19 - Manual de Processos e Procedimentos - Gestão de Contratos e Aprovisionamento

Manual de Processos e Procedimentos | Gestão de Contratos e Aprovisionamento

DOCUMENTO ATUAL
Referência: PC.S.GCA
Versão: 1.0
Data: 18/05/2018
Criado por: Maria José Letras / Edite Pinho
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ID Data Criado por Versão Alterações

Serviços de Ação Social da Universidade do Porto
Manual de Processo e Procedimento | Gestão de Contratos e Aprovisionamento| PC.S.GCA

ÍNDICE

Abreviaturas ...................................................................................................................................................................................................................................... 4
Definições .......................................................................................................................................................................................................................................... 4
Processo | Gestão de Contratos e Aprovisionamento ..................................................................................................................................................................... 5
Objetivo ......................................................................................................................................................................................................................................... 5
Lista de Procedimentos ................................................................................................................................................................................................................. 5
Entradas e Saídas por Procedimento ............................................................................................................................................................................................ 6
Suporte Documental ..................................................................................................................................................................................................................... 7
01 | Planeamento das necessidades de compras | PC.S.GCA.01 ..................................................................................................................................................... 8
Fluxograma .................................................................................................................................................................................................................................... 8
Detalhe do Procedimento ............................................................................................................................................................................................................. 9
02 | Gestão de Contratos |PC.S.GCA.02 ......................................................................................................................................................................................... 11
Fluxograma .................................................................................................................................................................................................................................. 11
Detalhe do Procedimento ........................................................................................................................................................................................................... 12
03 | Avaliação Contínua de Fornecedores | PC.S.GCA.03 .............................................................................................................................................................. 13
Fluxograma .................................................................................................................................................................................................................................. 13
04 | Encomendas por requisição externa | PC.S.GCA.04 ............................................................................................................................................................... 16
Fluxograma .................................................................................................................................................................................................................................. 16

V.1.0 2

05 | Gestão de Stocks |PC.S.GCA.05 .............................................................................................................................................................................................. 19
Fluxograma .................................................................................................................................................................................................................................. 19

V.1.0 3

ABREVIATURAS
SIGLA DESCRIÇÃO
SIGARRA Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos
SASUP Serviços de Ação Social da Universidade do Porto
UP Universidade do Porto
WEBSAS Plataforma informática interna aos SASUP destinada à realização de pedidos de bens e serviços através da rede de Internet.
PAD Pedido de Autorização de Despesa
NGCA Núcleo de Gestão de Contratos e Aprovisionamento
UC Unidade de Compras

DEFINIÇÕES
NOME DEFINIÇÃO
Caderno de encargos É a peça do procedimento que contém as cláusulas a incluir no contrato a celebrar.
Gestor de contratos A função de “acompanhar permanentemente” a execução dos contratos.
Não satisfação de um requisito (Norma NP EN ISO 9000:2005) ou de situações avaliadas como críticas que comprometem os objetivos da prestação
Não conformidade
de serviços dos SASUP: Falhas de Fornecedores; não cumprimento da legislação ou de requisitos do Sistema.
Requisição externa Documento que oficializa a encomenda ao fornecedor mediante o contrato em vigor.

V.1.0 4

PROCESSO | GESTÃO DE CONTRATOS E APROVISIONAMENTO
Objetivo
DESCRIÇÃO
O processo de Gestão de Contratos e Aprovisionamento assegura o planeamento das necessidades de compras, a gestão dos contratos dos SASUP e a gestão de stocks da
Manutenção e Economato e a avaliação de fornecedores.
Lista de Procedimentos
ESTRUTURA FUNCIONAL – INTERVENÇÕES
RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO UC RH UCT
DIR GAOG GPCG GQMC UA NS UGA NNQA UM
(SPUP) (SPUP) SPUP)
Fernanda Planeamento das necessidades
Oliveira PC.S.GCA.01 x x x x x x x x x
de compras
Fernanda
Oliveira PC.S.GCA.02 Gestão de Contratos x x x x x x x x x
Fernanda Avaliação Contínua de
Oliveira PC.S.GCA.03 x x x x x x x x x x
Fornecedores
Fernanda Encomendas por requisição
Oliveira PC.S.GCA.04 x x x
externa
Fernanda
Oliveira PC.S.GCA.05 Gestão de Stocks x x x x x x x x x x x

V.1.0 5

Entradas e Saídas por Procedimento
CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA
 Necessidades de compras
 Listagem das
Planeamento das permanentes Todas as unidades Unidade de Compras
PC.S.GCA.01 necessidades de compras
Necessidades de Compras  PC.G.CG 02 ‐ Elaboração do Plano de dos SASUP (SPUP)
 PAC
Atividades
Contratos de fornecimento de bens e Todas as unidades PC.S.GCA.03 – Avaliação Unidade de Compras
PC.S.GCA.02 Gestão de Contratos
serviços dos SASUP contínua de fornecedores (SPUP)
 Ficha de ocorrência  Mapa de Fornecedores
Avaliação Contínua de Todas as unidades Unidade de Compras
PC.S.GCA.03  PC.S.GCA.02 – Gestão de Qualificados
Fornecedores dos SASUP (SPUP)
Contratos
Unidade de
Encomendas por Requisição  Pedidos de compras por requisição Todas as unidades  PC.S. GF.03 – Gestão de
PC.S.GCA.04 Contabilidade e
Externa externa dos SASUP Pagamentos
Tesouraria (SPUP
 PC.S. GF.03 – Gestão de
Fornecedores Pagamentos Unidade de
 Fatura/Guia de Remessa/Guia
Requisição ao  Imputação de custos às Contabilidade e
de Transporte
PC.S.GCA.05 Gestão de Stocks Armazém Unidades dos SASUP Tesouraria (SPUP)

Qualquer Unidade  Satisfação de pedidos de
 Nota de devolução Unidades dos SASUP
SASUP material

V.1.0 6

Suporte Documental

IT.GCA.01 – Instrução de Trabalho n.º4/2018 – Carrinho de Compras – SIGARRA
IT.GCA.02 – Instrução de Trabalho n.º 5/2018 – Gestão das Requisições Internas – Carrinho de
Compras
IT.GCA.03 – Instrução de Trabalho n.º6/2018 – Preenchimento de ficha de ocorrência 4/2018 ‐
Carrinho de Compras ‐ SIGARRA

V.1.0 7

01 | PLANEAMENTO DAS NECESSIDADES DE COMPRAS | PC.S.GCA.01
Fluxograma

V.1.0 8

Detalhe do Procedimento
OBJETIVO
O presente procedimento visa elaborar o planeamento das compras anuais através levantamento das necessidades de compras de bens e serviços junto das devidas áreas
internas.
DETALHE DAS ATIVIDADES
SUPORTE
# ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE
(DOCS. / SI)
No planeamento das necessidades de compras
podem existir necessidades permanentes que
resultam das operações dos SASUP e/ou
Gestor Operacional de necessidades que resultam do procedimento
PC.N.CG.02 ‐ Elaboração do Plano de Atividades, ou
Contratos
seja, face ao planeamento das atividades pode surgir
1. Consultar histórico Anualmente PAC ano anterior a necessidade de prever novas compras.
Unidade de Compras No caso de necessidades permanentes, deve ser
consultado e analisado o histórico de compras do ano
(SPUP)
anterior ao ano de planeamento.
Quando é necessário adquirir um bem ou serviço,
que não esteja previsto no PAC, elabora‐se o PAD
para dar início ao procedimento de contratação.
Após consulta do histórico, as unidades devem ser
Gestor Operacional de
2. Auscultar as unidades Anualmente PAC ano anterior auscultadas para validação das respetivas
Contratos
necessidades de compras face ao ano anterior.

V.1.0 9

SUPORTE
(DOCS. / SI)
Gestor Operacional de Após recolha de todas as necessidades de compras

3. Anualmente PAC são listadas todas as aquisições necessárias.
Rever PAC Contratos

O PAC é enviado para a Unidade de Compras com o
Enviar PAC revisto para a levantamento de todos os bens ou serviços a
4. Anualmente PAC
Unidade de Compras Contratos adquirir, para serem elaborados os respetivos
procedimentos de contratação.
Através do PAD é identificada uma necessidade de

Gestor Operacional de um bem ou serviço, com vista à elaboração de
5. Elaborar PAD Sempre que necessário SIGARRA procedimento de contratação pela Unidade de
Contratos
Compras (SPUP).
O gestor operacional de contratos recebe mail a

informar que foi efetuada a adjudicação ao
Receber notificação da Sempre que é solicitado Gestor Operacional de fornecedor para aquisição do bem ou serviço.
6. E‐mail
adjudicação pedido de contratação Contratos
O procedimento transita para o PC.S.GF.03 ‐ Gestão
de Pagamentos, que deverá ser consultado.

V.1.0 10

02 | GESTÃO DE CONTRATOS |PC.S.GCA.02
Fluxograma

V.1.0 11

OBJETIVO
Este procedimento tem como finalidade acompanhar a execução der todos os contratos de fornecimento de aquisição de bens ou serviços dos SASUP para proceder a
avaliação individual de fornecedores.

SUPORTE
(DOCS. / SI)
Após a celebração do contrato de acordo com as
normas do CCP, o Gestor de Contratos tem que
acompanhar a execução técnica e financeira do
contrato.
Sempre que exista incumprimento das cláusulas do
contrato ou se verifiquem reclamações o
Monitorizar a execução dos Contratos Gestor Operacional de procedimento transita para o PC.G.SGI.02 – Gestão
1. Sempre que necessário
contratos Faturas Contratos de Ocorrências, que deverá ser consultado.
A monitorização e fiscalização de contratos servirá de
base à avaliação de fornecedores, pelo que o
procedimento transita para PC.S.GCA.03 – Avaliação
Contínua de Fornecedores, que deverá ser
consultado.

Comunicar Não Sempre que exista incumprimento das cláusulas do
2. Conformidade à Unidade de Sempre que necessário Ficha de ocorrência contrato por parte dos fornecedores é preenchida
Compras Contratos uma ficha de ocorrência que é enviada à Unidade de
E‐Mail
Compras para eventual aplicação de penalidades.

V.1.0 12

03 | AVALIAÇÃO CONTÍNUA DE FORNECEDORES | PC.S.GCA.03
Fluxograma

V.1.0 13

OBJETIVO
A avaliação e qualificação de fornecedores têm como objetivo garantir a sua aptidão para satisfazer os requisitos acordados com os SASUP, bem como os requisitos
estabelecidos pelo Sistema da Qualidade, e constitui a base para seleção de fornecedores.
SUPORTE
(DOCS. / SI)
Sempre que ocorra uma ocorrência no fornecimento de
bens e serviços, o colaborador deve preencher uma ficha
de ocorrência a relatar o acontecimento por forma a
Receber ficha de ocorrência Sempre que ocorra uma Gestor Operacional determinar as causas e quais as ações tomadas para o
1. Ficha de Ocorrência
das Unidades SASUP ocorrência de Contratos efeito, pelo que o procedimento transita para o
PC.G.SGI.02 – Gestão de Ocorrências, que deverá ser
consultado.
Em função da gravidade da ocorrência pode resultar uma
Não Conformidade, que deve ser registada no ficheiro de
Avaliação de Fornecedores, enviado pela UC (SPUP), para
posterior aplicação de deméritos ao fornecedor, conforme
Registar no ficheiro de Ficheiro de Avaliação Gestor Operacional
2. Sempre que necessário definido no documento de metodologia de avaliação de
Avaliação de Fornecedores de Fornecedores de Contratos
fornecedores.
Se a gravidade da ocorrência não justificar o registo de
uma Não conformidade procede‐se à atualização do Mapa
de Fornecedores.

V.1.0 14

SUPORTE
(DOCS. / SI)
Conforme definido no documento de metodologia de
Semestral avaliação de fornecedores, o ficheiro de Avaliação de
Enviar ficheiro de Avaliação Ficheiro de Avaliação Gestor Operacional
3. Fornecedores preenchido com as Não‐conformidades que
de Fornecedores para a UC de Fornecedores de Contratos
Anual ocorreram é enviado para a UC (SPUP) para ser realizada a
avaliação.
Semestral
A UC (SPUP) envia ficheiro, após efetuar avaliação de
Receber ficheiro de Ficheiro de Avaliação Gestor Operacional
4. Anual fornecedores, com base na informação enviada pelo
Avaliação de fornecedores de Fornecedores de Contratos
Gestor Operacional de Contratos.

Semestral
Após receção do ficheiro com a avaliação dos
Atualizar Mapa de Gestor Operacional
5. Uebe.Q fornecedores SASUP, o Gestor Operacional de Contratos
Fornecedores Anual de Contratos
atualiza a informação na plataforma uebe.Q.

V.1.0 15

04 | ENCOMENDAS POR REQUISIÇÃO EXTERNA | PC.S.GCA.04
Fluxograma

V.1.0 16

OBJETIVO
Este procedimento explica como são geridas e realizadas as compras relativas aos procedimentos de adjudicação/contratação de bens e serviços anuais (PADs Anuais). É um
procedimento efetuado de modo faseado e continuado ao longo do período de adjudicação. Após a contratação/ adjudicação dos bens, é elaborado um PAD anual que após
aprovação superior gera, automaticamente, uma nota de Encomenda por estimativa no ERP PRIMAVERA. À medida que vão sendo efetuados pedidos de compras é gerada
uma nota de encomenda para o fornecedor, ao longo do período de adjudicação.
SUPORTE
(DOCS. / SI)
O responsável do armazém da unidade efetua uma
requisição externa através plataforma WEBSAS, que
E‐Mail despoleta de forma automática um e‐mail para o
Aceder ao WEBSAS e
1. Sempre que necessário Gestor do cliente gestor de cliente.
verificar pedido WEBSAS
O gestor de cliente verifica se existe PAD para o
pedido efetuado e o procedimento segue para a
atividade seguinte, caso não exista é elaborado um
PAD.
Após rececionar o pedido e antes de efetuar a nota
de encomenda, o gestor de cliente verifica o saldo do
Controlo de requisições PAD, referente à encomenda efetuada, no ficheiro de
2. Verificar saldo do PAD Sempre que necessário Gestor do cliente
externas controlo de requisições externas.
Caso exista saldo é efetuado o registo da requisição
externa, caso não exista, elabora‐se um PAD.

V.1.0 17

SUPORTE
(DOCS. / SI)
O gestor de cliente regista a requisição externa

3. Registar requisição externa Sempre que existe PAD PRIMAVERA Gestor de cliente referente ao pedido de bens efetuado para o
PRIMAVERA.
A requisição externa com os bens e quantidades

Enviar E‐Mail para o necessárias é enviada para o fornecedor, com
Sempre que é aceite E‐Mail
4. fornecedor com requisição Gestor de cliente conhecimento ao responsável da unidade.
um pedido Nota de encomenda
externa O procedimento transita para o PC.S.GF.03 – Gestão
de Pagamentos que deverá ser consultado.
Quando é efetuado um pedido de bens e não exista
PAD (Pedido de Autorização de Despesa) para
5. Elaborar PAD Sempre que necessário SIGARRA Gestor de cliente aquisição desses bens, é elaborado um pelo Gestor
de cliente para aquisição dos mesmos.
É elaborado um novo PAD quando o saldo do PAD

existente esgotou.
O gestor de cliente recebe mail a informar a

Receber notificação da Sempre que é efetuado
6. E‐Mail Gestor de cliente adjudicação ao fornecedor para a aquisição dos bens
adjudicação um PAD
pretendidos.

V.1.0 18

05 | GESTÃO DE STOCKS |PC.S.GCA.05
Fluxograma

V.1.0 19

OBJETIVO
Este procedimento tem como finalidade gerir os stocks do armazém da Unidade de Manutenção e do Economato, e rececionar as faturas dos bens ou serviços para
posterior pagamento.

SUPORTE
(DOCS. / SI)
O responsável pela gestão operacional e o apoio
administrativo, financeiro e patrimonial procedem à

receção das mercadorias adquiridas.
Fatura Apoio Administrativo,
Financeiro e Na receção, verificam se existe qualquer anomalia na
Fatura/Recibo Patrimonial
1. Rececionar mercadorias Sempre que necessário mercadoria rececionada e se existir procedem ao seu
Guia de Transporte registo em suporte apropriado, para análise,
Responsável pela posterior avaliação de fornecedores e eventual
Guia de Remessa Gestão Operacional abertura de Não‐Conformidade.

O procedimento transita para o PC.G.SGI.02.‐ Gestão
de Ocorrências, que deverá ser consultado.
Apoio Administrativo, O responsável pela gestão operacional e apoio
Financeiro e administrativo, financeiro e patrimonial registam a
Registar entrada de artigos Patrimonial
2. Sempre que necessário ERP PRIMAVERA entrada dos artigos em stock no ERP PRIMAVERA
em stock transformando a Nota de Encomenda em Guia de
Responsável pela entrada em stock.
Gestão Operacional

V.1.0 20

SUPORTE
(DOCS. / SI)
Apoio Administrativo,
Financeiro e
Sempre que há uma Nota de Devolução No caso de existir uma Nota de Devolução, é
3. Registar saída de stock Patrimonial
Nota de Devolução ERP PRIMAVERA registada a saída da mercadoria no ERP PRIMAVERA.
Responsável pela
Gestão Operacional
Guia Transporte Apoio Administrativo,
Financeiro e
Guia de Remessa Patrimonial Os documentos que acompanham a entrega da
4. Arquivar documentos Sempre que necessário
mercadoria são arquivados.
Nota de Devolução
Responsável pela
(quando existir)
Gestão Operacional
O responsável da UM valida as faturas ou notas de
Validar fatura/nota de Quando existe entrada crédito da compra da mercadoria no SIGARRA.
5. SIGARRA Responsável UM
crédito de mercadoria O procedimento transita para o PC.S.GF.03‐ Gestão
de Pagamentos, que deverá ser consultado
Documento de Sempre que é requisitado material ao armazém, o

Registar documento de Sempre que é Responsável pela
Requisição ao Armazém responsável pela gestão operacional regista no ERP
6. imputação de consumo requisitado material ao Gestão Operacional
PRIMAVERA a imputação de custos às várias unidades
interno armazém PRIMAVERA
dos SASUP.

V.1.0 21

SUPORTE
(DOCS. / SI)
Apoio Administrativo,
Financeiro e
Documento de Patrimonial O documento de Requisição ao Armazém é
7. Arquivar documentos Sempre que necessário
Requisição ao Armazém arquivado.
Responsável pela

Gestão Operacional
O responsável pela gestão operacional e o apoio
Apoio Administrativo à
administrativo à área da manutenção recebem os
área da manutenção
8. Receber notificação Sempre que necessário SIGARRA pedidos das várias unidades dos SASUP que

identificam a necessidade (material) e procedem à
Responsável pela
elaboração de uma requisição que enviam através do
Gestão Operacional
módulo carrinho de compras do SIGARRA.
Sempre que existe um área da manutenção O responsável pela gestão operacional e o apoio
9. Processar encomenda pedido no carrinho de SIGARRA administrativo à área da manutenção validam a
compras Responsável pela encomenda no SIGARRA.
Gestão Operacional
Sempre que existe um SIGARRA área da manutenção
10. Satisfazer a encomenda pedido no carrinho de A encomenda é satisfeita com a entrega dos bens na

compras unidade que fez a requisição e registo no SIGARRA.
Responsável pela
Gestão Operacional

V.1.0 22

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Através do PAD é identificada uma necessidade de

O gestor operacional de contratos recebe mail a

O gestor de cliente regista a requisição externa

A requisição externa com os bens e quantidades

É elaborado um novo PAD quando o saldo do PAD

O gestor de cliente recebe mail a informar a

Documento de Sempre que é requisitado material ao armazém, o

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