Cinco maneiras de

manter os funcionários
engajados e produtivos
Como oferecer a tecnologia certa para que os f­ uncionários
­trabalhem onde, quando e como quiserem para ajudar
a ­expandir os negócios
Introdução Seus funcionários sempre serão a maior
vantagem competitiva da sua empresa.
Você está fazendo as escolhas certas para
aproveitar ao máximo esses recursos ou
mesmo para retê-los?
Apenas 13% dos trabalhadores globais
são altamente engajados e estão muito
satisfeitos com seus locais de trabalho. Entre
os indivíduos altamente engajados, 88%
têm mais controle sobre onde e quando
trabalham. Eles podem encontrar locais
privados para trabalhar quando precisam se
concentrar, trabalham em equipe facilmente
e fazem as próprias escolhas sobre como
preferem trabalhar.1
Uma forma importante de ajudar seus
funcionários a se manter engajados,
satisfeitos e produtivos (e fazer o melhor
trabalho possível) é usar a tecnologia certa.
Eles estão acostumados com tecnologias
voltadas para consumidores e que funcionam
sem maiores desafios. Quando surge um
problema, simplesmente fazem o download
de outro aplicativo. No trabalho, entretanto,
seus funcionários precisam se comunicar
e colaborar de forma fácil e eficiente,
usando o mesmo conjunto de ferramentas,
estejam eles no escritório ou trabalhando
remotamente, e precisam de dispositivos
desenvolvidos para maximizar os benefícios
das ferramentas de tecnologia. Caso contrário,
podem se deparar com arquivos inacessíveis
ou dessincronizados, dados em silos ou
aplicativos que não funcionam tão bem em
dispositivos móveis. Problemas de tecnologia
como esses não só frustram os funcionários,
mas também prejudicam a capacidade deles
de colaborar, compartilhar opiniões e ideias
e fazer um trabalho de alta qualidade.
1. Steelcase, Engagement and the Global Workplace, 2016.
2. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, janeiro de 2017.
De acordo com pesquisas recentes, quando
questionados sobre o impacto específico
de 16 ferramentas de colaboração comuns,
a maioria dos trabalhadores citou duas, email
e mensagens instantâneas, como úteis para
aumentar a eficácia no trabalho.2
Isso pode explicar por que muitos
funcionários assumem o controle da
2
tecnologia. Pelo menos um entre quatro
buscam os próprios aplicativos móveis e de
nuvem. Entretanto, quando usam ferramentas
não permitidas, tornam quase impossível
proteger os dados da empresa.
Neste ebook examinaremos em detalhes
como solucionar os problemas enfrentados
pelos funcionários com as tecnologias diárias
e como é possível equipá-los para trabalhar
e manter dados e informações protegidos.
 1

Escolha ferramentas que

unam seus funcionários,
onde quer que eles
trabalhem.

A maioria dos funcionários entende a importância

de trabalhar em equipe: de acordo com uma
pesquisa da Forrester, 56% acreditam que uma
colaboração melhorada beneficia os clientes. Os 3
funcionários também estão muito conscientes das
ferramentas que usam para colaborar: 85% dizem
que ter a tecnologia certa pode ser decisivo para
a capacidade de colaborar com eficácia.3

3. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative

Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, janeiro de 2017.
Plano de ação

Avalie sua tecnologia atual.

As ferramentas e os dispositivos tecnológicos
da sua empresa ajudam os funcionários a criar,
conectar-se e colaborar com pessoas de dentro
e fora da empresa? Eles podem compartilhar
e colaborar em documentos usando qualquer
dispositivo, sem enfrentar problemas de controle
de versão? As reuniões online são rápidas e fáceis 4
de configurar?

Reúna informações sobre as suas necessidades

de colaboração.
Peça que os funcionários discutam como
trabalham em equipe e quais ferramentas
preferem usar, sejam elas fornecidas por você ou
não. Seu objetivo deve ser descobrir os recursos
que eles consideram importantes, mas que não
são oferecidos pela empresa.
 2

Considere com seriedade

o equilíbrio entre vida
profissional e pessoal,
e tome medidas
que embasem seu
compromisso.
5
Uma vida equilibrada é extremamente
importante para os funcionários de hoje.
O equilíbrio entre vida profissional e pessoal
perde apenas para a remuneração como fator
considerado na decisão de buscar um novo
emprego.4 Uma solução para o desequilíbrio
é dar aos funcionários o controle sobre as
próprias agendas e tarefas, permitindo que
trabalhem em trânsito e remotamente, usando
os dispositivos que preferirem.

4. Society for Human Resource Management, Employee Job Satisfaction

and Engagement: The Doors of Opportunity Are Open, 2017.
Plano de ação

Estabeleça políticas claras, consistentes

e aplicadas de forma justa.
Cabe a você decidir como estabelecer políticas
para horários flexíveis, trabalho remoto e outras
opções de cronograma. O que mais importa para
os funcionários é conhecer as regras e ver que
elas estão sendo aplicadas de forma justa.

Ofereça um conjunto de ferramentas para

o trabalho remoto.
Determine os tipos de tecnologia necessários
para tornar o trabalho remoto tão eficaz quanto
o realizado no escritório. Isso pode incluir
o armazenamento de dados e documentos de
fácil acesso, ferramentas de colaboração como
calendários compartilhados e sites de equipe
e uma série de ferramentas de comunicação,
como email, intranet, videoconferências
e mensagens instantâneas. Considere também
quais dispositivos você pode oferecer que
viabilizem a mobilidade sem comprometer
a segurança e que funcionem perfeitamente
com outros aplicativos e ferramentas de trabalho
selecionados por você.
 3

Escolha soluções que

promovam simplicidade
e usabilidade.

Ao selecionar ferramentas de colaboração

e trabalho remoto para os funcionários, você
tem uma escolha: depender de um conjunto
de ferramentas de propósito único ou buscar
um conjunto integrado de soluções de um só 7
fornecedor?

Em muitos casos, a resposta se resume a um

fator importante: escolher vários aplicativos
de diferentes fornecedores não soluciona as
reclamações comuns dos funcionários em
relação a coordenar cronogramas, encontrar as
pessoas ou os recursos certos para uma tarefa,
trabalhar na mesma versão de um documento
ou simplesmente ter a mesma experiência eficaz
em diferentes dispositivos. Basicamente, para
permitir que os funcionários façam o melhor
trabalho possível, uma solução integrada quase
sempre oferece mais vantagens no longo prazo.
Plano de ação

Assuma uma abordagem metódica ao escolher

suas ferramentas.
Depois de reunir os comentários dos funcionários
sobre a atual tecnologia da empresa, faça uma
lista dos recursos, não de aplicativos específicos,
necessários.

Busque soluções de nuvem integradas

e considere os benefícios.
Pesquise soluções que ofereçam esses
recursos, juntamente com dados e recursos
compartilhados, para que os funcionários
possam ter uma experiência eficaz sem precisar
entrar e sair de vários aplicativos ou buscar
informações em sistemas desconectados.
 4

Concentre-se na
qualidade do trabalho,
independentemente de onde
os funcionários trabalhem.

Ferramentas modernas de produtividade na nuvem

levaram a uma mudança radical em como as pessoas
pensam sobre onde e quando trabalhar. Isso não
é surpreendente, já que 88% dos funcionários 9
tipicamente trabalham de dois ou mais locais em uma
semana e 21% trabalham de três ou mais locais.5

Entretanto, é importante avaliar o desempenho das

tecnologias da empresa quando estão em trânsito.
Seus funcionários podem passar de um laptop
para um tablet e para um smartphone enquanto
trabalham no mesmo documento e ter a confiança
de que verão a versão mais recente do trabalho?
Eles podem ter a certeza de que todos os membros
da equipe de trabalho receberão um documento
importante no prazo certo? Podem trabalhar offline
e saber que os emails, calendários e documentos
serão sincronizados corretamente quando se
reconectarem? Eles têm acesso a dispositivos
desenvolvidos corretamente para as ferramentas de
produtividade na sua lista restrita?

5. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative

Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, janeiro de 2017.
Plano de ação

Priorize a mobilidade.
Avalie todos os aplicativos de negócios em
termos simples: a experiência móvel se compara
aos recursos para computador? Essa experiência
se estende a todos os dispositivos móveis
importantes para você e seus funcionários?
Em seguida, busque dispositivos móveis que
maximizem os recursos desses aplicativos de 10
negócios.

O offline importa tanto quanto o online.

Um aplicativo deve ser tão funcional online
quanto é offline: os funcionários podem visualizar
emails, contatos e calendários? Eles podem
acessar e editar documentos? Quando um
dispositivo é reconectado, tudo é sincronizado
e atualizado corretamente?
 5

Conquiste a confiança com

uma segurança constante.

Violações de dados e outros incidentes de

segurança podem afetar o engajamento e
o desempenho dos funcionários, roubando
o tempo de tarefas produtivas e comprometendo
a confiança na sua empresa se eles perderem
dados ou arquivos importantes. Isso é
especialmente válido quando lidamos com 11
dispositivos móveis perdidos e roubados, um
problema comum que pode ser um empecilho
momentâneo ou um grande obstáculo,
dependendo das opções de localização e limpeza
remota de dispositivos móveis da sua empresa.
Plano de ação

Faça uma auditoria na segurança dos dados da

sua empresa.
Você pode usar algumas perguntas lógicas: onde
os dados corporativos são armazenados e como
o backup deles é feito? Como os funcionários
compartilham o acesso a arquivos e dados?
Como sua empresa controla o acesso a dados
confidenciais? E como sua empresa faz o backup
e protege os dados presentes nos dispositivos
12
móveis dos funcionários?

Examine separadamente o gerenciamento de

dispositivos.
Considere quantos funcionários têm dispositivos
que contêm dados corporativos; como esses
dispositivos são atualizados para novas ameaças
de segurança e se considerações especiais
(como questões de conformidade regulamentar)
se aplicam à sua empresa. Ao comprar novos
dispositivos para os funcionários, busque os que
foram desenvolvidos com segurança máxima e que
funcionarão adequadamente com as ferramentas
de produtividade que você selecionou.
Por que a Gerenciamento
integração é mais fácil.
importante? Conforme a empresa cresce e adiciona mais
aplicativos, isso pode gerar mais problemas.
Tarefas de gerenciamento de rotina, como
patches de segurança, atualizações, vincular
fontes de dados e responder a perguntas
de usuários podem rapidamente ocupar seu
tempo e seus recursos.
Preços flexíveis e
escaláveis.
Com uma solução de nuvem integrada,
você tem um só custo mensal por usuário,
e esse custo pode ser ampliado ou reduzido,
dependendo da quantidade de funcionários.
Não é preciso se preocupar em investir
demais em tecnologias locais que precisam
ser mantidas ou em administrar faturas
mensais de diversas ferramentas.
Segurança
abrangente.
Com apenas uma empresa fornecendo seus 13
aplicativos de produtividade, você terá um
só painel de administração para gerenciar
a segurança. Com uma solução na nuvem,
atualizações de segurança podem ser
implementadas imediatamente, sem que
você se preocupe em testar patches e novas
versões de software.
Conclusão: Administrar uma empresa de pequeno ou médio
porte é uma tarefa difícil, por isso é essencial

você está descobrir maneiras de simplificar os negócios e dar

suporte aos funcionários por meio da tecnologia,

equipando a liberando o tempo e o orçamento para promover

o crescimento e as oportunidades.

empresa e os A escolha das tecnologias certas não soluciona

funcionários para o
apenas um problema: ela soluciona diversos desafios
relacionados a uma colaboração eficaz, ao suporte

sucesso?
de uma força de trabalho móvel e a proteger seus
dados de negócios. Ou melhor, solucionar esses 14 14
problemas pode ter um impacto direto em como
seus funcionários se sentem, se eles se consideram
capacitados e incentivados a ter o melhor
desempenho possível.

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