Planejando o Evento

“ Depois de terem as ofertas e possibilidades de Brunópolis e concordando que a melhor

opção era mesmo um evento de médio porte., a Senatur e a prefeitura chegaram a uma dosa
momentos mais importantes: o planejamento. A equipe da Senatur retornou À capital, com o
máximo de informações que conseguiu levantar, e marcou a próxima reunião para a semana
seguinte. “

É importante ressaltar que cada evento é um caso particular, com organização e características
próprias e, como todo empreendimento, seu sucesso depende de um planejamento de
talhado e bem feito. Para isso, é imprescindível que a empresa promotora – no caso de nossa
história, a Senatur – tenha estrutura material humana compatível com a dimensão do evento a
ser administrado. A etapa do planejamento, quando feita com critério, pode ser um pouco
longa. Em contrapartida, além de dar agilidades às outras etapas da organização do evento,
busca garantir seu sucesso.

Planejando:

- ganha-se tempo,

- despendem-se menos esforços;

- evita-se o desperdício;

- tomam-se medidas que minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando surgirem;

- atingem-se os objetivos opostos.

Todos nós já estivemos em alguma feira ou exposição ou já participamos de uma pequena

reunião, um seminário ou congresso. Como participantes ou compradores de espaço para o
evento, imaginamos o que gostaríamos de encontrar, que tipo de organização e facilidades nos
proporcionariam os organizadores do evento, de que forma apreciaríamos ser tratados. Mas,
como público, sabemos, com toda a segurança, o que desejaríamos fazer, comer, quais
assuntos do evento nos seriam prioritários, que tipo de apoio e informações gostaríamos de
ter à nossa disposição, e assim por diante. Eis aí nossa primeira regra de organização de
serviços: o bom organizador é aquele que se coloca no lugar do público!

OS PARTICIPANTES DO EVENTO

Um dos participantes é o organizador, que é o responsável pelo sucesso do planejamento. Para

desempenhar bem esse papel, é necessário estar atento às expectativas de todos os outros
participantes, que são:

Cliente promotor

Deseja a melhor organização possível, a melhor produção técnica, custos financeiros e

econômicos baixos e ainda que o tempo seja racionalizado;
Público participante

Busca através do evento, atualização e novos conhecimentos, confraternização e amizades,

bons negócios, bem-estar e conforto com gastos razoáveis;

Núcleo receptor sediante

Espera que os eventos tenham uma ação positiva sobre seu mercado turístico;

Patrocinador

Investe em verba visando À aproximação de sua imagem com o público potencial da empresa
ou instituição.

Na nossa história, o cliente promotor é a prefeitura, o núcleo receptor sediante é a cidade de

Brunópolis, e os patrocinadores são os pecuaristas, agricultores e as indústrias afins.

ASPECTOS A DEFINIR NO PLANEJAMENTO DE UM EVENTO

“Quando Paulo e seu secretariado conversaram coma Senatur, explicaram exatamente o que
pretendiam: levantar recursos financeiros para Brunópolis. Como? Promovendo-a através de
um evento que além de divulgar os produtos agropecuários da região, viesse possibilitar bons
negócios. Talvez alguns investimentos e ainda permitir que muitas pessoas descobrissem as
belezas naturais da cidade, o que poderia transformá-la em um centro turístico”.

Objetivos

Por serem os elementos norteadores do planejamento, devem ser propostos de forma clara e
precisa. Devem indicar o que se pretende alcançar, dentro de que espaço de tempo, e como
fazer a avaliação dos resultados.

Tipo de evento

O organizador deve conhecer os diversos tipos de evento existentes para escolher o mais
adequado ao produto a ser oferecido e aos interesses do consumidor e do promotor.

Local

A escolha do local é muito importante, devendo haver preocupação no que se refere a:

- região geográfica: devem ser consideradas as facilidades de acessos e as atrações turísticas,

as condições de hospedagem, os custos ( que devem ser compatíveis com o nível de renda dos
participantes) e a existência dos patrocinadores em potencial para a região.

- espaço físico: são também detalhados fundamentalmente a capacidade as condições de

acomodação dos participantes e expositores; as possibilidades de instalação e operação de
serviços auxiliares de apoio e a realização de eventos paralelos.
Data

A data deve ser instalada não apenas em relação à região, mas também em função das
programações nacional e internacional para evitar a coincidência de eventos da mesma
natureza em um mesmo período.

Temário

Deve ser definido considerando a clareza de linguagem (para que todos os participantes
tenham o mesmo entendimento) e sua atualidade (para garantir resultados produtivos e o
interesse dos participantes).

“Ao planejar a Feira de Brunópolis, a equipe da Senatur dedica especial atenção ao programa,
já que um dos objetivos do cliente-promotor é mostrar aos visitantes as belezas naturais da
cidade e, a partir daí despertar seu interesse em retornar para desfrutar mais calmamente as
cachoeiras e os riachos, os passeios a cavalo, e a farta comida caseira da região. Essa iniciativa
irá favorecer a geração de mais uma fonte de renda para a cidade. Assim sendo, as atividades
específicas da feira – entre exposições, concursos, rodeios, apresentação dos cantores – foram
programados para correr de tarde e à noite, ficando da manhã para os passeios e excursões. “

Programa

É a apresentação organizada do horário, datas, temário e informações sobre outras atividades

que serão desenvolvidas durante o evento. É essencial que os tempos previstos para todas as
atividades e participantes estejam definidos come exatidão, para que os interessados possam
se organizar no decorrer do evento.

Identificação e análise dos participantes

É importante identificar os participantes quanto a escolaridade, situação socioeconômica, faixa

etária etc. Essas informações favorecem a definição das estratégias de marketing mais
adequadas.

Para divulgar o evento de forma eficaz e sem gastos elevados a equipe da Senatur fez contato
com jornalistas de emissoras de rádio e televisão, além da impressora escrita, e passou a
notícia detalhada da feira, solicitando que divulgassem o maior número de vezes possível.
Além disso, se utilizou de cartazes e mala direta. Os convites pessoais foram enviadas a vários
cantores e duplas sertanejas , buscando fechar contato com, pelo menos, quatro atrações .
Também foram convidados o governador Carlos e a primeira dama do estado, senhora
Martha, para inaugurar a feira.

Estratégias de comunicação (marketing)

Consistem na definição das formas de divulgar e promover o evento, incluindo-se aí as

mensagens e os meios de comunicação que serão usados para atingir os participantes em
potencial. Entre as estratégias de comunicação mais utilizadas, podemos destacar as
seguintes?
- propaganda: comunicação feita através da compra de espaços nos meios de comunicação –
rádio, televisão e publicações especializadas.

- notícia: informação ou reportagem gratuita nesses mesmos meios de comunicação.

- cartazes: podem ser informativos, motivacionais ou um misto desses dois tipos. Precisam ser
distribuídos no maior número de locais possível, para atingir grande parte do público-alvo.

- mala direta: sistema de informação direta ao participante, através da remessa de folheto,

carta, etc.

- entrevista pessoal: contato direto com o participante, que deve ser planejado
antecipadamente.

- convites pessoais: enviado a um público-alvo determinado, frequentemente autoridades.

“Pelo volume esperado de visitantes à feira, a Senatur está prevendo a necessidade de

contratação pessoal para serviços de recepção durante o evento.”

Recursos humanos

Além da equipe do organizador, avaliar a necessidade de contratação de outras pessoas para

prestação temporária de serviços.

“O capital necessário para a realização da feira será levantado junto aos expositores de gado,
cavalos, produtos veterinários e produtos agrícolas através da venda de estandes, quiosques e
ingressos.”

Recursos financeiros

Devem ser planejados, definindo-se as fontes de receita e itens de despesa, bem como os
controles que serão feitos para o disponível seja suficiente ao longo do evento.

Recursos audiovisuais

São os serviços de som (microfones e amplificadores), imagem (projetores, telas e circuitos

fechados de TV), gravação (gravadores de som/vídeo) e painéis (quadros, giz, painéis, tripés
etc.).

Recursos materiais, instalação e serviços

Devem ser indicados nas quantidades necessárias. Por exemplo: sala de apoio, sala de espera,
secretaria, serviços de fotografia, bufê, decoração, gráfica etc.

Esforço de vendas

São ações destinadas à obtenção de recursos extras aos que foram alocados pelo promotor, de
responsabilidade do setor encarregado da obtenção de recursos. Taxas de inscrição, venda de
espaço para expositores e anunciantes, doações, auxílios governamentais e eventos paralelos
são exemplos de fontes de recursos extras.

“A prefeitura colocou a disposição da feira dois ônibus para o transporte dos participantes,
tanto para os pontos turísticos quanto para o evento. Eles ficarão estacionados na praça
principal e sairão pela manhã para as cachoeiras, rios e lagos, com intervalo de uma hora, das
7 às 12 horas. A partir então, o destino será a feira. Os ônibus circularão até meia-noite, da
praça ao local do evento.”

Transporte de participantes

O deslocamento de participantes de suas cidades para o local do evento pode ser feito pela
companhia aérea oficial do evento. O deslocamento interno, na própria cidade onde ocorre o
evento, pode ser feito por empresas transportadoras especializadas.

Recepção e serviços prestados aos participantes

Devem ser efetuados por recepcionistas preparados para esse trabalho. Os demais serviços
oferecidos são os de telefonia, secretaria e assistência médica.

Hospedagem dos participantes

Envolve a seguinte sequência de procedimentos:

1. Escolha do meio de hospedagem: entre os mais comuns meios de hospedagem estão

hotéis, alojamentos, albergues e associações. Devem-se oferecer categorias diferentes
de hospedagem para atenderas condições socioeconômicas dos participantes. Os
preços das diárias devem ser fixados antecipadamente e informados aos participantes
em potencial. É importante que os participantes fiquem hospedados próximo ao local
do evento ou com acesso bem facilitado.
2. Reserva antecipada dos meios de hospedagem: a reserva independe do
pronunciamento do participante, é apenas uma proposta de ocupação em
determinada data.
3. Confirmação de reservas: a confirmação deve ser feita pelo próprio participante, de
acordo com as informações e condições explicitadas no programa de inscrição do
evento.

Atividades socioculturais e de lazer

Constituem uma fonte de renda e, em certas ocasiões, podem também atender aos
acompanhantes dos participantes. Incluem-se nessa categoria os coquetéis, jantares e
passeios.

Treinamento pessoal

Uma equipe competente e tecnicamente bem preparada é essencial para garantir um bom
padrão de qualidade aos serviços desenvolvidos nas diversas fases do evento.

Cronograma
É uma representação gráfica que indica os prazos em que deverão ser executadas as diversas
fases de um trabalho. Para facilitar a execução e o controle, é interessante que a cada
atividade corresponda à indicação de um responsável. Os prazos propostos devem ser
avaliados periodicamente, para que se verifique o seu cumprimento. As falhas de evitar
prejuízos à realização do evento.

Além desses dados, o organizador precisa de informações gerais referentes ao caráter e aos
objetivos do evento. Essas informações gerais referentes ao caráter e aos objetivos do evento.
Essas informações podem ser registradas em um instrumento chamado Planilha Básica de
Dados Gerais, preenchida pelo próprio promotor.

Para organizar as informações básicas coletadas sobre o evento, você pode utilizar uma ficha
de Caracterização Técnica do Evento.

ROTEIRO DE PROJETO

Com todos esses dados você pode esboçar o projeto para um evento recorrendo a um roteito
composto dos itens indicados a seguir:

Título

O nome do evento coma identificação numérica, tipo, abrangência espacial e assunto do

evento. Podemos citar como exemplo a I Feira Agropecuária de Brunópolis.

Memorial

É uma síntese descritiva de todas as atividades (técnicas, sociais, culturais, turísticas etc.) que
compõe o evento.

Objetivos gerais

O que de mais amplo o evento deverá atingir com seu acontecimento

Objetivos específicos

O que de mais próprio, de mais particular e exclusivo o evento deverá atingir com seu
acontecimento.

Identificação

Discriminação dos nomes do promotor (pessoa física ou empresa) e do organizador do evento.

Indica-se também o local e a data da realização.

Justificativa

Espaço destinado à indicação dos motivos (sociais, culturais, políticos, econômicos etc.) que
demonstram a importância do evento.

Público-alvo
Indica-se o perfil e o número de participantes potenciais. O perfil dos participantes deve ser
analisado com base nos aspectos como tema, custos e programação. O número estimado de
participantes pode ser conseguido pela análise de eventos ligados ao tema. O número
estimado deve ser o da média mínima, e nunca da máxima.

Conteúdo do evento

Indicação do temário e programação preliminar do evento. Temário é a apresentação dos

assuntos-chave que serão tratados e que funcionarão como um chamariz para o público
interessado. Programação preliminar é a proposta de um cronograma, incluindo todas as
atividades que serão desenvolvidas.

Participações prováveis

Indicação dos setores interessados na realização do evento:

- patrocínios e apoios;

- agência de turismo oficial escolhida para executar os serviços de recepção e tours;

- agência aérea transportadora oficial que fará o deslocamento dos participantes.

Recursos necessários

Refere-se à apresentação de todos os recursos humanos (pessoal necessário ao

desenvolvimento dos trabalhos) e materiais ( de expediente, equipamento audiovisual e de
sonorização), com informações não devem ser muito detalhadas ou especificadas, porque
podem acontecer modificações no momento da execução do projeto.

Divulgação

Informação sobre os meios de divulgação que serão utilizadas: circulares, correspondência,

fichas de inscrição, material gráfico, chamadas (spots) em rádio, TV e revistas especializadas.

Orçamento preliminar

É o cálculo dos gastos para a realização de evento. Esse cálculo compreende os seguintes
elementos:

 Despesas/; cálculo estimado dos gastos estimados com todos os itens que permitem a
realização do evento. Esse cálculo deve ser feito com base na média dos preços mais
altos, encontrados a partir de levantamento prévio de custos (veja à página 168)
 Receitas: quantia apurada com as inscrições, permutas e patrocínios, em função das
necessidades de despesas. São estimadas pelas menores médias encontradas. Ao
discriminar a receita, deve-se analisar a viabilidade real de sua execução (veja anexo à
página 172).
Cronograma financeiro básico

É uma previsão de desembolso e das entradas de recursos financeiros para cumprir os

compromissos, desde o período de planejamento e execução até o fim de evento. Os prazos
previstos para a saída dos recursos devem ser compatíveis com os da entrada.

É bom esclarecer que, para o público participante, o momento de execução corresponde ao

próprio evento. Para o organizador, é ainda a hora de pôr em prática o que foi planejado.

Nessa etapa, o organizador precisa utilizar instrumentos como: mapas, quadros, fichas,
cronogramas e programações, a fim de controlar e coordenar as ações de toda a equipe que
trabalha no evento, inclusive coordenadores e promotores. Esses instrumentos de controle
ajudam, também, a realizar a coleta de dados para a elaboração de relatório final, na fase de
fechamento do evento.

Dependendo do porte do evento, o organizador pode contar com uma equipe de

coordenadores, que atuará apenas no momento de execução, ajudando em algumas tarefas,
como fiscalização do serviço prestado por terceiros e resolução de situações imprevistas.

Normalmente, a equipe de trabalho responsável pelas atividades referentes à execução do

evento é subdividida por áreas e/ou atividades, o que facilita a realização das tarefas. As
principais atividades a serem coordenadas nesse momento são:

 Instalação da secretária com organização do material, equipamentos e atividades;

 Montagem dos espaços com instalação dos equipamentos, sinalização, programação
visual, materiais, móveis, entre outros;
 Checagem do material e funcionamento de equipamentos;
 Conferência da programação visual e da sinalização instalada no evento;
 Esquema para recepção de autoridades, personalidades, convidados especiais,
imprensa e outros;