Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Resumo de Conteúdos
Abelina Arcanjo Arlindo-Código: 708171408

Curso: Lic. Em Administração Pública

Disciplina: Gestão Documental
Ano de Frequência: 40 Ano

Gurué, Junho 2020

Índice
Introdução.............................................................................................................................. 3
Objectivo ............................................................................................................................... 3
Geral ...................................................................................................................................... 3
Metodologia ........................................................................................................................... 3
Teoria das três idades e sua respectiva tramitação .................................................................. 4
Procedimento de classificação de arquivos por idade .............................................................. 4
Caracteristicas de cada idade .................................................................................................. 4
Gestão de documentos para Arquivos Correntes e a sua tramitação ........................................ 6
Principais Métodos de Arquivamento ..................................................................................... 6
Elaboração do Plano de classificação de documentos: ............................................................ 8
Procedimentos para a classificação de confidencialidade ...................................................... 10
Elaboração da tabela de temporalidade de documentos das actividades-fim.......................... 10
Conclusão ............................................................................................................................ 14
Referências Bibliográficas ................................................................................................... 15
Introdução
As actividades clássicas da Administração que são as de planejar, organizar, gerenciar e
Coordenar não se efectuam sem documentos e registos. A função básica dos arquivos é tornar
disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. Para que
desempenhe sua função, torna-se indispensável que os documentos e registros estejam
dispostos de forma a servir o usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adoptada
deverá atender às necessidades da instituição, como também a cada fase de evolução que
passam os arquivos – corrente, intermediária e permanente.
A organização dos arquivos correntes, além de garantir ao administrador segurança na tomada
de decisões, cumpre, paralelamente, uma função social de maior relevância - a de humanizar o
atendimento ao cidadão, solucionando com rapidez e fidedignidade questões decorrentes de
suas obrigações e direitos.

Objectivo
Geral
 Estabelecer critérios e procedimentos para a organização dos arquivos nas unidades
organizacionais.

Metodologia
Para a elaboração do trabalho em apresso, vários recursos foram utilizados como o caso de
fontes bibliográficas e internet. Todas as referências mencionadas, estão devidamente citadas
no campo das referências bibliográficas deste trabalho.

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Teoria das três idades e sua respectiva tramitação
Sabemos que diversos documentos transitam pela instituição. Esses documentos são
classificados em fases ou estágios (correntes, intermediários e permanentes). A Teoria das três
idades trata do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Cabe destacar que a fase do
documento está relacionada a sua frequência de uso, bem como, o valor administrativo ou
histórico presentes ou não nos documentos.
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades,
uma estratégia de organização documental, para solucionar os problemas decorrentes do
aumento vertiginoso dos documentos produzidos pela administração. Tal medida levou a
administração melhorar a recuperação da informação necessária à tomada de decisão e
optimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos.

Procedimento de classificação de arquivos por idade

Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes, intermediários ou
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e identificação
de seus valores administrativo ou histórico.
Vale registrar que o valor primário está directamente relacionado ao motivo pelo qual o
documento foi criado (utilidade administrativa imediata) e é característico das fases corrente e
intermediária. Por outro lado, o valor secundário, refere-se ao valor atribuído aos documentos
em função do interesse que eles possam ter para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente produzidos.

Características de cada idade

1. Arquivo corrente ou de primeira idade – Conjunto de documentos, em tramitação
ou não, que, pelo seu valor primário, é objecto de consultas frequentes pela entidade
que o produziu, a quem compete a sua administração. Portanto, o critério que define
tal fase do documento é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Estes
tipos de documentos estão geralmente localizados próximos aos seus sectores. São
conhecidos pela terminologia arquivística como arquivos activos. Vale ressaltar que
tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de
primário;

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2. Arquivo intermediário ou de segunda idade - Conjunto de documentos originários de
arquivos correntes, que aguarda destinação (recolhimento ao arquivo permanente ou
eliminação). Eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus
produtores, pois já cumpriram os seus principais objectivos na idade corrente junto à
administração. Eles não são mais necessários nos sectores e, portanto, devem ser transferidos
para um arquivo geral. Apesar de serem transferidos para o arquivo geral, eles ainda
pertencem aos sectores produtores. Em outras palavras, o arquivo intermediário é aquele
constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. Juntamente com
o arquivo corrente, o arquivo intermediário é possuidor de valor primário, ou seja,
administrativo. Esse valor administrativo é menor que na fase corrente;

3. Arquivo permanente ou de terceira idade - Conjunto de documentos preservados em

carácter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos
objectivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de
guarda permanente. Diferentemente dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos
permanentes não podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor
histórico-cultural (secundário). Vale registrar que os arquivos permanentes são abertos ao
publico para pesquisa. Nesta fase do ciclo vital, ele passa a interessar mais aos pesquisadores
(fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza
situam-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público.

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Gestão de documentos para Arquivos Correntes e a sua tramitação
Em linhas gerais, os documentos sempre serão criados na fase corrente. Posteriormente,
poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo intermediário ou recolhidos directamente
ao arquivo permanente. Além disso, os documentos do arquivo intermediário também podem
ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Sendo assim: O procedimento de
passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediária é denominado
TRANSFERÊNCIA. Por outro lado, o procedimento de passagem dos documentos da fase
corrente ou da fase intermediária para a fase permanente é denominado RECOLHIMENTO.

Principais Métodos de Arquivamento

Paes (2005) ensina que os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes.

 Basicos; e
 Padronizados.

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Estes métodos pertencem a dois grandes sistemas:
 Sistema directo: Aquele em que a busca do documento é feita directamente no local
onde se acha guardado.
 Sistema indirecto: Aquele em que é preciso antes consultar um índice ou um código
para se localizar o documento.

O método alfanumérico
Combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e
padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.

Método Alfabético
É um método directo, pois o profissional faz a pesquisa directamente pelo nome, não sendo
necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento;

Método Geográfico
Este método usa também o alfabético, mas sua principal atenção é mais voltada para as
provincias, cidades e regiões.

Métodos Numéricos
Esses métodos são indirectos, uma vez que para localizar um documento ou pasta, há que se
recorrer a um índice alfabético, que fornecerá o número sob o qual os documentos ou pasta
foram arquivados. A numeração obedece somente à ordenação sequencial, embora a
disposição física das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades próprias
a cada método.

Método por Assunto e o Método Variadex

O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação, pois depende de
interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das actividades
institucionais. No entanto, é o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e
variedade de assuntos.

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Método Variadex é uma variante do método alfabético. Com o objectivo de minimizar as
dificuldades apresentadas na utilização deste método, concebeu o método variadex,
introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a
localização de documentos.

Elaboração do Plano de classificação de documentos:

O plano de classificação, enquanto instrumento de gestão onde se fixam por escrito todos os
procedimentos e práticas arquivísticas associadas à classificação, deve considerar os seguintes
elementos:
Apresentação geral
Na apresentação geral devemos incluir:
 Âmbito do Plano;
 Objectivos;
 Princípios que presidiram à sua elaboração;
 Justificação das opções tomadas;
 Sistema de codificação escolhido;
 Exercício de identificação de um adequado código de classificação

Grelha de classificação
A apresentação das classes principais e secundárias (correspondentes às subdivisões de cada
classe principal, até ao nível da série) deve traduzir-se numa estrutura que denuncie as
relações hierárquicas presentes. Esta estrutura hierarquizada deve ser simples mas
suficientemente abrangente. É de evitar uma classificação com mais de três níveis.
 O 1º nível corresponderá ao órgão que utiliza preferencialmente aquelas séries de
processos ou então uma função de carácter geral da instituição. Da escolha obtemos
um plano de classificação orgânico, funcional ou orgânico-funcional;
 O 2º nível será um agrupamento de séries idênticas entre si relactivamente à área
temática, tramitação ou tipos de acção;
 O 3º nível é o nível das séries.

Após a estruturação de uma hierarquia de classes e séries procedemos à sua CODIFICAÇÃO.

Tipos de códigos
 Numéricos;
 Alfanuméricos
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A seguir a cada código coloca-se um ponto final de modo a representar a hierarquia existente.
A codificação escolhida deve ser:
 Simples, ou seja, de fácil atribuição e de fácil leitura;
 Aberta, ou seja, deve admitir a criação de novas classes, em todo e qualquer nível;
 Constituída por um número suficiente de caracteres, capaz de responder às exigências
hierárquicas da grelha de classificação;
 Constituída por um número de caracteres não demasiado grande, sob pena de difícil
entendimento.

Descrição de séries
Enumeração classificada de todas as séries, com respectiva descrição de conteúdo,
considerando, para cada uma:
 Critério de abertura;
 Critério de ordenação;
 Procedimento administrativo;
 Tipologias documentais;
 Tramitação.
Índice
Lista de termos ordenada alfabeticamente, incluindo:
 Títulos das séries, seguidos dos respectivos códigos;
 Termos significativos retirados das descrições de conteúdo das séries, com remissiva
para o respectivo título;
 Títulos de séries cuja designação foi abandonada, com remissiva para a série actual,
quando entre ambas haja correspondência.
Na elaboração deste índice é de extrema importância procedermos à normalização do
vocabulário empregue, pois:
 Garante precisão e agilidade em situações de pesquisa e
 Atribui uma maior confiança ao Sistema.
Nunca utilize abreviaturas e evite o uso de siglas.

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Procedimentos para a classificação de confidencialidade
Definição do conceito de Classificador de Informações Classificadas
Classificador de Informações Classificadas é o instrumento usado para a atribuição do grau de
sigilo no contexto da confidencialidade, de acordo com as regras do sistema de informação
em vigor na Administração Pública.

Estrutura do Classificador de Informações Classificadas

O Classificador de Informações Classificadas está estruturado da seguinte forma: a) Graus de
classificação; b) Período de restrição; c) Níveis de acesso.

Graus de classificação
Os graus de classificação no contexto da confidencialidade são os seguintes:
a) Segredo do Estado;
b) Secreto;
c) Confidencial;
d) Restrito.

Período de restrição
Considera-se como período de restrição o lapso de tempo que as informações não podem ser
acedidas por pessoas não autorizadas.
Níveis de acesso
Os níveis de acesso correspondem à autorização que é concedida para o conhecimento de
uma determinada informação segundo o princípio da necessidade de conhecer que o
funcionário tiver para o desempenho das suas atribuições

Elaboração da tabela de temporalidade de documentos das actividades-fim

A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento importante de gestão de
documentos que consolida o estudo dos valores de cada conjunto documental produzido,
recebido ou acumulado pelo órgão ou instituição no exercício de suas actividades e que, uma
vez devidamente oficializada, permitirá ao órgão ou instituição preservar os documentos que
possuam valor probatório, informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda
permanente, ou ainda eliminar com segurança e dentro da legalidade os documentos públicos

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que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à Administração, à memória
institucional ou aos cidadãos.

Avaliação de Documentos
As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade serão
obtidas por meio da avaliação de documentos. Trata-se de um trabalho multidisciplinar que
consiste em identificar valores (primário e secundário) para os documentos e analisar seu
ciclo de vida, com vista a estabelecer sua temporalidade e destinação final que poderá ser a
guarda permanente ou eliminação.

Análise do Ciclo de Vida dos Documentos

Analisar as etapas do documento desde a sua criação até a sua destinação final, consiste em
definir de acordo com os valores identificados, o tempo em que o documento deverá
permanecer na unidade produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuições de arquivo
(arquivo intermediário), bem como se a sua destinação será a guarda permanente (arquivo
permanente) ou a eliminação.

Destinação Final
A destinação final indica o que será feito com o documento depois de cumpridos os prazos de
guarda no arquivo corrente e no arquivo intermediário. Se ao documento tiver sido atribuído
valor secundário, ele deverá ser destinado à guarda permanente, caso contrário, poderá ser
eliminado. Portanto da mesma forma que a classificação documental possibilitou a elaboração
do Plano de Classificação de Documentos em classes, subclasses, grupos e subgrupos e com
documentos logicamente organizados, a avaliação de cada documento constante do Plano de
Classificação possibilitará a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos, com os
prazos de guarda e de destinação final.

Pesquisa da Temporalidade
Na pesquisa da temporalidade pode-se considerar:
1. A legislação específica
O objectivo desta etapa é identificar o prazo de guarda do documento definido na legislação
(prescrição). O primeiro passo é o levantamento que determina eventuais prazos de prescrição
dos documentos produzidos ou acumulados nas áreas – fim que se encontram nas leis,
decretos, regulamentos, resoluções e outros actos administrativos.
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 2. Prazo de prescrição
É o intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicial para fazer
valer os direitos violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que
ocorrer a interrupção ou a suspensão da prescrição em conformidade com a legislação em
vigor.

3. As Necessidades Administrativas
Para os documentos cujos prazos de guarda não são regulamentados por legislação específica
deverão ser consideradas as necessidades administrativas (precaução) do órgão ou instituição,
a fim de se definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos.
Após identificar os prazos de prescrição constantes nos textos legais e considerar as
necessidades administrativas, os técnicos das áreas envolvidas deverão escrever para cada tipo
de documento as seguintes informações na coluna das observações, conforme a tabela
apresentada na página seguinte.
 A indicação do texto legal que estabelece o prazo prescrito;
 Os prazos provenientes das reais necessidades administrativas devidamente
fundamentados pelos produtores e/ou acumuladores de documentos.

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 1. Guarda Permanente
Os documentos destinados a guarda permanente são aqueles cujas informações são
consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para o cidadão. Estes documentos, além dos
valores administrativo, fiscal e legal, agregam também os valores histórico, probatório e
informativo que lhes são atribuídos, portanto devem ser definitivamente preservados a fim de
comprovar direitos e servir como fonte de pesquisa.
Exemplos de Documentos de Guarda Permanente:
“ Os documentos de guarda permanente são importantes para a preservação da memória
institucional e garantia dos direitos dos cidadãos. Segundo o Decreto 36/2007, de 27 de
Agosto, a gestão do arquivo permanente está sob a responsabilidade do Arquivo Histórico de
Moçambique.”
Eliminação de Documentos
Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram seus prazos de guarda
no arquivo corrente e no arquivo intermediário e não apresentam valor secundário que
justifique a sua guarda. É importante lembrar que dos conjuntos destinados à eliminação
deverá ser retida uma amostra representativa se existe interesse para a pesquisa, para isso, as
Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão propor critérios (qualitativos e
quantitativos) para orientar a selecção de amostragens dos documentos destinados à
eliminação. Os conjuntos documentais que têm valor secundário não podem ser eliminados.

A Comissão de Avaliação de Documentos

São responsáveis de submeter o Plano de Classificação à análise dos funcionários das áreas
produtoras e acumuladoras de documentos para que estes se familiarizam com o referido
instrumento e observem os seguintes aspectos:
• Se o Plano de Classificação contempla todas as actividades que realizam rotineiramente;
• A pertinência dos conjuntos de actividades inseridas em cada uma das funções e subfunções;
A adequação do agrupamento de subfunções como modalidade de uma mesma função;
• Adequação da redacção escolhida para indicar as funções, subfunções e actividades.
Esta colaboração directa dos funcionários das áreas envolvidas é essencial para o
enriquecimento do trabalho, porque possibilita a identificação de outras funções ou
actividades que não estão explícitas no texto do instrumento legal, mas que são actividades
realizadas e implicam a produção e acumulação de documento.

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Conclusão
Chegados do final do trabalho, conclui-se que os métodos de arquivamentos podem ser
directos ou indirectos, ou semi-indireto. O importante é que a escolha seja planejada e
aplicada de forma correta. Vimos também que pode ser utilizado mais de um método
simultaneamente, porém é necessário que haja uma correta classificação da massa documental
para que outras pessoas possam compreender o método escolhido.

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Referências Bibliográficas
DELATORRE, Hilda [at all] (2008). Manual de e elaboração de Planos de Classificação
e Tabelas de Tempo oralidade e de Documentos da Administração Pública Atividades-Fim.
São Paulo.
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol (1998). Os fundamentos da disciplina
Arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote.
Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponível em:
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/ tabsergerais.pdf - Acesso em: 02/06/2020.

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