Valor do Tempo

 Ao longo dos anos, filósofos,

matemáticos, físicos, psicólogos, economistas,
entre outros estudiosos, refletiram sobre este
tema e chegaram a diferentes conceitos e
teorias, cada um com um enfoque particular.
 Sempre há tempo suficiente para as
coisas que realmente julgamos importantes.
A dificuldade está em determinar o que de
fato é importante, priorizando tarefas.
 O problema não é a falta de tempo, mas a
maneira como o utilizamos.
 As atitudes que temos perante nossas
atividades afetam o nosso desempenho
frente ao uso do tempo. Atitudes positivas
levam à utilização racional do tempo.
 Valor do Tempo
Há alguns anos, cardiologistas norte-
americanos concluíram que todos os
pacientes que sofreram ataques cardíacos
prematuros tinham um perfil típico, todos
viviam numa constante luta contra o tempo, Apresentavam o que
excessivamente preocupados com prazos, chamamos de
nunca conseguiam fazer tudo a que se “sentimentos ruins
propunham e raramente estavam satisfeitos. favoritos”, ou seja,
irritação, impaciência,
raiva e uma generalizada
desconfiança em relação
às pessoas.
 Definindo Objetivos
 A fixação de objetivos é muito
importante para otimizar o uso do tempo.
Quando se tem uma meta bem definida fica
mais fácil estabelecer estratégias e alcançar
o sucesso sem perder tempo.
 Para definir os seus objetivos, escreva
num pedaço de papel as suas metas.
Esta é a regra mais importante para ajudar
você a fixá-las.
 Não importam os objetivos, você sempre
encontrará tempo suficiente para realizá-los.
O importante é definir o que fazer primeiro,
estabelecer as prioridades.
Definindo Objetivos
 As tarefas importantes são aquelas necessárias, essenciais.
 As urgentes são aquelas que precisam ser executadas naquele
momento, que não podem ser adiadas. Só resolveremos o problema
da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do
urgente.
 A preocupação constante com todas as coisas que temos para
fazer é o que mais consome nosso tempo e energia.
 Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não temos
metas e planos de ações estabelecidos.
 O Cotidiano no Trabalho
 As interrupções inesperadas são uma das maiores fontes de perda de tempo e uma
constante ameaça à nossa produtividade e eficiência. Infelizmente, não temos como
eliminá-las, mas podemos administrá-las de forma eficiente e racional.
 Falta de motivação ou de concentração, perfeccionismo, indecisão e dificuldade para
enfrentar tarefas difíceis são alguns dos fatores que nos levam a perder tempo.
 As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administrá-
las, podemos evitar que se repitam e até mesmo aproveitá-las para rever nosso
comportamento e experimentar novas ideias.
 Consumidores e Organizadores do Tempo
 Os meios tecnológicos modernos são
ferramentas de grande utilidade para administrar
nosso tempo. Se utilizados adequadamente,
agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e
potencializam nossa capacidade de fazer as coisas.
 O e-mail facilita a comunicação, mas também
consume tempo. Determine um horário para checar
suas mensagens, procure respondê-las
imediatamente.
 Ao utilizar a Internet, tenha disciplina.
Quantifique quanto tempo você passa em frente ao
computador e analise quanto tempo você gasta
fazendo atividades relacionadas diretamente aos
seus objetivos e quanto tempo despende em outras
atividades.
 Consumidores e Organizadores do Tempo
 As reuniões são um meio de intercambiar informações e tomar decisões, porém,
podem se transformar num dos maiores inimigos do trabalho produtivo.
 Tenha sempre objetivos definidos, não as utilize para discutir falhas individuais e nem
para decidir um assunto que você deve decidir.
 Estabeleça sempre um tempo de duração destas reuniões.
 Faça uma agenda detalhada com os pontos a serem abordados e a envie
antecipadamente aos participantes.
 Convide para a reunião apenas as pessoas cuja presença é necessária e diga o que
espera delas.
 Permita que os participantes entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas
presenças.
 Certifique-se de que as resoluções tomadas sejam implementadas imediatamente.
 Avalie como suas reuniões podem ser melhoradas.
 Economizando Tempo
A maioria dos gestores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do que é
necessário. Isso acontece por muitas razões: não saber delegar, centralizar demandas da
área e não possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras. Nem sempre é
fácil identificar o problema. Quando o administrador aceita o tempo imposto pelo
subordinado ele está, voluntariamente, se transformando em subordinado do seu
subordinado, e passa a ser supervisionado por ele.
Mantenha controle sob prazos e ações.
Utilize parte do tempo para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui
iniciativa suficiente para o cargo que ocupa.
Certifique-se de que eles estão tomando as devidas iniciativas.
Use outra parte de seu tempo para controlar prazos e atribuições solicitadas pelo
superior ou pela organização.
Uma das principais condições para que um chefe possa transformar o seu tempo
imposto pelo subordinado em tempo livre é que seus subordinados tenham iniciativa.
 Economizando Tempo
 A disciplina tem um papel de extrema importância em qualquer atividade a ser
realizada. Se você não tem disciplina, não tem nada.
 A disciplina é um processo de treinamento com o objetivo de adquirir padrões
específicos de comportamentos desejados, hábitos pretendidos e atitudes que o levam
você a se desenvolver com sucesso.
 Sem disciplina é muito difícil progredir: podemos ter planos mirabolantes para
aumentar os lucros da empresa e ideias e ambições para melhorar a qualidade de vida,
porém, se não tivermos disciplina, nenhum progresso será alcançado.
 Existem coisas que todos gostaríamos de ter, porém podemos viver sem elas, como um
aumento de salário ou um chefe melhor. Outras, no entanto, são imprescindíveis, como
água, comida, ar e disciplina.
 Este são os cinco componentes da disciplina: valores sólidos, metas desafiadoras,
prioridades bem definidas, persistência e inspiração pessoal.
 Como Usar o Tempo Racionalmente
 Divida tarefas longas em partes e faça imediatamente as tarefas que não despendem
tempo. 80% dos seus problemas podem ser resolvidos em 20% do tempo, portanto, fique
atento e utilize melhor os 80% restantes; elimine o que não é essencial.
 A preocupação é o maior dano que podemos nos causar.
• decisão.
 A indecisão ressalta o lado negativo das
coisas, dificultando nossas ações, e nos leva à interrupção
de tarefas e, consequentemente, à perda de tempo.
 Quanto mais nos preocupamos, menos conseguimos
realizar.
 O planejamento é um processo natural da nossa mente.
Quando decidimos fazer qualquer programa ou tomar uma
atitude, nossa mente começa, automaticamente, a planejar
a ação.
 O planejamento racional depende da clareza dos
objetivos. Quem não sabe o objetivo do que está fazendo
não tem chance alguma de alcançar o sucesso.
 Como Usar o Tempo Racionalmente
 Para realizar um planejamento realista é preciso analisar as diversas alternativas,
organizar e trocar ideias, consultar as pessoas e ouvir diferentes opiniões e coletar
informações dirigidas. Para executar o planejamento deve-se definir objetivos e
prioridades, descartar ações de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos.
 Para planejar compromissos é preciso ter uma visão muito clara deles, decidir o que
deve ser feito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados
ao cumprimento de cada tarefa e organizar cada uma delas.

 As facilidades proporcionadas pelas novas

tecnologias são indiscutíveis, porém, em nada
influenciaram a economia de tempo. A verdade é que
agora temos mais escolhas de como gastar nosso
tempo, mas a mesma quantidade de tempo.
O dia continua tendo apenas 24 horas, que precisam
ser divididas entre as novas e as velhas tarefas.
 Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

 "Filosofia de vida" é uma expressão muito usada em nosso cotidiano. Qualquer pessoa
pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prática
facilita a definição de metas e a tomada de decisões, além de ajudar na manutenção de
um cotidiano coerente, com ações voltadas para a conquista de objetivos.
 É preciso escrever sua filosofia de vida; o ato de escrever facilita a reflexão e o
esclarecimento de pontos ainda obscuros e ajuda a cristalizar os pensamentos, motivando
ações positivas e atitudes coerentes.
 Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em concordância com
a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos.
 A organização implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de
nossos objetivos. Organizar é apenas uma questão de hábito e planejamento. É uma tarefa
lógica que pode ser descrita como um sistema matemático:

Objetivos + Plano + Programas = ORGANIZAÇÃO

 Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

 Planejar envolve um paradoxo:

Não há tempo disponível para planejar X Quem não planeja nunca terá tempo disponível, a
menos que comece a planejar.
 O hábito é uma parte importante do planejamento que, como qualquer nova atitude,
precisa ser imposta à rotina para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hábito de
planejar, comece desenvolvendo um plano semanal centrado nos objetivos de alto
retorno, sem perder de vista os objetivos de longo alcance.
 A maioria das pessoas é irremediavelmente otimista ao realizar uma estimativa de
tempo por atividade. O desafio é encontrar um meio termo entre Murphy, "Tudo demora
mais do que pensamos", e Parkinson, "O trabalho se estende para preencher o tempo
disponível a sua execução."
Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

 Um planejamento não funciona sem um bom

programa de execução. Por isso, é essencial transformá-
lo numa "lista de coisas a fazer hoje". Toda meta deve
ter três pontos imprescindíveis: deve ser
suficientemente desafiadora, deve ser suficientemente
flexível para não ser abandonada ao menor sinal de
dificuldade e deve ser objetiva e, se preciso, dividida
em partes.
 O importante em qualquer plano é se sentir
motivado a segui-lo. De nada adianta confeccionar
planos mirabolantes e guardá-los na gaveta.
 Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

 Saber delegar evita a frustração de

não ser promovido por não haver outra
pessoa capaz de desempenhar suas
funções e, além disso, traz vários
benefícios. Entre eles podemos citar a
ampliação dos resultados e da
motivação dos subordinados,
transformando o poder de fazer em
poder de controlar, a liberação de tempo
para trabalhos mais importantes, o
desenvolvimento de iniciativas,
habilidades, conhecimentos e
competências dos subordinados e a
manutenção do nível de decisão.
 Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Dicas para se habituar a delegar:

 Fixe objetivos para delegar decisões e tarefas específicas.
 Defina datas para concluir o processo; pense que delegar é o melhor processo para
capacitar seus subordinados a fim de que assumam mais responsabilidade. Erros fazem
parte da delegação de tarefas, portanto, quando o subordinado errar, seja compreensivo,
e delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbítrio de como executá-las.
 Cuidado na hora de delegar, tenha certeza de que o funcionário tem condições de
assumir a responsabilidade que precisa ser delegada, deixe bem claro os objetivos e
prazos a serem atingidos, inclua instruções para que o funcionário possa tomar decisões
como gastar dinheiro, usar espaço, viajar e etc. Não se esqueça de motivá-los a incentivar
a missão delegada. Esclareça a responsabilidade dele sobre os resultados e defina os
retornos de comunicação.
 Curso Gestão do Tempo
Catho Online
Miguel Justiniano

Infográfico: Administração do Tempo

Portal HSM

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