Começando do Zero

Arquivologia
Profª: Daliane Silvério
Conceitos iniciais
 • Conceitos de Arquivo:
a)“Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos” (lei nº. 8.159/91);

Informação (orgânica) + suporte = documento de arquivo

ideia, conteúdo.

material no qual são registradas as

informações.
1. (Cespe – DPF/2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou)
recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades
específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo

2. (CESPE_STM/2011) Denominam-se documentos de arquivo os documentos produzidos

por uma entidade, pública ou privada, ou por uma família ou pessoa, no transcurso das
funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações
orgânicas entre si.

3. (Cespe MI 2013) O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos

setores de trabalho, é considerado documento de arquivo

4. (Cespe EBC/2011) Um conjunto documental reconhecido como arquivo pode ser

produzido por pessoa jurídica ou por pessoa física

5. (TRE/BA – 2010) O arquivo é constituído de documentos em variados suportes, entre

outros: papel; papel fotográfico; película fotográfica; mídias digitais.
 • Conceitos de Arquivo:
d) Entidade/Instituição
b) Mobília

c) Setor de uma instituição;

Arquivo Nacional
Arquivo Público do DF
Arquivos Públicos Estaduais
Arquivos Públicos Municipais
(Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou
o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de
fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a
utilização dos arquivos.
• Finalidades do Arquivo:
Administrativa (funcional)
Histórica

Função da Arquivo:

 Disponibilizar o acesso
1. (CESPE Pol. Científica –PE / 2016) Os documentos de arquivo distinguem-se de
outros conjuntos documentais em razão de a sua finalidade original ser
administrativa

2. (CESPE_ABIN/2011) A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades

administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.

3. (CESPE_EBC/2011) A principal finalidade do arquivo é servir como fonte para

pesquisa histórica

4. (Cespe - DRPF / 2013) A finalidade principal da produção e conservação de

documentos de um arquivo é funcional.
5. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como função principal
(A) eliminar os documentos sem valor, que dificultam a busca das
informações importantes.
(B) tornar disponível as informações contidas no acervo documental.
(C) colecionar documentos históricos.
(D) instruir, informar e entreter.
Arquivo x Biblioteca
 Arquivo
Tipo de Suporte Documentos manuscritos,
impressos, audiovisuais
(exemplar único ou em nº.
reduzido).
Biblioteca
Documentos impressos e
audiovisuais (exemplares
múltiplos).

Tipo de Conjunto Fundos: unidos pela origem. Coleção: unidos pelo

conteúdo.
Objetivo (Finalidade) Funcional. Cultural.

Entrada de Acumulação natural Aquisição (Compra, permuta,

Documentos doação).
1. (Cespe – MDIC/2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de
documentos, mas uma acumulação natural de documentos

2. (Cespe SERPRO 2013) Além dos documentos produzidos pelo SERPRO, são
considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos

3. (CESPE - MDIC/2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido

adquiridos por meio de compra, doação ou permuta devem ser considerados como
arquivos.

4. (Cespe STF 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser

reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização
pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas.

5. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um

único exemplar ou , em casos específicos, serem produzidos em um limitado
número de cópias
Classificação dos Arquivos
 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
c) Entidades Mantenedoras
a) Natureza do documento
Público
Especial
Comercial
Especializado
Pessoal / familiar
Institucional
b) Extensão de Atuação:
Setorial
d) Estágios de evolução
Central / Geral
Corrente
Intermediário
Permanente
Art. 8º
• arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas freqüentes.

• arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

• arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse público e social
Lei nº 8.159/91
Revisão:
1ª fase 3ª fase

2ª fase
1. (FUNCAB CRC-RO/2015) Segundo a 2. (COSEAC – UFF / 2015) Pode-se
abordagem das “três idades”, os
documentos passam por três fases afirmar que, como ensina Paes em
distintas de arquivamento. A fase de “Arquivo: teoria e prática”, arquivo de
arquivamento na qual os primeira idade também é designado
documentos já cumpriram as
finalidades de sua criação, porém, como intermediário.
devem ser preservados em virtude
do seu valor probatório e
informativo para o Estado e para o a) intermediário.
cidadão, é denominada permanente. b) permanente.
a)eletiva. c) limbo.
b)corrente. d)purgatório.
c)permanente. e)corrente.
d)intermediária.
e)segunda idade.
3. (FUNCAB – SESC-BA / 2013) O ciclo vital dos documentos compreende as
idades: provisória, inicial, corrente, temporária e permanente.

4. (FUNCAB – SESC-BA / 2013) O arquivo corrente é constituído de

documentos de valor secundário que deixaram de ser consultados
frequentemente.

5. (Cespe DPU 2016) O fato de o documento ter sua frequência ou

possibilidade de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser
recolhido ao arquivo corrente.

6. (Cespe DPU 2016) A possibilidade de determinado documento de

arquivo ser muito usado é uma característica importante para que ele
seja considerado como pertencente ao arquivo corrente da instituição
7. (Cespe MPU 2013) Os documentos intermediários são aqueles que não
possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a
eliminação ou a transferência para guarda permanente.

8. (Cespe DPU 2016) O acesso aos documentos no arquivo intermediário

ainda é restrito aos acumuladores ou àqueles que receberam
autorização do setor que os acumulou.

9. (Cespe FUB 2015) Os documentos considerados de valor permanente

são prescritíveis e alienáveis.

10. (Cespe – FUB 2015) Os documentos que constituem os arquivos

permanentes apresentam valor secundário.
11. (Cespe FUB 2014) Os documentos de arquivo passam
necessariamente pelas três fases arquivísticas.

12. (Cespe MPOG 2015) Os documentos, para serem considerados

como correntes e intermediários, devem possuir valor primário.
Instrumentos de Gestão
Plano de Classificação
Tabela de Temporalidade
 PLANO (CÓDIGO) DE TABELA DE TEMPORALIDADE
CLASSIFICAÇÃO
Utilizado para classificar (agrupar) Utilizado para realizar a avaliação
documentos dos documentos
- Prazos de Guarda
Arquivamento e recuperação da - Destinação Final
informação - Alteração de Suporte
Os prazos de guarda são definidos
Baseia-se nas funções e atividades com base na legislação e nas
da instituição necessidades administrativas
 Plano de Classificação de Documentos
a) É elaborado com base nas funções e nas atividades da instituição

b) Na estrutura definida, as classes principais correspondem

às grandes funções desempenhadas pelo órgão ou entidade.

b) facilita o arquivamento e a recuperação da informação

024.2
024.3 033.11
 TABELA DE TEMPORALIDADE

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO FASE FASE DESTINAÇÃO OBSERVAÇÕES
CORRENTE INTERMEDIÁRIA FINAL
003 RELATÓRIOS 5 anos 9 anos Guarda permanente
DE ATIVIDADES

004 ACORDOS. Enquanto vigora 10 anos Guarda permanente

AJUSTES. CONTRATOS.
CONVÊNIOS

033.11 COMPRA Até aprovação 5 anos a contar da Eliminação

(INCLUSIVE COMPRA das contas data de aprovação
POR das contas
IMPORTAÇÃO)
 Os prazos de guarda
No campo “observações” da
•Referem-se ao tempo necessário
Tabela de Temporalidade são
para arquivamento dos documentos
registradas informações
nas fases corrente e intermediária,
complementares e
visando atender exclusivamente às PRAZOS DE GUARDA justificativas, necessárias à
necessidades da administração que ASSUNTO FASE FASE
INTERMEDIÁRIA
DESTINAÇÃO
FINAL
OBSERVA-
correta aplicação da tabela.
os gerou, mencionado, CORRENTE
ÇÕES

003 RELATÓRIOS 5 anos 9 anos Guarda Incluem-se, ainda, orientações

preferencialmente, em anos. DE ATIVIDADES permanente
quanto à alteração do suporte
004 ACORDOS. Enquanto vigora 10 anos Guarda
da informação.
•Excepcionalmente, podem ser AJUSTES. CONTRATOS. permanente

CONVÊNIOS
expresso a partir de uma ação
concreta que deverá 033.11
(INCLUSIVE
COMPRA
COMPRA
Até aprovação 5 anos a contar da
data de aprovação
Eliminação

das contas
necessariamente ocorrer em relação POR das contas

IMPORTAÇÃO)
a um determinado conjunto
documental. Entretanto, deve ser
objetivo e direto na definição da Os órgãos integrantes do Poder
ação – exemplos: até aprovação das Executivo Federal deverão avaliar os
contas; até homologação da documentos mediante aplicação da
aposentadoria; e até quitação da Tabela de Temporalidade do CONARQ
dívida. (Resolução 14).
Tabela de Temporalidade de Documentos
1. (CESPE – CNJ/ 2013) A avaliação dos documentos de arquivo é feita com
base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas
idades corrente e intermediária, indica a eliminação ou guarda
permanente dos documentos.

2. (CESPE – CNPQ/ 2011) A tabela de temporalidade de documentos

independe da realização de classificação para avaliar os documentos de
arquivo.

3. (Cespe – DPU 2016) A tabela de temporalidade é o instrumento que,

quando aplicado, permite a constituição dos arquivos
corrente, intermediário e permanente.
4. (Cespe SUFRAMA 2014) A destinação final dos documentos de
arquivo em uma tabela de temporalidade pode indicar a eliminação
física do documento ou, para documentos com valor secundário,
sua guarda permanente

5. (Cespe – FUB / 2015) A tabela de temporalidade deve ser aplicada

nos arquivos permanentes, o que possibilita a eliminação de
documentos nessa fase arquivística.

6. (Cespe ANS / 2013) A tabela de temporalidade faz referência aos

prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários e à
destinação final dos documentos de arquivo.
7. (Cespe/Serpro/2013) Na tabela de temporalidade, no campo
denominado destinação, registra-se o prazo, estimado em anos, de
manutenção de documento no arquivo.

8. (Cespe STM 2011) Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos

de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela
indicação da vigência dos documentos.

9. (CESPE - 2013 - TCE-RO) A legislação arquivística brasileira não

prevê punição para aquele que eliminem indiscriminadamente
documentos públicos, o que dificulta o combate a essa prática
 ELIMINAÇÃO – RESOL. Nº 40 do CONARQ

A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR é uma ação
que deve obedecer a uma série de requisitos que foram definidos na Resolução nº 40 do Conarq, a
saber:

a) Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes

de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na
sua específica esfera de competência;

b) O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de
Listagem de Eliminação de Documentos que, após a aprovação pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos - CPAD e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete
aprovar, deverá ser na sua específica esfera de
competência, para autorização da eliminação;

c) Após obter a autorização, os órgãos e entidades, para proceder à eliminação, deverão elaborar e
publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em periódico oficial;
d) Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de
Eliminação de Documentos que tem por objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em
periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda,
no próprio portal ou sítio eletrônico;

Serão encaminhados para a instituição arquivística pública, na sua específica

esfera de competência:

I. Duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e

rubricadas a fim de obter a autorização;
II. Uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no
qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado
III. Uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para ciência de que a
eliminação foi efetivada.