GESTÃO DO TEMPO E

FERRAMENTAS DA PRODUTIVIDADE

Unidade 02: Gestão do tempo

Você costuma dar aquela “checada” no celular com qual frequência? Você tem o hábito de pegar um
texto para ler e rapidamente se distrai com mensagens no celular, com aquela foto nova que seu amigo do
Facebook acabou de postar ou até mesmo com o relógio que está em seu pulso?

É interessante pensar que quando temos uma atividade para fazer, sempre aparecem mil coisas
que nos distraem. E aquela leitura, ou qualquer outra coisa, que deveria ser analisada naquele momento
acaba levando mais tempo do que o esperado. Talvez, se nos mantivéssemos completamente focados e
concentrados, poderíamos encerrar qualquer atividade até mesmo antes do prazo determinado.

Concentração e foco nunca foram tão difíceis de serem praticados como agora! A tecnologia e a rápida
transmissão de informação nos deixam completamente ligados à toneladas de notícias, mensagens e fotos
que são depositadas nas redes sociais a cada segundo. Com isso, o smartphone que fica ao seu lado todo o
tempo toca de segundo em segundo
tirando sua atenção.

Agora, você deve estar se

perguntando: “mas como isso pode
ser ruim para o meu trabalho?”
A verdade é que se não nos
concentramos, não possuímos foco e
nos desatentamos aos nossos deveres
a qualquer som que o celular faz, isso
acaba diminuindo de forma drástica o
nosso rendimento profissional.

Não é porque cumprimos

as 8h diárias em uma empresa que
podemos ser considerados produtivos. Se permanecemos as oito horas em uma mesa, mas não conseguimos
finalizar todas as tarefas, porque sempre nos distraímos com coisas que não acrescentam no trabalho, isso
significa que estamos sendo improdutivos.

Não estamos dizendo que você não pode checar suas mensagens durante o trabalho. Não é isso!
Entretanto, você tem que aprender a gerenciar o seu tempo. Mas, saber administrar o tempo consiste em
saber controlar, de forma consciente, a quantidade de tempo você gasta em cada atividade do seu dia a dia.
Para que você consiga cumprir todas as suas tarefas de maneira eficiente e eficaz, o primeiro passo é manter

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o foco, definindo prioridades e, principalmente, fazendo um bom uso do seu tempo.

A gestão do tempo trata da organização da vida pessoal e profissional de um indivíduo que planeja
seu dia, elegendo suas tarefas mais importantes, e, consequentemente, a eficiência e a produtividade são
alcançadas.

Um dia tem 24 horas e é igual para todos! Mas, por que para uns parece que o dia rende mais e
para outros nem tanto? É exatamente sobre isso que falaremos na unidade 2. Abordaremos sobre como a
gestão do tempo pode ajudar a organizar sua rotina e suas tarefas, podendo aumentar consideravelmente
sua produtividade.

Para isso, o primeiro passo será a disciplina. Faça um compromisso de ser disciplinado e faça uma
autogestão. Faça desta unidade algo extremamente importante que o ajudará em diversos campos de sua
vida. Mas, antes de começarmos, responda: como você gerencia o seu tempo hoje?

Ao final dessa unidade, você deverá ser capaz de:

• Entender a importância do mindset da produtividade na sua vida profissional.

• Analisar a tríade do tempo e aprender a colocá-la em prática.

• Compreender a matriz do tempo para usá-la a seu favor.

• Conhecer as vantagens que a concentração pode proporcionar.

2.1 Mindset da produtividade

Quando se tem uma tarefa para concluir, mas por mais que se saiba que há um prazo para cumpri-
la e que muita coisa depende do seu resultado, inclusive aquele bônus do mês que só será recebido, caso
a meta seja atingida, mas, mesmo assim, não se consegue fazer no tempo determinado isso é falta de um
mindset produtivo! Mas o que de fato é isso? Mindset nada mais é do que uma atitude mental! São ações que
o cérebro nos impulsiona a fazer todos os dias, sejam elas por emoção ou por razão, em outras palavras, é o
ato de se pensar em algo e decidir fazer.

Um dos responsáveis pela criação de um mindset é uma parte do cérebro chamada córtex pré-frontal
(CPF). Essa pequena parte do corpo tem a principal e fundamental função de orientar na tomada de decisões.

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Podemos dizer que ele é o “nosso chefe”, pois é ele que nos dá as devidas coordenadas para o que devemos
fazer.

O CPF é fundamental nas nossas tomadas de decisões, resoluções de problemas, capacidade

de planejar, de organizar, executar, dentre tantas outras habilidades cognitivas que aparecem para nós
diariamente. Além disso, ele também é responsável por chefiar o nosso tempo. É isso mesmo! O córtex pré-
frontal é o “chefe do nosso tempo”.

Sabe aquela segunda-feira extremamente cansativa em que o corpo está pedindo para deitar e os
olhos mal param abertos, mas mesmo assim se decide ficar acordado até mais tarde para terminar aquele
trabalho atrasado? Essa é uma atitude mental que o córtex pré-frontal nos orienta a fazer! Esse é o seu
mindset!

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O que queremos mostrar aqui é exatamente isso! Ao invés de você ter uma atitude mental para concluir
tarefas atrasadas, vamos auxiliá-lo a ter um mindset produtivo nos momentos certos. Orientaremos você a ter
uma atitude mental para gerenciar o seu tempo.

Falaremos, especificamente, das atitudes mentais que levam a gerenciar o tempo, pois já vimos
que quando se tem controle do tempo é possível se organiza melhor, ser mais produtivo e obter melhores
resultados. Doran et al (2004) retrata que, quando você não administra muito bem o seu tempo, diversas
coisas são afetadas na sua vida e uma delas é o sono.

Estudos mostram que, quando perdemos uma noite de sono, ou dormimos menos do que o de
costume, acabamos ficando mais lentos no outro dia, o que acaba diminuindo consideravelmente nossa
capacidade cognitiva, aumentando a fadiga, prejudicando diretamente nosso humor e habilidade de tomar
decisões (DORAN, 2004). Isso normalmente acontece quando não conseguimos administrar bem o tempo.

Nossa mente está treinada para executar tarefas, considerando nossos sentimentos e emoções. Às
vezes é difícil chegar no trabalho depois de uma noite mal dormida e ser produtivo, bem-humorado e realizar
as atividades rotineiras na mesma velocidade do que uma pessoa que dormiu bem. Mas como mudar isso?
Treinando!

A nossa mente precisa ser treinada! Ela precisa se acostumar a tomar a atitudes certas. Deve ser
organizada para que seja capaz de orientá-lo da maneira correta. Para ser um líder, treine a sua mente! Para
ser mais produtivo, treine suas atitudes para isso, chefie o seu tempo e, assim, você conseguirá ter um mindset
produtivo! Quanto mais se treina, mais rápido será atingido o seu objetivo. Basta ter uma atitude mental para
começar e, depois, você só precisará se desenvolver diariamente. Os resultados consequentemente virão.

Continue lendo sobre o assunto em:

Tríade da Produtividade “10 princípios para ser mais produtivo (de verdade) de
Christian Barbosa

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2.2. Tríade do tempo

“A vida é curta, por isso não faça dela um rascunho. Pode não dar tempo de passa-la a limpo!”

Christian Barbosa

O autor Christian Barbosa (2008) apresenta a tríade do tempo como uma metodologia de organização
e gerenciamento de tempo. Esse método traz uma série de ferramentas e estratégias modernas para se dividir
o tempo em três categorias principais: circunstancial, importante e urgente. Com isso, é possível desenvolver
a habilidade de organizar o tempo, definindo prioridades e finalizando tarefas, de maneira com que haja
garantia de um melhor aproveitamento do tempo.

A maior dificuldade encontrada pelas pessoas da atualidade é conseguir realizar todas as atividades
do seu dia em 24 horas. Já ouvimos algumas vezes dizerem: “Hoje o dia podia ter 48 horas!”. A verdade é que,
normalmente, temos sempre tantas coisas para fazer que achamos que o relógio está contra nós. Mas, como
é possível gerenciar o tempo?

O primeiro passo é definir um mindset e decidir iniciar a organizacão do tempo! Como já temos hábitos
e rotinas definidas, essa tarefa se torna um pouco mais complicada, pois uma das características de nosso
cérebro é não desaprender. Se tivermos uma atitude mental de começar a desenvolver uma administração do
tempo, perceberemos a construção de um novo hábito, começando pelo rendimento pessoal.

O método de tríade é uma comparação ao dogma de união Trindade, da doutrina cristã, que se
refere a união de três pessoas distintas: o Pai, o Filho e o Espírito Santo que, juntos, têm a representatividade
do Deus único. Barbosa (2008) acredita que o tempo também pode ser comparado a uma trindade sendo
separado como: circunstancial, importante e urgente.

Com base no princípio de Eisenhower, que aborda a trilogia do tempo, Barbosa (2008) desenvolveu
o conceito da Tríade do Tempo. O autor teve a intenção de propor uma divisão entre as tarefas do dia com
critérios específicos. O método tem o intuito de motivar a modernização e a simplicidade na execução de
tarefas, contando que sejam feitas sempre dentro do prazo que cada uma necessita.

A tríade do tempo é apresentada em forma de esferas, sendo que as esferas não sofrem nenhum tipo de
interseção e as atividades realizadas nas esferas ‘importante’ e ‘urgente’ nunca acontecem simultaneamente.
Cada esfera tem sua função e a pessoa que utiliza desse método para organizar o seu tempo deve se lembrar
que não pode alterar as funções que são claras e específicas.

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Figura 03: Tríade do Tempo

Fonte: (BARBOSA, 2008).

É necessário ter conhecimento aprofundado sobre a perspectiva de cada significado especifico. Por
isso, apresentaremos detalhadamente cada uma das esferas e como classificá-las para que você possa fazer
sozinho e de forma automática no seu dia a dia. O objetivo é que você consiga realizar uma análise instantânea
na hora que você for separar suas tarefas.

A primeira esfera trata-se das tarefas importantes. Sabe aquelas atividades que são de fato significativas
na vida? Aquelas que trazem resultados, que atendem seus objetivos e que te levam ao sucesso? Essas são
consideradas atividades importantes! Esses resultados podem ser de curto, médio e longo prazo.

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Na segunda-feira você chega no seu trabalho e ao entrar no seu e-mail recebe a informação de que existe
uma demanda de 80 análises atrasadas quem precisam ser realizadas, mas você sabe que cumprir essa tarefa levará
um determinado tempo. Ao olhar sua agenda, percebe que agendou uma reunião com os gestores para discutir a
próxima confraternização de natal. E agora? O que você fará primeiro? Você atenderá a demanda que necessita ser
cumprida para atingir a meta ou manterá a reunião?

O ideal, neste caso, é analisar, primeiramente, qual das duas demandas trará resultados para o
atingimento de objetivos. Pode ser que a reunião para discutir a confraternização não seja importante a
ponto de atingir seus objetivos. O mais indicado é que você classifique as suas tarefas e defina quais de fato
contribuirão para seu objetivo. Mesmo que se tenha várias coisas para cumprir, é necessário analisar se todas
levarão ao “caminho certo”.

A segunda esfera traz as tarefas urgentes. Essas são todas as atividades para qual o tempo é curto
ou já se esgotou. Se enquadram aqui as tarefas que não dispomos de mais tempo para entregar. São as
que surgem em cima da hora, que não são
predeterminadas. Essas, normalmente, são
as que causam mais stress, pois, mesmo não
tendo tempo suficiente, é preciso entregá-las.

Vamos pensar ainda no mesmo

exemplo acima. Lembra das 80 análises
atrasadas? Vamos imaginar que você receba
esse e-mail e no corpo do texto contém a
seguinte descrição:

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“Prezado,

Foi constatado no sistema que possuem 80 análises atrasadas. Os atrasos variam de

60 a 5 dias. Precisamos que todas as análises sejam entregues em no máximo 3 dias.

Temos urgência!

Att, Departamento de TI.”

Neste caso, como se leva no mínimo 60 minutos para cada análise, em 1 dia é possível fazer apenas
10 análises. Como são 80 atrasadas, fica claro que seriam necessários 8 dias no mínimo. Mas, como você
tem apenas 2 dias, provavelmente terá que colocar as análises em urgência e fazer hora extra no trabalho.
Isso acarreta stress, mau humor, irritabilidades e pressão psicológica, já que seu superior pediu urgência na
entrega.

A terceira e última esfera é a denominada circunstancial. Ela se refere às atividades desnecessárias.

São consideradas como atividades de perda de tempo ou inúteis. Essas atividades quase sempre não levam
a lugar algum, pois não tem como objetivo de atingir nenhuma meta, nenhum resultado, podendo ser
facilmente descartadas.

Cada caso é um caso, lembre-se disso! O que pode ser importante para um pode não ser para outra
pessoa. O ideal é alinhar os objetivos dentro da empresa para que todos trabalhem em prol de uma única
meta.

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2.3 Matriz do tempo

“O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”

Dwight Eisenhower

Eisenhower (1961) teve seus holofotes focados na capacidade produtiva. O presidente lidava
com agendas diárias, carregadas de atividades e, mesmo assim, conseguia se administrar perfeitamente,
priorizando as tarefas que realmente eram importantes. Sua forma de administrar o seu tempo gerou tanta
curiosidade que Stephen R. Covey lançou o livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”.

O método Eisenhower funcionava com a classificação de quatro categorias: importantes, não

importantes, urgentes e não urgentes. Essas atividades dependiam de uma padronização, sendo que, se
uma atividade fosse importante e urgente, deveria ser executada de imediato. Caso a tarefa fosse importante
e não urgente, era possível planejar já que não era necessário ser executado de imediato. Se fosse não
importante, porém, urgente, essa tarefa seria delegada a outra pessoa. Se a atividade se classificasse como
não importante e não urgente, essa era deletada imediatamente.

Esse processo de classificação determinava as atividades que deveriam ser executadas de imediato, as
que poderiam ser planejadas, as que poderiam ser delegadas e as que deveriam ser eliminadas. Com isso, as
atividades tinham um sentido maior, não desperdiçando tempo e otimizando as tarefas. Essa simples lógica
permite um melhor desempenho, já que as atividades são classificadas e divididas no seu devido tempo.

A matriz do tempo é uma ferramenta que pode ser utilizada por qualquer pessoa que queira organizar
o seu tempo, considerando as variáveis “importante e urgente”. Além de gerenciar o tempo, esse método
também auxilia no desenho das prioridades, permitindo a quem a utiliza uma melhor visualização das suas
atividades que atingirão objetivos e as que não atingirão.

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Figura 04: Matriz do tempo

Fonte: (COVEY, 2008).

Agora que você já sabe o conceito da matriz do tempo e sua funcionalidade, que tal começar a classificar
suas atividades utilizando esse método?

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Construa uma matriz do tempo com base nas suas atividades diárias
classificando-as conforme o método ensina.

2.4. Concentração
A maioria das pessoas dizem ter concentração, porém a outra metade já se distraiu em meio a essa
pergunta. A verdade é que mais da metade das pessoas não possuem e não sabem como ter concentração,
e, ainda não acham que seja algo necessário. Mostraremos então como o simples fato de se concentrar pode
mudar a produtividade.

A revista Exame (2014) aborda o tema concentração como sendo a principal habilidade que as
organizações observarão nos seus funcionários. O ato de ser concentrado e focado tem se tornado algo que
destaca os melhores profissionais e a razão: “aumento da produtividade”. Mas o que o foco tem a ver com o
rendimento de um colaborador?

A coach executiva Eva Hirsch em entrevista para a Revista Exame (2014) relata que, quando uma pessoa
perde o foco, ela acaba desperdiçando energia e, automaticamente, está perdendo tempo. A consequência
disso? Perda significativa da produtividade!

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Qualquer pessoa precisa pensar e o ato de pensar gasta energia. Para realizar tarefas é preciso utilizar
parte do cérebro onde estão localizados os circuitos de atenção e foco. Para realizar uma tarefa bem-feita
é necessária toda a energia e todo o foco. Se não há concentração, é até possível executá-la, mas não de
maneira eficiente como quando a pessoa está focada.

Você já deve ter percebido que algumas pessoas conseguem realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
Dizem até que as mulheres são dotadas com esse dom, pois conseguem fazer mil coisas ao mesmo tempo e não
se perdem e nem deixar de fazer bem-feito. De acordo com essa crença, homem não possui essa habilidade.
E você? É uma pessoa capaz de realizar diversas tarefas ao mesmo tempo e todas serem executadas com
perfeita eficiência?

A concentração é importante! As melhores respostas são apresentadas naqueles que focam em obter
qualidade. Não estamos dizendo que quem pratica a multitarefa executa projetos sem qualidade. Porém, as
multitarefas tendem a sobrecarregar. Quando uma pessoa está sobrecarregada, ela não percebe que alguns
erros passaram despercebidos.

Certo dia o Max decidiu renovar sua sala de TV. Foi até uma loja e fez uma compra de vários eletrônicos para
dar um up em sua casa. Ele comprou uma TV de 49 polegadas, um home theater com 8 caixas de som e um DVD com
função 3D. Mas em sua casa já possuía um aparelho de som e um aparelho de TV à cabo. Mas o detalhe é que a
sala conta com apenas duas tomadas, cada uma em uma extremidade do cômodo. Sendo assim, ele teve que plugar
todos os fios em um ‘T’ numa única tomada. Ao ligar todos os aparelhos houve um problema na rede que causou o
desarmamento dos disjuntores da casa. Você sabe dizer o que aconteceu?

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Ao ligar todos os aparelhos em uma única tomada, Max sobrecarregou a rede de energia, ocasionando
uma queda. Isso acontece quando uma pessoa se sobrecarrega com várias atividades. Chega uma hora que
ela “desarma”, uma vez que o cérebro e o corpo têm um limite. A questão da multitarefa não acarreta perda do
rendimento apenas, mas também vários problemas
para a saúde e para o psicológico do trabalhador.

Sabemos que o ritmo acelerado das coisas te

impulsiona a fazer muitas tarefas ao mesmo tempo,
mas é preciso concentrar nas mais importantes e
realizá-las com mais eficiência.

É possível aumentar a concentração? Sim! E

para isso existem vários exercícios que podem auxiliar
no aumento da concentração e, consequentemente,
da produtividade. Para desenvolver o foco é
necessário exercitar o cérebro, treiná-lo para não se
distrair com qualquer coisa. Dessa forma, é possível
não ficar sobrecarregado e ter mais qualidade de
vida e no trabalho.

A concentração é algo mais complexo quando

partimos para uma abordagem mais cientifica.
Uma pessoa só consegue se concentrar devido ao
funcionamento da integração de várias estruturas
corticais e subcorticais, além de sistemas de redes
neurais que promovem a neuroanatomia da
atenção. O cérebro recebe estímulos provenientes
dos órgãos sensoriais (BRANDÃO, 1995).

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De acordo com Mesulam (1999) a atenção é formada através de três estruturas: o córtex parietal
superior, o córtex pré-motor lateral e o giro do cíngulo anterior. Cada um está associado a uma função
específica, sendo que o córtex parietal superior está relacionado à representação espacial exterior, o córtex
pré-motor lateral é responsável pela orientação e movimentação de exploração e a última parte associa-se a
monitoração de resposta.

Todas essas partes do cérebro recebem um estimulo para iniciar a habilidade de concentração, dessa
forma, é preciso motivar todos para que se inicie o funcionamento. O corpo gasta energia para começar
esse processo. Uma pessoa gasta uma quantidade ‘x’ de energia para executar uma tarefa. Se a quantidade
de tarefas for aumentada, a energia também aumentará, e, com isso, os riscos são maiores de se esquecer
de algum detalhe ou até mesmo de não fazer o que é necessário. Para desenvolver a concentração, basta
exercitar a mente com disciplina.

Vamos aumentar sua concentração?

Separamos 7 passos para que você possa seguir com o intuito de aumentar
sua concentração.

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1. Busque ambientes sem distração.

2. Pratique meditação.

3. Faça exercícios físicos.

4. Faça listas.

5. Use mais sua memória.

6. Divida as tarefas em partes.

7. Estabeleça prazos.

Agora, pedimos que você preencha cada pergunta baseada nos 7 passos, como se pede.

1. Cite três ambientes que te permitem realizar suas tarefas sem muitas distrações.

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2. Você tem o hábito de parar para pensar nas atividades que realizará no dia seguinte?

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3. Você pratica algum esporte? Faz algum tipo de exercício? Com que frequência?

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4. Você faz listas para o seu dia?

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5. Qual técnica você utiliza para memorizar?

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6. Descreva como você divide as suas atividades do dia.

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7. Como você estabelece o prazo de cada atividade?

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