FPE - SISTEMA FINANÇAS PÚBLICAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL - FPE

MANUAL DE PRESTAÇÃO DE
CONTAS - SISTEMA FPE
Prestação de Contas Alimentação Escolar

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO COORDENAÇÃO DE FINANÇAS

-2019-

0
SUMÁRIO
ACESSO AO SISTEMA FPE ............................................................................................................................................. 3

CONHECENDO AS TELAS DO FPE ................................................................................................................................. 4

CONHECENDO AS ABAS DO SISTEMA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ........................................................................... 5

Aba Solicitação Prestação Contas............................................................................................................................. 5

Aba Recebimentos .................................................................................................................................................... 5
Aba Cardápio ............................................................................................................................................................ 5
Aba Pagamento ........................................................................................................................................................ 6
Aba Cheque Trânsito ................................................................................................................................................ 6
Aba Pendência .......................................................................................................................................................... 6
Aba Documentos ...................................................................................................................................................... 6
Aba Fluxo .................................................................................................................................................................. 6
INCLUINDO SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS .............................................................................................. 7

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ..................................................................................... 8

INCLUINDO REGISTRO DE DESPESA........................................................................................................................... 10

Aba Pagamento ...................................................................................................................................................... 10

Aba Item Pagamento .............................................................................................................................................. 11
Aba Agricultores ..................................................................................................................................................... 12
DOS PROCEDIMENTOS DE AQUISIÇÃO ..................................................................................................................... 12

Procedimento- Convite........................................................................................................................................... 12
Procedimento- Dispensa de Licitação .................................................................................................................... 13
Procedimento- Chamada Pública ........................................................................................................................... 13
INCLUSAO DA NOTA FISCAL....................................................................................................................................... 14

INCLUSAO DA DOCUMENTAÇÃO DA PCT NO FPE ..................................................................................................... 15

Documentos da Prestação de Contas ..................................................................................................................... 15

INCLUÍDO RECEITA PRÓPRIA. .................................................................................................................................... 16

TIPOS DE PENDÊNCIAS ............................................................................................................................................... 17

Pendência Impeditiva ............................................................................................................................................. 17

Pendência Justificável ............................................................................................................................................. 17
RELAÇÃO DOS TIPOS DE PENDÊNCIAS ...................................................................................................................... 17

Relação de Pendência Justificável .......................................................................................................................... 17

Relação de Pendência Impeditiva .......................................................................................................................... 17
DEVOLUÇÃO DE SALDO.............................................................................................................................................. 18

Inserindo cheque devolução .................................................................................................................................. 18

ASSINANDO A PRESTAÇÃO DE CONTAS .................................................................................................................... 19

APROVANDO A PRESTAÇÃO DE CONTAS .................................................................................................................. 20

1
PESQUISANDO UMA SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ............................................................................. 21

Pesquisando prestação........................................................................................................................................... 21

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ACESSO AO SISTEMA FPE

Para ter acesso ao FPE, é necessário ter um ID (Matrícula) e senha cadastrada no SOE-WEB. Além disso, é
necessário estar autorizado a um “Perfil” específico, que define o conjunto de ações que um usuário pode realizar
dentro do sistema FPE. Por exemplo, o “Perfil” de Diretor dá acesso à assinatura da PCT, dentre outras ações.

1. Acessar o endereço https://portalfpe.sefaz.rs.gov.br/apl/fpe/default.aspx

2. Preencher as informações:
Organização (exemplo, Secretaria da Educação=SE);
Matrícula (fornecida pelo administrador SOE do órgão);
Senha (fornecida pelo administrador SOE do órgão).

O portal FPE deverá ser acessado através do Internet Explorer versão 11 ou Chrome versão 40 (ou
superior). O Internet Explorer 11 é a alternativa para usuários que utilizam Windows 7 e Windows 8.1, já o Chrome
é a alternativa para usuários que utilizam Windows XP, Linux, Mac OS, IOS, Android e Windows 8. Ambos
navegadores são gratuitos.

Clique no botão OK.

Perfil para Prestação de Contas

3
CONHECENDO AS TELAS DO FPE
Após realizar login no sistema FPE, é exibida a TELA INICIAL, onde existe o QUADRO DE AVISOS do sistema.
Neste quadro, são divulgadas informações RELEVANTES para os diversos usuários do FPE, portanto, é sempre
necessário e imprescindível ler as informações constantes no quadro de avisos. Além dos avisos, a tela inicial
também possui algumas ferramentas e atalhos localizados na barra inferior, como visto na imagem abaixo.

Na parte esquerda da tela, existe um menu suspenso (“drop-down”), onde são mostrados os MÓDULOS
do sistema aos quais o usuário possui acesso. Conforme imagem abaixo:

Cada Módulo do sistema FPE possui uma Lista de Menus que varia conforme o perfil de acesso do usuário.

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CONHECENDO AS ABAS DO SISTEMA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

Aba Solicitação Prestação Contas

Nesta aba da Solicitação Prestação de Contas, constam informações gerais sobre a escola e o somatório
dos valores recebidos e reprogramados.

Aba Recebimentos
Esta aba vai demonstrar todos os valores recebidos no período e poderá constar informações sobre
receita própria.

Aba Cardápio
Para inserir as informações sobre o cardápio. INF: O Cardápio conta na aba documentos.

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Aba Pagamento
Nesta aba deverá constar a relação das Notas Fiscais. Observando que para cada Nota Fiscal deve ser
feito um registro.

Aba Cheque Trânsito

Neste campo são identificados os cheques em Trânsito no momento da assinatura da prestação de
contas.

Obs. O campo “Cheque em Trânsito? ”. Só deve ser marcado se no dia do envio da Solicitação (Sit.
Assinada) esse cheque ainda não constar no extrato bancário.

Aba Pendência
Neste campo são identificadas as Pendências do Tipo Impeditiva e ou justificável.

Aba Documentos
Nesta aba devem constar documentos comprobatórios referente à prestação de contas.

Aba Fluxo
Nesta aba fica identificada a situação em que se encontra a Prestação de Contas.

6
INCLUINDO SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

Entre com sua senha no Sistema FPE.

Clique no Módulo “Execução Despesa”.

Aparecerão alguns menus, entre eles “Prestação Contas”. Clique no triângulo para ver as opções
(itens de menu).

Para iniciar um novo formulário de Solicitação Prestação Contas, clique no botão “Novo”.

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 Clique no Item “Solicitação Prestação Contas” e após selecione a opção “Alimentação Escolar”.

Aparecerá a tela para preenchimento do código de identificação da Escola (IDT) e do período da

solicitação. Use a lupa para encontrar o código da Escola, caso desconheça. Ao terminar, clique no botão
“Salvar”.

Depois de salvar essa etapa, o formulário aparece completo, com todas as suas nove abas.

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

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 Primeiramente, clique na aba “Recebimentos” para conferir os valores recebidos:

Clique na aba “Cardápio” e depois no botão “Novo” para informar o que foi servido na Alimentação
Escolar:

Informe os dados e clique no botão “Salvar”.

9
INCLUINDO REGISTRO DE DESPESA
Aba Pagamento
Hora de digitar as notas das compras (pagamentos feitos pela Escola): Clique na aba “Pagamentos” e
depois no botão “Novo”:

Aparecerá o formulário para digitação das Notas. Este formulário apresenta duas abas (ou três se
houver nota de agricultor familiar). Preencha os dados de todas:
Procure digitar as notas assim que chegarem, a fim de não acumular trabalho para o final do período.

Note que a Consulta à Receita Federal é obrigatória. Marcar o check-box “Confirma Consulta Receita
Federal? ”, significa comprometer-se com essa informação.
Lembre-se de que as lupas auxiliam na busca pelos valores necessários ao preenchimento dos campos.
O procedimento licitatório é obrigatório e deve ser numerado. Mantenha um controle dessa numeração.
A data do cheque é a data de emissão, não a de compensação.
O campo “Cheque em Trânsito? ”, só deve ser marcado se no dia do envio da Solicitação esse cheque
ainda não constar no extrato bancário.
Clique na Aba Item Alimentício para incluir, alterar ou excluir um item.

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Aba Item Pagamento

Para incluir o primeiro item, clique na lupa de pesquisa (Item Material) para encontrar o item de despesa.

Após, na caixa de texto do campo “Nome”, digite o nome do produto a ser pesquisado.

Na tela “Pesquisar Item Material Cardápio” existem vários critérios para encontrar um determinado
produto. Você pode procurá-lo pelo nome, neste caso acrescentando * (asterisco) antes e depois da palavra, por
exemplo: *arroz*. Clique em “Pesquisar”.

Para facilitar, todas as colunas são ordenáveis, bastando para isso clicar sobre o seu título.

Para incluir os itens da nota, após o primeiro registro, clique no botão “Novo”.

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Observação:
Note que foi feita uma relação entre os itens alimentação da tabela do FPE (CELIC) e os itens da tabela do
sistema do FNDE.
Caso o produto não se encontre nessa tabela, nem por semelhança, solicite à SEDUC que o inclua.
Encontre o produto e clique sobre ele para selecioná-lo, voltando à tela da aba “Item Alimentício”, logo
após digite a quantidade e valor e salve a ação.
Utilize as lupas para preencher corretamente os campos.
Salve a sua solicitação.
Caso o campo “É Agricultura Familiar? ” tenha sido marcado, surgirá a aba Agricultores. Inclua o CPF do
responsável pelo Projeto de Venda.
Aba Agricultores
Informe os dados solicitados e salve a sua solicitação. (Incluir informação do CPF do representante legal,
DAP Jurídica e valor total da NF.

DOS PROCEDIMENTOS DE AQUISIÇÃO

Procedimento- Convite

01/08/2018

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Procedimento- Dispensa de Licitação
Aquisição com Dispensa de Licitação (Motivo 0002. Valor - outros serviços e compras - Art. 24, II,
8666/93).

01/08/2018

01/08/2018

Procedimento- Chamada Pública

Observação: Observar que o motivo da Dispensa de Licitação é o Nº 25 (Chamada Pública - Programa
Nacional de Alimentação Escolar - Lei 11.947/2009).

13
INCLUSAO DA NOTA FISCAL
Após salvar registro dos dados da nota fiscal, inclua digitalização da NF conforme o lançamento. Para isso,
clique no registro efetuado. Neste exemplo, selecione o item 0001.

No sistema, para anexar a Nota Fiscal, clique na ABA documentos do registro da NF.

Para inclusão, clique no botão “NOVO” no canto superior direito da tela.

Após, basta clicar no botão “procurar”, localize o arquivo referente à Nf ali informada e adicione. Para
concluir, em “Espécie Documento” identifique como COMPROVANTE DE PAGAMENTO.

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INCLUSAO DA DOCUMENTAÇÃO DA PCT NO FPE
Documentos da Prestação de Contas

Após salvar o REGISTRO DE DESPESA (NF), conforme orientação na fl. 9, deverá ser anexa à ABA
DOCUMENTO o documento fiscal referente ao registro ali informado.

Documento Prestação de Contas

A prestação de Contas está condicionada à apresentação da documentação diretamente no Sistema FPE,
através da aba “DOCUMENTOS”. Essa apresentação deverá ser feita conforme as seguintes Espécies de
Documentos: Ofício Apresentação PCT, Dispensa de Licitação, Chamada Pública, Convite, Demais Documentos
PCT.

Para realizar Upload do arquivo, clique no botão “NOVO” no canto superior da tela.

Após, clique no botão “PROCURAR” e vá até a pasta onde estão os arquivos (PDF). Para selecionar o
arquivo, bastar dar um duplo clique no arquivo.

1 2019

Com o arquivo selecionado, identifique a Espécie de Documentos esse arquivo pertence. Após a
identificação do arquivo, clique botão “salvar”.

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 Após fazer os todos os lançamentos referentes aos documentos da prestação de contas, o layout da
PCT, conforme o caso ficará parecido com a tela abaixo.

INCLUÍDO RECEITA PRÓPRIA.

Para inserir receita própria (recurso próprio) na Aba Recebimentos, clicar em novo.

Informe os dados solicitados e clique em “salvar”.

Em “Informações Complementares” deverá justificar a origem da receita própria e fazer constar na

documentação o comprovante de ingresso.

Abaixo, segue o resultado da inclusão da receita própria. Nota-se que não há número de empenho para
esse registro de receita própria.

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TIPOS DE PENDÊNCIAS
Pendência Impeditiva
Primeiramente a pendência do Tipo Impeditiva não permite a assinatura da PCT, devendo ser resolvida
antes das justificáveis.

Pendência Justificável
As pendências do Tipo Justificável devem ser preenchidas pelo diretor, depois de justificada a pendência
irá continuar aparecendo, mas permite a conclusão do procedimento, no caso ASSINAR a PCT.

RELAÇÃO DOS TIPOS DE PENDÊNCIAS

Relação de Pendência Justificável

1. O Item Material [nome Item Material (código Item Material) ] foi informado em Pagamentos com mais
de um Procedimento Licitatório (verifique os Pagamentos [primeiro Número do Pagamento na Prestação Contas]
e [último Número do Pagamento na Prestação Contas]).

2. Prestação Contas deve possuir ao menos um Pagamento.

3. Prestação Contas deve possuir ao menos um Cardápio.

4. Valor Limite para o Procedimento Licitatório [nome Tipo Procedimento Licitatório] (Número [número
Procedimento Licitatório]) foi ultrapassado.

5. O Cheque Devolução [número do cheque Devolução] não consta no Extrato Bancário.

Relação de Pendência Impeditiva

1. O cheque [número do cheque] possui Pagamentos com mais de um Favorecido.

- Deve ser informado um cheque por fornecedor, não se deve pagar vários fornecedores com mesmo
cheque. Ex. (boleto).

2. O cheque [número do cheque] possui Pagamentos com mais de uma Data de Documento.

- A data do documento e data entrega devem ser a mesma do cheque para todas as NFs apresentadas.

3. O cheque [número do cheque] já foi informado na Prestação Contas [número da prestação de contas].

4. O cheque [número do cheque] não está assinalado como Cheque em Trânsito e não consta no Extrato
Bancário.

- Informar como cheque em transito o Item da Pendência, pois não foi localizado no extrato bancário do
Sistema FPE.

5. O cheque [número do cheque] está assinalado como Cheque em Trânsito e consta no Extrato Bancário.

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 - Não deve ser informado como cheque em trânsito para corrigir o Item da Pendência.
6. A soma dos Pagamentos associados ao cheque [número do cheque] difere do valor do cheque no
Extrato Bancário.
- Verificar compensação bancária. Exemplo: cheque sem fundo.
7. A soma dos Itens Pagamento difere do valor do Pagamento [Número do Pagamento na Prestação
Contas].
- Revisar a ABA Item Pagamento, o subtotal não está de acordo com o valor da NF.
8) Total de Pagamentos deve ser menor ou igual ao Total de Recebimentos somado ao Rendimento
Aplicação Financeira.
- Revisar as receitas, pois pode haver receita própria.
9) Total de Pagamentos somado ao valor do Cheque Devolução (compensado) deve ser igual ao Total de
Recebimentos somado ao Saldo Anterior e ao Rendimento Aplicação Financeira.
- Observar que na PCT 2º período, os saldos devem ser zerados, com a devolução do Saldo pertinente.
10) A soma dos Agricultores difere do valor do Pagamento [Número do Pagamento na Prestação Contas].
- Revisar o total da ABA AGRICULTORES, não coincide com o total da NF.
11) O campo, É Agricultura Familiar?
- Deve ser assinalado quando o Motivo Dispensa Licitação for igual à Chamada Pública. E no Motivo da
Dispensa de Licitação informar o nº 25.
12) Valor do Cheque Devolução [número do cheque Devolução] difere do valor do cheque no Extrato
Bancário.
- Verificar o valor informado. *Cheque sem Fundo*.
13) A soma dos Cheques difere do valor do Pagamento [Número do Pagamento na Prestação Contas].
- Conferir o valor das NF apresentadas.

DEVOLUÇÃO DE SALDO
Inserindo cheque devolução
Quando houver saldo de recurso no final do exercício financeiro, este deverá ser devolvido através de
cheque.

Para inserir a informação referente à devolução, o diretor deverá, na solicitação de prestação de contas
do 2º período, na ABA CHEQUE DEVOLUÇÃO, clicar no “novo” no canto superior direito da tela. Após, vai abrir
uma janela solicitando o número do cheque, data e valor.

Após, clicar no botão “Salvar”. É importante observar que o sistema somente irá permitir a conclusão da
PCT quando o saldo final for igual a zero.

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 Inserida a informação referente à devolução, automaticamente o sistema vai gerar um PENDÊNCIA
JUSTIFICÁVEL para o diretor justificar os motivos da devolução, a causa quanto à falta de aplicação do recurso
com a aquisição de gêneros alimentícios.

Na tela baixo, o diretor vai justificar de forma clara e concisa os motivos quanto à falta de aplicação do
recurso.

ASSINANDO A PRESTAÇÃO DE CONTAS

Após, lançadas todas as Notas Fiscais e corrigidas ou justificadas todas as pendências, o (a) Diretor (a)
poderá finalizar a PCT clicando no botão “ASSINAR”.

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APROVANDO A PRESTAÇÃO DE CONTAS

O Presidente do Conselho Escolar da Escola após entrar no sistema, acessar o módulo Execução Despesa,
opção Prestação Contas>>Solicitação Prestação Contas, deverá pesquisar a solicitação de prestação de contas para aprovar.

Informar os critérios de pesquisa com a data e o IDT da Escola. Após, clicar no botão pesquisar no canto
superior.

Selecionar a solicitação, marcando a caixa de seleção e clicar no botão “editar”.

Após, clicar no botão “aprovar” informar os dados “Número da Ata” e “data da Ata” e confirmar a
aprovação.

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PESQUISANDO UMA SOLICITAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

Pesquisando prestação

Para realizar uma pesquisa de prestação de contas já registrada no sistema, o procedimento é o seguinte:

Após entrar no sistema, acesse o módulo Execução Despesa, opção Prestação Contas>>Solicitação
Prestação Contas.

Será aberta a tela de “Pesquisar Solicitação Prestação Contas”. Nesta tela, existem diversos campos, que
são chamados “filtros”. Estes filtros são utilizados para encontrar o resultado (a solicitação) desejada. Não é
obrigatório preencher todos os filtros, mas é necessário preencher no mínimo os seguintes:

PERÍODO ANÁLISE: um intervalo de tempo. É o período quando foi cadastrada a solicitação da PCT no sistema.

IDENTIFICAÇÃO: é necessário informar um NÍVEL de pesquisa (órgão / UO / Escola). O ideal é preencher apenas o
menor nível, ou seja, ESCOLA.
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 A imagem abaixo é um exemplo de uma tela de pesquisa preenchida apenas com o mínimo necessário, ou
seja, o período (01/01/2018 a 18/03/2019) e o número da escola (IDT):

Após preencher os filtros desejados, clique no botão “Pesquisar”.

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 DIGITALIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DA ALIMENTAÇÃO ESCOLAR NO SISTEMA FPE
INCLUSÃO DOS DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS NA ABA "DOCUMENTOS"
Item Espécie Documento Tipo Documento
Ofício Apresentação
Ofício de Apresentação de Prestação de Contas * Documento Obrigatório. Conforme modelo no Manual de Prestação de Contas.
1 PCT

Declaração de
2 DECLARAÇÃO DE AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS (assinada pelo diretor (a) da escola, conforme modelo ao manual).
Autenticidade

3 Certidões de FGTS e Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União; , a cada emissão de NF;
4 Demais Formulário 9 (Departamento Pedagógico);
5 Documentos PCT Extrato bancário de conta corrente mensal, demonstrando os créditos e os débitos;
6 Ata de aprovação do Conselho Escolar;
ABA DOCUMENTOS

7 Pesquisa de preço (preço de referência);

8 Mapa de Julgamento.
9 Certidão de Regularidade perante a Fazenda Estadual;
10 Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União;
Dispensa de
11 Certidão que prove a regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço-FGTS;
Licitação
12 CNPJ;
13 Alvará Sanitário;
14 Alvará de localização
15 Apresentar a Dispensa de Licitação, conforme Art. 24 inc. II da Lei nº 8.666/93 –Modelo anexo ao Manual de Prestação de Contas;
16 Ato de designando a comissão de licitação;
17 Edital de abertura e publicidade do convite;
18 Mapa Comparativo de preços e pesquisa de preço (orçamentos);
19 Convite e anexo I;
Convite
20 Comprovante de entrega;
21 Documentos de Habilitação das empresas de acordo com edital;
22 Propostas das empresas de acordo com edital;
23 Declaração que não emprega menor;

23
24 Planilha de verificação da situação dos documentos;
25 Ata do recebimento e julgamento, envelope 1e 2;
26 Cópia de recurso e julgamento se houver;
27 Ato de Adjudicação e Homologação;
28 Informação da Assessoria Jurídica quanto a análise do respectivo convite e contrato;
29 Termo aditivo e rescisão se houver;
30 Contrato com Fornecedor;
31 Pesquisa de preço (preço de aquisição);
32 Aviso da chamada pública;
33 Edital da chamada pública (conf.. modelo);
34 Termo de Contrato da chamada pública;
35 Documentos de Habilitação dos fornecedores de acordo com edital;
36 Os projetos de venda deverão ser analisados em sessão pública registrada em ata (Resolução 4 DE 2 DE ABRIL DE 2015 Art. 29);
37 Grupo Formal (Pessoa Jurídica) O Grupo Formal deverá apresentar os documentos abaixo relacionados:
38 Prova de Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;
39 Cópia da Declaração de Aptidão ao PRONAF – DAP Jurídica para associações e cooperativas;
40 Cópias das certidões negativas junto ao INSS, FGTS, Receita Federal e Dívida Ativa da União;
Cópia do Estatuto e ata de posse da atual diretoria da entidade, registrado na Junta Comercial, no caso de cooperativas, ou Cartório de
41 Chamada Pública Registro Civil de Pessoas Jurídicas, no caso de associações;
42 Projeto de Venda conforme anexo ao Manual de Prestação de Alimentação;
43 Prova de atendimento de requisitos previstos em lei específica, quando for o caso; e
Declaração do seu representante legal de responsabilidade pelo controle do atendimento do limite individual de venda de seus
44 cooperados/associados.
45 Declaração de que os gêneros alimentícios a serem entregues são produzidos pelos associados relacionados no projeto de venda;
46 Contrato com fornecedores;
47 Grupo Informal/Fornecedor Individual (Pessoa Física) O Grupo Informal deverá apresentar os documentos abaixo relacionados:
48 Cópia de inscrição no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
Cópia da DAP principal (Declaração de Aptidão ao Programa Nacional de Fortalecimento da Agricultura Familiar – PRONAF), ou extrato
49 da DAP, de cada Agricultor Familiar participante;
50 Projeto de Venda conforme anexo ao Manual de Prestação de Alimentação;

24
 Declaração de que os gêneros alimentícios a serem entregues são produzidos pelos agricultores familiares relacionados no projeto de
51 venda.
52 Prova de atendimento de requisitos previstos em lei específica, quando for o caso;
53 Contrato com fornecedores;
INCLUSÃO DE NOTA FISCAL NA ABA "PAGAMENTO"

Item Espécie Documento Tipo Documento

ABA PAGAMENTOS

A digitalização da nota fiscal será na “ABA PAGAMENTO”, após o registro dos dados da respectiva nota fiscal, com a Autorização
54 Notas Fiscais
Fornecimento ou Termo de Recebimento ao registro.

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