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JUSTIÇA FEDERAL
Modelo de Gestão de
Portfólio e Operação
dos Escritórios de
Projetos
Tribunal Regional Federal da 5ª Região
1ª Edição
A Estratégia
direcionando a Execução
por meio da Gestão e
Operação dos Escritórios
de Projetos Estratégicos
Hhhhh
Modelo
de
Gestão
de
Portfólio
e
Operação
dos
Escritórios
de
Projetos
da
Justiça
Federal
Apresentação
O Brasil é um país com tradição em planejamento
governamental, contudo, o ambiente adverso das décadas de 80 e
90, marcadas pelos desequilíbrios macroeconômicos, resultou no
declínio da importância da função planejamento, no âmbito do
setor público. Nesse período, todos os esforços foram
direcionados para a gestão de curto prazo, enfrentamento da
inflação e do desequilíbrio fiscal, o que promoveu o
enfraquecimento do planejamento e da capacidade técnica
existente na área.
3
Sumário
CAPÍTULO 1: GESTÃO DE
PROJETOS NA JUSTIÇA
FEDERAL
Figura 01 – Gestão de Portfólio
8
Cada projeto pode se relacionar com outros ou ser
independente, no entanto, devem fazer parte de objetivos
estratégicos da organização. A gestão de portfólio pressupõe que
Figura 02 – Relacionamento entre Estratégia e Gestão de Portfólio.
Fonte: The Standard for Portfolio Management – PMI, 2006.
10
Figura 04 – Processos da Gestão de Portfólio.
Fonte: The Standard for Portfolio Management – PMI, 2006.
15
CAPÍTULO 2: GESTÃO DE
PORTFÓLIO DE PROJETOS NA
JUSTIÇA FEDERAL
Figura 06 – Processo de Gestão de Portfólio da Justiça Federal
5.2.1. Seleção dos Projetos
Esta fase tem como objetivo avaliar e selecionar
programas e projetos baseados nos critérios de seleção
definidos.
Metas Prioritárias
1
Contribuição as
Ranking
Impacto
da JF
Estratégico 1
Estratégico 2
Estratégico 1
Estratégico 2
Estratégico 3
Estratégico 4
na
Objetivo
Objetivo
Objetivo
Objetivo
Objetivo
Objetivo
Estratégi
a
Projeto A 3 1 1 3 8
Projeto B 3 3 1 7
Projeto C 1 2 3
Projeto D 3 3
Tabela 03 – Exemplo de tabela a ser utilizada para definição do ranking dos projetos de
acordo com o impacto na estratégia.
COMPLEXIDADE
VALOR
CRITÉRIOS
4 3 2 1
Unidades
TRF5 e de 04 Somente TRF5
Envolvidas TRF5 e de 06 TRF5 e de 01 a
a 05 e/ou empresas
Seccionais 03 Seccionais
Seccionais fornecedoras
Peso: 20%
Orçamento
Acima de R$ 1 Entre R$ 500 Entre R$ 50 mil Abaixo de R$ 50
milhão e 1 milhão e R$ 500 mil mil
Peso: 20%
Duração
Acima de 18 Entre 12 e 18 Entre 06 e 12 Abaixo de 06
meses meses meses meses
Peso: 25%
Envolve Envolve
aquisições de aquisições de
equipamentos, equipamentos,
Aquisições produtos e/ou produtos e/ou
serviços com serviços com
Licitação Contratação
Direta
ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
VALOR
CRITÉRIOS
4 3 2 1
Demanda Demanda legal Demanda legal Demanda legal Sem demanda
Legal com prazo com prazo entre com prazo legal
Peso: 60% inferior a 1 1 e 2 anos superior a 2
ano anos
Impacto na Projeto tem
estratégia Projeto tem Projeto tem alguma relação Projeto tem
da Justiça muita relação significativa com a pouca relação
Federal com a relação com a estratégia. com a
Peso: 40% estratégia. estratégia. Pontuação: de 4 estratégia.
Pontuação: Pontuação: de 7 a 6 ou possui Pontuação: de 0
Acima de 9. a 9. meta a 3.
prioritária
Tabela 05 – Critérios de Alinhamento Estratégico
∑ (valores * peso)
Legenda:
Tabela 06 – Matriz de Classificação: Alinhamento Estratégico x Complexidade
31
* Responsabilidades:
• Projetos Nacionais – Comitê Gestor de Planejamento
Estratégico;
• Projetos Regionais ou Seccionais – Comitê Institucional
de Planejamento Estratégico da Justiça Federal.
37
CAPÍTULO 3: ESCRITÓRIO DE
PROJETOS ESTRATÉGICOS –
EPES
3. ABRANGÊNCIA DE ATUAÇ ÃO
O Escritório de Projetos Estratégicos – EPE – é
responsável por apoiar o processo de gestão de portfólio e todos
os programas e projetos que compõem o portfólio com base nas
atribuições estabelecidas neste modelo de operação e nas
orientações estratégicas da Justiça Federal.
40
Figura 09 – Análise das características das iniciativas a serem acompanhadas pelo EPE
4. EXCLUSÕES DE ESCOPO
43
6.1.1. Objetivos
6.2.1. Objetivos
6.3. Ferramentas
A definição das ferramentas para gestão de projetos na
Justiça Federal é responsabilidade do EPE Nacional que contará
com a participação e contribuição dos demais EPEs Regionais e
Seccionais para sua validação, aprovação e implantação. Os EPEs
Regionais e Seccionais são responsáveis pela divulgação e
garantia de uso destas ferramentas pelos gerentes e equipes de
projetos.
6.3.1. Objetivos
FERRAMENTAS
Atividades 1. Especificar e adquirir ferramentas que apoiem os
processos previstos no Modelo de Gestão de
Portfólio e na Metodologia de Gerenciamento de
Projetos;
2. Elaborar plano de implantação das ferramentas;
3. Implantar ferramentas aprovadas para a gestão de
projetos;
4. Divulgar as ferramentas para os gerentes e EPEs;
5. Solicitar instalação ou acesso para os membros de
equipe selecionados;
6. Cadastrar usuários e configurar permissões nas
ferramentas;
7. Atender as dúvidas dos usuários das ferramentas
de forma remota e/ou presencial.
Entradas - Demandas por ferramentas de apoio a gestão de
projetos;
- Solicitação de apoio nas ferramentas implantadas. 47
Produtos - Ferramentas para a gestão de projetos definidas e
implantadas;
- Apoio aos gerentes e equipes de projetos quanto
ao uso das ferramentas implantadas.
6.4.1. Objetivos
GESTÃO DOCUMENTAL
Atividades 1. Definir processo e ferramenta para armazenamento
das informações dos projetos em meio eletrônico;
2. Criar e manter estrutura de armazenamento para a
documentação física dos projetos;
3. Coletar periodicamente arquivos e documentos com
os gerentes de projetos;
4. Garantir o controle de versão dos documentos;
5. Disponibilizar acesso as informações dos
projetos.
Entradas Documentação física e digital dos projetos
Produtos - Documentação física e eletrônica dos projetos
armazenadas e disponíveis para consultas.
Periodicid Sob Demanda
ade
Tabela 13 – Atividades e Produtos: Gestão Documental
48
6.5. Consultoria e Suporte
6.5.1. Objetivos
CONSULTORIA E SUPORTE
Atividades 1. Realizar aporte Metodológico aos gerentes de
projetos;
2. Apoiar na estruturação dos projetos estratégicos;
3. Avaliar a existência dos relacionamentos entre as
metas e escopo do projeto;
4. Avaliar a consistência entre as atividades do
cronograma e escopo do projeto;
5. Apoiar na identificação de riscos e problemas;
6. Revisar a documentação gerada.
Entradas - Acompanhamento dos projetos estratégicos;
- Demanda dos gerentes de projetos.
Produtos - Aporte metodológico realizado;
- Projetos estratégicos estruturados.
Periodicid Sob demanda 49
ade
Tabela 14 – Atividades e Produtos: Consultoria e Suporte
6.6.1. Objetivos
CAPACITAÇÃO
Atividades 1. Identificar necessidade de treinamento em gestão
de projetos;
2. Estruturar e realizar oficinas da metodologia de
gerenciamento de projetos e padrões aos gerentes
de projetos;
3. Estruturar e realizar oficinas para utilização
das ferramentas de gestão de projetos e
portfólio;
4. Apoiar na seleção de fornecedores externos para
realização de treinamento em gerenciamento de
projetos.
Entradas - Necessidade de treinamentos internos no uso da
metodologia de gerenciamento de projetos e nas
ferramentas de apoio a gestão dos projetos;
- Necessidade de treinamentos externos em
gerenciamento de projetos.
Produtos - Treinamento na Metodologia de Gerenciamento de
Projetos;
- Treinamento nas ferramentas de gestão de projetos
e portfólio;
- Treinamento em gerenciamento de projetos;
Periodicid Sob demanda
ade
50
Tabela 15 – Atividades e Produtos: Capacitação
6.7.1. Objetivos
6.8.1. Objetivos
6.9.1. Objetivos
56
CAPÍTULO 4: MATURIDADE EM
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1. M ATURIDADE EM GERENCI AMENTO DE
PROJETOS
O gerenciamento de projetos pode ser resumido como um
processo que utiliza conhecimentos, habilidades, ferramentas e
técnicas junto às atividades do projeto com o intuito de atingir
os objetivos do mesmo. Se o conhecimento e as habilidades estão
diretamente relacionados às pessoas e as técnicas e ferramentas
ligadas à organização, tem-se por pressuposto que o
gerenciamento de projetos exige esforço e desenvolvimento
corporativo e pessoal.
2. ESTÁGIOS DE MATURIDA DE
Os modelos de maturidade partem da premissa de que as
organizações, pessoas e setores evoluem por meio de um processo
contínuo de desenvolvimento ou crescimento em direção a uma
maturidade mais avançada. Os modelos têm por finalidade auxiliar
na elaboração de processos e execução de melhores práticas para
que as organizações se desenvolvam de forma constante.
ESTÁGIO DESCRIÇÃO
Nível 1 É estabelecida a linguagem comum e reconhecimento
do gerenciamento de projetos e por isso é
considerado estágio inicial. Representa um cenário
em que o setor ainda não efetuou nenhum esforço
coordenado para a implantação de gerenciamento de
projetos.
60
ANEXOS
Este documento tem como suporte os anexos:
1. Ficha Inicial do Projeto: documento que contém as
informações iniciais do projeto que servirão de entrada
para o processo de identificação, seleção e aprovação dos
projetos.
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HISTÓRICO DE REGISTROS
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COLABORADORES E REVISORES
63
GLOSSÁRIO
65
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Cartilha da Gestão Estratégica do Poder Judiciário – CNJ.
Conselho Nacional de Justiça – Brasília: CNJ, 2010.
67