PRÊMIO EMAGIS DE GESTÃO

INOVANDO FERRAMENTAS PARA MULTIPLICAR RESULTADOS

CONSTRUINDO UM
PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO GERENCIAL
JUÍZA FEDERAL ELIANA PAGGIARIN MARINHO
SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SANTA CATARINA
INTRODUÇÃO
Órgão ou Unidade : Direção do Foro da Seção Judiciária de Santa Catarina
Nome do projeto : Construindo um Programa de Desenvolvimento Gerencial
Categoria : Práticas de Sucesso
Tema : Gestão de Pessoas
Nome do responsável : Eliana Paggiarin Marinho, Juíza Federal Diretora do Foro
da Seção Judiciária de Santa Catarina, gestão 2007/2009
Delimitação da ação : Implantação de um programa permanente de capacitação
das chefias da Justiça Federal de Santa Catarina, de cunho
técnico e comportamental, voltado à promoção da
competência em gerenciar pessoas.
Objetivos e Metas : Qualificar as chefias da Justiça Federal de Santa Catarina
para a boa condução dos relacionamentos interpessoais,
despertando-as para o papel do líder dentro da instituição,
seja na motivação da equipe, na garantia de um ambiente
de trabalho saudável, na distribuição adequada das
atribuições, na valorização de competências e respeito à
individualidade, no acompanhamento do desempenho
individual e do grupo, no planejamento e alcance de
resultados. Desenvolver nos participantes a capacidade de
se perceber e avaliar como líderes, conscientes da
necessidade de constante aprimoramento gerencial.
Alcançar ambientes de trabalho que equilibrem a
excelência na prestação jurisdicional com a valorização do
ser humano.
DESENVOLVIMENTO
Desde o ano 2000, pelo menos, o Núcleo de Recursos Humanos da Seção
Judiciária de Santa Catarina, ciente da necessidade de promover a competência
gerencial dentre os servidores ocupantes de cargos de chefia da Justiça Federal, iniciou
modestas intervenções voltadas para tal objetivo.
A necessidade de se dar maior atenção à área ficou ainda mais justificada
quando o Conselho da Justiça Federal, em 30-04-2002, editou a resolução nº 261,
instituindo diretrizes para a implantação do Programa Permanente de Treinamento e
Desenvolvimento dos servidores do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e
Segundo Graus. Em seu artigo 5º a citada resolução estabeleceu que as ações de
capacitação promovidas em cada órgão deveriam incluir ações diversas, divididas em
grandes grupos, estando o terceiro e quarto deles assim delimitados: “III – Ações de
Qualificação – para garantir a preparação de servidores para ocupação de funções de
maior complexidade e responsabilidade, inclusive funções comissionadas, oferecendo
oportunidade de aquisição de conhecimentos avançados em determinada área e de
desenvolvimento de habilidades gerenciais; IV – Ações de Desenvolvimento Gerencial
–
para favorecer o constante aprimoramento daqueles servidores ocupantes de funções
comissionadas, propiciando o desenvolvimento de habilidades políticas, técnicas,
administrativas ou psicossociais”.
Também por determinação expressa da mencionada resolução, no ano de 2003 a
Seção de Desenvolvimento Humano do Núcleo de Recursos Humanos promoveu
levantamento de necessidades de capacitação dos servidores da Justiça Federal de Santa
Catarina, que resultou no Programa Permanente de Capacitação dos Servidores e no
qual ficou demonstrada a necessidade de investimento na formação gerencial.
Com base em tais elementos, durante o segundo semestre de 2005 e início de
2006 a Seção de Desenvolvimento Humano iniciou a formatação de um programa de
desenvolvimento gerencial pensado para os Diretores de Secretaria das Varas Federais
de Santa Catarina, buscando junto à comunidade propostas de consultorias externas já
conhecidas de outras atividades promovidas pela instituição ou com trabalho
reconhecido no mercado. Importante registrar que, na época, a Seção Judiciária de Santa
Catarina estava encerrando um programa implementado também com a contratação de
consultoria externa, que atingiu praticamente todo o grupo de servidores – chamado
SEMINÁRIO VIDA --, de caráter comportamental e voltado ao crescimento pessoal.
A partir de avaliações conjuntas da Seção de Desenvolvimento Humano da
Direção do Foro e Direção da Secretaria Administrativa, bem como de entrevistas com
consultorias aptas à contratação, chegou-se ao formato inicial do Programa de
Desenvolvimento Gerencial - PDG/SJSC, que teve início em junho de 2006.
Naquele mesmo ano, quando o PDG/SJSC já estava em andamento, a Lei nº
11.416/2006, que disciplinou as carreiras dos servidores do quadro de pessoal do Poder
Judiciário da União, validou ainda mais o projeto, ao estabelecer que as funções
comissionadas de natureza gerencial sejam exercidas preferencialmente por servidores
com formação superior, definindo-as como aquelas em que haja vínculo de
subordinação e poder de decisão e exigindo do titular a participação em curso de
desenvolvimento gerencial oferecido pelo órgão. Foi ainda mais além a nova Lei,
exigindo dos servidores designados para o exercício de função comissionada de
natureza gerencial a participação obrigatória em curso de desenvolvimento gerencial
oferecido pelo órgão, inclusive com necessidade de reciclagem a cada dois anos.
Mais recentemente, o Programa Permanente de Capacitação dos Servidores da
Justiça Federal – PNC, instituído pelo Conselho da Justiça Federal, trouxe diretrizes que
também validam a continuidade do PDG/SJSC.
O PÚBLICO-ALVO:
Inobstante se tenha pensado, de início, na elaboração de um programa destinado
preferencialmente aos Diretores de Secretaria das 41 (quarenta e uma) Varas Federais
da Seção Judiciária de Santa Catarina, nas reuniões de trabalho realizadas ficou clara a
necessidade de a formação atingir também os Supervisores de Apoio Judiciário e
Administrativo (SAJAs) das 16 (dezesseis) subseções do interior do Estado, porquanto,
da mesma forma, têm dentre suas atribuições a coordenação de equipes de trabalho,
inclusive de terceirizados. Não foram esquecidos os Diretores de Núcleo da Secretaria
Administrativa e a própria Diretora da Secretaria Administrativa, por razões idênticas.
No momento em que o conteúdo e formato do programa passaram a ser
discutidos já com a colaboração de uma das consultorias habilitadas ao trabalho – e que,
posteriormente, foi contratada para a etapa I do PDG – chegou-se a um primeiro
consenso: era saudável, senão exigível, que os grupos fossem mistos. Ou seja: decidiuse
pela formação de três (03) grupos, que incluíssem Diretores de Secretaria,
Supervisores de Apoio Judiciário e Administrativo e Diretores de Núcleo, como
condição para que todas as dificuldades e limitações enfrentadas pelas chefias fossem
vivenciadas e trabalhadas em conjunto. A mistura de diferentes atores permitiria,
conforme se pensou naquela ocasião, que as chefias das unidades judiciárias
conhecessem as realidades das chefias das unidades administrativas e vice-versa, numa
tentativa de formação de uma única equipe.
Formados, assim, três grupos de servidores, um dos integrantes da consultoria
presente à reunião sugeriu a participação, no PDG, também da Diretora do Foro, o que
de início soou estranho a todos que participavam da discussão. Amadurecida a idéia,
decidiu-se por convidar outros dois Juízes Federais, a fim de que cada um dos três
grupos contasse com a participação de um Magistrado, como forma de trazer à equipe
mais uma realidade, mais um ator da Justiça Federal. Realizado o convite àqueles dois
Juízes, outros três tomaram conhecimento e também manifestaram interesse em
participar do Programa. Finalmente, com o apoio da Corregedoria da Justiça Federal da
Quarta Região foi viabilizada a participação de um total de seis (06) Juízes Federais nas
primeiras turmas do PDG/SJSC.
Concluindo, dentre Diretores de Secretaria, Supervisores Administrativos,
Diretores de Núcleo, Diretora da Secretaria Administrativa, Magistrados e dois
servidores da Seção de Desenvolvimento Humano, chegou-se a um total de 72 (setenta
e
dois) participantes, divididos em três grupos.
O INÍCIO DOS TRABALHOS DO PROGRAMA
A partir das pesquisas e levantamentos realizados pela Seção de
Desenvolvimento Humano decidiu-se que o PDG/SJSC iniciaria com duas etapas, a
primeira em 2006 e a segunda em 2007, com propostas bastante distintas porém
complementares, sempre com o foco no gerenciamento de pessoas: num primeiro
momento o treinamento adotaria um cunho comportamental, tendo o aperfeiçoamento
de competências interpessoais como tema e adotando uma metodologia estritamente
vivencial; a partir desta formação, passaríamos para o segundo momento, agora mais
técnico mas mantendo a forma de treinamento de imersão.
Todos os servidores que, naquele primeiro semestre de 2006, faziam parte de
nosso público-alvo, receberam um convite para participar do Programa. A adesão foi
praticamente integral.
PRIMEIRA ETAPA – APRIMORANDO LIDERANÇAS
A primeira etapa do PDG, assim, foi chamada de APRIMORANDO
LIDERANÇAS e para seu desenvolvimento foi contratada a empresa Transcendência –
Consultoria Ltda, de Florianópolis, SC, que atuou com dois consultores.
O objetivo desta etapa foi assim delimitado pela área responsável, ao justificar a
contratação: “qualificar os servidores da Seção Judiciária de Santa Catarina que
exercem funções de chefia, para garantir uma melhor qualidade nos relacionamentos
inter-pessoais, na condução das equipes de trabalho, integração e motivação para o
trabalho, entre outros, de modo a garantir excelência na prestação jurisdicional”.
O APRIMORANDO LIDERANÇAS foi composto de seis módulos, cada um
com duração de 15h, em caráter de imersão. O primeiro encontro foi dirigido a todos os
participantes, que naquele momento tomaram conhecimento dos demais integrantes de
seu grupo. Foi um momento especial e emocionante para todos, de verdadeiro despertar
e sensibilização para a condição de líder e a necessidade de aprender.
Na seqüência, cada grupo participou de cinco encontros com espaço de cerca de
30 dias entre um e outro, sempre no sistema de imersão, nos quais foram trabalhados os
seguintes conteúdos, delimitados pela consultoria contratada, em conjunto com a Seção
de Desenvolvimento Humano:
� Ampliação do conhecimento de si e do outro
� Integração e motivação humana
� Inclusão grupal e ganho de desempenho
� A arte de se comunicar e de dar e receber feedback
� Administração de conflitos no ambiente de trabalho
� Emoções no ambiente de trabalho
� As Crenças e os Papéis que realizamos na organização
� Fortalecimento do comprometimento e do espírito de equipe
� Gestão do capital intelectual
� A arte de ser diferente e competente no uso do poder, da autoridade e da
liderança
� Liderança (Grid Gerencial, Liderança Situacional: estilos e versatilidade,
Coaching, Mentoring e Couseling)
� Rede de Relacionamento
� Habilidades humanas, técnicas e conceituais
� Descentralização X flexibilização
� Ética dentro e fora da instituição
� Desenvolvimento de colaboradores
Os temas foram abordados pela consultoria de forma essencialmente vivencial.
Foram adotadas diversas técnicas de dinâmica de grupo, sempre com posterior
discussão do tema proposto. Os participantes foram convidados e dividir suas angústias
e estimulados a conviver com sua equipe de trabalho de maneira mais harmônica,
aprendendo desde a cumprimentar seus subordinados de forma mais atenciosa, até dar e
receber feedback com maturidade.
No desenvolver dos trabalhos ficou clara a necessidade de um reencontro dos
três grupos, proporcionando a todos um momento de integração, confraternização e
celebração, visando a percepção agradável do “pertencer” e poder trocar descobertas
importantes para o enriquecimento das relações interpessoais e o fortalecimento da
Justiça Federal de Santa Catarina.
O “Encontrão 2006”, realizado em Lages, SC, também contou com o
acompanhamento da consultoria Transcendência e explorou bastante o crescimento e
autonomia dos grupos, que foram desafiados a organizar todo o encontro, fazendo-o de
foram espetacular, deixando clara a efetividade do Programa. Naquele encontro os
integrantes decidiram pela publicação da CARTA DE LAGES, assim redigida:
CARTA DE LAGES – SC
Os participantes do I Programa de Desenvolvimento Gerencial, promovido pela
Justiça Federal de Santa Catarina, havido durante o decorrer do ano de 2006,
totalizando 110 horas, reunidos na cidade de Lages nos dias 30 de novembro e 1 de
dezembro de 2006 deliberaram e aprovaram, unanimemente, na ocasião do
encerramento das atividades, o seguinte:
1 - RECONHECER a importância do Programa para o âmbito da Justiça
Federal de Santa Catarina, com incorporação de novos conhecimentos gerenciais e
promoção de troca de experiências entre magistrados, diretores da área judiciária e
administrativa e supervisores administrativos;
2 - DESTACAR a integração entre as lideranças e a disseminação de um maior
comprometimento com a instituição Justiça Federal;
3 – RATIFICAR a necessidade de multiplicação e aplicação dos conhecimentos
obtidos nos diversos ambientes de trabalho;
4 – SUGERIR que o desenvolvimento gerencial seja adotado como política
diretiva e permanente da Justiça Federal;
5 – EXTERNAR o desejo e a esperança de que semelhantes programas venham
a alcançar, brevemente, outros colegas magistrados e servidores de todos os níveis do
Poder Judiciário.
Lages, 1 de dezembro de 2006.
SEGUNDA ETAPA – APERFEIÇOAMENTO GERENCIAL
A segunda etapa do PDG foi realizada em 2007 e dela tiveram oportunidade de
participar todos os integrantes da primeira, mesmo que não mais estivessem em posição
de chefia dentro da estrutura da Justiça Federal de Santa Catarina. Esta decisão – de
manter todos os participantes – levou em conta que o programa é de crescimento e que
os programas de uma e outra etapa se complementam.
Foram formados três grupos, misturando os integrantes dos grupos anteriores,
mais uma vez com o objetivo de propiciar a convivência de todos os atores da Justiça
Federal de Santa Catarina.
O propósito da segunda etapa foi, como fundamentou a área responsável,
“qualificar os servidores da Seção Judiciária de Santa Catarina que exercem funções
de chefia, para garantir uma melhor qualidade na administração do trabalho, mediante
a aquisição de metodologias reconhecidamente eficazes, de modo a garantir a
excelência na prestação jurisdicional”.
Para a realização da segunda etapa foi contrata a empresa PLENITUDE, também
de Florianópolis. A etapa foi composta de 04 (quatro) módulos de 15h, com os
seguintes conteúdos:
. Módulo 1: Ferramentas para Gestão e Motivação de Equipes
. Módulo 2: Ferramentas para Condução de Reuniões
. Módulo 3: Ferramentas para Planejamento e Gestão de Processos
. Módulo 4: Poder e Ética nas Organizações
Módulo 1: Ferramentas para Gestão e Motivação de Equipes
- Exercitando sua habilidade de comando.
- Teoria de desenvolvimento de grupo: aprenda como tratar os problemas
de relações humanas.
- Motivação: o que fazer quando ela não está presente.
- Conflitos: o que são; como surgem; natureza das diferenças; divergência
interpessoal; identificando os padrões que controlam os eventos.
- Estilos de administrar conflitos: evasão; harmonização; supressão;
acomodação; confrontação.
- Estágios de evolução do conflito: conscientização; discussão; disputa
aberta; conflito aberto.
- A utilização dos conflitos como forma de alavancagem para a equipe: a
unanimidade gera acomodação e tolhe a criatividade.
- Premissas sobre o Gerenciamento de mudanças.
- Como lidar com a resistência a mudança.
- Traçando seu Plano de Desenvolvimento Individual para 2007.
Módulo 2: Ferramentas para Condução de Reuniões
- Identificando os diferentes perfis de colaboradores e sabendo administrar
cada um deles.
- Técnicas de liderança de reuniões: principais cuidados; gerenciando
perfis individuais; duração; pauta; efetividade da reunião.
- Métodos/ Ferramentas para condução de reuniões: brainstorming/ NGT/
Metaplan.
- Delegar para obter melhores resultados.
- Administração do tempo: o que é importante x urgente.
- Elegendo prioridades e alcançando resultados.
- Trabalhando com eficiência e eficácia, para alcançar efetividade.
- A pessoa certa no lugar certo: identificando perfis de competência e
potencializando resultados.
Módulo 3: Ferramentas para Planejamento e Gestão de Processos
- Os diferentes papéis do executivo de sucesso.
- Planejamento e organização como ferramentas de Desenvolvimento
Gerencial.
- Padronização de rotinas e Avaliação de Resultados.
- O Ciclo PDCA: apostando na melhoria contínua.
- Gestão de Processos para superação de resultados.
- Diagrama de causa e efeito como instrumento de gestão.
Módulo 4: Poder e Ética nas Organizações
- Formas de poder: coercitivo; de competência; de especialista; de
referência; de conexão.
- A formação de coalizões: o poder informal dos grupos.
- Estilos de liderança: de que forma o estilo de liderança influencia na
resolução e/ ou aparecimento de conflitos.
- Questões éticas nas Organizações: como assegurar ética em seu trabalho.
- Ética do Caráter X Ética da Personalidade.
- Assédio Moral nas Organizações.
- Lei de Gerson X Vamos construir juntos.
Esta etapa incluiu, ainda, a leitura obrigatória de obras ligadas à administração e
gerenciamento, inclusive com a faculdade de apresentação de resenhas. Os participantes
tiveram oportunidade de conhecer diversas técnicas de reuniões de trabalho e de
motivação da equipe.
NOVAS TURMAS E INTEGRAÇÃO:
Ainda no ano de 2007, concomitantemente com a realização da segunda etapa do
PDG para os três primeiros grupos, teve início um quarto grupo de participantes, com
público-alvo similar aos primeiros. Quatro Juízes Federais manifestaram interesse e
aderiram ao PDG, mais uma vez com o aval da Corregedoria-Geral. Decidiu-se, nesta
ocasião, pela inclusão dos Supervisores de algumas Seções da Secretaria Administrativa
e também da Diretora das Turmas Recursais dos Juizados Especiais Federais de Santa
Catarina como público-alvo do Programa.
O formato da primeira etapa para o quarto grupo foi mantido, inclusive no que
diz respeito à consultoria contratada. Por desnecessário, não houve o primeiro encontro
geral. Todavia, decidiu-se pela realização, no final de 2007, do “Encontrão 2007”,
reunindo todos os integrantes do Programa – quatro grupos.
O “Encontrão 2007” teve como foco principal trabalhar a idéia da cooperação,
em contraponto à competição. Também foi utilizado para integrar o quarto grupo aos
três primeiros grupos. Este evento também teve caráter de imersão e no seu final foi
realizada uma ampla discussão acerca da continuidade do PDG. Todos os participantes,
divididos em pequenos grupos de trabalho, tiveram oportunidade de não só avaliar as
fases já cumpridas, como também opinar quanto à programação de novas etapas. Foi,
com certeza, o ponto mais forte do “Encontrão 2007”, pois revelou a maturidade dos
participantes e a vontade de contribuir para o crescimento contínuo.
O primeiro semestre de 2008 serviu para avaliar os trabalhos desenvolvidos até
agora e também para constituir uma quinta turma, que iniciará a primeira etapa em
julho. Foi surpresa para a Direção do Foro o número de magistrados que manifestaram
seu interesse em aderir ao PDG: quatorze (14). Para a garantia da presença de todos os
tipos de atores também neste grupo, a participação de Juízes Federais foi limitada a seis,
os quais obtiveram liberação da Corregedoria-Geral para freqüência ao curso.
A quarta turma está participando da segunda etapa do PDG, que, após
reavaliação, conta agora com cinco encontros de 15 horas.
Neste momento, a Direção do Foro está em fase final de contratação da terceira
etapa do PDG/SJSC, que terá como público-alvo os integrantes dos três primeiros
grupos que, neste momento, ainda estejam desempenhando função de chefia. Serão
formados dois grupos de cerca de vinte e sete (27) integrantes.
A terceira etapa consistirá em três encontros de 20 horas, com consultorias
novos, abordando os temas: saúde ocupacional, administração de conflitos e avaliação
de desempenho. A programação levou em conta sugestões apresentadas no “Encontrão
2007”. Os trabalhos terão início em setembro de 2008.
CONCLUSÃO
Passados mais de dois anos do início do Programa de Desenvolvimento
Gerencial de Santa Catarina, algumas conclusões podem ser destacadas.
Em primeiro lugar, quão acertada e proveitosa para a instituição foi a formação
de grupos mistos, reunindo servidores da área administrativa e da área judiciária,
servidores e magistrados, Diretores de Secretaria e Supervisores de Apoio
Administrativo e Judiciário. Hoje os integrantes do PDG se percebem melhor,
conhecem melhor os colegas e mais profundamente a instituição. Sabem que não estão
sozinhos, que suas conquistas não são particulares e que seus problemas não são únicos.
A presença de magistrados em cada grupo também foi acertada. Ganha, em
especial, o Juiz Federal, com o crescimento proporcionado a partir do convívio mais
próximo com os servidores.
A divisão do primeiro momento em duas etapas tão distintas e ao mesmo tempo
tão interligadas também contribuiu para o crescimento de todos. Na primeira parte, a
valorização do ser humano, o respeito ao colega, ao subordinado, às mais diversas
personalidades; o aprender a ouvir e ser ouvido. Na segunda parte a aproximação com
os livros especializados; quantos de nós nunca tinham dedicado algum tempo à leitura
sobre gerenciamento de pessoas e foram despertados para a riqueza das obras que estão
disponíveis no mercado; quantos de nós chegaram pequenos e saíram gigantes, fazendo
apresentações em público sem qualquer inibição e com muito conteúdo a oferecer.
A realização do programa pelo sistema de imersão muito contribuiu para o
aprendizado. Saindo de seus locais de trabalho, os participantes ficam integralmente
focados na capacitação e se permitem conviver e trocar experiências.
O Encontro Anual de Diretores de Secretaria da SJSC realizado em 2006 -- que
não faz parte do PDG – não deixou dúvidas de que os integrantes do programa
cresceram como líderes. Destacou-se a maturidade, a camaradagem.
O PDG deve, com certeza, ser permanente. É necessário que, a cada nova etapa,
sejam construídos novos conteúdos, mas reforçados aqueles que constituem a base de
toda a liderança.
Passados os mesmos dois anos, porém, algumas questões permanecem em
discussão.
Como conseguiremos avaliar, quantitativamente, a eficácia de nossas ações, o
alcance de nossos objetivos? Como saber se os benefícios esperados foram,
efetivamente, alcançados?
Compete à Direção do Foro, a partir do PDG/SJSC, trabalhar internamente os
dados relativos ao desempenho de cada integrante?
Para finalizar, apesar de não termos dados estatísticos para mensurar o alcance
dos objetivos propostos pelo Programa de Desenvolvimento Gerencial, já é possível
perceber considerável melhoria no clima organizacional das pequenas unidades e
também do todo. Com certeza isso traz reflexos na produtividade, na qualidade do
atendimento ao público e em toda a prestação jurisdicional.
É possível perceber que a fase de sensibilização foi atingida e que as chefias
sentem-se, hoje, mais preocupadas com o cuidado com o outro, mais responsáveis pelo
grupo que lideram. Ainda há muito por fazer, técnicas a serem aprendidas, trabalho a ser
aperfeiçoado. Por isso é que o PDG/SJSC é um programa em construção.