MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO

MINISTÉRIO PÚBLICO DO FEDERAL

PROCURADORIA DA REPÚBLICA EM MINAS GERAIS

Tutorial
de
Gestão Documental
Este é um material auxiliar elaborado pela empresa Arquivo Contemporâneo para apoiar as rotinas de
processamento técnico de documentos arquivísticos da Procuradoria da República em Minas Gerais, de acordo
com suas especificidades.

De outra maneira, é importante ressaltar que este material não substitui os instrumentos técnicos e as normas
arquivísticas, as orientações emanadas pela Comissão Permanente de Gestão do Patrimônio Documental
(GPAD) e pela Divisão de Arquivo (DIARQ).

Público-alvo: equipes que atuam no Arquivo e responsáveis pelo Arquivo.

FLUXO DE TRABALHO

Referências:
● MANUAL DE PROCEDIMENTOS ARQUIVÍSTICOS DO MPF
● Especificações contidas no Edital – Pregão Eletrônico 46/2002

1. Triagem: consiste na separação do material entre acervo arquivístico e documentos não arquivístico,
tais como publicações, periódicos, parte de procedimentos avulsos etc.
1.1 Caso seja localizado material não arquivístico (publicações, periódicos):
● Separar do acervo arquivístico.
● Arquivar em caixas.
● Identificar a caixa.
● Repassar ao cliente.
● Documentos de Descarte Direto também arquivar em caixas, identificar e mensurar para faturamento.

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1.2 Caso seja localizado material arquivístico (partes de procedimentos avulsos – folhas soltas):
● Repassar ao cliente.
Identificação de Fundos:
Caso sejam identificados documentos pertencentes a fundos estranhos àquele trabalhado:
● Separar.
● Arquivar em caixas.
● Identificar a caixa.
● Repassar ao cliente para devolução ao órgão pertencente.

2. Classificação dos Documentos: consiste na categorização dos documentos conforme o Plano de

Classificação dos Documentos de Arquivo das Atividades-meio e Atividades-fim do MPF.
Passos:
a) Acessar: Sistema Único [Acesso somente ao ARQINAT com usuário criado para Equipe terceirizada no
Arquivo.

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b) Ir em OPERACIONAL em seguida marcar letra A e digitar o número do procedimento.

c) Identificar Assunto CNMP na tela antiga do ÚNICO e sua Temporalidade, valerá a tempo de Guarda do
maior ano que constar registrado e codificar de acordo com sua Tipologia Documental.

d) Fazer anotação, a lápis, do código correspondente, no canto superior direito documento/ procedimento;

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Observações para procedimentos referentes à Atividade Finalística:

● Será mandatória a informação registrada no ÚNICO, mesmo que existam procedimentos fisicamente
etiquetados com outra informação que não aquela registrada no ÚNICO.
● A classificação será pelo assunto CNMP e sua temporalidade registrado no ÚNICO e não a Tabela
Auxiliar de Assuntos. Consultar campo Assunto CNMP na tela Antiga do ÚNICO.
● Considerar como Guarda Permanente aqueles procedimentos que contenham Critérios Objetivos e
Subjetivos. Desconsiderar Tabela Auxiliar de Assuntos.
● Caso sejam localizadas cópias de procedimentos juntamente ao original, estes deverão ser conferidos
se de fato são cópias fiéis. Se positivo, as cópias poderão ser DESCARTADAS (vide manual) e será mantida
apenas a via original.
● Os documentos DESCARTADOS deverão ser arquivados em caixas e mensurados como material
tratado.
● Caso sejam localizados procedimentos com carimbos de cópias, porém não há o procedimento original
junto a esta cópia, estes deverão ser considerados como originais.
● Os anexos permanecerão acompanhando seu respectivo procedimento.
● O TADA simplificado será registrado no ÚNICO, assinado pelo cadastrador do TADA e efetuar
arquivamento.
● Para registro do TADA e Endereçamento, os procedimentos deverão ser Desarquivados no ÚNICO.
Recomendação: realizar apenas um desarquivamento por procedimento evitando diversas movimentações.
Quando houver necessidade, será utilizado o campo ANOTAÇÕES para registro de novo endereçamento.
● Quando o procedimento tiver sua SITUAÇÃO, a expressão: ATIVO ou SIGILOSO, deverá separar do
acervo e repassar ao cliente.

● Quando o procedimento tiver em seu HISTÓRICO, a expressão: ENCAMINHADO PARA OUTRA PRM
Será considerado como DESTINAÇÃO FINAL “ELIMINAÇÃO” independente da data de envio. Se o
procedimento foi para outra PRM, entende-se que o prosseguimento do feito ocorreu na outra unidade.

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Observações para procedimentos referentes à Atividade MEIO:

● Será mandatória a informação registrada no ÚNICO, mesmo que existam procedimentos fisicamente
etiquetados com outra informação que não aquela registrada no ÚNICO.

● Observar na Tabela de Temporalidade da ÁREA-MEIO do MPF observações para documentos que

consta Prestação de Contas onde fase CORRENTE até a Prestação de Contas OU Relatório de Gestão
e partir desta data começa a valer o Arquivamento e prazos de Guarda.

● Acertar assuntos não correspondentes com seu objeto de autuação.

Quando o procedimento tiver em seu HISTÓRICO, a expressão:

● TERMO DE AJUSTAMENTO DE CONDUTA
● AJUIZAMENTO
● RECOMENDAÇÃO
Será considerado como DESTINAÇÃO FINAL “PERMANENTE” conforme Critérios Históricos.

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Observação sobre o preenchimento do TADA:

Campo CLASSE o número do código de classificação da tipologia documental e seu descritor segue quadro.
CLASSE SIGLA
Carta Precatória do Ministério Público CP
Inquérito Civil IC
Notícia de Fato NF NF
Procedimento Administrativo PA
Procedimento Administrativo de acompanhamento de Instituições PA - INST
Procedimento Administrativo de acompanhamento de Políticas Públicas PA - PPB
Procedimento Administrativo de acompanhamento de TAC PA - TAC
Procedimento Administrativo de Outras Atividades Não Sujeitas a Inquérito Civil PA - OUT
Procedimento Administrativo de Tutela de Interesses Individuais Indisponíveis PA - TIND
Procedimento Investigatório Criminal PIC
Procedimento Preparatório PP
Procedimento de Gestão Administrativa PGEA

● Campo ASSUNTO registrar o Assunto CNMP descrito no ÚNICO.

● Tipo: TERMO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE AUTOS
● Modelo de Documento: TERMO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE AUTOS - Notícia de Fato
● Responsável pela Assinatura: o Cadastrador.
Não tem TADA para expedientes da ÁREA-MEIO

3. Avaliação dos Documentos: A avaliação deverá ser feita de acordo com os prazos estabelecidos nas
Tabelas de Temporalidade e Destinação Final de Documentos de Arquivo (TTD) das atividades meio e fim
do MPF, bem como por meio da análise dos critérios históricos de acordo com o ANEXO V

● O marco temporal para cálculo de temporalidade será aquele identificado no ÚNICO, campo
“FINALIZADO” “HOMOLOGAÇÃO” ou quando não houver tal informação, usar a última Movimentação.

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Demais movimentos a serem considerados para verificação da data de arquivamento

● Data de ARQUIVA-SE no relatório de arquivamento
● Despacho de ARQUIVA-SE ao final do procedimento, ou
● A data do indeferimento.

Notas:

● Fazer anotações, a lápis, da data de arquivamento + data de expurgo, no canto superior direito
documento/ procedimento. Apor ainda E para aqueles procedimentos avaliados como ELIMINAÇÃO e P para
aqueles procedimentos avaliados como PERMANENTE.
● Os documentos e procedimentos que já cumpriram seus prazos de guarda deverão ser arquivados em
caixas já existentes que se apresentam em bom estado de conservação. Somente serão utilizadas as caixas
fornecidas pela CONTRATADA para os acervos considerados INTERMEDIÁRIO e PERMANENTE.
● Os membros da Comissão de Fiscalização auxiliarão na consulta dos marcos temporais dos
procedimentos quando não houver como identificá-los.

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4. Higienização dos Documentos: consiste na remoção de todos os elementos que causam danos
físicos aos documentos, tais como clipes e grampos metálicos, sujidades e microorganismos.

Passos:
● Retirar todos os elementos metálicos (clipes, grampos, presilhas, etc), além da substituição das
bailarinas de latão por grampos trilho plástico, tipo romeu e julieta;
● Se houver dejetos de insetos, restos de alimentos ou outras sujidades, remover com instrumento
apropriado;
● Caso necessário, substituição de capas a ser fornecida pelo CONTRATANTE. Fotocopiar ou imprimir
etiqueta anterior e manter sob a capa nova. A capa antiga, não poderá ser descartada.

Observações:
● Caso o procedimento tenha capa plástica protetora, esta deverá ser mantida.
● Documentos avulsos mantidos no final do processo, deverão ser grampeados na contracapa na ordem
original que se apresenta, ou em casos de grande volume, poderão ser utilizadas bailarinas para agrupamento
dos documentos soltos.
● Somente serão higienizados os procedimentos considerados como INTERMEDIÁRIOS com data limite
a partir de 2029.
● Procedimentos com destinação permanente e intermediária, com aproximadamente 30 folhas não
necessitam conter bailarinas plásticas, podendo utilizar grampos galvanizados. E caso estejam sem capa, não
há necessidade de inserção de capas.
● Procedimentos contendo envelopes lacrados, mídias, fotos grampeadas, anexos encadernados, sacos
plásticos deverão ser mantidos conforme sua originalidade.
● Procedimentos com destinação PERMANENTE, sem capa, a Equipe deverá informar ao cliente para
nova impressão de etiqueta.
● As bailarinas plásticas já existentes somente serão substituídas em caso de danificadas.

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5. Indexação:
Campo arquivo no Sistema ÚNICO
INTERMEDIÁRIO

ARQUIVAMENTO SUGESTÃO ARQUIVO CONTEMPORÂNEO

Descrição CCD: 101.01.02.01 - DEST.FINAL: ELIMINAÇÃO - ANO: 2028

Localização CAIXA: XXXX - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ATV-FIM

Ano 2018

Prazo de Permanência no Setor 31/12/2028

Situação Ativo

Finalidade Documentos Físicos

PERMANENTE

ARQUIVAMENTO SUGESTÃO ARQUIVO CONTEMPORÂNEO

Descrição CCD: 101.01.02.03 - GUARDA PERMANENTE

Localização CAIXA:XXXX - ARQUIVO PERMANENTE ATV-FIM

Ano [VAZIO]

Prazo de Permanência no Setor [VAZIO]

Situação Ativo

Finalidade Documentos Físicos

Notas:
● Procedimentos de guarda permanente serão mantidos em caixas pelo mesmo código de classificação,
quando possível.
● Para cadastramento da caixa de Guarda Permanente NÃO registrar o campo Ano e Prazo de
permanência no Setor.

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ELIMINAÇÃO

ARQUIVAMENTO SUGESTÃO ARQUIVO CONTEMPORÂNEO

Descrição CCD: 101.01.02.02 - DEST.FINAL: ELIMINAÇÃO - ANO: 2022

Localização CAIXA: XXXX - ELIMINAÇÃO ATV-FIM

Ano 2002

Prazo de Permanência no Setor 31/12/2022

Situação Ativo

Finalidade Documentos Físicos

Nota:
● Para registro dos procedimentos com volumes e anexos arquivados em mais de uma Caixa, será
utilizado o campo ANOTAÇÕES, evitando diversas movimentações no ÚNICO.

Texto Sugerido:

ANEXOS 1; 3 E 6 - CAIXA: XXXX - ARQUIVO PERMANENTE ATV-FIM - CCD: 101.01.03.03

ANEXOS 1; 3 E 6 - CAIXA: XXXX - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - ATV-FIM - CCD: 101.01.03.03

VOLUMES 4; 7 E 10 - CAIXA: XXXX - ELIMINAÇÃO ATV-FIM - CCD: 101.01.02.01

VOLUMES 4; 7 E 10 - CAIXA: XXXX - ARQUIVO PERMANENTE - ATV-MEIO - CLASSE 060

VOLUMES 4; 7 E 10 - CAIXA: XXXX - ELIMINAÇÃO - ATV-MEIO - CLASSE 050

VOLUMES 4; 7 E 10 - CAIXA: XXXX - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - ATV-MEIO - CLASSE 050

Nota: Os documentos físicos avulsos sem cadastro no sistema Único deverão ser encaminhados ao Setor de
Arquivo, por meio de um documento que registre informações do conjunto documental.
Página 28, MANUAL DE PROCEDIMENTO ARQUIVÍSTICOS DO MPF.

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6. Eliminação dos documentos: consiste na preparação da documentação para eliminação conforme as
determinações da Legislação Arquivística Brasileira e a regulamentação interna do MPF.
Nota:
● Não há necessidade de registro do acervo “Eliminação” em planilha excel, uma vez que tal informação será
registrada no sistema ÚNICO.
● Será destinado a Eliminação procedimentos com prazo de guarda até 2023.

Cópias de Documentos sem protocolo serão DESCARTADAS conforme instrução no MANUAL DE

PROCEDIMENTO ARQUIVÍSTICOS DO MPF.

3.6 Cópia simples

Registro sem efeitos legais que reproduz o conteúdo de um documento original existente no acervo do Ministério
Público Federal.
De acordo com as etapas de transmissão, os documentos podem ter destinações diferentes, conforme o quadro a
seguir.

Com base no montante triado para eliminação, a CONTRATADA deverá preparar as Listagens de Eliminação de
Documentos, conforme as determinações previstas na Resolução CONARQ nº 40/2014 e no Manual de Gestão de
Arquivos do MPF.

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7. Atendimento / Desarquivamento / Consulta ao Documento

Consiste em receber por email a solicitação de consulta ao documento, desarquivado a Equipe irá responder também
por e-mail a disponibilidade do documento requisitado. Será feito uma FICHA DE EMPRÉSTIMO pela CONTRATANTE.
e-mail para requisições: XXXXXXX
3.3.9 Atendimento à solicitação de acesso físico aos documentos:
3.3.9.1 Considera-se como atendimento a solicitação de acesso físico ao documento a retirada e o retorno das caixas
padrão ao local de armazenamento;
3.3.9.2 As solicitações de acesso físico aos documentos deverão ser controladas e registradas pela CONTRATADA.
3.3.9.3 As requisições de caixas poderão ser realizadas mediante uma requisição padrão, a ser definida em
concordância com ambas as partes, por servidor(es) do CONTRATANTE especificamente designado(s) para atuar junto
à empresa, observadas as normas de arquivamento e de desarquivamento de documentos do ramo específico.
3.3.9.5 O prazo para disponibilização das caixas arquivo solicitadas será de:
3.3.9.5.1 Solicitações não urgentes deverão ser entregues em até 01 (um) dia útil da solicitação recebida;
3.3.9.5.2 Solicitações urgentes deverão ser entregues em até 04 (quatro) horas úteis da solicitação recebida.

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8. Acondicionamento, o armazenamento e a identificação de caixas: consiste na etapa onde os documentos
serão acondicionados em caixas-arquivo, identificadas com etiqueta padrão e armazenadas em local e mobiliário
adequado.

Passos:
● Quando necessário, substituir caixas de acondicionamento de documentos por novas caixas arquivo;
● Promover o correto arranjo físico das caixas nos arquivos localizados nas unidades do MPF;
● Identificação das caixas arquivo com suas respectivas etiquetas.
● Cada acervo iniciará na Caixa 0001

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RESULTADOS DE BUSCA NO SISTEMA NO PROJETO ARQUIVÍSTICO 2023 NA PR-MG

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PROCEDIMENTOS FORA DO SETOR ARQUIVO DA PR-MG NO SISTEMA ÚNICO E QUANTIDADE DE ERROS NO

ASSUNTO

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