ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ

Reflexão

Organização e Manutenção do Arquivo teve a duração de 25h e foi a segunda

UFCD/UC leccionada pela formadora Margarida Medina. O objectivo desta unidade de
formação foi descrever as funções e os requisitos da gestão de arquivo.

Nesta unidade de formação depreendi que um arquivo é um meio de recolha

sistemática de documentação/informação de interesse para a gestão, garantindo pela sua
eficiente manutenção um imediato despacho aos pedidos de consulta. Um arquivo não
deve ser considerado um depósito de documentos, mas sim um meio que possibilita
uma consulta posterior e ajuda a controlar a actividade administrativa, facilita a tomada
de decisões e aumenta a eficiência da prática administrativa. Arquivar é uma operação
que permite guardar um documento, incluindo-o num conjunto de elementos
informativos. Existem vários conceitos de arquivos, que vão desde dossiers, bibliotecas,
arquivos municipais, espaços físicos das empresas onde se aguardam os documentos e
museus.

Aprendi que as funções de um arquivo são recolher de forma sistemática e

funcional todos os documentos que circulam na organização, ou seja, tem como função
o registo e a classificação de todos os documentos que dão entrada sob critérios
previamente definidos. O pessoal que trabalha num arquivo tem como tarefas
seleccionar a documentação enviada e recebida, classificar os documentos, arquivar os
documentos e proceder à circulação e divulgação dos documentos/ informação.

Os meios de armazenamento da informação utilizados num arquivo são as fichas

(fichas cegas ou parcialmente visíveis), que depois de organizadas sobre determinado
assunto assumem o nome de ficheiro, e o dossier ou pasta, que agrupa um conjunto de
documentos relativos a um determinado tema ou situação.

Fiquei com o conhecimento que existem três tipos de arquivos, pois nem todos os
documentos produzidos ou recebidos são consultados com a mesma frequência. Assim
há o arquivo activo que contém informação/ documentos recentes relativos a assuntos
que estão a decorrer e que por isso devem estar sempre à mão do utente, o arquivo semi-
activo que é constituído por documentos com assuntos já resolvidos, embora sejam de

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consulta periódica, deve ser um arquivo dinâmico e pronto a responder sempre que
necessário, e o arquivo inactivo, sendo este constituído por documentos que assumem
valor histórico, podendo também ser consultados pelo que deverão ser cuidadosamente
classificados a fim de a sua consulta ser rápida. O arquivo pode ser centralizado
(encontra-se no mesmo local e é característico das pequenas e médias empresas) ou
descentralizado (encontra-se distribuído pelos vários serviços e é característico das
grandes empresas).

Um dos últimos temas abordados foi o sistema de classificação de um arquivo.

Este pode ser feito por classificação alfabética, numérica, alfanumérica, geográfica,
cronológica, ideológica hierarquizada. Cada empresa escolhe o seu sistema de
classificação.

O último ponto da matéria foi aprender algumas soluções para as empresas se

livrarem de documentos em suporte de papel, sendo as seguintes: destruição segura e
eficaz de documentos feita através de uma recolha eficaz (por meios de transporte
adequados à quantidade de papel que vai ser destruída), boa trituração e reciclagem;
digitalização, em que os documentos são colocados num suporte informático que
consegue armazenar uma grande quantidade de informação; microfilmagem, processo
fotográfico que diminui a dimensão dos documentos, conseguindo-se assim poupar
espaço e ganhar durabilidade e, por último, a informatização que permite pesquisas por
palavras-chave, possibilita a gestão num mesmo sistema, um melhor planeamento de
trabalho e projectos, facilita a organização e o transporte de informação de um lado para
o outro.

Durante as aulas tive a oportunidade de fazer uma visita de estudo com a minha
turma e a formadora ao Arquivo e Biblioteca Municipal da Ribeira Grande. Achei esta
visita de estudo muito interessante, pois correspondeu aos objectivos propostos
inicialmente e deu-me uma visão prática de como funciona um Arquivo, pois através
desta visita fiquei ainda mais elucidada em relação ao que aprendi nas aulas de
Organização e Manutenção do Arquivo.

Ao longo das aulas fiquei com conhecimento de vários temas que não tinha
nenhuma noção, por isso esta unidade de formação veio enriquecer o meu leque de
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conhecimentos, o que será bastante útil para o meu futuro profissional, uma vez que
qualquer empresa precisa de arquivar os seus documentos e eu já estou instruída neste
sentido.

Qualquer empresa pode informatizar os seus documentos do arquivo e criar uma

rede social virtual, onde estes poderão ser posteriormente consultados pelos
colaboradores da empresa, facilitando desse modo o seu trabalho. Cada vez mais as
bibliotecas, também, informatizam e digitalizam os seus documentos arquivados
colocando-os on-line para o acesso público. Numa rede social real de uma empresa,
uma boa organização do arquivo é importante, na medida em que facilita a procura dos
documentos por parte dos funcionários, ajudando-os também nas suas funções.

Eduarda Carreiro

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