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saber sobre Kanban

para serviços!
Conteúdo

O que é Kanban?�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3

Quais são os prós e contras do quadro Kanban?������������������������������������������������������������������������������������� 7

Como implementar o Kanban?��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11

Como potencializar seu Kanban?���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18

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O que é
Kanban?
Introdução
O que é Kanban?

No Japão da década de 1950, a Toyota, uma das Um dos conceitos básicos desse sistema é produzir no
principais empresas do país, passava por um momento menor lote possível, idealmente 1 item por vez. Esse
extremamente conturbado. Lidando com escassez de conceito pode ser aplicado em empresas de serviço
recursos e um atraso tecnológico, a gigante japonesa se para ajudar a administrar o cenário muitas vezes
encontrava em dificuldade. caóticos de diversas atividades sendo feitas ao mesmo
tempo… e nenhuma sendo entregue. Assim, o Kanban
Buscando desenvolver um novo sistema de
é uma ferramenta com um ótimo potencial de aumento
produção que trouxesse um maior lucro com
de produtividade em atividades transacionais.
menos desperdício, a Toyota criou o que mais tarde
viria a ser conhecido como o sistema Toyota de
produção. Além da busca pelo lucro por meio da
sustentabilidade, essa filosofia também tem como
um dos pilares “Just in Time” que muitas vezes é
confundido com o Kanban.

O “Just in Time”, ou JIT, é uma técnica que busca

produzir por meio das necessidades do mercado, ou
seja, eliminando os custos da manutenção de estoque e
produzindo por demanda. Enquanto o JIT é o processo
de fabricação de produtos na quantidade exata e
no momento certo, o sistema Kanban constitui uma
ferramenta criada para administrar o JIT.

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Como funciona o método?
Como funciona o método?
Na tradução literal do japonês, o termo Kanban significa
“cartão”. E essa é uma ótima maneira de descrever o
sistema Kanban para atividades. O método consiste
na utilização de cartões (normalmente são usados os
famosos post-its) para a indicação e acompanhamento
visual do andamento do fluxo de produção da empresa.
Esse sistema ainda ficou famoso por utilizar pouquíssimos
recursos, se tornando prático e de fácil entendimento.
O que é Kanban?
O sistema Kanban corresponde a um quadro
em que estarão dispostas todas as tarefas de
um determinado projeto ou setor da empresa. A
natureza altamente visual do Kanban permite um
fácil entendimento dos colaboradores acerca dos
prazos e etapas que precisam ser cumpridos.
Dessa maneira, é possível organizar esse quadro se
pautando, basicamente em dois eixos principais: o
das tarefas e o das etapas. No primeiro, estarão todos
os cartões das tarefas que precisam ser realizadas.
Já o segundo eixo é composto por diferentes status,
como “em andamento”, “finalizado” ou “aguardando
execução”. A partir desse layout, basta inserir o post-it
da tarefa no eixo correspondente ao seu status. Simples
assim.
Tudo isso pode parecer muito simples e, em
comparação com a tecnologia de hoje em dia, até
mesmo ultrapassado. Mas acredite: o Kanban ainda
funciona muito bem. Funcionários podem ter acesso
a e-mails corporativos, agendas compartilhadas,
5
Como funciona o método?
O que é Kanban?

smartphones e tablets. Mas essas ferramentas, na

verdade, apenas atrapalham a visualização das tarefas
de cada um.

Informações textuais nem sempre são bem

compreendidas por todos, sendo muitas vezes
necessário reformulá-las e até mesmo explicá-
las. Pensando nisso, o Kanban buscou se valer do
famoso ditado que “uma imagem vale mais do que mil
palavras”. E é nesse preceito que o sistema explora a
capacidade de processamento visual do nosso cérebro,
que funciona de maneira muito mais rápida do que a
leitura de um texto.

Nesse sentido, ao organizar o fluxo de atividades de um

projeto ou setor da empresa em um quadro altamente
visual, você estará ajudando todos os colaboradores a
enxergarem de maneira muito mais fácil o andamento
do trabalho. Isso significa que a comunicação entre os
envolvidos sobre as tarefas pendentes será feita de
maneira mais simples e ilustrativa.

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Quais são os prós e contras
do quadro Kanban?
Pontos positivos
Antes de resolver implantar o sistema Kanban na
sua empresa, é preciso analisar se ele realmente se
encaixa na sua realidade. Para isso, nada melhor do
que analisar seus prós e contras antes de tomar essa
decisão.
Quais são os prós e contras do quadro Kanban?
PONTOS POSITIVOS
Comunicação
Melhor comunicação entre os colaboradores, por meio
de um sistema visual de fácil entendimento. Com o
Kanban, é fácil dispor visualmente o fluxo de trabalho
para que todos fiquem sempre cientes do andamento
das tarefas.
Produtividade
Maior capacidade produtiva. Isso acontece porque,
utilizando o Kanban, cada setor produtivo da empresa
é mais bem aproveitado, buscando realizar as tarefas
certas no tempo certo.
Aplicação
Não exige mudanças radicais na cultura da empresa,
pois consiste em um sistema de fácil entendimento e
aplicação. Ideal para o trabalho em equipe, pois, além
de permitir que todos contribuam na sua organização,
ainda dá a possibilidade de designação de tarefas para
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Pontos Negativos
funcionários (ou setores da empresa) por meio de um
sistema de cores ou mesmo pela identificação direta
nos post-its.
Visualização
Visualização das cargas de trabalho dos colaboradores
e equipes. Utilizando-se da identificação de
responsabilidade pelas tarefas, é fácil verificar qual time
ou funcionário está sobrecarregado ou sem trabalho.
Quais são os prós e contras do quadro Kanban?
PONTOS NEGATIVOS
Imprevisibilidade
Por ser uma ferramenta de planejamento de tarefas por
meio do estabelecimento de cartões e prazos, o Kanban
fica vulnerável a incertezas, como atrasos, condições
ambientais desfavoráveis, trânsito… Assim, alguma tarefa
que naturalmente possa sofrer um atraso é capaz de
prejudicar o andamento de todo o quadro. Para diminuir
esse risco pode ser interessante utilizar a técnica do
5W2H para cada atividade designada.
Centralização da organização
Apesar de ser um sistema relativamente simples de ser
manipulado, o Kanban acaba por se concentrar nas mãos
dos setores produtivos, que vão atualizá-lo de acordo com
o andamento das tarefas. E, caso algum dos colaboradores
não esteja tão familiarizado com seu funcionamento, é
possível perder sua organização facilmente.
Existem ferramentas, como o Trello, que ajudam a criar
quadros Kanban online.
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Sistema Kanban
Quais são os prós e contras do quadro Kanban?

Por ser um sistema com mais de 50 anos de criação,

o Kanban está sujeito a pequenos problemas dos
tempos modernos. Entretanto, ainda é completamente
funcional, desde que seja adaptado para a realidade
da sua empresa.

Criado inicialmente para fábrica com um sistema

de produto mais linear, o Kanban pode aparentar
ultrapassado quando inserido em realidades
multifacetadas. Porém, é possível implementá-lo de
maneira simples se pensarmos que cada setor possui o
seu conjunto de tarefas. Portanto, um quadro Kanban
por setor é completamente viável.

É importante salientar que o sistema Kanban constitui

uma ferramenta muito útil para a organização do
fluxo de trabalho, mas que não necessariamente
precisa ou deve atuar sozinha. Existem diversas outras
metodologias que podem agregar e mesmo preencher as
falhas que o Kanban pode explicitar no seu negócio. Na
sequência do artigo, vamos abordar outras filosofias de
trabalho que podem preencher as lacunas do Kanban.

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Como implementar
o Kanban?
Princípios do Kanban
Como implementar o Kanban?

A implementação do sistema Kanban é, PRINCÍPIOS DO KANBAN

teoricamente, simples. Mas antes de saber como
Como qualquer sistema de trabalho e produção, o
introduzi-lo na sua empresa, é importante conhecer
Kanban se norteia por alguns princípios, sendo os
seus princípios.
quatro essenciais:

1. Visualização do trabalho

A partir da criação de um modelo visual do trabalho

e do fluxo de tarefas, é possível enxergar dentro do
sistema a movimentação das atividades. Tornando
o fluxo de trabalho como uma ferramenta visível, o
Kanban facilita a percepção de gargalos, bloqueios e
atrasos, o que incentiva a comunicação e colaboração
entre os envolvidos.

2. Limitação do trabalho em andamento

Limitando a quantidade de tarefas em andamento, você

consegue reduzir o tempo que leva para um determinado
cartão passar pelos estágios do sistema Kanban. Assim,
é possível reduzir os problemas relativos às constantes
mudanças de responsabilidade para cada tarefa, além de
diminuir também a alternância de prioridade dos cartões.

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Princípios do Kanban
Como implementar o Kanban?

3. Foco no fluxo

Utilizando o sistema Kanban por meio da limitação,

priorização e repartição das tarefas em andamento
para toda a equipe, você pode otimizar a organização
da sua empresa, focando sempre no fluxo de trabalho.
Se bem trabalhado, o Kanban pode fornecer dados
que permitirão ajustes nesse fluxo, de maneira a
atingir o máximo de produtividade possível.

4. Melhoramento contínuo

A partir do momento em que o sistema Kanban está

ativo na sua empresa, ele se torna uma importante
ferramenta de estabelecimento de uma cultura que
busca sempre se aprimorar. As equipes são capazes
de analisar sua efetividade a partir da observação do
fluxo de trabalho e da distribuição de tarefas.

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Quatro passos para implementação do Kanban
Como implementar o Kanban?

Entendendo esses princípios, é possível implementar Independentemente da ferramenta escolhida para se

o sistema em quatro passos, conforme explicitado a trabalhar o fluxo de trabalho, é essencial lembrar que a
seguir: peça mais importante é a equipe e seus componentes.
Por isso, tome o tempo que for para que seus
1. Preparação e treinamento da equipe
colaboradores assimilem completamente o Kanban e se
Antes de tudo, é extremamente necessário haver um motivem para utilizá-lo na sua rotina de trabalho.
treinamento completo da equipe, de modo que todos
estejam preparados para assimilar e entender os
conceitos do sistema Kanban de produção.

É possível e completamente compreensível que

exista resistência da parte de algum colaborador.
Isso acontece porque o Kanban tem como grande
consequência a transparência do fluxo de trabalho, o
que invariavelmente vai explicitar tanto os colaboradores
produtivos quanto, principalmente, os improdutivos.

Para uma melhor assimilação, é indicado apresentar

os conceitos e princípios do Kanban, trabalhando
inicialmente um exemplo básico da sua aplicação. A
partir daí, elenque com sua equipe todos os benefícios da
implantação do sistema.

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Quatro passos para implementação do Kanban
Como implementar o Kanban?

2. Identificação dos estágios, categorias e regras de desenvolvedores de jogos, por exemplo, é possível
utilizar termos como “bug”, “melhoria”, “teste”, entre
Com uma equipe preparada, é hora de analisar seu
outros.
fluxo de trabalho. Para isso, busque identificar todos
os estágios que são percorridos por sua equipe para Com as categorias e os estágios definidos, é a hora
atingir o objetivo final, seja ele a fabricação de um de estipular regras para a manipulação do quadro.
produto ou a finalização de um projeto/serviço. Um bom exemplo é definir um prazo máximo que uma
tarefa de determinada categoria pode ficar no estágio
A partir disso, é hora de adequar o fluxo do quadro
“a fazer”.
Kanban de acordo com as necessidades da sua equipe.
O fluxo mais comum é composto pela sequência
de estágios “To Do” (a fazer), “Work in Progress –
WIP” (em andamento) e “Done” (finalizado). Mas
é completamente possível incluir quantos estágios
forem necessários para adaptar a metodologia à sua
realidade.

Após isso, é a hora de identificar as classes de trabalho.

Aqui, podem ser incluídas diversas categorias, que
vão variar de acordo com a atividade da sua empresa.
Procure usar termos de fácil identificação, que serão
inseridos antes da descrição da tarefa. Em uma equipe

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Quatro passos para implementação do Kanban
Como implementar o Kanban?

3. Priorização
que possua cartões verdes, amarelos e vermelhos já
Após a construção do quadro e a definição e explicação ajuda a visualizar as prioridades;
das regras para toda a equipe, é o momento de avançar
»» hierarquização de valor. Existem tarefas que
para o estágio mais importante da implantação do
possuem maior valor agregado à sua finalização e
Kanban: a priorização das atividades. É a partir dela que
devem ter prioridade. Ao utilizar o posicionamento
o foco da equipe vai se dirigir para tarefas específicas,
combinado à escala de cores, é possível criar uma
mantendo o foco da equipe naquilo que deve ser feito com
hierarquia de valor das tarefas mais importantes.
mais urgência.
Com a priorização, é possível evitar problemas como
Apesar de ser extremamente importante, a priorização
clientes insatisfeitos com o prazo, demora na entrega
de tarefas é um dos estágios de implantação de maior
de produtos ou serviços e mesmo a dificuldade na
simplicidade. E isso pode ser feito a partir de ações
alocação de tarefas para equipes.
simples, como:

»» posicionamento do que é mais importante na parte

superior do quadro Kanban. Isso permite uma melhor
visualização, em lista, do que deve ser feito primeiro;

»» identificação por cores. Seja nos sistemas Kanban

digitais ou por meio dos cartões post-its, é possível
estabelecer uma hierarquia de cores que identifiquem
as tarefas mais urgentes. Uma simples escala de cores

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Quatro passos para implementação do Kanban
Como implementar o Kanban?

4. Medição e aprimoramento Finalmente, para estar sempre em melhoria, é preciso

se adaptar. Não cometa o equívoco de achar que o
De nada adianta ter um fluxo de trabalho explicitado
Kanban produzido no início vai se manter o mesmo
pelo Kanban se ele não for usado para a melhoria
para sempre. Além de ser um sistema que praticamente
contínua da produtividade da equipe. Por isso, é
exige uma análise contínua, o Kanban demanda
essencial se atentar nas informações que o próprio
que seus utilizadores tenham a mente aberta para
sistema oferece.
enxergar possíveis erros e oportunidades de melhoria e
Procure estabelecer, de início, um sistema simples adaptação.
de medição, se baseando na quantidade de tarefas
que precisam ser feitas (“To Do”) versus tudo aquilo
que já foi feito até o momento (“Done”). Com isso,
você terá uma noção inicial do andamento das
tarefas. A vantagem do Kanban é que ele torna essa
quantificação extremamente visual.

Com o sistema bem implementado na rotina da

equipe, faça simulações que levem em consideração
os riscos de gargalo no fluxo de trabalho. Assim,
você vai se antecipar a possíveis problemas, sendo
capaz de elaborar planos de prevenção, diminuindo
consideravelmente os bloqueios no fluxo.

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Como potencializar
seu Kanban?
Lean
Como potencializar seu Kanban?

O Kanban é uma metodologia de fluxo de trabalho »» Empreendedores podem ser encontrados em

extremamente útil. Mas não necessariamente precisa qualquer lugar;
ser utilizada sozinha. Isso significa que é possível
»» Empreendedorismo e administração são a mesma
utilizá-lo em conjunto com várias outras filosofias de
coisa;
trabalho. A seguir, vamos citar as duas principais: Lean
e Scrum. »» Aprendizagem validada;

LEAN »» Contabilidade para inovação;

Assim como o sistema Toyota de produção, também »» Construir, medir e aprender.

no Japão dos anos 1950 surgiu o movimento Lean,
ou Lean Manufacturing. Largamente aplicado na
indústria automotiva, principalmente na Toyota, o
Lean passou a ser difundido nos últimos 20 anos em
startups e empresas de outros segmentos.

Segundo o empreendedor Eric Ries, responsável pela

adaptação da cultura Lean nas startups, seu objetivo é
o de “desenvolver produtos e serviços em um ambiente
de extrema incerteza”. Em 2008, Eric desenvolveu o que
ficou conhecido como os 5 princípios Lean:

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Scrum
Como potencializar seu Kanban?

A redução dos desperdícios é, inclusive, a principal SCRUM

filosofia da cultura Lean original, que buscava uma
Assim como o Kanban, a metodologia Scrum é
maior produtividade com menores gastos. Assim, por
uma ferramenta que busca agilidade na gestão
meio da conjunção Lean e Kanban, é possível organizar
e no planejamento de projetos. Nela, cada
o fluxo de trabalho de modo que se produza mais e se
projeto é dividido em ciclos denominados Sprints.
desperdice menos.
Normalmente, esses ciclos são mensais, mas é
Inclusive, alguns estudiosos chegaram a considerar a possível adaptá-lo à realidade do seu negócio.
criação de uma nova metodologia, chamada de Lean
O Sprint corresponderá a uma janela de tempo, na qual
Kanban, que teria o objetivo de evitar os extremos de
um certo conjunto de atividades precisa ser executado.
produção (tanto a falta quanto o excesso), evidenciando
A partir dessa organização de prazo, é possível elencar
os problemas e incitando a resolução dos mesmos.
os principais pontos da metodologia:

»» planejamento semanal: são pequenos objetivos

a serem cumpridos que, em conjunto, correspondem à
finalização de um projeto maior;

»» reuniões: podem ser feitas tanto diária quanto

semanalmente e servem para estimular a interação
entre os colaboradores, mantendo o processo
consistente e alinhado;

»» empoderamento da equipe: é o ponto responsável

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Scrum
por circular as informações de maneira mais ágil. Assim,
é possível aumentar a velocidade com que as tarefas
precisam ser desempenhadas;
»» times pequenos e interdisciplinares: a partir da
montagem de pequenas e heterogêneas equipes, a
rotina do gestor do projeto não ficará conturbada,
sendo possível atender cada uma sem a perda de
eficiência. Esse ponto específico ajuda também na
independência de certos membros da equipe.
Como potencializar seu Kanban?
Na metodologia Scrum, existem diversos papéis que
precisam ser ocupados por membros específicos da
equipe. Por ser uma filosofia mais rígida, que delega
funções e atividades, o Scrum pode ser complementado
pelo Kanban de modo a ajudar na visualização do fluxo
de trabalho, tanto de cada equipe quanto da empresa
de maneira geral.
A potencialização do sistema Kanban vai depender da
maneira como sua empresa funciona, da complexidade
do seu fluxo de trabalho e, principalmente, do quanto
sua equipe está envolvida na prática da metodologia.
É possível, então, utilizar princípios de cada filosofia
de trabalho, agregando organização e agilidade nos
processos da empresa, sem perder o foco nas melhorias
e adaptações.
A implantação de um sistema de controle do fluxo de
trabalho na sua empresa, por si só, já é uma atitude
de quem pretende ser cada vez mais estratégica,
buscando maior produtividade e menores gastos e
desperdícios.
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Marcelo Petenate é diretor executivo da Escola
EDTI. É professor em cursos da Unicamp e tem
mais de 10 anos de experiência em Estatística
Aplicada e Seis Sigma, tendo coordenado alguns
programas de implantação dessa metodologia. É
formado em Estatística pela Unicamp e mestre
em Estatística pela USP.

Utiliza a análise de dados para construir histórias

e basear as decisões de negócio da própria
equipe executiva, além de gostar de compartilhar
esse conhecimento com quem se interessar
pelo assunto. Acredita que a análise de dados é
uma ferramenta extremamente importante para
melhorar as decisões de negócios e aumentar a
competitividade das organizações brasileiras.
A Escola EDTI, com base em uma longa experiência
de trabalho de consultoria em diversas indústrias, está
plenamente capacitada para treinar e orientar equipes em
atividades de melhoria e dar suporte à análise de dados
(inteligência analítica) para subsidiar decisões de negócios.

Nós acreditamos que a formação sólida de nossos

consultores e professores, aliada à experiência e
conhecimento do mercado, são fundamentais para ajudar
pessoas e empresas a na exploração de oportunidades de
crescimento.

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