7 - Levantamento Da Produção Documental Do MPPR

MINISTÉRIO PÚBLICO
do Estado do Paraná Departamento de Gestão Documental
Levantamento da Produção
Documental do MPPR
Atividade-meio
Curitiba/PR, Julho de 2014
1/3
SUBADM – Subprocuradoria-
Subprocuradoria-Geral de Justiç
Justiça para Assuntos Administrativos
PROGRAMA
Módulo I: Noções Básicas de Gestão Documental;

Módulo II: Gestão Documental do MPPR;
Módulo III: Levantamento da Produção Documental
MÓDULO I:
NOÇÕES BÁSICAS DE GESTÃO
DOCUMENTAL
CONCEITO:DOCUMENTO
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte

ou formato.
CONCEITO:SUPORTE
Material sobre o qual as informações são registradas.
CONCEITO:INFORMAÇÃO
Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num

documento.
CONCEITO:ARQUIVO
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991.
GÊNERO DOCUMENTAL
Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus

caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que
exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação
técnica para acesso.
Exemplos: documentos audiovisuais, documentos
bibliográficos,documentos cartográficos,documentos filmográficos,
documentos iconográficos, documentos micrográficos,
documentos textuais
GÊNERO DOCUMENTAL
Cartográficos: Mapas, plantas e Audiovisual: Filmes e vídeos Iconográficos: Fotografias e

perfis gravuras
Micrográficos: Microfilmes e Textuais: Documentos escritos e

microformas impressos
CONCEITO:GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão Documental deverá definir normas e procedimentos técnicos

referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e
arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida
(idade corrente, idade intermediária e idade permanente), com a
definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final
OBJETIVOS:GESTÃO DE DOCUMENTOS
Assegurar o pleno exercício da cidadania;

Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
Promover a transparência das ações administrativas;
Contribuir com a economia, a eficiência e a eficácia na
administração pública ou privada;
Agilizar o processo decisório;
OBJETIVOS:GESTÃO DE DOCUMENTOS
Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos

Racionalizar a produção dos documentos;
Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência,
recolhimento, guarda e eliminação de documentos;
Preservar o patrimônio documental considerado de guarda
permanente;
CONCEITO:CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo

da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
CONCEITO:ARQUIVO CORRENTE
Os documentos estão estreitamente vinculados aos fins

imediatos(administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua
produção ou recebimento no cumprimento de atividades e se
encontram junto aos órgãos produtores/acumuladores em razão de
sua vigência e da freqüência com que são consultados por eles.
CONCEITO:ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Documentos originários do arquivo corrente, com pouca freqüência

de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou
precaução no arquivo destinado à guarda temporária.
CONCEITO:ARQUIVO PERMANENTE
Os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor

histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural.
CONCEITO:CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
1º Idade Documentos vigente e Unidades

FASE freqüentemente consultados. Ministeriais
CORRENTE
Final da vigência. Aguardam os

2º Idade prazos de prescrição e precaução, Arquivo
FASE raramente são consultados, e Central
INTERMEDIÁRIA aguardam a destinação final: (DGD)
Eliminação ou Guarda Permanente.
Documentos que perderam a
3º Idade vigência administrativa porém são Arquivo
FASE providos de valor secundário. Permanente
PERMANENTE (histórico, testemunhal, legal, ou Histórico
probatório e científico-cultural) (DGD)
CONCEITO:VALOR PRIMÁRIO
Decorre da razão pela qual o documento foi gerado pela instituição, no

exercício de suas atividades, destacando-se o valor administrativo,
fiscal e legal.
CONCEITO:VALOR PRIMÁRIO
Administrativo: Valor que um documento possui para a atividade

administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos.
Fiscal: Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de
operações financeiras ou fiscais
Legal: Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um
fato ou constituir um direito.
CONCEITO:VALOR SECUNDÁRIO
Alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor primário

continuam tendo relevância probatória,informativa, ou histórica e,
portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para
administração quanto para a sociedade.
CONCEITO:VALOR SECUNDÁRIO
Informativo: O documento contém informações relevantes a respeito

da atuação, funcionamento, desenvolvimento institucional, ou ainda
contém relevância histórica, cultural ou científica.
Probatório: O documento serve como prova legal para comprovar um
fato ou constituir um direito.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E OS ARQUIVOS

Proveniência Interna Proveniência Externa
Eliminação
de
documentos
A criação/Produção ou a recepção de
documentos
100% dos
documentos
Arquivo Corrente acumulados
Arquivamento/Guar
Valor Primário da nas unidade
produtoras

Transferência
Eliminação
de
documentos
Arquivo Intermediário
Prazos
Prescricionais e
precaucionais
Valor Primário
apresentando uma
utilização reduzida
Recolhimento
5-10% do
acervo
documental
Arquivo Permanente
Valor o Secundário
Valores dos Documentos de Arquivo

100%
90%
80%
70%
60% Valor Primário

Percentual
Valor Secundário
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Corrente Intermadiária Permanente
Dúvidas?
DEPARTAMENTO DE GESTÃO DOCUMENTAL – DGD

Leandro Alves dos Santos ● ladsantos@mppr.mp.br ● 3333-9834

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Curitiba/PR, Julho de 2014

Módulo I: Noções Básicas de Gestão Documental;

Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte

Material sobre o qual as informações são registradas.

Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num

Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus

Cartográficos: Mapas, plantas e Audiovisual: Filmes e vídeos Iconográficos: Fotografias e

Micrográficos: Microfilmes e Textuais: Documentos escritos e

Gestão Documental deverá definir normas e procedimentos técnicos

Assegurar o pleno exercício da cidadania;

Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos

CONCEITO:CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo

Os documentos estão estreitamente vinculados aos fins

Documentos originários do arquivo corrente, com pouca freqüência

Os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor

CONCEITO:CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

1º Idade Documentos vigente e Unidades

Final da vigência. Aguardam os

Decorre da razão pela qual o documento foi gerado pela instituição, no

Administrativo: Valor que um documento possui para a atividade

Alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor primário

Informativo: O documento contém informações relevantes a respeito

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E OS ARQUIVOS

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E OS ARQUIVOS

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E OS ARQUIVOS

Valores dos Documentos de Arquivo

60% Valor Primário

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