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DGE propõe ajustes no planejamento por conta dos

impactos causados pela pandemia
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24 de Abril de 2020

Com o objetivo de minimizar os

efeitos internos e externos da
pandemia do novo coronavírus
(Covid-19), a Diretoria de Gestão
Estratégica (DGE) do Tribunal de
Contas do Estado da Bahia
(TCE/BA) tem realizado suas
atividades, de forma remota, por
meio dos sistemas corporativos
do Tribunal, principalmente o
Sistema Maestro e o PROInfo,
além do uso intensivo de e-mail
e WhatsApp, como principais
meios de comunicação.
O Plano Operacional Anual do
exercício 2020 (POA/2020),
aprovado por meio da
Resolução nº 176/2019,
permanece sendo o principal
norteador das ações para este
ano. No entanto, a atual
conjuntura requer ajustes das iniciativas já existentes que sofreram impacto das circunstâncias do novo cenário e criação de novas
iniciativas operacionais, necessárias para o acompanhamento das ações governamentais relativas ao enfrentamento da emergência de
saúde pública no âmbito da administração pública estadual.
Em decorrência da aprovação dos Atos de Prevenção ao contágio pelo Covid-19, as Oficinas de Planejamento – ações em que, com a
participação dos chefes imediatos das 65 unidades de Nível 3 do TCE/BA, o registro do POA/2020 de cada unidade seria validado –
foram temporariamente suspensas.

GESTORES DEVEM ATUALIZAR O POA

A Gerência de Planejamento (GP), responsável pela gestão do Sistema Maestro, tem promovido análises e proposto ações aos gestores
das unidades de Nível 3 com o intuito de ajustar o planejamento de cada uma delas à nova realidade enfrentada, como já tem ocorrido
em contatos por e-mail com algumas unidades que já atualizaram o status de suas iniciativas no sistema Maestro.
Para a concretização de tais ações, é de extrema importância que o POA de cada unidade seja atualizado periodicamente no Sistema
Maestro. Caso exista algum impedimento para o andamento de qualquer iniciativa ou ação a ser desenvolvida no período, e que seja
passível de detalhamento, é necessário que seja especificado o motivo no campo 'Atividades' do Sistema Maestro, seguindo o passo a
passo apresentado no tópico 2.1.1.2 do Manual de Utilização do Maestro.

CONJUNTO DE PROCEDIMENTOS

Para maximizar a atualização do referido Sistema, em 30/03/2020, foi encaminhado aos gestores das Coordenadorias de Controle
Externo, via e-mail, um conjunto de procedimentos, constantes do Manual de Utilização do Maestro, objetivando orientar o registro de
novas auditorias no Sistema.
Nessa mesma linha, a exclusão, alteração ou inclusão de iniciativas no Sistema Maestro continuam disponíveis aos respectivos chefes
imediatos. Para mais detalhes sobre o procedimento para realização de ajustes (incluindo criação) de iniciativas no POA de sua unidade,
acesse o tópico 2.3.1 do Manual de Utilização do Maestro (disponível aqui).
 Por sua vez, a Gerência de Desenvolvimento Institucional (GDI), responsável também pelo monitoramento da Sistemática de
Gerenciamento de Prazos para Deliberação dos Processos de Controle Externo, instrumento tático na implementação do Objetivo 4, do
Plano Estratégico 2018-2021 (Incrementar a Tempestividade nas Ações do Controle Externo), desenvolveu, principalmente, no mesmo
período, as atividades destacadas a seguir:

Levantamento e análise prévia do desempenho das Metas Institucionais, até 31/03/2020;

Elaboração do Painel de Monitoramento das Metas Institucionais;
Levantamento e encaminhamento aos 39 gestores dos Painéis de Monitoramento das Metas Setoriais, relativos ao tempo máximo
de permanência dos processos nas unidades;
Elaboração e divulgação do Guia para emissão do Relatório Analítico de controle do prazo de permanência dos processos nas
unidades técnicas (Sistema PROInfo); (disponível aqui)
Respostas às consultas formuladas pelos gestores sobre a situação de processos sob sua responsabilidade (e-mail, WhatsApp e
telefone);
Levantamento dos riscos à implementação da Sistemática de Gerenciamento de Prazos, diante do novo cenário de enfrentamento
à pandemia, em especial, o estoque de processos: (1) sem notificação dos responsáveis; (2) de caráter sigiloso e (3) físico;
E acompanhamento da produção dos relatórios setoriais para consolidação do Relatório de Atividades do 1º Trimestre de 2020 do
TCE/BA.

Atualmente, encontra-se em fase de produção o citado Relatório de Atividades, cujo prazo finda-se em 30 de abril.

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