 Coordenar a implantação e implementação do Sistema Nacional de Arquivos

do Estado;

 Normal e orientar tecnicamente as actividades de gestão de documentos de

arquivo;

 Acompanhar, supervisionar e monitorar a aplicação de normas técnicas e

tecnologias de gestão de documentos de arquivo;

 Promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse,

junto dos outros órgãos do sistema;

 Propor normas de acesso aos documentos dos arquivos públicos, respeitando

as normas de acesso à informação e Segredo Estatal;

 Promover a capacitação dos funcionários responsáveis pela gestão de

documentos;

 Promover e manter o intercâmbio de cooperação técnica com instituições

congéneres nacionais e internacionais;

 Manter um cadastro geral actualizado das unidades que desempenham

actividades de arquivo no âmbito do Sistema.

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Órgãos centrais, provinciais e distritais

São funções dos órgãos centrais, provinciais e distritais deste sistema, no seu âmbito de
actuação, as seguintes:

 Implementar o Sistema Nacional de Arquivos do Estado;

 Implementar e acompanhar as rotinas de trabalho, visando padronização dos
procedimentos técnicos relativos às actividades de gestão de documentos de
arquivo no órgão central, provincial e distrital;
 Coordenar a aplicação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade de
documentos, em articulação com os outros órgãos do sistema;

 Identificar e reportar ao órgão director central as necessidades deformação dos

responsáveis pela gestão de documentos;

 Supervisionar a aplicação e o emprego de normas técnicas e tecnologias de

gestão de documentos de arquivo.

1. Tabela de temporalidade de documentos das Actividades - meio

Tabela de Temporalidade

É o instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objectivos definir

prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à
informação a quantos dela necessitem.

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Exemplificação do uso da Tabela de Temporalidade de Documentos de Actividade –
Meio

Exemplo 1: Administração Geral – Classe 000

Consultando a Tabela de Temporalidade no Código 003 conclui-se que os relatórios de

actividades relacionados com a administração geral devem ser conservados 5 anos no
arquivo corrente, 10 anos no arquivo intermediário e depois recolhidos para guarda
permanente. Contudo, são passíveis de eliminação os relatórios cujas informações se
encontram repetidas em outros documentos.

Exemplo 2: Organização e Funcionamento – Subclasse 010

Consultando a Tabela de temporalidade no código 010.3, nota-se que os documentos

relacionados com audiências, despachos e reuniões no âmbito da organização e
funcionamento permanecem 2 anos no arquivo corrente e depois passam à eliminação.
Estes não passam para o arquivo intermediário.

Exemplo 3: Recursos Humanos – Subclasse 020

Pretendendo saber sobre o tempo de vida da legislação sobre Recursos Humanos,

consultamos a Tabela de Temporalidade no código 020.1 ficamos a saber que esta
permanece até a vigência no arquivo corrente, 5 anos no arquivo intermediário e a sua
destinação final é a recolha para o arquivo permanente, portanto estes documentos não
são eliminados.

2. Características dos quatro (4) graus de confidencialidades dos documentos

segundo (SIC)

De acordo com o art. 24 da Lei de Acesso à Informação, os graus de classificação de

informação e seus respectivos prazos máximos de restrição de acesso são os seguintes:

 Reservado: 5 anos, sem possibilidade de prorrogação;

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  Secreto: 15 anos, sem possibilidade de prorrogação.
 Ultra secreto: 25 anos, podendo ser prorrogado uma única vez por igual período,
apenas pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações.
 O prazo de sigilo é contado a partir da data de produção da informação, e não de
sua classificação.

A classificação de informações no âmbito da administração pública federal, segundo o

art. 27 da Lei de Acesso à Informação, é de competência:

No grau ultras secreto:

 Presidente da República
 Vice-presidente da República
 Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas
 Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica
 Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior

No grau secreto:

Das autoridades que podem classificar informações em grau ultras secreto, além dos
titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista.

No grau reservado:

Das autoridades que podem classificar informações em grau secreto e ultras secreto e
daquelas que exerçam funções de direcção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou
superior, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de
cada órgão ou entidade, observado o disposto na Lei nº 12.527.

3. Classificação dos documentos quanto ao tipo, género, natureza e extensão

da sua actuação

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo

com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: género,
espécie, tipologia, natureza do assunto, forma e formato.

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Género

Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os

documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos
(quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas),
iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática,
como em fotografias, partituras, e cartazes), filmo gráficos (quando a informação está
representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a
informação está registada em forma fonográfica, como em discos, e CDS), micro
gráficos (quando o documento possui a informação registada em micro forma, como em
microfilmes e micro fichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está
gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos electrónicos para serem
lidos, como um documento em doc. ou pdf).

Espécie

Espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são

exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão.

Tipologia

Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a

actividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço,
Certidão de nascimento.

Natureza do assunto

Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a

administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz
que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem
restrições de acesso.

Forma

Refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original ou pós-

original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e
podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de

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validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura
em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta - original.

Formato

É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que

se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e
pergaminho.

4. Órgãos de documentação são: museu, biblioteca e arquivo. Comenta

Esta afirmação quer nos dizer que os museus, as bibliotecas são melhores conservadores
de livros, objectos e outros utensílios que foram usados e guardam nesses sítios para os
da idade nova saberem que isto foi usado no passado, portanto esses museus, bibliotecas
são melhores conservadores de utensílios.

5. Princípios Básicos do Arquivista

Objectivos

Fornecer ao profissional de arquivo regras de conduta no exercício da profissão.

Considera-se arquivista, para efeito dos princípios aqui estabelecidos, o profissional que
actua na guarda, conservação, organização, controle e administração de arquivos.

Dos deveres e obrigações:

 O arquivista deve respeitar os princípios arquivísticos e as normas

reconhecidas internacionalmente, particularmente o princípio da
proveniência, de forma a garantir a integridade dos arquivos, para que eles
possam se constituir em provas jurídicas e em testemunho permanente do
presente e do passado;
 Por lidar com informações, o arquivista deve assegurar sempre a
transparência administrativa e a comunicabilidade dos documentos;
 A actuação do arquivista nas actividades de avaliação dos documentos deve
levar em consideração a proposta da instituição que os detém, a legislação
em vigor e o desenvolvimento da pesquisa;

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 O arquivista deve comprometer-se com uma política correcta de
recolhimento, actuando cooperativamente com os gestores de documentos,
de maneira a garantir, desde a origem, os procedimentos destinados à
protecção dos documentos de valor permanente. O arquivista deve assegurar
a autenticidade e a integridade dos documentos nos trabalhos de
processamento técnico e de conservação;
 O arquivista deve respeitar a legislação em vigor referente ao acesso e sigilo,
particularmente no que diz respeito à vida privada das pessoas relacionadas à
origem O arquivista deve dispensar a todos os usuários um tratamento
cordial, empenhando-se em atendê-los com rapidez e eficiência;
 O arquivista deve acompanhar o progresso das pesquisas e as inovações
desenvolvidas no campo arquivístico de forma a garantir seu aprimoramento
profissional e a competente formação da equipe sob sua responsabilidade;
 O arquivista deve manter o espírito de colaboração e de respeito ao
desenvolver trabalhos de cooperação técnica com profissionais de áreas
afins, no âmbito ou não da esfera governamental. O arquivista deve
favorecer o retorno aos seus países de origem dos documentos públicos que
tenham sido retidos em tempo de guerra ou de ocupação.

Proibições:

O arquivista não deve coleccionar pessoalmente documentos originais em

respeito à integridade dos fundos. É vetada a participação do arquivista no
comércio ilegal de documentos;
O arquivista não deve utilizar nem revelar a terceiros informações contidas
em documento cujo acesso é restrito por lei, ou por acordo entre as partes;
O arquivista não deve comentar com os usuários sobre as pesquisas em
andamento de outros consulentes, sem a prévia autorização destes.
6. A diferença entre os vários tipos de documentos

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 Encíclicas doutrinas

Sobre uma doutrina que é extensamente desenvolvida pelo papa no documento. Muitas
destas encíclicas marcaram significativamente a vida da Igreja. Entre as mais recentes
estão: Misticicorporis Christi (1943), do Papa Pio XII, sobre a Igreja como o Corpo
Místico de Cristo; Deus Caritas Est. (2005), do Papa Bento XVI, sobre o amor cristão;
e SpeSalvi  (2007), do Papa Bento XVI, sobre a esperança cristã. Algumas encíclicas
doutrinais condenam opiniões teológicas, explicando o erro e ensinando a doutrina
ortodoxa, por exemplo, Humanae vitae (1968), do Papa Paulo VI, reafirmou o ensino da
Igreja sobre a contracepção; e Evangelium Vitae  (1995), do Papa João Paulo II,
aprofundou o ensino da Igreja acerca da defesa e da dignidade da vida humana.

Encíclicas sociais

Esses documentos foram elaborados a partir do final do século XIX, em que os Papas
têm formulado a doutrina social da Igreja, tendo grande impacto na vida eclesial, por
exemplo, a Rerumnovarum (1891), do Papa Leão XIII, sobre os problemas do capital e
do trabalho; e Centesimusannus  (1991) do Papa João Paulo II, sobre várias questões
sociais.

Encíclicas Exortatórias

Tratam especificamente de temas espirituais, sendo seu propósito principal ajudar os

fiéis na sua vida sacramental e devocional. Exemplos são:Haurietisaquas (1956) do
Papa Pio XII, sobre a devoção ao Sagrado Coração; e Redemptorismater (1987) do Papa
João Paulo II, sobre o papel da Virgem Maria na vida da Igreja.

Encíclicas Disciplinares

Tratam de questões particulares, disciplinares ou práticas.

Exemplos: Fideidonum (1957) do Papa Pio XII, que deu início à transferência de muitos
sacerdotes para terras de missão; e Sacerdotaliscaelibatus (1967), do Papa Paulo VI,
que reafirmou a tradição latina do celibato sacerdotal.

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Conclusão

Depois de apresentação do trabalho da cadeira de Gestão documental nos objectivos

gerais e o seu desenvolvimento do texto resultante da busca de conhecimentos através
do estudo e investigação das obras traduzidos nos artigos de vários autores (pensadores)
sobre a gestão documental, conclui – se que tem como mecanismo a atingir os
objectivos reais, visto que é através deste sistema de arquivo que conseguimos operar
sobre entradas (informação, energia, matéria) e fornecendo saídas (informação, energia,
matéria) processadas através das instituições do Estado e nas unidades de empresas
privadas usuário destes.

Portanto, as definições dos sistemas que regulam normas necessárias para o afluxo a ter
em conta uma série de regras contidas nos códigos de todas as instituições, fizeram
traduções especiais comuns a todas as actividades e as funções que necessitam dos
documentos.

Com tudo, as informações sobre o acompanhando da evolução de toda a história das

mudanças através de arquivos de documentos permitiu um conhecimento profundo do
estudante sobre o sistema na sua manutenção.

Finalmente, as lições aprendidas neste sistema, servirá ao estudante no futuro das suas
actividades como profissional e funcionário do aparelho do Estado.

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Bibliografia
Sistema Nacional de Arquivos do Estado

http://www.mec.gov.mz/POEMA/Biblioteca/PO-S6-SNAE.pdf

BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de gestão de documentos.

Brasília: ANEEL, 2000.
CASTRO, Astréa de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza
Moraes e Castro. Arquivística = técnica, arquivologia = ciência. Rio de Janeiro: Ao
Livro Técnico, 1998.
http://www.precisaorg.com.br/biblioteca/item/238-principios-basicos-do-arquivista

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