UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO – UNIRIO

Centro de Ciências Humanas e Sociais – CCH

Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos – PPGARQ
Mestrado Profissional em Gestão de Documentos e Arquivos – MPGA
Disciplina Perspectivas da Arquivologia Contemporânea
Prof.ª Mariana Lousada
13/12/2018

Estudante: Beatriz Carvalho Betancourt

COMENTÁRIO SOBRE OS TEXTOS RECOMENDADOS

Este comentário é baseado na leitura de dois artigos de coautoria do professor Danilo

Bueno, ministrante da aula intitulada “Identificação e Gestão de Documentos”.
Bueno e Rodrigues estudam a pertinência do mapeamento de fluxos documentais
como elemento de identificação arquivística no âmbito da gestão de documentos. Os autores
analisam, a partir da literatura brasileira e estrangeira, os conceitos, métodos, processos,
finalidades e usos da metodologia da Identificação Arquivística à luz da Diplomática e
Tipologia Documental; propõem procedimentos aplicados ao mapeamento de fluxos
documentais na perspectiva da Arquivística e da Administração, com vistas a contribuir com
o desenvolvimento e implantação de programas de gestão de documentos; e verificam a
aplicabilidade da metodologia de identificação arquivística e as ferramentas para o
mapeamento de fluxos documentais no âmbito da gestão de documentos por meio de estudo
de caso aplicado na VRG Linhas Aéreas S.A. (Grupo GOL).
Ao final, concluem que a metodologia de identificação arquivística é pertinente para o
mapeamento de fluxos documentais, na perspectiva da Administração e da Arquivologia, e
possibilita o conhecimento da dinâmica da tramitação dos documentos, o contexto jurídico-
administrativo de produção, as áreas envolvidas e os documentos relacionados, favorecendo o
desenvolvimento e aplicação do procedimento administrativo na organização.

Mendonça, Nascimento e Bueno (2013), caracterizam a construção da política pública de

arquivos e gestão de documentos no Estado do Rio de Janeiro, no contexto atual, e apresentam a
cronologia, a constituição, a metodologia aplicada e os resultados obtidos pelo Programa de Gestão de
Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ). Além disso, expõem as características gerais, a
formação, evolução e marcos legais relativos ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro
(APERJ), sua formação, evolução e marcos legais que legitimam seu papel de autoridade arquivística,
com a responsabilidade de definir e implementar a política estadual de arquivos públicos e privados
1
 Tempo presente
1. Os arquivos se instalaram no processo de redefinição da relação Estado e
sociedade
2. Os arquivos fazem parte do processo de reconstrução do Estado no contexto de
afirmação da democracia contemporânea brasileira
3. Missão institucional – gestão documental – superação da opacidade do Estado
– transparência pública – controle do Estado pela sociedade civil
4. Marco legal da historia dos arquivos públicos no Brasil – constituição Federal
de 1988 – aporte legal para a ;ei que define gestão de documentos – lei federal
n. 8159, de 1991
5. Lei federal de 1991 – demarcou os arquivos como uma questão do regime
federativo no Brasil
6. Últimos 25 anos – avanço no campo da legislação arquivística, porém sem
aplicação efetiva
7. Legislação arquivística é a base fundamental para o desenvolvimento de
políticas públicas no campo dos arquivos
8. Elaboração de ações e projetos que envolvem decisões político –
administrativas de alcance amplo – condição necessária para que qualquer
arquivo público seja uma instituição proativa dentro da administração pública
– atuação como instrumento de gestão de documentos + referencia para o
conhecimento e memória social + transparência do Estado

A construção de políticas públicas

1. Conceito de políticas públicas – relacionado à ideia de “Estado em ação” – campo

dentro dos estudos de política que analisa o governo frente a grandes questões e
problemas públicos; política pública permite que os governos democráticos traduzam
seus propósitos e plataformas eleitorais em programas e ações de governo
2. Jardim – políticas públicas arquivísticas – conjunto de premissas, decisões e ações
produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas de governos em nome do interesse
social – que contemplem os diversos aspectos (administrativos, legal, cientifico,
cultural, tecnológico, etc.) relativos à produção, uso e preservação da informação
arquivística de natureza pública e privada.
2
 3. Para ter efeito concreto na sociedade, é preciso que estas ações sejam inseridas nas
agendas governamentais – legislação não garante a existência de uma política publica,
tampouco sua concretização no plano de ação do Estado
4. Jardim - Políticas públicas arquivísticas existem para responder aos problemas
políticos no campo dos arquivos – exigência de conhecimentos técnico –científicos e
políticos
5. Preparação de uma política pública – policy cicle – 5 etapas:
 Identificação do problema
 Inclusão do problema na agenda do governo
 Formulação de estratégias
 Implementação
 Avaliação da política
6. Políticas públicas: permitem distinguir entre a proposta e a ação do governo; abarca
vários autores e níveis de decisão; não se restringe a participantes formais
(importância da participação da sociedade civil); é extensa e não se restringe a leis e
regras; é uma ação intencional; seus objetivos exigem planejamento; deve ser de longo
prazo, embora tenha impactos a curto prazo; implica processos subsequentes depois de
sua identificação, planejamento e tomada de decisão, ou seja, implica implementação,
execução, controle e avaliação

A gestão de documentos na pauta do governo

1. Instituição arquivística de referencia no estado do Rio de Janeiro – Arquivo Público do

Estado do Rio de Janeiro – APERJ
2. Criação em 1931 – competência de receber, classificar e conservar os documentos
produzidos pelas distintas secretarias da administração pública estadual – principal
papel de guarda dos documentos em sua custódia – não define a necessidade de
preservação de documentos como base para a comprovação de suas ações, ou
comprovação de direitos dos cidadãos ou para investigação histórica
3. 1991 – Lei de Arquivos – redefine o papel dos arquivos públicos estaduais
4. 1994 – APERJ recebeu um novo regimento para adequá-lo à lei 8.159 – adição da
função de pesquisa probatória

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5. 2009 – novo regimento – destaca a instituição como órgão central da administração
dos documentos produzidos pelo Estado
6. Muitas mudanças de sede ocorreram
7. Todas essas mudanças não serviram para fortalecer a instituição – não formação de um
corpo de funcionários próprio e estável, não garantia de sede própria e pouca
autonomia financeira e política para realização de projetos e programas de mairo
alcance social
8. Novos rumos do APERJ:
 2001 – criação do CONEARQ (Conselho Estadual de Arquivos) – objeto de
estabelecer diretrizes para a gestão, preservação e acesso aos documentos
produzidos pelo Estado, estudar e propor à Secretaria da Casa civil dispositivos
legais para o desenvolvimento, aperfeiçoamento e implementação da política
pública estadual de arquivos; estimular programas de gestão de documentos, de
capacitação técnica de recursos humanos, entre outras ações importantes no
âmbito institucional da APERJ – criação do CONEARQ – marco legal para o
inicio da construção de uma política estadual de arquivos e consolidação do
APERJ como instituição arquivística
 2007 - Integração do APERJ à estrutura básica da Secretaria de Estado da Casa
Civil – projetos de modernização da gestão de documentos públicos do Estado
do Rio de Janeiro e reestruturação do arquivo público – revisão geral do marco
regulatório dos arquivos no Estado do Rio de Janeiro
 2009 – Lei Estadual n. 5562 – Lei Estadual de Arquivos – dispõe sobre a
política estadual de arquivos públicos e privados do Estado do Rio de Janeiro
9. A edição da lei estadual de arquivos e o projeto 41 garantiram uma melhor visibilidade
estratégica e proativa para o APERJ, com melhores condições financeiras e político-
administrativas, ampliação e estabilidade do corpo técnico e estrutura mínima e
adequada para a instituição exercer uma política pública arquivística junto à
administração pública do Estado
10. Destaque à recente inscrição do compromisso com a gestão de documentos na agenda
do governo – marca mais um passo no processo de construção de uma política
arquivística estadual

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Dimensões da produção documental

1. Não há dados sistematizados sobre a produção de documento do Estado do Rio de

Janeiro, mas o levantamento do INDG em 2007 reuniu alguns dados que permitem
dimensioná-la
2. Levantamento de processos – quantidade, diversidade, custos do sistema de produção
de documentos
3. A gestão de documentos se impõe como uma dimensão fundamental da vida da
administração pública, importante para aumentar a eficiência do Estado

O programa de gestão de documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD – RJ):

fundamentos e resultados

1. Criação do PGD-RJ – Programa de gestão de documentos do Estado do Rio de Janeiro

– Decreto Estadual n. 42002 de 2009 – dispõe sobre a avaliação e destinação de
documentos produzidos e recebidos pela administração pública do Estado do Rio de
Janeiro e Lei Estadual n. 5.562 de 2009
2. Objetivos principais PGD – RJ:
 Disponibilização das informações produzidas ou recebidas pela administração
pública estadual de forma organizada, acessível e protegida
 Atuação do APERJ como gestor da documentação estadual
 Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de
comunicação
 Modernização da gestão de documentos e informações
 Integração dos sistemas e tecnologias
3. Estrutura do PDG – RJ:
 CGDs - Comissões de Gestão de Documentos em cada órgão e entidade da
administração pública estadual
 Comitê gestor – presidido pelo diretor do APERJ
4. Metodologia de Identificação Arquivística fundamentada nos estudos de diplomática e
de Tipologia documental – por meio do SITD – Sistema de Identificação de Tipologia
Documental

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 5. Diplomática Contemporânea – estudos das formas e dos processos de formação dos
documentos de arquivo, entendidos como documentos criados ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica no exercício de suas atividades práticas (BELLOTO)
6. Os autores caracterizam a identificação arquivística e definem no que ela consiste.
7. Constituição dos módulos do SITD
8. Elaboração dos planos de classificação de documentos e tabelas de temporalidade de
documentos das atividades-meio e fim dos diversos órgãos e entidades da
administração pública do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro
9. Projeto Processo Digital – integração da gestão de documentos com a produção de
documentos eletrônicos da administração pública do Poder Executivo do Estado do
Rio de Janeiro
10. Explicitação dos benefícios da eficácia da metodologia
 Permite classificar o documento em sua origem – integrando os procedimentos
de gestão durante todo o ciclo de vida dos documentos
 Classificação do documento de arquivo quanto ao grau de sigilo
 Definição de formas de controle e acesso do documento desde sua produção
 Publicidade e transparência ativa e continua das informações produzidas pela
administração pública do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro
11. Resultados obtidos com o PGD – RJ – cursos, seminários e produção de instrumentos
essenciais de gestão de documentos
12. Metodologia de trabalho fundamentada em conceitos próprios do pensamento
arquivístico – desdobra-se em um amplo programa de capacitação de servidores para
operar sistema de coleta de dados e elaborar manuais e instrumentos técnicos próprios
para a gestão documental
13. É possível apontar o desenvolvimento de um processo de construção de política
pública arquivística no Estado do Rio de Janeiro

Transparência ativa

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REFERÊNCIAS
MENDONÇA, P. K. de; NASCIMENTO, M. B. do; BUENO, D. A. Arquivos vivos da
administração pública: o programa de gestão de documentos do Estado do Rio de Janeiro.