ORIENTAÇÕES PARA CADASTRO DE

DEMANDAS
PREFEITURA E ENTIDADE
(versão 4 – 26/10/2020)

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 SUMÁRIO

1. CONTEXTO ......................................................................................................................... 3
2. ACESSO AO SISTEMA ......................................................................................................... 3
3. CADASTRAR EQUIPE, GESTOR E REPRESENTANTE LEGAL .................................................... 5
3.1. CADASTRAR EQUIPE MUNICIPAL (PREFEITURA) .................................................................... 5
3.2. CADASTRAR GESTOR E EQUIPE TÉCNICA (ENTIDADE) ........................................................... 6
3.2.1. CADASTRAR GESTOR ........................................................................................................... 6
3.2.2. CADASTRAR EQUIPE TÉCNICA ............................................................................................. 7
3.3. CADASTRAR OUTROS RESPONSÁVEIS LEGAIS ........................................................................ 9
4. SOLICITAR UMA DEMANDA ............................................................................................. 10
4.1. PROCESSAMENTO DE UMA DEMANDA A PARTIR DE UMA EMENDA PARLAMENTAR
IMPOSITIVA ................................................................................................................................. 10
4.2. SOLICITAR UMA DEMANDA ................................................................................................. 12
4.3. ENVIAR UM CONVITE (em breve estará disponível) ............................................................ 13
5. INCLUIR OS DADOS DA DEMANDA ................................................................................... 13
5.1. INCLUIR ITENS DO PORTFÓLIO DE AQUISIÇÃO, CUSTEIO, SERVIÇOS E INVESTIMENTOS .... 13
5.2. INCLUIR ITENS DO PORTFÓLIO OBRAS ................................................................................. 14
5.3. INCLUIR JUSTIFICATIVA (para qualquer portfólio) ............................................................... 16
5.4. ANEXAR DOCUMENTOS ....................................................................................................... 16
6. ENCAMINHAR PARA ANÁLISE DA SECRETARIA DESTINO .................................................. 18
7. PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO .................................................................... 19
8. ASSINAR O TERMO DE CONVÊNIO E O TERMO DE CIÊNCIA E NOTIFICAÇÃO TCE ............... 20
9. VERIFICAR/GERAR RESUMO DO PROCESSO ..................................................................... 21
10. ACESSAR A LISTA DE DEMANDAS DA PREFEITURA OU ENTIDADE ................................... 22

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1. CONTEXTO
As prefeituras e as entidades poderão efetuar as demandas ao Governo por meio do
serviço Demandas do Programa SP Sem Papel.
Vamos dar o passo a passo para todos.
O serviço Demandas será utilizado para:
1. Solicitações rotineiras de prefeituras e entidades.
2. Processamento das emendas parlamentares, quando liberadas para execução.
Vamos verificar como é feito o acesso ao sistema, a inclusão da demanda e a
assinatura do termo de convênio!

2. ACESSO AO SISTEMA
No navegador, a prefeitura e entidade deverá acessar o portal do Programa SP Sem
Papel, digitando o endereço: www.spsempapel.sp.gov.br.
No menu superior, clicar em “Serviços” e, em seguida, em “Demandas”.

Na tela de login, informar o CPF e clicar em “Próximo”.

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Observe que, na próxima tela de identificação, constará a matrícula já preenchida. O
usuário da prefeitura ou entidade deverá informar a senha e clicar em “Próximo”.
Atenção: Os dados de acesso ao serviço Demandas foram encaminhados ao e-mail da
prefeitura ou entidade conforme cadastro nos órgãos competentes.
Em caso de não recebimento da senha, entre em contato com o 0800 710 0064 da
Prodesp.

Atenção: Após efetuar o login, o usuário deverá, novamente, clicar em “Serviços” e

depois em “Demandas”.

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3. CADASTRAR EQUIPE, GESTOR E REPRESENTANTE LEGAL
A prefeitura ou a entidade poderá cadastrar até 5 integrantes para compor sua equipe
técnica, além do prefeito e o gestor da Câmara Municipal. Poderá, também, indicar
membros da sua equipe como representantes legais para assinar os documentos como
beneficiários.
No caso do cadastro de gestor, este só pode ser realizado pelas entidades. Os prefeitos
serão automaticamente cadastrados de acordo com a base de dados oficial do Estado.

3.1. CADASTRAR EQUIPE MUNICIPAL (PREFEITURA)

No menu “Entidade” clique em “Equipe Municipal”.

Em seguida, clique em “Incluir equipe municipal”.

Na próxima tela, informe os dados da pessoa a ser cadastrada e clique em “Salvar”.

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Importante: Uma vez cadastrados, todos os usuários da prefeitura poderão cadastrar
demandas.

3.2. CADASTRAR GESTOR E EQUIPE TÉCNICA (ENTIDADE)

3.2.1. CADASTRAR GESTOR

No menu “Entidade” clique em “Gestor Entidade”.

Em seguida, clique em “Incluir gestor entidade”.

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Na próxima tela, informe os dados do gestor a ser cadastrado e clique em “Salvar”.

3.2.2. CADASTRAR EQUIPE TÉCNICA

No menu “Entidade” clique em “Equipe Técnica”.

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Em seguida, clique em “Incluir equipe técnica”.

Na próxima tela, informe os dados da pessoa a ser cadastrada e clique em “Salvar”.

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Importante: Uma vez cadastrados, todos os usuários da entidade poderão cadastrar
demandas.

3.3. CADASTRAR OUTROS RESPONSÁVEIS LEGAIS

Os usuários cadastrados como prefeitos e como gestores da entidade são responsáveis
pelo andamento e pela assinatura dos documentos no módulo Demandas. Caso haja a
necessidade, o demandante poderá indicar outros membros da equipe técnica
também como responsáveis legais pela prefeitura ou entidade para que estes assinem
como beneficiários em conjunto.
No menu “Entidade”, clique em “Equipe Técnica”.

Em seguida, clique em “Abrir” no ícone correspondente da pessoa que deseja incluir

como representante legal.

Em seguida, os dados do usuário ficam disponíveis para edição, marque a opção sim
em “Responsável Legal” e clique em “Salvar”.

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Pronto! Essa pessoa também está habilitada para assinar em conjunto com o gestor da
entidade ou prefeito os documentos necessários à demanda.

4. SOLICITAR UMA DEMANDA

Após acessar o sistema, a prefeitura ou entidade deverá clicar em “Demandas”.

4.1. PROCESSAMENTO DE UMA DEMANDA A PARTIR DE UMA EMENDA

PARLAMENTAR IMPOSITIVA
Após clicar em “Demandas”, a prefeitura ou entidade deverá clicar em “Visualizar
emendas disponíveis”.

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E, na lista das emendas parlamentares, selecionar uma das emendas relacionadas para
criar uma demanda no sistema.

Após selecionar a emenda, os dados de portfólio estarão preenchidos com base na

análise técnica e associação de objetos realizada pela secretaria.

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Agora, para dar andamento à demanda, clique em “Salvar”.

4.2. SOLICITAR UMA DEMANDA

A prefeitura ou entidade poderá solicitar demandas para o Governo a qualquer tempo
sem que essas demandas estejam relacionadas a uma emenda parlamentar.
Após acessar o sistema, a prefeitura ou entidade deverá clicar em “Demandas”.

Para criar essa demanda, é preciso clicar em “+Incluir demanda”.

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Na tela seguinte, de cadastro da demanda, deve-se escolher se a demanda envolve
recursos financeiros e selecionar o portfólio. E, após efetuar as seleções, clicar em
“Salvar”.

Atenção: Após salvar a demanda, os passos descritos a seguir serão os mesmos –

independentemente do início da demanda, se a partir de uma emenda parlamentar ou
se a partir da necessidade da prefeitura ou da entidade.

4.3. ENVIAR UM CONVITE (em breve estará disponível)

Em breve a prefeitura ou entidade poderá enviar convites aos secretários ou ao
governador.

5. INCLUIR OS DADOS DA DEMANDA

Após “Salvar” a demanda, a prefeitura ou entidade deverá informar os itens que
compõem a demanda, fazer a justificativa da solicitação e anexar documentos
conforme a necessidade da secretaria destino.
Por enquanto, há dois tipos de portfólio: (1) Aquisição, custeio, serviços e
investimentos e (2) Obras. Há diferenças entre um e outro portfólio para realizar o
preenchimento da demanda no sistema, mas a lógica é muito parecida. Em breve
teremos um novo portfólio no qual poderão ser realizados “Convites”.

5.1. INCLUIR ITENS DO PORTFÓLIO DE AQUISIÇÃO, CUSTEIO, SERVIÇOS E

INVESTIMENTOS
Para incluir itens de composição, a prefeitura ou entidade deverá adicionar os itens da
demanda. Para tanto, na lista disponível no sistema deverá selecionar o item e clicar
em “Adicionar +”.

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Para alguns itens, a prefeitura ou entidade deverá indicar o valor do item, para outros,
o valor estará pré-definido pela Secretaria destino, não podendo ser alterado pela
prefeitura ou entidade, como pode ser observado na coluna “Valor (R$)”. Já na coluna
“Quantidade”, a prefeitura ou entidade deverá indicar a quantidade de cada item que
está sendo solicitado.

5.2. INCLUIR ITENS DO PORTFÓLIO OBRAS

Para o portfólio obras, a prefeitura ou entidade deverá adicionar as obras da
demanda. Para tanto, deverá clicar em “+ Adicionar” e “Cadastrar obra”. Após inserir
os dados, clicar em “Salvar”.

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Após cadastrar a obra, a prefeitura ou entidade deverá informar os dados específicos
da obra, ou seja, incluir fotos, documentos. Assim, deverá clicar no “símbolo de
engrenagem” que significa “Gerenciar Obra”.

Atenção: O “triângulo vermelho” na coluna “Situação” indica que há pendências.

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Importante: Os documentos e as fotos poderão ser exigidos tanto no cadastramento
quanto nas etapas de preenchimento do plano de trabalho e antes da assinatura do
convênio, fique atento, pois se houver pendências nos documentos e fotos da obra a
prefeitura ou entidade não conseguirá avançar.

5.3. INCLUIR JUSTIFICATIVA (para qualquer portfólio)

A prefeitura ou entidade deverá enviar para a Secretaria destino a justificativa da
solicitação. Assim, no campo “Justificativa”, ela deverá digitar o texto ou preencher as
lacunas do texto disponibilizado pela Secretaria destino. Após incluir o texto, deverá
clicar em “Salvar”.
Atenção: Se houver alguma orientação específica para preenchimento da justificativa,
no botão indicado com a letra “i” estará descrita a orientação.

5.4. ANEXAR DOCUMENTOS

Cada Secretaria destino tem necessidades específicas para análise das demandas.
Assim, a prefeitura ou entidade deverá anexar os documentos solicitados pela

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secretaria nas etapas “Em cadastramento” e “Em preenchimento do plano de
trabalho”.
Para anexar documentos, na coluna “Ações”, a prefeitura ou entidade deverá clicar no
“símbolo de upload”. É importante que o documento esteja em formato PDF, para
garantir sua integridade.

Antes de escolher o documento no computador, será necessário validar a operação, ou

seja, informar a “Senha” e clicar em “Autenticar”.

Após autenticar o documento, ele poderá ser anexado. Assim, a prefeitura ou entidade
deverá clicar em “Escolher arquivo”, escolher o documento salvo no computador e
clicar em “Salvar”.

O documento anexado estará relacionado no grid podendo ser excluído, baixado ou

visualizado enquanto a demanda não for encaminhada para a Secretaria destino.

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Atenção: Caso o documento possua um modelo, a prefeitura ou entidade deverá fazer
o download desse documento, preencher, salvar em formato “.PDF” e fazer o upload
no sistema.

6. ENCAMINHAR PARA ANÁLISE DA SECRETARIA DESTINO

Após informar os itens da demanda ou as obras, elaborar a justificativa e anexar os
documentos, a prefeitura ou entidade poderá encaminhar a demanda para análise
administrativa. Para tanto, deverá clicar em “Encaminhar para análise da Secretaria
destino”.
Importante: A prefeitura ou entidade encaminhará, diretamente, para análise
administrativa da Secretaria destino apenas as demandas associadas a uma emenda
impositiva. As demais demandas, após o cadastramento, ao serem encaminhadas para
análise administrativa, inicialmente, serão triadas na Secretaria de Desenvolvimento
Regional (SDR), e esta encaminhará para a análise da Secretaria destino, conforme
competência de cada uma. As demandas que estiverem aguardando triagem estarão
indicadas no sistema no quadro lateral “Fluxo da Demanda”, “Em triagem da SDR”.

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Atenção: Ao clicar em “Encaminhar para análise da Secretaria destino”, será
necessário informar a senha para assinar a tramitação da demanda e a produção dos
documentos. Em todas as etapas de tramitação e produção de documentos será
exigida a senha.
No quadro lateral “Fluxo da demanda”, a prefeitura ou entidade poderá visualizar o
estado atual da demanda, independentemente da etapa em que a demanda estiver.

7. PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO

Após a análise administrativa efetuada pela Secretaria destino, a prefeitura ou
entidade receberá uma notificação e deverá preencher o plano de trabalho e anexar
outros documentos necessários às demais análises.
O plano de trabalho deverá ser preenchido conforme modelo oferecido pela Secretaria
destino. A prefeitura ou entidade deverá apresentar as informações solicitadas nesse
documento, não sendo permitido incluir outro documento.
Após preencher o plano de trabalho, deve-se clicar em “Salvar”.

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Importante: A prefeitura ou entidade poderá verificar a análise administrativa
efetuada pela Secretaria destino e considerar, se for o caso, essa análise na elaboração
do plano de trabalho.

Após preencher o plano de trabalho e incluir os documentos obrigatórios, a prefeitura

ou entidade deverá encaminhar a demanda para análise técnica. Para tanto, deverá
clicar em “Encaminhar para análise técnica”.

8. ASSINAR O TERMO DE CONVÊNIO E O TERMO DE CIÊNCIA E NOTIFICAÇÃO TCE

Após encaminhar para a análise técnica, a prefeitura ou entidade deverá aguardar
todos os trâmites internos a ser realizados na Secretaria destino para que o termo de
convênio e o termo de ciência e notificação TCE possam ser assinados e,
consequentemente, firmados entre as partes.
Quando a Secretaria destino tramitar para assinatura do prefeito ou representante
legal da entidade, no quadro “Fluxo da demanda” estará indicado o estado atual

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“Aguardando assinaturas”, este deverá conferir o termo de convênio e, se estiver de
acordo, clicar em “Assinar”.

Importante: Após a assinatura do prefeito ou do representante legal da entidade, o

termo de convênio será assinado pelo secretário da pasta e poderá ser assinado pelo
ordenador de despesas. Após as assinaturas, será emitida a nota de empenho pela
Secretaria destino e o acordo bilateral estará formalizado. A Secretaria destino pode
também solicitar a assinatura de até duas testemunhas.

9. VERIFICAR/GERAR RESUMO DO PROCESSO

Para visualizar ou gerar o PDF do acordo bilateral formalizado com todos os
documentos, a prefeitura ou entidade deverá, no quadro “Resumo”, clicar em “Gerar
PDF”.

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10. ACESSAR A LISTA DE DEMANDAS DA PREFEITURA OU ENTIDADE
No menu “Demandas”, a prefeitura ou entidade poderá verificar a relação de
demandas solicitadas.

Importante: Essa relação será sempre incrementada, ou seja, todas as demandas serão
relacionadas independentemente da etapa do fluxo que estiverem. A prefeitura ou
entidade poderá fazer combinações de filtro na pesquisa para localizar as demandas
de determinada característica.

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