TUTORIAL DE GESTÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Tutorial Gestão dos Documentos

Eletrônicos Arquivo PR-MG
Este é um material auxiliar elaborado pelo Arquivista Luiz F. Tomaz para apoiar as rotinas de
processamento técnico de documentos arquivísticos da Procuradoria da República em Minas Gerais,
de acordo com suas especificidades.
De outra maneira, é importante ressaltar que este material não substitui os instrumentos técnicos e
as normas arquivísticas, as orientações emanadas pela Comissão Permanente de Gestão do
Patrimônio Documental (GPAD) e pela Divisão de Arquivo (DIARQ).

Público-alvo: equipes que atuam no Arquivo e responsáveis pelo Arquivo.

FLUXO DE TRABALHO PARA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

O processo de Arquivamento dos documentos será feito pela Equipe do Arquivo.

1. CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DOCUMENTAL:

Passo 1: Antes de receber o documento/procedimento no Gerenciador no sistema ÚNICO

fazer a classificação que consiste na categorização dos documentos conforme o Plano de
Classificação dos Documentos de Arquivo das Atividades-meio e Atividades-fim do MPF.

Passo 2: Para atividade - FIM verificar os Critérios Objetivos para Guarda Permanente de
acordo com Portaria nº 184 de 21 de março de 2016.
Se no Auto consta: Ajuizamento de Ação Civil Pública, TAC - Termo de Acompanhamento
de Conduta; Ação Penal e Recomendações. Será Guarda permanente.

Passo 3: Verificar se a unidade da PR juntou o TADA - Termo de Avaliação e Destinação

de Auto e verificar se possui Critérios Objetivo e Subjetivo para guarda permanente.

Passo 4: A classificação será pelo Assunto CNMP e sua temporalidade registrada no

ÚNICO.
NOTA: Para documentos da Atividade Meio [PGEA e outros] será classificado e arquivado
NÃO se cria TADA para documentos da Atividade Meio.
2. ARQUIVAMENTO:
Depois de feito o primeiro processamento segue para arquivar o Documento recebido em
sua devida caixa de acordo com sua temporalidade Abra a caixa no Campo Arquivo e
arquive o documento.

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Segue sugestão de descrição no Campo Arquivo no ÚNICO: Iniciar na caixa 2000 em cada
acervo.
INTERMEDIÁRIO

ARQUIVAMENTO SUGESTÃO DE DESCRIÇÃO

Descrição CCD: 101.01.02.01 - DEST.FINAL: ELIMINAÇÃO - ANO: 2052

Localização CAIXA VIRTUAL: 2000 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO PR-MG ATV-FIM

Ano 2022

Prazo de Permanência no Setor 31/12/2052

Situação Ativo

Finalidade Documentos Eletrônicos

PERMANENTE

ARQUIVAMENTO SUGESTÃO DE DESCRIÇÃO

Descrição CCD: 101.01.02.03 - GUARDA PERMANENTE

Localização CAIXA VIRTUAL: 2000 - ARQUIVO PERMANENTE PR-MG ATV-FIM

Ano [VAZIO]

Prazo de Permanência no Setor [VAZIO]

Situação Ativo

Finalidade Documentos Eletrônicos

E para as PRM’s

ARQUIVAMENTO SUGESTÃO DE DESCRIÇÃO

Descrição CCD: 101.01.02.01 - DEST.FINAL: ELIMINAÇÃO - ANO: 2052

Localização CAIXA VIRTUAL: 2000 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO PRM-JFA ATV-FIM

Ano 2022

Prazo de Permanência no Setor 31/12/2052

Situação Ativo

Finalidade Documentos Eletrônicos

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Descrição para Atividade MEIO

ARQUIVAMENTO SUGESTÃO DE DESCRIÇÃO

Descrição CCD: 020.5 - DEST.FINAL: ELIMINAÇÃO - ANO: 2052

Localização CAIXA VIRTUAL: 2000 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO PR-MG - ATV-MEIO - CLASSE 020

Ano 2022

Prazo de 31/12/2052
Permanência no
Setor

Situação Ativo

Finalidade Documentos Eletrônicos

Após conclusão de arquivamento do documento, feche a caixa no sistema.

Arquivista - SRT 0000289/ES

Belo Horizonte, MG, 18 de agosto de 2023

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